Canllawiau

Cofrestrau'r cwmni

Diweddarwyd 31 December 2020

Mae’r canllawiau hyn yn darparu trosolwg o’r ddeddfwriaeth sydd, o 30 Mehefin 2016 ymlaen, yn caniatáu i gwmni preifat ddewis anfon y wybodaeth a gedwir fel arfer mewn rhai cofrestri statudol, at y cofrestrydd cwmnïau , i’w chadw ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau. Mae’r dewis hwn, sydd ar gael i gwmnïau preifat yn unig, yn ddewis amgen yn hytrach na’r rhwymedigaeth i gadw’r holl gofrestri statudol hynny, neu rai ohonynt, yn swyddfa gofrestredig y cwmni, neu mewn cyfeiriad archwilio amgen unigol.

Mae’r rhwymedigaeth i gadw cofrestri statudol yn berthnasol i gofrestri penodol, gan gynnwys cofrestri o gyfarwyddwyr, cyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr, ysgrifenyddion, aelodau, ac o 30 Mehefin 2016 ymlaen, pobl â rheolaeth arwyddocaol dros gwmnïau. Nid yw’r cofrestrau eraill y mae’n rhaid i gwmnïau eu cadw’n dod o fewn cwmpas y cyfarwyddyd yma.

Mae’r cyfarwyddyd hyn yn mynd ymlaen i esbonio beth y mae’n rhaid i gwmni ei wneud os yw’n dewis cadw’r wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau, a beth fydd yn digwydd os bydd penderfynu wedyn ei fod am beidio â chadw’r wybodaeth yn y modd hwn, a’i fod am gadw ei wybodaeth yn ei gofrestri statudol ei hun.

Nid yw’r canllaw wedi cael ei lunio gyda thrafodion anarferol neu gymhleth mewn golwg. Mae’n bosibl y bydd angen cyngor proffesiynol arbenigol o dan yr amgylchiadau o’r fath.

1. Cyflwyniad

O 30 Mehefin 2016 ymlaen, gall cwmni preifat ddewis anfon gwybodaeth a gedwir fel arfer yn ei holl gofrestri statudol, neu yn rhai ohonynt, at y cofrestrydd cwmnïau i’w chadw ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau. Mae’r dewis hwn, sydd ar gael i gwmnïau preifat yn unig, yn ddewis amgen yn hytrach na’r rhwymedigaeth i gadw’r cofrestri statudol hynny yn swyddfa gofrestredig y cwmni, neu mewn cyfeiriad archwilio amgen unigol.

Os bydd eich cwmni’n dewis cadw’r wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau, yn hytrach nag yn ei gofrestri statudol ei hun, yna daw’r wybodaeth o dan sylw yn rhan o’r gofrestr gyhoeddus. Mae’r gofrestr gyhoeddus yn agored i unrhyw un ei harchwilio a chymryd copïau er gwybodaeth.

Yn y canllaw hwn, byddwn yn cyfeirio at “dewis” neu “dewisiad” wrth gyfeirio at ddewis cwmni preifat i anfon gwybodaeth a gedwir fel arfer ar rai cofrestri statudol at y cofrestrydd cwmnïau, a’i chadw ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau. Byddwn ni’n cyfeirio hefyd at “dynnu nôl” pan fydd cwmni’n dewis peidio â chadw’r wybodaeth honno ar y gofrestr gyhoeddus mwyach.

Mae’r penodau’n esbonio’r goblygiadau a’r gofynion sydd ynghlwm wrth gadw gwybodaeth ar gyfer pob un o’r cofrestru ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau. Maen nhw’n pennu beth y mae’n rhaid ei gyflwyno, pryd y mae’n rhaid anfon y wybodaeth i Dŷ’r Cwmnïau, a beth sy’n digwydd os yw’r cwmni’n penderfynu ei fod am gadw ei gofrestri statudol ei hun.

Dylech ddarllen y canllawiau hyn ynghyd â’r gyfraith sy’n ymwneud â’r drefn cofrestri, sydd i’w gweld yn Neddf Cwmnïau 2006, fel y’i diwygiwyd gan Ddeddf Busnesau Bach, Menter a Chyflogaeth 2015; mae’r ddeddf hon a’r rheoliadau perthnasol ar gael i’w harchwilio ar legislation.gov.uk.

2. Y gofrestr o aelodau

Pan fyddwch yn dewis cadw gwybodaeth eich aelodau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau yn hytrach nag ar gofrestr statudol y cwmni ei hun, bydd holl fanylion yr aelodau, gan gynnwys eu cyfeiriadau, ar gael ar y gofrestr gyhoeddus i unrhyw un sydd am eu gweld, neu sydd am wneud copi o’r manylion hynny. Nid yw hyn yn berthnasol i gwmnïau nad ydynt yn masnachu eu cyfrannau ar farchnad reoledig sy’n cadw ei chofrestr o aelodau statudol ei hun.

