Guidance

Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion Tachwedd 2016 (CC15d)

Published 1 November 2016

1. Y fframwaith cyfrifyddu yn gryno

Mae’r adran hon yn esbonio’r prif ofynion ar gyfer elusennau sy’n gymwys ar gyfer y blynyddoedd ariannol (cyfnodau cyfrifyddu) yn dechrau ar neu ar ôl 1 Tachwedd 2016 i gynhyrchu:

• adroddiad blynyddol
• set o gyfrifon
• anfon ffurflen flynyddol i’r Comisiwn Elusennau (‘y comisiwn’)

Ar gyfer y gofynion sy’n gymwys ar gyfer blynyddoedd ariannol blaenorol cyfeiriwch at ganllaw’r comisiwn Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion (CC15c). Bwriad y canllaw hwn yw helpu ymddiriedolwyr a’u cynghorwyr i wybod beth ddylai gael ei baratoi o ran adroddiad blynyddol a chyfrifon, a oes angen craffu allanol ar gyfer y cyfrifon a’r gofyniad ar wahân i anfon ffurflen flynyddol i’r comisiwn.

Nid yw’n ddogfen gyfreithiol ond yn hytrach yn grynodeb cyffredinol o’r fframwaith adroddiadau a chyfrifon ar gyfer elusennau. Mae hefyd yn rhoi manylion am y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno cyfrifon a ffurflenni i’r comisiwn, a phryd y mae craffu allanol ar ffurf archwiliad annibynnol neu archwiliad proffesiynol o gyfrifon elusen yn ofynnol. Mae mwy o fanylion am y gofynion hyn i’w gweld yn yr adrannau sy’n dilyn.

1.1 Penderfynu pa ofynion sy’n gymwys i’ch elusen chi

Ceir gofynion gwahanol ar gyfer elusennau o wahanol faint a gwahanol fath. Er mwyn deall beth sy’n gymwys i’ch elusen chi, bydd angen i chi ystyried:

• a yw’ch elusen yn gwmni hefyd (wedi’i gofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau a’r comisiwn) neu’n sefydliad corfforedig elusennol sydd wedi’i gofrestru gyda’r comisiwn yn unig
• incwm eich elusen am y flwyddyn ariannol gyfredol
• gwerth asedau’ch elusen
• a yw’ch elusen o faint sy’n golygu ei bod yn ofynnol iddi gofrestru fel elusen gyda’r comisiwn

Yna dylech sicrhau bod ymddiriedolwyr yr elusen yn deall:

• pa fath o gyfrifon y mae’n rhaid eu paratoi
• pa wybodaeth y mae ei hangen yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr (yr adroddiad blynyddol)
• a oes angen archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol o’r cyfrifon
• pa wybodaeth y mae’n rhaid ei hanfon i’r comisiwn

Os oes rhaid i chi anfon adroddiad blynyddol a chyfrifon eich elusen i’r comisiwn, rhaid i chi wneud hynny cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol eich elusen. Er mwyn sicrhau tryloywder mae’r comisiwn yn eich annog i wneud hynny llawer yn gynt na hyn er mwyn rhoi darlun cyfoes a chyfredol o’ch elusen i’r rhai sydd â diddordeb yng ngwaith eich elusen.

1.2 Cyfrifon, adroddiadau blynyddol a ffurflenni blynyddol: paratoi a ffeilio gyda’r comisiwn

Paratoi cyfrifon: mae’n rhaid i bob elusen (os ydynt wedi cofrestru gyda’r comisiwn neu beidio) baratoi cyfrifon a sicrhau eu bod nhw ar gael os gofynnir amdanynt.

Paratoi adroddiadau blynyddol yr ymddiriedolwyr: rhaid i bob elusen gofrestredig baratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a sicrhau ei fod ar gael os gofynnir amdano.

Ffeilio cyfrifon ac adroddiadau blynyddol: rhaid i bob sefydliad corfforedig elusennol (waeth beth fo’i incwm) a’r elusennau cofrestredig hynny sydd ag incwm gros yn y flwyddyn ariannol o fwy na £25,000 ffeilio eu cyfrifon ac adroddiad blynyddol gyda’r comisiwn. Dylai’r adroddiad blynyddol a’r cyfrifon gael eu ffeilio ar-lein.

Ffurflen flynyddol: rhaid i bob sefydliad corfforedig elusennol waeth beth fo’i incwm gros yn y flwyddyn ariannol a’r holl elusennau cofrestredig eraill y mae eu hincwm gros yn y flwyddyn ariannol yn fwy na £10,000 gwblhau a ffeilio ffurflen flynyddol gyda’r comisiwn. Gofynnir i elusennau cofrestredig sydd ag incwm gros o lai na £10,000 yn y flwyddyn ariannol gwblhau’r ffurflen flynyddol ar gyfer eitemau penodol.

Mae pob elusen gofrestredig yn cael ffurflen flynyddol gan y comisiwn ychydig ar ôl diwedd ei blwyddyn ariannol. Ym mhob achos dylid cwblhau’r ffurflen flynyddol ar-lein.

Mae’r ffurflen flynyddol yn helpu’r comisiwn i sicrhau bod manylion pob elusen ar y gofrestr elusennau mor gyflawn a chywir ag y bo modd. Mae’r ffurflen flynyddol yn rhoi manylion ariannol sylfaenol i’r comisiwn, a manylion enwau cyswllt, ymddiriedolwyr, gweithgareddau a dosbarthiad yr elusen.

1.3 Mathau o gyfrifon elusen

Gall elusen baratoi naill ai gyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau. Bydd dewis pa un sydd ei angen yn dibynnu ar incwm yr elusen ac a yw wedi cael ei sefydlu fel cwmni elusennol neu beidio.

Cyfrifon derbyniadau a thaliadau

Dyma’r dull symlaf o’r ddau ddull o baratoi cyfrifon a gellir ei ddefnyddio dim ond os oes gan elusen sydd heb fod yn gwmni incwm gros o £250,000 neu lai yn ystod y flwyddyn ariannol. Mae cyfrifon derbyniadau a thaliadau yn cynnwys cyfriflen sy’n crynhoi’r holl arian a dderbyniwyd ac a dalwyd gan yr elusen yn y flwyddyn ariannol, a chyfriflen sy’n rhoi manylion am ei hasedau a’i rhwymedigaethau ar ddiwedd y flwyddyn. Nid yw’r gyfraith cwmnïau yn caniatáu i gwmnïau elusennol fabwysiadu’r dull hwn.

Croniadau

Rhaid i elusennau sydd heb fod yn gwmnïau incwm gros o fwy na £250,000 yn ystod y flwyddyn ariannol, a phob cwmni elusennol baratoi cyfrifon croniadau sy’n cydymffurfio â’r Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP) cymwys. Bydd y SORP i’w ddilyn yn dibynnu ar flwyddyn ariannol yr elusen. Mae cyfrifon croniadau yn cynnwys mantolen, datganiad o weithgareddau ariannol a nodiadau esboniadol. Mae’n ofynnol i’r cyfrifon hyn, yn nhermau cyfrifyddu, roi darlun ‘gwir a theg’.

1.4 Archwiliad ariannol neu archwiliad annibynnol?

Ac eithrio yn achos rhai elusennau GIG ac os yw dogfen lywodraethol yr elusen yn gofyn am ryw fath o graffu allanol, dim ond elusennau gydag incwm gros o fwy na £25,000 yn eu blwyddyn ariannol sy’n rhaid cael archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol o’u cyfrifon.

Mae’r math o graffu sy’n ofynnol yn dibynnu ar incwm ac asedau’r elusen. Yn fras, mae angen archwiliad annibynnol os yw’r incwm gros rhwng £25,000 a £1 miliwn ac mae angen archwiliad ariannol os yw’r incwm gros yn fwy na £1 miliwn. Hefyd, bydd angen archwiliad ariannol os yw cyfanswm yr asedau (cyn rhwymedigaethau) yn fwy na £3.26 miliwn, ac mae incwm gros yr elusen yn fwy na £250,000.

2. Cyflwyniad

2.1 Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae’r canllaw hwn wedi’i anelu’n bennaf at ymddiriedolwyr elusen ac mae’n disgrifio’r hyn y mae’n ofynnol i elusennau ei wneud o ran paratoi adroddiadau blynyddol, cyfrifon a ffurflenni blynyddol. Mae hefyd yn cyfeirio ymddiriedolwyr at wybodaeth ddefnyddiol arall. Mae darpariaethau Deddf Elusennau 2016 ynghylch adrodd am godi arian yn yr adroddiad blynyddol wedi dod i rym bellach ac mae’r canllaw wedi cael ei ddiweddaru yn sgil y newid hwn. Roedd Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 yn dal mewn grym ar adeg cyhoeddi.

2.2 ‘Rhaid’ a ‘dylai’: beth mae’r comisiwn yn ei olygu

Yn y canllaw hwn:

• mae ‘rhaid’ yn golygu rhywbeth sy’n ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol neu ddyletswydd y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr gydymffurfio â hi
• mae ‘dylai’ yn golygu rhywbeth sy’n arfer da y mae’r comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei dilyn a’i chymhwyso i’w helusen nhw

Bydd dilyn yr arfer da a nodir yn y canllaw hwn yn eich helpu i baratoi cyfrifon priodol a chydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol. Mae elusennau’n amrywio o ran eu maint a’u gweithgareddau. Ystyriwch a phenderfynwch ar y ffordd orau o gymhwyso’r arfer da yma i amgylchiadau’ch elusen chi. Mae’r comisiwn yn disgwyl i chi allu esbonio a chyfiawnhau eich ymagwedd, yn enwedig os ydych chi’n penderfynu peidio â dilyn yr arfer da yn y canllaw hwn.

2.3 Canllawiau blaenorol

Mae’r canllaw hwn yn diweddaru’r canllaw blaenorol Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion (CC15c), a ddiweddarwyd diwethaf ym Mawrth 2015.

2.4 Cwmpas y canllaw hwn

Mae’r canllaw hwn yn gymwys i elusennau sy’n gwmnïau a heb fod yn gwmnïau ar gyfer y blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Tachwedd 2016 ac i bob sefydliad corfforedig elusennol.

2.5 Newidiadau yn y dyfodol

Mae’r trothwyon ariannol yn destun adolygiad achlysurol. Mae’r newidiadau diweddaraf wedi bod i’r maen prawf incwm ar gyfer archwiliad a’r trothwy ar gyfer paratoi cyfrifon (grŵp) cyfunol o dan Ddeddf Elusennau 2011. Daeth y newidiadau hyn i rym ar gyfer y blynyddoedd ariannol yn diweddu ar neu ar ôl 31 Mawrth 2015. Er na ddisgwylir newidiadau pellach i’r trothwy, argymhellir bod darllenwyr y canllaw hwn yn cyfeirio at GOV.UK i gadarnhau’r trothwyon sy’n gymwys os ydynt yn defnyddio’r canllaw hwn ar gyfer blynyddoedd ariannol sy’n diweddu ar ôl 2017.

2.6 Defnyddio’r canllaw hwn

Ym mhob adran o’r canllaw hwn, mae’r comisiwn yn gofyn cyfres o gwestiynau perthnasol y gall ymddiriedolwyr neu eu cynghorwyr eu gofyn am y gofynion ar gyfer cyfrifon ac adroddiadau. Yn gyffredinol, mae’r comisiwn yn rhoi ateb cryno (‘yr ateb byr’) ac yna mwy o gefndir (‘yn fwy manwl’).

Mae’r comisiwn yn awgrymu eich bod yn darllen adran 3i gael gwybod pa ofynion cyffredinol sy’n gymwys i bob elusen; bydd adran 4 yn dweud wrthych pa ofynion eraill sy’n gymwys i’ch elusen.

2.7 Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Mae’r termau canlynol yn cael eu defnyddio trwy’r ddogfen hon, a dylid cymryd bod ganddynt yr ystyron penodol.

Rheoliadau 2008: Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008.

Gorchymyn 2009: Gorchymyn (Dirprwyo Symiau) 2009 Deddfau Elusennau 1992 a 1993 (SI 2009 Rhif 508).

Rheoliad 2014: Rheoliadau Elusennau (Eithrio rhag Cofrestru (Diwygiad) 2014 (SI 2014 Rhif 242).

Gorchymyn 2015: Gorchymyn Deddf Elusennau 2011 (Cyfrifon ac Archwilio) 2015 (SI 2015 Rhif 321).

Rheoliadau Grŵp 2015: Rheoliadau Deddf Elusennau 2011 (Cyfrifon Grŵp) 2015 (SI 2015 Rhif 322).

