Canllawiau

Rheolaethau ariannol mewnol elusennau

Diweddarwyd 26 Ebrill 2023

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Cyflwyniad

1.1 Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae rheolaethau ariannol mewnol yn wiriadau a gweithdrefnau hanfodol sy’n helpu ymddiriedolwyr elusen i:

• fodloni eu dyletswyddau cyfreithiol i ddiogelu asedau’r elusen
• gweinyddu cyllid ac asedau’r elusen mewn ffordd sy’n adnabod ac yn rheoli risg
• sicrhau ansawdd adroddiadau ariannol, drwy gadw cofnodion cyfrifyddu digonol a pharatoi gwybodaeth ariannol amserol a pherthnasol

Er mwyn cyflawni ei hamcanion mae’n rhaid i ymddiriedolwyr yr elusen sicrhau bod asedau’n cael eu defnyddio’n briodol, bod cronfeydd yr elusen yn cael eu gwario’n effeithiol a bod materion ariannol yr elusen yn cael eu rheoli’n dda. Mae’r canllaw hwn yn ystyried meysydd amrywiol o weithgaredd ariannol ac yn rhoi enghreifftiau o’r rheolaethau ariannol mewnol a ddefnyddir yn gyffredin i leihau’r risg o golled.

Mae rheolaethau ariannol mewnol yn lleihau, ond nid ydynt yn dileu’r risg o golledion drwy ladrad a thwyll, penderfyniadau gwael, camgymeriadau dynol, torri rheolaethau, rheolwyr yn diystyru rheolaethau ac amgylchiadau anrhagweladwy. Mae rheolaethau ariannol mewnol yn lleihau’r risg o hynny’n digwydd. Os ydynt yn digwydd yna dylai’r rheolaethau ariannol mewnol hefyd helpu’r ymddiriedolwyr i gael gwybod amdanynt yn gynt a chymryd y camau angenrheidiol. Gall rhai rheolaethau helpu elusen i gael gwerth da am arian.

Mae elusennau’n amrywio’n fawr o ran eu maint, eu gweithgareddau a’u cymhlethdod. Os yw gweithgareddau neu drafodion yn gymhleth, efallai y bydd angen i’r ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol ar reolaethau priodol yn y meysydd hynny. Mae Adran 6 y canllaw hwn yn cyfeirio at wybodaeth fwy manwl ar reolaethau ariannol mewnol a llywodraethu yn fwy cyffredinol. Bydd y ffynonellau gwybodaeth hyn yn berthnasol i’r rhai a hoffai feithrin dealltwriaeth fanwl o arferion gorau.

1.2 ‘Rhaid’ a ‘dylai’: beth mae’r comisiwn yn ei olygu

Mae’r gair ‘rhaid’ yn cael ei ddefnyddio pan fydd gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol y mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag ef. Mae ‘dylai’ yn cael ei ddefnyddio ar gyfer y canllawiau arfer da lleiaf y dylech eu dilyn oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

1.3 Newidiadau ers y canllaw blaenorol

Mae’r fersiwn hwn yn cymryd lle’r fersiwn blaenorol a gyhoeddwyd yn Awst 2011. Mae’r diwygiad hwn yn ganlyniad i dynnu’n ôl y ‘rheolau rhoddwyr sylweddol’ a’r angen am: bolisi cronfeydd wrth gefn, polisi ar gyfer derbyn lletygarwch, dogfennu benthyciadau ymddiriedolwyr, polisi ar fuddsoddiadau ‘cymhelliad cymysg’ os yw’n gymwys, a’r camau priodol i’w cymryd er mwyn cydymffurfio â Deddf Llwgrwobrwyo 2010.

1.4 Cwmpas y canllaw hwn

Mae rheolaethau ariannol yn bwysig i elusennau o bob lliw a llun. Mae’n rhaid i hyd yn oed elusennau bach sydd â strwythurau eithaf syml a gweithgareddau risg isel ddiogelu eu hasedau a chael y mwyaf o’u hadnoddau. Ni fydd pob rheolaeth yn berthnasol i bob elusen; yr ymddiriedolwyr fydd yn penderfynu pa reolaethau sy’n briodol ar gyfer eu helusen. Dylai’r rheolaethau a weithredir gan yr ymddiriedolwyr fod yn gymesur â’r risgiau sy’n codi.

Mae elusennau sy’n gweithio’n rhyngwladol yn wynebu sialensiau ychwanegol wrth drosglwyddo cronfeydd a gweithredu y tu allan i’r DU, a dylent gyfeirio at ganllaw’r comisiwn ar Elusennau sy’n gweithio’n rhyngwladol.

1.5 Defnyddio’r canllaw hwn

Mae’r ymddiriedolwyr, fel corff, yn gyfrifol gyda’i gilydd am sefydlu, gweithredu a monitro rheolaethau ariannol mewnol eu helusen. Gallant benderfynu dirprwyo’r gwaith manwl ar y dasg hon i un neu ragor o’r ymddiriedolwyr neu aelodau o’r staff. Fodd bynnag, dylai’r ymddiriedolwyr wneud penderfyniad ar y cyd ynghylch pa reolaethau y mae eu hangen.

Mae’r canllaw yn cynnwys cyngor ar reolaethau ariannol mewnol dros ystod eang o weithgareddau ariannol. Wrth ddefnyddio’r canllaw hwn bydd yn bwysig canolbwyntio ar yr adrannau hynny sy’n berthnasol i’ch elusen. Er enghraifft, os nad oes unrhyw staff gan yr elusen gallwch anwybyddu’r adran ar reolaeth dros gyflogau a’r gyflogres. Yn yr un modd, os nad yw’r elusen yn defnyddio bancio electronig ni fydd yr adran honno o’r canllaw yn berthnasol.

Mae sawl adran i’r canllaw. Mae Adran 2 yn nodi rhai pethau sylfaenol i’w hystyried ynghylch rheolaethau ariannol mewnol, rôl rheolaethau mewnol a strwythurau adrodd. Mae Adrannau 3, 4 a 5 yn canolbwyntio ar reolaethau mewn meysydd penodol o weithgareddau ariannol elusen: incwm, pryniadau a thaliadau ac asedau a buddsoddiadau. Mae Adran 6 yn nodi ffynonellau gwybodaeth ychwanegol a deunyddiau cyfeirio pellach.

Yn ogystal â’r canllaw hwn mae rhestr wirio atodol wedi cael ei chynhyrchu, sy’n cynnwys cyfres o gwestiynau i helpu ymddiriedolwyr elusen i werthuso perfformiad eu helusen yn erbyn y cyngor yn y canllaw hwn. Dylid darllen y rhestr wirio ochr yn ochr â’r canllaw hwn. Gellir ei defnyddio i adnabod yr adrannau hynny sy’n berthnasol i elusen arbennig.

1.6 Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Archwiliad mae’n gallu golygu archwiliad allanol neu archwiliad mewnol:

• archwiliad allanol gweithgaredd wedi’i reoleiddio yw hwn ac mae’n cyfeirio at archwiliad statudol o’r cyfrifon. Mae archwiliad yn cael ei gynnal gan unigolyn sy’n gymwys o dan Ddeddf Elusennau 2011 ac fel rheol bydd yn archwiliwr statudol at ddibenion y gyfraith cwmnïau. Mae’n rhaid i’r archwiliwr fynegi ei farn broffesiynol ar y cyfrifon ac a ydynt yn rhoi darlun ‘gwir a theg’ a dilyn y gweithdrefnau angenrheidiol i lunio’r farn honno yn unol â’r Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (DU ac Iwerddon)
• archwiliad mewnol mae’n rhan o’r trefniadau rheolaeth fewnol. Fel arfer bydd yr archwiliwr mewnol yn adrodd yn uniongyrchol i’r ymddiriedolwyr neu bwyllgor archwilio a sefydlwyd gan yr ymddiriedolwyr. Mae archwilwyr mewnol yn ystyried yr holl risgiau y mae sefydliad yn eu hwynebu a’r hyn sy’n cael ei wneud i reoli’r risgiau hynny. Gallai archwiliwr mewnol ystyried risg i enw da, risg gweithredol neu risg strategol

Archwiliwr annibynnol rhywun sy’n annibynnol ar yr ymddiriedolwyr ac y credir yn rhesymol iddo feddu ar y gallu a’r profiad ymarferol gofynnol i gynnal archwiliad cymwys o gyfrifon yr elusen.

Asedau cyfredol yn cynnwys arian parod, cyfrifon cyfredol ac adnau banc a chymdeithas adeiladu, defnyddiau traul a stociau masnachu, dyledwyr a rhagdaliadau neu unrhyw symiau eraill y gellir eu derbyn yn y tymor byr, neu asedau a ddelir i’w hailwerthu.

Asedau sefydlog diriaethol yn cynnwys tir, adeiladau, cerbydau ac offer a buddsoddiadau a ddelir ar sail barhaus.

Buddsoddiad cysylltiedig â rhaglen buddsoddiad sy’n caniatáu i elusen hyrwyddo ei nodau yn uniongyrchol ac, ar yr un pryd, gynhyrchu ychydig o enillion ariannol. Drwy wneud buddsoddiad o’r fath, nid yw’r ymddiriedolwyr wedi’u hymrwymo gan y fframwaith cyfreithiol ar gyfer buddsoddiadau ariannol oherwydd mae eu penderfyniad yn ymwneud yn bennaf â defnyddio asedau’n uniongyrchol i hyrwyddo nodau’r elusen.

Buddsoddiadau cymhelliad cymysg buddsoddiadau y bydd ymddiriedolwyr yn eu gwneud ar y sail bod ynddynt elfennau o fuddsoddiad ariannol a buddsoddiad cysylltiedig â rhaglen. Mae’r buddsoddiad wedi’i gyfiawnhau oherwydd ei fod yn hyrwyddo amcanion yr elusen ac yn cynhyrchu elw ariannol ond mae’r elw ariannol yn llai nag elw’r farchnad ar gyfer y math o fuddsoddiad.

Cofnodion cyfrifyddu dogfennau a’r llyfrau cyfrifon a gedwir gan elusen o’r arian sy’n dod i mewn a’r arian sy’n mynd allan o’r elusen a chofnod o’i hasedau a’i rhwymedigaethau.

Cronfeydd cyfyngedig cronfeydd sy’n amodol ar ymddiriedolaethau penodol, a all gael eu datgan gan y rhoddwr(wyr), neu gyda’u hawdurdod (e.e. mewn apêl gyhoeddus), neu wedi’u creu trwy broses gyfreithiol, ond sy’n parhau i fod o fewn amcanion ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig, y gellir eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd(au) arbennig ar amcanion yr elusen. Neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol, lle mae’n ofynnol i fuddsoddi’r asedau, neu eu cadw i’w defnyddio yn hytrach na’u gwario.

Cronfeydd wrth gefn rhan o gronfeydd anghyfyngedig yr elusen sydd ar gael i’w gwario ar unrhyw un o ddibenion yr elusen. Gweler Cronfeydd wrth gefn ariannol elusennau (CC19) am ragor o wybodaeth.

Cyfrifon rheoli math o adrodd ariannol sy’n cael ei weithredu er mwyn rhoi i ymddiriedolwyr, rheolwyr a deiliaid cyllideb yr elusen yr wybodaeth ariannol y mae ei hangen arnynt i reoli materion ariannol yr elusen. Fel rheol bydd cyfrifon rheoli yn adrodd am berfformiad ariannol gwirioneddol yn erbyn y gyllideb am y cyfnod a gall hefyd gynnwys amcangyfrifon o incwm a gwariant ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol.

Cyfrifon statudol cyfrifon sydd wedi’u paratoi gan yr ymddiriedolwyr sy’n ofynnol ac yn bodloni ffurf a gofynion cynnwys Rhan 8 o Ddeddf Elusennau 2011 neu os yw’r elusen yn gwmni, Rhan 15 o Ddeddf Cwmnïau 2006, y mae Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr gofynnol wedi’i atodi iddo, ac sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith neu ddogfen lywodraethol yr elusen, yr adroddiad archwiliad allanol sydd wedi’i baratoi gan yr archwiliwr ariannol neu’r archwiliwr annibynnol.

Cyllideb cynllun a luniwyd gan yr ymddiriedolwyr sy’n amlinellu’r incwm arfaethedig ar gyfer cyfnod yn y dyfodol, blwyddyn yn aml, a’r gwariant arfaethedig ar gyfer y cyfnod ariannol hwnnw. Mae’r gyllideb yn amcangyfrif swm a ffynhonnell y cronfeydd sy’n dod i mewn yn y dyfodol, a swm a natur y gwariant arfaethedig ar gyfer cyfnod cyfrifyddu penodol yn y dyfodol.

Dogfen lywodraethol unrhyw ddogfen sy’n amlinellu dibenion yr elusen ac, fel arfer, y dull o’i gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn erthyglau cymdeithasu, yn gyfansoddiad, yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn Siarter Frenhinol neu’n Gynllun y Comisiwn Elusennau.

Gwaddol gwariadwy cronfa y mae’n rhaid ei buddsoddi i gynhyrchu incwm. Yn dibynnu ar amodau’r gwaddol, bydd pwˆ er cyfreithiol gan yr ymddiriedolwyr i droi’r cyfan neu ran o’r gwaddol yn gronfa incwm i’w gwario.