2.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau (“etholiad”)

Cewch dewis cadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus o dan y naill a’r llall o amgylchiadau isod:

i) adeg corffori, os felly, y tanysgrifwyr sydd am ffurfio’r cwmni preifat sy’n gwneud yr etholiad yn rhan o’r cais corffori i’r cofrestrydd. Dylai’r tanysgrifwyr ddarparu’r holl wybodaeth sydd ei hangen yng nghofrestr aelodau’r cwmni adeg corffori’r cwmni; neu

ii) gall cwmni preifat corfforedig dewis, ond dim ond os yw’r holl aelodau wedi cytuno i’r dewis, ac, os oedd y cwmni’n cadw unrhyw gofrestri am ganghennau tramor, bod y cofrestri hynny wedi cael eu terfynu, a bod yr holl gofnodion wedi cael eu trosglwyddo i gofrestr aelodau’r cwmni. Mae hyn oherwydd, ni all y cwmni gadw gwybodaeth am ei aelodau ar y gofrestr gyhoeddus os yw’n cadw cofrestr ar gyfer canghennau tramor hefyd. O dan yr amgylchiadau hyn, rhaid i’r cwmni ddarparu’r holl wybodaeth y mae angen ei chynnwys yn ei gofrestr o aelodau mewn perthynas â phobl sy’n aelodau cyfredol, adeg cyflwyno’r hysbysiad am y dewis i’r cofrestrydd.

2.2 Pryd daw’r dewis i rym

Daw’r dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Tra bod dewis mewn grym, nid oes angen i’r cwmni gadw cofrestr o aelodau. Bydd yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni’n peidio â bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu’r dewis yn ei ôl, a phryd hynny bydd angen iddo gadw cofrestr statudol.

2.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer cofrestr o aelodau

Rhaid i gwmni sydd wedi gwneud dewis ar ôl corffori, barhau i gadw’r gofrestr yr oedd gofyn iddo ei chadw cyn y dewis (“y gofrestr hanesyddol”). Nid oes angen iddo ddiweddaru’r gofrestr hanesyddol yna i adlewyrchu newidiadau sy’n digwydd tra bod y dewis mewn grym. Gall person archwilio’r wybodaeth sydd ar y gofrestr hanesyddol a mynnu copïau ohoni. Mae’r gofynion hyn, yr un mor berthnasol os oes gofyn i’r cwmni gadw mynegai o aelodau. Rhaid i gwmni osod nodyn ar y gofrestr hanesyddol i ddweud bod dewis mewn grym, pryd digwyddodd y dewis, a bod modd cael gwybodaeth gyfoes am yr aelodau ar y gofrestr gyhoeddus. Os nad yw cwmni’n gosod nodyn o’r fath ar y gofrestr hanesyddol, mae hynny’n drosedd. Nid yw’r rhwymedigaethau mewn perthynas â’r gofrestr neu’r mynegai hanesyddol yn gymwys mewn perthynas â dewis a wnaed gan danysgrifiwr sy’n dymuno ffurfio cwmni. Ar ôl gwneud dewis, rhaid i gwmni gyflwyno gwybodaeth am ei aelodau i’r cofrestrydd i’w rhyddhau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau, ynghyd ag unrhyw newidiadau i’r wybodaeth a gofrestrwyd.

Bydd hyn yn cynnwys y manylion canlynol:

• enwau a chyfeiriadau’r aelodau;
• pryd cofrestrwyd pob person fel aelod
• pryd peidiodd pob person bod yn aelod *

*Nid oes rhaid i’r cwmni gyflwyno gwybodaeth sy’n ymwneud â’r dyddiad y mae person yn peidio â bod yn aelod o’r cwmni lle mai’r dyddiad hwn fydd y dyddiad cofrestru gan y cofrestrydd. Os felly, rhaid i’r cwmni ddweud wrth y cofrestrydd taw’r dyddiad cofrestru yw’r dyddiad i’w gofnodi. Mae hi’n drosedd i gwmni beidio â chydymffurfio â’r ddyletswydd hon.

