Canllawiau

Elusennau a chyfarfodydd

Cyhoeddwyd 1 March 2012

Applies to England and Wales

1. Cydnabyddiaeth

Cynhyrchwyd y canllaw hwn ar y cyd gan Sefydliad Ysgrifenyddion a Gweinyddwyr Siartredig (ICSA) a’r Comisiwn Elusennau.

2. Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae’r llyfryn hwn yn cynnwys arweiniad ar y gyfraith a’r arfer dda sy’n gysylltiedig â chyfarfodydd elusennau. Bydd yn arbennig o ddefnyddiol i Gadeirydd ac Ysgrifennydd yr elusen, ond cynghorir pob ymddiriedolwr i’w ddarllen er mwyn sicrhau eu bod yn gwybod yr hyn a ddisgwylir ganddynt a pha wybodaeth y dylid ei darparu yng nghyfarfodydd yr elusen.

Nid oes unrhyw reolaeth y gyfraith sy’n dweud bod rhaid i fusnes elusennau gael ei drafod mewn cyfarfodydd. Gall dogfen lywodraethol elusen ganiatáu i’r ymddiriedolwyr drafod busnes yr elusen ar y ffôn, ffacs neu gyfleusterau’r rhyngrwyd neu drwy gylchredu papurau. Erbyn hyn gall y gofynion i gwmnïau elusennol gynnal cyfarfodydd o’u haelodau, ac i drafod eitemau arbennig o fusnes yng nghyfarfodydd eu haelodau, gael eu diystyru mewn rhai amgylchiadau. Er hynny, mae dogfennau llywodraethol nifer o elusennau yn gofyn am gyfarfodydd a byddant yn aml yn nodi’r nifer a’r mathau o gyfarfodydd y mae’n rhaid eu cynnal.

Os yw busnes yn cael ei drafod mewn cyfarfodydd, mae’n hanfodol er mwyn rheoli elusennau yn dda bod y cyfarfodydd yn effeithiol. Mae cyfarfodydd yn darparu amgylchedd ar gyfer gwneud penderfyniadau gwybodus, egluro cyfrifoldebau a monitro gweithredu penderfyniadau.

Mae’r llysoedd wedi derbyn bod cyfarfod dilys fel rheol yn cynnwys o leiaf ddau berson sy’n gallu gweld a chlywed ei gilydd. Mae hyn yn golygu na all cyfleusterau cynadledda ffôn gael eu defnyddio i drafod busnes lle mae’n ofynnol i gael cyfarfod yn ôl y ddogfen lywodraethol neu’r gyfraith. Fodd bynnag, gall fod amgylchiadau (e.e. pan fydd anabledd gan un neu ragor o’r ymddiriedolwyr) lle y gellir gwneud trefniadau arbennig - gweler paragraffau 9-16 am fwy o fanylion.

Mae’r ffordd y dylai cyfarfodydd gael eu galw, a’u cynnal, yn cael ei disgrifio yn aml yn nogfen lywodraethol yr elusen, neu yn rheolau neu arferion yr ymddiriedolwyr elusen, yr aelodau neu’r tanysgrifwyr. Mae Deddf Elusennau 2011 hefyd yn ategu’r darpariaethau cyfansoddiadol sy’n ymwneud â chyfarfodydd elusennau, tra bo Deddf Cwmnïau 2006 yn rheoleiddio gweithdrefnau cyfarfodydd mewn cwmnïau elusennol. Mae ein cyngor ni ar arfer dda yn arweiniad yn unig ac ni all gael blaenoriaeth dros yr hyn a nodir yn nogfen lywodraethol yr elusen - mae’n rhaid dilyn hyn bob amser cyn belled a phosibl. Os yw’r ddogfen lywodraethol yn cynnwys darpariaethau anymarferol, mae modd newid y rhain. Cynghorir ymddiriedolwyr i gysylltu â’r Comisiwn Elusennau am arweiniad pellach.

Rydym wedi rhannu’r cyhoeddiad hwn yn ddwy ran:

• Rhan I: Cyfarfodydd yn gyffredinol. Mae’n rhoi arweiniad ar y gyfraith a’r arfer orau wrth gynllunio, rhedeg a chofnodi cyfarfodydd a’r rôl y mae’r Cadeirydd a’r Ysgrifennydd yn ei chwarae.

• Rhan II: Mathau o gyfarfodydd. Mae’n rhoi arweiniad ar y mathau gwahanol o gyfarfodydd y gall elusen ei gynnal.

3. Ystyr geiriau ac ymadroddion a ddefnyddir

Yn y canllaw hwn:

Aelod yw unigolyn, yn gymdeithas, yn gorfforaeth gorfforedig neu’n elusen arall, sydd wedi cytuno i berthyn i’r elusen. Bydd y ddogfen lywodraethol yn pennu hawliau a dyletswyddau aelodau ac mae angen edrych arni ar y pwynt hwn. Fel arfer gall aelodaeth gael ei phrofi dim ond trwy nodi’r manylion priodol yn y gofrestr aelodau a ddelir gan yr elusen. Os oes aelodaeth sefydliadol gan elusen, bydd unigolyn yn cael ei benodi i ymarfer hawliau aelodaeth ar ran y sefydliad, yn unol â chyfarwyddiadau ei chorff llywodraethu.

Cadeirydd yw’r ymddiriedolwr neu’r unigolyn arall sy’n arwain cyfarfodydd yr elusen trwy’r eitemau o fusnes ar agenda’r cyfarfod. Mae’r ddogfen lywodraethol yn rhoi pleidlais fwrw yn aml i’r Cadeirydd os oes nifer cyfartal o bleidleisiau.

CCB yw Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol sy’n agored i bob aelod.

CCE yw Cyfarfod Cyffredinol Eithriadol (sy’n cael ei alw’n Gyfarfod Cyffredinol Arbennig (CCA) weithiau gan elusennau anghorfforedig) ac mae’n golygu unrhyw gyfarfod cyffredinol o aelodau heblaw CCB.

Cwmni elusennol yw cwmni a ffurfiwyd ac a gofrestrwyd dan Ddeddf Cwmnïau 2006 neu un y mae darpariaethau’r Ddeddf honno yn gymwys iddo, ac a sefydlwyd at ddibenion elusennol.

Cworwm yw’r nifer lleiaf o bobl sydd â hawl i fynychu a phleidleisio y mae’n rhaid bod yn bresennol mewn cyfarfod i wneud penderfyniadau dilys yn y cyfarfod hwnnw. Gall cworwm fod yn nifer penodedig neu’n ganran o’r rheiny sydd â’r hawl i fynychu a phleidleisio. Fel arfer bydd nifer y bobl sydd ei angen i ffurfio cworwm wedi’i nodi yn y ddogfen lywodraethol.

Deddf 2011 yw Deddf Elusennau 2011.

Deddf Cwmnïau yw Deddf Cwmnïau 2006.

Dogfen lywodraethol yw unrhyw ddogfen sy’n amlinellu dibenion yr elusen ac, fel arfer, y dull o’i gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn erthyglau cymdeithasu, yn rheolau, yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn Siartr Frenhinol, yn Gynllun y Comisiwn, neu, mewn perthynas ag apêl, termau cyhoeddedig yr apêl sy’n gwahodd cyfraniadau.

Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n rheoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol, waeth beth fo’u henwau. Er enghraifft, yn achos cymdeithas anghorfforedig y pwyllgor gwaith neu’r pwyllgor rheoli yw’r ymddiriedolwyr elusen, ac yn achos cwmni elusennol y cyfarwyddwyr yw’r ymddiriedolwyr elusen.

Ysgrifennydd yw ysgrifennydd y cwmni neu’r elusen neu, os nad yw swydd o’r fath yn bodoli, y sawl sy’n galw, yn gweinyddu ac yn cymryd cofnodion cyfarfodydd.

Defnyddir rhaid neu angen i gyfeirio at y camau y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr, neu eu hasiantau neu eu gweithwyr eu cymryd yn ôl y gyfraith.

