Canllawiau

Hysbysiad preifatrwydd Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus: atwrniaethau arhosol a pharhaus

Diweddarwyd 29 May 2019

Applies to England and Wales

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG):

• pan fyddwn yn dal neu’n gofyn am wybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch chi
• sut y gallwch gael copi o’ch data personol
• yr hyn y gallwch ei wneud os byddwch yn credu bod y safonau heb gael eu cyflawni

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn asiantaeth weithredol i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder (MOJ).

Yr Weinyddiaeth Gyfiawnder yw’r rheolwr data ar gyfer yr wybodaeth bersonol a gasglwn.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn prosesu data personol ar gyfer arfer ei swyddogaethau ei hun a swyddogaethau cyhoeddus cysylltiedig. Mae’r rhain yn cynnwys cofrestru atwrneiaethau arhosol (LPA) ac atwrneiaethau parhaus (EPA) a chadw cofrestr o atwrneiaethau

1. Ynghylch data personol

Mae data personol yn wybodaeth amdanoch chi fel unigolyn. Efallai mai eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn chi ydyw. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am unrhyw arian neu asedau yr ydych eisiau i’ch twrnai eu rheoli, neu gyflyrau meddygol sydd gennych o bosibl a’ch dymuniadau mewn perthynas â thriniaeth feddygol yn y dyfodol.

Rydym yn gwybod mor bwysig yw hi i ddiogelu preifatrwydd cwsmeriaid ac i gydymffurfio â’r deddfau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol a dim ond yn ei ddatgelu pan fydd hynny’n gyfreithlon, neu gyda’ch caniatâd chi. Mae hyn yn berthnasol i roddwr atwrneiaeth arhosol, twrnai neu unrhyw drydydd parti.

2. Y mathau o ddata personol a broseswn

Dydyn ni ond yn prosesu data personol sy’n berthnasol i’r gwasanaethau a rown i chi. Gallai hyn gynnwys:

• eich enw a’ch cyfeiriad
• eich dyddiad geni
• enw, cyfeiriad a dyddiad geni eich twrneiod

Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am eich:

• iechyd
• galluedd meddyliol
• hunaniaeth ar-lein - er enghraifft, cyfeiriad e-bost

3. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data

Mae’r wybodaeth yn cael ei phrosesu fel bod modd i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wneud ei dyletswyddau cyfreithiol fel y maent wedi’u nodi yn adran 58 Deddf Galluedd Meddyliol (MCA) 2005.

Mae’r Ddeddf Galluedd Meddyliol yn nodi bod rhaid i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wneud y dyletswyddau canlynol, ymysg eraill:

• sefydlu a chadw cofrestr o atwrneiaethau arhosol
• derbyn ac adolygu adroddiadau gan roddwyr atwrneiaethau arhosol
• ymdrin â sylwadau am y ffordd y mae twrnai’n arfer ei bwerau

Ac i bwrpasau gwneud y swyddogaethau yma, gallai archwilio a chymryd copïau o:

• gofnodion iechyd
• gofnodion y mae awdurdod lleol yn eu dal
• unrhyw gofnodion a gedwir gan berson sy’n gofrestredig o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000

Gallai methu â chydymffurfio gyda chyfarwyddiadau rhesymol neu geisiadau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wrth weithredu’r swyddogaethau hyn beri i gais gael ei wneud am dynnu’r twrnai ymaith.

Pan wneir cais am ddileu neu eithrio rhag talu ffioedd, ni fydd yr wybodaeth a ddarperir a’r dystiolaeth gefnogol ond yn cael eu defnyddio i bwrpas y cais i sicrhau bod ffi cywir yn cael ei chodi.

4. Rhannu gwybodaeth

Weithiau rydym angen rhannu’r wybodaeth bersonol a broseswn gyda’r unigolyn sy’n berchen ar y data ac hefyd gyda sefydliadau eraill. Pan fydd hyn yn angenrheidiol byddwn yn cydymffurfio gyda phob agwedd o’r deddfau diogelu data.

Ymysg y sefydliadau y gallem rannu eich gwybodaeth bersonol â nhw mae:

• yr heddlu
• y Llys Gwarchod
• awdurdodau lleol a gwasanaethau cymdeithasol
• cyrff llywodraethol eraill
• gwasanaethau prawf neu garchardai
• yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP)
• ymwelwyr â’r Llys Gwarchod

Nid yw’r rhestr yma’n gyflawn a gwneir unrhyw benderfyniad i rannu gwybodaeth ar sail yr achos perthnasol. Er ein bod yn gwneud pob ymdrech i ddiogelu eich hawliau, o dan amgylchiadau penodol mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth, hyd yn oed os nad ydych yn rhoi caniatâd. Gallai hyn gynnwys atal neu ganfod trosedd, diddordebau gwrth-derfysgaeth, a chyfrifoldebau diogelu gan gynnwys diogelu plant.