Rhaid cyflwyno’r wybodaeth ganlynol am bob aelod, a bydd angen ei chadw’n gyfoes:

• y cyfrannau a ddelir gan bob aelod, gan wahaniaethu rhwng pob cyfran— * yn ôl ei rif (cyhyd ag y bo rhif gan y gyfran), a * lle bo mwy nag un dosbarth o gyfrannau dosbarthedig gan y cwmni, yn ôl ei statws * y swm a dalwyd. neu y cytunwyd i gael ei ystyried fel swm a dalwyd, ar gyfer cyfrannau pob aelod * os yw’r cwmni wedi trosi unrhyw un o’i gyfrannau yn stoc, ac wedi hysbysu’r cofrestrydd am y trosiad, swm a dosbarth y stoc a ddelir gan bob aelod, yn hytrach na swm y cyfrannau a’r manylion sy’n ymwneud â’r cyfrannau * yn achos cyd-ddeiliaid cyfrannau neu stoc yn y cwmni, rhaid i gofrestr y cwmni o aelodau, ddatgan enwau pob un o’r cyd-ddeiliaid * mewn agweddau eraill, ystyrir cyd-ddeiliaid at ddibenion y Bennod hon fel aelodau unigol (fel bod yn rhaid i’r gofrestr ddangos un cyfeiriad) * yn achos cwmni nad oes ganddo gyfalaf cyfrannau, ond sydd â mwy nag un dosbarth o aelodau, ynghyd ag enwau a chyfeiriadau’r aelodau, datganiad o’r dosbarth y mae pob aelod yn perthyn iddo * unrhyw newidiadau i’r wybodaeth a bennir uchod * manylion unrhyw drosglwyddiadau o ran cyfrannau * manylion am ddyraniadau newydd o ran cyfrannau * manylion unrhyw gyfrannau a ddelir mewn tryslorlys

2.4 Gwybodaeth anghywir ar y gofrestr

Gall person archwilio neu ofyn am gael copi o wybodaeth aelodau cwmnïau sydd wedi dewis ei chadw ar y gofrestr gyhoeddus. Gall y person hwnnw ofyn i’r cwmni gadarnhau bod yr holl wybodaeth angenrheidiol wedi cael ei chyflwyno i’r cofrestrydd. Mae methu ag ymateb i ymholiad o’r fath yn drosedd.

Mae pŵer gan y llys i orchymyn bod gwybodaeth aelodau yn cael ei chywiro ar gofrestr gyhoeddus. Gall y llys gymryd camau lle mae enw’r person naill ai wedi cael ei gynnwys neu ei hepgor fel aelod o gwmni heb reswm digonol; neu lle mae’r cwmni wedi methu, neu wedi oedi’n ddiangen, wrth hysbysu’r cofrestrydd bod person wedi dod yn aelod o’r cwmni, neu wedi peidio â bod yn aelod. Gall y person a dramgwyddir, neu aelod arall o’r cwmni gyflwyno cais i’r llys. Mae hyn gyfystyr â phŵer y llys i unioni’r gofrestr o aelodau yn unol ag adran 125 o Ddeddf Cwmnïau 2006.

Pan fydd cwmni’n penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o aelodau (“tynnu’n ôl”) Rhaid i gwmni roi hysbysiad i’r cofrestrydd ei fod am dynnu’n ôl o gadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus. Daw hyn i rym pan fydd y cofrestrydd yn cofrestru’r hysbysiad. Ar ôl tynnu nôl, rhaid i’r cwmni gadw ei gofrestr statudol ei hun o aelodau.

Rhaid i’r cwmni gadw ei gofrestr hanesyddol, a rhaid iddo gofnodi’r holl wybodaeth angenrheidiol am ei aelodau cyfredol ar ei chofrestr ei hun. Fodd bynnag, nid oes rhaid i’r cwmni nodi gwybodaeth hanesyddol o’r cyfnod pan fu’r dewis i gadw’r wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau mewn grym e.e. manylion person a beidiodd â bod yn aelod yn ystod y cyfnod hwnnw.

Rhaid i gwmni nodi ar y gofrestr o aelodau bod dewis wedi cael ei dynnu nôl, a bod y wybodaeth am aelodau ar gyfer y cyfnod pan oedd y dewis mewn grym i’w chael ar y gofrestr gyhoeddus.

Gwybodaeth i aelodau a gyflwynwyd ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau ar ôl i’r etholiad gael ei dynnu’n ôl. Bydd manylion yr holl aelodau, gan gynnwys eu cyfeiriadau, a gyflwynwyd i’r cofrestrydd yn ystod y cyfnod y bydd cwmni a etholwyd i gadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus yn dal i fod ar gael i’r cyhoedd pan gaiff yr etholiad ei dynnu’n ôl. Mae’r wybodaeth yma’n rhan o’r gofrestr gyhoeddus ac fe’i cynhelir yn unol â gofynion Deddf Cwmnïau 2006.

3. Cofrestr o bobl â rheolaeth arwyddocaol (PRhA)

Dylech fod yn ymwybodol, pan fydd cwmni wedi gwneud dewis i gadw gwybodaeth pobl â rheolaeth arwyddocaol (PRhA) ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau, yn hytrach nag yng Nghofrestr PRhA y cwmni ei hun, bydd dyddiad geni llawn y PRhA i’w gweld ar y gofrestr gyhoeddus.