Pan fyddwn yn defnyddio termau megis dylai’r ymddiriedolwyr neu awgrymwn, argymhellwn neu cynghorwn, cyfeiriwn at y camau y gallai’r ymddiriedolwyr, eu hasiantau neu eu gweithwyr eu cymryd, ac sy’n arfer dda yn ein barn ni, ond nid ydynt yn ofynion cyfreithiol.

4. Diffiniad a mathau o gyfarfodydd

Mae’r llysoedd wedi penderfynu bod cyfarfod dilys fel rheol yn cynnwys pobl sy’n gallu clywed a gweld ei gilydd (Byng v London Life Association (1989) 1 All ER 560). Bydd y diffiniad hwn yn gymwys pan nad yw dogfen lywodraethol elusen yn rhoi unrhyw ddiffiniad arall o gyfarfod.

Os oes gan unigolyn anabledd sy’n ei gwneud hi’n anodd neu’n amhosibl iddo/iddi gymryd rhan lawn yn y trafodaethau a phenderfyniadau mewn cyfarfod (fel y diffinnir uchod) gall ofyn i’r trefnwyr wneud trefniadau arbennig fel y gall gymryd rhan. Os nad yw dogfen lywodraethu’r elusen yn amlinellu trefniadau ar gyfer cyfarfodydd sy’n ateb anghenion unigolion ag anableddau, efallai y bydd angen diwygio’r ddogfen lywodraethu. Bydd hyn yn galluogi’r rhai sy’n cymryd rhan yn y broses gwneud penderfyniadau i wneud hynny mewn modd sy’n eu galluogi i gyflawni eu dyletswyddau cyfreithiol, ac felly yn galluogi cyfranogaeth ehangach.

Gall ymddiriedolwyr elusen benderfynu cynnal rhai cyfarfodydd ymddiriedolwyr trwy ddull electronig, oni bai bod y ddogfen lywodraethol yn gwahardd hyn yn benodol, ac ar yr amod bod y dull a ddefnyddir yn caniatáu iddynt weld a chlywed ei gilydd, er enghraifft, trwy ddefnyddio cynadledda fideo neu gyfleusterau fideo’r rhyngrwyd. Gall cyfarfodydd o’r fath fod yn ddefnyddiol os oes angen gwneud penderfyniad brys, os yw ymddiriedolwyr yn byw pellter oddi wrth unrhyw fan canolog neu os yw cyfathrebu electronig yn ei gwneud hi’n haws i ymddiriedolwyr elusen ag anableddau gymryd rhan. Gall dogfen lywodraethol yr elusen, os yw’r ymddiriedolwyr yn dymuno, bennu nifer (neu’r nifer lleiaf) o gyfarfodydd corfforol i’w cynnal bob blwyddyn, a’r amgylchiadau pan y gellir galw cyfarfod. Argymhellwn fod o leiaf un cyfarfod corfforol o’r holl ymddiriedolwyr elusen yn cael ei gynnal bob blwyddyn.

Ar y llaw arall, gan fod cynadledda ffôn yn caniatáu i’r cyfrannwr glywed ond nid gweld ei gilydd, nid yw’n cael ei ystyried yn ‘gyfarfod’ o fewn ystyr y penderfyniad yn achos Byng. Fodd bynnag, mae’n bosib o hyd i gyfarfodydd gael eu trefnu ar ffurf cynhadledd ffôn os, a dim ond os oes darpariaeth benodol yn nogfen lywodraethol yr elusen. Os nad oes pwˆer yn y ddogfen lywodraethol i gynnal cyfarfodydd dros y ffôn gall yr ymddiriedolwyr newid y ddogfen lywodraethol i fabwysiadu pwˆer o’r fath. Gellir ei newid os oes pwˆer diwygio addas yn nogfen lywodraethol yr elusen. Neu, os nad oes pwˆer diwygio addas, gall yr ymddiriedolwyr ddibynnu ar y pwˆer a roddir gan adran 21 o Ddeddf Cwmnïau 2006, yn achos cwmni elusennol, neu adran 280 o Ddeddf Elusennau 2011 yn achos elusen anghorfforedig, i newid y ddogfen lywodraethol.

