Guidance

Cronfeydd wrth gefn elusennau: meithrin gwydnwch

Published 29 January 2016

1. Cyflwyniad

1.1 Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae’r canllaw hwn wedi’i ysgrifennu ar gyfer ymddiriedolwyr elusennau o bob lliw a llun, boed yn gwmnïau, yn sefydliadau corfforedig elusennol, yn ymddiriedolaethau neu’n gymdeithasau. Mae’n esbonio:

  • beth yw dyletswyddau ymddiriedolwyr o ran buddiannau eu helusen
  • beth a olygir gan y term ‘cronfeydd wrth gefn’
  • pwysigrwydd polisi cronfeydd wrth gefn
  • sut i ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn ar gyfer elusennau llai a mwy
  • sut y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr adrodd am eu polisi cronfeydd wrth gefn yn eu hadroddiad blynyddol mewn ffordd sy’n bodloni gofynion y Datganiad o Arferion Cymeradwy Elusennau (SORP) (FRS 102) a gofynion y Rheoliadau

Rhoddir diffiniadau o’r termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn yn adran 6.

1.2 Rhaid a dylai: beth mae’r comisiwn yn ei olygu

Yn y canllaw hwn:

  • mae ‘rhaid’ yn golygu rhywbeth sy’n ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol neu ddyletswydd y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr gydymffurfio â hi
  • mae ‘dylai’ yn golygu rhywbeth sy’n arfer da y mae’r comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei dilyn a’i chymhwyso i’w helusen nhw

Bydd dilyn yr arfer da a nodir yn y canllaw hwn yn eich helpu i redeg eich elusen yn effeithiol, osgoi anawsterau a chydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol. Mae elusennau’n amrywio o ran eu maint a’u gweithgareddau. Ystyriwch a phenderfynwch ar y ffordd orau o gymhwyso’r arfer da yma yn ôl amgylchiadau’ch elusen chi. Mae’r comisiwn yn disgwyl i chi allu esbonio a chyfiawnhau eich ymagwedd, yn enwedig os ydych chi’n penderfynu peidio â dilyn yr arfer da yn y canllaw hwn.

Mewn rhai achosion ni fyddwch yn gallu cydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol os nad ydych yn dilyn yr arfer da. Er enghraifft:

Eich dyletswydd gyfreithiol Mae’n hollbwysig eich bod chi’n
Gweithredu er lles gorau eich elusen Delio â gwrthdaro buddiannau
Rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol Gweithredu rheolaethau ariannol priodol
Rheoli risgiau
Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol Ceisio cyngor priodol pan fydd ei angen arnoch, er enghraifft, pan fyddwch yn prynu neu’n gwerthu tir, neu’n buddsoddi (weithiau mae hyn yn ofyniad cyfreithiol)

Gall ymddiriedolwyr sy’n torri eu dyletswyddau cyfreithiol fod yn atebol am y canlyniadau sy’n deillio o gamweithredu o’r fath ac am unrhyw golled a ddaw i’r elusen o ganlyniad. Pan fydd y comisiwn yn ystyried achosion posibl o dor-ymddiriedaeth neu dor-ddyletswydd neu gamymddwyn neu gamreoli arall, gall ystyried tystiolaeth bod yr ymddiriedolwyr wedi rhoi’r elusen, ei hasedau neu ei buddiolwyr mewn perygl o niwed neu risg gormodol drwy beidio â dilyn arfer da.

2. Y prif negeseuon i ymddiriedolwyr

Fel rheoleiddiwr elusennau yng Nghymru a Lloegr, mae’r comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr benderfynu, cyhoeddi, gweithredu a monitro polisi cronfeydd wrth gefn eu helusen er mwyn iddynt allu cydymffurfio â’u dyletswyddau cyfreithiol i:

  • gweithredu er lles eu helusen a’i buddiolwyr
  • gwarchod a diogelu asedau eu helusen
  • gweithredu gyda gofal a gallu rhesymol
  • sicrhau bod eu helusen yn atebol

Yn ymarferol, mae hynny’n golygu y dylai ymddiriedolwyr:

  • ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn sy’n:
    • cyfiawnhau’n llawn ac yn esbonio’n glir cadw neu beidio â chadw cronfeydd wrth gefn
    • nodi ac yn cynllunio ar gyfer cynnal a chadw gwasanaethau hanfodol ar gyfer buddiolwyr
    • myfyrio ar y risgiau o gau annisgwyl sy’n gysylltiedig â model busnes yr elusen, ymrwymiadau gwariant, rhwymedigaethau posibl a rhagolygon ariannol
    • helpu i roi sylw i’r risgiau o gau annisgwyl ar eu buddiolwyr (yn arbennig, buddiolwyr agored i niwed), staff a gwirfoddolwyr
  • cyhoeddi’r polisi cronfeydd wrth gefn (hyd yn oed os nad yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith) a sicrhau ei fod wedi’i deilwra yn ôl amgylchiadau’r elusen - ni ddylai fod yn eiriad safonol yn unig. Dylai esbonio i gyllidwyr, buddiolwyr, y cyhoedd a’r comisiwn ar gyfer beth yn union y mae cronfeydd wrth gefn yn cael eu cadw (neu ddim yn cael eu cadw) a phryd y dylid eu defnyddio
  • mae’n rhaid i elusennau mwy gyhoeddi eu hasesiad o’r risgiau y mae’r elusen yn eu hwynebu a sut i’w rheoli yn eu hadroddiad blynyddol
  • sicrhau bod eu polisi cronfeydd wrth gefn yn cael ei roi yn ei le a’i weithredu
  • monitro ac adolygu’n gyson effeithiolrwydd y polisi yn sgil yr hinsawdd cyllido ac ariannol newidiol a risgiau eraill

3. Deall cronfeydd wrth gefn a’r angen am bolisi cronfeydd wrth gefn

3.1 Beth yw cronfeydd wrth gefn?

Cronfeydd wrth gefn yw’r rhan honno o gronfeydd anghyfyngedig yr elusen sydd ar gael i’w gwario ar unrhyw un o ddibenion yr elusen. Felly y man cychwyn ar gyfer cyfrifo swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir fydd swm y cronfeydd anghyfyngedig a ddelir gan elusen. Fodd bynnag, efallai na fydd rhan o gronfeydd anghyfyngedig elusen ar gael i’w gwario bob amser. Mae hyn oherwydd y gall gwariant ar y cronfeydd hyn gael effaith niweidiol ar allu’r elusen i gyflawni ei nodau. Yr eitemau y dylid eu heithrio o’r cronfeydd wrth gefn yw:

  • asedau sefydlog diriaethol a ddefnyddir i ymgymryd â gweithgareddau’r elusen, megis tir ac adeiladau
  • buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen sy’n cael eu dal i hyrwyddo dibenion yr elusen yn unig
  • cronfeydd dynodedig a neilltuwyd ar gyfer gwariant hanfodol yn y dyfodol, megis cyllido prosiect a allai gael ei dalu amdano trwy ddefnyddio incwm yn y dyfodol
  • ymrwymiadau nad ydynt wedi cael eu darparu ar eu cyfer fel rhwymedigaeth yn y cyfrifon

Cronfeydd cyfyngedig

Nid yw cronfeydd cyfyngedig wedi’u cynnwys o fewn y diffiniad o gronfeydd wrth gefn, ond gall natur a swm cronfeydd o’r fath gael effaith ar bolisi cronfeydd wrth gefn elusen. Os yw symiau sylweddol yn cael eu dal fel cronfeydd cyfyngedig dylid ystyried natur y cyfyngiad, oherwydd gallai cronfeydd o’r fath leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn mewn meysydd arbennig o waith yr elusen. Esbonnir y ffactorau hyn a’u heffaith bosibl ar y polisi cronfeydd wrth gefn yn Atodiad 2 y canllaw hwn.

Cronfeydd wrth gefn a ddelir gan is-gwmnïau

Gall elusen ymgymryd â gweithgareddau drwy un neu ragor o is-gwmnïau masnachu ac, mewn achosion o’r fath, gall fod angen paratoi cyfrifon grŵp neu gyfrifon cyfunol. Mae cyfrifon grŵp yn dangos gweithgareddau ac adnoddau’r elusen a’i his-gwmnïau. Os yw cyfrifon grŵp yn cael eu paratoi, bydd yr adroddiad blynyddol yn darparu naratif o weithgareddau’r grŵp. Yn arbennig, rhaid i swm y cronfeydd wrth gefn a ddatgenir ystyried asedau net yr is-gwmnïau.

3.2 Pam bod polisi cronfeydd wrth gefn yn bwysig?

Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn esbonio i gyllidwyr presennol a darpar gyllidwyr, rhoddwyr, buddiolwyr a rhanddeiliaid eraill pam bod elusen yn dal swm arbennig o gronfeydd wrth gefn. Mae polisi cronfeydd wrth gefn da yn rhoi sicrwydd i randdeiliaid bod cyllid yr elusen yn cael ei reoli’n briodol, a bydd hefyd yn dangos beth fydd anghenion cyllido’r elusen yn y dyfodol a’i gwydnwch cyffredinol.

Mae’r SORP Elusennau yn gofyn i ddatganiad o bolisi cronfeydd wrth gefn elusen gael ei gynnwys o fewn ei hadroddiad blynyddol. Yn ogystal, os yw elusen yn gweithredu heb bolisi cronfeydd wrth gefn, mae’r rheoliadau yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r ffaith hon gael ei datgan yn yr adroddiad blynyddol.