Gwaddol parhaol eiddo’r elusen (gan gynnwys tir, adeiladau, arian parod neu fuddsoddiadau) na all yr ymddiriedolwyr ei wario fel pe bai’n incwm. Rhaid iddo gael ei ddal yn barhaol, weithiau fel tir i’w ddefnyddio i hyrwyddo dibenion yr elusen, weithiau fel buddsoddiadau i gynhyrchu incwm i’r elusen ei ddefnyddio. Fel rheol ni all yr ymddiriedolwyr ddefnyddio gwaddol parhaol heb ein hawdurdod neu ein cydsyniad. Gall telerau’r gwaddol ganiatáu i asedau o fewn y gronfa gael eu gwerthu a’u hailfuddsoddi, neu gallant ddarparu bod rhai neu’r cyfan o’r asedau yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol (er enghraifft, adeilad arbennig).

Ymddiriedolwyr ymddiriedolwyr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gwasanaethu ar gorff llywodraethu elusen. Gallant gael eu galw’n ymddiriedolwyr, yn gyfarwyddwyr, yn aelodau bwrdd, yn llywodraethwyr neu’n aelodau pwyllgor. Mae ymddiriedolwyr elusen yn gyfrifol am weinyddu elusen.

2. Rhai materion allweddol, trefniadau monitro a’r risg o droseddau ariannol

2.1 Pam mae rheolaethau ariannol mewnol priodol yn bwysig i elusen?

Yr ateb byr

Mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr elusen i sicrhau bod adnoddau elusen yn cael eu diogelu er mwyn i’r elusen allu cyflawni ei nodau. Mae’n bwysig bod pawb sy’n gweithio yn yr elusen, boed yn ymddiriedolwyr, yn staff neu’n wirfoddolwyr, yn cymryd rheolaethau ariannol mewnol o ddifrif. Ni ddylai’r gwaith o sicrhau bod rheolaethau yn gweithio fod yn gyfrifoldeb un neu ddau ymddiriedolwr neu uwch aelodau staff yn unig, neu fod yn gymwys i rai ond nid i eraill.

Yn fwy manwl

Mae rheolaethau ariannol mewnol yn un rhan yn unig o fframwaith rheolaeth cyffredinol elusen. Dylai’r fframwaith ehangach gwmpasu holl systemau a gweithgareddau’r elusen. Nod rheolaethau ariannol mewnol yw:

• diogelu asedau’r elusen
• adnabod a rheoli’r risg o wrthdaro buddiannau, colled, gwastraff, llwgrwobrwyo, lladrad neu dwyll
• sicrhau bod adroddiadau ariannol yn gadarn ac o ansawdd digonol
• sicrhau bod ymddiriedolwyr yn cydymffurfio â’r gyfraith elusennau a’r rheoliadau sy’n ymwneud â chyllid

Ni all unrhyw system o reolaethau, waeth pa mor helaeth, warantu y bydd elusen wedi’i diogelu’n llwyr rhag colled, gwastraff, llwgrwobrwyo, lladrad neu dwyll, neu gamgymeriadau neu wrthdaro buddiannau wedi’u camreoli. Mae cael rheolaethau sy’n ddigon cadarn yn cynnig diogelwch ar gyfer asedau’r elusen a’r amddiffyniad gorau i’r ymddiriedolwyr yn erbyn honiad o fethu â diogelu asedau a chronfeydd yr elusen.

‘O’r brig i’r bôn’ - Mae rheolwyr gweithredol, staff a gwirfoddolwyr yr elusen yn gyfrifol am sicrhau bod y rheolaethau sy’n cael eu rhoi ar waith gan yr ymddiriedolwyr yn cael eu gweithredu. Dylai diwylliant o reolaeth fod wedi’i blannu yng ngweithrediadau’r sefydliad; mae’r diwylliant hwn yn cael ei greu gan yr ymddiriedolwyr a’r uwch reolwyr, a dylent arwain drwy esiampl gan ddilyn rheolaethau ariannol mewnol ac arferion da yr elusen.

Adolygu rheolaethau - Dylai’r ymddiriedolwyr sicrhau, o leiaf yn flynyddol, fod adolygiad yn cael ei gynnal o effeithiolrwydd rheolaethau ariannol mewnol yr elusen. Dylai hwn gynnwys asesiad o’r rheolaethau ac a ydynt yn berthnasol ac yn briodol i’r elusen a heb fod yn rhy feichus neu anghymesur.

Rhannu dyletswyddau - Nodwedd allweddol rheolaethau ariannol mewnol yw sicrhau nad yw un unigolyn yn llwyr gyfrifol am unrhyw un trafodiad o’i awdurdodi i’w gwblhau a’i adolygu. Os yw’r ymddiriedolwyr yn gweinyddu’r elusen yn bersonol, mewn elusennau llai yn fwyaf aml, mae’n bwysig bod y dyletswyddau wedi’u rhannu’n ddigonol, ac nid yw unrhyw ymddiriedolwr unigol yn cael ei orlwytho neu’n llwyr gyfrifol am unrhyw dasg.

Gall fod cyfyngiadau o ran adnoddau sy’n gallu ei gwneud yn anodd i elusennau llai rannu dyletswyddau yn llawn. Fodd bynnag, gall ymddiriedolwyr neu reolwyr gymryd camau i geisio datrys yr anawsterau hyn. Mae’r camau hyn yn cynnwys ymddiriedolwyr neu reolwyr yn adolygu adroddiadau o drafodion neu wiriadau ar reolaethau mewnol yn annibynnol ar y sawl sy’n cyflawni’r gwaith fel rheol.

2.2 Beth yw rôl gweithgareddau monitro yn y system o reolaethau ariannol mewnol?

Yr ateb byr

Mae’n rhaid i’r rheolaethau sydd yn eu lle gael eu monitro er mwyn sicrhau bod elusennau yn cydymffurfio â nhw a’u bod yn darparu system ddigon cadarn ar gyfer rheoli risg ariannol. Mae cael ymddiriedolwyr a rheolwyr i fonitro gweithgareddau ariannol yn gyson yn rhan hanfodol o’r broses hon.

Yn fwy manwl

Un o’r gweithgareddau monitro ariannol pwysicaf yw rheoli’r gyllideb, hynny yw, monitro perfformiad ariannol yr elusen yn erbyn y gyllideb. Rhaid gwneud amcangyfrifon priodol a realistig o incwm a gwariant ar gyfer pob maes gweithgaredd yr elusen ar gyfer pob blwyddyn ariannol. O’r wybodaeth hon pennir y gyllideb gyffredinol a ddylai gael ei chytuno gan yr ymddiriedolwyr cyn dechrau’r flwyddyn ariannol y mae’n cyfeirio ati.

Dylai fod gweithdrefnau gan yr elusen ar gyfer rhannu gwybodaeth ariannol yn fisol neu’n achlysurol â deiliaid cyllideb, rheolwyr gweithredol ac ymddiriedolwyr. Dylai gweithdrefnau monitro adnabod a cheisio esboniadau ar gyfer tanberfformiad neu or-berfformiad sylweddol cynlluniau incwm a gwariant.

Mae gweithgareddau monitro eraill yn cynnwys adolygu ffynonellau incwm disgwyliedig a’r incwm gwirioneddol a dderbynnir. Gall monitro helpu i sicrhau bod unrhyw gyfyngiadau ar y defnydd o gronfeydd yn cael eu hadnabod a bod y gofynion adrodd i gyllidwyr yn cael eu bodloni.

Gall monitro ariannol gael ei gyflawni drwy ddefnyddio dadansoddiad cymhareb a chymharu perfformiad yn erbyn polisïau ariannol, er enghraifft, lefelau incwm wrth gefn neu berfformiad buddsoddi. Bydd monitro ariannol hefyd yn helpu i sicrhau bod rheolaethau mwy sylfaenol megis cysoniadau banc a chysoniadau eraill yn digwydd neu fod elusennau’n cydymffurfio â gweithdrefnau awdurdodi a chymeradwyo.

Mewn elusennau mwy gall archwiliwr mewnol neu archwiliwr allanol ymgymryd â rhai o’r gweithgareddau monitro hyn. Mewn achosion o’r fath, mae cyswllt â’r uwch reolwyr yn bwysig er mwyn deall cwmpas eu gwaith a’r cyfrifoldebau adrodd.

2.3 A ddylai elusen gael swyddogaeth archwilio fewnol neu bwyllgor archwilio?

Yr ateb byr

Bydd natur y rheolaethau ariannol mewnol a weithredir yn dibynnu ar faint yr elusen a’i gweithgareddau. Wrth i faint a chymhlethdod gynyddu bydd y rôl bosibl ar gyfer swyddogaeth archwilio fewnol a/neu bwyllgor archwilio yn cynyddu hefyd. Nid yw elusennau bach yn debygol o feddu ar yr adnoddau i gefnogi pwyllgor archwilio ar wahân er y gallant sefydlu swyddogaeth archwilio mewnol.

Yn fwy manwl

Rôl archwilio mewnol yw ystyried effeithiolrwydd rheolaethau ariannol elusen a helpu’r ymddiriedolwyr a’r rheolwyr i adnabod ac asesu’r risgiau i’r elusen. Dylai archwiliad mewnol hefyd ddangos sut y dylai’r elusen reoli a monitro risg, ac a yw ei chofrestr risg yn gyflawn.

Mae rhai buddiannau cyffredin gan archwilwyr mewnol ac allanol, yn arbennig gwirio gweithrediad y systemau rheolaeth fewnol, ond mae diben cyffredinol gwahanol ganddynt. Bydd yr archwiliwr allanol yn canolbwyntio ar adnabod ac asesu’r risg o gamgymeriad neu gamddatganiad sylweddol yn y cyfrifon cyhoeddedig.

Dylai’r ymddiriedolwyr a/neu bwyllgor archwilio’r elusen ystyried adroddiadau a llythyron rheoli wedi’u paratoi gan naill ai’r archwilwyr mewnol neu’r archwilwyr allanol sy’n adnabod gwendidau mewn rheolaethau mewnol.

Rôl y pwyllgor archwilio yw helpu’r ymddiriedolwyr i fodloni eu cyfrifoldebau o ran rheoli risg, cael rheolaethau mewnol effeithiol yn eu lle a’r defnydd effeithlon ac effeithiol o gronfeydd. Felly mae pwyllgor archwilio yn rhan o drefniadau llywodraethu ariannol elusen. Bydd pwyllgor archwilio yn gweithredu ar yr awdurdod a ddirprwywyd iddo gan yr ymddiriedolwyr ac felly dylai fod cylch gorchwyl priodol ganddo a llinell adrodd glir i’r corff ymddiriedolwyr.

2.4 Pa mor bwysig yw darparu a chyfathrebu gwybodaeth ariannol i’r ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr elusennau o bob lliw a llun gael mynediad i wybodaeth ariannol gywir a chyfoes er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniadau priodol. Dylid defnyddio cyfarfodydd ymddiriedolwyr i gyfleu gwybodaeth am gyllid a rheolaeth ariannol yr elusen. Fel rheol dylai’r holl benderfyniadau a wna’r ymddiriedolwyr ynghylch eu helusen gael eu gwneud fel cyfangorff, a dylai penderfyniadau arwyddocaol a phwyntiau gweithredu gael eu nodi’n ysgrifenedig.

Yn fwy manwl

Dylid cyfleu gwybodaeth mewn ffordd sy’n cynnig modd i’r ymddiriedolwyr gyflawni eu cyfrifoldebau a chymryd camau priodol. Gall ffurf yr wybodaeth ariannol amrywio yn ôl maint a chymhlethdod yr elusen a’r dulliau adrodd sy’n well ganddynt. Fodd bynnag, dylai’r wybodaeth ariannol a ddarperir fod yn ddealladwy, yn gywir ac yn amserol bob amser. Hefyd, mae’n rhaid i wybodaeth gael ei darparu’n gyson er mwyn sicrhau y gall ymddiriedolwyr gyflawni eu rôl fonitro.

Dylai’r wybodaeth ariannol a ddarperir ym mhob cyfarfod yr ymddiriedolwyr gynnwys manylion am sefyllfa a pherfformiad ariannol yr elusen. Dylai’r wybodaeth ariannol gael ei hanfon at bob ymddiriedolwr cyn pob cyfarfod ac fel arfer bydd yn cynnwys:

• y cyfrifon rheoli diweddaraf
• cymharu’r gyllideb yn erbyn y ffigurau gwirioneddol
• esboniad o’r amrywiaeth rhwng rhagolygon a’r hyn sydd wedi digwydd
• manylion y llif arian a’r gweddillion banc wrth gau

Dylai’r cyfarfod neilltuo amser penodol o fewn yr agenda i drafod materion ariannol a rhoi cyfle i’r ymddiriedolwyr godi unrhyw faterion o bryder.

Mewn rhai elusennau mwy, bydd gwybodaeth ariannol yn cael ei thrafod ymlaen llaw yn aml mewn is-bwyllgor cyllid. Gall strwythur is-bwyllgor ganiatáu ar gyfer ystyriaeth fwy manwl o faterion ariannol arbennig ond mae dal yn bwysig bod pob ymddiriedolwr yn cael mynediad i agweddau allweddol ar sefyllfa a pherfformiad ariannol yr elusen, a chael gwybodaeth amdanynt. Dylai penderfyniadau arwyddocaol gael eu gwneud hefyd yng nghyd-destun y corff ymddiriedolwyr llawn. Mae’r comisiwn yn argymell y dylai unrhyw is-bwyllgor cyllid gael cylch gorchwyl cytunedig a dylai canlyniad gwaith yr is- bwyllgor gael ei adrodd i’r bwrdd llawn.

Er y bydd y strwythur llywodraethu yn amrywio o elusen i elusen, yr argymhelliad sylfaenol yw ni ddylai’r strwythur fod yn rhy gymhleth.