Yn absenoldeb pwˆer penodol i gynnal busnes trwy gynadledda ffôn, gall dull o’r fath gael ei ddefnyddio dim ond ar gyfer trafodaethau cychwynnol, ac ati, sy’n ymwneud â busnes sy’n rhaid cael ei drafod mewn ‘cyfarfod’. Gallai unrhyw benderfyniadau sy’n cael eu cymryd yn ystod cynhadledd ffôn, lle mae’n rhaid i’r busnes dan sylw gael ei drafod mewn ‘cyfarfod’ yn yr ystyr manylaf, gael ei herio yn llwyddiannus yn y llys.

Mae’n dillyn y bydd cymysgedd o gynadledda presenoldeb corfforol a chynadledda ffôn yn dderbyniol yn ei gyfanrwydd dim ond os oes pwˆer penodol yn y ddogfen lywodraethol sy’n diffinio cyfarfod fel un sy’n cynnwys cynadledda ffôn lle y bo angen neu lle y bo’n ddymunol. Os nad oes darpariaeth o’r fath, yna bydd y cyfarfod (yn yr ystyr cyfreithiol manylaf) yn cynnwys yr ymddiriedolwyr hynny sy’n bresennol yn gorfforol yn unig mewn cyfarfod a alwyd yn unol â darpariaethau’r ddogfen lywodraethol. Wrth gwrs, gall y rheiny sy’n cael eu cynnwys trwy gynadledda ffôn gyfrannu at unrhyw drafodaeth, ond ni fyddai’n ddilys iddynt bleidleisio ar unrhyw gynnig. Fodd bynnag, ar yr amod bod yr ymddiriedolwyr sy’n bresennol yn gorfforol yn ffurfio cworwm byddant yn gallu ymgymryd â busnes yr elusen yn ddilys, ar yr amod bod pob ymddiriedolwr wedi cael cyfle i fynychu’r ‘cyfarfod’.

Efallai y bydd yr ymddiriedolwyr yn penderfynu newid dogfen lywodraethol eu helusen i adlewyrchu gofynion penodol ar gyfer cynnal cyfarfodydd. Yn yr achos hwn, awgrymwn y dylent gynnwys darpariaeth ar hyd y llinellau canlynol, a’i haddasu fel y bo angen:

“Yn y [cyfansoddiad] hwn mae’r ymadrodd ‘cyfarfod’ yn cynnwys, ac eithrio lle y mae’n groes i unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol:

• cyfarfod corfforol;

• [cynhadledd fideo, cyfleuster fideo rhyngrwyd neu ddull electronig tebyg sy’n caniatáu cyfranogiad gweledol a chlywedol ar yr un pryd]; a

• [chynadledda ffôn]”

5. Sut mae statws cyfreithiol yn effeithio ar y rheolau sy’n rheoli cyfarfodydd

Gall elusen fod yn gorfforaeth gorfforedig neu’n gorff anghorfforedig megis ymddiriedolaeth neu gymdeithas. Bydd y ffordd y mae elusen wedi cael ei sefydlu yn effeithio ar y gofynion sydd ganddi ar gyfer cyfarfodydd. Mae’r tabl isod yn rhestru rhai o’r mathau o elusennau a dogfennau llywodraethol sy’n debygol o gynnwys y weithdrefn ar gyfer galw a rheoli cyfarfodydd. Dylai pobl sy’n ffurfio elusennau newydd, neu sy’n rheoli rhai sy’n bodoli eisoes, feddwl am y ffordd fwyaf cost-effeithiol o drafod busnes yr elusen. Yn y gorffennol, cyfarfodydd ymddiriedolwyr elusen, aelodau neu danysgrifwyr sydd wedi cael eu hystyried yn arfer orau, ac mewn nifer o achosion bydd hyn yn parhau i fod felly. Ond, yn enwedig yn sgîl datblygiadau technolegol diweddar, gall dulliau eraill o drafod busnes elusen, neu rannau ohono, fod yn fwy cost-effeithiol na chyfarfodydd.