Yn fwy manwl

Mae penderfynu ar lefel y cronfeydd wrth gefn y mae angen i elusen ei dal yn rhan bwysig o reolaeth ariannol a blaengynllunio ariannol. Gall methu â gwneud hyn arwain at lefelau cronfeydd wrth gefn sydd naill ai’n:

  • uwch na’r hyn sy’n ofynnol a gall glymu’r arian yn ddiangen. Gall dal cronfeydd wrth gefn gormodol gyfyngu’n ddiangen ar y swm sy’n cael ei wario ar weithgareddau elusennol a’r manteision posibl y gall elusen eu darparu
  • rhy isel, gan gynyddu’r risg i allu’r elusen i gyflawni ei gweithgareddau yn y dyfodol os yw anawsterau ariannol yn codi, a chynyddu’r risgiau o gau heb ei gynllunio a heb ei reoli ac ansolfedd

Mae’n rhaid i bob elusen ddatblygu polisi ar gronfeydd wrth gefn sy’n sefydlu lefel o gronfeydd wrth gefn sy’n briodol i’r elusen ac sy’n esbonio’n glir i’w rhanddeiliaid pam bod angen dal y cronfeydd wrth gefn hyn.

Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn darparu atebolrwydd hanfodol i gyllidwyr, rhoddwyr a rhanddeiliaid eraill. Bydd polisi cronfeydd wrth gefn da yn esbonio sut y defnyddir cronfeydd wrth gefn i reoli ansicrwydd ac, os yw cronfeydd wrth gefn yn cael eu dal i gyllido pryniadau neu weithgareddau yn y dyfodol, bydd yn esbonio sut a phryd y caiff y cronfeydd wrth gefn eu gwario. Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn rhoi sicrwydd bod cyllid yr elusen yn cael ei rheoli a bod ei gweithgareddau’n gynaliadwy.

Yn arbennig bydd polisi cronfeydd wrth gefn yn:

  • rhoi hyder i gyllidwyr drwy ddangos stiwardiaeth dda a rheolaeth ariannol weithgar
  • dangos gwydnwch yr elusen a’i gallu i reoli anawsterau ariannol annisgwyl i fuddiolwyr, cyllidwyr a’r cyhoedd
  • rhoi dealltwriaeth i gyllidwyr gwirfoddol, megis rhoddwyr grantiau, o’r rheswm pam y mae angen cyllid i ymgymryd â phrosiect neu weithgaredd arbennig
  • rhoi sicrwydd i fenthycwyr a chredydwyr y gall yr elusen fodloni ei hymrwymiadau ariannol
  • rheoli’r risg i enw da’r elusen sy’n codi drwy ddal cronfeydd sylweddol heb eu gwario ar ddiwedd y flwyddyn heb esboniad

Mae datblygu polisi cronfeydd wrth gefn hefyd yn rhan bwysig o reolaeth ariannol fewnol elusen. Mae datblygu polisi cronfeydd wrth gefn yn debygol o:

  • gynorthwyo cynllunio strategol, er enghraifft, ystyried sut y caiff prosiectau neu weithgareddau newydd eu hariannu
  • llywio’r broses cyllidebu, er enghraifft, a yw’n gyllideb gytbwys neu oes angen i gronfeydd wrth gefn gael eu tynnu i lawr neu eu hadeiladu?
  • llywio’r broses gyllidebu a rheoli risg drwy nodi unrhyw ansicrwydd mewn ffrydiau incwm y dyfodol

Mae’r comisiwn yn argymell fod elusennau yn datblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn a’u cynllunio yr un pryd, gan gydnabod bod cynllunio strategol ac ariannol yn llywio datblygu polisïau cronfeydd wrth gefn ac i’r gwrthwyneb. Er enghraifft, bydd y cyllidebau yn nodi uchafbwyntiau neu isafbwyntiau yn y llif arian, a bydd rhaid i’r polisi cronfeydd wrth gefn sicrhau bod modd bodloni’r isafbwyntiau mewn cyllid o’r cronfeydd wrth gefn a ddelir.

3.3 Sut dylai polisi cronfeydd wrth gefn gael ei datblygu?

Nid oes unrhyw un dull neu ymagwedd at lunio polisi cronfeydd wrth gefn. Bydd y dull a fabwysiadir yn amrywio yn ôl maint, natur a chymhlethdod y gweithgareddau, strwythur cyfreithiol a natur y cronfeydd wrth gefn a dderbynnir ac a ddelir gan yr elusen. Fodd bynnag, i bob elusen, bydd llunio polisi cronfeydd wrth gefn yn cynnwys:

  • ystyried natur y cronfeydd y mae’r elusen yn eu derbyn ac yn eu dal - ydy’r cronfeydd yn incwm anghyfyngedig neu gyfyngedig? Ydy gwaddol yn waddol treuliadwy neu’n waddol parhaol? Mae deall natur y cronfeydd yn golygu y gall yr ymddiriedolwyr nodi’r cronfeydd anghyfyngedig y gellir eu gwario ar unrhyw ddibenion yr elusen
  • mae elusennau mwy yn debygol o gael proses rheoli risg ffurfiol ond mae’n rhaid i bob elusen ystyried yr ansicrwydd y gallent ei wynebu yn y dyfodol; felly dylent ystyried yr angen i ddal rhai cronfeydd wrth gefn i fodloni galwad annisgwyl ar gronfeydd neu gyfleoedd a allai godi
  • mae elusennau mwy yn debygol o gael cynlluniau strategol a gweithredol - ond mae’n rhaid i bob elusen ystyried eu cyllidebau a’u prosiectau yn y dyfodol neu eu cynlluniau gwario nad oes modd eu bodloni o incwm un flwyddyn
  • rhaid i ymddiriedolwyr sy’n dewis mabwysiadu polisi cronfeydd wrth gefn ‘lefel sero’ ddweud ar eu ffurflen flynyddol eu bod nhw wedi mabwysiadu polisi o’r fath a dylent esbonio pam; gall polisi o’r fath greu mwy o risg ariannol o’r posibilrwydd o wariant annisgwyl, cau’r elusen yn sydyn, atebolrwydd ymddiriedolwyr, diffyg incwm neu anallu i reoli costau, oni bai bod dewis ymarferol arall gan yr ymddiriedolwyr yn hytrach na dal cronfeydd wrth gefn i roi sylw i’r risgiau hyn

Drwy weithio drwy’r camau hyn bydd yr ymddiriedolwyr mewn sefyllfa dda i nodi pam y gallai fod angen dal cronfeydd wrth gefn a phenderfynu ar swm y cronfeydd wrth gefn y mae ei angen er mwyn gweithredu’n effeithiol.

Pan fydd polisi cronfeydd wrth gefn wedi’i lunio, ni ddylai gael ei ystyried yn bolisi statig. Bydd amgylchiadau elusen neu’r amgylchedd lle y mae’n gweithredu yn newid dros amser a dylai ymddiriedolwyr adolygu eu polisi o leiaf unwaith y flwyddyn fel rhan o brosesau cynllunio’r elusen. Dylai’r swm a ddelir mewn cronfeydd wrth gefn gael ei fonitro yn ystod y flwyddyn hefyd fel rhan o brosesau cyllidebu’r elusen.

Mae Atodiad 1 y canllaw hwn yn amlinellu dull o lunio polisi cronfeydd wrth gefn y gellir ei ddefnyddio gan elusennau llai sydd heb symiau sylweddol o gronfeydd gwaddol, eiddo, ac sydd ddim ydynt yn gweithredu cynllun pensiwn â buddion wedi’u diffinio neu’n cynnal gweithgareddau drwy is-gwmnïau masnachu.

Mae Atodiad 2 y canllaw hwn yn amlinellu ‘dull integredig’ ar gyfer elusennau mwy o faint sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth. Mae ymagwedd integredig at osod polisi cronfeydd wrth gefn yn golygu datblygu polisi cronfeydd wrth gefn yr un pryd â chynllunio’n strategol, yn weithredol ac yn gyllidebol.

3.4 Pa lefel neu ystod o gronfeydd wrth gefn sydd ei hangen?

Yr ateb byr

Nid yw un lefel, neu hyd yn oed un ystod, o gronfeydd wrth gefn yn briodol i bob elusen. Dylai unrhyw darged a osodir gan ymddiriedolwyr ar gyfer lefel y cronfeydd wrth gefn i’w dal adlewyrchu amgylchiadau arbennig yr elusen unigol. I wneud hyn, mae’n rhaid i ymddiriedolwyr wybod pam y dylai’r elusen gadw cronfeydd wrth gefn ac, ar ôl nodi’r anghenion hynny, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried faint y dylid ei ddal i’w bodloni.

Yn fwy manwl

Gall lefel cronfeydd wrth gefn darged yr elusen gael ei mynegi fel ffigur targed neu ystod darged a dylai gael ei llywio gan:

  • ei rhagolygon ar gyfer lefelau incwm ar gyfer y flwyddyn hon a’r blynyddoedd i ddod, gan ystyried dibynadwyaeth pob ffynhonnell incwm a’r rhagolygon ar gyfer datblygu ffynonellau incwm newydd
  • ei rhagolygon ar gyfer gwariant y flwyddyn hon a’r blynyddoedd i ddod ar sail y gweithgareddau a gynlluniwyd
  • ei dadansoddiad o unrhyw anghenion, cyfleoedd, ymrwymiadau neu risgiau yn y dyfodol, os nad yw incwm yn y dyfodol yn unig yn debygol o fod yn ddigon i dalu swm y costau disgwyliedig
  • ei hasesiad, ar sail y dystiolaeth orau sydd ar gael, o’r tebygolrwydd y bydd diffyg yn codi sy’n golygu bod angen cael cronfeydd wrth gefn, a’r canlyniadau posibl i’r elusen o beidio â gallu gwneud iawn am y diffyg
  • os yw’r polisi cronfeydd wrth gefn wedi’i osod ar sero neu lefel isel, ei strategaeth ar gyfer cau mewn modd trefnus os bydd yr elusen yn cau lawr yn ddirybudd neu’n destun ansolfedd ac yn arbennig os oes buddiolwyr agored i niwed, sut y gofalir am ei buddiolwyr

Bydd ymddiriedolwyr sy’n dal (neu ddim yn eu dal) cronfeydd wrth gefn heb geisio cysylltu eu hangen am gronfeydd wrth gefn â ffactorau fel y rhain yn ei chael hi’n anodd i esbonio’n foddhaol pam eu bod yn dal (neu ddim yn eu dal) y swm o gronfeydd wrth gefn sydd ganddynt.