2.5 Beth yw cyfrifoldebau’r ymddiriedolwyr o ran gofynion cyfrifyddu eu helusen?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae cyfrifoldebau cyfreithiol gan ymddiriedolwyr i gadw cofnodion cyfrifyddu a pharatoi adroddiad a chyfrifon blynyddol gyda’r lefel briodol o archwilio allanol. Mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ddiogelu asedau eu helusen a chymryd camau i sicrhau bod yr elusen wedi’i diogelu yn erbyn camdriniaeth ariannol. Rhaid cadw cofnodion cyfrifyddu am o leiaf chwe blynedd (neu o leiaf tair blynedd yn achos elusen sy’n gwmni).

Yn fwy manwl

Mae nifer o ddyletswyddau cyfreithiol gan ymddiriedolwyr y mae’n rhaid eu bodloni o ran adroddiadau cyfrifyddu ac ariannol. Mae’r rhain yn cynnwys:

• cadw cofnodion cyfrifyddu ‘digonol’ i esbonio’r holl drafodion a dangos sefyllfa ariannol yr elusen
• paratoi adroddiad blynyddol a chyfrifon statudol sy’n bodloni gofynion cyfreithiol
• ystyried yr angen am bolisi cronfeydd wrth gefn, rheoli lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir a datgelu unrhyw bolisi cronfeydd wrth gefn yn Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr
• cymeradwyo’n ffurfiol Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon
• sicrhau bod cyfrifon yn cael eu harchwilio’n allanol os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith neu yn ôl dogfen lywodraethol yr elusen
• sicrhau bod Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr, cyfrifon a ffurflen flynyddol yn cael eu ffeilio mewn pryd gyda’r comisiwn os yw’n ofynnol eu ffeilio yn ôl y gyfraith ac, os yw’r elusen yn gwmni, eu bod yn cael eu ffeilio gyda Thyˆ ’r Cwmnïau hefyd
• ateb ceisiadau gan y cyhoedd am gopïau o adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a chyfrifon diweddaraf yr elusen
• diogelu asedau’r elusen a sicrhau bod adnoddau’n cael eu defnyddio’n briodol
• chymryd camau i atal a chanfod llwgrwobrwyo, twyll, cam-drin ariannol ac afreoleidd-dra arall

Mae’r comisiwn yn argymell fod ymddiriedolwyr newydd yn cael copi o’r cyfrifon diweddaraf pan gânt eu penodi, ynghyd â dogfennau hanfodol eraill, megis canllaw’r comisiwn ar fudd cyhoeddus, a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr, y ddogfen lywodraethol a’r cyfrifon rheoli diweddaraf. Mae canllaw’r comisiwn Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion (CC15b) yn esbonio yn fwy manwl dyletswyddau cyfrifyddu ac adrodd ymddiriedolwyr.

2.6 Pa risgiau y mae elusennau’n eu hwynebu o ran troseddau a chamdriniaeth ariannol?

Yr ateb byr

Mae’r achosion o droseddau ariannol a gofnodwyd sy’n effeithio ar elusennau yn weddol fach o’i gymharu â maint y sector. Fodd bynnag, pan fydd yn digwydd gall gael effaith fawr, ac felly mae’n bwysig bod elusennau’n cymryd y risg hwn o ddifrif. Gall natur wirfoddol elusennau a’u meysydd gwaith olygu eu bod yn darged i bobl sydd am gamddefnyddio elusennau er eu mantais eu hunain. Gall troseddau ariannol megis llwgrwobrwyo, twyll, lladrad a gwyngalchu arian, neu golli data electronig arwain at golli cronfeydd ariannol sylweddol ond hefyd gall niweidio ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau yn fwy cyffredinol. Mae risg sylweddol i enw da’r elusen o gael ei chysylltu â llwgrwobrwyo neu wneud ‘taliadau hwyluso’.

Yn fwy manwl

Bydd elusennau’n codi, yn dal, yn symud ac yn defnyddio cronfeydd yn ystod eu gwaith. Mae pob sector o’r economi yn agored i droseddau a chamdriniaeth ariannol, gan gynnwys y sector elusennol. Mae parch mawr at elusennau yn y gymdeithas a gall natur elusennau eu gwneud yn dargedau deniadol i droseddwyr. Mae elusennau yn:

• mwynhau lefelau uchel o ffydd a hyder cyhoeddus
• dibynnu’n aml ar ewyllys da a chymorth gwirfoddol o ryw fath
• dibynnu’n aml ar un neu ddau unigolyn sy’n gallu chwarae rôl allweddol neu heb ei harolygu i raddau helaeth wrth redeg yr elusen, yn enwedig mewn elusennau llai
• gallu gweithredu’n fyd-eang, gan gynnwys mewn ardaloedd o wrthdaro a/neu lle mae seilwaith bancio gwael
• gallu defnyddio systemau talu gwahanol dramor
• gallu defnyddio cyfryngwyr i ddosbarthu gwaith a all olygu trosglwyddo cronfeydd drwy asiantau
• gallu cael canghennau a/neu brosiectau sydd heb fod o dan reolaeth uniongyrchol neu reolaidd neu oruchwyliaeth rheolwyr yr elusen
• gall fod llinynnau incwm a gwariant anrhagweladwy ac anarferol ganddynt felly gall fod yn fwy anodd i adnabod trafodion amheus

Gall troseddwyr gamfanteisio ar elusennau drwy gamddefnyddio cronfeydd elusennol drwy dwyll, lladrad, gwyngalchu arian neu wyro cronfeydd elusennol o waith elusennol cyfreithlon. Mae Pennod 3 o ganllaw’r comisiwn Diogelu elusennau rhag niwed: pecyn cymorth cydymffurfio - Twyll a throseddau ariannol, yn adnabod 13 maes risg sy’n gysylltiedig â thwyll a throseddau ariannol y gall elusennau fod yn agored iddynt:

• twyll cysylltiedig ag incwm
• twyll gwariant
• twyll eiddo a buddsoddi
• twyll caffael
• codi arian twyllodrus yn enw’r elusen
• anfonebu a cheisiadau grant twyllodrus
• twyll/lladrad hunaniaeth
• twyll bancio
• e-drosedd (gan gynnwys ‘gwe-rwydo’)
• twyll Cymorth Rhodd
• twyll prynu cyfranddaliadau a buddsoddi (twyll ystafell bwyler)
• twyll marchnad torfol (llythyr neu e-bost)
• twyll adran ‘419’ (ffi ymlaen llaw)

Gall elusennau sy’n gweithio’n rhyngwladol fod yn agored i risgiau arbennig sy’n rhan annatod o’r amgylchedd y maent yn gweithredu ynddo. Cewch wybodaeth bellach ar y problemau arbennig sy’n effeithio ar elusennau sy’n gweithredu dramor yng nghanllaw’r comisiwn Elusennau sy’n gweithio’n rhyngwladol.

Mae risg o drosedd ariannol ym mhob cam o weithgareddau elusen: pan fydd incwm yn cael ei gynhyrchu ac wrth godi arian, yn ystod gweinyddu’r elusen, a phan fydd cronfeydd elusennol yn cael eu rhannu.

Gall fod mwy o risg i rai elusennau oherwydd y gweithgareddau y maent yn ymgymryd â nhw neu eu strwythur, er enghraifft, nifer fawr o ganghennau codi arian. Fodd bynnag, nid yw unrhyw elusen wedi’i diogelu’n llwyr felly rhaid i bob ymddiriedolwr elusen fod yn ymwybodol o’r risgiau ac asesu’r risgiau a chymryd camau priodol i’w rheoli.

Yn ogystal â cholli cronfeydd, asedau neu eiddo arall a’r effaith ar forâl staff a gwirfoddolwyr elusennau, mae troseddau ariannol yn niweidio enw da a ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau.

Mae gwybodaeth bellach am y risg o droseddau ariannol a goblygiadau Deddf Llwgrwobrwyo 2010 a’r camau y gellir eu cymryd i reoli’r risg i’w gweld yn ein pecyn cymorth cydymffurfio Diogelu elusennau rhag niwed. Mae cyhoeddiad y Weinyddiaeth Gyfiawnder: The Bribery Act 2010 Guidance yn adnabod chwe egwyddor a ddylai lywio polisi gwrth-lwgrwobrwyo effeithiol.

Er mwyn diogelu yn erbyn cael dylanwad gormodol ar y penderfyniadau sy’n cael eu gwneud gan ymddiriedolwyr, neu yn erbyn llwgrwobrwyo, mae tryloywder yn bwysig. Dylai ymddiriedolwyr sefydlu polisi ar ymddiriedolwyr a staff yn derbyn lletygarwch ynghyd â chofrestr lletygarwch i gofnodi achosion o letygarwch. Yn yr un modd dylai cofrestr buddiannau gael ei chadw i’r ymddiriedolwyr a’r staff hynny sydd ar uwch dîm rheoli’r elusen.

Dylai’r ymddiriedolwyr hefyd gael polisi ar roddion sy’n nodi pryd na fydd derbyn rhoddion er budd yr elusen. Gall fod modd cyfiawnhau hyn os yw telerau’r rhoddion yn rhy gyfyngol neu os ydynt yn bwriadu arfer dylanwad gormodol dros yr ymddiriedolwyr neu pe byddai derbyn y rhodd yn niweidiol i enw da’r elusen.

2.7 Sut gall ymddiriedolwyr reoli’r risgiau sy’n codi o gamdriniaeth ariannol droseddol?

Yr ateb byr

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr ystyried y risg o droseddau ariannol a rheoli’r risgiau hynny. Mae rhagor o wybodaeth ar asesu a rheoli risg i’w chael yn ein canllaw Elusennau a rheoli risg (CC26). Dylai pawb sy’n gweithio yn yr elusen, boed yn ymddiriedolwyr, yn weithwyr neu’n wirfoddolwyr, ddeall a dilyn rôl rheolaethau mewnol o ran rheoli’r risg a nodwyd. Bydd natur y rheolaethau mewnol a weithredir yn amrywio yn ôl maint a chymhlethdod yr elusen a dylai pob elusen ystyried beth sy’n briodol iddyn nhw.

Dylai ymddiriedolwyr adrodd am unrhyw achosion o droseddau a chamdriniaeth ariannol sydd wedi digwydd yn eu helusen i’r heddlu ac i’r comisiwn. Gall y comisiwn ystyried bod unrhyw fethiant i adrodd y digwyddiadau hyn i ni yn gamreoli a gall gymryd camau rheoleiddio.

Yn fwy manwl

Ni ellir byth diystyru’n llwyr y risg o dwyll a chamdriniaeth ariannol. Fodd bynnag, mae rheolaethau ariannol mewnol priodol a digonol yn chwarae rhan bwysig wrth reoli’r risg hwnnw. Mae’r ymddiriedolwyr yn gyfrifol am weinyddiad effeithiol yr elusen ac mae dyletswydd gyfreithiol arnynt i ddiogelu asedau’r elusen. Mae hawl gan noddwyr, rhoddwyr, cefnogwyr a buddiolwyr i ddisgwyl safonau priodol o reoli a rheolaeth ariannol. Os yw’r elusen yn dioddef troseddau ariannol oherwydd bod yr ymddiriedolwyr heb roi rheolaethau ariannol digonol ar waith, ni fydd yr ymddiriedolwyr wedi bodloni eu dyletswyddau cyfreithiol i’r elusen.

Wrth adolygu rheolaethau ariannol er mwyn sicrhau eu bod yn addas i’r pwrpas, dylai ymddiriedolwyr ystyried newidiadau mewn strwythur, gweithgareddau a maes gweithredu’r elusen a allai effeithio ar y risgiau i’r elusen. Rhaid ystyried newidiadau i’r mathau o fygythiad y gall yr elusen eu hwynebu hefyd, er enghraifft dulliau o dwyllo, sy’n newydd neu sy’n dod i’r amlwg, er mwyn sicrhau bod risgiau o’r fath yn cael eu rheoli’n briodol. Gall fod yn anodd i adnabod camdriniaeth ariannol oherwydd gall troseddwyr fod yn feistri ar gyflwyno eu gweithgareddau fel rhai cyfreithlon a chyfreithiol. Gall sefydlu hunaniaeth a chyfreithlondeb unrhyw sefydliad y mae’r elusen yn gweithio gydag ef leihau risgiau o’r fath.

Dylai ymddiriedolwyr hefyd ystyried sut y bydd yr elusen yn ymateb i fathau gwahanol o droseddau ariannol pe baent yn digwydd. Dylai fod gweithdrefnau ar gyfer adrodd am droseddau neu gamdriniaeth hysbys neu honedig ac eglurder ynghylch sut y caiff adroddiadau o bryder eu hymchwilio.

Dylid darparu hyfforddiant digonol i staff a gwirfoddolwyr er mwyn sicrhau eu bod yn gyfarwydd â rheolaethau ariannol yr elusen a’u bod yn gwybod pa gamau i’w cymryd os ydynt yn amau bod camdriniaeth ariannol droseddol wedi digwydd. Dylai staff a gwirfoddolwyr wybod sut i adrodd am eu pryderon o fewn y sefydliad, gan gynnwys pryderon ynghylch ymddygiad ymddiriedolwyr neu uwch reolwyr. Os yw ymddiriedolwyr yn gwybod neu’n amau bod unigolyn yn camddefnyddio’r elusen at eu dibenion eu hunain neu’n camddefnyddio cronfeydd elusennol, dylent weithredu ar unwaith ac yn briodol er mwyn datrys y broblem.