Gorchymyn 2016: Deddf Elusennau (Gwarchod a Buddsoddi Cymdeithasol) 2016 Rheoliadau (Cychwyn Rhif 1 a Darpariaethau Dros Dro) 2016

Cofnodion cyfrifyddu: cofnodion o drafodion ariannol yr ymddiriedolwyr y mae’r elusen wedi ymgymryd â nhw ac a ddefnyddir i baratoi cyfriflenni blynyddol ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Mae’r term yn cwmpasu unrhyw lyfrau (gan gynnwys cofnodion cyfrifiadurol) lle y nodir trafodion a digwyddiadau beunyddiol, ynghyd â’r holl anfonebau perthnasol, derbyniadau, talebau a dogfennau cysylltiedig eraill.

Rhaid i bob elusen gadw cofnodion cyfrifyddu fel sy’n ofynnol gan Ran 8 o’r Ddeddf Elusennau neu, ar gyfer elusennau a gofrestrwyd o dan y Deddfau Cwmnïau, adran 386 o Ddeddf Cwmnïau 2006.

Ffurflen flynyddol: rhaid i ymddiriedolwyr elusennau cofrestredig gydag incwm gros am y flwyddyn o fwy na £10,000 a phob sefydliad corfforedig elusennol (SCE) gwblhau’r ffurflen a’i chyflwyno i’r comisiwn. Mae’n helpu’r comisiwn i fonitro elusennau unigol ac yn darparu gwybodaeth am y sector cyfan. Dylai elusennau sydd heb fod yn SCE ac sydd ag incwm o £10,000 neu lai gwblhau’r adrannau perthnasol o’r ffurflen flynyddol i fodloni’r rhwymedigaeth gyfreithiol i gadw manylion cofrestredig yn gyfoes.

SORP cymwys: y term a ddefnyddir i ddisgrifio’r SORP i’w ddefnyddio gan yr elusen i baratoi ei chyfrifon ar sail croniadau sydd mewn grym ar gyfer y flwyddyn ariannol y mae’r cyfrifon yn cael eu paratoi ar ei chyfer. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy’n dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015 gall yr ymddiriedolwyr ddewis pa SORP i’w ddefnyddio. Mae’r dewis rhwng SORP FRS 102 a SORP FRSSE. Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016, dim ond SORP FRS 102 sy’n gymwys. Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau cyn 1 Ionawr 2015 dim ond SORP 2005 sy’n gymwys. Nid yw SORP 2005 yn gymwys i flynyddoedd ariannol sy’n dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015.

Elusennau archwiliadwy ac archwiliad ariannol statudol: mae archwiliad ariannol sy’n ofynnol gan Ran 8 o’r Ddeddf Elusennau yn golygu bod archwiliwr ariannol cofrestredig yn archwilio’r cyfrifon, ac fel gweithiwr archwilio proffesiynol, bydd yn cymhwyso’r safonau archwilio a gyhoeddwyd gan y Bwrdd Arferion Archwilio. Archwiliwr cofrestredig yw un sydd wedi’i gofrestru gyda chorff arolygu cymeradwy yn unol â Deddf Cwmnïau 2006. Mewn rhai elusennau, er enghraifft y rhai sy’n gysylltiedig â’r GIG neu awdurdodau lleol, gall trefniadau archwilio eraill fod yn bosibl.

Cwmni elusennol: mae’n golygu cwmni:

• sydd wedi’i ffurfio a’i gofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau o dan Ddeddf Cwmnïau 2006
• sydd wedi’i sefydlu at ddibenion elusennol yn unig

Sefydliad corfforedig elusennol (SCE): mae sefydliad corfforedig elusennol yn elusen sydd wedi cofrestru fel corff corfforaethol o dan Ran 11 o Ddeddf Elusennau 2011.

Elusennau sydd wedi’u hesgusodi: mae’r rhain wedi’u hesgusodi rhag cofrestru a nifer o agweddau ar reoleiddio gan y comisiwn. Mae gan y rhan fwyaf o elusennau sydd wedi’u hesgusodi ‘prif reoleiddiwr’. Er enghraifft, erbyn hyn mae’r rhan fwyaf o brifysgolion yn Lloegr yn elusennau sydd wedi’u hesgusodi gan Gyngor Cyllido Addysg Uwch Lloegr. Mae elusennau sydd wedi’u hesgusodi yn dilyn y gofynion cyfrifon ac adroddiadau sy’n gymwys i’w math nhw o sefydliad (er enghraifft, mae prifysgolion yn dilyn SORP AU/AB). Fel arall, mae’r Ddeddf Elusennau yn gofyn iddynt gynhyrchu cyfrif incwm a gwariant a mantolen yn unig.

Elusennau sydd wedi’u heithrio: nid oes rhaid iddynt gofrestru gyda’r comisiwn, ond ym mhob agwedd arall cânt eu rheoleiddio gan y comisiwn. Mae enghreifftiau’n cynnwys elusennau (ond nid SCEau) sydd ag incwm gros o lai na £5,000 y flwyddyn, eglwysi a chapeli rhai elusennau crefyddol a grwpiau Sgowtiaid a Geidiau.

Incwm gros: mae’r Ddeddf Elusennau yn diffinio incwm gros fel yr incwm gros a gofnodwyd o bob ffynhonnell gan gynnwys ymddiriedolaethau arbennig. Ar gyfer cyfrifon a baratowyd ar ddull derbyniadau a thaliadau, yr incwm gros yw’r cyfanswm derbyniadau a gofnodwyd yn y datganiad o bob ffynhonnell ac eithrio derbyn unrhyw waddol, benthyciadau ac enillion o werthu buddsoddiadau neu asedau sefydlog. Ar gyfer cyfrifon a baratowyd ar ddull croniadau, yr incwm gros yw’r cyfanswm incwm fel y dangosir yn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol (a baratowyd yn unol â’r SORP cymwys) ar gyfer pob cronfa, ac eithrio derbyn unrhyw waddol a chan gynnwys unrhyw swm a drosglwyddwyd i gronfeydd incwm yn ystod y flwyddyn o gronfeydd gwaddol er mwyn bod ar gael i’w defnyddio. Am wybodaeth bellach, cyfeiriwch at y rhestr termau a gwybodaeth ategol ar gyfer ffurflen flynyddol eich elusen.

(Cyfanswm) asedau gros: cyfanswm asedau’r elusen, cyn didynnu rhwymedigaethau, fel ar ddyddiad y fantolen, h.y. ar ddiwedd diwrnod olaf blwyddyn ariannol yr elusen.

Cyfrifon grŵp: cyfrifon grŵp yw’r cyfrifon a baratowyd gan y ‘rhiant’ elusen sy’n adrodd ac sy’n rheoli neu sydd â’r prif ddylanwad dros un neu ragor o is-gwmnïau elusennol neu anelusennol. Mae cyfrifon grŵp yn cael eu paratoi yn unol â gofynion cyfreithiol a safonau cyfrifyddu’r DU ac yn cyflwyno canlyniadau’r grŵp cyfan ar ddull cyfunol gyda’r adroddiad blynyddol a chyfrifon a gyflwynwyd gan y ‘rhiant’ elusen gan gynnwys canlyniadau ariannol y grŵp cyfan.

Archwiliad annibynnol: mae’n fath o archwiliad llai beichus nag archwiliad ariannol. Mae archwilwyr yn nodi a yw materion penodol sy’n cael eu nodi yn Rheoliadau 2008 wedi dod at eu sylw. Mae’r comisiwn wedi cyhoeddi arweiniad i ymddiriedolwyr ar ddewis archwilwyr a chyfarwyddiadau i archwilwyr ar gynnal archwiliad. Pan na fydd yn ofynnol i elusen gael archwiliad ariannol ond mae’r incwm gros yn fwy na £250,000, rhaid i archwiliwr annibynnol fod yn gymwys drwy fod yn aelod o sefydliad proffesiynol cymeradwy a bennwyd o dan y Ddeddf Elusennau a rheoliadau cymwys.

Elusennau heb fod yn gwmnïau: elusennau yw’r rhain nad ydynt yn gwmnïau elusennol. Mae enghreifftiau yn cynnwys ymddiriedolaethau, cymdeithasau anghorfforedig, a hefyd corfforaethau corfforaethol sydd wedi cael eu corffori trwy ddulliau heblaw o dan Ddeddf Cwmnïau 2006 er enghraifft, trwy Siarter Frenhinol a SCE.

Gwaddol parhaol: eiddo’r elusen na all yr ymddiriedolwyr ei ddefnyddio fel pe bai’n incwm. Weithiau fe’i defnyddir i hybu dibenion yr elusen, weithiau i gynhyrchu incwm i’r elusen. Fel rheol ni all yr ymddiriedolwyr ddefnyddio gwaddol parhaol heb awdurdod y comisiwn. Gall telerau’r gwaddol ganiatáu i asedau gael eu gwerthu a’u hail-fuddsoddi, neu gall ddarparu bod rhai neu’r holl asedau yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol er enghraifft, adeilad arbennig.

SORP 2005: mae’r Datganiad o Arferion Cymeradwy: Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau, a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2005, yn amlinellu’r arferion cymeradwy at ddiben paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a pharatoi’r cyfrifon ar ddull croniadau. Mae argymhellion cyfrifyddu’r SORP yn ategu safonau cyfrifyddu. Mae Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 yn ei gwneud hi’n ofynnol i ddilyn egwyddorion y SORP pan fydd cyfrifon yn cael eu paratoi o dan y Ddeddf Elusennau. Fodd bynnag, dylai elusennau lle mae SORP mwy penodol yn gymwys, er enghraifft, Cronfeydd Buddsoddi Cyffredin, Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig neu sefydliadau Addysg Bellach ac Uwch, ddilyn SORP mwy penodol yn lle hynny. Nid yw argymhellion cyfrifyddu’r SORP yn gymwys i elusennau sy’n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau.

SORP (FRS 102): y Datganiad o Arferion Cymeradwy - Cyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau sy’n gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol sy’n gymwys yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon y DU (FRS 102) (yn weithredol 1 Ionawr 2015) a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014. Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016, mae’r SORP (FRS 102) yn cael ei gymryd ynghyd â newidiadau a waned i’r SORP hwnnw ym Mwletin Diweddaru 1.

SORP (FRSSE): y Datganiad o Arferion Cymeradwy - Cyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau sy’n gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol ar gyfer Endidau Llai (FRSSE) (yn weithredol 1 Ionawr 2015) a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014. Nid yw’r SORP (FRSSE) yn weithredol ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016.

Archwiliad statudol: mae’n golygu archwiliad sy’n ofynnol gan Ddeddf Seneddol (‘statud’) yn wahanol i un sy’n ofynnol gan ddogfen lywodraethol yr elusen neu noddwr. Mae’r canllaw hwn yn disgrifio pryd fydd archwiliad statudol yn ofynnol o dan y Ddeddf Elusennau. Mae gan gyfeiriadau at archwiliad proffesiynol yr un ystyr ag archwiliad statudol yn y canllaw hwn.

Is-gwmnïau: mae is-gwmni yn gwmni anelusennol neu elusennol a reolir gan y ‘rhiant’ elusen sy’n adrodd neu sydd o dan brif ddylanwad y ‘rhiant’ elusen sy’n adrodd.

Deddf Elusennau 2011: mae’n golygu Deddf Elusennau 2011.

Deddf Elusennau 2016: mae hyn yn golygu Deddf Elusennau (Gwarchod a Buddsoddi Cymdeithasol) 2016.

Adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr: mae’n adolygiad cryno ond cynhwysfawr o weithgareddau’r elusen wedi’i baratoi gan yr ymddiriedolwyr ar gyfer pob blwyddyn gyfrifyddu. Mae Rheoliadau 2008 yn pennu’r gofynion cyfreithiol sylfaenol a rhoddir mwy o arweiniad yn y SORP cymwys. Mae gofynion Rheoliadau 2008, gan gynnwys symleiddio’r testun ar gyfer elusennau nad yw’n ofynnol iddynt gael archwiliad ariannol statudol, wedi’u nodi yn adran 7.

3. Paratoi adroddiad blynyddol a chyfrifon eich elusen

Rhaid i bob elusen gadw cofnodion cyfrifyddu a pharatoi cyfrifon. Rhaid i elusennau cofrestredig baratoi adroddiad blynyddol hefyd i gyd-fynd â’u cyfrifon. Mae’r adran hon yn esbonio yn union pa gyfrifon y mae’n rhaid i’ch elusen eu cynhyrchu ar lefelau gwahanol o incwm gros. Os yw’n ofynnol i chi gyflwyno gwybodaeth i’r comisiwn, rhaid gwneud hyn cyn pen 10 mis o ddiwedd y flwyddyn ariannol y cyfeiriant ati, er bod y comisiwn yn annog elusennau i ffeilio mewn fformat PDF ymhell cyn y dyddiad cau.