3.5 Pa gamau dylai ymddiriedolwyr eu cymryd i gynnal a monitro cronfeydd wrth gefn ar y lefel darged?

Yr ateb byr

Mae cronfeydd wrth gefn yn cael eu dal i helpu’r elusen i weithredu’n effeithiol. Dylai ymddiriedolwyr adolygu’n barhaus eu polisi cronfeydd wrth gefn a lefel y cronfeydd wrth gefn sydd ganddynt. Hefyd dylai ymddiriedolwyr fonitro lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir trwy’r flwyddyn. Drwy wneud hyn bydd ymddiriedolwyr yn ymwybodol pryd y bydd cronfeydd wrth gefn gormodol yn cronni neu pan fydd cronfeydd wrth gefn yn cael eu defnyddio’n annisgwyl neu’n gyflym.

Yn fwy manwl

Ar ôl gosod lefel neu ystod y cronfeydd wrth gefn y mae’n ddymunol gweithredu iddi, dylai ymddiriedolwyr fonitro’r cronfeydd wrth gefn a ddelir er mwyn sefydlu’r rheswm dros unrhyw wahaniaeth mawr â’r lefel darged a osodwyd. Os yw cronfeydd wrth gefn yn ystod y flwyddyn yn is na’r targed neu’n fwy na’r targed, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried ai sefyllfa dymor byr sydd wedi achosi hyn neu fater mwy hirdymor. Efallai y bydd angen gweithredu i adfer neu wario’r cronfeydd wrth gefn.

Ni ddylai’r ymddiriedolwyr fonitro cronfeydd wrth gefn ar ddiwedd y flwyddyn yn unig. Gall y ffordd y mae lefel y cronfeydd wrth gefn yn newid yn ystod y flwyddyn fod yn arwydd da o gyflwr ariannol sylfaenol yr elusen a gall fod yn arwydd o broblemau posibl. Dylai lefel y cronfeydd wrth gefn gael ei monitro trwy gydol y flwyddyn fel rhan o’r prosesau monitro ac adroddiadau cyllidebol arferol.

Yn arbennig, dylai ymddiriedolwyr:

  • nodi pryd y defnyddir cronfeydd wrth gefn er mwyn iddynt ddeall y rhesymau a gallu ystyried y camau unioni, os oes, y mae angen eu cymryd
  • nodi pan fydd lefelau cronfeydd wrth gefn yn codi’n sylweddol uwchben y targed er mwyn iddynt ddeall y rhesymau a gallu ystyried y camau unioni, os oes, y mae angen eu cymryd
  • pryd y mae lefel y cronfeydd wrth gefn yn is na’r targed, ystyried a yw hyn oherwydd amgylchiadau tymor byr neu resymau mwy hirdymor a allai ysgogi adolygiad mwy cyffredinol o gyllid a chronfeydd wrth gefn
  • ystyried adolygiad parhaus o’r targed ar gyfer cronfeydd wrth gefn, lefel y cronfeydd wrth gefn a’r polisi cronfeydd wrth gefn, fel rhan o reoli’r elusen
  • sicrhau bod y polisi cronfeydd wrth gefn yn parhau i fod yn berthnasol wrth i’r elusen ddatblygu neu newid ei strategaeth a’i gweithgareddau
  • adolygu’r datganiad ar gronfeydd wrth gefn yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr lle y bu newidiadau arwyddocaol yn y polisi cronfeydd wrth gefn neu lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir

Dylai elusennau sydd â chronfeydd wrth gefn isel iawn neu ddim cronfeydd wrth gefn sy’n wynebu anhawster ariannol ddarllen canllaw’r comisiwn Rheoli cyllid elusennau: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd (CC12).

4. Esbonio cronfeydd wrth gefn yn yr adroddiad blynyddol

4.1 Esbonio polisi cronfeydd wrth gefn yr elusen yn ei hadroddiad blynyddol

Y gofynion ar gyfer pob elusen

Rhaid i bob elusen gynnwys yn ei hadroddiad blynyddol ei pholisi ar gronfeydd wrth gefn gan ddatgan lefel y cronfeydd wrth gefn a pham y cânt eu dal. Os nad oes polisi cronfeydd wrth gefn gan yr elusen, dylai gynnwys datganiad i’r perwyl hynny.

Os yw cronfeydd sylweddol wedi’u neilltuo, dylai’r datganiad polisi cronfeydd wrth gefn feintioli ac esbonio pwrpas y cronfeydd ac, os ydynt wedi’u neilltuo i’w gwario yn y dyfodol, amseriad tebygol y gwariant.

Y gofynion ar gyfer elusennau mwy

Disgwylir i elusennau mwy, y mae SORP Elusennau (FRS 102) yn eu diffinio fel y rhai sydd ag incwm dros £500,000, ddarparu mwy o atebolrwydd cyhoeddus ac adrodd am stiwardiaeth. Mae elusennau mwy yn cael eu hannog i gynnwys yr wybodaeth ychwanegol ganlynol yn eu hadolygiad o gronfeydd wrth gefn yr elusen:

  • nodi’r cyfanswm cronfeydd y mae’r elusen yn eu dal ar ddiwedd y cyfnod adrodd
  • nodi swm unrhyw gronfeydd sy’n gyfyngedig a heb fod ar gael at ddibenion cyffredinol yr elusen ar ddiwedd y cyfnod adrodd
  • nodi ac esbonio unrhyw symiau perthnasol sydd wedi cael eu dynodi neu eu hymrwymo fel arall ar ddiwedd y cyfnod adrodd
  • nodi’r amseriad tebygol ar gyfer gwario unrhyw symiau perthnasol sydd wedi’u neilltuo neu eu hymrwymo fel arall ar ddiwedd y cyfnod adrodd
  • nodi swm unrhyw gronfa y gellir ei gwireddu dim ond trwy waredu asedau sefydlog diriaethol neu fuddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen
  • nodi swm y cronfeydd wrth gefn sydd gan yr elusen ar ddiwedd y cyfnod adrodd ar ôl ystyried unrhyw gronfeydd cyfyngedig, a swm dynodiadau, ymrwymiadau (heb eu darparu ar eu cyfer fel rhwymedigaeth yn y cyfrifon) neu’r swm sy’n cario o asedau swyddogaethol y mae’r elusen yn ystyried eu bod yn cynrychioli ymrwymiad o’r cronfeydd wrth gefn sydd ganddynt
  • cymharu swm y cronfeydd wrth gefn â pholisi cronfeydd wrth gefn yr elusen ac esbonio, os yw’n berthnasol, pa gamau y mae’n eu cymryd i ddod â swm y cronfeydd wrth gefn sydd ganddi yn unol â lefel y cronfeydd wrth gefn a nodir gan yr ymddiriedolwyr fel y swm priodol gan ystyried eu cynlluniau ar gyfer gweithgareddau’r elusen yn y dyfodol

4.2 Nid oes gan yr elusen unrhyw gronfeydd wrth gefn neu gronfeydd wrth gefn gormodol

Beth bynnag yw polisi’r ymddiriedolwyr, dylai buddiolwyr, cyllidwyr a’r comisiwn fel rheoleiddiwr allu gweld sut mae hyn wedi cael ei gyfiawnhau.

Dim cronfeydd wrth gefn neu gronfeydd wrth gefn annigonol

Mewn rhai achosion gall elusen benderfynu gweithredu heb unrhyw gronfeydd wrth gefn. Mae rhai ymddiriedolwyr yn cyllidebu i wario’r holl incwm a dderbyniant bob blwyddyn ar weithgareddau’r elusen. Gallai elusennau eraill farnu nad yw telerau rhai ffynonellau cyllid yn cynnig modd i’w cronfeydd gael eu neilltuo fel cronfa wrth gefn.

Gall gael dim cronfeydd wrth gefn greu risg ariannol drwy’r posibilrwydd o wariant annisgwyl, diffyg mewn incwm neu anallu i reoli costau. Dylai ymddiriedolwyr sy’n dewis mabwysiadu polisi cronfeydd wrth gefn ‘lefel sero’ ystyried y risgiau ariannol a’r risgiau eraill sy’n gysylltiedig â pholisi o’r fath, ac mae’n rhaid iddynt esbonio eu polisi yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

Dylai ymddiriedolwyr seilio eu polisi cronfeydd wrth gefn ar y risgiau y gallai elusen a’i buddiolwyr eu hwynebu a sut i’w rheoli. Dylai polisi cronfeydd wrth gefn elusen gyfiawnhau pam nad yw’n cadw unrhyw gronfeydd wrth gefn neu sut y mae’n rheoli cronfeydd wrth gefn annigonol. Beth bynnag yw polisi’r ymddiriedolwyr, dylai buddiolwyr, cyllidwyr a’r comisiwn fel rheoleiddiwr allu gweld sut mae hyn wedi cael ei gyfiawnhau.

Bydd rhai elusennau yn gallu cyfiawnhau dal lefel arbennig o gronfeydd wrth gefn ond ni fyddant yn gallu adeiladu cronfeydd wrth gefn i’r lefel honno, neu efallai i unrhyw lefel o gwbl. Bydd nifer o elusennau a sefydlwyd yn ddiweddar yn enwedig yn y sefyllfa hon. Er bod y comisiwn yn derbyn na fu gan rai elusennau yr adnoddau i sefydlu cronfa wrth gefn, mae’r comisiwn yn dal i ddisgwyl i elusennau o’r fath gael polisi cronfeydd wrth gefn.