Bydd elusennau’n dibynnu’n aml ar systemau cyfrifiadurol i dderbyn gwybodaeth a storio data ariannol gan gynnwys manylion banc neu gerdyn credyd rhoddwyr a chefnogwyr ariannol, staff a chyflenwyr. Mae’r data hwn yn werthfawr iawn ac os caiff ei golli gallai’r elusen ac eraill fod yn agored i’r risg o ladrad, twyll, twyll hunaniaeth a cholled. Dylai fod polisïau priodol gan ymddiriedolwyr sy’n llywodraethu defnyddio, cyrchu a storio gwybodaeth electronig gan sicrhau eu bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth Diogelu Data. Dylai’r gweithdrefnau hefyd gynnwys defnyddio cyfrifiaduron, gyriannau caled, dyfeisiau USB a storio data. Dylai’r elusen ystyried diogelu ei systemau cyfrifiadurol gyda meddalwedd gwrth-ysbïo, gwrth-firws, muriau gwarchod a rhaglenni cyfrifiadurol tebyg.

Adrodd am gamdriniaeth ariannol i’r comisiwn - Os yw’n hysbys neu os oes amheuon bod elusen wedi dioddef troseddau ariannol dylid adrodd am hyn i’r heddlu bob tro ac fel mater o arfer gorau i’r comisiwn ar unwaith o dan y drefn adrodd am ddigwyddiadau difrifol. Gweler Adrodd am ddigwyddiadau difrifol i gael canllawiau pellach.

3. Rheolaethau ariannol mewnol ar waith - incwm

3.1 Pa reolaethau ddylai fod ar waith i ddiogelu incwm a dderbynnir drwy’r post?

Yr ateb byr

Dylai’r rheolaethau roi sicrwydd bod yr incwm a dderbynnir drwy’r post yn cael ei gadw’n ddiogel, yn cael ei gofnodi’n gywir yn y cofnodion cyfrifyddu ac yn cael ei fancio cyn gynted â phosibl.

Yn fwy manwl

Bydd swm yr incwm a dderbynnir drwy’r post yn amrywio o un elusen i’r llall. Bydd rheolaeth yn y maes hwn yn flaenoriaeth i’r elusennau hynny sy’n derbyn cyfran sylweddol o’u hincwm drwy’r post. Gall risg arbennig godi pan fydd elusen yn derbyn cyfraniadau gan y cyhoedd drwy’r post ac nid oes modd rhagweld y patrwm o roi.

Dylai’r post gael ei gadw’n ddiogel o’r adeg pan gaiff ei dderbyn hyd nes y caiff ei agor. Ni ddylai fod unrhyw oedi gormodol wrth agor y post, cofnodi derbyniadau a bancio. Os yw’n ymarferol, dylai’r post gael ei agor ym mhresenoldeb dau unigolyn nad ydynt yn perthyn i’w gilydd. Mae newid y staff sy’n agor y post yn ychwanegu haenen arall o reolaeth. Os nad oes unrhyw ddewis gan elusen ond caniatáu i un unigolyn agor y post, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried yr angen i weithredu rheolaethau eraill, er enghraifft, cymharu cyfraniadau â chyfnodau yn y gorffennol neu dderbyniadau o apeliadau blaenorol.

3.2 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer incwm o gasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Dylai elusennau sy’n ymgymryd â chasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian sicrhau bod ganddynt gymaint o reolaeth â phosibl dros yr hyn a allai fod yn rhwydwaith eang o ymdrechion codi arian. Rhaid i elusennau gydymffurfio â’r gofynion cyfreithiol ar gasgliadau cyhoeddus a gweithio gyda chodwyr arian allanol.

Yn fwy manwl

Mae’n bwysig bod ymddiriedolwyr yn sicrhau bod gweithgareddau’n digwydd yn unol â’r rheolaethau statudol amrywiol ar gyfer casgliadau cyhoeddus. Er enghraifft, rhaid gwneud trefniadau trwyddedu ymlaen llaw â’r awdurdodau lleol priodol. Mae canllaw’r comisiwn Elusennau a chodi Arian (CC20) yn esbonio’r fframwaith deddfwriaethol y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr weithredu o’i fewn wrth godi arian yn gyhoeddus.

Mae’r comisiwn yn argymell fod y rheolaethau ariannol mewnol canlynol yn cael eu rhoi ar waith:

• mae o leiaf dau unigolyn yn trin a chofnodi’r arian a dderbynnir
• mae rhifau unigol yn cael eu rhoi ar y blychau casglu a chofnodir pryd y cânt eu dosbarthu a’u dychwelyd
• mae’r blychau casglu yn cael ei selio cyn eu defnyddio er mwyn gweld a gawsant eu hagor cyn iddynt gael eu dychwelyd
• mae pob blwch casglu yn cael ei agor yn rheolaidd ac mae’r cynnwys yn cael ei gyfrif
• mae casgliadau cyhoeddus cyffredinol yn cael eu cyfrif ym mhresenoldeb y casglwyr a rhoddir derbynneb â rhif iddynt
• mae’r elusen yn bancio’r arian a gesglir cyn gynted â phosibl heb dynnu treuliau

Ar gyfer digwyddiadau codi arian a digwyddiadau noddedig mae’r comisiwn yn argymell fod y rheolaethau canlynol yn cael eu rhoi ar waith:

• mae cofnodion yn cael eu cadw ar gyfer pob digwyddiad codi arian, gyda digon o fanylion i adnabod derbyniadau neu enillion gros a’r costau a gafwyd

• ar gyfer pob digwyddiad lle y codir incwm drwy docynnau neu arian wrth y gât:

  (i) mae’r tocynnau i gyd yn cael eu rhifo ymlaen llaw

  (ii) dylid cadw cofnod o bawb sydd wedi cael tocynnau i’w gwerthu, a pha rifau tocynnau aroddwyd i bob un ohonynt

  (iii) mae cofnod yn cael ei gadw o’r tocynnau a werthwyd

  (iv) mae’r holl arian o’r tocynnau ac unrhyw docynnau heb eu gwerthu yn cael eu casglu

  (v) dylid cysoni derbyniadau yn erbyn y tocynnau a werthwyd

Os yw codwyr arian allanol yn cael eu defnyddio, rhaid i’r ymddiriedolwyr gydymffurfio â gofynion Rhan II o Ddeddf Elusennau 1992 (Elusennau a chodi arian (CC20) yn rhoi rhagor o fanylion).

3.3 Pa reolaethau ddylai fod ar waith o dan y cynllun Cymorth Rhodd?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae rhoddion a wnaed o dan Gymorth Rhodd yn cael eu trin fel pe bai’r rhoddwr eisoes wedi didynnu treth cyfradd sylfaenol o’r rhoddion. Yna gall yr elusen hawlio’r dreth hon yn ôl er mwyn cynyddu gwerth y rhodd. Mae rheolaethau mewnol yn helpu i sicrhau eich bod yn cyflwyno ffurflenni cyflawn a chywir sy’n gwneud y mwyaf o werth y rhoddion i’r elusen.

Yn fwy manwl

Mae gwneud y mwyaf o werth rhoddion yn bwysig i bob elusen. Mae rheolaethau mewnol yn sicrhau bod cofnodion priodol yn cael eu cadw gan leihau’r risg o symiau’n cael eu hadennill gan Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi (HMRC). Mae cofnodion cywir a ffurflenni amserol yn sicrhau bod yr elusen yn derbyn yr ad-daliad treth yn brydlon a chyda hyder. Mae manylion llawn am y cofnodion y mae’n rhaid eu cadw i’w gweld ar wefan HMRC.

Mae’r rheolaethau eraill a argymhellir yn cynnwys:

• gwiriadau i sicrhau bod y symiau a ddisgwylir gan roddwyr ymroddedig wedi cael eu derbyn
• gwiriadau i sicrhau bod yr ad-daliadau treth sy’n ddyledus wedi cael eu derbyn

3.4 Pa reolaethau ddylai’r elusen eu rhoi ar waith ar gyfer incwm cymynroddion?

Yr ateb byr

Gall fod yn amser hir rhwng derbyn hysbysiad o gymynrodd a derbyn y gymynrodd ei hun. Dylai rheolaethau ariannol mewnol geisio sicrhau bod yr holl incwm o gymynroddion y gall yr elusen ei hawlio yn cael ei dderbyn a’i gofnodi’n briodol yn y cofnodion cyfrifyddu.

Yn fwy manwl

Dylid cadw cofnodion o’r holl gymynroddion y mae’r elusen wedi cael gwybod amdanynt. Gellir defnyddio asiantau hefyd i wirio cofnodion profiant i sicrhau bod elusen yn ymwybodol o’r holl gymynroddion y gallai eu hawlio. Dylai gweithdrefnau rheolaeth sicrhau bod:

• y cymynroddion y gall yr elusen eu hawlio yn cael eu cofnodi yn y cofnodion cyfrifyddu
• ffeiliau gohebu digonol yn cael eu cadw
• y cynnydd a wnaed ar gasglu cymynroddion sydd heb gael eu derbyn yn cael ei adolygu’n gyson
• eiddo a dderbynnir yn cael ei ddal yn ddiogel, ei brisio, ei werthu neu ei realeiddio

3.5 Pa reolaethau sydd eu hangen i adnabod ‘rhoddion llygredig elusennau’?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae Deddf Cyllid 2011 yn cyflwyno rheolau newydd ar ‘roddion elusennau llygredig. Drwy weithredu darpariaethau Deddf Cyllid 2011, ni fydd y darpariaethau ‘rhoddion sylweddol’ yn gymwys mwyach.

Yn fwy manwl

Mae’n rhaid i elusennau fod yn ymwybodol o’r rheolau a’u cyfrifoldebau o ran deddfwriaeth treth ar roddion llygredig elusennau. Mae adran 27 ac atodlen 3 o Ddeddf Cyllid 2011 yn cyflwyno deddfwriaeth Newydd i atal y gamdriniaeth sy’n codi pan fydd rhoddwr yn cael gostyngiad treth ond mae’r cyfalaf neu’r budd a ddaw o’r rhodd yn mynd yn ôl i ddwylo’r rhoddwr. Daw’r rheolau newydd hyn i rym o 1 Ebrill 2011 ac maent yn cymryd lle’r darpariaethau rhoddwr sylweddol.

Er mai bwriad y drefn yw effeithio ar sefyllfa dreth y rhoddwr, os yw’r elusen wedi hawlio ad-daliad o dreth ar y rhodd, codir tâl treth incwm ar yr ad-daliad hwnnw. Gall yr elusen ei hun fod yn atebol i dalu’r gost hon os oedd yr elusen yn barti i, neu’n ymwybodol mai prif bwrpas neu un o brif bwrpasau’r trefniadau oedd rhoi mantais ariannol i’r rhoddwr.

Mae rhagor o wybodaeth ar roddion llygredig elusennau ar gael ar wefan HMRC.

3.6 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer incwm masnachu?

Yr ateb byr

Mae masnachu’n cynnwys yr holl nwyddau a gwasanaethau a ddarperir am ffi a gall gynnwys gweithgareddau elusennol os yw ffioedd yn cael eu codi, yn ogystal â’r gweithgareddau masnachu hynny sy’n codi arian ar gyfer yr elusen. Dylai rheolaethau gael eu llunio i sicrhau bod yr holl incwm sy’n ddyledus i’r elusen yn cael ei dderbyn a’i gofnodi.

Yn fwy manwl

Bydd rheolaethau’n dibynnu ar y math o weithgaredd masnachu y mae’r elusen neu ei his-gwmnïau yn ymgymryd ag ef. Yn gyffredinol, dylai rheolaethau gynnwys:

• adolygiadau rheolaidd o weithgareddau masnachu i sicrhau eu bod wedi’u cynnwys o fewn esemptiadau treth
• sefydlu polisi prisio ar gyfer nwyddau a gwasanaethau a gyflenwir gan gynnwys adolygiadau rheolaidd o strwythurau prisio i sicrhau adenillion cost priodol
• gweithdrefnau anfonebu ar gyfer yr holl nwyddau a gwasanaethau a ddarperir
• adolygu dyledion sydd heb eu talu a gweithdrefnau casglu dyledion
• gweithdrefnau rheoli stoc
• gweithdrefnau i gysoni symiau a anfonebwyd a’r arian parod a dderbyniwyd â’r anfonebau sydd heb eu talu

Mae Ymddiriedolwyr, masnachu a threth: Sut gall elusennau fasnachu’n gyfreithiol (CC35) yn rhoi canllawiau pellach ar weithgareddau masnachu.

3.7 Pa reolaethau sy’n ofynnol ar gyfer gweithdrefnau bancio a gwarchodaeth yr elusen?

Yr ateb byr

Dylai rheolaethau sicrhau bod y sieciau a’r arian parod a dderbynnir yn cael eu cadw’n ddiogel, eu bancio’n brydlon a’u cofnodi yn y cofnodion cyfrifyddu.

Yn fwy manwl

Dylai’r rheolaethau canlynol helpu i sicrhau lefel sylfaenol o ddiogelwch ar gyfer cronfeydd yr elusen:

• dylai derbyniadau siec ac arian parod gael eu cofnodi’n brydlon yn y cofnodion cyfrifyddu
• dylai sieciau ac arian parod gael eu bancio’n gyson ac yn brydlon
• dylai sieciau a sieciau sydd heb gael eu bancio ar y diwrnod y cânt eu derbyn gael eu rhoi mewn sêff neu eu cloi mewn blwch arian parod
• fel rheol dylai cronfeydd gael eu bancio’n gros heb ddidynnu costau neu dreuliau
• dylid ystyried prynu yswiriant ar gyfer arian parod mewn llaw ac arian sy’n cael ei gludo

3.8 Pa wiriadau ddylai’r elusen eu gwneud ar gofnodion incwm?

Yr ateb byr

Mae’n bwysig bod ymddiriedolwyr yn gwirio’n rheolaidd i sicrhau bod cofnodion cyfrifyddu incwm yn cael eu cadw’n gywir.