Gall unrhyw un sydd am weld y manylion hynny, neu wneud copi ohonynt, wneud hynny. Yn achos cwmnïau sy’n cadw eu cofrestri eu hunain, ni fydd diwrnodau geni eu PRhA ar gael i’w harchwilio gan y cyhoedd.

Gweler ein canllaw ar Bobl â rheolaeth sylweddol (PRhA) (yn Saesneg).

3.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth PRhA ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau

Cewch dewis cadw gwybodaeth PRhA y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai:

i) adeg corffori, ac os felly, rhaid i’r tanysgrifwyr sydd am ffurfio’r cwmni dewis hwn wrth gyflwyno’r cais i gorffori’r cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais ei hun.

Nid oes unrhyw effaith i’r dewis oni bai bod y cwmni wedi hysbysu’r bobl gofrestradwy a’r endidau cyfreithiol cofrestradwy perthnasol (ECP) o leiaf 14 diwrnod cyn dyddiad y dewis, ac nad oes unrhyw berson neu ECP cofrestradwy wedi gwrthwynebu’r dewis arfaethedig o fewn y cyfnod hwnnw. Rhaid i’r tanysgrifwyr a’r cwmni sy’n cyflwyno’r dewis ddarparu datganiad gyda’r dewis sy’n nodi nad oes unrhyw wrthwynebiadau wedi dod i law.

Os cyflwynwch gais ar ôl corffori, rhaid i’ch dewis gynnwys yr holl wybodaeth “gyfredol” sydd yn y gofrestr PRhA. Ystyr “cyfredol” yw gwybodaeth am bobl neu ECP cofrestradwy cyfredol adeg cyflwyno’r hysbysiad am dewis (yn hytrach na phobl a oedd yn arfer bod yn bobl neu’n ECP cofrestradwy ac y gall eu gwybodaeth fod yn y gofrestr o hyd) ac unrhyw faterion eraill sy’n gyfredol bryd hynny.

Rhaid i gwmni ddarparu unrhyw wybodaeth sydd wedi ei diweddaru yn achos unrhyw newid i’r manylion yn y gofrestr PRhA rhwng yr amser y cyflwynir yr hysbysiad am y dewis i’r cofrestrydd a’r adeg pan ddaw’r dewis i rym. Os unionir cofrestr PRhA y cwmni, rhaid iddo hysbysu’r cofrestrydd hefyd er mwyn sicrhau bod y gofrestr gyhoeddus yn adlewyrchu’r unioniad hwnnw.

3.2 Pryd daw’r dewis i rym

Daw dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd y dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni’n peidio â bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu’r dewis yn ei ôl.

3.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr y PRhA

Rhaid i gwmni sydd wedi gwneud dewis ar ôl corffori barhau i gadw’r gofrestr yr oedd gofyn iddo ei chadw cyn y dewis (“y gofrestr hanesyddol”). Pan mae’r dewis mewn grym nid oes angen i chi ddiweddaru’r gofrestr hanesyddol i adlewyrchu unrhyw newidiadau newydd. Gall unrhywun archwilio’r wybodaeth sydd ar y gofrestr hanesyddol.

Rhaid i gwmni osod nodyn ar y gofrestr hanesyddol i ddweud bod dewis mewn grym, pryd digwyddodd y dewis, a bod modd cael gwybodaeth gyfoes am y PRhA ar y gofrestr gyhoeddus. Mae’n drosedd peidio â rhoi nodyn ar y gofrestr hanesyddol.

Nid yw’r rhwymedigaethau mewn perthynas â’r gofrestr hanesyddol yn gymwys mewn perthynas ag dewis a wnaed gan danysgrifiwr sy’n dymuno ffurfio cwmni.

Mae’n rhaid i gwmni ddarparu a diweddaru gwybodaeth am ei PRhA i’r cofrestrydd, er mwyn sicrhau ei fod ar gael ar y gofrestr gyhoeddus. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am ddweud wrthym am wybodaeth PRhA ar gyfer eich cwmni.