3.1 Beth sy’n rhaid i mi ei wneud?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Rhaid i bob elusen fodloni rhai gofynion sylfaenol. Ceir rhai gofynion ychwanegol hefyd yn dibynnu ar nifer o ffactorau megis incwm gros, asedau gros neu gyfansoddiad eich elusen.

Yn fwy manwl

Mae rhai gofynion sylfaenol yn berthnasol i bob elusen. Fe welwch y rhain yn adran 3.2. Hefyd mae gofynion ychwanegol yn dibynnu ar incwm yr elusen - yn fras, po fwyaf yr elusen, mwyaf y gofynion. Cyfeirir at fathau o elusennau trwy ddefnyddio termau arbennig ac felly cyfeiriwch at yr eirfa i gael rhagor o wybodaeth.

Yn ogystal, mae gofynion arbennig ar gyfer mathau arbennig o elusen, yn enwedig:

• pob elusen y mae’n ofynnol iddynt gofrestru gyda’r comisiwn (elusennau cofrestredig) ac eithrio cwmnïau elusennol a SCEau (gweler 4.1).
• cwmnïau elusennol cofrestredig (gweler 4.2)
• elusennau sydd wedi’u heithrio (gweler 4.3)
• elusennau sydd wedi’u hesgusodi (gweler 4.4)
• sefydliadau corfforedig elusennol (SCE) sydd wedi cofrestru gyda’r comisiwn (gweler 4.5)

Os nad ydych yn siŵr pa rai o’r uchod sy’n gymwys i’ch elusen chi, neu os yw’n achos arbennig sydd heb ei gwmpasu gan y canllaw hwn cysylltwch â’r comisiwn.

3.2 Beth yw’r gofynion ar gyfer pob elusen?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Rhaid i bob elusen gadw cofnodion cyfrifyddu a pharatoi cyfrifon blynyddol sy’n rhaid bod ar gael i’r cyhoedd eu gweld ar gais.

Yn fwy manwl

Rhaid i bob elusen:

• gadw cofnodion o’r cyfrifon - rhaid cadw’r cofnodion hyn er enghraifft llyfrau arian, anfonebau, derbyniadau, cofnodion Cymorth Rhodd ac ati am o leiaf 6 blynedd (neu o leiaf 3 blynedd yn achos cwmnïau elusennol); os yw taliadau Cymorth Rhodd yn cael eu derbyn bydd angen cadw cofnodion am 6 mlynedd gyda manylion unrhyw roddwyr sylweddol ac er mwyn nodi ‘rhoddion elusennol llygredig’ yn unol â chanllawiau HMRC
• sicrhau bod y cyfrifon ar gael i’r cyhoedd eu gweld ar gais; mae hyn yn bwysig ar gyfer atebolrwydd cyhoeddus, a rhaid cydymffurfio â hyn ym mhob achos - gallwch godi tâl ar gyfer eich costau
• sicrhau bod yr adroddiad blynyddol ar gael i’r cyhoedd ar gais, ond dim ond os yw’n ofynnol i baratoi adroddiad

Rhaid i bob elusen gofrestredig (ac nid elusennau sydd wedi’u heithrio neu ei hesgusodi):

• baratoi adroddiad blynyddol a sicrhau ei fod ar gael i’r cyhoedd ei weld ar gais

Bydd y comisiwn yn cysylltu â phob elusen gofrestredig, yn fuan ar ôl diwedd eu blwyddyn ariannol, ac mae’n ofynnol iddynt, yn dibynnu ar eu hincwm, i gwblhau naill ai ffurflen flynyddol lawn neu gwblhau’r adrannau perthnasol i ddiweddaru eu manylion. Mae dyletswydd gyfreithiol ar bob SCE a phob elusen gofrestredig arall gydag incwm gros o fwy na £10,000 i gwblhau a dychwelyd y ffurflen flynyddol ar-lein i’r comisiwn.

3.3 Sut ydw i’n paratoi’r cyfrifon?

Yr ateb byr

Gall elusen baratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau ond nid oes unrhyw ddewis gan rai elusennau heblaw paratoi cyfrifon croniadau.

Yn fwy manwl

Rhaid i elusennau baratoi naill ai gyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau. Bydd y dull sydd ei angen yn dibynnu ar incwm yr elusen ac a yw’r elusen yn gwmni neu beidio:

Derbyniadau a thaliadau

Dyma’r dull symlaf o’r ddau ddull a gellir ei fabwysiadu os oes gan elusen sydd heb fod yn gwmni incwm gros o £250,000 neu lai yn ystod y flwyddyn ariannol. Mae’n cynnwys cyfrif sy’n crynhoi’r holl arian a dderbyniwyd ac a dalwyd gan yr elusen yn y flwyddyn dan sylw, a datganiad sy’n rhoi manylion am ei hasedau a’i rhwymedigaethau ar ddiwedd y flwyddyn. Ni all cwmni elusennol o dan y gyfraith cwmnïau baratoi ei gyfrifon ar y dull hwn.

Croniadau

Rhaid i elusennau sydd heb fod yn gwmnïau gydag incwm gros o fwy na £250,000 yn ystod y flwyddyn, a phob cwmni elusennol baratoi cyfrifon croniadau sy’n cydymffurfio â’r SORP cymwys. Mae cyfrifon croniadau yn cynnwys mantolen sy’n dangos cyflwr ariannol yr elusen ar ddiwedd y flwyddyn, datganiad o weithgareddau ariannol (SoFA) a nodiadau esboniadol. Dylai’r SoFA ddangos yr holl incwm a gwariant yn ystod y flwyddyn (ac ar gyfer elusennau sy’n gwmnïau yn unig, cyfrif incwm a gwariant, ac eithrio os yw’r SoFA yn cynnwys y cyfrif incwm a gwariant.) Mae’n ofynnol i’r cyfrifon hyn, yn nhermau cyfrifyddu, roi darlun ‘gwir a theg’.

Ar gyfer elusennau sydd heb fod yn gwmnïau, mae’r comisiwn yn darparu pecynnau ar gyfer cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau sydd ar gael drwy GOV.UK. Mae’r rhain yn darparu templed ar gyfer elusennau llai sydd heb fod yn gwmnïau, i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol a bodloni gofynion y gyfraith ac argymhellion y SORP cymwys.

3.4 Beth sydd yn yr adroddiad blynyddol?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae peth o gynnwys sylfaenol yr adroddiad blynyddol yn orfodol. Fel arall, bydd yr hyn sy’n ofynnol yn dibynnu ar faint yr elusen. Nodir y gofynion cyfreithiol yn adran 7. Er mwyn hybu tryloywder ac atebolrwydd, anogir ymddiriedolwyr i fabwysiadu ysbryd datgeliad llawn.

Yn fwy manwl

Mae cynnwys sylfaenol yr adroddiad blynyddol yn orfodol. Fodd bynnag, nid yw’n ofynnol i elusennau llai nad oes rhaid iddynt gael archwiliad ariannol statudol, ddarparu cymaint o wybodaeth ag elusennau mwy sy’n dilyn y SORP cymwys. Bydd rhaid i elusennau y mae’n ofynnol iddynt gael archwiliad statudol ac sy’n codi arian gan y cyhoedd ddarparu gwybodaeth ychwanegol benodol am eu harferion codi arian. Nodir y gofynion cyfreithiol yn adran 7. Rhennir yr adran honno rhwng materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt a materion y mae’n rhaid i elusennau archwiliadwy sy’n codi arian gan y cyhoedd adrodd amdanynt. Hefyd, mae’r SORP cymwys yn darparu argymhellion arferion gorau ar gyfer yr adroddiad blynyddol sy’n cyfateb â’r fframwaith cyfreithiol.

Mae adroddiad blynyddol yn garreg filltir bwysig ym mywyd elusen, yn gyfle i asesu sut flwyddyn oedd hi o’i chymharu â chynlluniau a dyheadau’r ymddiriedolwyr, amser i ddathlu llwyddiannau a chyraeddiadau, a myfyrio ar yr anawsterau a’r sialensiau. Mae adroddiad blynyddol hefyd yn gyfle hanfodol i dynnu sylw at brif weithgareddau neu weithgareddau arwyddocaol a wnaed er mwyn cyflawni dibenion yr elusen er budd cyhoeddus, ac mae’n esbonio arferion codi arian. Nid ymddiriedolwyr ac aelodau, noddwyr, rhoddwyr a buddiolwyr yw unig gynulleidfa’r adroddiad, ond hefyd y cyhoedd sydd â diddordeb yng ngwaith elusennau a’r hyn a gyflawnant.

Nid oes rhaid i’r adroddiad blynyddol fod yn hir. Mae adroddiad blynyddol da yn esbonio amcanion yr elusen a sut y mae’n bwriadu eu cyflawni. Mae’n bodloni’r holl ofynion cyfreithiol ac yn rhoi darlun cytbwys o strwythur, nodau, amcanion, gweithgareddau a pherfformiad yr elusen. Yn fwy pwysig, mae’n dod â’r elusen yn fyw ac i’r elusennau hynny sy’n dibynnu ar incwm gwirfoddol fel eu prif ffynhonnell cyllid mae’n rhoi cyfle i roddwyr ddeall sut y cafodd eu harian ei wario a’r gwahaniaeth y mae wedi’i wneud.

4. Gofynion adrodd penodol ar gyfer gwahanol fathau o elusennau

Mae gofynion cyfreithiol gwahanol yn gymwys yn dibynnu a yw’r elusen yn gwmni neu’n SCE hefyd, ac i ba gategori incwm y mae wedi’i ddosbarthu. Mae’r adran hon yn esbonio’r gwahaniaeth yn yr hyn y mae’n rhaid ei gyflwyno ar gyfer elusennau sy’n gwmnïau a heb fod yn gwmnïau a SCEau, a pha fath, os oes, o archwilio allanol sydd ei angen ar gyfrifon yr elusen.

4.1 Pa ofynion adrodd sy’n gymwys i bob elusen sy’n rhaid cofrestru gyda’r comisiwn ac eithrio cwmnïau elusennol a SCEau?

4.1.1 Elusennau gydag incwm gros nad yw’n fwy na £25,000 yn y flwyddyn ariannol berthnasol (gofyniad cyfreithiol)

Sail paratoi: gall elusen ddewis pa fath o gyfrifon i’w paratoi; naill ai cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau. Os yw cyfrifon croniadau yn cael eu paratoi, rhaid iddynt gydymffurfio â Rheoliadau 2008 a’r SORP cymwys. I elusennau sydd heb fod yn gwmnïau, mae’r comisiwn yn darparu pecynnau ar gyfer cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau sydd ar gael drwy GOV.UK. Mae’r rhain yn darparu templed i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol.

Craffu allanol: nid oes unrhyw ofyniad i gael archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol o’r cyfrifon, oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn pennu hynny, ond mae’r pŵer gan y comisiwn i ofyn am archwiliad mewn amgylchiadau eithriadol.

Math o adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr: rhaid paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr (oni bai bod yr elusen wedi’i heithrio rhag cofrestru) ond bydd angen i elusennau llai roi llai o fanylion (gweler adran 7).

Gwybodaeth i’w hanfon i’r comisiwn: ni ddylai’r elusennau hyn anfon copi o’u hadroddiad blynyddol a chyfrifon at y comisiwn oni bai ei fod yn gofyn amdanynt.

Fodd bynnag, mae’n rhaid iddynt ffeilio ffurflen flynyddol gyda’r comisiwn ar-lein cyn pen deg mis o ddiwedd eu blwyddyn ariannol os yw eu hincwm gros dros £10,000.

Os yw’r incwm gros yn £10,000 neu lai, gofynnir iddynt gwblhau adrannau perthnasol o’r ffurflen flynyddol sy’n cynnwys manylion ymddiriedolwyr. Mae’r comisiwn yn anfon hysbysiad o ffurflen flynyddol i’r cyswllt a enwir ar ei gofnodion ychydig ar ôl diwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

4.1.2 Elusennau gydag incwm gros o fwy na £25,000 ond heb fod yn fwy na £250,000 yn y flwyddyn ariannol berthnasol (gofyniad cyfreithiol)

Sail paratoi: gall elusen ddewis pa fath o gyfrifon i’w paratoi; naill ai cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau. Rhaid paratoi cyfrifon croniadau yn unol â Rheoliadau 2008 a’r SORP cymwys. Mae’r comisiwn yn darparu pecynnau ar gyfer cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau gan elusennau llai sydd heb fod yn gwmnïau sydd ar gael drwy GOV.UK. Mae’r rhain yn darparu templed i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol.

Craffu allanol: rhaid i’r cyfrifon gael eu gwirio ond gall ymddiriedolwyr ddewis naill ai archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol gan archwiliwr cofrestredig, oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn nodi’r naill neu’r llall. Mewn amgylchiadau eithriadol, mae’r pŵer gan y comisiwn i fynnu bod archwiliad ariannol yn cael ei gynnal.

Math o adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr: rhaid paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr ond gofynnir i elusennau llai ddarparu llai o fanylion (gweler adran 7).

Gwybodaeth i’w hanfon i’r comisiwn: rhaid i’r elusennau hyn gwblhau ffurflen flynyddol. Bydd y cyswllt elusen a enwir ar gofnodion y comisiwn yn derbyn hysbysiad o ffurflen flynyddol. Mae’r ffurflen flynyddol yn cael ei chyflwyno ar-lein.

Rhaid ffeilio’r ffurflen flynyddol, adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a’r cyfrifon gyda’r comisiwn cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

4.1.3 Elusennau gydag incwm gros o fwy na £250,000 ond heb fod yn fwy na £1 miliwn yn y flwyddyn ariannol berthnasol, a chyfanswm asedau heb fod yn fwy na £3.26 miliwn (gofyniad cyfreithiol)

Sail paratoi: rhaid i elusen baratoi cyfrifon croniadau yn unol â Rheoliadau 2008 a’r SORP cymwys. Mae’r comisiwn yn darparu pecyn ar gyfer cyfrifon croniadau gan elusennau heb fod yn gwmnïau sydd ar gael drwy GOV.UK. Mae’r hyn yn darparu templed i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol ar gyfer elusennau llai.

Archwilio allanol: rhaid i’r cyfrifon gael eu gwirio ond gall ymddiriedolwyr ddewis naill ai archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol gan archwiliwr cofrestredig, oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn nodi’r naill neu’r llall. Os yw archwiliad annibynnol yn cael ei ddewis ac mae’r incwm gros yn fwy na £250,000, mae’n rhaid i’r archwiliwr annibynnol a benodir fod yn aelod o gorff a bennwyd o dan y Ddeddf Elusennau. Mewn amgylchiadau eithriadol, mae’r pŵer gan y comisiwn i fynnu bod archwiliad ariannol yn cael ei gynnal.

Math o adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr: rhaid paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr ond gofynnir am lai o fanylion. Ac eithrio ar gyfer yr elusennau hynny a ddiffinnir fel elusennau mwy gan y SORP cymwys lle mae mwy yn ofynnol (gweler adran 7).

Gwybodaeth i’w hanfon i’r comisiwn: rhaid i’r elusennau hyn gwblhau ffurflen flynyddol. Bydd y cyswllt elusen a enwir ar gofnodion y comisiwn yn derbyn hysbysiad o ffurflen flynyddol. Mae’r ffurflen flynyddol yn cael ei chyflwyno ar-lein.

Rhaid ffeilio’r ffurflen flynyddol, adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a’r cyfrifon gyda’r comisiwn cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

4.1.4 Elusennau gydag incwm gros o fwy na £1 miliwn yn y flwyddyn ariannol berthnasol, neu mae eu hasedau gros yn fwy na £3.26 miliwn ac mae eu hincwm gros yn fwy na £250,000 (gofyniad cyfreithiol)

Sail paratoi: rhaid i elusen baratoi cyfrifon croniadau yn unol â Rheoliadau 2008 a’r SORP cymwys.

Craffu allanol: mae archwiliad statudol yn ofynnol a rhaid i’r cyfrifon gael eu harchwilio gan archwiliwr cofrestredig.

Math o adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr: rhaid paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr llawn (gweler adran 7).

Gwybodaeth i’w hanfon i’r comisiwn: rhaid i’r elusennau hyn gwblhau ffurflen flynyddol. Bydd y cyswllt elusen a enwir ar gofnodion y comisiwn yn derbyn hysbysiad o ffurflen flynyddol. Mae’r ffurflen flynyddol yn cael ei chyflwyno ar-lein.

Rhaid ffeilio’r ffurflen flynyddol, adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a’r cyfrifon gyda’r comisiwn cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

4.1.5 Rhaid i elusennau sydd â naill ai is-gwmnïau elusennol neu anelusennol baratoi cyfrifon grŵp os yw incwm gros y grŵp, ar ôl dileu’r trafodion o fewn y grŵp ac addasiadau cyfuno, yn fwy na £1 miliwn (gofyniad cyfreithiol)

Sail paratoi: rhaid i elusen baratoi cyfrifon croniadau yn unol â Rheoliadau 2008 a’r SORP cymwys.

Craffu allanol: mae archwiliad statudol yn ofynnol gan archwiliwr cofrestredig.

Math o adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr: rhaid paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr llawn (gweler adran 7) ynghyd â’r datgeliadau ychwanegol sy’n ofynnol ar gyfer gweithgareddau is-gwmnïau fel sy’n ofynnol gan y SORP cymwys.

Gwybodaeth i’w hanfon i’r comisiwn: nid yw grwpiau elusen gydag incwm net o fwy na £1 miliwn yn cwblhau ffurflen flynyddol ar wahân oherwydd rhaid i’r rhiant elusen ei chwblhau.

Rhaid ffeilio’r ffurflen flynyddol, adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a’r cyfrifon gyda’r comisiwn cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

4.2 Pa ofynion penodol sy’n gymwys i gwmnïau elusennol?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae cwmnïau elusennol yn paratoi cyfrifon o dan y gyfraith cwmnïau, ac mae argymhellion y SORP cymwys yn berthnasol i gwmnïau elusennol.

Yn fwy manwl

Mae argymhellion y SORP cymwys yn berthnasol i gwmnïau elusennol yn ogystal ag elusennau sydd heb fod yn gwmnïau.

• rhaid i gwmni elusennol baratoi adroddiad y cyfarwyddwyr a chyfrifon o dan y Deddfau Cwmnïau a’u ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau - rhaid paratoi cyfrifon croniadau
• mae’r gofynion ar gyfer yr adroddiad blynyddol yr un fath â’r gofynion ar gyfer elusennau eraill ac felly rhaid i’r cwmni gydymffurfio â gofynion yr adroddiad blynyddol a bennwyd yn Rheoliadau 2008; yn ymarferol, bydd cwmnïau yn cynhyrchu adroddiad y cyfarwyddwyr fel rheol a bydd yr adroddiad hwnnw’n cael ei ehangu i gynnwys yr holl wybodaeth y mae angen ei chynnwys yn yr adroddiad blynyddol
• os yw incwm gros y cwmni elusennol yn fwy na £25,000, rhaid i’r ymddiriedolwyr anfon adroddiad blynyddol at y comisiwn hefyd (neu adroddiad y cyfarwyddwyr wedi’i addasu’n briodol) a’r cyfrifon; os yw incwm gros y cwmni elusennol yn fwy na £10,000 rhaid i’r elusen ffeilio ei ffurflen flynyddol ar-lein - mae gofynion y comisiwn ar gyfer ffurflen flynyddol yr un fath ag ar gyfer elusennau sydd heb fod yn gwmnïau, a rhaid ffeilio cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol y cwmni elusennol

Yn weithredol ar gyfer blynyddoedd cyfrifyddu yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008, mae’r gofynion archwilio penodol ar gyfer cwmnïau elusennol sydd i’w gweld yn y Ddeddf Cwmnïau wedi cael eu dileu. Bydd yn ofynnol i gwmni elusennol gael archwiliad o dan y Ddeddf Cwmnïau dim ond os yw’n rhagori ar drothwy archwilio’r Ddeddf Cwmnïau. Ar gyfer cwmnïau elusennol bach a grwpiau cwmni elusennol bach, nad yw’n ofynnol iddynt gael archwiliad ariannol o dan y Ddeddf Cwmnïau, mae trefniadau archwilio’r Ddeddf Elusennau yn gymwys erbyn hyn ac mae’n ofynnol i gwmnïau elusennol gael eu cyfrifon wedi’u harchwilio gan archwiliwr cofrestredig os yw un o’r trothwyon canlynol wedi’u bodloni. Ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu (blynyddoedd ariannol) yn diweddu ar neu ar ôl 31 Mawrth 2015 mae’r trothwyon canlynol yn gymwys:

• incwm gros yn fwy na £1 miliwn
• asedau gros yn fwy na £3.26 miliwn ac incwm gros yn fwy na £250,000

Os nad yw archwiliad yn ofynnol neu os yw’r cyfarwyddwyr yn dewis peidio â chael archwiliad o dan y Ddeddf Cwmnïau rhaid i’r cyfarwyddwyr ddarparu datganiad penodol sy’n datgan bod y cwmni wedi’i esgusodi o’r gofynion ar gyfer archwiliad Deddf Cwmnïau. Mae Tŷ’r Cwmnïau yn cynnig arweiniad ar y fformat y dylai’r datganiad ei ddilyn.

Oni bai bod yr erthyglau cymdeithasu yn gwneud archwiliad yn ofynnol yn benodol, mae elusennau ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu yn diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009 ac ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu dilynol wedi gallu cael archwiliad annibynnol hefyd.

Os yw’r incwm gros yn fwy na £10,000 rhaid cwblhau ffurflen flynyddol.

Roedd Deddf Cwmnïau 2006 wedi cyflwyno darpariaethau sy’n cysoni’r drefn cyfrifyddu ac archwilio annibynnol ar gyfer elusennau sy’n gwmnïau a heb fod yn gwmnïau. Yn arbennig, mae cwmnïau elusennol bach a grwpiau, fel y’u diffinnir gan Ddeddf Cwmnïau 2006, yn amodol ar ddarpariaethau archwilio allanol y Ddeddf Elusennau.

Rhaid i gwmnïau elusennol sydd â naill ai is-gwmnïau elusennol neu anelusennol baratoi cyfrifon grŵp o dan y Ddeddf Elusennau os nad yw cyfanswm incwm y grŵp, ar ôl dileu’r holl drafodion grŵp o’r incwm am y flwyddyn, yn fwy na £1 miliwn ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu yn diweddu ar neu ar ôl 31 Mawrth 2015, a bydd y cyfrifon grŵp hynny yn destun archwiliad o dan y gyfraith elusennau. Os yw incwm grŵp yn fwy na’r trothwyon cwmni bach, rhaid paratoi cyfrifon grŵp a’u harchwilio o dan y gyfraith cwmnïau.

Oni bai bod y cwmni elusennol neu grŵp elusennol yn ddarostyngedig i’r drefn cwmnïau bach, rhaid i’r elusen baratoi adolygiad strategol hefyd fel sy’n ofynnol gan y gyfraith cwmnïau fel rhan o adroddiad y cyfarwyddwyr.

4.3 Pa ofynion penodol sy’n gymwys i elusennau sydd wedi’u heithrio rhag cofrestru?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Rhaid i elusennau sydd wedi’u heithrio gadw cofnodion cyfrifyddu, paratoi cyfrifon blynyddol a gwneud copïau o’r cyfrifon hynny sydd ar gael i’r cyhoedd eu gweld ar gais.

Yn fwy manwl

Os yw’r ymddiriedolwyr wedi cofrestru’r elusen yn wirfoddol, bydd rhaid iddynt fodloni’r un gofynion cyfrifyddu ac adrodd ag unrhyw elusen gofrestredig arall.

Os nad ydynt yn cofrestru, rhaid iddynt gynhyrchu cyfrifon blynyddol yn yr un ffordd ag elusen gofrestredig o’r un incwm neu fath (os yw’n gwmni neu heb fod yn gwmni). Rhaid i elusennau sydd wedi’u heithrio ddarparu copïau o’u cyfrifon i aelodau’r cyhoedd ar gais, ond ni ddylent eu hanfon i’r comisiwn oni bai bod y comisiwn yn gofyn iddynt.

Nid yw’n ofynnol i elusennau sydd wedi’u heithrio, oni bai eu bod yn dewis cofrestru, baratoi adroddiad blynyddol yn ôl y gyfraith ond mae’n arfer da i wneud hynny ac mae hawl gan y comisiwn i ofyn i’r ymddiriedolwyr baratoi a chyflwyno adroddiad mewn amgylchiadau eithriadol.

Dim ond elusennau sydd wedi’u heithrio gydag incwm o fwy na £25,000 sy’n rhaid cael archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol - yn is na’r trothwy hwnnw, mae angen archwilio’r cyfrifon yn allanol dim ond os yw dogfen lywodraethol yr elusen yn gwneud hynny’n ofynnol.