Weithiau rydym angen rhannu’r wybodaeth bersonol a broseswn gyda’r unigolyn sy’n berchen ar y data ac hefyd gyda sefydliadau eraill. Pan fydd hyn yn angenrheidiol byddwn yn cydymffurfio gyda phob agwedd o’r deddfau diogelu data.

5. Am faint o amser y cadwn ddata personol

Ni fyddwn yn cadw data personol yn hirach nag:

• y byddwn ei angen i gyflawni’r gwasanaethau a ddarparwn i chi
• y mae’r gyfraith yn ei ofyn i ni

mae’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cadw casgliad o ddogfennau a elwir yn amserlen terfyniad cadw cofnodion (RRDS), sy’n dangos am faint o amser y mae gwahanol fathau o wybodaeth yn cael eu cadw ymhob un o’i hasiantaethau.

6. Cofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Pan fydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi cofrestru atwrneiaeth arhosol neu atwrneiaeth barhaus byddwn yn ychwanegu manylion y rhoddwr a’r twrneiod i’r cofrestrau.

Gall unrhyw un wneud cais i chwilio cofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ar yr amod eu bod yn gallu darparu manylion personol am person y maent eisiau chwilio amdanynt.

Canfod rhagor am gofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Mae’n rhaid i rywun sy’n chwilio’r gofrestr ddarparu enw, dyddiad geni a chyfeiriad ac os bydd y manylion yma’n cyfateb, bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cadarnhau bod atwrneiaeth yn bodoli.

Nid yw’r holl wybodaeth a ddaliwn am berson i’w chael ar y cofrestrau. Gallwn ddatgelu gwybodaeth ychwanegol dim ond pan fo’r cais amdani’n rhesymol a chyfiawn a lle mae’r gyfraith yn dweud y cawn.

7. Cael gafael ar ddata personol

Gallwch ganfod a ydym yn dal unrhyw ddata personol amdanoch chi drwy wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

I ofyn am fanylion y data personol a ddaliwn, anfonwch eich cais i’r cyfeiriad yma:

Information Governance and Data Protection
Ministry of Justice
Post point 10.38
10th Floor
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

Gallwch ganfod rhagor am eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a’r Ddeddf Diogelu Data 2018 (DPA) neu yn ein siarter gwybodaeth bersonol.

8. Pan fyddwn yn gofyn i chi am ddata personol

Rydym yn addo:

• rhoi gwybod i chi pam ein bod angen eich data personol a gofyn dim ond am y data personol yr ydym ei angen
• peidio casglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• y gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd, lle bo’n berthnasol
• y gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod goruchwylio
• diogelu eich data personol a sicrhau na all unrhyw berson heb yr awdurdod gael gafael arno
• rhannu eich data gyda sefydliadau eraill dim ond i bwrpasau cyfreithiol lle bo’n briodol ac angenrheidiol
• sicrhau nad ydym yn ei gadw’n hirach nag sy’n angenrheidiol
• peidio gadael eich data personol yn agored i gael ei ddefnyddio’n fasnachol heb eich caniatâd
• ystyried eich cais i gywiro, stopio prosesu neu ddileu eich data personol

Gallwch gael rhagor o fanylion am:

• gytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill i rannu gwybodaeth
• amgylchiadau lle gallwn basio gwybodaeth bersonol ymlaen heb ddweud wrthych, er enghraifft, i’ch helpu i atal neu ganfod trosedd neu i gynhyrchu ystadegau dienw
• ein cyfarwyddiadau i staff ar sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol
• sut yr ydym yn gwirio bod yr wybodaeth a ddaliwn yn gywir ac wedi’i diweddaru
• sut i wneud cwyn
• sut i gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder

I gael rhagor o wybodaeth am y materion yma, cysylltwch ar y cyfeiriad yma:

OPG information Assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

Neu gallwch gysylltu â:

MOJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

I gael rhagor o wybodaeth am y ffordd y mae gwybodaeth yn cael ei phrosesu, a pham, gwelwch yr wybodaeth a roddwyd i chi pan gawsoch afael ar ein gwasanaethau neu pan gysyllton ni â chi.

9. Y Swyddog Diogelu Data

Os oes gennych unrhyw bryderon am y ffordd y mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn trin eich data personol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data (DPO).

Mae’r Swyddog Diogelu Data’n darparu cyngor annibynnol ac yn monitro ein defnydd o wybodaeth bersonol. Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn y cyfeiriad yma:

MOJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

10. Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os byddwch yn ystyried bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol am ddiogelu data.

Cysylltwch â’r Comisiynydd Gwybodaeth yma:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk