Adroddiad corfforaethol

Cynllun Busnes Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus: 2018 i 2019 (fersiwn y we)

Diweddarwyd 1 October 2020

Applies to England and Wales

Cyflwyniad gan y Prif Weithredwr a’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Ym mis Hydref 2017, roedd hi’n 10 mlynedd ers i’r Ddeddf Galluedd Meddyliol (2005) ddod yn weithredol, gan sefydlu Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn asiantaeth weithredol i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Mae’r cynllun busnes yn dechrau edrych tuag at y 10 mlynedd nesa.

Yn gyntaf, hoffwn daflu cipolwg yn ôl ar ein taith hyd yma.

Yn y degawd diwethaf, mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi tyfu o asiantaeth fechan oedd wedi’i seilio yn Llundain, gyda gweithlu o 527, i fod yn gyflogwr sylweddol yng Nghanolbarth Lloegr gyda mwy na 1,400 o staff, sydd wedi’u lleoli yn Birmingham, Nottingham a nifer fechan iawn yn Llundain.

O flwyddyn i flwyddyn rydym wedi rheoli niferoedd uwch bob tro o atwrneiaethau. Yn 2008 i 2009 roeddem yn ymdrin ag oddeutu 8,000 o geisiadau cofrestru bob mis, erbyn hyn mae’r nifer gyfartalog yn uwch na 54,000. Mae’r nifer o achosion dirprwyaeth yr ydym yn eu goruchwylio wedi tyfu hefyd i fwy na 60,000.

O weithio ar bapur, rydym yn awr yn cynnig nifer o wasanaethau digidol arloesol ac rydym yn datblygu ein systemau mewnol sy’n torri tir newydd.

Rydym yn sefydlu Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus fel partner dylanwadol yn y gwaith o ddiogelu rhwydweithiau er mwyn sicrhau fod pobl sydd efallai’n brin o gymhwysedd wedi eu diogelu.

Yn erbyn y cefndir yma, mae’r asiantaeth wedi parhau i daro neu fynd y tu hwnt i dargedau heriol yn ymwneud â gwasanaeth y cwsmer.

Eleni, bydd ein blaenoriaethau’n cynnwys:

• grymuso pobl i gynllunio ar gyfer y dyfodol - cynyddu faint o atwrneiaethau arhosol sy’n cael eu defnyddio gyda grwpiau difreintiedig
• cryfhau rôl Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn diogelu - gan weithio gyda phartneriaid i ddiogelu a chefnogi’r rhai sy’n agored i niwed
• canolbwyntio ar ein pobl - ymdrin â materion sy’n bwysig iddynt, denu a chadw talent, anrhydeddu ein gwahaniaethau
• parhau i gynyddu ein cynnig digidol - gwella gwasanaethau i’n cwsmeriaid a’n staff

Bydd y 10 mlynedd nesaf yn dod â rhai heriau cyffrous ond mae ein pwrpas craidd yn parhau yr un fath: hybu ymwybyddiaeth pobl o’r Ddeddf Galluedd Meddyliol a’r egwyddorion sydd wedi eu cynnwys ynddi.

Alan Eccles

Prif Weithredwr a Gwarcheidwad Cyhoeddus

Ynghylch Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) yn cefnogi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i wneud swyddogaethau cyfreithiol Deddf Galluedd Meddyliol 2005. Mae’r Ddeddf yn diogelu pobl yng Nghymru a Lloegr sydd efallai heb y galluedd meddyliol i wneud penerfyniadau penodol drostynt eu hunain, megis ynghylch eu materion ariannol ac iechyd.

Rydym hefyd yn helpu pobl i gynllunio at y dyfodol a threfnu bod rhywun yn gwneud penderfyniadau pwysig penodol drostynt, os byddent yn mynd yn analluog i wneud hynny oherwydd diffyg galluedd meddyliol.

Rydym yn gyfrifol am:

• gofrestru atwrneiaethau arhosol a pharhaus (LPA ac EPA) fel bod pobl yn gallu dewis pwy fydd yn gwneud penderfyniadau penodol ar eu rhan, os byddent yn colli’r gallu i wneud y penderfyniadau hynny eu hunain

• cynnal y gofrestr gyhoeddus o dwrneiod a dirprwyon a benodir gan y Llys Gwarchod

• goruchwylio dirprwyon sydd wedi’u penodi gan y Llys Gwarchod, gan sichrau eu bod yn cyflawni eu cyfrifoldebau er budd gorau eu cleientiaid ac yn unol â gofynion y Ddeddf Galluedd Meddyliol

• gwneud ymchwiliadau a chymryd camau gweithredu lle ceir pryderon am dwrnai neu ddirprwy

Y Genhadaeth

Cefnogi’r broses o wneud penderfyniadau drwy hybu a chynnal egwyddorion y Ddeddf Galluedd Meddyliol.

Y Weledigaeth

Cydnabyddir Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus am ei rhagoriaeth, ei harloesedd a’i gofal, gyda’n defnyddwyr wrth galon popeth a wnawn.

Pwrpas

gweithio i hybu’r broses o wneud penderfyniad a’r hawl i ddewis. Lle mae pobl yn brin o alluedd, rydym yn cefnogi’r rheiny sy’n gweithredu ar eu rhan i wneud penderfyniadau da. Rydym yn creu’r diwylliant a’r amodau i’n staff allu darparu gwasanaethau o safon uchel sy’n hygyrch ac yn fforddiadwy.

Themâu strategol

Mae cynllun busnes Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi’i strwythuro i adlewyrchu’r 5 prif thema yn strategaeth yr asiantaeth. Mae’r themâu yma’n cysylltu’n glir ag amcanion y Weinyddiaeth Gyfiawnder i gael system gyfiawnder a llysoedd fodern, ac adran wedi’i gweddnewid.

Ym mhob thema rydym wedi rhoi manylion ein targedau dros y 3 mlynedd nesaf a sut y byddwn yn gwybod os ydym wedi lwyddo. Yna rydym yn esbonio’r hyn y byddwn yn ei wneud yn y flwyddyn fusnes hon i gyfrannu at y targedau yma.

Gwella gwasanaethau i’n defnyddwyr

Mae gwasanaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn symlach ac yn ddoethach - gan adlewyrchu anghenion newidiol ein defnyddwyr

Gwneud pobl yn fwy ymwybodol o’r gwasanaethau a chynyddu’r nifer sy’n eu defnyddio

Mae pobl yn ymwybodol o’r atwrneiaethau arhosol ac yn gwneud dewis gweithredol am eu cynllunio ar gyfer y dyfodol.

Diogelu

Gall defnyddwyr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus deimlo’n dawel eu meddwl bod trefniadau diogelu ar waith a bod pryderon yn derbyn sylw.

Ein pobl

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn glynu at ei gwerthoedd ac yn darparu gweithle sy’n grymuso ein pobl i fod ar eu gorau.

Gweithio’n fwy effeithiol

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweithio’n ddoeth ac yn effeithiol, gyda’r defnyddiwr wrth galon popeth a wnawn.

Y cyd-destun strategol

Mae poblogaeth y DU yn heneiddio, gyda niferoedd gynyddol yn byw gyda dementia a chyflyrau eraill sy’n effeithio ar alluedd meddyliol. Mae hyn yn cynnwys anawsterau dysgu, problemau iechyd meddwl ac achosion o gael anaf i’r ymennydd.

Ers lansiad Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn 2007, mae’r galw am ein gwasanaethau wedi tyfu’n gyson. Rydym yn disgwyl i’r duedd yma barhau, a rhagwelir y bydd atwrneiaethau’n parhau i dyfu dros nifer o flynyddoedd.

Mae’r galw mewn meysydd eraill o fusnes Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cynyddu hefyd. Mae nifer y dirprwyon sydd wedi eu penodi gan y llys sydd angen goruchwyliaeth yn sefydlogi, ond rydym yn gwybod fod pobl yn byw’n hirach, gyda chlefydau a allai fod yn effeithio ar eu gallu i ofalu am eu materion eu hunain heb gefnogaeth.

Bydd ein rôl mewn diogelu’n dod hyd yn oed yn fwy amlwg, a byddwn yn gweithio gyda phartneriaid i sicrhau fod buddiannau’r bobl sydd efallai’n brin o alluedd yn cael eu diogelu. Mae hyn yn ymestyn o ganfod problemau’n gyflym, i ymchwilio pryderon a chymryd y camau gweithredu cywir.

Er mwyn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus dyfu a datblygu a chwrdd â’r heriau yma, byddwn yn parhau i geisio adborth gan ein rhanddeiliaid i gyd - cwsmeriaid, partneriaid a staff - i ddylanwadu ar yr hyn a wnawn.

Byddwn yn parhau i wella ein gwasanaethau digidol a’n ffyrdd o weithio i roi profiad y defnyddiwr rhagorol i’n cwsmeriaid a’n staff fel ei gilydd.

Gwella’r gwasanaethau i’n defnyddwyr

Mae gwasanaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn symlach ac yn ddoethach - gan adlewyrchu anghenion newidiol ein defnyddwyr

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os:

• gall cwsmeriaid ryngweithio’n ddigidol gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a chael mynediad ar-lein at y gwasanaethau y maent eu hangen
• gwneir canran cynyddol o atwrneiaethau arhosol gan ddefnyddio’r cyfrwng ar-lein ac mae 80% o ddirprwyon yn cyflwyno eu hadroddiadau blynyddol ar-lein
• mae cofrestr ar-lein o dwrneiod a dirprwyon ar gael i drydydd partïon allu hunan-wasanaethu, gyda mynediad drwy’r dydd, bob dydd
• mae cynrychiolaeth ddigidol o atwrneiaeth arhosol ar gael i roddwyr neu atwrneiod ei rannu gyda thrydydd partïon
• rydym wedi cynyddu’r ffyrdd y gall ein cwsmeriaid wneud cais am, a defnyddio eu hatwrneiaethau arhosol yn ddigidol

Yn y flwyddyn fusnes hon, byddwn yn hyrwyddo’r defnydd a wneir o’n cyfryngau ar-lein, yn datblygu prototeipiau o gynhyrchion digidol newydd ac yn diweddaru ein system rheoli achosion.

Erbyn Medi 2018 byddwn yn:

• cwblhau gwaith ymchwil y defnyddiwr ar wasanaeth chwilio digidol, sy’n hygyrch i’r cyhoedd, o dwrneiod a dirprwyon, canfod beth a ganiateir o fewn y ddeddfwriaeth a dechrau datblygu protototeip sy’n gweithio
• cwblhau ein targed o 30% o atwrneiaethau arhosol yn cael eu creu gan ddefnyddio’r cyfrwng ar-lein
• gall pob math o ddirprwy gyflwyno eu hardroddiad blynyddol i ni ar-lein
• chwblhau’r cam darganfod ar gynrychioliad digidol o atwrneiaeth arhosol, canfod beth mae cwsmeriaid a thrydydd partïon eu hangen, canfod yr hyn a ganiateir o fewn y ddeddfwriaeth a dechrau datblygu prototeip sy’n gweithio

Erbyn Mawrth 2019 byddwn yn:

• gwerthuso’r prototeip o wasanaeth chwilio digidol a bod yn barod i ddechrau datblygiad yn y flwyddyn fusnes nesaf
• cyflawni ein targed o 35% o ddirprwyon yn cyflwyno eu hadroddiadau blynyddol ar-lein
• gwerthuso’r prototeip o gynrychiolaeth ddigidol o atwrneiaeth arhosol a bod yn barod i ddechrau datblygiad yn y flwyddyn fusnes nesaf
• sicrhau ariannu ychwanegol i ddarparu gwasanaethau digidol y dyfodol yn yr iaith Gymraeg

Gwasanaeth y cwsmer

O fewn 3 blynedd byddwn yn sicrhau bod holl ryngweithio’r cwmser gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn rhwydd ac yn ateb eu gofynion.

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os yw boddhad y cwsmer wedi gwella, bydd y galw am fethiant wedi’i ddiddymu, bydd urnhyw gysylltiad y gellid ei osgoi wedi gostwng a byddwn yn derbyn llai o gwynion fel canran o’r llwyth gwaith.

Yn y flwyddyn fusnes hon, byddwn yn:

• adolygu’r ffordd yr ydym yn mesur boddhad y cwsmer ac yn hwyluso’r rhyngweithio gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus fel ein bod yn gwybod pa mor effeithiol ydym o ran ateb anghenion y cwsmer
• sicrhau ein bod yn cynnal proses drwyadl ac amserol ar gyfer cofrestru atwrneiaethau arhosol newydd ac yn helpu dirprwyon a benodir gan y llys

Erbyn Medi 2018 byddwn yn gweithredu ffordd gywir o fesur boddhad y cwsmer a pha mor hawdd yw hi i bob gwasanaeth ryngweithio gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus fel ein bod yn gallu cymryd camau ar sail mewnwelediad.

Erbyn Mawrth 2019 byddwn:

• yn defnyddio canlyniadau’r mewnwelediad i wneud gwelliannau mesuradwy i’n gwasanaethau
• yn cofrestru’r holl atwrneiaethau arhosol gydag amser clirio cyfartalog gwirioneddol o 40 diwrnod
• yn darparu galwadau ymgartrefu i 85% o leiaf o’r holl ddirprwyon newydd o fewn 35 diwrnod i hysbysiad am y gorchymyn llys gan y Llys Gwarchod

Gwneud pobl yn fwy ymwybodol o’r gwasanaethau a chynyddu’r nifer sy’n eu defnyddio

Rydym wedi ymrwymo i godi ymwybyddiaeth fel fod pobl a fyddai’n elwa o atwrneiaeth arhosol yn gallu gwneud hynny.

O fewn 3 blynedd byddwn:

• yn gostwng oedran cyfartalog y rhoddwr o 73 i 65 ac yn sicrhau bod ein sail cwsmeriaid yn cynrychioli sbectrwm mwy amrywiol o gymdeithas
• yn sicrhau cynnydd o 50% mewn ceisiadau am atwrneiaethau arhosol gan grwpiau sydd heb eu cynrychioli’n ddigonol

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os yw oedran cyfartalog y rhoddwyr newydd wedi gostwng i 65 ac y ceir cynnydd o 50% mewn ceisiadau gan grwpiau cymdeithasol-economaidd sydd heb eu cynrychioli’n ddigonol ar amser y cais.

Yn ystod y flwyddyn fusnes hon byddwn yn lansio ymgyrch i wella ymwybyddiaeth pobl o atwrneiaethau arhosol a faint o’r grwpiau hynny sydd heb eu cynrychioli’n ddigonol sy’n eu defnyddio.

Erbyn Medi 2018 byddwn:

• yn cynnal ymgyrch beilot wedi’i thargedu i gynyddu ymwybyddiaeth pobl a faint o atwrneiaethau arhosol y mae pobl yn eu cymryd mewn ardaloedd cymdeithasol-economaidd sydd heb eu cynrychioli’n ddigonol
• yn datblygu ein hymgysylltiad â rhanddeiliaid iechyd a gofal cymdeithasol i wella eu hymwybyddiaeth a’u dealltwriaeth o atwrneiaethau arhosol a dirprwyaethau

Erbyn Mawrth 2019 byddwn:

• yn diweddaru ein gwaith ymchwil am yr ymwybyddiaeth gyffredinol o atwrneiaethau arhosol yng Nghymru a Lloegr
• yn mesur effaith yr ymgyrch drwy adolygu canran y ceisiadau gan y grwpiau targed o’u cymharu gyda’r nifer cyfan o geisiadau a wnaed
• yn gwneud gwaith paratoi ar gyfer ymgyrchoedd wedi eu targedu yn y dyfodol i ostwng yr oedran cyfartalog ac i gynyddu amrywiaeth y rhoddwyr, wedi eu seilio ar wersi a ddysgwyd
• yn profi a yw ein ymgysylltiad cynyddol wedi gwella ymwybyddiaeth pobl o wasanaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn y sectorau iechyd a gofal cymdeithasol

Darparu ein gwasanaethau’n ddigidol

Byddwn yn parhau i wella ein hoffer digidol er mwyn cynyddu’r dewis i’r cwsmer a’i gwneud hi’n haws i ddefnyddwyr ddefnyddio ein gwasanaethau.

O fewn 3 blynedd byddwn yn gallu cynnig cyfres well o offer digidol.

Strategaeth diogelu

Gall defnyddwyr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus deimlo’n dawel eu meddwl bod trefniadau diogelu ar waith a bod pryderon yn derbyn sylw.

O fewn 3 blynedd byddwn wedi cyhoeddi strategaeth, y cytunwyd arni gan weinidogion ac asiantaethau partner, sy’n gosod y Gwarcheidwad Cyhoeddus o fewn y tirlun diogelu asiantaethau niferus.

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os:

• yw’r strategaeth ddiogelu wedi ei chytuno gan weinidogion ac mae wedi dechrau cael ei gweithredu er mwyn darparu canlyniadau gwell i ddinasyddion sy’n agored i niwed
• byddwn wedi gwella’r ffordd y mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn diogelu buddiannau’r bobl hynny sydd wedi colli galluedd meddyliol drwy oruchwylio’n ystyrlon ddirprwyon a benodir gan y llys, ac ymchwiliad effeithiol o unrhyw bryderon ynglŷn â diogelu

Yn y flwyddyn fusnes hon, byddwn yn datblygu strategaeth ddiogelu gynhwysfawr sy’n sicrhau bod prosesau’n drwyadl, gan hefyd godi proffil rôl y Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn diogelu ar draws gwahanol sectorau.

Erbyn Medi 2018 byddwn:

• yn cytuno ar strategaeth ddiogelu gyda gweinidogion
• yn lansio’r strategaeth, gan nodi rôl Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a rôl y Gwarcheidwad Cyhoeddus o fewn y tirlun diogelu ehangach
• yn dechrau gweithredu’r argymhellion o adolygiad mewnol a luniwyd i wella ein hagwedd ein hunain tuag at ddiogelu

Erbyn Mawrth 2019 byddwn:

• yn gweithredu argymhellion yr adolygiad diogelu o fewn Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ac yn dangos gwelliant mewn canlyniadau i bobl sy’n agored i niwed
• yn cwrdd â’n targed i sicrhau adroddiad blynyddol gan ddirprwyon a benodir gan y llys o fewn 40 diwrnod i’r dyddiad y mae’r adroddiad i fod i gael ei gwblhau
• yn cwrdd â’n targed i ymdrin â phryderon diogelu mewn ffordd amserol ac effeithiol
• byddwn yn gweithio gyda sefydliadau a phobl broffiesiynol eraill mewn iechyd a gofal cymdeithasol i wella canlyniadau diogelu i bobl sy’n agored i niwed

Y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR)

O fewn 3 blynedd byddwn yn cydymffurfio gyda’r rheoliadau, gan ddiogelu data’r cwsmer i’r safon uchaf sy’n ymarferol.

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os yw Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cwrdd â’r holl safonau gofynnol ac na chafwyd unrhyw achosion o dorri rheolau diogelu data o dan y rheoliadau yma.

Yn y flwyddyn fusnes hon, byddwn yn GDPR ac, ar gyfer y meysydd hynny nad ydynt yn cydymffurfio, mae gennym gynllun ar waith i ddod â Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i gydymffurfiad.

Erbyn Medi 2018 byddwn yn adolygu’r holl feysydd o ddata’r cwsmer ac yn gweithredu unrhyw gamau i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’r rheoliadau.

Ein pobl

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn glynu at ei gwerthoedd ac yn darparu gweithle sy’n grymuso ein pobl i fod ar eu gorau.

O fewn 3 blynedd byddwn yn gwella ymgysylltiad y staff drwy sefydlu’r pedwar gwerth sydd gan wasanaeth sifil gwych: gwell

• canlyniadau
• arweinwyr effeithiol
• lle gwych i with
• phobl fedrus

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os:

• byddwn yn cyflawni sgorau ymgysylltu staff o fewn 10% uchaf y Weinyddiaeth Gyfiawnder
• gallwn benodi a chadw’r gweithlu sy’n angenrheidiol i weithredu ein hamcanion busnes
• mae ein gweithlu’n adlewyrchu amrywiaeth y boblgaeth yn gyffredinol

Yn ystod y flwyddyn fusnes hon byddwn yn:

• creu cynllun gweithredu i ddatblygu gweithlu proffesiynol a chymwysedig ymhellach
• cychwyn rhaglen o newid diwylliant i wneud ein gweithlu’n barod ar gyfer gweithio’n ddoethach
• gwella sgorau ymgysylltu staff o 5%

Erbyn Medi 2018 byddwn yn:

• rhoi gwell technoleg i’r staff i gyd i wneud eu gwaith
• adolygu’r ffordd yr ydym yn recriwtio fel ein bod yn canfod y talent cywir ac yn gallu dod ag o i mewn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn ffordd amserol
• gweithredu llwybrau dysgu i staff
• cychwyn hyfforddiant i reolwyr llinell i ganfod a chefnogi pobl sydd â’r potensial i fod yn wych a datblygu gallu pobl i fod yn arweinwyr drwy Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gyfan
• hybu mwy o empathi a dealltwriaeth ymysg staff tuag at ein cwsmeriaid

Erbyn Mawrth 2019 byddwn:

• yn cwrdd â’n targed i gynyddu sgorau ymgysylltu staff
• yn gostwng yr amser mae’n ei gymryd i recriwtio cychwynwyr newydd
• yn gwella sgorau adborth gan staff newydd am eu hymsefydliad i mewn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Gweithio’n fwy effeithiol

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweithio’n ddoeth ac yn effeithiol, gyda’r defnyddiwr wrth galon popeth a wnawn.

Model cyllido Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

O fewn 3 blynedd byddwn:

• wedi creu model cyllido cynaliadwy ac eglur i sicrhau bod ein busnes a’n buddsoddiad yn parhau i gael ei ddarparu er mwyn datblygu gwell gwasanaethau i’n cwsmeriaid
• yn adolygu’r model o leiaf bob blwyddyn, wedi’i gysylltu â llywodraethiad gorchmynion ffi priodol a deddfwriaeth arall

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os oes gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus strwythur ffi cynaliadwy sy’n caniatáu i’n busnes gael ei ddarparu ac i’n gwasanaethau barhau i gael eu gweddnewid.

Yn ystod y flwyddyn fusnes hon byddwn yn:

• darparu polisi newydd, drwy’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, sy’n ei gwneud hi’n haws i wneud cais am eithrio neu beidio gorfod talu ffioedd
• gweithredu strwythur ffioedd goruchwylio newydd drwy’r Weinyddiaeth Gyfiawnder.

Erbyn Medi 2018 byddwn:

• yn cynnig polisi eithrio a pheidio gorfod talu newydd i dderbyn cymeradwyaeth gan weinidogion
• yn diwygio’r rhagolygon am y galw am oruchwyliaeth ac ymchwiliad
• thrwy’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, yn cynnig strwythur ffioedd newydd i dderbyn cymeradwyaeth y gweindogion ar ôl ymgynghoriad cyhoeddus

Erbyn Mawrth 2019 byddwn:

• yn gweithredu polisi eithrio a pheidio gorfod talu newydd sydd wedi’i gytuno gan y gweinidog
• yn gweithredu strwythur ffioedd goruchwylio newydd fel y mae wedi’i gymeradwyo gan y gweinidog

Strategaeth taliadau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

O fewn 3 blynedd bydd gennym ffordd fodern a dibapur i gwsmeriaid wneud taliad syml a diogel am gynhyrchion, gwasanaethau a ffioedd.

Byddwn yn gwybod ein bod wedi llwyddo os gwasanaethau a ffioedd yn cael eu cwblhau’n electronig heb ofyniad am bapur megis sieciau.

Yn ystod y flwyddyn fusnes hon byddwn yn diffinio a chytuno ar strategaeth daliadau dibapur newydd i’w gweithredu ar draws Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gyda ffocws ar ostwng nifer y sieciau yr ydym yn eu prosesu.

Erbyn Medi 2018 byddwn yn adolygu ein prosesau a pha mor ymarferol yw hi i gyflwyno ystod o gynigion i gwsmeriaid ar gyfer gwneud taliadau’n electronig.

Erbyn Mawrth 2019 byddwn:

• yn gweithredu unrhyw gamau i gyflwyno taliadau dibapur y mae modd eu cyflawni o fewn 6 mis cyntaf yr adolygiad
• yn cwblhau achos busnes i sicrhau cyllido ychwanegol i alluogi gweithrediad cynllun taliadau yn y dyfodol sy’n gostwng y ddibyniaeth ar bapur

Dangosyddion perfformiad 2018 i 2019

Rhif	Disgrifiad	Nod
1	Amser clirio gwirioneddol ar gyfartaledd ar gyfer atwrneiaethau	40 diwrnod gwaith
2	Yr amser cyfartalog y mae’n ei gymryd i ateb ceisiadau am chwiliadau haen 1 o’r gofrestr	5 diwrnod gwaith
3a	Cefnogaeth cyswllt cyntaf i ddirprwy o fewn 35 diwrnod gwaith	85%
3bi	Yr amser mae’n ei gymryd ar gyfartaledd i gael adroddiad blynyddol	40 diwrnod gwaith
3bii	Yr amser mae’n ei gymryd ar gyfartaledd i adolygu’r adroddiad blyndydol	15 diwrnod gwaith
3c	Nifer y dirprwyon awdurdod lleol neu proffesiynol sy’n cael eu hadolygu	33%
4a	Asesiadau risg o fewn 2 ddiwrnod gwaith	95%
4b	Yr amser mae’n ei gymryd ar gyfartaledd i ymchwiliadau wneud penderfyniad yn ffurfiol sydd wedi’i lofnodi gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus	70 diwrnod gwaith
4ci	Yr amser mae’n ei gymryd ar gyfartaledd i weithredu camau sy’n perthyn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o fewn argymhellion y Gwarcheidwad Cyhoeddus, lle penderfynir bod angen achos llys	35 diwrnod gwaith
4cii	Yr amser mae’n ei gymryd ar gyfartaledd i weithredu camau gweithredu sy’n perthyn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o fewn argymhellion y Gwarcheidwad Cyhoeddus, lle penderfynir nad oes angen achos llys	25 diwrnod gwaith

Dangosyddion gwasanaeth y cwsmer 2018 i 2019

Rhif	Disgrifiad	Nod
1	Yr amser aros, ar gyfartaledd, cyn i alwadau gael eu hateb yn y ganolfan gyswllt i gwsmeriaid	llai na 60 o eiliadau [footnote 1]
2	Ymateb yn llawn i gwynion o fewn yr amser gofynnol (yr uchelgais yw ymateb o fewn 10 diwrnod gwaith)	90%
3	Gohebiaeth gan gwsmeriaid yr ymatebwyd iddi o fewn 10 diwrnod gwaith	90%
4a	Y cant yn yr arolwg o foddhad y cwsmer sy’n fodlon iawn neu’n weddol fodlon gyda gwasanaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus	80%
4b	Y cant yn yr arolwg o foddhad y cwsmer sy’n fodlon iawn neu’n weddol fodlon gyda gwasanaethau digidol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus	80%
5	Cwsmeriaid sy’n dewis cyflwyno eu ceisiadau atwrneiaeth arhosol yn ddigidol	30%
6	Dirprwyon yn dewis cyflwyno eu hadroddiadau blynyddol yn ddigidol	35%

Atodiad 1

Y statws o fewn y Weinyddiaeth Gyfiawnder

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn asiant gweithredol i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Mae’r Prif Weithredwr yn gyfrifol i’r Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder ar gyfer gweithrediad effeithiol yr asiantaeth.

Gweinidogion y llywodraeth sy’n gyfrifol am Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yw:

• Yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder, Y Gwir Anrhydeddus David Gauke AS
• Edward Argar AS, Is-ysgrifennydd Gwladol Seneddol

Trefniadau ariannu

Ym mis Mawrth 2018, amcanion ariannol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yw cwrdd â chostau llawn ei fusnes, ac eithrio eithriadau a rhyddhad rhag talu. Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cyflawni hyn drwy godi ffi am ei wasanaethau. Mae’r ffioedd yn cael eu rhagnodi drwy offeryn statudol ac yn deillio’n bennaf o:

• geisiadau atwrneiaeth (arosol a pharhaus)
• sefydliad dirprwyaeth a chostau goruchwyliaeth flynyddol

Gostyngwyd y ffi am gofrestru atwrneiaeth i £82 ym mis Ebrill 2017. Rydym wedi ymrwymo i wneud atwrneiaethau arhosol a dirprwyaethau’n ariannol hygyrach a byddwn yn adolygu ein strwythur ffioedd yn ystod 2017 i 2018.

Lleoliad a staffio

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi ei lleoli ar draws safleoedd yn Llundain, Nottingham a Birmingham. Ym mis Mawrth 2017 roedd 1,436 o staff mewn swyddi (1,241.7 yn gyfatebol ag amser llawn).

Ein bwrdd a’n llywodraethiad

Rôl bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yw sicrhau ein bod yn ateb amcanion ein cynllun busnes. Mae’n gwneud hyn drwy oruchwylio cyfeiriad fframwaith llywodraethiad y Weinyddiaeth Gyfiawnder a Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus. Mae ei aelodau’n gwneud penderfyniadau ar y cyd ac nid fel cynrychiolwyr y meysydd busnes y maent efallai’n eu harwain.

Mae’r bwrdd yn darparu cyfeiriad strategol, yn cytuno ar amcanion busnes ac amcanion ac yn gosod targedau. Mae hefyd yn monitro perfformiad, yn goruchwylio gweithrediadau ac yn rheoli risgiau. Mae’r bwrdd yn cefnogi perthynas weithio gref rhwng Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a’i sefydliadau partner.

Rôl y bwrdd yw hi i sicrhau bod y gwaith rheoli ariannol, perfformiad a chynllunio gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cael ei wneud yn effeithiol, yn effeithlon ac yn eglur. Mae hefyd yn cymeradwyo ein cynllun busnes blynyddol.

Dyma oedd aelodau bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ar Ebrill 2018:

• Alan Eccles – Gwarcheidwad Cyhoeddus a phrif weithredwr (cadeirydd)
• Sally Jones – cyfarwyddwr cyfrethiol
• Jan Sensier – cyfarwyddwr strategol
• Julie Lindsay – prif swyddog gweithredu
• Elizabeth Gibby – dirprwy gyfarwyddwr yr adran cyfiawnder teuluol, cynrychiolydd y Weinyddiaeth Gyfiawnder
• Dean Parker – cyfarwyddwr anweithredol
• Alison Sansome – cyfarwyddwr anweithredol
• Yr Athro Anthony Shapira – cyfarwyddwr anweithredol.

Rheoli risgiau

Cynhelir fframwaith sicrhau risgiau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn unol â’r canllawiau yn Rheoli Arian Cyhoeddus a Rheoli Risgiau - Egwyddorion a Chysyniadau Trysorlys EM. Mae’n gyfatebol â Pholisi Rheoli Risgiau’r Weinyddiaeth Gyfiawnder ac arweiniad Swyddfa Masnach y Llywodraeth ar Reoli Risgiau (MoR), yn dwysáu risgiau fel y bo raid.

Mae proses rheoli risgiau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn pennu, monitro, rheoli ac adrodd am risgiau neu fygythiadau i gyflawniad ei amcanion. Mae hyn yn cynnwys dwysáu risgiau i Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Weinyddiaeth Gyfiawnder os oes raid.

Atodiad 2

Cyfraddau ffioedd

Ffioedd atwrneiaethau arhosol a pharhaus o 1 Ebrill 2017

Disgrifiad	Swm
Cais atwrneiaeth arhosol (LPA) i gofrestru	£82
Cais atwrneiaethau barhaus (EPA) i gofrestru	£82
Atwrneiaeth arhosol (LPA) yn ailadrodd cais i gofrestru	£41
Copi swyddfa o atwrneiaeth arhosol (LPA)	£35
Copi swyddfa o atwrneiaeth barhaus (EPA)	£25

Mae’r ffioedd i gyd yn daladwy wrth wneud cais ac ni ellir derbyn ad-daliad (hyd yn oed os nad yw’r atwrneiaeth yn cael ei gofrestru wedi hynny).

Mae ffi ar wahân yn daladwy am geisiadau i gofrestru materion ariannol ac eiddo, ac atwrneiaethau arthosol iechyd a lles.

Mae ffioedd y cais am gofrestru’n daladwy o gronfeydd neu ystâd y rhoddwr (y person sy’n gwneud yr atwrneiaeth).

Mae’r ffioedd am gopi swyddfa’n daladwy gan y sawl sy’n gofyn am y ddogfen. Nid oes eithriad na rhyddhad rhag talu.

Ffioedd dirprwyaeth o 1 Hydref 2011

Disgrifiad	Swm
Ffi am asesiad dirprwyaeth	£100
Ffi am oruchwyliaeth cyffredinol	£320
Ffi finimol am oruchwyliaeth	£35

Mae’r holl ffioedd am ddirprwyaeth yn daladwy o ystâd neu gronfa’r cleient. Y cleient yw’r person y mae’r dirprwy’n gweithredu ar ei ran.