Yn fwy manwl

Gall rhai rheolaethau sylfaenol, os cânt eu gweithredu’n rheolaidd, fod yn rhybudd cynnar bod rhywbeth wedi mynd o’i le. Mae’r comisiwn yn argymell fod gwiriadau rheolaidd yn cael eu gwneud i sicrhau bod:

• cofnodion o’r arian parod a’r sieciau a dderbyniwyd yn cyfateb â slipiau talu neu fonion banc
• bonion neu slipiau talu i mewn yn cyfateb â chyfriflenni banc, o ran y swm sydd wedi cael ei fancio a dyddiad y credyd
• trosglwyddiadau neu daliadau uniongyrchol eraill i’r banc yn cael eu nodi a’u dilysu yn erbyn gwaith papur ategol

Dylai rhywun heblaw’r sawl oedd wedi cofnodi’r trafodion gwreiddiol ymgymryd â’r gwiriadau hyn.

4. Rheolaethau ariannol mewnol ar waith - pryniadau, taliadau a benthyciadau

4.1 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer awdurdodi gwariant ar nwyddau a gwasanaethau?

Yr ateb byr

Mae rheolaethau yn helpu i sicrhau bod pryniadau wedi cael eu hawdurdodi, a bod nwyddau neu wasanaethau a archebwyd wedi cael eu derbyn.

Yn fwy manwl

Mae rheolaethau gwariant yn helpu i sicrhau mai dim ond y pryniadau sy’n angenrheidiol ac sydd wedi’u hawdurdodi sy’n cael eu gwneud a bod cronfeydd yn bodoli o fewn cyllidebau cymeradwy i dalu’r gwariant. Mae rheolaethau hefyd yn sicrhau bod taliadau yn cael eu gwneud am y nwyddau a’r gwasanaethau a gafodd eu derbyn yn unig ac am y prisiau a gytunwyd. Mae’r comisiwn yn argymell y dylai’r rheolaethau ar gyfer pryniadau gynnwys:

• sefydlu lefelau awdurdod ar gyfer rhoi gorchmynion a chymeradwyo taliadau sy’n glir ac wedi’u dogfennu os oes modd
• sicrhau bod yr archebion sy’n cael eu gwneud wedi’u cynnwys o fewn cynllun neu gyllideb wario a gytunwyd - dylai gwariant ychwanegol y tu allan i gyllidebau a gytunwyd gael eu hawdurdodi
• sicrhau bod yr anfonebau a dderbyniwyd yn cael eu gwirio yn erbyn archebion gan gadarnhau’r prisiau a dalwyd a bod y nwyddau neu’r gwasanaethau a archebwyd wedi cael eu derbyn

4.2 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer awdurdodi gwariant ar grantiau?

Yr ateb byr

Dylai elusennau sy’n rhoi grantiau i unigolion neu sefydliadau gymryd camau i sicrhau bod eu taliadau grant yn hyrwyddo eu dibenion elusennol a bod y cyllid yn cael ei ddefnyddio’n briodol gan y sawl sy’n ei dderbyn.

Yn fwy manwl

Dylai rheolaethau ganolbwyntio ar sicrhau bod taliadau grant yn hyrwyddo dibenion yr elusen a bod y cyllid yn cael ei ddefnyddio gan y sawl sy’n ei dderbyn at y dibenion y cafodd ei roi ar eu cyfer. Gall rheolaethau helpu i reoli’r risg o daliadau amhriodol a helpu i sicrhau bod grantiau’n cael eu rhoi yn unol ag amcanion a pholisïau’r elusen sy’n rhoi’r grant. Mae’r comisiwn yn argymell y dylai’r rheolaethau ar gyfer rhoi grantiau gynnwys:

• llunio polisïau rhoi grantiau sy’n amlinellu’r amodau ac unrhyw gyfyngiadau sy’n gymwys i’r grantiau a roddwyd. Gall polisïau osod blaenoriaethau ar gyfer gweithgareddau neu brosiectau i’w cyllido
• gweithdrefnau ar gyfer adolygu a chymeradwyo ceisiadau grant. Dylai rheolaethau gynnwys gwiriadau ar onestrwydd sefydliadau neu’r unigolion sydd i’w cyllido
• sefydlu gweithdrefnau monitro i sicrhau bod grantiau wedi cael eu defnyddio ar gyfer y dibenion a gytunwyd

4.3 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer taliadau drwy siec?

Yr ateb byr

Mae taliadau electronig yn golygu bod defnyddio sieciau i wneud taliadau yn lleihau. Fodd bynnag, mae sieciau’n parhau i gael eu defnyddio ac mae’n parhau i fod yn bwysig bod taliadau’n cael eu gwneud ar gyfer gwariant sydd wedi’i awdurdodi’n briodol ac sy’n dod i ran yr elusen yn unig.

Yn fwy manwl

Mae adrannau blaenorol y canllaw hwn wedi delio â’r rheolaethau ar gyfer gwneud archebion a chymeradwyo taliadau. Mae’n rhaid i reolaethau fod ar waith hefyd ar gyfer taliadau sy’n cael eu gwneud drwy siec. Mae rhai dogfennau llywodraethol yn gofyn am ddau lofnodwr ar y sieciau. Os yw’n ymarferol dylai mandadau banc ofyn am ddau lofnod, a dylai un ohonynt fod yn llofnod ymddiriedolwr. Yn amlwg, mae’n rhaid i’r trefniadau fod yn ymarferol ac yn gymesur. Gall rhai elusennau ganiatáu i sieciau gwerth isel gael eu llofnodi gan un unigolyn yn unig. Mewn elusennau mwy gall llofnodwyr fod yn uwch weithwyr ond dylai terfynau awdurdod clir fod yn gymwys mewn achosion o’r fath. Ym mhob achos dylai nifer o reolaethau sylfaenol fod ar waith, gan gynnwys:

• sicrhau bod llyfrau siec yn cael eu cadw mewn lle diogel
• adolygu mandadau banc a therfynau awdurdod yn gyson
• gwahardd llofnodi sieciau gwag
• cofnodi taliadau’n brydlon mewn llyfrau arian parod gan gynnwys manylion rhif y siec, natur y taliad a’r talai
• cael dogfennau i gefnogi dilysrwydd y taliad gan gynnwys anfonebau perthnasol a chadarnhau bod y nwyddau neu’r gwasanaethau wedi cael eu derbyn

4.4 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer taliadau drwy gerdyn debyd, cerdyn credyd a chardiau talu?

Yr ateb byr

Mae elusennau yn gwneud mwy o daliadau gyda chardiau debyd, cardiau credyd a chardiau talu corfforaethol. Gall y cardiau talu hyn fod yn gyfleus ond mae’n bwysig bod rheolaethau ar waith i sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio’n gywir.

Yn fwy manwl

Mae cardiau debyd yn codi tâl ar gyfrifon banc yn uniongyrchol felly bydd taliadau’n cael effaith uniongyrchol ar weddillion banc; gall camddefnyddio’r rhain neu eu colli fod yn ddifrifol iawn i’r elusen. Mae taliadau cerdyn credyd a cherdyn talu yn cael eu hanfonebu bob mis ac mae rhywfaint o allu i ymyrryd os cânt eu camddefnyddio, ond mae’n rhaid cael rheolaethau ar gyfer eu defnyddio.

Pan gânt eu defnyddio’n briodol, ystyrir yn gyffredinol bod y dulliau talu hyn yn ddiogel, ond mae’r comisiwn yn argymell fod rhai rheolaethau yn cael eu rhoi ar waith, gan gynnwys:

• llunio polisi clir ar gyfer defnyddio cardiau talu, y meini prawf ar gyfer eu rhoi, terfynau gwario a’u diogelwch
• ystyried yr angen i roi cyfyngiadau, er enghraifft, ar y mathau o adwerthwyr lle y gellir defnyddio’r cardiau, e.e. gwahardd eu defnyddio mewn bwytai, adwerthwyr bwyd neu ar rai gwefannau
• cyfleu’r polisi ar gyfer defnyddio cardiau talu yn glir, yn ysgrifenedig, i’r holl ymddiriedolwyr a staff sy’n eu defnyddio
• sicrhau bod cardiau taliadau yn cael eu canslo a’u dinistrio, os yw’r unigolyn yn gorffen gweithio i’r elusen neu os yw’r awdurdod i ddefnyddio’r cerdyn yn cael ei dynnu yn ôl
• sicrhau bod gwariant cerdyn debyd yn cael ei ategu gan daleb a/neu anfoneb a’i gofnodi a’i ddadansoddi yn y cofnodion cyfrifyddu
• copïau o holl gyfriflenni cerdyn credyd neu gerdyn talu yn cael eu hanfon yn uniongyrchol i dîm cyllid yr elusen ac nid i’r deiliad cerdyn unigol. Mae’r cyfriflenni i gofnodi a dadansoddi trafodion yn y cofnodion cyfrifyddu yn cael eu cyfateb â thalebau ac anfonebau ategol sy’n cael eu rhoi i ni neu sy’n dod i law deiliaid cardiau
• adolygu’r defnydd o’r cardiau yn achlysurol er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio’n unol â pholisïau penodedig

Yn achos rheolaethau ar drefniadau e-fancio, gan gynnwys taliadau, gweler adran 5.4 y canllaw hwn.

4.5 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer taliadau drwy ddebyd uniongyrchol, archeb sefydlog a chredyd uniongyrchol Gwasanaeth Clirio Awtomataidd y Banciau (BACS)?

Yr ateb byr

Gall elusennau wneud taliadau drwy ddebyd uniongyrchol, archeb sefydlog a chredyd uniongyrchol BACS hefyd. Mae’r rhain i gyd yn ddulliau diogel o wneud taliadau ar yr amod bod rheolaethau priodol ar waith. Dylai’r rheolaethau hyn roi’r sicrwydd bod taliadau uniongyrchol yn cael eu gwneud ar gyfer gwariant sydd wedi’u hawdurdodi’n briodol ac sy’n dod i ran yr elusen yn unig. Dylai rheolaethau sicrhau bod taliadau’n cael eu gwneud dim ond pan gânt eu hawdurdodi a bod taliadau’n cael eu cofnodi’n gywir yn y cofnodion cyfrifyddu.

Yn fwy manwl

Y gwahaniaeth rhwng debydau uniongyrchol ac archebion sefydlog yw mai deiliad y cyfrif banc yw’r unig sy’n gysylltiedig â’r trefniant ac sy’n gallu gwneud newidiadau i’r swm neu i ddyddiad casglu’r archeb sefydlog. Yn achos debyd uniongyrchol dim ond y sawl sy’n derbyn yr arian all newid y swm, ar ôl hysbysu’r talwr cyn gwneud hynny.

Mae Credyd Uniongyrchol BACS yn wasanaeth syml, diogel a dibynadwy sy’n cynnig modd i sefydliadau o bob lliw a llun wneud taliadau drwy drosglwyddiad electronig yn uniongyrchol i gyfrif banc neu gymdeithas adeiladu. Fodd bynnag, cyn sefydlu’r system dylai’r elusen sicrhau bod rheolaethau cadarn ganddi, oherwydd mae natur y taliadau hyn yn ei gwneud hi’n anodd eu hadalw cyn credydu cyfrif y talai, os bydd camgymeriadau neu drosglwyddiadau twyllodrus yn dod i’r amlwg.

Mae banciau wedi datblygu meddalwedd sy’n caniatáu i elusennau ddarparu ar gyfer mwy nag un person i awdurdodi taliadau. Mae dewisiadau awdurdod deuol o’r fath (er enghraifft, cyfleuster ar gyfer cwsmeriaid Unity Trust Bank trwy Unity e-Payment) yn golygu bod angen i ddau ddefnyddiwr gwblhau trafodiad BACS. Dylai elusennau ofyn i’w darparwr bancio eu hunain am fanylion eu dewisiadau awdurdod deuol tebyg eu hunain.

Dylai elusennau sicrhau mai dim ond unigolion a awdurdodwyd yn benodol sy’n gallu sefydlu trefniadau i wneud taliadau drwy ddebyd uniongyrchol, archeb sefydlog neu BACS. Dylai’r awdurdod hwn gael ei gyfyngu i nifer fach o bobl a dylai rhestr o’r unigolion a awdurdodwyd gael ei llunio a’i chadw. Dylai’r dogfennau sy’n sefydlu’r taliadau gael eu cadw fel rhan o gofnodion cyfrifyddu’r elusen. Dylai’r taliadau gael eu monitro er mwyn i’r elusen allu sicrhau bod y trefniadau’n cael eu canslo pan fydd yr elusen yn gorffen defnyddio’r nwyddau neu’r gwasanaethau a gyflenwir.

4.6 Pa reolaethau sydd ar waith ar gyfer taliadau arian parod?

Yr ateb byr

Dylid cadw taliadau arian parod i’r lleiaf posibl oherwydd mae mwy o risg yn gysylltiedig â thrin arian parod a gall anawsterau godi wrth geisio cywirdeb a rheolaeth dros drafodion arian parod sylweddol.