Yn yr un modd ag elusennau eraill, mae’r union fath o archwiliad allanol sydd ei angen yn dibynnu ar incwm ac asedau’r elusen ac a yw’r elusen yn gwmni neu beidio. Yn fras, ar gyfer blynyddoedd ariannol yn diweddu ar neu ar ôl 31 Mawrth 2015, mae angen archwiliad annibynnol os yw’r incwm rhwng £25,000 a £1 miliwn ac mae angen archwiliad ariannol os yw’r incwm yn fwy na £1 miliwn. Bydd archwiliad ariannol hefyd yn ofynnol os yw cyfanswm asedau (cyn rhwymedigaethau) yn fwy na £3.26 miliwn, ac mae incwm yr elusen yn fwy na £250,000.

4.4 Pa ofynion penodol sy’n gymwys i elusennau sydd wedi’u hesgusodi rhag cofrestru?

Gofyniad cyfreithiol: rhaid i elusennau sydd wedi’u hesgusodi gadw cofnodion cyfrifyddu priodol a pharatoi cyfrifon. Os yw’n ofynnol iddynt baratoi cyfrifon sy’n rhoi darlun gwir a theg, dylent ddilyn y SORP cymwys wrth baratoi eu cyfrifon, oni bai bod SORP mwy arbenigol yn gymwys.

Nid yw’n ofynnol i elusennau sydd wedi’u hesgusodi baratoi Adroddiad Blynyddol yn ôl y gyfraith ond mae’n arfer da i wneud hynny. Hefyd rhaid iddynt ddarparu copïau o’u cyfrifon i aelodau’r cyhoedd ar gais.

Mae’r gofynion cyfreithiol sy’n gymwys i archwilio elusennau sydd wedi’u hesgusodi yn dibynnu ar gyfansoddiad yr elusen ac o dan pa drefn reoleiddio y mae’n gweithredu.

4.5 Pa ofynion penodol sy’n gymwys i SCEau?

Sail paratoi: gall SCEau ddewis paratoi eu cyfrifon ar sail derbyniadau a thaliadau os yw eu hincwm gros yn llai na £250,000. Fel arall rhaid paratoi cyfrifon croniadau sy’n cydymffurfio â Rheoliadau 2008 a’r SORP cymwys. Mae’r comisiwn yn darparu pecynnau ar gyfer cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau gan elusennau llai sydd heb fod yn gwmnïau sydd ar gael drwy GOV.UK. Mae’r rhain yn darparu templed i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol. Dylai SCEau sy’n paratoi eu cyfrifon ar sail derbyniadau a thaliadau nodi ei bod yn ofynnol iddynt wneud dau ddatgeliad penodol ynghylch gwarantau a dyled a dylent gyfeirio at y pecyn derbyniadau a thaliadau i gael rhagor o wybodaeth.

Craffu allanol: mae’n rhaid i SCEau gael archwiliad ariannol os yw un o’r ddau amod canlynol wedi’i fodloni yn y flwyddyn ariannol yn diweddu ar neu ar ôl 31 Mawrth 2015:

• incwm gros yn fwy na £1 miliwn
• asedau gros yn fwy na £3.26 miliwn ac incwm gros yn fwy na £250,000

Os nad oes angen archwiliad ariannol o dan y Ddeddf Elusennau neu gan ei dogfen lywodraethol, mae archwiliad annibynnol yn ofynnol os yw incwm gros y SCE yn fwy na £25,000 yn ystod y flwyddyn ariannol. Os yw archwiliad annibynnol yn cael ei ddewis ac mae’r incwm gros yn fwy na £250,000, mae’n rhaid i’r archwiliwr annibynnol a benodir fod yn aelod o gorff a bennwyd o dan y Ddeddf Elusennau. Mewn amgylchiadau eithriadol, mae’r pŵer gan y comisiwn i fynnu bod archwiliad ariannol yn cael ei gynnal.

Mae’n rhaid i SCEau sydd â naill ai is-gwmnïau elusennol neu anelusennol baratoi cyfrifon grŵp o dan y Ddeddf Elusennau os nad yw cyfanswm incwm y grŵp, ar ôl dileu’r holl drafodion grŵp o’r incwm am y flwyddyn, yn fwy na £1 miliwn a bydd y cyfrifon grŵp hynny yn destun archwiliad o dan y gyfraith elusennau.

Math o ffurflen flynyddol: mae’n rhaid i SCEau gwblhau ffurflen flynyddol.

Gwybodaeth i’w hanfon i’r comisiwn: rhaid i bob SCE ffeilio ei adroddiad blynyddol a chyfrifon a ffurflen flynyddol. Bydd y cyswllt elusen a enwir ar gofnodion y comisiwn yn derbyn hysbysiad o ffurflen flynyddol. Mae’r ffurflen flynyddol yn cael ei chyflwyno ar-lein.

Rhaid ffeilio’r ffurflen flynyddol, yr adroddiad blynyddol a’r cyfrifon gyda’r comisiwn cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol y SCE.

5. Gofynion craffu allanol ar gyfer elusennau

Mae trothwyon statudol sy’n pennu pa fath o graffu allanol sydd ei angen ar gyfer cyfrifon elusen. Fodd bynnag, mae unrhyw ddarpariaeth benodol yn nogfen lywodraethol yr elusen yn drech na’r darpariaethau statudol, os yw’n gofyn am safon uwch o archwilio. Mae’r adran hon yn esbonio’r gofynion amrywiol.

5.1 Beth sy’n pennu’r angen am archwiliad ariannol neu fath arall o graffu allanol?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Yn ogystal â’r trothwyon statudol, gall dogfen lywodraethol unrhyw elusen gynnwys darpariaethau penodol ynglŷn ag archwilio allanol cyfrifon elusennau. Mewn achosion o’r fath rhaid i’r elusen ddilyn y safon uwch o archwilio sy’n ofynnol naill ai gan y fframwaith statudol neu’r ddogfen lywodraethol.

Yn fwy manwl

Mewn dogfennau llywodraethol hynach, mae’n bosibl y bwriedir i’r gair ‘archwiliad ariannol’ gwmpasu amrywiaeth o wahanol fathau o graffu allanol o archwiliad ariannol llawn gan archwiliwr cofrestredig i wiriad annibynnol gan rywun sydd heb fod yn gyfrifydd.

Bydd rhaid i ymddiriedolwyr ddehongli union eiriad eu dogfen lywodraethol. Er enghraifft, fel rheol ni fyddai ‘archwiliad ariannol gan reolwr banc’ yn golygu archwiliad statudol llawn. Ar y llaw arall, mae ‘archwiliad gan gyfrifydd cymwys neu siartredig’ yn awgrymu bod angen cael archwiliad ariannol statudol gan archwiliwr cofrestredig, hyd yn oed os yw’r elusen yn fach ac nid yw’n ofynnol iddi gael archwiliad ariannol yn ôl deddfwriaeth.

Gall ymddiriedolwyr cwmnïau elusennol addasu eu herthyglau cymdeithasu i newid unrhyw ddarpariaethau penodol a allai fod yn drech na’r darpariaethau statudol. Mae’r Ddeddf Elusennau yn rhoi pŵer i ymddiriedolwyr elusennau sydd heb fod yn gwmnïau i wneud newidiadau tebyg. Dylid rhoi gwybod i’r comisiwn am newidiadau o’r fath.

Mae’r comisiwn yn argymell fod ymddiriedolwyr yn cadw cofnod o sut y maent yn dehongli dogfen lywodraethol yr elusen ac, os ydynt yn ansicr, dylent gysylltu â’r comisiwn ynglŷn â’u dehongliad.

6. Cymorth a chyngor pellach

Dylai elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau ddilyn y gofynion cyfrifyddu a amlinellir yn y datganiad o arferion cymeradwy (SORP).

Mae’r SORP FRS 102 a’r SORP FRSSE (ddim yn gymwys ar gyfer blynyddoedd ariannol sy’n dechrau ar ôl 1 Ionawr 2016) ar gael fel PDF am ddim i’w lawrlwytho, ond gallwch chi hefyd brynu copi printiedig o’r naill SORP neu’r llall gan [gyhoeddwr awdurdodedig] (http://www.charitysorp.org/). Fel arall, llwythwch i lawr y SORP fel ffeil PDF .

Gwybod sut i archebu copi printiedig o’r SORP .

7. Gofynion cyfreithiol ar gyfer adroddiadau blynyddol

Nodir y gofynion cyfreithiol manwl ar gyfer adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr yn Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 sy’n darparu sail gyfreithiol ar gyfer nifer o’r argymhellion a wnaed yn y SORP Elusennau cymwys. Mae’r penawdau a ddefnyddir yn yr adran hon wedi’u cymryd o’r SORP Elusennau FRS 102, fodd bynnag, gall ymddiriedolwyr ddewis sut i baratoi eu hadroddiad blynyddol, ar yr amod bod yr holl ofynion cyfreithiol wedi’u bodloni.

Mae gan elusennau bach, os ydynt yn paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau, yr un gofynion adrodd blynyddol o dan Reoliadau 2008 a dylent ddilyn y canllawiau o dan y pennawd ‘Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt’. Rhaid i’r elusennau hynny sy’n destun archwiliad statudol ddarparu gwybodaeth ychwanegol. Dylai pob elusen sy’n paratoi cyfrifon ar sail croniadau hefyd gyfeirio at y SORP cymwys ar gyfer unrhyw ofynion ychwanegol ar gyfer yr hyn y mae’r SORP yn ei ddisgrifio fel ‘elusennau mwy’. Mae holl ofynion Rheoliadau 2008 i’w gweld hefyd yn y SORP cymwys. Mae pob adran yn amlinellu’r hyn y mae’n rhaid i bob elusen adrodd arno ac unrhyw ddatgeliadau ychwanegol sy’n ofynnol gan elusennau archwiliadwy. Dylai’r elusennau hynny sy’n adrodd o dan y SORP cymwys hefyd gyfeirio at y SORP hwnnw ar gyfer unrhyw ddatgeliadau ychwanegol sy’n ofynnol gan y SORP hwnnw.

Dylai ymddiriedolwyr sy’n paratoi cyfrifon o dan y SORP ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016 ddilyn y SORP FRS 102 ynghyd â’r Bwletin Diweddaru 1 cymwys. Roedd SORP FRSSE yn ddewis dilys ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015 yn unig, ond mae wedi cael ei dynnu’n ôl ers hynny. Bydd rhaid dilyn y SORP cymwys er mwyn i’w cyfrifon roi darlun gwir a theg fel sy’n ofynnol gan Reoliadau 2008.

I’r lleiafrif o elusennau sy’n paratoi cyfrifon grŵp mae rhai gofynion adrodd ychwanegol ac fe’u nodir yn adran 7.10.

Mae’r rheoliadau yn mynnu bod yr adroddiad blynyddol yn cael ei ddyddio a’i arwyddo gan un neu ragor o’r ymddiriedolwyr sydd wedi’u hawdurdodi i wneud hyn.

7.1 Cyfeiriadau a manylion gweinyddol

7.1.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Rhaid i elusennau adrodd am y canlynol:

• enw’r elusen, ac yn achos elusen gofrestredig mae’n golygu enw cofrestredig yr elusen; dylid rhoi unrhyw enw arall y mae’r elusen yn ei ddefnyddio hefyd
• rhif cofrestru’r elusen, ac os yw’n gymwys, rhif cofrestru’r cwmni
• cyfeiriad prif swyddfa’r elusen ac, yn achos cwmni elusennol, cyfeiriad ei swyddfa gofrestredig
• enwau pawb a oedd yn ymddiriedolwyr yr elusen neu’n ymddiriedolwyr gwarchod ar ddyddiad cymeradwyo’r adroddiad; os oes mwy na 50 o ymddiriedolwyr, enwau o leiaf 50 o’r ymddiriedolwyr gan gynnwys pob swyddog yr elusen, er enghraifft, cadeirydd, trysorydd ac ati; os yw’r ymddiriedolwr yn gorfforaeth gorfforedig, mae enwau unrhyw unigolyn sy’n gyfarwyddwr y corff corfforaethol yn cael eu nodi
• enwau unrhyw unigolyn arall a wasanaethodd fel ymddiriedolwr elusen neu ymddiriedolwr gwarchod yn y flwyddyn ariannol dan sylw

Pe gallai datgelu enwau ymddiriedolwyr elusen, ymddiriedolwyr gwarchod, uwch aelodau staff, neu unigolion gyda phŵer penodi, neu brif gyfeiriad yr elusen arwain at roi’r unigolyn hwnnw mewn perygl personol (er enghraifft yn achos lloches menywod) gall yr ymddiriedolwyr elusen hepgor y datgeliad ar yr amod bod y comisiwn wedi rhoi awdurdod iddynt wneud hynny.