Os nad oes gan elusen y cronfeydd wrth gefn y mae’n meddwl y mae eu hangen arni, mae’n agored i fwy o risg ac mae’r comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr roi sylw i hyn trwy, er enghraifft, gynllunio sut i:

  • weithredu eu polisi cronfeydd wrth gefn
  • codi’r arian angenrheidiol
  • arallgyfeirio eu sylfaen gyllido
  • lleddfu’r risgiau a allai godi os oes rhaid i’r elusen gau’n sydyn

Os yw cronfeydd wrth gefn elusen yn ymddangos yn rhy uchel

Gall ymddangos i roddwyr, buddiolwyr neu’r comisiwn fod lefel cronfeydd wrth gefn neu gronfeydd heb eu gwario elusen yn rhy uchel ac yn gyffredinol mae dau reswm dros hyn:

Yn gyntaf, oherwydd nid yw’r ymddiriedolwyr wedi esbonio’n llawn y rhesymau pam eu bod nhw’n cadw cronfeydd wrth gefn. Os mai dyma yw’r achos, dylent adolygu eu polisi a sicrhau ei fod yn cyfiawnhau’n llawn pam y mae cronfeydd wrth gefn yn cael eu cadw. Er enghraifft, os yw elusen yn defnyddio ffurf safonol o eiriad ar gyfer polisi cronfeydd wrth gefn, nid yw’n debygol y bydd yn adrodd hanes yr elusen neu’n esbonio pam y mae gan yr elusen y lefel o incwm heb ei wario sydd ganddi.

Yn ail, oherwydd eu bod nhw’n ei chael hi’n anodd i ddefnyddio eu cronfeydd. Dylai elusen sydd â chronfeydd wrth gefn gormodol neu gronfeydd sydd heb eu gwario ystyried a ellid gwario’r cronfeydd hyn yn effeithiol ar ddibenion yr elusen. Os oes mwy o adnoddau gan elusen nag sydd eu hangen arni i gyflawni pob un o’i dibenion mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried a ddylai dibenion yr elusen gael eu diwygio i alluogi’r elusen i weithredu’n fwy effeithiol.

5. Cwestiynau eraill am gronfeydd wrth gefn

5.1 All elusen fuddsoddi ei chronfeydd wrth gefn?

Yr ateb byr

Gall, gall cronfeydd wrth gefn gael eu buddsoddi. Fodd bynnag, drwy eu natur, mae cronfeydd wrth gefn yn tueddu i fod yn adnoddau y gall fod eu hangen yn y tymor byr i’r tymor canolig. Felly dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod cronfeydd wrth gefn yn cael eu buddsoddi mewn ffordd sy’n hawdd eu realeiddio fel arian parod, pan fydd angen.

Yn fwy manwl

Os yw adnoddau sylweddol yn cael eu dal mewn cronfeydd wrth gefn o flwyddyn i flwyddyn, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried a oes modd buddsoddi peth neu’r holl gronfeydd wrth gefn i gael elw ariannol ar gyfer yr elusen. Wrth wneud y penderfyniad buddsoddi, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried pryd y gallai fod angen y cronfeydd wrth gefn (hylifedd y buddsoddiad) a’r lefel dderbyniol o risg buddsoddi. Bydd rhaid i’r polisi buddsoddi a fabwysiadir adlewyrchu asesiad yr ymddiriedolwyr o’r tebygolrwydd y gall fod angen cael gafael ar ychydig neu’r holl gronfeydd wrth gefn a ddelir ar fyr rybudd. Mae rhai buddsoddiadau yn fwy priodol fel daliadau tymor hir a gallant fod yn anaddas neu’n risg rhy uchel os gwyddys y bydd angen swm penodol o arian yn y tymor byr neu ar fyr rybudd i ateb angen brys. Yn achos elusennau sydd â symiau bach i’w buddsoddi gall eu polisi buddsoddi ar gyfer cronfeydd wrth gefn fod yn syml iawn, megis dal unrhyw gronfeydd dros ben gyda banc neu gymdeithas adeiladu yn y DU mewn cyfrif sy’n cynhyrchu llog cysylltiedig â chyfrif cyfredol yr elusen gyda’r ddarpariaeth ar gyfer trosglwyddo arian ar yr un diwrnod. Os yw swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn fawr ac mae’r ymddiriedolwyr yn penderfynu buddsoddi’r cyfan neu ran o’r cronfeydd wrth gefn hyn mewn ystod ehangach o fuddsoddiadau na dim ond ar adnau, efallai y bydd angen dadansoddiad mwy manwl o’r rheswm pam y mae’r cronfeydd wrth gefn yn cael eu dal a pha mor gyflym y gall fod angen cael gafael ar y cronfeydd wrth gefn hynny. Dylai hyn gynnwys ystyriaeth fwy manwl o’r risgiau y gall fod angen y cronfeydd wrth gefn ar eu cyfer ac o fewn pa gyfnod o amser y gall fod angen yr arian parod. Mae buddsoddi cronfeydd wrth gefn mewn asedau heblaw arian hefyd yn cynnwys graddfa uwch o risg buddsoddi. Er enghraifft, mae buddsoddi mewn cyfrannau a bondiau corfforaethol yn cynnig y potensial o elw buddsoddi uwch ond mae hefyd yn creu mwy o risg o golled. Rhaid i elusennau y mae’n ofynnol iddynt gael archwiliad statudol gan y SORP Elusennau a’r Rheoliadau amlinellu eu polisi buddsoddi, gan gynnwys eu hamcanion buddsoddi a pherfformiad y buddsoddiadau yn erbyn yr amcanion hynny yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr. Mae’r gofyniad hwn hefyd yn gymwys i gronfeydd wrth gefn wedi’u buddsoddi. I gael rhagor o gyngor ar fuddsoddiadau cyfeiriwch at ganllaw’r comisiwn Elusennau a materion buddsoddi: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) - mae canllawiau mwy manwl hefyd ar gael ar GOV.UK i’r rhai sydd ei angen

5.2 Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer dal ac adrodd am gronfeydd wrth gefn?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae pŵer gan rai elusennau i ddal cronfeydd wrth gefn yn eu dogfen lywodraethol - gall pob elusen arall ddibynnu ar bwerau sy’n ymhlyg yn y gyfraith. Gall ymddiriedolwyr ddefnyddio’r pwerau hyn os ydynt yn fodlon y byddai gwneud hynny er lles gorau’r elusen; dylai polisi cronfeydd wrth gefn eu helusen adlewyrchu eu rhesymau. Wrth wneud penderfyniad, dylai ymddiriedolwyr elusennau anghorfforedig bwyso a mesur hyn yn erbyn egwyddor y gyfraith ymddiriedolaeth gyffredinol sef y dylai cronfeydd a dderbynnir fel incwm gael eu gwario o fewn cyfnod rhesymol o dderbyn y cronfeydd.

Yn fwy manwl

Mae ymddiriedolwyr elusen o dan ddyletswydd gyfreithiol gyffredinol i wario incwm o fewn amser rhesymol o’i dderbyn. Gall ymddiriedolwyr wario’r incwm hwn i gyllido gweithgareddau elusennol, caffael asedau i’w defnyddio yng ngwaith yr elusen, a thalu am gostau rhedeg yr elusen o ddydd i ddydd. Er mwyn dal incwm mewn cronfa wrth gefn yn hytrach na’i wario, bydd ymddiriedolwyr yn dibynnu ar bŵer diamwys neu ymhlyg i ddal cronfeydd wrth gefn a rhaid iddynt ddefnyddio’r pŵer hwnnw er lles gorau’r elusen.

Mewn rhai achosion gall dogfen lywodraethol yr elusen roi pŵer cyfreithiol diamwys i ymddiriedolwyr ddal incwm mewn cronfa wrth gefn yn hytrach na’i wario’n brydlon. Nid yw’r pŵer hwn yn gyffredin ond mae’n werth darllen y ddogfen lywodraethol rhag ofn bod pŵer diamwys o’r fath i ddal cronfeydd wrth gefn.

Y sefyllfa fwy cyffredin yw y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ddibynnu ar eu pŵer ymhlyg i ddal cronfeydd wrth gefn. Ni fydd pŵer ymhlyg yn cael ei ysgrifennu yn y ddogfen lywodraethol ond bydd yn bŵer ymhlyg yn nyletswyddau ymddiriedolwyr sy’n eu galluogi i gymryd y camau sy’n angenrheidiol er mwyn i’r elusen weithredu’n briodol.

Cyfiawnheir i ymddiriedolwyr ymarfer eu pŵer i ddal cronfeydd incwm wrth gefn, boed yn ddiamwys neu’n ymhlyg, dim ond os ydynt yn credu bod hyn yn angenrheidiol er lles gorau’r elusen.

Rhaid i’r ymddiriedolwyr ddefnyddio’r pŵer i ddal cronfeydd yn briodol. Os defnyddir y pŵer heb gyfiawnhad gallai dal incwm wrth gefn gael ei ystyried yn dor-ymddiriedaeth. Gall methu ag adrodd ar y polisi cronfeydd wrth gefn a fabwysiedir ddangos nad yw’r ymddiriedolwyr wedi arfer eu pŵer cyfreithiol yn gywir, gall adroddiadau da am bolisi cronfeydd wrth gefn elusennau helpu i ddangos bod y pŵer cyfreithiol i ddal cronfeydd wrth gefn wedi cael ei ddefnyddio’n briodol.

5.3 All ymddiriedolwyr gronni cronfeydd incwm?

Ni ddylid drysu rhwng pŵer i gronni incwm drwy ychwanegu incwm at gyfalaf cronfa waddol a dal incwm fel cronfeydd wrth gefn. Mae pŵer gan nifer fach o elusennau yn eu dogfen lywodraethol i ychwanegu incwm yr elusen at gyfalaf cronfa waddol. Ni ellir cronni incwm fel hyn oni bai bod pŵer diamwys gan yr ymddiriedolwyr sy’n caniatáu iddynt wneud hynny.

Os yw’r cronfeydd yn cael eu cronni heb bŵer i’w troi’n waddol maent yn parhau i fod yn gronfeydd incwm. Mae cronfeydd incwm cronedig o’r fath yn anghyfyngedig ac yn cyfrif fel cronfeydd wrth gefn; rhaid adrodd amdanynt felly yn yr adroddiad blynyddol.

5.4 Beth yw’r materion treth sy’n gysylltiedig â dal cronfeydd wrth gefn?

Os yw cadw cronfeydd wrth gefn wedi’i gyfiawnhau ni ddylai fod unrhyw oblygiadau treth niweidiol.

Mae llawer o’r incwm y bydd elusennau yn ei dderbyn wedi’i eithrio o Dreth Incwm a Threth Gorfforaeth ar yr amod bod yr arian yn cael ei ddefnyddio at ddibenion elusennol yn unig. Mae rhagor o wybodaeth ar gael gan Gyllid a Thollau EM.

5.5 Codi arian, gwneud cais am grantiau neu gontractau os oes cronfeydd wrth gefn gan elusen

Yr ateb byr

Mae’n bwysig wrth godi arian bod yr ymddiriedolwyr yn cynnal ffydd y cyhoedd yn eu helusen drwy fod yn agored ac yn dryloyw am angen yr elusen i gael cronfeydd. Os oes cronfeydd wrth gefn gormodol gan yr elusen, dylai’r ymddiriedolwyr sicrhau nad ydynt yn cam-gyfleu’r achos brys neu’r angen am gronfeydd.

Pan fydd elusen yn gwneud cais am grant neu’n cynnig am gontract, mae’n bwysig bod y cyllidwr yn deall polisi cronfeydd wrth gefn yr elusen a bod y polisi yn esbonio ac yn cyfiawnhau’r cronfeydd wrth gefn a ddelir.

Yn fwy manwl

Mae pob elusen yn gyfrifol am sicrhau nad yw ei hapeliadau yn cam-gyfleu sefyllfa ariannol yr elusen. Dyma’r achos os yw’r apeliadau am roddion cyhoeddus gwirfoddol, rhoddion corfforaethol, cymynroddion, grantiau neu unrhyw ffurf arall o incwm, ac os yw’r apeliadau yn cael eu cynnal trwy gyfrwng hysbysebu, post uniongyrchol, yn bersonol, neu drwy unrhyw ddull arall.

Os credir yn gyffredinol bod gan elusen gronfeydd wrth gefn sylweddol, gall apeliadau pellach am arian ysgogi drwgdeimlad yn erbyn elusen yr ystyrir ei bod yn ceisio arian pan nad oes angen yr arian arni. Wrth eirio ei hapeliadau, ac wrth ddelio ag unrhyw ymateb i’r apeliadau, dylai’r ymddiriedolwyr sicrhau nad ydynt yn rhoi’r argraff anghywir i unrhyw un ynglŷn â faint o arian y mae ei angen ar yr elusen, a bod angen yr arian hwnnw ar frys.

Gall barn cyllidwyr am eu cronfeydd wrth gefn greu anawsterau i rai elusennau. Os yw’n ymddangos bod y cronfeydd wrth gefn yn rhy fawr, gall fod rhagdybiaeth nad oes angen cronfeydd ychwanegol ar yr elusen. Os yw’n ymddangos bod y cronfeydd wrth gefn yn rhy isel, gallant wrthod cyllido ar y sail bod cyllid yr elusen yn ansefydlog a gall yr elusen fod mewn perygl o anhawster neu ansolfedd ariannol.

Dylai ymddiriedolwyr sicrhau y gallant esbonio eu polisi cronfeydd wrth gefn i gyllidwyr drwy ddangos:

  • bod y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn seiliedig ar bolisi a dealltwriaeth eglur o’r hyn y mae’r arian yn cael ei ddefnyddio ar ei gyfer
  • mae’r elusen yn gweithredu â digon o gronfeydd wrth gefn i osgoi anawsterau ariannol
  • mae cronfeydd wrth gefn yn elfen hanfodol o gynllunio strategol, gweithredol a chyllidebol
  • mae’r elusen yn dryloyw ynghylch lefel y cronfeydd wrth gefn

Os yw ymddiriedolwyr yn ceisio grantiau neu gontractau gan gyllidwyr dylent sicrhau eu bod yn:

  • deall polisi’r cyllidwr tuag at gronfeydd wrth gefn ymgeiswyr
  • ceisio cyfleoedd i esbonio i’r cyllidwr bolisi cronfeydd wrth gefn eu helusen a’r rhesymau dros lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir
  • cyflwyno polisi cronfeydd wrth gefn a lefel cronfeydd wrth gefn elusen mewn ffordd gadarnhaol a ddeellir yn eglur

6. Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Mae’r termau canlynol yn cael eu defnyddio trwy’r canllaw hwn, a dylid ystyried bod ganddynt yr ystyron penodol a nodir.

Adroddiad blynyddol: adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr wedi’i baratoi o dan y Ddeddf Elusennau.

SORP Elusennau SORP (FRS102): mae’n rhoi arweiniad i elusennau ar sut i gymhwyso’r Safon Adrodd Ariannol sy’n berthnasol yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon, y cyfeirir ati fel FRS 102. Mae’n amlinellu’r arferion cymeradwy ar gyfer paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a pharatoi cyfrifon ar sail croniadau. Nid yw argymhellion cyfrifyddu’r SORP yn gymwys i elusennau sy’n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau. Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016, mae SORP Elusennau (FRS 102) yn cael ei gymryd ynghyd â newidiadau a waned i’r SORP hwnnw ym Mwletin Diweddariad 1.

Cronfeydd dynodedig: rhan o’r cronfeydd anghyfyngedig y mae’r ymddiriedolwyr wedi’u clustnodi ar gyfer prosiect neu ddefnydd arbennig, heb gyfyngu neu ymrwymo’r cronfeydd yn gyfreithiol. Gall yr ymddiriedolwyr ganslo’r dynodiad os ydynt yn penderfynu yn ddiweddarach na ddylai’r elusen fwrw ymlaen neu barhau â’r defnydd neu’r prosiect y dynodwyd y cronfeydd ar ei gyfer.

Cronfeydd gwaddol: cronfeydd y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i’r ymddiriedolwyr eu buddsoddi neu eu cadw a’u defnyddio at ddibenion yr elusen. Gall gwaddol fod yn wariadwy neu’n barhaol.

Gwaddol wariadwy: gwaddol gwiriadwy lle mae gan yr ymddiriedolwyr y pŵer i droi’r eiddo (h.y. tir, adeiladau, buddsoddiadau neu arian) yn ‘incwm’. Gellir gwahaniaethu rhyngddo ag ‘incwm’ trwy absenoldeb dyletswydd gadarnhaol ar ran yr ymddiriedolwyr i’w ddefnyddio at ddibenion yr elusen, oni bai a hyd nes bod y pŵer hwn i droi’n ‘incwm’ yn cael ei ddefnyddio.

Dogfen lywodraethol: unrhyw ddogfen sy’n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, y dull o’i gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, ewyllys, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, Siarter Frenhinol neu gynllun y comisiwn.

Incwm a chronfeydd incwm: yr holl adnoddau sy’n dod i mewn ac sydd ar gael i elusen ac mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r ymddiriedolwyr eu gwario er mwyn hyrwyddo ei dibenion elusennol o fewn cyfnod rhesymol o’u derbyn. Gall cronfeydd incwm fod yn anghyfyngedig neu wedi’u cyfyngu i ddiben penodol yr elusen.

Perthnasol neu berthnasedd: cronfa berthnasol yw un y mae’r ymddiriedolwyr neu eu harchwiliwr ariannol neu archwilwyr annibynnol yn barnu ei bod mor bwysig fel y byddai ei hepgor neu ei cham-ddatgan yn effeithio ar ddealltwriaeth y darllenydd o’r cyfrifon. Mae perthnasedd yn dibynnu ar faint, swm neu bwysigrwydd y gronfa o’i chymharu â chyfanswm y cronfeydd anghyfyngedig a chyfyngedig a reolir gan yr ymddiriedolwyr.

Gwaddol parhaol: eiddo’r elusen (gan gynnwys tir, adeiladau, arian parod neu fuddsoddiadau) nad oes modd i’r ymddiriedolwyr ei ddefnyddio fel pe bai’n incwm. Rhaid iddo gael ei ddal yn barhaol, weithiau i’w ddefnyddio i hyrwyddo dibenion yr elusen, weithiau i gynhyrchu incwm i’r elusen. Fel rheol ni all yr ymddiriedolwyr ddefnyddio gwaddol parhaol heb awdurdod y comisiwn. Gall telerau’r gwaddol ganiatáu i asedau o fewn y gronfa gael eu gwerthu a’u hail-fuddsoddi, neu gallant ddarparu bod rhai neu’r holl asedau yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol (er enghraifft, ar ffurf adeilad arbennig).

Buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen neu gymdeithasol: nid ‘buddsoddiad’ yn yr ystyr arferol o fuddsoddiad ariannol. Mae buddsoddiadau confensiynol yn cynnwys caffael ased gyda’r unig nod o gynhyrchu elw ariannol a gaiff ei gymhwyso i amcanion yr elusen. I’r gwrthwyneb, mae buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen neu fuddsoddiadau cymdeithasol yn cael eu gwneud yn uniongyrchol wrth ddilyn dibenion elusennol sefydliad. Er y gallant gynhyrchu peth elw ariannol, y prif gymhelliad dros eu gwneud yw hyrwyddo amcanion yr elusen yn hytrach na chynhyrchu elw ariannol.

Rheoliadau: Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 (SI 2008 Rhif 629) sy’n amlinellu ffurf a chynnwys gofynnol adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a’r trefniadau craffu a chyfrifyddu ar gyfer elusennau. Mae’r rheoliadau hyn yn gymwys i adroddiadau blynyddol cwmnïau elusennol wedi’u corffori o dan y gyfraith cwmnïau ac elusennau sydd heb fod yn gwmnïau ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008.

