Guidance

Cyfarwyddyd i'r ymgeisydd ar gwblhau'r ffurflen gais DBS

Updated 21 September 2018

Y diweddaraf i fod yn ymwybodol ohonynt

Hysbysiad Prosesu Teg

Yn ogystal â’r wybodaeth a ddisgrifir ar hysbysiad prosesu teg y DBS ar y ffurflen gais am Ddatgeliad, gall y DBS ddefnyddio unrhyw wybodaeth ar dystysgrif neu a gedwir gan y DBS i hysbysu unrhyw un o’i benderfyniadau gwahardd a wnaed dan ei rymoedd o fewn y Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006.

Addasiad cwestiwn e55 ar y ffurflen Cais am Ddatgeliad

Yn dilyn cyflwyno rheolau newydd sy’n eithrio rhai euogfarnau, rhybuddion, ceryddon a rhybuddiadau, dylai ymgeiswyr fod yn ymwybodol y dylid nawr dehongli cwestiwn e55 ar y ffurflen gais fel: “a oes gennych unrhyw euogfarnau, rhybuddion, ceryddon, rhybuddiadau neu rybuddiadau terfynol, na ellid eu heithrio yn unol â chanllaw”. Ceir rhagor o wybodaeth ar yr eithriadau ar y wefan https://www.gov.uk/government/publications/dbs-filtering-guidance.

Mae’r DBS yn trefnu i’r addasiad ar y Ffurflen Gais Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd bresennol adlewyrchu’r newid hwn. Fodd bynnag, nes y gwneir yr addasiad hwn, byddwn yn cynghori a darparu arweiniad i ymgeiswyr a chyflogwyr i ddehongli’r cwestiwn hwn fel uchod.

Rheolau cyffredinol

PlPeidiwch â chyflwyno llungopïau o’r ffurflen gais, byddant yn cael eu dychwelyd.

• Peidiwch ag anfon unrhyw ddogfennau hunaniaeth gyda’ch cais.
• Defnyddiwch INC DU wrth gwblhau’r ffurflen hon a rhoi un nod yn unig ym mhob blwch.
• Defnyddiwch BRIFLYTHRENNAU wrth gwblhau’r ffurflen hon.
• Mae’r holl rannau mewn MELYN a’u meysydd cysylltiedig yn ofynnol a rhaid eu cwblhau.
• PEIDIWCH â CHWBLHAU CWESTIWN a28, a29 nac adran d – nid yw’r rhain bellach yn feysydd gofynnol.
• Os nad yw maes yn berthnasol i chi, dylech ei adael yn wag. Peidiwch â rhoi Amh nac unrhyw amrywiad ar hyn.
• Os ydych chi’n gwneud camgymeriad, rhowch linell trwyddo a’i gywiro ar yr ochr dde. PEIDIWCH â defnyddio hylif cywiro.
• Sicrhewch eich bod yn darparu’r holl gyfeiriadau ble buoch yn byw yn ystod y pum mlynedd diwethaf, yn cynnwys unrhyw gyfeiriadau tramor (gweler y canllaw ar gyfeiriadau eraill – rheolau).
• Os oes digon o le ar y ffurflen gais, lawrlwythwch a chwblhau dalen barhad o: https://www.gov.uk/government/publications/dbs-continuation-sheet

Adran a – eich enwau cyfredol a blaenorol

Os nad oes gennych fynediad at y rhyngrwyd, gallwch ofyn am hyn gan y sefydliad a ofynnodd i chi wneud cais.

• Os ydych chi wedi dewis mwy nag un i’r opsiynau IE/NA trwy gamgymeriad, rhowch groes yn y blwch cywiro a’i gylchu.
• Cadwch eich llofnod yn y blwch a ddarparwyd.
• Ni ddylech gynnwys stampiau na sticeri ar y ffurflen.
• Dylai ymgeiswyr trawsrywiol gysylltu â llinell ceisiadau sensitif y DBS ar 0151 676 1452 neu anfon e-bost at sensitive@dbs.gov.uk am gyngor pellach ar lenwi’r ffurflen.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau pellach ynglŷn â’r broses ymgeisio neu ar gwblhau’ch ffurflen gais, cysylltwch â Chanolfan Alwadau Gwasanaethau Cwsmeriaid y DBS ar 03000 200 191.

Os nad yw maes yn berthnasol i chi, dylech ei adael yn wag. Peidiwch â rhoi Amh nac unrhyw amrywiad ar hyn.

Bydd y Corff Cofrestredig yn gofyn i chi gadarnhau’r holl fanylion a roddwch yn yr adran hon.

