Guidance

Ymgorffori ymddiriedolwyr elusennau

Published 1 March 2012

Applies to England and Wales

1. Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae’r canllaw hwn yn rhoi gwybodaeth am ymgorffori ymddiriedolwyr elusen o dan Ddeddf Elusennau 2011. Nid yw hyn yr un peth â’r elusen ei hun yn cael ei hymgorffori fel cwmni cyfyngedig trwy warant, ac nid ydym yn ymdrin â hyn yma. Argymhellwn fod ymddiriedolwyr sy’n ystyried y dewis hwnnw yn cysylltu â ni am wybodaeth a chyngor.

2. Ystyr geiriau ac ymadroddion a ddefnyddir

Yn y canllaw hwn:

Deddf Elusennau yw Deddf Elusennau 2011.

Dogfen lywodraethol yw unrhyw ddogfen sy’n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn ewyllys, yn drawsgludiad, yn Siartr Frenhinol neu’n Gynllun gan y Comisiwn.

Ystyr eiddo yw tir ac adeiladau, arian parod, stociau a buddsoddiadau eraill.

Selio yw’r term a ddefnyddir i ddisgrifio’r dulliau a ddefnyddiwn i weithredu Gorchymyn. Y dyddiad selio yw’r dyddiad pan fydd y Gorchymyn yn weithredol.

Ymddiriedolwyr yw ymddiriedolwyr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gellir eu galw’n ymddiriedolwyr, yn ymddiriedolwyr rheoli, yn aelodau pwyllgor neu’n llywodraethwyr, neu gellir cyfeirio atynt trwy ddefnyddio rhyw deitl arall. Weithiau bydd ymddiriedolwyr gwarchod neu ymddiriedolwyr daliannol gan elusen hefyd, ac mae eu rôl wedi’i chyfyngu i ddal ei heiddo. Nid oes gan ymddiriedolwyr gwarchod neu ymddiriedolwyr daliannol unrhyw bwˆ er i wneud penderfyniadau rheoli ac mae’n rhaid iddynt weithredu yn ôl cyfarwyddyd cyfreithiol yr ymddiriedolwyr elusen. Yn y cyhoeddiad hwn cyfeirir at ymddiriedolwyr elusen oni bai y nodir fel arall.

Defnyddir rhaid i gyfeirio at y camau y mae’n ofynnol i ymddiriedolwyr, neu eu hasiant neu eu gweithwyr, eu cymryd yn ôl y gyfraith.

Defnyddir argymell neu gynghori pan fyddwn yn awgrymu camau i’r ymddiriedolwyr eu cymryd sy’n arfer dda yn ein barn ni, ond nid yw’n ofynnol eu cymryd yn ôl y gyfraith.

3. Cefndir

Mae’r Ddeddf Elusennau yn cynnwys darpariaethau ynglyˆn ag ymgorffori ymddiriedolwyr sydd:

• yn berthnasol i bob elusen
• yn ein galluogi i roi tystysgrif ymgorffori os ydym o’r farn ei bod er lles yr elusen
• yn ein galluogi i gynnwys yn y dystysgrif amodau neu gyfarwyddiadau sy’n addas yn ein barn ni
• yn ei gwneud hi’n ofynnol i ni gadw cofnod o bob cais a thystysgrif gweler 9.3
• yn amlinellu sut y dylai’r corff ymgorffori gyflawni dogfennau, gan gynnwys y defnydd o sêl gyffredin os yw’r corff yn dewis cael un gweler 9.4
• yn ein galluogi i ddiwygio tystysgrif naill ai ar gais yr ymddiriedolwyr, neu, o dan amgylchiadau arbennig, ein cynnig ein hunain gweler 10
• yn ein galluogi i ddiddymu corff corfforedig ar gais yr ymddiriedolwyr neu, o dan amgylchiadau arbennig, ein cynnig ein hunain gweler 11

4. Manteision ymgorffori

Prif fanteision ymgorffori yw:

• bod eiddo elusen yn cael ei freinio yn enw’r corff corfforedig. Mae hyn yn osgoi’r angen i gyflawni gweithredoedd sy’n trosglwyddo tir neu fuddsoddiadau i enwau newydd pryd bynnag y penodir ymddiriedolwyr daliannol newydd; a
• gall yr ymddiriedolwyr lunio cytundebau ac erlyn a chael eu herlyn yn enw’r corff corfforedig.

5. A yw ymgorffori yn cyfyngu atebolrwydd ymddiriedolwyr?

Nac ydy, nid yw ymgorffori ymddiriedolwyr (yn wahanol i ymgorffori’r elusen fel cwmni) yn golygu bod gan ymddiriedolwyr unrhyw atebolrwydd cyfyngedig. Maen nhw’n cadw’r un pwerau ac yn destun i’r un cyfyngiadau ac atebolrwydd ag o’r blaen.