Yn fwy manwl

Os yw taliadau’n cael eu gwneud mewn arian parod mae’r comisiwn yn argymell fod:

• taliadau arian parod ar gyfer symiau bach yn unig
• dylai arian parod gael ei dalu o’r gronfa arian mân sy’n cael ei chadw’n benodol ar gyfer taliadau o’r fath, ac nid o’r arian parod a dderbynnir neu drwy gyfrwng tynnu arian yn uniongyrchol o’r cyfrif banc
• dylai manylion taliadau gael eu cofnodi mewn llyfr arian mân
• dylai dogfennau ategol ar gyfer y taliad arian parod gael eu hawdurdodi gan rywun heblaw’r sawl sy’n cynnal yr arian mân neu’r sawl sy’n gwneud y taliad
• dylai gweddill yr arian mân mewn llaw, a’r cofnodion, gael eu cadw’n ddiogel
• dylai rhywun awdurdodedig sy’n annibynnol ar y sawl sy’n cynnal yr arian mân hapwirio’r gronfa arian parod yn rheolaidd

Mae ystyriaethau tebyg yn gymwys i ddefnyddio cardiau sydd wedi’u rhaglwytho ag arian parod os yw arian yn cael ei dynnu drwy ddefnyddio PIN mewn peiriant tynnu arian neu gyfleuster tebyg.

Dylai’r arian sy’n cael ei dynnu gael ei adolygu i’w awdurdodi a sicrhau ei fod yn gywir gan rywun heblaw’r sawl a dynnodd yr arian parod allan.

4.7 Pa reolaethau ddylai fod ar waith ar gyfer cyflogau?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae talu cyflogau yn un o brif eitemau gwariant elusen yn aml, ac felly rhaid cael rheolaeth ddigonol dros eu talu. Prif bwrpas y rheolaethau ariannol mewnol yw rhoi sicrwydd bod yr elusen yn gwneud taliadau ar y gyfradd gywir i weithwyr dilys yr elusen a thalu cyfraniadau pensiwn.

Dylai’r rheolaethau hefyd sicrhau nad yw’r elusen yn agored i rwymedigaethau ychwanegol sy’n deillio o dorri rheoliadau statudol, er enghraifft drwy fethu â didynnu a rhoi cyfrif am gyfraniadau yswiriant gwladol a threth drwy’r system TWE.

Yn fwy manwl

Mae nifer o ofynion cyfreithiol yn y maes hwn ac mae’n rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau bod:

• y cofnodion sy’n ofynnol gan HMRC o’r TWE a ddidynnwyd o gyflogau’r gweithwyr yn cael eu cynnal
• didyniadau statudol yn cael eu talu i HMRC fel y bo angen a bod cyfraniadau pensiwn yn cael eu talu i’r darparwr pensiwn yn brydlon
• mae’r dyddiadau cau ar gyfer ffurflenni diwedd blwyddyn i HMRC yn cael eu bodloni gan gynnwys P35, P11D a P60 neu’r data sy’n ofynnol ar gyfer ffurflenni ‘gwybodaeth amser real’ i HMRC yn cael eu cwblhau a’u cyflwyno’n amserol
• deddfwriaeth isafswm cyflog yn cael ei dilyn
• dim ond didyniadau awdurdodedig neu ofynnol sy’n cael eu gwneud o’r tâl
• contract cyflogaeth priodol gan bob gweithiwr ac nid yw unigolion wedi’u dosbarthu’n anghywir fel gweithwyr hunangyflogedig
• rhwymedigaethau cyfreithiol o ran trefniadau cynllun pensiwn yn cael eu bodloni

Ar hyn o bryd rhaid i bob cyflogwr gynnig pensiwn rhanddeiliaid oni bai ei fod yn cynnig cynllun pensiwn personol galwedigaethol neu gynllun arall addas. Mae’n rhaid i delerau unrhyw gynllun pensiwn personol arall o’r fath fodloni’r safonau lleiaf a bennwyd gan y llywodraeth. Dylai elusennau hefyd fod yn ymwybodol o’r newidiadau i bensiynau gan gynnwys cofrestru awtomatig sy’n cael eu cyflwyno’n raddol o Hydref 2012. Mae gan Wasanaeth Pensiwn yr Adran Gwaith a Phensiynau wybodaeth bellach ar gyfrifoldebau cyflogwyr ac ar ddiwygiadau yn y dyfodol.

Yn ogystal â’r gofynion cyfreithiol y mae’n rhaid eu bodloni, mae nifer o argymhellion arfer da a all gyfyngu ar y risg o daliadau anghywir, gan gynnwys:

• cadw cofnodion personél ar gyfer pob aelod staff ar wahân o’r cofnodion tâl gyda gwiriadau achlysurol rhwng y cofnodion hyn er mwyn atal rhoi taliadau i bobl nad ydynt yn weithwyr cyflogedig mwyach
• systemau ar gyfer awdurdodi, cofnodi a hysbysu’r rhai sy’n gweithredu’r gyflogres o’r staff sy’n dechrau ac yn gadael, newidiadau i dâl, oriau, goramser neu oriau ansafonol, salwch staff neu absenoldeb mamolaeth neu dadolaeth staff yn brydlon
• gweithdrefnau ar gyfer pennu cyfraddau tâl ar gyfer yr holl staff gan sicrhau nad oes awdurdod gan unrhyw unigolyn i osod ei dâl neu delerau cyflogaeth ei hun
• thalu cyflogau drwy BACS, os yw nifer y staff yn ei gwneud yn werth chweil, gan ei bod yn ffordd ddiogel ac effeithlon o roi taliadau i staff

4.8 Sut dylai’r elusen reoli dulliau talu ac ad-dalu treuliau?

Yr ateb byr

Mae’n bwysig bod rheolaethau dros dalu treuliau yn gymwys yn ddieithriad i bawb sy’n ymwneud â’r elusen: ymddiriedolwyr, pob aelod staff a gwirfoddolwyr. Mae’r comisiwn yn argymell y dylai polisi ysgrifenedig fod yn weithredol ar gyfer talu treuliau.

Yn fwy manwl

Er mwyn sicrhau bod yr elusen yn ad-dalu treuliau cyfreithlon sydd wedi codi’n briodol ar ei rhan yn unig, dylai’r polisi egluro a yw’r elusen yn talu treuliau ar gyfer teithio, gwesty, cynhadledd, busnes, hyfforddiant a threuliau parod, ac os ydyw, ar ba delerau. Er enghraifft, a yw teithio staff wedi’i gyfyngu i deithio dosbarth economi neu ail ddosbarth.

Dylai’r polisi amlinellu’r gofyniad i gwblhau ffurflenni hawlio costau a darparu derbynebau. Hefyd dylai egluro unrhyw daliadau sefydlog ac unrhyw derfyn ar gyfanswm taliadau, e.e. bydd costau gwesty ar sail gwely a brecwast i un yn cael eu had-dalu dim ond drwy gyflwyno derbynebau gwreiddiol hyd at uchafswm o £xx y noson.

Mae’r comisiwn hefyd yn argymell:

• y dylai polisi treuliau ffurfiol fodoli sy’n gymwys i bob ymddiriedolwr, aelod staff gan gynnwys y Prif Swyddog Gweithredol a’r uwch reolwyr a’r gwirfoddolwyr
• dylai’r polisi gael ei gyfathrebu’n glir o fewn yr elusen a’i gynnwys o fewn hyfforddiant sefydlu
• dylai ffurflenni hawlio treuliau gael eu hawdurdodi gan rywun heblaw’r sawl sy’n hawlio a dylid gwirio eu bod yn gywir cyn eu talu
• dylai ffurflenni hawlio treuliau gynnwys hunan-ddatganiad sy’n nodi bod y cais yn gywir ac yn codi mewn cysylltiad â busnes yr elusen
• er mwyn cadw taliadau arian parod yr elusen i’r lleiaf posibl, dylid ad-dalu drwy siec neu drosglwyddiad BACS
• dylai unrhyw gyfradd milltiroedd a delir ar gyfer teithio mewn modur fod ar gyfraddau HMRC ac nid yw’r elusen neu’r sawl sy’n hawlio yn atebol i dalu treth neu yswiriant gwladol

Oni bai bod goddefeb wedi’i rhoi gan HMRC, bydd angen cwblhau Ffurflen P11d a’i ffeilio gyda HMRC gyda manylion y taliadau treuliau a’r buddiannau a dderbyniwyd gan bob aelod o staff sy’n ennill £8,500 neu fwy. Mae canllawiau pellach ar gael ar wefan HMRC.

4.9 Pa reolaethau ddylai fod yn eu lle ar gyfer cymryd benthyciadau gan gynnwys benthyciadau ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Gall benthyciadau fod yn ffynhonnell bwysig o gyllid i elusen. Gall benthyciadau gael eu defnyddio gan elusen i brynu asedau newydd neu alluogi elusen i barhau i weithredu nes bod incwm newydd ar gael. Mae’n bwysig bod ymddiriedolwyr yn sicrhau wrth gymryd benthyciad eu bod yn gwbl ymwybodol o holl delerau’r benthyciad a bod y benthyciad er lles yr elusen. Dylai ymddiriedolwyr hefyd sicrhau bod yr elusen yn gallu bodloni ad-daliadau’r prif ddarparwr benthyciad a’r llog wrth iddynt godi cyn cymryd y benthyciad.

Yn fwy manwl

Mae’r comisiwn yn argymell:

• mae pob benthyciad yn cael ei ddogfennu ac mae swm y benthyciad ac unrhyw daliadau a llog sy’n ddyledus yn cael eu nodi’n glir
• mae cofnod o’r holl fenthyciadau sy’n ddyledus yn cael ei gadw gan nodi hanes yr ad-daliadau o’r prif roddwr a’r llog ar gyfer pob benthyciad a’r gweddill sy’n ddyledus
• os yw’r benthyciad yn cael ei roi gan ymddiriedolwr, dylid nodi unrhyw wrthdaro buddiannau a’i reoli’n briodol, a dylai telerau’r benthyciad fod er lles yr elusen ac os yw cyfradd llog yn cael ei godi sy’n fwy na chyfradd banc Banc Lloegr (hefyd yn cael ei alw y gyfradd sylfaen) dylai’r gyfradd fod yn un y gellir ei chyfiawnhau
• os yw’r benthyciad yn cael ei warantu neu’n amodol ar gyfamodau banc, mae telerau’r warant neu’r cyfamodau banc er lles yr elusen ac mae manylion priodol yn cael eu cofnodi ar y gofrestr asedau
• mae cynllun gan yr elusen i fodloni’r ad-daliad i’r prif ddarparwr benthyciad a llog ar y benthyciad pan fyddant yn ddyledus

4.10 Pa wiriadau ddylai’r elusen eu gwneud ar gofnodion gwariant?

Yr ateb byr

Yn yr un modd â rheolaethau incwm, mae’n bwysig sicrhau bod cofnodion gwariant yn cael eu cadw’n gywir. Gall rheolaethau sylfaenol yn y maes hwn hefyd fod yn rhybudd cynnar o arferion cyfrifyddu gwael a helpu i adnabod unrhyw daliadau diawdurdod.

Yn fwy manwl

Mae’r comisiwn yn argymell:

• mae cofnodion o daliadau (gan gynnwys debyd uniongyrchol, BACS, neu archebion sefydlog) yn cael eu gwirio’n achlysurol yn erbyn bonion sieciau, cyfriflenni cerdyn credyd neu gyfriflenni banc - gellir gwneud y gwiriadau hyn fel rhan o’r prosesau cysoni banc yn aml (gweler adran 5.3)
• mae gwiriadau achlysurol yn cael eu gwneud i sicrhau bod taliadau’n cael eu hategu gan anfonebau sydd wedi cael eu hawdurdodi’n briodol
• mae archebion sefydlog a thaliadau debyd uniongyrchol yn cael eu hadolygu’n gyson er mwyn sicrhau bod taliadau’n parhau i fod yn unol a’r cyfarwyddiadau dilys a roddwyd i’r bane neu’r gymdeithas adeiladu
• mae gwariant o gronfeydd cyfyngedig yn unol a’r cyfyngiad a roddwyd ar y modd y defnyddir cronfeydd (gweler adran 5.6)

Dylai rhywun heblaw’r sawl oedd wedi cofnodi’r trafodion gwreiddiol ymgymryd a’r gwiriadau hyn.

5. Rheolaethau ariannol mewnol ar waith - asedau a buddsoddiadau

5.1 Pa reolaethau ddylai fod ar waith dros asedau sefydlog a ddefnyddir gan yr elusen (asedau swyddogaethol)?

Yr ateb byr

Mae asedau sefydlog swyddogaethol yn cynnwys tir, adeiladau, cerbydau, gosodiadau a ffitiadau, ac offer a ddefnyddir yng ngweithgareddau’r elusen. Pwrpas rheolaethau ar gyfer asedau sefydlog yw sicrhau bod modd adnabod asedau, eu cofnodi mewn cofnodion cyfrifyddu a’u bod yn cael eu defnyddio at ddibenion yr elusen.

Yn fwy manwl

Mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr elusen i ddiogelu asedau’r elusen rhag colled neu ddifrod a sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio’n briodol o fewn yr elusen. Mae’r comisiwn yn argymell:

• dylid gosod trothwy ariannol ar gyfer cyfalafu gwariant ar asedau sefydlog o fewn y cyfnodau cyfrifyddu
• dylid cadw rhestr neu gofrestr o’r holl asedau, boed wedi’u prynu gan yr elusen neu wedi’u rhoi i’r elusen i’w defnyddio’n barhaus. Dylai’r cofnod hwn ddangos cost (neu werth) yr ased a rhoi digon o fanylion er mwyn gallu adnabod yr ased a’i leoliad
• dylai asedau sefydlog gael eu harchwilio’n rheolaidd er mwyn sicrhau eu bod yn bodoli, yn parhau i fod mewn cyflwr da ac yn cael eu defnyddio’n briodol
• dylai gwaredu neu sgrapio asedau sefydlog gael eu hawdurdodi’n briodol a’u cofnodi yn y cofnodion cyfrifyddu ac mewn unrhyw gofrestr asedau sefydlog
• mae digonolrwydd yr yswiriant yn cael ei adolygu’n gyson
• mae ffiniau unrhyw dir ac adeiladau yn ddiogel ac wedi’u cofnodi’n briodol gyda’r Gofrestrfa Tir
• dylai’r gweithredoedd teitl gael eu dal yn ddiogel a chofnodi’n ddigonol budd yr elusen yn y tir

5.2 Pa reolaethau sydd eu hangen dros fuddsoddiadau’?

Yr ateb byr

Mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr i ddefnyddio incwm yr elusen er budd ei buddiolwyr. Fel arfer mae’n golygu y dylai’r incwm gael ei wario yn hytrach na’i fuddsoddi. Fodd bynnag, mae’n debyg y bydd rhai cronfeydd yn cael eu cadw o fewn cyd-destun polisi cronfeydd wrth gefn a’u buddsoddi lle y bo’n briodol. Gall elusennau ddal cronfeydd gwaddol hefyd sy’n cael eu buddsoddi i ddarparu incwm. Mae’n bwysig bod yr ymddiriedolwyr yn sicrhau bod y buddsoddiadau hyn yn cael eu diogelu.