Gwybodaeth PRhA y mae’n rhaid i chi ei hanfon ar gyfer person cofrestradwy unigol yw:

• enw
• cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau
• y wlad neu’r wladwriaeth (neu’r rhan o’r Deyrnas Unedig) lle mae’r unigolyn yn byw fel rheol
• cenedligrwydd
• dyddiad geni
• cyfeiriad preswyl arferol
• y dyddiad pan ddaeth yr unigolyn yn berson cofrestradwy mewn perthynas â’r cwmni o dan sylw; a
• natur eu rheolaeth dros y cwmni, ac
• a oes yna unrhyw gyfyngiadau mewn grym o ran defnyddio neu ddatgelu unrhyw un o fanylion PRhA yr unigolyn

Dyma’r wybodaeth y mae angen ei chyflwyno ar gyfer pob endid cyfreithiol perthnasol cofrestradwy:

• enw corfforaethol neu enw’r ffyrm
• y swyddfa gofrestredig neu’r brif swyddfa;
• ffurf gyfreithiol yr endid, a’r gyfraith sy’n ei lywodraethu;
• os yw’n berthnasol, y gofrestr o gwmnïau y cofrestrwyd y cwmni ynddi (gan gynnwys manylion y wladwriaeth) a’i rif cofrestru ar y gofrestr honno
• y dyddiad pan ddaeth yn endid cyfreithiol perthnasol cofrestradwy mewn perthynas â’r cwmni o dan sylw
• natur e reolaeth dros y cwmni

Ar gyfer person cofrestradwy arall (megis corfforaeth undyn neu awdurdod lleol):

• eu henw
• eu prif swyddfa
• ffurf gyfreithiol y person, a’r gyfraith sy’n ei lywodraethu
• y dyddiad pan ddaethant yn berson cofrestradwy mewn perthynas â’r cwmni o dan sylw
• natur eu rheolaeth dros y cwmni

Mae rhagor o wybodaeth am y gwahanol gategorïau o PRhA yng nghanllawiau BEIS.

3.4 Cwmnïau â PRhA y mae eu gwybodaeth wedi’i diogelu

Bydd gan rai cwmnïau PRhA gyda’u gwybodaeth wedi’i diogelu. Gallai hyn olygu naill ai bod cyfeiriad preswyl arferol (CPA) y PRhA yn cael ei amddiffyn fel nad yw’n cael ei ddatgelu i asiantaethau gwirio credyd (AGC), neu fod holl wybodaeth y PRhA yn cael ei hamddiffyn rhag ei datgelu ar y cofnod cyhoeddus, neu’r ddau. Gellir cael rhagor o wybodaeth am gyfyngu ar ddatgelu gwybodaeth PRhA ar GOV.UK.

Os oes yna PRhA sydd ag amddiffyniad rhag datgelu ei CPA i AGC, yna gall y cwmni ffeilio eu holl wybodaeth gyda ni fel arfer, yn ddigidol neu ar bapur. Mae blwch ar y ffurflen gais i gorffori cwmni ac ar ffurflenni perthnasol y PRhA y dylech eu ticio os gwnaed cais am amddiffyniad, neu os caniatawyd cais o’r fath. Mae’r blwch ar y ffurflen yn cyfeirio at eithriad o dan adran 790ZF o Ddeddf Cwmnïau 2006.

Os oes PRhA sydd wedi gwneud cais am amddiffyniad neu y caniatawyd cais o’r fath mewn perthynas â nhw fel nad oes unrhyw un o’u manylion fel PRhA yn cael eu datgelu ar y gofrestr gyhoeddus, bydd angen i’r cwmni y mae’r unigolyn hwnnw’n PRhA arno ffeilio unrhyw wybodaeth am y PRhA hwnnw ar bapur. Datblygwyd fersiynau arbennig o’r cais corffori a ffurflenni PRhA unigol at y diben hwn, ac mae’r rhain ar gael gan dîm cofrestri diogel Tŷ’r Cwmnïau yn unig. Gellir gwneud cais am gopi o’r ffurflenni trwy e-bostio’r tîm ar secureforms@companieshouse.gov.uk, neu trwy roi galwad iddynt ar 02920 348354

Diogelu data yw’n prif bryder wrth ffeilio dogfennau a all gynnwys gwybodaeth PRhA a amddiffynnir. Mae yna dîm penodol, a chanddynt y caniatâd diogelwch angenrheidiol i edrych ar y wybodaeth, sy’n ymdrin ag unrhyw wybodaeth sy’n cael ei ffeilio sy’n cynnwys gwybodaeth ddiogel.

4. Gwybodaeth am sefyllfa’r gofrestr gyhoeddus

Gall person archwilio neu ofyn am gopi o wybodaeth PRhA cwmni sydd wedi dewis ei chadw ar y gofrestr gyhoeddus. Gall y person hwnnw ofyn i’r cwmni gadarnhau bod yr holl wybodaeth angenrheidiol wedi cael ei chyflwyno i’r cofrestrydd. Mae methu ag ymateb i ymholiad o’r fath yn drosedd.