Cronfeydd cyfyngedig: cronfeydd sy’n amodol ar ymddiriedolaethau penodol, a all gael eu datgan gan y rhoddwr(wyr), neu gyda’u hawdurdod (e.e. mewn apêl gyhoeddus), neu wedi’u creu trwy broses gyfreithiol, ond sy’n parhau i fod o fewn amcanion ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig, sy’n cael eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd(au) arbennig ar amcanion yr elusen, neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol, lle mae gofyn i’r asedau gael eu buddsoddi, neu eu cadw i’w defnyddio yn hytrach na’u gwario.

Risg: fe’i defnyddir yn y canllaw hwn i ddisgrifio’r ansicrwydd sy’n gysylltiedig â digwyddiadau a’u canlyniadau a allai gael effaith ariannol arwyddocaol. Gall risg effeithio ar unrhyw faes gweithredu elusen.

Archwiliad statudol: mae hyn yn cyfeirio at y gofyniad yn y gyfraith elusennau i gynnal archwiliad os yw incwm gros a/neu asedau elusen yn fwy na’r trothwy perthnasol. Rhaid i archwiliad ariannol gael ei gynnal gan rywun sy’n gymwys i’w benodi fel archwiliwr ariannol cwmni, neu rywun sydd wedi’i gymeradwyo gan y comisiwn yn unol â’r rheoliadau.

Is-gwmni masnachu: unrhyw gwmni masnachu anelusennol y mae elusen yn berchen arno yn gyfan gwbl, neu’r mwyafrif ohono, i ymgymryd â gweithgareddau masnachu ar ran yr elusen.

Ymddiriedolwr: ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gellir eu galw gyda’i gilydd yn ymddiriedolwyr, y bwrdd ymddiriedolwyr, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gall fod rhyw deitl arall ganddynt.

Cronfeydd anghyfyngedig (gan gynnwys cronfeydd dynodedig): incwm neu gronfeydd incwm y gellir eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo unrhyw un o amcanion yr elusen. Os yw rhan o gronfa incwm anghyfyngedig wedi’i chlustnodi ar gyfer prosiect arbennig gall gael ei dynodi fel cronfa ar wahân, ond mae gan y dynodiad ddiben gweinyddol yn unig, ac nid yw’n cyfyngu’n gyfreithiol ar ddisgresiwn yr ymddiriedolwyr i wario’r gronfa.

Atodiad 1: Dull syml o ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn

Mae’r 3 chwestiwn canlynol yn ceisio helpu tywys ymddiriedolwyr elusennau llai drwy’r materion y mae angen eu hystyried wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn. Efallai na fydd yr ymagwedd hon yn ddigon manwl i ymddiriedolwyr sy’n rheoli elusennau sydd â gweithgareddau neu strwythurau mwy cymhleth a dylent ddarllen y canllawiau yn Atodiad 2 yn lle hynny.

Cwestiwn 1. Pam byddai angen i gronfeydd wrth gefn ar gyfer yr elusen fod yn effeithiol?

Sail polisi cronfeydd wrth gefn da yw ystyried yn union pam y gallai fod angen i chi gadw rhai cronfeydd yn ôl fel cronfeydd wrth gefn. Mewn elusen fach, sydd â strwythur a gweithgareddau syml, heb fod yn gymhleth gallai’r rhesymau gynnwys:

a) Y risg o achos brys heb ei ragweld neu angen annisgwyl arall am gronfeydd, e.e. bil atgyweirio mawr annisgwyl neu gael hyd i ‘gyllid cychwynnol’ ar gyfer prosiect brys.

b) Talu am gostau gweithredol o ddydd i ddydd heb eu rhagweld, e.e. cyflogi staff dros dro ar gyfer absenoldeb salwch tymor hir.

c) Ffynhonnell incwm, e.e. grant, heb gael ei adnewyddu. Gallai fod angen cronfeydd i roi amser i’r ymddiriedolwyr weithredu os yw incwm yn is na’r disgwyl.

d) Ymrwymiadau, neu ddynodiadau wedi’u cynllunio, nad oes modd darparu ar eu cyfer gan incwm yn y dyfodol, e.e. cynlluniau ar gyfer prynu ased mawr neu brosiect arwyddocaol sy’n gofyn i’r elusen ddarparu ‘arian cyfatebol’.

e) Yr angen i ariannu diffygion tymor byr mewn cyllideb arian parod, e.e. gall fod angen gwario arian cyn derbyn grant cyllid.

Ar ôl ystyried yr uchod, os ydych yn teimlo bod angen cronfeydd wrth gefn, ewch i gwestiwn 2. Os ydych yn dod i’r casgliad nad oes angen i’ch elusen ddal unrhyw gronfeydd wrth gefn, rhaid i chi esbonio hynny yn eich adroddiad blynyddol.

Cwestiwn 2. Faint sydd ei angen arnoch mewn cronfeydd wrth gefn?

Gall lefel y cronfeydd wrth gefn fod yn swm targed neu’n ystod darged. Er enghraifft, ar gyfer pob rheswm a nodwyd yng nghwestiwn 1:

a) Gallai fod angen swm i dalu am argyfwng heb ei ragweld neu angen annisgwyl arall - ystyriwch y risgiau a faint y gallai fod ei angen ar gyfer cynlluniau wrth gefn o’r fath; bydd hyn yn cynnwys llunio barn am ddigwyddiadau a all godi a’u tebygolrwydd.

b) Edrychwch ar eich cyllideb gwariant - oes angen cronfa wrth gefn fach arnoch i dalu am gostau gweithredol heb eu disgwyl?

c) Gallai ansicrwydd ynghylch incwm yn y dyfodol olygu cael cronfeydd wrth gefn sy’n gyfwerth â nifer yr wythnosau o incwm sy’n cyfateb â’r ystod £x i £y, er mwyn caniatáu amser i ddatblygu ffynonellau newydd o incwm neu dorri yn ôl ar wariant cysylltiedig.

d) Byddai ymrwymiad gwariant wedi’i gynllunio nad oes modd darparu ar ei gyfer o incwm yn y dyfodol yn awgrymu bod angen neilltuo swm penodol - caiff y swm hwn ei gynnwys o fewn dynodiadau yn y cyfrifon yn aml.

e) Gallai fod angen swm i dalu am ‘isafbwyntiau’ yn y gyllideb arian parod - adolygwch gyllidebau i bennu faint y gallai fod ei angen.

I grynhoi, dylai’r risgiau ariannol rydych yn eu hadnabod ddylanwadu ar swm y cronfeydd wrth gefn rydych yn eu targedu i’w dal a chael eu hesbonio yn eich polisi cronfeydd wrth gefn.

Cwestiwn 3. Oes gennych chi unrhyw gronfeydd wrth gefn ar ddiwedd y flwyddyn?

Y cam olaf yw cymharu’r hyn y bydd efallai ei angen arnoch mewn cronfa wrth gefn â’r hyn rydych yn ei ddal. Dylech:

  • gyfrifo swm unrhyw gronfeydd wrth gefn yn ôl y diffiniad o gronfeydd wrth gefn a roddir yn adran 3.1 o’r canllaw
  • nodi swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir a’i gymharu â’r swm targed neu’r ystod darged a osodwyd ar gyfer cronfeydd wrth gefn
  • esbonio unrhyw ddiffyg neu ormodedd yn y cronfeydd wrth gefn yn erbyn y targed a osodwyd
  • esbonio unrhyw gamau sy’n cael eu cymryd neu a gynllunnir er mwyn i’r cronfeydd wrth gefn gyfateb â’ch targed

Os yw’r gwahaniaeth yn fach, efallai na fydd angen weithredu.

Rhaid i wybodaeth am y polisi cronfeydd wrth gefn a lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir gael ei chynnwys yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

Atodiad 2: Dull integredig o ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn ar gyfer elusen sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth

Rhaid i ymddiriedolwyr elusennau sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth ystyried ystod ehangach o ffactorau wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn. Bydd yr elusennau hyn yn ymgymryd ag ystod helaethach o weithgareddau neu’n ariannu graddfa o weithrediadau sy’n llawer mwy nag elusennau sydd â materion symlach. Er enghraifft, efallai eu bod yn ymgymryd â masnach prif ddiben neu’n darparu nwyddau neu wasanaethau o dan gontract. Nid ydynt yn debygol o ddal nifer o gronfeydd cyfyngedig, cyflogi staff a gallant berchen ar adeiladau neu weithredu is-gwmnïau masnachu.

Nid yw llunio polisi cronfeydd wrth gefn yn dasg annibynnol. Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn deillio o brosesau cynllunio strategol, cyllidebu a rheoli risg elusen. Mae’r prosesau hyn yn rhoi’r wybodaeth sydd ei hagen ar yr ymddiriedolwyr i sefydlu’n union reswm pam y gallai fod angen cronfeydd wrth gefn arnynt a’u helpu i feintioli’r angen hwnnw. Mae’r camau sy’n rhan o’r prosesau hyn yn cydberthyn â chanlyniad un broses yn llywio’r llall. Er enghraifft, bydd risgiau ariannol a nodwyd yn llywio’r polisi cyllidebu a’r polisi cronfeydd wrth gefn. Gellir mynd ati i lunio polisi cronfeydd wrth gefn mewn ffyrdd gwahanol. Mae’r atodiad hwn yn cyflwyno un dull ac mae wedi’i ddisgrifio fel camau mewn proses, ond mae’n bwysig cofio bod pob un o’r camau hyn wedi’u cysylltu â’i gilydd.