Yn fwy manwl

Mae pwerau a dyletswyddau ymddiriedolwyr o ran buddsoddiadau ariannol wedi’u cynnwys yn Neddf Ymddiriedolwyr 2000 neu’r gyfraith cwmnïau ac fe’u hesbonnir yn Elusennau a materion buddsoddi: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) sydd hefyd yn rhoi manylion am fuddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen a buddsoddiadau cymhelliad cymysg. Mae nifer o reolaethau ariannol pwysig gan gynnwys:

• ymddiriedolwyr yn gosod polisi buddsoddi
• buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen sy’n cael eu gwneud dim ond i hyrwyddo nodau elusennol yr elusen, mae’r telerau wedi’u dogfennu ac ar gyfer unrhyw fenthyciad a roddir mae atodlen ad-dalu yn ei le
• wrth wneud buddsoddiadau ‘cymhelliad cymysg’ mae’r ymddiriedolwyr yn glir ar y cychwyn beth yw’r gweddill rhwng cael elw ariannol a hyrwyddo nodau elusennol yr elusen ac yn cofnodi ar ba sail y mae’r buddsoddiad yn cael ei wneud, a’r elw ariannol a ragwelir
• yr angen i ystyried addasrwydd ac amrywiaeth buddsoddiadau, gan gynnwys buddsoddiadau mewn cyfrifon adnau, er mwyn sicrhau nad yw methiant un buddsoddiad neu sefydliad yn cael effaith fawr ar yr elusen
• ceisio cyngor proffesiynol pan nad oes yr arbenigedd angenrheidiol gan yr ymddiriedolwyr, cyn dewis neu waredu â buddsoddiadau
• adolygu perfformiad buddsoddiadau yn gyson
• archwilio’n gyson unrhyw eiddo buddsoddi er mwyn sicrhau bod cyfamodau tenantiaid yn cael eu dilyn
• cynnal cofnodion o’r holl fuddsoddiadau a ddelir (gan gynnwys manylion popeth sy’n cael eu gwerthu neu eu prynu) gan yr elusen
• rheolaethau cyfrifyddu i sicrhau bod yr holl ddifidendau, rhent neu daliadau llog sy’n ddyledus yn cael eu derbyn a bod yr holl fuddsoddiadau sy’n cael eu prynu a’u gwerthu yn cael eu hawdurdodi a’u cofnodi’n briodol

5.3 Pa reolaethau sydd eu hangen dros arian a ddelir ar adnau?

Yr ateb byr

Mae’r rheolaethau ariannol ar gyfer arian a ddelir mewn cyfrifon cyfredol banciau a chymdeithasau adeiladu a chyfrifon adnau yn rhoi sicrwydd ynghylch diogelwch daliadau arian ac yn sicrhau bod modd adnabod swm yr arian parod a ddelir ar unrhyw adeg.

Yn fwy manwl

Mae cyfrifon mewn banciau a chymdeithasau adeiladu a awdurdodwyd gan yr Awdurdod Gwasanaethau Ariannol wedi’u diogelu rhag iddynt fethu gan Gynllun Digolledu Gwasanaethau Ariannol ar gyfer adneuon hyd at £85,000. Mae rheolaethau mewnol yn rhoi sicrwydd mewn meysydd heb eu cwmpasu gan y cynllun digolledu megis y defnydd amhriodol o gyfrifon banc. Mae adran 3 y canllaw hwn yn darparu argymhellion ar ddiogelu derbyn a chofnodi incwm ac mae adran 4 yn mynd i’r afael â rheolaethau dros wariant. Argymhellir rheolaethau hefyd i helpu i atal agor neu gau cyfrifon banc heb awdurdod a helpu i sicrhau dibynadwyedd cofnodion cyfrifyddu ar gyfer trafodion arian parod.

Mae’r comisiwn yn argymell bod:

• cysoniadau banc yn cael eu paratoi yn fisol o leiaf ar gyfer pob cyfrif, yn cael eu hadolygu gan ail unigolyn ac mae unrhyw anghysonderau yn cael eu datrys
• debydau uniongyrchol, archebion sefydlog a thrafodion eraill yn cael eu gwirio bob mis i sicrhau eu bod yn gywir
• cyfrif(on) banc yn cael eu gweithredu yn unol â’r cytundeb gyda’r Banc sy’n eu darparu ac nid ydynt yn cael eu defnyddio ar gyfer unrhyw drosglwyddiadau arian ar gyfer budd preifat unigolion neu drydydd partïon o dan unrhyw amgylchiadau eraill
• os ydynt yn gweithredu fel cyfryngwr i drosglwyddo arian ar ran elusen arall, mae’r ymddiriedolwyr yn fodlon bod y trafodiad yn hyrwyddo gweithgaredd elusennol ac nid yw’n cael ei ystyried yn fath o wyngalchu arian
• mae’r elusen yn cadw rhestr o’i holl gyfrifon banc ac yn eu hadolygu ar gyfer cyfrifon segur a ddylai gael eu cau
• os yw cyfrifon yn cael eu hagor neu eu cau dylai hyn gael eu hawdurdodi gan y corff ymddiriedolwyr cyfan, neu os ydynt wedi’u dirprwyo, dylai’r ymddiriedolwyr gael gwybod am y newidiadau
• ni ddylid caniatáu i drydydd partïon agor cyfrifon banc yn enw’r elusen, neu ddefnyddio cyfrif banc yr elusen i dderbyn neu drosglwyddo arian
• costau a manteision y cyfrifon cyfredol a chyfrifon adnau yn cael eu hadolygu’n gyson er mwyn sicrhau bod taliadau banc a/neu gyfraddau llog yn gystadleuol a bod cyfradd credyd y sefydliad sy’n cymryd yr adnau yn dderbyniol

5.4 All elusennau ddefnyddio bancio electronig?

Yr ateb byr

Gall. Mae bancio electronig yn gyfleus i nifer o sefydliadau, gan gynnwys elusennau. Fodd bynnag, er mwyn cynnal diogelwch cyfrifon banc mae nifer o weithdrefnau rheolaeth sylfaenol y dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod ar waith.

Y rheolaeth ariannol fewnol sylfaenol a argymhellir yw bod elusennau sy’n bancio ar-lein yn defnyddio system awdurdodi ddeuol.

Yn fwy manwl

Mae bancio electronig yn cael ei ddefnyddio fwyfwy gan elusennau fel ffordd gyfleus o reoli eu trafodion.

Os yw bancio electronig yn cael ei ddefnyddio, dylai’r un lefel o reolaethau ariannol mewnol fod ar waith ag sy’n weithredol ar gyfer dulliau mwy traddodiadol o fancio, er enghraifft:

• dylai fod gwahaniaeth clir o hyd rhwng dyletswyddau er mwyn atal unrhyw unigolyn rhag gallu rheoli adnoddau sylweddol neu gael mynediad heb awdurdod i wybodaeth am gyfrifon
• dylai fod cymeradwyaeth briodol ar gyfer symudiadau rhwng cyfrifon banc, a thaliadau o gyfrifon banc

Bydd lefel y risg sy’n codi wrth ddefnyddio bancio electronig yn amrywio’n sylweddol yn dibynnu ar sut y defnyddir y cyfleuster. Er enghraifft, gallai defnyddiau posibl gynnwys:

• defnyddio’r system dim ond i gael gwybodaeth am eu cyfrif ac nid ymgymryd ag unrhyw drafodion sy’n peri risg isel
• caniatáu i un llofnodwr awdurdodedig gychwyn trafodion. Gall hwn fod yn beryglus iawn oni bai bod rheolaethau banc caeth (e.e. caniatáu i daliadau gael eu gwneud dim ond i gyfrifon enwebedig a awdurdodwyd ymlaen llaw). Mae lefel y risg sy’n codi o fancio ar-lein awdurdodiad sengl yn golygu nad yw’r comisiwn yn argymell bod elusennau’n defnyddio’r system hon
• system sy’n gofyn i fwy nag un unigolyn awdurdodi trafodion. Gall y math hwn o system weithio’n dda ar yr amod nad yw’r unigolion yn rhoi eu manylion diogelwch i’w gilydd. Mae’n darparu rheolaeth debyg i lofnodion deuol ar siec. Mae systemau awdurdodi deuol ar gael ond gall fod cost i’r trafodion. Sut bynnag, argymhellwn fod elusennau sy’n bancio ar-lein yn defnyddio system awdurdodi deuol

Un enghraifft o system awdurdodi luosog yw Gwasanaeth Bancio’r Rhyngrwyd, a ddatblygwyd gan Unity Trust Bank, sydd â dewis ‘awdurdod deuol’ neu ‘awdurdod trebl’. Gyda’r dewisiadau hyn mae un defnyddiwr yn cyflwyno trafodiad a bydd un neu ddau ddefnyddiwr ychwanegol yn ei awdurdodi o ‘sgrin trafodion yn aros’.

Dylai elusennau ofyn i’w darparwr gwasanaethau bancio eu hunain am fanylion cynhyrchion tebyg.

Er mwyn cynnal diogelwch cyfrifon banc electronig, mae nifer o fesurau sylfaenol y gellir eu rhoi ar waith gan gynnwys:

• ar ôl pob trafodiad bancio electronig, dylid argraffu allbrint yn dangos manylion y trafodiad a’i storio fel rhan o’r cofnod cyfrifyddu
• cadw allbrintiau o gyfriflenni fel rhan o’r cofnodion cyfrifyddu
• cadw pob cyfrifiadur personol sydd â mynediad i’r cyfleusterau bancio ar-lein yn ddiogel
• sicrhau bod pob cyfrifiadur personol wedi’i ddiweddaru gyda meddalwedd gwrth-firws, ysbïo a muriau gwarchod
• cadw’r holl gyfrineiriau a rhifau PIN yn gyfrinachol
• newid cyfrineiriau yn achlysurol ac yn dilyn newidiadau mewn staff ac ymddiriedolwyr awdurdodedig
• hyfforddiant digonol i’r rhai sy’n defnyddio systemau cyfrifiadurol yr elusen
• thrin negeseuon e-bost a dderbyniwyd mewn perthynas â chyfrifon banc â gofal, yn arbennig, ni ddylai ymddiriedolwyr a staff ymateb i negeseuon e-bost neu alwadau ffôn sy’n gofyn am fanylion diogelwch personol

5.5 All elusennau ddefnyddio dulliau bancio anhraddodiadol?

Yr ateb byr

Bydd rhai elusennau’n gweithio mewn amgylcheddau lle mae’r defnydd o ddulliau banciau anhraddodiadol yn gyffredin. Mewn achosion o’r fath cydnabyddir y gall fod angen i elusennau ddefnyddio’r dulliau hyn os nad yw cyfleusterau bancio ar gael. Fodd bynnag, mae risgiau mwy cynhenid i’r dulliau hyn na dulliau bancio traddodiadol ac, felly, mae angen i ymddiriedolwyr sicrhau bod y risgiau hyn yn cael eu lleddfu.

Yn fwy manwl

Bydd rhai elusennau’n defnyddio dulliau bancio eraill, yn hytrach na bancio traddodiadol neu fancio electronig, mewn ardaloedd lle nad yw cyfleusterau bancio ar gael ac mae’n rhaid diwallu anghenion brys. Mae’r dulliau hyn yn cynnwys defnyddio cyfleusterau trosglwyddo arian i drosglwyddo arian (ar y stryd fawr neu drwy’r rhyngrwyd), bancio ‘hawala’ (mewn cymunedau Moslemaidd), bancio ‘chiti’ (mewn cymunedau Hindwˆ ), ‘chop-shop’ (mewn cymunedau Tsieineaidd), ‘fei-chi’ien’ a ‘hui kun’ (yn Ne Ddwyrain Asia) a throsglwyddo arian wedi’i hwyluso gan ffonau symudol (mewn rhai gwledydd Affricanaidd) neu gan setiau llaw amlbwrpas.

Mae ffyrdd eraill o wneud taliadau hefyd, hynny yw, drwy ddarparwyr gwasanaeth y rhyngrwyd, neu drwy ddefnyddio cerdyn talu digyswllt (‘wave and pay’) sy’n defnyddio technoleg ‘chip-and-pin’ i wneud taliadau o gardiau sydd eisoes wedi’u credydu ag arian. Mae taliadau digyswllt hefyd yn cael eu datblygu drwy ddefnyddio ffonau symudol a thiliau neu sganwyr wedi’u haddasu. Mewn rhai gwledydd mae gweithredwyr ffonau symudol yn gweithredu fel canolwyr. Am ffi byddant yn caniatáu i ddeiliad cyfrif brynu eitemau gan ddefnyddio eu cyfrif ffôn symudol mewn adwerthwyr cofrestredig, tynnu arian drwy swyddfeydd lleol y gweithredwr a mannau cofrestredig, neu drosglwyddo arian i drydydd partïon dry gyfrwng ‘credydau arian symudol’.