4.1 Pŵer llys i orchymyn i gwmni ddatrys diffyg neu oedi

Mae pŵer gan y llys i orchymyn bod gwybodaeth PRhA yn cael ei chywiro ar y gofrestr gyhoeddus. Gall y llys gymryd camau lle bo enw’r person naill ai wedi cael ei gynnwys neu ei hepgor fel person neu ECP cofrestradwy i’r cwmni heb reswm digonol; neu lle bo’r cwmni wedi methu, neu wedi oedi’n ddiangen, wrth hysbysu’r cofrestrydd bod y person wedi dod yn berson neu’n ECP cofrestradwy mewn perthynas â’r cwmni, neu ei fod wedi peidio â bod yn berson neu’n ECP cofrestradwy.

Pan fydd cwmni’n penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o PRhA unwaith eto (“tynnu’n ôl”) Rhaid i gwmni roi hysbysiad o dynnu’r dewis yn ôl i’r cofrestrydd. Daw’r tynnu nôl i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar ôl tynnu’r dewis yn ôl, bydd angen i’r cwmni gadw ei gofrestr PRhA o hynny ymlaen.

Rhaid i’r cwmni gofnodi’r holl wybodaeth angenrheidiol sy’n ymwneud â materion cyfredol ar ei gofrestr. Fodd bynnag, nid oes rhaid iddo nodi gwybodaeth hanesyddol o’r cyfnod pan roedd y wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau. (Er enghraifft, manylion person a beidiodd â bod yn PRhA yn ystod y cyfnod pan oedd yr dewis mewn grym.)

Rhaid i’r cwmni anodi ei gofrestr PRhA i ddatgan bod yr dewis wedi cael ei dynnu nôl, y dyddiad pan ddaeth y tynnu nôl i rym, a’r ffaith fod gwybodaeth am y cyfnod pan oedd yr dewis mewn grym ar gael ar y gofrestr ganolig.

4.2 Gwybodaeth PRhA sydd ar y gofrestr gyhoeddus pan fo dewis mewn grym

Bydd manylion y PRhA a gyflwynwyd i’r cofrestrydd yn ystod y cyfnod pan oedd yr dewis mewn grym, gan gynnwys ei ddyddiad geni llawn, yn dal i fod ar gael i’r cyhoedd, hyd yn oed os yw’r dewis wedi cael ei dynnu nôl. Mae’r wybodaeth yma’n cael ei thrin fel rhan o’r gofrestr gyhoeddus ac fe’i cynhelir yn unol â gofynion Deddf Cwmnïau 2006. Ni fydd cyfeiriadau preswyl arferol byth yn ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus. Hefyd, os oes gan gwmni PRhA sydd ag amddiffyniad i’w wybodaeth, ni fydd unrhyw fanylion amdanynt yn ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus, dim ots a oes dewis mewn grym ai peidio.

5. Y gofrestr o gyfarwyddwyr

Dylech fod yn ymwybodol, pan fydd cwmni wedi gwneud dewis, y bydd dyddiad geni llawn y cyfarwyddwyr yn ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus i unrhyw un sydd am weld, neu wneud copi o’r manylion hynny. Nid yw hynny’n wir am gwmnïau sydd heb wneud dewis, lle bydd diwrnod geni’r cyfarwyddwr yn cael ei atal rhag cael ei archwilio gan y cyhoedd, ac felly dim ond y mis a’r flwyddyn fydd yn gyhoeddus.

5.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth cyfarwyddwyr ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau (“dewis”)

Gallwch ddewis a ddylid cadw gwybodaeth cyfarwyddwr y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai: i) ar ymgorffori, ac os felly rhaid i’r tanysgrifwyr sy’n dymuno ffurfio’r cwmni ddewis gyda’r cais i ymgorffori’r cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais.

5.2 Pryd daw’r dewis i rym

Daw’r dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni’n peidio â bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu’r dewis yn ei ôl. Yn ystod y cyfnod pan fo’r dewis mewn grym, nid oes angen i gwmni dewisedig gadw cofrestr o gyfarwyddwyr.

5.3 Beth sy’n digwydd pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr o gyfarwyddwyr

Rhaid i gwmni gyflwyno gwybodaeth am ei gyfarwyddwyr i’r cofrestrydd i’w rhyddhau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Ar gyfer cyfarwyddwr sy’n berson naturiol:

• enw ac unrhyw enwau blaenorol
• y cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau (y gellir ei nodi fel “swyddfa gofrestredig y cwmni”)
• y wlad neu’r wladwriaeth neu’r rhan o’r Deyrnas Unedig lle mae’r unigolyn yn byw fel rheol
• cenedligrwydd
• galwedigaeth (os yw’n berthnasol), a
• dyddiad geni llawn

O ran cyfarwyddwyr sy’n gyrff corfforaethol neu’n fusnesau, bydd y gofrestr o gyfarwyddwyr yn cynnwys:

• yr enw corfforaethol neu enw’r busnes
• y swyddfa gofrestredig neu’r brif swyddfa
• yn achos cwmni cyfyngedig sydd wedi’i ymgorffori a’i gofrestru yn y DU - ei rif cofrestru; fel arall, ffurf gyfreithiol y cwmni neu’r cwmni a’r gyfraith y mae’n cael ei llywodraethu ganddo ac, os yw’n berthnasol, lle y’i cofrestrwyd a’i rif cofrestru

Rhaid i’r cwmni hefyd gyflwyno gwybodaeth cyfarwyddwyr i’r cofrestrydd o dan yr amgylchiadau canlynol: i) manylion newydd pryd bynnag y bydd newid i wybodaeth cyfarwyddwr; a ii) pan fydd person yn peidio â bod yn gyfarwyddwr y cwmni.

5.4 Pan fo cwmni’n penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o gyfarwyddwyr (“tynnu nôl”)

Rhaid i gwmni gyflwyno hysbysiad am dynnu’r dewis yn ôl i’r cofrestrydd. Daw’r tynnu nôl i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar ôl tynnu nôl, bydd gofyn i’r cwmni gynnal cofrestr o gyfarwyddwyr o’r pwynt hwnnw ymlaen, a hysbysu’r cofrestrydd am unrhyw newid i’r gofrestr honno.

5.5 Gwybodaeth y cyfarwyddwyr ar ôl tynnu’r dewis nôl

Ar ôl tynnu dewis yn ôl, rhaid i gwmni gofnodi yn y gofrestr holl wybodaeth y cyfarwyddwyr sy’n ymwneud â materion sy’n gyfredol ac y mae angen eu cynnwys yn ei gofrestr o gyfarwyddwyr. Nid oes rhaid i’r cwmni nodi gwybodaeth am y cyfnod pan oedd y dewis mewn grym ond nad yw’n gyfredol mwyach (e.e. manylion person a beidiodd â bod yn gyfarwyddwr yn ystod cyfnod pan oedd y dewis mewn grym).

5.6 Gwybodaeth am gyfarwyddwyr ar y gofrestr gyhoeddus ar ôl tynnu’r dewis yn ôl

Bydd manylion y Cyfarwyddwyr a gyflwynir i’r cofrestrydd yn ystod y cyfnod pan fo’r dewis mewn grym, gan gynnwys eu dyddiad geni llawn, yn dal i fod ar gael i’r cyhoedd, hyd yn oed os yw’r dewis wedi cael ei dynnu nôl, am fod y wybodaeth hon yn cael ei thrin fel rhan o’r gofrestr gyhoeddus a chaiff ei chynnal yn unol â gofynion Deddf Cwmnïau 2006.

6. Y gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol y cyfarwyddwyr

6.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau (“dewis”)

Gallwch ddewis a ddylid cadw gwybodaeth cyfeiriad preswyl arferol cyfarwyddwyr y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai: i) ar ymgorffori, ac os felly rhaid i’r tanysgrifwyr sy’n dymuno ffurfio’r cwmni ddewis gyda’r cais i ymgorffori’r cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais ei hun.

6.2 Pryd daw’r dewis i rym

Daw’r dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni’n peidio â bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu’r dewis yn ei ôl. Yn ystod y cyfnod pan fo dewis mewn grym, nid oes angen i gwmni gadw cofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr.

6.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr

Rhaid i’r cwmni gyflwyno gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol ei gyfarwyddwyr i’r cofrestrydd yn Nhŷ’r Cwmnïau, gan gynnwys unrhyw newidiadau i’r wybodaeth gofrestredig. Nid yw’r cyfeiriad preswyl arferol ar gael i’r cyhoedd ei archwilio, yn yr un modd ac nad yw ar gael i’r cyhoedd os yw’r cwmni’n cadw ei gofrestr statudol ei hun o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr.

Dyma’r wybodaeth y mae angen ei chyflwyno:

• cyfeiriad preswyl arferol pob un o gyfarwyddwyr y cwmni.
• os yw cyfeiriad preswyl arferol cyfarwyddwr yr un fath â’i gyfeiriad cyflwyno hysbysiadau (fel y’i nodwyd yng nghofrestr cyfarwyddwyr y cwmni) y cyfan sydd angen i’r gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol ei nodi yw nodyn i ddatgan hynny. Nid yw hyn yn wir os nodir y cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau fel “swyddfa gofrestredig y cwmni”.