5.1 Tabl 1

Statws cyfreithiol yr elusen	Mathau arferol oddogfen lywodraethol	Dogfennau eraill a allai gwmpasu trefn cyfarfodydd
Sefydliad Anghorfforedig	Cyfansoddiad/Rheolau	Is-ddeddfau/Archebion Sefydlog/Cytundeb Cyllido
Ymddiriedolaeth Elusennol	Gweithred Ymddiriedolaeth / Datganiad o Ymddiriedolaeth / Gweithred setlo/Ewyllys	Archebion Sefydlog neu Reolau

Cyrff Anghorfforedig	Mathau arferol oddogfen lywodraethol	Dogfennau eraill a allai gwmpasu trefn cyfarfodydd
(1) Cwmni heb gyfalaf cyfrannau	Erthyglau Cymdeithasu	Deddf Cwmnïau 2006 Rheolau neu Is-ddeddfau
(2) Corff Siartr Frenhinol	Siartr	Rheolau neu Is-ddeddfau
(3) Corfforaeth a sefydlwyd gan Ddeddf Seneddol	Y Ddeddf sy’n sefydlu’r elusen	Rheolau neu Is-ddeddfau
(4) Cymdeithasau Diwydiannol a Chyfeillgar	Rheolau	Archebion Sefydlog

Bydd pwˆer gan nifer o elusennau yn eu dogfen lywodraethol i lunio rheolau a rheoliadau ar gyfer cynnal cyfarfodydd. Os yw’r pwˆer hwn yn bodoli, argymhellwn fod ymddiriedolwyr elusen yn sefydlu gweithdrefnau priodol ar gyfer cyfarfodydd, gan roi ystyriaeth i’r mathau gwahanol o gyfarfodydd y mae eu hangen ar yr elusen ac anghenion y rheiny sydd â hawl i gymryd rhan. Bydd yr arweiniad canlynol yn eich cynorthwyo i gyflawni hyn.

Rhan I: Cyfarfodydd yn gyffredinol

Mae nifer o ffactorau sy’n gyffredin wrth gynnal unrhyw fath o gyfarfod (er enghraifft, rôl y Cadeirydd, cynllunio’r cyfarfod a phennu cworwm) a thrafodir y rhain yn y tudalennau nesaf. Mae cyngor ar gynnal mathau unigol o gyfarfod (fel CCB) i’w weld yn Rhan II y cyhoeddiad hwn.

6. Y drefn ar gyfer galw cyfarfodydd

Argymhellwn fod pob cyfarfod yn cael ei alw trwy ddefnyddio hysbysiad ac agenda. Mae’n bwysig i’r Ysgrifennydd fod yn gyfarwydd â’r rheolau a’r rheoliadau, a deall y rheolau a’r rheoliadau, sy’n berthnasol i’r math o gyfarfod sy’n cael ei alw ac yn arbennig unrhyw derfyniadau ar bwˆer y cyfarfod i ddelio â’r mater. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr elusen sicrhau bod eu penderfyniadau’n cael eu gwneud mewn modd priodol a bod y camau’n cael eu cymryd. Os yw amheuaeth yn codi ynghylch penderfyniad yn ddiweddarach, gall unrhyw gamgymeriad a wnaed wrth alw neu gynnal y cyfarfod dan sylw olygu bod y cyfarfod yn ddi-rym, a bydd unrhyw benderfyniadau a wnaed yn y cyfarfod yn annilys. Gall hyn achosi trafferth i’r elusen, yn enwedig os cafodd penderfyniadau ynglyˆn â gwariant eu gwneud yn y cyfarfod hwnnw.

7. Dyddiad ac amser y cyfarfod

Dylid edrych ar y ddogfen lywodraethol i weld a oes unrhyw derfynau amser penodol ar gyfer cynnal cyfarfodydd.