Dylai pob elusen sy’n paratoi cyfrifon ar sail croniadau hefyd gyfeirio at y SORP cymwys ar gyfer unrhyw ofynion ychwanegol ar gyfer yr hyn y mae’r SORP yn ei ddisgrifio fel ‘elusennau mwy’ (incwm gros o £500,000 neu ragor ar hyn o bryd).

7.1.2 Materion y mae’n rhaid i elusennau sy’n cael archwiliad ariannol statudol adrodd amdanynt hefyd

O fewn yr adran hon nid oes unrhyw faterion pellach i’w hadrodd o dan y Rheoliadau.

7.2 Strwythur, llywodraethu a rheolaeth

7.2.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Dylai’r adroddiad blynyddol roi’r canlynol i’r darllenydd:

• manylion, gan gynnwys y dyddiad os gwyddys, natur y ddogfen lywodraethol, er enghraifft y weithred ymddiriedolaeth, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu ac ati.
• os oes hawl gan unrhyw unigolyn neu gorff allanol benodi un neu ragor o ymddiriedolwyr elusen, dylai’r adroddiad esbonio hynny a rhoi enw’r unigolyn neu’r corff hwnnw

Dylai pob elusen sy’n paratoi cyfrifon ar sail croniadau hefyd gyfeirio at y SORP cymwys ar gyfer unrhyw ofynion ychwanegol ar gyfer yr hyn y mae’r SORP yn ei ddisgrifio fel ‘elusennau mwy’ (incwm gros o £500,000 neu ragor ar hyn o bryd).

7.2.2 Materion y mae’n rhaid i elusennau sy’n cael archwiliad ariannol statudol adrodd amdanynt hefyd

Rhaid i elusennau adrodd am y canlynol:

• disgrifiad o strwythur sefydliadol yr elusen, er enghraifft cwmni cyfyngedig, cymdeithas anghorfforedig ac ati
• y polisïau a’r gweithdrefnau a fabwysiadwyd ar gyfer sefydlu a hyfforddi ymddiriedolwyr, ac os nad yw polisïau o’r fath wedi’u mabwysiadu, datganiad i’r perwyl hwnnw

7.3 Amcanion a gweithgareddau

7.3.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Dylai’r adroddiad ddarparu gwybodaeth i helpu’r defnyddiwr i ddeall sut y mae nodau’r elusen yn bodloni ei ddibenion cyfreithiol, y gweithgareddau y mae’n ymgymryd â nhw a beth y mae wedi’i gyflawni. Rhaid i bob elusen ddarparu crynodeb byr:

• disgrifiad o ddibenion yr elusen
• y prif weithgareddau a wnaed gan yr elusen i hyrwyddo ei dibenion elusennol er budd y cyhoedd
• cynnwys datganiad gan yr ymddiriedolwyr elusen yn nodi a ydynt wedi cydymffurfio â’r ddyletswydd yn adran 4 o Ddeddf 2006 i roi sylw dyledus i’r canllawiau ar fudd cyhoeddus a gyhoeddwyd gan y comisiwn

Dylai pob elusen sy’n paratoi cyfrifon ar sail croniadau hefyd gyfeirio at y SORP cymwys ar gyfer unrhyw ofynion ychwanegol ar gyfer yr hyn y mae’r SORP yn ei ddisgrifio fel ‘elusennau mwy’ (incwm gros o £500,000 neu ragor ar hyn o bryd).

7.3.2 Materion y mae’n rhaid i elusennau sy’n cael archwiliad ariannol statudol adrodd amdanynt hefyd

Dylai’r adroddiad blynyddol ddarparu esboniad cydlynus o strategaethau’r elusen ar gyfer cyflawni ei nodau a’i hamcanion a dylai esbonio sut y mae’r gweithgareddau y mae wedi ymgymryd â nhw wedi cyfrannu at eu cyflawni.

Yn arbennig, dylai’r adroddiad gynnwys:

• esboniad o brif amcanion yr elusen am y flwyddyn
• esboniad o strategaethau’r elusen ar gyfer cyflawni’r amcanion a nodwyd
• adolygiad o’r gweithgareddau arwyddocaol a wnaed gan yr elusen yn ystod y flwyddyn ariannol i hyrwyddo ei dibenion elusennol er budd cyhoeddus neu i gynhyrchu adnoddau i’w defnyddio i hyrwyddo ei dibenion
• os yw’r elusen yn ymgymryd â swm sylweddol o’i gweithgareddau trwy roi grantiau, rhaid i’r elusen esbonio ei pholisïau rhoi grantiau
• manylion am unrhyw gyfraniad arwyddocaol gan wirfoddolwyr at y gweithgareddau hynny

7.4 Cyraeddiadau a pherfformiad

7.4.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Gall elusennau nad oes rhaid iddynt gael archwiliad ariannol statudol gyfyngu eu datgeliadau o fewn yr adran hon i grynodeb byr o gyraeddiadau’r elusen yn ystod y flwyddyn.

Dylai pob elusen sy’n paratoi cyfrifon ar sail croniadau hefyd gyfeirio at y SORP cymwys ar gyfer unrhyw ofynion ychwanegol ar gyfer yr hyn y mae’r SORP yn ei ddisgrifio fel ‘elusennau mwy’ (incwm gros o £500,000 neu ragor ar hyn o bryd).

7.4.2 Materion y mae’n rhaid i elusennau sy’n cael archwiliad ariannol statudol adrodd amdanynt hefyd

Rhaid i elusennau adrodd am y canlynol:

• manylion am gyflawniadau’r elusen yn ystod y flwyddyn, wedi’u mesur drwy gyfeirio at y nodau a’r amcanion a gafodd eu gosod

7.5 Adolygiad ariannol

7.5.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Rhaid i elusennau adrodd am y canlynol:

• polisi cronfeydd wrth gefn gan ddatgan lefel y cronfeydd wrth gefn a pham y cânt eu dal; os yw cronfeydd sylweddol wedi’u neilltuo, dylai’r datganiad polisi cronfeydd wrth gefn feintioli ac esbonio pwrpas y cronfeydd ac, os ydynt wedi’u neilltuo i’w gwario yn y dyfodol, amseriad tebygol y gwariant - os nad oes unrhyw bolisi cronfeydd wrth gefn, dylid rhoi datganiad i’r perwyl hwnnw
• os yw unrhyw gronfa mewn diffyg sylweddol, yr amgylchiadau a achosodd y diffyg a manylion am y camau sy’n cael eu cymryd i ddileu’r diffyg

Dylai pob elusen sy’n paratoi cyfrifon ar sail croniadau hefyd gyfeirio at y SORP cymwys ar gyfer unrhyw ofynion ychwanegol ar gyfer yr hyn y mae’r SORP yn ei ddisgrifio fel ‘elusennau mwy’ (incwm gros o £500,000 neu ragor ar hyn o bryd).

7.5.2 Materion y mae’n rhaid i elusennau sy’n cael archwiliad ariannol statudol adrodd amdanynt hefyd

Rhaid i’r adroddiad blynyddol ddisgrifio’r digwyddiadau arwyddocaol sydd wedi effeithio ar berfformiad ariannol a sefyllfa ariannol yr elusen yn ystod y cyfnod adrodd. Yn arbennig mae’n rhaid i’r adroddiad esbonio:

• perfformiad buddsoddi yn y flwyddyn
• os yw buddsoddiadau perthnasol yn cael eu cadw, disgrifiad o’r polisïau (os oes) sydd wedi cael eu mabwysiadu ar gyfer dewis, cadw a gwireddu buddsoddiadau gan gynnwys i ba raddau y mae’r elusen yn ystyried materion cymdeithasol, amgylcheddol neu foesegol yn ei pholisi buddsoddi
• manylion am brif ffynonellau incwm yr elusen
• datganiad sy’n cadarnhau bod y prif risgiau y mae’r elusen yn agored iddynt, fel y nodwyd gan yr ymddiriedolwyr, wedi cael eu hadolygu, a bod systemau neu weithdrefnau wedi cael eu sefydlu i reoli’r risgiau hynny

7.6 Cronfeydd a ddelir fel ymddiriedolwr gwarchod ar ran eraill

7.6.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Os yw elusen neu ei hymddiriedolwyr yn gweithredu fel ymddiriedolwyr gwarchod, dylid datgelu’r materion canlynol yn yr adroddiad:

• disgrifiad o’r asedau y maen nhw’n eu dal yn y rhinwedd hwnnw
• enw ac amcanion yr elusen (neu elusennau) y mae’r asedau yn cael eu dal ar ei rhan a sut mae’r gweithgaredd hwn wedi’i gynnwys o fewn ei hamcanion ei hun
• manylion am y trefniadau ar gyfer diogelu a chadw asedau o’r fath ar wahân i asedau’r elusen ei hun

7.7 Datganiad budd cyhoeddus

7.7.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Os yw’n cael ei drin fel adran ar wahân o’r adroddiad, datganiad yn cadarnhau a yw’r ymddiriedolwyr elusen wedi cydymffurfio â’u dyletswydd i ystyried y canllawiau ar fudd cyhoeddus a gyhoeddwyd gan y comisiwn wrth ymarfer eu pwerau neu eu dyletswyddau.

7.8 Cynlluniau ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol

7.8.1 Materion y mae’n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt

Er mwyn cydymffurfio â’r Rheoliadau, dim ond elusennau sy’n ddarostyngedig i archwiliad statudol sy’n rhaid darparu manylion am y cynlluniau ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol. Fodd bynnag, dylai pob elusen sy’n paratoi cyfrifon ar sail croniadau hefyd gyfeirio at y SORP cymwys i gael gwybod am unrhyw ofynion ychwanegol ar gyfer yr hyn y mae’r SORP yn ei ddisgrifio fel ‘elusennau mwy’ (incwm gros o £500,000 neu ragor ar hyn o bryd).

7.8.2 Materion y mae’n rhaid i elusennau sy’n cael archwiliad ariannol statudol adrodd amdanynt

Rhaid i elusennau adrodd am y canlynol:

• crynodeb o gynlluniau’r elusen ar gyfer y dyfodol, gan gynnwys ei nodau a’i hamcanion a manylion unrhyw weithgareddau a gynlluniwyd i’w cyflawni

7.9 Gwybodaeth ar arferion codi arian y mae’n rhaid i elusennau archwiliadwy eu datgelu:

Rhaid i elusennau archwiliadwy sy’n codi arian gan y cyhoedd ddarparu’r wybodaeth ganlynol yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Tachwedd 2016:

• y dull codi arian a fabwysiadwyd gan yr elusen, neu gan unrhyw un sy’n gweithredu ar ei rhan, ac a yw codwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol wedi ymgymryd ag unrhyw weithgareddau codi arian
• manylion unrhyw safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae’r elusen wedi tanysgrifio iddo o’i gwirfodd
• manylion unrhyw safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae unrhyw unigolyn sy’n gweithredu ar ran yr elusen wedi tanysgrifio iddo o’i wirfodd
• manylion unrhyw fethiant ar ran yr elusen, neu unrhyw un sy’n gweithredu ar ei rhan, i gydymffurfio â’r safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae’r elusen neu’r sawl sy’n gweithredu ar ei rhan wedi tanysgrifio iddo o’i wirfodd
• a yw’r elusen wedi monitro gweithgareddau codi arian unrhyw un sy’n gweithredu ar ei rhan ac, os ydyw, sut y gwnaeth hynny
• nifer y cwynion a gafwyd gan yr elusen, neu gan rywun sy’n gweithredu ar ei rhan at ddibenion codi arian, ynghylch gweithgareddau codi arian
• beth mae’r elusen wedi’i wneud i ddiogelu pobl agored i niwed ac aelodau eraill o’r cyhoedd rhag ymddygiad sy’n: * ymyrryd yn afresymol ar breifatrwydd rhywun * yn afresymol o barhaus * rhoi pwysau annerbyniol ar rywun i roi arian neu eiddo arall

7.10 Gofynion adrodd ychwanegol os yw cyfrifon grŵp yn cael eu paratoi

7.10.1 Os yw cyfrifon grŵp yn cael eu paratoi yn wirfoddol nid yw unrhyw ddatgeliadau ychwanegol yn ofynnol gan y Rheoliadau, fodd bynnag yn ôl SORP 2005 os yw cyfrifon grŵp yn cael eu paratoi mae’n ofynnol i adroddiad blynyddol gynnwys y pwyntiau canlynol:

• y berthynas rhwng yr elusen a phartïon cysylltiedig, gan gynnwys ei his-gwmnïau
• wrth ystyried yr amcanion a’r gweithgareddau, a’r strategaethau a’r gweithgareddau a gyflawnwyd i’w gwireddu, os yw gweithgareddau arwyddocaol wedi’u cyflawni trwy is-ymgymeriadau dylid eu hesbonio
• wrth bennu cyraeddiadau a pherfformiad yr elusen a’r grŵp, mae’r wybodaeth a ddarperir yn galluogi’r darllenydd i ddeall ac asesu cyflawniadau’r elusen a’i his-ymgymeriadau yn ystod y flwyddyn
• wrth bennu’r adolygiad ariannol, mae’n adolygu sefyllfa ariannol yr elusen a’i his-gwmnïau

7.10.2 Os oes rhaid paratoi cyfrifon grŵp oherwydd bod incwm y grŵp yn fwy na’r trothwy ar gyfer paratoi cyfrifon grŵp, dylid cwmpasu pob eitem a bennwyd yn adran 4.1 ac mae’r Rheoliadau yn mynnu bod adroddiad blynyddol yn ystyried y rhiant elusen a’i his-ymgymeriadau gyda’i gilydd.