6. Pa fathau o elusennau all wneud cais?

Gall ymddiriedolwyr elusennau cofrestredig ac elusennau sydd wedi’u hesgusodi neu eu heithrio rhag cofrestru gennym wneud cais am dystysgrif ymgorffori. Os nad yw elusen sy’n gwneud cais yn elusen gofrestredig, ond yn ein barn ni, dylai fod yn elusen gofrestredig, mae’n rhaid i’r elusen gofrestru cyn y gellir ymdrin â’r cais. Gallwch gael manylion pellach ynglyˆn â gofynion a gweithdrefnau cofrestru yn ein canllaw Sut i sefydlu elusen (CC21a)

Wrth benderfynu p’un ai i roi tystysgrif neu beidio ein prif ystyriaeth yw y bydd hyn o fudd i’r elusen. Er enghraifft, os yw eiddo elusen yn cynnwys tir yn unig, gall prif fantais ymgorffori ymddiriedolwyr gael ei gwireddu yn symlach trwy wneud Gorchymyn sy’n breinio’r tir yn y Ceidawd Swyddogol.

7. Sut i wneud cais

Bydd y Comisiwn yn rhoi tystysgrifau dim ond mewn amgylchiadau pan fydd:

• ymgorffori’r elusen er lles gorau’r elusen; ac
• mae’r ymddiriedolwyr wedi, wrth benderfynu gwneud cais am dystysgrif, cael digon o wybodaeth am fathau eraill o ymgorffori (megis strwythur y SCE)

Cysylltwch â ni os hoffech wneud cais am dystysgrif ymgorffori.

Mae’n rhaid i ni fodloni ein hunain bod yr ymddiriedolwyr wedi cael eu penodi’n ddilys (yn nhermau cyfreithiol) - os nad ydym, mae’n bosib y bydd angen i ni ofyn am ragor o wybodaeth. Felly, dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod yr holl ddogfennaeth neu wybodaeth y gofynnir amdanynt yn y pecyn yn cael eu hanfon gyda’r cais. Os oes unrhyw afreoleidd-dra ynglyˆn â phenodi ymddiriedolwyr, bydd angen cywiro’r rhain cyn y gellir rhoi’r dystysgrif. Gall yr ymddiriedolwyr eu hunain wneud hyn os oes ganddynt y pwerau angenrheidiol, neu, fel arall, gellir ei gywiro drwy Gynllun neu Orchymyn gan y Comisiwn.

8. Enwi corff corfforedig

Mae’n rhaid datgan enw’r corff corfforedig yng ngeiriad y dystysgrif, a bydd angen cynnwys naill ai’r gair “Ymddiriedolwyr” neu, lle y bo’n briodol, “Llywodraethwyr”. Argymhellwn yn gryf i beidio â defnyddio’r gair “Cofrestredig” oherwydd gall hyn roi’r argraff i aelodau’r cyhoedd fod yr elusen wedi’i chofrestru o dan y Ddeddf Cwmnïau. Argymhellwn ddefnyddio geiriau fel:

• “Ymddiriedolwyr Elusen Dafydd Jones”; neu
• “Ymddiriedolwyr Corfforedig Elusen Dafydd Jones”

9. Beth sy’n digwydd ar ôl ymgorffori?

9.1 Trosglwyddo eiddo i’r corff corfforedig

Mae’r dystysgrif yn gweithredu’n awtomatig i freinio holl eiddo’r elusen yn y corff corfforedig (heblaw unrhyw eiddo a freiniwyd yn y Ceidwad Swyddogol). Mae’n rhaid i unrhyw un (e.e. ymddiriedolwr daliannol) sy’n dal unrhyw stociau, cronfeydd neu warantau mewn ymddiriedolaeth ar ran yr elusen eu trosglwyddo i enw’r corff corfforedig.

Gall unrhyw dir a freiniwyd yn y Ceidwad Swyddogol cyn rhoi’r dystysgrif aros felly. Gall gael ei drosglwyddo i’r corff corfforedig, ar gais, drwy Orchymyn a gyflwynir gennym. Bydd unrhyw dir sydd heb ei freinio yn y Ceidwad Swyddogol yn cael ei drosglwyddo’n awtomatig i’r corff corfforedig, ond dylid nodi y bydd angen i ymddiriedolwyr wneud cais i’r Gofrestrfa Dir ar gyfer unrhyw dir a gofrestrwyd er mwyn diwygio’r manylion cofrestru.

9.2 Ymddiriedolwyr parhaus

Nid yw ymgorffori corff yr ymddiriedolwyr yn effeithio ar ddogfen lywodraethol yr elusen. Felly, nid yw’n newid:

• cyfansoddiad corff yr ymddiriedolwyr; neu
• ddarpariaethau yn y ddogfen lywodraethol sy’n ymwneud â phenodi, ymddeoliad a diswyddo ymddiriedolwyr

Dylid dilyn y rhain yn fanwl.

9.3 Ymgorffori a’r Gofrestr Elusennau

Yn achos elusen gofrestredig, bydd y dystysgrif ymgorffori, ynghyd â’r cais amdani a’r ddogfennaeth ategol, yn cael eu rhoi ar ffeil yr elusen. Bydd nodyn i ddweud bod corff yr ymddiriedolwyr wedi’i gorffori yn cael ei wneud hefyd ar y Gofrestr Elusennau ac ar ein gwefan.