Ar ôl adnabod unrhyw ofynion, bydd angen dewis dyddiad ac amser ar gyfer y cyfarfod. Mae nifer o ffactorau a all effeithio ar leoliad y cyfarfod, er enghraifft:

• y math o gyfarfod
• a yw ymddiriedolwyr elusen, staff allweddol a/neu aelodau ar gael (efallai y bydd angen i chi osgoi gwyliau ysgol neu ddigwyddiadau lleol)
• y dyddiad pan fydd cyfrifon sydd i’w cymeradwyo neu eu rhoi gerbron cyfarfod ar gael
• a yw’r lleoliad o’ch dewis ar gael

8. Cworwm

Fel rheol bydd dogfen lywodraethol yr elusen yn pennu’r cworwm sy’n gymwys i bob math o gyfarfod, ond os nad yw’n nodi hyn, gellir sefydlu’r cworwm trwy arfer yr elusen. Yn yr achosion hyn cynghorwn fod ymddiriedolwyr elusen yn cofnodi hyn yn y rheolau neu’r rheoliadau a sefydlwyd ar gyfer cynnal cyfarfodydd. Os nad yw erthyglau cwmni elusennol yn pennu cworwm ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol y cwmni, y cworwm fydd dau aelod sy’n bresennol yn bersonol yn y cyfarfod. Cynghorwn yr elusen i feddwl yn ofalus am nifer y bobl sydd ei angen ar gyfer cworwm. Os yw’r cworwm yn rhy uchel, gall unrhyw absenoldebau ei gwneud hi’n anodd i gael cyfarfod dilys. Os yw’n rhy isel, gall barn lleiafrif gael dylanwad afresymol.

Argymhellwn mai’r cworwm ar gyfer cyfarfod ymddiriedolwyr yw lleiafswm o un rhan o dair o gyfanswm yr ymddiriedolwyr elusen ac un ychwanegol e.e. bydd gan 10 ymddiriedolwr elusen gworwm o bedwar. Ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol cynghorwn fod y cworwm a bennir yn y ddogfen lywodraethol yn cael ei ystyried yn ofalus. Mae angen iddo fod yn briodol i faint y sefydliad a nifer yr aelodau. Er enghraifft, gall elusen sydd ag aelodaeth o 20,000 ac sy’n pennu cworwm o 20% o’r aelodau (h.y. 4000 o bobl) sydd â hawl i fynychu a phleidleisio.

Os nad oes cworwm yn y cyfarfod, nid oes modd gwneud unrhyw benderfyniadau. Efallai y bydd y ddogfen lywodraethol yn datgan a oes rhaid cynnal y cworwm trwy gydol y cyfarfod er mwyn trafod busnes yn effeithiol, neu a yw’n ddigon i gael cworwm ar ddechrau’r cyfarfod. Os nad yw’n dweud hyn, bydd angen i’r ymddiriedolwyr ymdrin â’r sefyllfa trwy lunio rheol addas. Argymhellwn fod y cworwm yn cael ei gynnal trwy gydol y cyfarfod er mwyn sicrhau bod pob eitem o fusnes yn cael ei hystyried gan grwˆp o bobl sy’n ddigon cynrychioladol.

Os nad oes modd ffurfio cworwm yn rheolaidd, neu os yw’r hyn a bennir yn y ddogfen lywodraethol yn anymarferol, dylai’r ymddiriedolwyr elusen gysylltu â’r Comisiwn am gyngor.

9. Rôl yr Ysgrifennydd

9.1 Pennu amserlen

Mae’n ddoeth pennu amserlen ar gyfer trefnu’r cyfarfod. Trwy weithio’n ôl o’r dyddiad y bydd y cyfarfod yn cael ei gynnal, efallai y bydd angen i’r Ysgrifennydd nodi:

• y dyddiad y mae’n rhaid anfon hysbysiadau;
• y dyddiad y mae’n rhaid derbyn dogfennau sydd i’w cylchredu gyda’r hysbysiad;
• dyddiad ac amser unrhyw gyfarfod blaenorol neu gyfarfod cysylltiedig, er enghraifft cyn rhoi’r adroddiad a’r cyfrifon gerbron CCB, bydd angen i’r ymddiriedolwyr elusen gwrdd a’u cymeradwyo; ac
• os bydd swyddogion yn cael eu hethol, y dyddiad y mae’n rhaid derbyn enwebiadau.