6.4 Pan fo cwmni’n penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr eto (“tynnu nôl”)

Rhaid i gwmni gyflwyno hysbysiad am dynnu’r dewis yn ôl i’r cofrestrydd. Daw’r tynnu nôl i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar ôl tynnu nôl, bydd rhaid i’r cwmni gadw cofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol y cyfarwyddwyr o’r pwynt hwnnw ymlaen, a hysbysu’r cofrestrydd am unrhyw newid iddi.

6.5 Gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr ar ôl tynnu dewis nôl

Ar ôl tynnu dewis yn ôl, rhaid i gwmni gofnodi yn ei gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr yr holl wybodaeth sy’n ymwneud â materion sy’n gyfredol ac y mae angen eu cynnwys yn y gofrestr. Nid oes rhaid i’r cwmni nodi gwybodaeth am y cyfnod pan oedd dewis mewn grym os nad yw’n gyfredol mwyach (e.e. manylion cyfeiriad preswyl arferol person a beidiodd â bod yn gyfarwyddwr yn ystod y cyfnod pan oedd y dewis mewn grym).

6.6 Gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr a gofrestrwyd pan oedd y dewis mewn grym

Ni fydd y wybodaeth a gyflwynir i’r cofrestrydd am gyfeiriad preswyl arferol ar gael i’w archwilio gan y cyhoedd. Mae hyn yn cyd-fynd â’r gofynion archwilio ar gyfer cofrestri o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr a gedwir gan gwmnïau. Bydd y cofrestrydd yn rhyddhau gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol i’r cyrff canlynol: i) asiantaethau gwirio credyd, heblaw mewn achosion lle cyflwynwyd cais llwyddiannus i atal datgelu i asiantaethau gwirio credyd o dan adran 243 o Ddeddf Cwmnïau 2006, a ii) awdurdodau cyhoeddus penodedig e.e. yr heddlu.

7. Y gofrestr o ysgrifenyddion

7.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth ysgrifenyddion ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau (“dewis”)

Gallwch ddewis a ddylid cadw gwybodaeth ysgrifennydd y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai: i) ar ymgorffori, ac os felly rhaid i’r tanysgrifwyr sy’n dymuno ffurfio’r cwmni ethol, gyda’r cais i ymgorffori’r cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais ei hun.

7.2 Pryd daw’r dewis i rym

Daw’r dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni’n peidio â bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu’r dewis yn ei ôl. Yn ystod y cyfnod pan fo dewis mewn grym, nid oes angen i gwmni gadw cofrestr o ysgifenyddion.

7.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr o ysgrifenyddion

Rhaid i gwmni gyflwyno gwybodaeth am ei ysgrifenyddion i’r cofrestrydd i’w rhyddhau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Dyma’r wybodaeth y mae angen ei chyflwyno:

• enw ac unrhyw enwau blaenorol
• cyfeiriad,(y gellir ei nodi fel “swyddfa gofrestredig y cwmni”)
• ar gyfer ysgrifenyddion sy’n gyrff corfforaethol neu’n gwmnïau,
• yr enw corfforaethol neu enw’r busnes
• y swyddfa gofrestredig neu’r brif swyddfa
• yn achos cwmni cyfyngedig sydd wedi’i ymgorffori a’i gofrestru yn y DU - ei rif cofrestru; fel arall, ffurf gyfreithiol y cwmni neu’r cwmni a’r gyfraith y mae’n cael ei llywodraethu ganddo ac, os yw’n berthnasol, lle y’i cofrestrwyd a’i rif cofrestru

Rhaid i’r cwmni gyflwyno gwybodaeth i’r cofrestrydd o dan yr amgylchiadau canlynol hefyd:

• pryd bynnag y mae newid i fanylion ysgrifennydd, y manylion newydd
• phan fo person yn peidio â bod yn ysgrifennydd ar y cwmni dan sylw

7.4 Pan fo cwmni’n penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ysgrifenyddion ei hun eto (“tynnu nôl”)

Rhaid i gwmni gyflwyno hysbysiad am dynnu’r dewis yn ôl i’r cofrestrydd. Daw’r tynnu nôl i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar ôl tynnu’r dewis yn ôl, bydd angen i’r cwmni gadw ei gofrestr ei hun o ysgrifenyddion o’r pwynt hwnnw ymlaen.

7.5 Gwybodaeth am ysgrifenyddion ar y gofrestr gyhoeddus ar ôl tynnu’r dewis yn ôl

Bydd gwybodaeth yr ysgrifenyddion a gyflwynir i’r cofrestrydd yn ystod y cyfnod pan fo’r dewis mewn grym yn dal i fod ar gael i’r cyhoedd, hyd yn oed os yw’r dewis wedi cael ei dynnu nôl. Mae’r wybodaeth yma’n cael ei thrin fel rhan o’r gofrestr gyhoeddus ac fe’i cynhelir yn unol â gofynion Deddf Cwmnïau 2006.