Cam 1: Deall natur y cronfeydd elusennau a ddelir

Cam 2: Nodi asedau swyddogaethol

Cam 3: Deall effaith ariannol y risg

Cam 4: Adolygu ffynonellau incwm

Cam 5: Effaith cynlluniau ac ymrwymiadau yn y dyfodol

Cam 6: Cytuno ar bolisi cronfeydd wrth gefn

Wrth gymryd pob un o’r camau hyn, dylai ymddiriedolwyr ystyried y canllawiau a meddwl sut y mae’n gymwys i amgylchiadau eu helusen nhw. Drwy wneud hyn gallant ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn eu hunain. Ni fydd pob ffactor yn gymwys i bob elusen. Yn yr un modd, gall rhai ffactorau gael mwy o ddylanwad nag eraill o ran llunio syniadau’r ymddiriedolwyr wrth iddynt ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn.

Cam 1: Deall natur y cronfeydd elusennau a ddelir

Cronfeydd wrth gefn yw’r rhan honno o gronfeydd incwm anghyfyngedig elusen sydd ar gael i’w gwario ar unrhyw ddibenion yr elusen. Er mwyn llunio polisi cronfeydd wrth gefn, mae’n hanfodol i’r ymddiriedolwyr ddeall unrhyw gyfyngiadau ar ddefnyddio cronfeydd yr elusen. Mewn rhai amgylchiadau gall dal cronfeydd cyfyngedig leihau’r angen i ddal cronfeydd wrth gefn at ddibenion arbennig.

Gellir defnyddio cronfeydd cyfyngedig at ddibenion arbennig elusen yn unig sy’n gulach na dibenion elusennol cyffredinol yr elusen. Mae cronfeydd cyfyngedig yn cynnwys gwaddolion ac nid yw cronfeydd incwm cyfyngedig wedi’u cynnwys yn y diffiniad o gronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, gall natur a swm cronfeydd cyfyngedig ddylanwadu ar swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir gan elusen.

Er enghraifft, gall elusen sy’n rhoi cymorth dramor weithredu’n fyd-eang ond gall fod gronfa incwm cyfyngedig ganddi ar gyfer ardal Asia. Mae cronfa incwm gyfyngedig ar gyfer Asia, sydd heb ei chyfyngu fel arall o ran sut y caiff ei defnyddio, yn golygu bod modd ariannu unrhyw weithgareddau a rhaglenni yn Asia o’r gronfa incwm gyfyngedig honno. Gall yr hyblygrwydd hwn leihau neu ddileu’r angen i’r elusen ddal cronfeydd anghyfyngedig mewn cronfa wrth gefn ar gyfer ei gweithgareddau yn Asia.

Mae gwaddol gwariadwy wedi’i eithrio o’r diffiniad o gronfeydd wrth gefn. Er hynny, mae gwaddol gwariadwy yn cynnig hyblygrwydd sylweddol i ymddiriedolwyr o ran sut y gallant ddefnyddio’r cronfeydd, a gall hyn ddylanwadu ar swm y cronfeydd wrth gefn y mae ymddiriedolwyr yn dewis ei ddal. Gall gwaddol gwariadwy, pan gaiff ei fuddsoddi, gynnig ffrwd weddol ddiogel o incwm ond mae dewis gan yr ymddiriedolwyr i wario’r cyfan, neu ran o’r gwaddol ei hun hefyd. Gall y rhyddid hwn leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn, yn enwedig os nad yw’r elusen yn dibynnu’n llwyr ar yr incwm buddsoddi a ddarperir gan y gwaddol gwariadwy i ariannu ei gweithgareddau.

Fodd bynnag, os yw elusennau sydd â gwaddol gwariadwy yn dibynnu ar yr incwm buddsoddi i ariannu gweithgareddau craidd neu barhaus, gall yr angen am gronfeydd wrth gefn fod yn fwy. Mae ymddiriedolwyr yn llai tebygol o fod yn barod i wario’r gwaddol gwariadwy os bydd hyn yn lleihau’r incwm sydd ar gael i ariannu gweithgareddau yn y dyfodol.

Nid oes modd gwario cronfa waddol barhaol fel incwm ac felly mae’r cyfalaf yn cael ei fuddsoddi i gynhyrchu incwm i’r elusen. Os nad yw telerau gwaddol parhaol yn cyfyngu’r defnydd ohono, mae’r incwm heb ei gyfyngu a gellir ei wario ar unrhyw ddibenion yr elusen. Bydd diogelwch perthynol yr incwm buddsoddi o gronfa waddol yn ffactor a all ddylanwadu ar yr angen am gronfeydd wrth gefn. Roedd Deddf Elusennau hefyd wedi cyflwyno diwygiadau a roddodd fwy o hyblygrwydd i nifer o elusennau i wario peth neu’r holl waddol parhaol mewn rhai amgylchiadau.

Mae ymagwedd cyfanswm elw at fuddsoddi yn rhoi mwy o hyblygrwydd i ymddiriedolwyr o ran sut y gellir dyrannu elw buddsoddi i gronfeydd incwm. Gall y comisiwn wneud gorchymyn sy’n caniatáu i waddol parhaol gael ei fuddsoddi ar sail cyfanswm elw. Mae cyfanswm elw yn ddull rheoli buddsoddiadau sy’n ystyried yr elw cyfan o’r buddsoddiad, sef enillion cyfalaf (a cholledion) ac unrhyw incwm. Yna mae’r ymddiriedolwyr yn penderfynu faint o’r cyfanswm elw heb ei ddefnyddio i’w ddyrannu’n incwm a faint sy’n cael ei gadw i’w wario yn y dyfodol. Wrth wneud y penderfyniad hwn, mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried anghenion buddiolwyr presennol a buddiolwyr y dyfodol.

Gall hyblygrwydd yr ymagwedd cyfanswm elw alluogi elusennau sydd â chronfeydd gwaddol parhaol sylweddol i ddal lefel is o gronfeydd wrth gefn nag elusennau tebyg sydd heb bŵer o’r fath. Mae cyfanswm elw yn rhoi’r hyblygrwydd i ymddiriedolwyr wario cronfeydd a ddelir fel rhan o’r cyfanswm elw heb ei ddefnyddio pan fydd angen ac felly gall leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn.

Cam 2: Nodi asedau swyddogaethol

Mae nodi cronfeydd anghyfyngedig yn gam cychwynnol hanfodol wrth ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, gallai rhai asedau swyddogaethol a ddefnyddir yn weithredol gan elusen fod yn hanfodol i weithredu eu strategaeth weithredol. Mae’r SORP Elusennau yn caniatáu’n benodol i gronfeydd a ddelir fel asedau sefydlog diriaethol at ddefnydd yr elusen gael eu hepgor o gronfeydd wrth gefn. Mae hyn yn cydnabod y caiff rhai asedau eu defnyddio’n weithredol a gall eu gwaredu gael effaith niweidiol ar allu elusen i gyflawni ei nodau.

Os yw’r ymddiriedolwyr yn ystyried bod asedau sefydlog swyddogaethol yn hanfodol i gyflawni nodau’r elusen gall gwerth asedau o’r fath gael ei ddynodi a’i eithrio o gyfrifo cronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, mae’n bwysig i ymddiriedolwyr ofyn pam bod asedau sefydlog arbennig yn cael eu dal. Er enghraifft, allai swyddfa weinyddol gwerth uchel gael ei gwerthu a defnyddio adeilad ar rent pe byddai angen cronfeydd? Gallai rhai ymddiriedolwyr ystyried bod ased o’r fath yn rhan o’u cronfeydd wrth gefn y gellid ei realeiddio, os oes angen, i gefnogi eu gwaith gweithredol. Gallai’r sefyllfa hon, er enghraifft, gael ei gyferbynnu â chyfleuster gofal lle y gallai ei werthu amharu ar ofal buddiolwyr a gallai cael cyfleusterau arbenigol eraill ar rent fod yn anodd.

Yn yr un modd, os yw elusen yn gwneud buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen dim ond i hyrwyddo ei dibenion elusennol, gellir hepgor buddsoddiadau o’r fath o gronfeydd wrth gefn.

Cam 3: Deall effaith ariannol y risg

Mae nodi a rheoli risg yn rhan bwysig o lywodraethu elusen da. Bydd effaith ariannol gan rai risgiau, os ydynt yn digwydd, a chânt eu hystyried yn rhan o’r broses gyllidebu. Bydd risg ariannol a nodwyd hefyd yn dylanwadu ac yn llywio polisi cronfeydd wrth gefn elusen. Gall dal cronfeydd wrth gefn ffurfio rhan o strategaeth yr elusen dros reoli effaith risg a nodwyd pe bai’n digwydd.

Mae canllaw’r comisiwn Elusennau a rheoli risg (CC26) yn nodi’r risgiau allweddol y dylai’r rhan fwyaf o elusennau eu hystyried. Er bod y risg yn helaethach na dim ond risg ariannol, wrth weithio trwy’r canllaw ar reoli risg, dylai ymddiriedolwyr ystyried pa effaith ariannol y caiff y risg a nodwyd ar yr elusen a gofyn a oes angen cronfeydd wrth gefn i helpu i reoli’r effaith ariannol.

Dylai elusennau ymateb i anghenion buddiolwyr ac i rai elusennau gall hyn godi ar frys ac yn annisgwyl. Unwaith eto, dylai elusennau ystyried yr angen i ddal cronfeydd wrth gefn mewn ymateb i ddigwyddiadau o’r fath neu a all ddibynnu ar apêl gyhoeddus pan fydd angen yn codi ar frys.