• Rhowch eich teitl yn adran a1.
• Rhowch eich cyfenw cyfredol yn adran a2.
• Rhowch eich enwau cyntaf cyfredol yn adran a2.
• Nodwch a ydych wedi’ch adnabod gydag unrhyw enwau eraill trwy ddewis yr ateb do neu naddo yn a4.
• Os ydych chi’n dewis do rhaidi chi ddarparu’r holl enwau a ddefnyddiwyd i’ch adnabod er eich geni.
• Ar gyfer pob enw a roddwch, rhaid i chi sicrhau fod y meysydd enw cyntaf a chyfenw ill dau wedi eu cwblhau.
• Rhaid i chi ddarparu’r dyddiadau i ac o ar gyfer pob enw a ddefnyddiwyd i’ch adnabod trwy ddefnyddio’r fformat dyddiad MMBBBB yn unig. Sicrhewch y rhoddir eich dyddiadau mewn trefn esgynnol.

(DBS application form) from and to dates in MMYYYY format

• Os ydych chi’n defnyddio dau enw ar yr un pryd e.e. i ddibenion proffesiynol, dylech roi’ch prif enw yn a2/3 a’ch enw eilaidd yn a5, gan gynnwys enwau cyntaf a rhoi’r dyddiad cyfredol yn y maes dyddiad i.
• Nid oes rhaid i ymgeiswyr a gafodd eu mabwysiadu cyn eu bod yn 10 oed roi eu henw pan y’u ganed.

Os ydych chi angen darparu unrhyw enwau eraill, gallwch ddefnyddio dalen barhad sydd ar gael o www.gov.uk/government/publications/dbs-continuation-sheet.

• Rhowch eich dyddiad geni yn adran a14 yn defnyddio’r fformat DDMMBBBB e.e. rhaid rhoi 8 Chwefror 1981 fel:

(DBS application form) date of birth in DDMMYYYY format

Os nad ydych yn rhoi dyddiad geni llawn neu os ydych chi’n defnyddio fformat amgen, fe ddychwelir eich ffurflen i chi.

• Cwblhewcha 15 – a19.
• Os oes genych Rif Yswiriant Gwladol, dewiswch yr ateb cadarnhaol yn a20 a rhoi’ch rhif yn a21.

Adran a - trwydded yrru

Os oes gennych rif Trwydded Yrru’r Deyrnas Unedig, atebwch yn gadarnhaol yn a22 a rhoi’ch rhif yn a23.

Mae hyn yn cynnwys Ynysoedd y Sianel ac Ynys Manaw.

Nid ydym angen gwybodaeth trwydded yrru dramor.

Fformat Trwydded Yrru

Rhaid defnyddio’r fformat cywir ar gyfer trwydded yrru. Os ydych chi’n rhoi’r wybodaeth yn anghywir, efallai y bydd rhaid i ni ddychwelyd eich ffurflen gais.

Os oes gennych basbort, rhowch ateb cadarnhaol yn a24 a chwblhau adrannau a25 i a27.

Rhaid i’r manylion pasbort gynnwys rhif, cenedligrwydd a gwlad cyhoeddi.

Adran b/c – cyfeiriad cyfredol ac arall

Eich Cyfeiriad Cyfredol

Rhowch y cyfeiriad ble rydych yn byw ar hyn o bryd yn adran b. Dyma ble fyddwch chi’n gweld canlyniadau eich gwiriad DBS. Rhowch bob cyfeiriad arall ble buoch yn byw yn ystod y pum mlynedd diwethaf yn adran c. Ar gyfer pob cyfeiriad, sicrhewch eich bod yn rhoi:

• Enw / rhif y tŷ a’r stryd.
• Y dref/dinas.
• Y sir.
• Y cod post.
• Y wlad.
• Rhowch y dyddiad pan symudoch i mewn i’ch cyfeiriad presennol yn b37 gan ddefnyddio’r fformat MMBBBB yn unig. • Ar gyfer cyfeiriadau blaenorol, rhowch y dyddiad pan symudoch i mewn ac allan o bob cyfeiriad yn defnyddio’r fformat MMBBBB yn unig.