Daw ffi asesiad y dirprwy’n ddyledus pan fo Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi derbyn yr archeb gan y Llys Gwarchod ac yna wedi asesu a sefydlu’r ddirprwyaeth o fewn y tîm goruchwylio perthnasol.

Mae’r ffioedd goruchwylio minimol a goruchwylio blynyddol yn daladwy’n flynyddol ym mis Mawrth. Telir ffioedd fel ôl-daliad a byddent yn cael eu cyfrifo ar sail pro-rata os oes unrhyw newidiadau o fewn y flwyddyn.

Rhestr termau

Atwrnai

Yw’r person a ddewisir i weithredu ar ran rhywun arall ar atwrneiaeth arhosol.

Atwrneiaeth arhosol (LPA)

Mae atwrneiaeth arhosol (LPA) yn ddogfen gyfreithiol sy’n cael ei defnyddio i benodi rhywun i’ch cefnogi os byddwch yn dewis y galluedd i wneud penderfyniadau penodol eich hun. Mae dau fath o atwrneiaeth arhosol (LPA): iechyd a lles, ac eiddo a materion ariannol. Rhaid i’r ddau fath o atwrneiaeth arhosol gael eu cofrestru gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus cyn y gellir eu defnyddio.

Atwrneiaethau parhaus (EPAs)

Disodlwyd atwrneiaethau parhaus (EPAs) gan atwrneiaethau arhosol (LPAs) ym mis Hydref 2007. Yn debyg i atwrneiaeth arhosol, mae’n ddogfen gyfreithiol a ddefnyddir i benodi rhywun i wneud penderfyniadau ar eich rhan os byddwch yn colli galluedd. Mae atwrneiaethau parhaus (EPA) a lofnodwyd ac a ddyddiwyd cyn 1 Hydref 2007 yn dal i fod yn ddilys a gellir eu cofrestru gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus pan fydd y rhoddwr yn dechrau colli, neu wedi colli, galluedd meddyliol.

Buddiannau gorau

Rhaid i unrhyw benderfyniadau a wneir, neu gamau a gymerir, ar ran rhywun sydd wedi colli galluoedd fod er y budd gorau iddynt. Mae camau safonol y mae’n rhaid ei dilyn wrth benderfynu beth yw buddiannau gorau rhywun. Mae’r rhain wedi eu nodi yn adran 2 Deddf Galluedd Meddyliol 2005 neu yng nghod ymarfer y Ddeddf Galluedd Meddyliol.

Cleient

Yw’r gair y mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ei ddefnyddio i gyfeirio at y person yr ydych wedi cael eich penodi i weithredu ar ei ran/ei rhan. Weithiau gelwir y person yma’n ‘P’.

Defnyddiwr

Yw unrhyw un sy’n defnyddio gwasanaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus. Gallai hyn fod yn uniongyrchol (rhoddwyr atwrneiaethau arhosol neu barhaol, twrneiod, dirprwyon, cleientiad) neu’n anuniongyrchol (partneriaid, cyfryngwyr). Mae hefyd yn cynnwys staff mewnol sy’n defnyddio systemau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Dirprwy

Yw rhywun sydd wedi ei benodi gan y Llys Gwarchod i gefnogi rhywun sydd heb y galluedd i wneud penderfyniadau penodol drostynt eu hunain. Penodir dirprwy os bydd rhywun yn colli galluedd ac nid oes ganddynt atwrneiaeth arhosol ar waith.

Galluedd

Yw’r gallu i wneud penderfyniad penodol ar yr amser y mae angen gwneud y penderfyniad. Gallwch weld diffiniad cyfreithiol o alluedd yn adran 2 Deddf Galluedd Meddyliol 2005.

Rhoddwr

Yw rhywun sydd wedi creu naill ai atwrneiaeth arhosol neu atwrneiaeth barhaus. Cyfeirir atynt fel rhoddwyr am eu bod wedi rhoi pwerau gwneud penderfyniadau penodol i rywun arall.

Manylion cysylltu

Office of the Public Guardian
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

Ffôn: 0300 456 0300
Ffôn testun: 0115 934 2778
Dydd Llun, dydd Mawrth, dydd Iau, dydd Gwener, 9am tan 5pm
Dydd Mercher, 10am tan 5pm
Gwybodaeth am ffioedd galw

Sylwer, oherwydd diffyg staff sy’n siarad Cymraeg, ni allwn ateb galwadau yn Gymraeg. Gallwch naill ai barhau â’ch galwad yn Saesneg, neu ysgrifennu eich ymholiad mewn e-bost a’i anfon i customerservices@publicguardian.gov.uk. Yna, byddwn yn ymateb i chi yn Gymraeg.

Cyfeririad y swyddfa:
Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
BP 16185
Birmingham B2 2WH

Holl ganllawiau a ffurflenni Cymraeg Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

1. Mae’r Dangosydd Perfformiad Allweddol yma o dan adolygiad ac yn debygol o newid yn ystod 2018 i 2019. ↩