Cam 4: Adolygu ffynonellau incwm

Mae sefydlogrwydd incwm yn y dyfodol yn ffactor allweddol yn iechyd ariannol elusen. Bydd asesu sefydlogrwydd a sicrwydd ffynonellau incwm yn y dyfodol yn ffurfio rhan bwysig o asesiad elusen o risg a bydd yn bwydo i mewn i’r polisi gosod cyllideb a chronfeydd wrth gefn. Dylai rhai o’r materion y dylai’r ymddiriedolwyr eu hystyried gynnwys:

  • a yw incwm yr elusen yn dod o un ffynhonnell neu o fwy nag un ffynhonnell
  • a yw’r elusen yn arbennig o agored pe byddai dirywiad sydyn neu anrhagweladwy mewn ffynhonnell incwm arbennig
  • a yw’r elusen yn dibynnu ar un contract neu grant ar gyfer rhan sylweddol o’i chyllid sy’n amodol ar dendr neu adolygiad yn y dyfodol agos
  • a yw unrhyw brif roddwr wedi nodi newid yn yr hyn y mae’n bwriadu ei roi
  • a yw apeliadau neu weithgareddau codi arian yn darparu ffynhonnell cyllid sefydlog
  • a yw rhai ffynonellau incwm yn arbennig o agored i’r sefyllfa economaidd gyffredinol

Wrth adolygu sefydlogrwydd incwm, dylai ymddiriedolwyr ystyried:

  • faint o rybudd o newid mewn incwm y byddai’r elusen yn ei gael
  • y dyddiadau allweddol pan fydd prif gontractau neu grantiau yn cael eu hadolygu neu eu hadnewyddu
  • effaith unrhyw sefydliadau eraill sy’n ceisio cyllid o’r un ffynonellau
  • cryfder perthynas yr elusen a’i chyfathrebu â’i rhoddwyr a’i chefnogwyr ariannol ynghylch esbonio ei hanghenion ariannol

Os oes incwm sefydlog neu ragweladwy gan elusen gall hyn leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn. Fel arall, os yw incwm elusen yn gyfnewidiol neu’n anniogel, neu’n agored i ffactorau y tu allan i’w rheolaeth ei hun, gall hyn gyfiawnhau dal mwy o gronfeydd wrth gefn. Dylai’r ymddiriedolwyr hefyd ystyried a yw cronfeydd wrth gefn yr elusen yn ddigonol i’w gwarchod rhag y risg o ansolfedd neu amhariad difrifol i’w gwaith elusennol.

Cam 5: Effaith cynlluniau ac ymrwymiadau yn y dyfodol

Wrth baratoi’r cynllun gweithredol ar gyfer y flwyddyn, bydd ymddiriedolwyr wedi ystyried sut y bydd y cynllun hwnnw’n hyrwyddo nodau’r elusen er budd cyhoeddus. Mae’r cynllun gweithredol yn dwyn ynghyd y gweithgareddau y bydd yr elusen yn ymgymryd â nhw gyda’r adnoddau sydd ganddi.

Fel arfer bydd y cynllun gweithredol yn cael ei fynegi yn nhermau ariannol fel cyllideb gyda’r incwm disgwyliedig wedi’i nodi yn ôl ffynhonnell a’r costau disgwyliedig wedi’u nodi yn ôl gweithgaredd arfaethedig. Wrth osod cyllideb, bydd angen ystyried unrhyw gyfyngiad sydd ar y defnydd o gronfeydd arbennig a’r ansicrwydd sy’n gysylltiedig â rhagfynegi incwm y dyfodol. Bydd y gyllideb arian yn helpu i adnabod uchafbwyntiau ac isafbwyntiau yn llif arian yr elusen a bydd yn rhybuddio pryd y gallai fod angen defnyddio cronfeydd wrth gefn.

Ymrwymiadau a dynodiadau

Bydd ymrwymiadau sy’n cael eu gwneud mewn blynyddoedd ariannol blaenorol a chyfredol hefyd yn cael effaith ar gyllidebau arian. Er enghraifft, os yw ymrwymiadau wedi cael eu gwneud i dalu grantiau dros nifer o flynyddoedd efallai y bydd angen adeiladu’r cronfeydd wrth gefn i dalu’r costau hyn os yw ffrydiau incwm y dyfodol yn ansicr.

Fel rhan o gynllunio strategol elusen, bydd yr ymddiriedolwyr hefyd yn edrych y tu hwnt i’r cynllun gweithredol blynyddol a’r gyllideb flynyddol. Bydd hyn yn arbennig o bwysig o ran adnabod prosiectau neu gynlluniau gwario cyfalaf nad oes modd eu talu o’r incwm disgwyliedig yn y dyfodol yn unig. Os nad oes modd talu am y gwariant arfaethedig o incwm un flwyddyn yn unig gallai hyn awgrymu fod angen adeiladu cronfeydd wrth gefn i dalu am wariant yn y dyfodol. Os yw’r cronfeydd wrth gefn yn cael eu hadeiladu fel hyn, bydd angen i’r cyllidebau adlewyrchu’r cynlluniau hyn.

Yn aml bydd y cronfeydd a neilltuir i ddarparu ar gyfer ymrwymiadau a chynlluniau yn y dyfodol yn cael eu dal fel cronfeydd dynodedig. Drwy adnabod angen a neilltuo cronfeydd mewn cronfa ddynodedig, gall yr ymddiriedolwyr adeiladu’r cronfeydd sydd eu hangen dros gyfnod a helpu i reoli’r risg ariannol a wynebir gan brosiect. Drwy hyn byddant yn lledaenu’r baich dros sawl blwyddyn. Wrth gyfrifo swm y cronfeydd wrth gefn a nodir mewn adroddiad blynyddol, gall yr ymddiriedolwyr hepgor y swm a ddynodwyd yn briodol o gyfanswm y cronfeydd wrth gefn. Dylid esbonio swm a natur y dynodiadau yn yr adroddiad blynyddol a hefyd dros ba gyfnod y maent yn debygol o gael eu gwario.

Mae dynodiadau yn ymwneud â chynlluniau yn y dyfodol sy’n bodoli ar adeg benodol. Mae’r adroddiad blynyddol yn esbonio’r sefyllfa ar ddiwedd blwyddyn yr elusen ac felly nid oes modd sefydlu dynodiadau newydd ar ôl y diwedd blwyddyn i guddio gwir lefel y cronfeydd anghyfyngedig a ddelir mewn cronfa wrth gefn. Mae dynodiadau sydd byth yn cael eu defnyddio, neu y mae eu natur yn newid yn aml heb i gronfeydd gael eu gwario, yn creu’r perygl o ddwyn anfri ar yr elusen ymysg rhoddwyr a chefnogwyr ariannol. Os yw cwyn yn cael ei gwneud i’r comisiwn am gronfeydd wrth gefn elusen, gall y defnydd amhriodol o gronfeydd dynodedig ddenu sylw rheoleiddio.

Cynllun pensiwn buddion wedi’u diffinio

Os oes gweithwyr gan elusennau ac mae hawl ganddynt gael pensiynau buddion wedi’u diffinio (pensiynau cyflog terfynol), mae materion arbennig yn codi o ran rhwymedigaethau’r elusen i’r cynllun pensiwn a all effeithio ar gronfeydd wrth gefn yr elusen.

Os yw elusen yn gweithredu, neu’n aelod o gynllun buddion wedi’u diffinio, dylai ymddiriedolwyr ddarllen y canllaw Cronfeydd wrth gefn elusennau a chynlluniau pensiwn buddion wedi’u diffinio. Gall y cynllun pensiwn buddion wedi’u diffinio fod yn gynllun aml-gyflogwr neu’n gynllun yr elusen ei hun. Yn dibynnu ar y cydbwysedd o asedau a rhwymedigaethau o fewn y cynllun, gall yr elusen gael ased neu rwymedigaeth pensiwn.

Os yw ased neu rwymedigaeth pensiwn yn berthnasol, dylai’r datganiad polisi cronfeydd wrth gefn ystyried ar wahân yr effaith ar sefyllfa ariannol a chronfeydd wrth gefn yr elusen. Bydd y goblygiadau llif arian o wneud iawn am unrhyw rwymedigaeth pensiwn yn dylanwadu ar y polisi cronfeydd wrth gefn ac adrodd am gronfeydd wrth gefn.

Os oes ased pensiwn, fel rheol bydd yn ddynodedig ac nid yw’n cael ei gyfrif fel rhan o gronfeydd wrth gefn yr elusen oherwydd nid yw ar gael i ymddiriedolwyr yr elusen ei wario. Os oes rhwymedigaeth pensiwn gall fod yn ofynnol i ddynodi rhai neu’r holl gronfeydd anghyfyngedig sydd ar gael ac sydd heb eu hymrwymo fel arall i dalu rhan o’r rhwymedigaeth neu’r rhwymedigaeth gyfan. Bydd penderfynu p’un ai i ddynodi cronfeydd i ateb rhwymedigaeth pensiwn neu beidio yn dibynnu ar allu elusen i ariannu’r rhwymedigaeth honno o’i hincwm cyfredol a’i hincwm yn y dyfodol.

Dylai ymddiriedolwyr esbonio i randdeiliaid yr elusen yr effaith y mae cynllun pensiwn buddion wedi’u diffinio yn ei chael ar ei pholisi cronfeydd wrth gefn. Dylai ymddiriedolwyr roi sylw arbennig i esbonio’n eglur ac yn syml sut y dylai datgeliadau cyfrifyddu pensiynau gael eu dehongli yng nghyd-destun cyllid yr elusen.

Cam 6: Cytuno ar bolisi cronfeydd wrth gefn

Ar ôl ystyried y materion a ddisgrifir yng nghamau 1 i 5 gall yr ymddiriedolwyr wneud penderfyniad gwybodus ynghylch dal cronfeydd wrth gefn a’r swm i’w ddal. Os yw’r ymddiriedolwyr yn cytuno bod angen cronfeydd wrth gefn dylid esbonio’r rhain yn y polisi cronfeydd wrth gefn ynghyd â chyfiawnhad o’r lefel arfaethedig o gronfeydd wrth gefn a datganiad o’r cronfeydd wrth gefn a ddelir ar hyn o bryd. Dylai ymddiriedolwyr hefyd roi esboniad os yw’r cronfeydd wrth gefn a ddelir yn wahanol iawn i’r targed y maent wedi’i osod ar gyfer y cronfeydd wrth gefn.