Adran c – cyfeiriadau eraill – rheolau

• Dim ond y rhif BFPO a’r dyddiadau pan fuoch yn byw yn y cyfeiriad fydd angen ar gyfer cyfeiriadau Swyddfa Bost Lluoedd Prydain (BFPO).
• Os nad oedd gennych gartref sefydlog am gyfnod o amser neu os oeddech chi’n teithio o fewn y Deyrnas Unedig, rhowch DIM CARTREF SEFYDLOG neu TEITHIO yn llinell gyntaf y cyfeiriad, y Dref/Ddinas ble roeddech a’r dyddiadau pan arhosoch yno.
• Os ydych chi wedi gweithio neu fyw ar long, rhowch gyfeiriad angori y llong ar gyfer y cyfnod pan yr oeddech dramor.
• Os ydych chi wedi byw mewn cyfeiriad gwarchodedig neu loches, dim ond y cyfeiriad sydd angen i chi ei roi. Peidiwch â chyfeirio at natur y cyfeiriad hwn.
• Os ydych chi wedi byw dramor am gyfnod estynedig, dylech roi TRAMOR yn llinell gyntaf eich cyfeiriad blaenorol a rhoi’r wlad a dyddiadauyn y meysydd a ddarparwyd, fodd bynnag nid oes angen i ni wybod am wyliau ar gychod neu longau oni bai mai dyma oedd eich preswylfa barhaol, ac os felly dylid ei gynnwys.

Myfyrwyr / Cyflogeion sy’n Teithio / Staff Meddygol

• Os ydych chi’n fyfyriwr, yn teithio’n aml gyda’ch gwaith neu wedi’ch cyflog fel staff meddygol ac yn byw mewn llety efallai bod gennych gyfeiriad parhaol arall yr ystyriwch i fod yn gartref. Gallai’r cyfeiriad hwn fod yn gartref teuluol neu gartref eich rheini ble rydych yn byw fel arfer pan nad ydych i ffwrdd, er enghraifft yn ystod blwyddyn academaidd.
• Efallai y bydd yn ymddangos fel bod bylchau rhwng eich cyfeiriadau, wrth i chi adael un cyfeiriad am un arall, neu fod eich cyfeiriadau yn gorgyffwrdd. Er y gallwn dderbyn cyfeiriadau sy’n gorgyffwrdd, byddwn yn defnyddio eich cyfeiriad parhaol i lenwi unrhyw fylchau yn eich hanes cyfeiriad os darparwyd cyfnod pum mlynedd lawn.
• Os ydych chi’n cael anhawster wrth gwblhau’ch hanes cyfeiriad, ewch i www.gov.uk/dbs i neu cysylltwch â’r DBS ar.

Beth sy’n digwydd nesaf?

• Peidiwch â chwblhau adran d
• Llenwch yr holl feysydd yn adran e a llofnodi’r datganiad.
• Gofynnir adran e, cwestiwn 55 gan y DBS i ymgeisydd i ddibenion cysylltu Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) yn unig. Os ydych chi wedi gwneud cais i ac wedi derbyn cadarnhad gan yr heddlu fod trosedd a ddiddymwyd wedi ei dileu o’r PNC, does dim angen i chi gynnwys y drosedd hon i’r ateb a roddir i’r cwestiwn hwn. Ni fydd trosedd a ddiddymwyd sydd wedi ei thynnu o’r PNC yn ymddangos ar dystysgrif DBS.
• Wedi i chi gwblhau adrannau a, b, c ac e ar y ffurflen gais, darllenwch trwyddo i sicrhau’ch bod wedi darparu’r holl wybodaeth a geisiwyd.
• Cofnodwch eich Cyfeirnod Ffurflen o flaen eich ffurflen gais er mwyn olrhain y cynnydd ar-lein trwy fynd i www.gov.uk/dbs a dewis ‘Olrhain eich cais DBS ar-lein’.
• Mae’r gwasanaeth olrhain ar-lein yn rhad ac am ddim i’w ddefnyddio.

Gallwch hefyd ddefnyddio eich rhif ffurflen gais i ymuno â’r Gwasanaeth diweddaru os ydych chi eisiau cadw’ch tystysgrif DBS yn gyfredol. Gallwch ymuno â’n Gwasanaeth Diweddaru ar www.gov.uk/dbs-update-service.

• Os nad ydych chi’n ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru gyda’ch cyfeirnod ffurflen gais, gallwch ddefnyddio eich rhif Tystysgrif DBS. Rhaid i chi ymuno o fewn 14 niwrnod i ddyddiad cyhoeddi’r Dystysgrif.
• Fel ymgeisydd ni ddylech anfon eich ffurflen gais yn uniongyrchol i’r DBS.
• Dylid rhoi’ch ffurflen gais, ac unrhyw ddalenni parhad a ddefnyddioch, yn ôl i’r sawl a ofynnodd i chi ei llenwi, ynghyd â dogfennaeth wreiddiol i gadarnhau eich hunaniaeth.