Gyda’r dulliau bancio hyn yr achos yn gyffredinol yw bod y trafodiad wedi’i gwblhau cyn gynted ag y bod yr arian wedi cael ei dalu allan neu ei godi yr ochr arall ac ar ôl iddo gael ei dalu ni ellir ei adennill. Nid oes gan y dulliau talu hyn y mesurau diogelwch a gynigir gan fancio ‘stryd fawr’ traddodiadol i atal twyll neu adennill cronfeydd sydd wedi cael eu colli. Er mwyn lleddfu’r risgiau ychwanegol hyn o drafodion twyllodrus dylai’r elusen:

• gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy digonol i sicrhau bod yr unigolyn neu’r endid y mae’n anfon arian iddo yn ddilys ac y gellir ymddiried ynddo
• sicrhau bod y cronfeydd sy’n cael eu trosglwyddo gan ddulliau o’r fath wedi’u cyfyngu’n gaeth i ateb anghenion hanfodol os na ellir defnyddio systemau bancio confensiynol
• osgoi, os yw’n ymarferol, gwneud trosglwyddiadau dilynol nes bod trosglwyddiad blaenorol wedi cael ei gadarnhau gan y sawl y bwriadwyd iddo ei dderbyn

Gyda phob dull bancio arall mae’r llwybr archwilio papur traddodiadol sy’n tystio bod y trafodiad wedi’i gwblhau yn absennol neu’n anghyflawn. Beth bynnag, gall cyflwyno rheolaethau ariannol mewnol a dogfennaeth ar gyfer y trafodiad helpu i gyfyngu’r risg a darparu rhyw fath o lwybr archwilio. Mae’r comisiwn yn argymell:

• dylai’r polisi a’r amgylchiadau ar gyfer defnyddio dulliau o’r fath gael eu dogfennu a’u cytuno gan yr ymddiriedolwyr
• dylai gwariant fod yn destun i’r un gweithdrefnau awdurdodi â thaliadau banc traddodiadol
• dylid cadw llwybr archwilio ar gyfer pob trafodiad gan gynnwys talebau talu (cyfwerth â sieciau) a dogfennau trafodiad post (cyfwerth â chyfriflenni banc) sy’n rhoi manylion enw a chyfeiriad y cyfryngwr, swm a dyddiad y taliad, ac enw’r sawl sy’n gwneud y taliad, y ffi a godwyd a’r talai

5.6 Pam mae rheolaethau ar gyfer cronfeydd cyfyngedig a chronfeydd gwaddol yn bwysig?

Yr ateb byr

Mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr sicrhau bod rheolaethau’n bodoli er mwyn sicrwydd bod unrhyw gronfeydd cyfyngedig yn cael eu gwario dim ond ar y dibenion y cawsant eu rhoi ar eu cyfer. Rhaid i’r rheolaethau roi sicrwydd hefyd bod cronfeydd gwaddol yn cael eu buddsoddi’n briodol a bod unrhyw waharddiad ar eu gwariant yn cael ei ddilyn.

Yn fwy manwl

Mae’n bwysig cael gweithdrefnau ar gyfer cofnodi natur unrhyw gyfyngiadau neu amodau a roddir ar yr incwm a dderbynnir. Bydd rhai elusennau yn dewis gweithredu cyllidebau, systemau prynu a chyfrifon banc ar wahân ar gyfer cronfeydd cyfyngedig sylweddol. Pa bynnag trefniadau cyfrifyddu mewnol a ddefnyddir, mae’n bwysig bod rheolaethau ar waith i sicrhau bod gwariant o gronfeydd cyfyngedig wedi’i gyfyngu i ddibenion y rhodd. Er enghraifft, gall cymeradwyo gwariant o gronfeydd cyfyngedig gael ei gyfyngu i ddeiliaid cyllideb neu staff arbennig.

Gall fod cronfeydd gwaddol gan elusen hefyd a all fod yn waddol parhaol lle nad oes pwˆ er i wario’r cyfalaf neu’n waddol gwariadwy lle mae pwˆ er gan yr ymddiriedolwyr i droi cronfeydd gwaddol yn incwm gwariadwy. Os yw gwaddol gwariadwy yn cael ei ryddhau i’w wario fel incwm rhaid iddo gael ei awdurdodi gan yr ymddiriedolwyr.

Nid yw dal gwaddol parhaol yn golygu o reidrwydd bod modd gwerthu’r buddsoddiadau a ddelir yn y gronfa. Fodd bynnag, mae’n golygu bod rhaid i’r symiau a realeiddir felly, gan gynnwys enillion, gael eu hailfuddsoddi a’u dal o fewn y gronfa. Felly mae angen rheolaethau i sicrhau bod yr elw o werthiannau buddsoddi yn cael ei ailfuddsoddi a bod incwm o fuddsoddiadau yn cael ei ddefnyddio yn unol â thelerau’r gwaddol. Rhaid i daliadau sy’n ymwneud â chynnal a chadw gwaddol, megis ffioedd rheoli buddsoddiadau ar gyfer y gronfa waddol, gael eu talu o’r gronfa waddol hefyd.

Gall elusennau wneud cais i wario gwaddol parhaol hefyd.

6. Gwybodaeth bellach, cyngor ac adnoddau

6.1 Rhestrau gwirio rheolaethau ariannol mewnol

Dylid darllen y canllaw hwn ochr yn ochr â’r rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol atodol. Mae’r rhestr wirio yn rhoi crynodeb o’r rheolaethau ariannol mewnol allweddol y gall ymddiriedolwyr eu defnyddio wrth adolygu’r rheolaethau sydd ar waith o fewn eu helusen eu hunain.

Mae rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol fwy manwl i’w gweld yn:

• Tracey Hassell, The Charity Finance Charities Internal Controls Checklist (2ail argraffiad)

6.2 Cyngor pellach ar bolisïau twyll a chwythu’r chwiban

I gael rhagor o wybodaeth am y prif faterion i roi sylw iddynt mewn polisi twyll, cynllun gweithredu ac ymateb i dwyll a pholisi chwythu’r chwiban, cyfeiriwch at bennod 3 ‘Twyll a throseddau ariannol’ y pecyn cymorth cydymffurfio.

6.3 Cyhoeddiadau eraill

I’r ymddiriedolwyr hynny sydd am ddeall rôl rheolaethau ariannol mewnol o fewn rôl lywodraethu ehangach y byrddau ymddiriedolwyr, mae’r comisiwn yn argymell yn gryf eich bod yn darllen:

• The Code of Good Governance

Datblygwyd y cod hwn gan grwˆ p llywio sy’n cynrychioli Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO), Cymdeithas Prif Weithredwyr Cyrff Gwirfoddol (ACEVO), Rhwydweithiau Ymddiriedolwyr Elusen a Sefydliad yr Ysgrifenyddion a Gweinyddwyr Siartredig (ICSA), gyda chymorth a chyngor gan y comisiwn a gellir ei lawrlwytho o wefan NCVO.

I’r ymddiriedolwyr hynny a hoffai gael dealltwriaeth fanwl o weithrediad rheolaethau mewnol yng nghyd-destun sefydliadau mawr, dylent ddarllen:

• Internal Control: Guidance for Directors on the Combined Code (The Turnbull Guidance)

Mae Turnbull yn amlinellu arferion gorau ar gyfer cwmnïau rhestredig ond gall ei argymhellion fod yn berthnasol i’r rhai sydd â chyfrifoldebau llywodraethu mewn elusennau mwy hefyd. Mae modd lawrlwytho copïau o’r canllaw o wefan y Financial Reporting Council. (www.frc.org.uk/corporate/internalcontrol.cfm)

Mae ffynonellau awdurdodol eraill o wybodaeth bellach ar reolaethau mewnol yn cynnwys:

• ‘Internal Control - Integrated Framework’ wedi’i ddatblygu gan y Committee on Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)

Mae mwy o wybodaeth am fframwaith COSO ar gael ar www.coso.org.

6.4 Rôl y trysorydd a’r ymddiriedolwyr

Esbonnir rôl trysorydd yr elusen yng nghyhoeddiad NCVO:

• The Honorary Treasurer’s Handbook: A Guide to Strengthening Financial Accountability y gellir ei archebu gan NCVO

Mae ICSA hefyd wedi cyhoeddi canllaw defnyddiol ar rôl yr ymddiriedolwr:

• The ICSA Charity Trustee’s Guide, y gellir ei archebu gan ICSA ar-lein

6.5 Camdriniaeth ariannol droseddol (twyll, lladrad, gwyngalchu arian)

Twyll a lladrad

Mae nifer o fentrau gan y Llywodraeth ym maes twyll fel yr Asiantaeth Twyll Cenedlaethol (NCA) a ffrydiau gwaith cysylltiedig eraill (h.y. Canolfan Genedlaethol Adrodd am Dwyll). Wedi’i sefydlu ar 1 Hydref 2008, nod NCA yw cychwyn, cydlynu a chyfathrebu ar weithgaredd gwrth-dwyll ar draws y sector preifat a’r sector cyhoeddus.

Mae Deddf Twyll 2006 ar gael ar wefan Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus. Mae gwefan y Panel Ymgynghori ar Dwyll yn cynnwys manylion y mesurau i ddiogelu yn erbyn twyll. Yn Chwefror 2009 cyhoeddodd y Panel Ymgynghori ar Dwyll Bapur Achlysurol Fraud in the charitable sector ac ymchwiliad i achosion, gwreiddiau ac effaith twyll ar y sector elusennol, Breach of Trust.

Gwyngalchu arian

Mae deddfwriaeth gwyngalchu arian yn y DU yn cael ei llywodraethu gan dair Deddf o ddeddfwriaeth sylfaenol:

• Deddf Terfysgaeth 2000

• Deddf Troseddau a Diogelwch Gwrthderfysgaeth 2001

• Deddf Elw Troseddau 2002

Darperir is-ddeddfwriaeth gan Reoliadau Gwyngalchu Arian 2003 a 2007

Mae’r Tasglu Gweithredu Ariannol rhynglywodraethol (FATF) wedi cynhyrchu canllawiau ar faterion atal gwyngalchu arian sydd ar gael ar ei wefan.

Llwgrwobrwyo

Roedd Deddf Llwgrwobrwyo 2010 wedi creu pedair trosedd newydd a darpariaethau’r Ddeddf sy’n gymwys i unigolion a sefydliadau masnachol, gan gynnwys elusennau: Fel mater o egwyddor gyffredinol ac er mwyn cydymffurfio â dyletswyddau cyfreithiol yr ymddiriedolwyr, dylai ymddiriedolwyr osgoi unrhyw sefyllfa lle y disgwylir rhodd neu daliad yn gyfnewid am fantais o unrhyw fath. Bydd rhaid i ymddiriedolwyr elusen ddefnyddio eu barn a’u gwybodaeth o weithgareddau elusennau, a’r wlad y maent yn gweithredu ynddi, i benderfynu ar weithdrefnau atal llwgrwobrwyo priodol sy’n gymesur â’r risgiau a wynebir gan yr elusen.

Mae llwgrwobrwyon bach sy’n cael eu talu i gyflymu gwasanaeth yn cael eu galw’n daliadau hwyluso weithiau. Bydd rhai elusennau’n gweithio mewn ardaloedd lle mae taliadau o’r fath yn arferol yn y diwylliant lleol, pan fydd yr angen elusennol yn eithafol yn aml. Mae canllaw y Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cadarnhau, ac eithrio’r symiau bach sydd dan sylw fel arfer, eu bod yn parhau i fod yn daliadau llwgrwobrwyo. Felly, maent yn ddefnydd annerbyniol o gronfeydd elusennau.

I gael rhagor o wybodaeth gweler Quick Start Guide to the Bribery Act 2010 ar wefan y Weinyddiaeth Gyfiawnder.

6.6 Bancio electronig

Mae’r British Bankers’ Association yn darparu gwybodaeth a chyngor ar fancio electronig. I gael cyngor ar ddiogelwch ar-lein yn gyffredinol gweler y gwefannau Get Safe Online a Bank Safe Online. I gael cyngor ar ddiogelu yn erbyn y defnydd twyllodrus o gardiau credyd, cardiau debyd a chardiau talu ewch i’r wefan Card Watch.

6.7 Cymorth Rhodd

Mae gwefan HMRC yn cynnwys gwybodaeth ar Gymorth Rhodd ac archwilio ceisiadau Cymorth Rhodd.

6.8 Yr archwiliad

Ar gyfer rôl archwilwyr allanol o ran rheolaethau ariannol mewnol gweler:

• Y Bwrdd Arferion Archwilio Practice Note 11 The Audit of Charities in the United Kingdom (diwygiwyd Rhagfyr 2008)

Mae gwybodaeth am rôl archwilio mewnol ar gael ar:

• wefan Sefydliad Archwilwyr Mewnol yn y DU ac Iwerddon

Mae gwefannau cyrff sy’n aelodau o Bwyllgor Ymgynghorol Cyrff Cyfrifyddu yn ffynhonnell dda o wybodaeth ar amrywiaeth o faterion ariannol:

• Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr

• Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig yr Alban

• Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Iwerddon

• Cymdeithas y Cyfrifwyr Ardystiedig Siartredig

• Cymdeithas Siartredig Cyfrifwyr Rheoli

• Sefydliad Siartredig Cyfrifwyr Cyllid Cyhoeddus