8. Canllawiau pellach i elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau

8.1 Mae’r Datganiadau newydd, SORP FRS 102 a SORP FRSSE, yn gymwys ar gyfer blynyddoedd ariannol (cyfnodau adrodd) sy’n dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015 ond nid yw Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 wedi cael eu diweddaru.

8.1.1 Cyflwyniad

Mae’r canllaw hwn yn nodi’r hyn y dylai’r rhai sy’n paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a chyfrifon ei wneud hyd nes bod rheoliadau newydd yn cael eu gwneud. Mae hefyd yn cwmpasu ymagwedd y comisiwn at ffeilio cyfrifon yn yr amgylchiadau hyn ac yn rhoi cyngor i archwilwyr annibynnol ar sut i addasu eu hadroddiad archwiliad annibynnol.

8.1.2 Y gofyniad cyfreithiol ar gyfer adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr

Mae’r gofyniad cyfreithiol ar gyfer adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr i’w weld yn adran 162 o Ddeddf Elusennau 2011. Mae’r ddeddf yn darparu y bydd rheoliadau’n cael eu gwneud sy’n amlinellu’r cynnwys gofynnol. Mae’r rheoliadau cyfredol, Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 yn parhau’n weithredol tan iddynt gael eu diwygio, eu disodli neu eu tynnu’n ôl.

Yr effaith ymarferol yw bod rhaid i’r rhai sy’n paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr gydymffurfio â’r gofynion cynnwys a nodir yn Rheoliadau 2008 sy’n gymwys i faint yr elusen. Nid yw’r rheoliadau yn atal ymddiriedolwyr rhag darparu gwybodaeth ychwanegol. Roedd y Datganiadau newydd a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014 yn adeiladu ar y fframwaith adrodd sy’n bod a heb ddileu unrhyw ofynion cyfreithiol presennol. I gael gwybodaeth am y Datganiadau newydd cyfeiriwch at y micro-safle SORP dynodedig: www.charitysorp.org.

Felly mae modd cydymffurfio â Rheoliadau 2008 a dilyn naill ai’r Datganiadau newydd drwy ddarparu’r wybodaeth ychwanegol yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr y mae’r SORP cymwys yn gofyn amdani.

Hyd nes bod rheoliadau newydd yn cael eu gwneud, mae adran 7 o’r canllaw hwn Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion (Tachwedd 2016) (CC15d), yn amlinellu’r cynnwys gofynnol ar gyfer adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr, yn adlewyrchu gofynion y rheoliadau cyfredol ond efallai nad yw’n cynnwys gofynion ychwanegol y Datganiadau newydd. Pan fydd rheoliadau newydd yn cael eu gwneud, bydd y cyhoeddiad yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu’r rheoliadau newydd a’r Datganiadau newydd.

8.1.3 Y gofyniad cyfreithiol ar gyfer paratoi cyfrifon elusennau

Mae’r gofyniad cyfreithiol ar gyfer paratoi cyfrifon i’w weld yn adran 132 o Ddeddf Elusennau 2011. Mae’r ddeddf yn darparu y bydd rheoliadau’n cael eu gwneud sy’n amlinellu ffurf a chynnwys gofynnol cyfrifon os cânt eu paratoi ar sail croniadau. Mae’r rheoliadau cyfredol, Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 yn parhau’n weithredol tan iddynt gael eu diwygio, eu disodli neu eu tynnu’n ôl. Mae adran 135 o Ddeddf Elusennau 2011 yn darparu na fydd unrhyw beth yn y ddeddf sy’n ymwneud â pharatoi cyfrifon yn gymwys i gwmni elusennol. Felly nid yw’r Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 yn gymwys i ffurf a chynnwys cyfrifon sy’n cael eu paratoi gan gwmnïau elusennol. Mae cwmnïau elusennol yn paratoi eu cyfrifon yn unol â Deddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau cymwys.

Felly nid oes gan barhad Rheoliadau 2008 unrhyw effaith ar baratoi cyfrifon cwmnïau elusennol. O ganlyniad, gall cwmnïau elusennol gymhwyso un o’r Datganiadau newydd ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau 1 Ionawr 2015 heb orfod gwneud unrhyw ddatganiad ychwanegol sy’n cyfeirio at reoliadau 2008 yn eu nodiadau ar y cyfrifon o ran y sail gyfreithiol ar gyfer paratoi eu cyfrifon elusen.

Fodd bynnag, ar gyfer cyfrifon elusennau sydd heb fod yn gwmnïau, mae Rheoliadau 2008 yn parhau i fod yn weithredol ac mae anghysondeb rhwng Rheoliadau 2008 ac Arferion Cyfrifon a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU yn weithredol ar gyfer blynyddoedd ariannol sy’n dechrau 1 Ionawr 2015. Efallai y bydd elusennau sydd heb fod yn gwmnïau am geisio cyngor gan eu harchwiliwr annibynnol/harchwiliwr ariannol/cynghorydd cyfrifyddu/corff mantell ynghylch y ffordd orau o reoli’r sefyllfa hon. Ym marn y comisiwn mae’r gofyniad i baratoi cyfrifon sy’n ‘gwir a theg’ yn cael blaenoriaeth ac felly mae modd cymhwyso un o’r Datganiadau newydd yn lle’r SORP a nodwyd yn Rheoliadau 2008 ar yr amod bod hyn wedi’i gynghori’n eglur yn y nodiadau ar y cyfrifon.

8.1.4 ‘Gwir a theg’ a chymhwyso SORP

Mae Rheoliad 8 (4) o Reoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r datganiad o weithgareddau ariannol a’r fantolen gael eu paratoi er mwyn rhoi darlun gwir a theg.

Mae Arferion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU (GAAP) yn darparu map i baratoi cyfrifon croniadau ar sail gwir a theg. Os yw unrhyw ymagwedd arall yn cael ei mabwysiadu mae’r baich ar y sawl sy’n eu paratoi i ddangos pam y byddai dilyn GAAP yn arwain at beidio â pharatoi’r cyfrifon ar sail wir a theg a dangos sut mae eu hymagwedd arall yn angenrheidiol i gael darlun gwir a theg. Nid yw GAAP yn gwneud darpariaeth ar gyfer amgylchiadau arbennig lle mae angen gwyro o’r GAAP er mwyn cael darlun gwir a theg ac mae’n rhaid mabwysiadu triniaeth arall ar gyfer eitem ond yna’n mae’n ofynnol i’r sawl sy’n eu paratoi i esbonio eu hymagwedd arall a gwneud rhai datgeliadau yn y nodiadau ar y cyfrifon.

Rôl y SORP yw darparu canllawiau cymhwyso i elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau yn unol â’r GAAP. Nid yw SORP yn safon gyfrifyddu ynddo’i hun. Pan fydd GAAP yn newid mae SORP newydd yn cael ei gyhoeddi. Pan fydd GAAP yn newid nid yw unrhyw SORP blaenorol yn gymwys ar gyfer cyfnodau adrodd yn amodol ar y GAAP newydd.

Cafodd Rheoliadau 2008 eu gwneud o dan hen GAAP oherwydd roedd yn gymwys ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008. Mae’n dilyn felly pan fydd GAAP newydd yn gymwys ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015, bydd y Datganiadau newydd, y SORP FRS 102 a SORP FRSSE, yn gymwys oherwydd nid yw’r hen SORP 2005 yn darparu canllawiau cymhwyso i’r GAAP newydd ac felly nid yw’n gymwys mwyach.

Mae Rheoliad 8 (5) o Reoliadau 2008 yn cyfeirio at baratoi cyfrifon croniadau yn unol â dulliau ac egwyddorion y SORP. Er bod rheoliad 2 yn diffinio’r SORP fel y Datganiad o Arferion Cymeradwy ar gyfer Cyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau (SORP 2005), y gofyniad cyffredinol yw paratoi cyfrifon i roi darlun ‘gwir a theg’. Felly mae’n rhesymol i’r sawl sy’n eu paratoi i gasglu os oes gwrthdaro i’w weld yn y gofynion cyfreithiol gyda’r GAAP cymwys, mae’r gofyniad i baratoi cyfrifon sy’n rhoi darlun ‘gwir a theg’ o reidrwydd yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r GAAP cymwys gael ei ddilyn ac mae hyn yn cael blaenoriaeth dros fethu â diweddaru’r rheoliadau’n er mwyn iddynt ddiffinio’r SORP sydd i’w ddilyn yn gywir.

8.1.5 Mae datganiadau posibl yn cael eu gwneud yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a’r cyfrifon o ran cydymffurfio â’r gyfraith a’r rheoliadau sydd mewn grym.

Argymhellir bod y cyfeiriad canlynol yn cael ei wneud gan bob elusen yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr:

Mae’r datganiadau ariannol wedi cael eu paratoi yn unol â’r polisïau cyfrifyddu a amlinellir yn y nodiadau i’r cyfrifon ac maent yn cydymffurfio â dogfen lywodraethol yr elusen, Deddf Elusennau 2011 a Chyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau: Datganiad o Gyfrifon Cymeradwy sy’n gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol ar gyfer Endidau Llai a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014.

Neu, fel y bo’n gymwys:

Mae’r datganiadau ariannol wedi cael eu paratoi yn unol â’r polisïau cyfrifyddu a amlinellir yn y nodiadau i’r cyfrifon ac maent yn cydymffurfio â dogfen lywodraethol yr elusen, Deddf Elusennau 2011 a Chyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau: Datganiad o Gyfrifon Cymeradwy sy’n gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol sy’n gymwys yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014.

Argymhellir bod elusennau sydd heb fod yn gwmnïau (yr elusennau hynny sydd heb fod yn gwmnïau elusennol) yn gwneud y datganiad canlynol yn y cyfrifon:

Mae’r cyfrifon (datganiadau ariannol) wedi cael eu paratoi yn unol â Chyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy sy’n gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol ar gyfer Endidau Llai a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014, y Safon Adrodd Ariannol ar gyfer Endidau Llai (FRSSE), a Deddf Elusennau 2011 a’r Arferion a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU fel y bo’n gymwys o 1 Ionawr 2015.

Mae’r cyfrifon (datganiadau ariannol) wedi cael eu paratoi i roi darlun ‘gwir a theg’ ac wedi gwyro o Reoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 dim ond i’r graddau y mae’n ofynnol i ddarparu darlun ‘gwir a theg’. Mae’r gwyriad hwn wedi cynnwys dilyn Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Datganiad o Gyfrifon Cymeradwy sy’n gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol ar gyfer Endidau Llai a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014 yn hytrach na Chyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy sy’n weithredol o 1 Ebrill 2005 sydd wedi cael ei dynnu’n ôl bellach.

Neu:

Mae’r cyfrifon (datganiadau ariannol) wedi cael eu paratoi yn unol â’r Datganiad o Arferion Cymeradwy. Cyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau gan baratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol sy’n gymwys yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon (FRS 102) a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014 a’r Safon Adrodd Ariannol sy’n gymwys yn y Deyrnas Unedig a Gweriniaeth Iwerddon (FRS 102) a Deddf Elusennau 2011 ac Arferion a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU fel y bo’n gymwys o 1 Ionawr 2015.

Mae’r cyfrifon (datganiadau ariannol) wedi cael eu paratoi i roi darlun ‘gwir a theg’ ac wedi gwyro o Reoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 dim ond i’r graddau y mae’n ofynnol i ddarparu darlun ‘gwir a theg’. Mae’r gwyriad hwn wedi cynnwys dilyn Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau gan baratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol sy’n gymwys yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon (FRS 102) a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014 yn hytrach na Chyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy sy’n weithredol o 1 Ebrill 2005 sydd wedi cael ei dynnu’n ôl bellach.