9.4 Sut i gyflawni dogfennau

Gall dogfen gael ei chyflawni gan gorff corfforedig o ymddiriedolwyr:

• drwy ddefnyddio sêl gyffredin y corff, os yw’n dewis cael un (gweler paragraff isod); neu
• drwy gael ei harwyddo gan fwyafrif yr ymddiriedolwyr ac y datgenir y cafodd ei chyflawni gan y corff corfforedig; neu
• drwy gael ei chyflawni o dan awdurdod a roddwyd gan yr ymddiriedolwyr (gweler paragraff isod)

Nid yw’n ofynnol mwyach i gorff corfforedig o ymddiriedolwyr gael sêl gyffredin, ond gall gael un os yw’n dymuno. Ond dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol y bydd costau ynghlwm wrth hyn. Os yw’r ymddiriedolwyr yn dymuno cael sêl gyffredin, dylent sicrhau’r canlynol:

• bod dyluniad y sêl gyffredin yn cynnwys enw’r corff corfforedig
• eu bod wedi cytuno ar fesurau priodol ar gyfer ei gwarchodaeth ddiogel; ac
• eu bod wedi cytuno ar reoliadau ar gyfer ei defnydd

Mae’n rhaid i’r trefniadau ar gyfer gwarchodaeth a defnydd diogel gael eu cynnwys yn y dystysgrif ymgorffori.

Gall yr ymddiriedolwyr, oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen ei wrthod, roi awdurdod i ddau neu fwy o’u nifer gyflawni dogfennau yn enw, ac ar ran, y corff corfforedig. Mae’n rhaid i hyn fod yn ysgrifenedig neu drwy gynnig yr ymddiriedolwyr. Gall fod yn awdurdod cyffredinol, neu gall fod yn gyfyngedig yn ôl dymuniad yr ymddiriedolwyr.

10. Diwygio’r dystysgrif

Ni all yr ymddiriedolwyr ddiwygio’r dystysgrif ymgorffori, ond gallwn ni wneud hynny, naill ai drwy gais gan y corff corfforedig neu drwy ein cynnig ein hunain.

Os yw’r ymddiriedolwyr o’r farn bod angen diwygiad, dylent anfon cais ysgrifenedig atom sydd wedi’i arwyddo neu ei selio, gyda’u rhesymau dros ofyn am y diwygiad. Os ydym yn cytuno bod angen y diwygiad, gallwn ddiwygio’r dystysgrif naill ai:

• drwy wneud Gorchymyn; neu
• drwy roi tystysgrif newydd

Gallwn hefyd ddiwygio tystysgrif drwy ein cynnig ein hunain, ond mae hyn yn anghyffredin ac yn debygol o ddigwydd dim ond os yw diwygiad i’r amodau rydym wedi’u rhoi yn y dystysgrif yn angenrheidiol, ond nid yw’r ymddiriedolwyr yn fodlon gwneud cais. Byddai’r diwygiad yn cael ei wneud trwy un o’r dulliau a ddisgrifir yn y paragraff blaenorol.

11. Diddymu corff corfforedig

Gallwn wneud Gorchymyn o dan y Ddeddf Elusennau i ddiddymu corff corfforedig naill ai:

• ar gais gan yr ymddiriedolwyr; neu
• drwy ein cynnig ein hunain

Mae’n rhaid i gais gan yr ymddiriedolwyr i ddiddymu corff corfforedig fod yn ysgrifenedig ac wedi’i arwyddo neu ei selio. Dylai gynnwys datganiad gan yr ymddiriedolwyr sy’n nodi pam, yn eu barn nhw, fod diddymu’r corff corfforedig er lles gorau’r elusen. Ni allwn wneud Gorchymyn i ddiddymu’r corff corfforedig oni bai ein bod yn fodlon mai dyma yw’r achos.

Gallwn ddiddymu corff corfforedig drwy ein cynnig ein hunain os:

• nad oes gan y corff corfforedig unrhyw asedau neu nid yw’n gweithredu; neu
• os yw’r elusen (neu sefydliad sy’n cael ei drin fel elusen) wedi peidio â bodoli neu nid oedd yn elusen ar adeg corffori corff yr ymddiriedolwyr; neu
• os yw dibenion yr elusen wedi’u gwireddu cyn belled â phosib, neu ni ellir eu gwireddu mewn gwirionedd

Ym mhob achos, effeithiau Gorchymyn yw:

• diddymu corff corfforedig o ymddiriedolwyr; a
• breinio yn ymddiriedolwyr yr elusen yr holl eiddo a freiniwyd yn flaenorol ar gyfer yr elusen naill ai yn y corff corfforedig neu unrhyw berson arall (ar wahân i’r Ceidwad Swyddogol), oni bai:
• y nodir cyfarwyddyd penodol i’r gwrthwyneb; ac
• mae’r sefydliad yn elusen

Os yw’r sefydliad wedi cael ei ddiddymu oherwydd ei fod wedi peidio â bodoli, neu nid oedd yn elusen erioed, mae’n bosib y gallwn wneud Gorchmynion atodol o dan y Ddeddf Elusennau mewn perthynas â breinio eiddo os oes angen y rhain i gyflawni’r diddymiad.