8.1.6 Ffeilio adroddiadau blynyddol yr ymddiriedolwyr a chyfrifon

Bydd y comisiwn yn derbyn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a chyfrifon elusen wedi’u paratoi drwy ddefnyddio’r Datganiadau newydd ar gyfer cyfnodau adrodd (blynyddoedd ariannol) yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015.

8.2 Alla i fabwysiadu SORP newydd yn gynnar?

8.2.1 Cyflwyniad

Nid yw’n gyfreithiol i fabwysiadu SORP newydd yn gynnar ar gyfer elusennau heb fod yn gwmnïau hyd nes bod y Rheoliadau cymwys wedi cael eu diweddaru. Y rheswm am hyn yw hyd nes bod Rheoliadau newydd yn cael eu gwneud, mae’r Rheoliadau presennol yn parhau i fod mewn grym ac yn nodi bod y cyfrifon yn cael eu paratoi yn unol â dulliau ac egwyddorion SORP arbennig. Er enghraifft mae Rheoliadau 2008 yn cyfeirio at SORP 2005. Fodd bynnag, gall cwmnïau elusennol sydd hefyd wedi cofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau ac sydd â rhif cofrestru elusen fabwysiadu SORP newydd ar gyfer paratoi eu cyfrifon. Fodd bynnag mae’n rhaid i bob elusen sicrhau bod cynnwys eu hadroddiad blynyddol yn cydymffurfio â gofynion lleiaf y Rheoliadau presennol, sef Rheoliadau 2008 yn yr achos hwn.

8.2.2 Paratoi cyfrifon a’r gyfraith elusennau

Mae Rhan 8 o Ddeddf Elusennau 2011 yn amlinellu’r ffurf a’r cynnwys sy’n ofynnol ar gyfer cyfrifon, adroddiadau a ffurflenni elusennau. Mae Adran 132 o Ddeddf Elusennau 2011 yn ei gwneud hi’n ofynnol i ymddiriedolwyr baratoi: ‘datganiad o gyfrifon sy’n cydymffurfio â gofynion o’r fath o ran ffurf a chynnwys fel y pennir gan reoliadau a wnaed gan y gweinidog’. Ni all elusennau heb fod yn gwmnïau fabwysiadu SORP newydd hyd nes bod y Rheoliadau yn cael eu gwneud. Er enghraifft, mae Rheoliadau 2008 yn parhau mewn grym ac yn parhau i fod yn gymwys. Fodd bynnag, pan fydd Arferion Cyfrifyddu Cymeradwy Cyffredinol y DU (GAAP) yn newid caiff yr hen SORP ei dynnu’n ôl a’i ddisodli gan SORP newydd sy’n gymwys o’r dyddiad pan ddaeth y GAAP newydd i rym; dyma’r achos os yw’r Rheoliadau yn cael eu diweddaru neu beidio. Er enghraifft, peidiodd SORP 2005 â bod yn gymwys o dan Arferion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015 oherwydd ei fod wedi’i dynnu’n ôl. Er mwyn i’r cyfrifon ddarparu darlun ‘gwir a theg’ o dan Arferion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU am y blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015 mae’n rhaid dilyn un o’r Datganiadau newydd: SORP FRS 102 neu SORP FRSSE ac ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016 cafodd y SORP FRSSE ei dynnu’n ôl oherwydd newidiadau yn y GAAP sy’n golygu mai dim ond un SORP, SORP FRS 102, sydd mewn grym bellach.

Fodd bynnag mae adran 135 o Ddeddf 2011 yn darparu nad yw adrannau 130 i 134 yn gymwys i gwmni elusennol. Mae cwmnïau elusennol yn paratoi eu cyfrifon o dan y gyfraith cwmnïau a’r rheoliadau cymwys a wnaed o dan y gyfraith cwmnïau. Mae’n dilyn y gall cwmnïau elusennol fabwysiadu SORP newydd yn gynnar os caniateir hynny o dan y gyfraith cwmnïau a GAAP.

8.2.3 Paratoi adroddiad blynyddol a’r gyfraith elusennau

Mae Rhan 8 o Ddeddf Elusennau 2011 yn amlinellu’r ffurf a’r cynnwys sy’n ofynnol ar gyfer cyfrifon, adroddiadau a ffurflenni elusennau. Mae Adran 162 o Ddeddf Elusennau 2011 yn ei gwneud hi’n ofynnol i ymddiriedolwyr baratoi’r adroddiad blynyddol yn unol â’r rheoliadau fel y pennir gan y gweinidog. Mae’r adran hon yn gymwys i elusennau sydd heb fod yn gwmnïau a chwmnïau elusennol.

Mae’n dilyn bod rhaid i elusennau sydd heb fod yn gwmnïau a chwmnïau elusennol sicrhau bod y cynnwys lleiaf yn bodloni gofynion Rheoliadau 2008 ar gyfer maint eu helusen. Mae mwy yn ofynnol i elusennau sy’n cael eu harchwilio. Mae’n rhaid i gwmnïau elusennol fodloni gofynion adroddiad y cyfarwyddwyr fel y bo angen gan y rheoliadau a wnaed o dan y gyfraith cwmnïau.

8.2.4 Y gofyniad cyfreithiol ar gyfer adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr

Mae’r gofyniad cyfreithiol ar gyfer adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr i’w weld yn adran 162 o Ddeddf Elusennau 2011. Mae’r Ddeddf yn darparu bod rhaid i ymddiriedolwyr elusen baratoi adroddiad blynyddol ar gyfer pob blwyddyn ariannol yr elusen sy’n cynnwys:

(a) adroddiad gan yr ymddiriedolwyr ar weithgareddau’r elusen yn ystod y flwyddyn honno

(b) gwybodaeth arall sy’n ymwneud â’r elusen neu ei hymddiriedolwyr neu ei swyddogion

fel y gellir ei bennu gan reoliadau a wnaed gan y gweinidog.

Felly mae Rheoliadau 2008 yn gymwys i bob elusen gofrestredig ac elusennau sydd wedi’u heithrio sy’n paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

8.3 Y diffiniad o elusen ‘fawr’ at ddibenion adrodd

8.3.1 Cyflwyniad

Mae Rhan 5 o Reoliadau 2008 yn amlinellu’r gofynion ar gyfer ffurf a chynnwys yr adroddiad blynyddol. Mae’n amlinellu’r gofynion ychwanegol ar gyfer elusen y gellir ei harchwilio ac mae’r gofynion ychwanegol hyn yn cyfateb i’r diffiniad o ‘elusen fawr’ a ddefnyddir gan SORP 2005 a’r Datganiadau newydd: SORP FRS 102 a SORP FRSSE. Fodd bynnag, cafodd SORP FRS 102 ei addasu i fod yn weithredol ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016 gan Fwletin Diweddaru 1 a gyflwynodd diffiniad newydd o elusen fawr. Diffinnir elusennau mawr gan y SORP hwnnw fel y rhai sydd ag incwm o fwy na £500,000. Mae’r SORP yn gofyn mwy gan ‘elusennau mawr’ a rhaid i’r elusennau hynny sy’n paratoi cyfrifon trwy ddefnyddio’r SORP ddarparu’r wybodaeth hon beth bynnag fo’r newid i’r trothwy(on) archwilio cymwys.

8.3.2 Newid yn y diffiniad o archwiliadwy a mawr

Mae’n dilyn bod y cynnydd yn y maen prawf incwm archwilio o incwm gros o £500,000 i £1 miliwn yn golygu bod gofynion adrodd ychwanegol Rheoliadau 2008, a’r SORP cymwys, yn ofyniad cyfreithiol dim ond ar gyfer yr elusennau hynny sydd ag incwm gros o fwy na £1 miliwn yn unig ar gyfer blynyddoedd ariannol (cyfnodau cyfrifyddu) yn diweddu ar neu ar ôl 31 Mawrth 2015.

Fodd bynnag, ar gyfer elusennau sy’n defnyddio FRS 102 SORP, mae’r diffiniad o elusennau ‘mwy’ wedi newid (SORP Elusennau FRS 102 Bwletin Diweddaru 1) i olygu elusennau sydd ag incwm gros o fwy na £500,000. Mae’r diffiniad newydd yn berthnasol i gyfnodau cyfrifyddu sy’n dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016. Er mwyn cydymffurfio â’r SORP hwnnw, rhaid i’r datgeliadau ychwanegol sy’n ofynnol gan elusennau mwy gael eu gwneud hyd yn oed os nad ydynt yn ofyniad cyfreithiol mwyach.

8.3.3 Ffactorau eraill a all ddylanwadu ar gynnwys adroddiad blynyddol yr elusen

Efallai yr hoffai ymddiriedolwyr ddarparu gwybodaeth ychwanegol yn eu hadroddiad blynyddol oherwydd ffactorau eraill a all ddylanwadu ar adrodd. Er enghraifft, mae ymchwil sy’n cael ei gynnal ar gyfer y comisiwn yn dangos yn gyson mai’r hyn sy’n ysgogi’r ffydd gyhoeddus fwyaf mewn elusennau yw gwybod sut mae arian rhoddwyr wedi cael ei wario; mae’r adroddiad blynyddol yn ddogfen gyhoeddus allweddol sy’n galluogi ymddiriedolwyr i wneud hynny.

Yn ddelfrydol y nod fydd darparu digon o wybodaeth er mwyn i rywun sydd â diddordeb yng ngwaith yr elusen allu deall pwy y mae’r elusen yn ei helpu, beth sy’n cael ei wneud, a sut y mae wedi gwneud gwahaniaeth er budd y cyhoedd. Mae’n bwysig i roddwyr a chyllidwyr fod yn sicr ynghylch sut mae’r elusen wedi defnyddio ei harian, esbonio’r cronfeydd a gedwir wrth gefn, ac esbonio unrhyw risgiau neu heriau arwyddocaol y gall yr elusen fod yn eu hwynebu a’r camau y mae’r ymddiriedolwyr yn eu cymryd i roi sylw iddynt. Yn y pen draw mae’n fater i’r ymddiriedolwyr ddewis darparu’r wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen pan na fydd eu helusen yn ‘fawr’.

8.4 Cyngor i archwilwyr annibynnol ac archwilwyr ariannol ar gymhwyso’r Datganiadau newydd, SORP FRS 102 a SORP FRSSE hyd nes bod Rheoliadau 2008 wedi’u diweddaru

8.4.1 Cyngor i archwilwyr annibynnol

Mae’n rhaid i’r archwiliwr baratoi ei adroddiad yn unol â Chyfarwyddyd 10 o’r Archwiliad annibynnol o gyfrifon elusennau: archwilwyr (CC32). Hyd nes bod Rheoliadau 2008 yn cael eu diweddaru, argymhellir bod y cyfeiriad canlynol yn cael ei wneud yn adran gyntaf adroddiad yr archwiliwr fel rhan o unrhyw sylwadau ar faterion eraill:

Tynnir eich sylw at y ffaith bod yr elusen wedi paratoi cyfrifon (datganiadau ariannol) yn unol â Chyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau: Datganiad o Gyfrifon Cymeradwy sy’n gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol ar gyfer Endidau Llai a gyhoeddwyd ar 16 Gorffennaf 2014, y Safon Adrodd Ariannol ar gyfer Endidau Llai (FRSSE) yn hytrach na Chyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy a gyhoeddwyd ar 1 Ebrill 2005 y cyfeirir ato yn y rheoliadau sy’n bodoli ond sydd wedi cael eu tynnu’n ôl bellach.

Deallwn fod hyn wedi cael ei wneud er mwyn i’r cyfrifon roi darlun gwir a theg yn unol â’r Arferion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol sy’n weithredol ar gyfer cyfnodau adrodd yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015.

Neu:

Tynnir eich sylw at y ffaith fod yr elusen wedi paratoi’r cyfrifon (datganiadau ariannol) yn unol â Chyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol sy’n gymwys yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon (FRS 102) yn hytrach na Chyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy a gyhoeddwyd ar 1 Ebrill 2005 y cyfeirir ato yn y rheoliadau ond sydd wedi cael eu tynnu’n ôl.

Deallwn fod hyn wedi cael ei wneud er mwyn i’r cyfrifon roi darlun gwir a theg yn unol â’r Arferion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol sy’n weithredol ar gyfer cyfnodau adrodd yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2015.

8.4.2 Cyngor i archwilwyr

Dylai archwilwyr gysylltu â’u corff proffesiynol am gyngor ynghylch sut i addasu eu hadroddiadau archwilio hyd nes bod Rheoliadau 2008 wedi’u diweddaru.