9.2 Lleoliad

Mae angen dewis y lleoliad yn ofalus. Mae angen i’r lleoliad fod o fewn cyrraedd pawb sydd â hawl i fod yn bresennol ac mae’n rhaid ystyried y cyfleusterau a fydd eu hangen. Mae rhestr wirio o’r materion i’w hystyried i’w gweld yn Atodiad 3. Ni fydd pob eitem a restrir yn yr atodiad hwnnw yn berthnasol i bob math o gyfarfod. Argymhellwn eich bod yn cyfeirio at y rhestr wirio yn rheolaidd er mwyn sicrhau bod y lleoliad arfaethedig yn parhau i ateb anghenion yr elusen.

9.3 Rhaglen

Bydd pob cyfarfod yn elwa drwy gael agenda ffurfiol sy’n rhestru’r eitemau o fusnes sydd i’w trafod yn y cyfarfod arbennig hwnnw. Cyn galw’r cyfarfod byddai’r Ysgrifennydd fel rheol yn trafod yr agenda arfaethedig gyda’r Cadeirydd ac unrhyw uwch aelodau o staff priodol. Mae’n ddefnyddiol ystyried a yw’r materion sy’n cael eu rhoi gerbron y cyfarfod yn briodol i’r cyfarfod hwnnw. Cynghorir yr Ysgrifennydd i edrych ar y ddogfen lywodraethol i weld pa faterion y mae’n rhaid eu trafod ar gyfer pob math o gyfarfod. Er enghraifft, efallai y bydd rhaid trafod materion fel cymeradwyo datganiadau ariannol, ail-ethol swyddogion a phenodi neu ailbenodi archwilwyr, yn achos elusen nad yw’n gwmni, mewn CCB. (Er nad oes rhaid i gwmni elusennol gynnal CCB gall wneud hynny os yw’n dymuno.)

Mae angen cynllunio trefn y cyfarfod, caniatáu digon o amser ar gyfer pob eitem ac mae’n rhaid i’r Cadeirydd fod yn ymwybodol o’r angen i gadw at yr amserlen er mwyn sicrhau bod pob mater yn cael ei drafod o fewn yr amser penodedig. Gall fod yn ddefnyddiol nodi ar yr agenda faint o amser y disgwylir ei ganiatáu ar gyfer pob eitem. Mae hefyd yn ddefnyddiol i nodi’n glir pryd fydd y cyfarfod yn gorffen.

Mae’n ddefnyddiol nodi a fydd eitem o fusnes yn cael ei thrafod neu a oes angen gwneud penderfyniad.

9.4 Dogfennaeth

Cynghorir yr Ysgrifennydd i sicrhau bod yr holl bapurau perthnasol a/neu ddeunydd atodol ar gael i’r ymddiriedolwyr elusen a/neu aelodau mewn da bryd. Dylai’r papurau sy’n cael eu rhoi gerbron y cyfarfod:

• gydymffurfio ag unrhyw reolau neu reoliadau perthnasol yr elusen ynglyˆn â chyflwyno papurau; a
• chael eu derbyn gan yr Ysgrifennydd a’u dosbarthu mewn da bryd

Argymhellir bod yr holl ddogfennaeth atodol yn cael ei marcio’n glir i ddangos:

• natur a dyddiad y cyfarfod;
• yr eitem ar yr agenda y mae’n cyfeirio ati; a
• rhif tudalennau ar ddogfennau hir.

Gall fod yn ddefnyddiol hefyd i roi rhif adnabod i bob ddogfen.

9.5 Rhybudd

Gall dogfen lywodraethol elusen (yn amodol ar ofynion statudol) ddarparu un neu ragor o ffyrdd o ‘roi rhybudd’ ar gyfer mathau gwahanol o gyfarfodydd. Os nad yw’n gwneud hyn, efallai fod yr ymddiriedolwyr elusen, trwy reolau neu eu harfer, wedi sefydlu gweithdrefnau ar gyfer rhoi rhybudd. Ond gallant, mewn unrhyw achos, ddibynnu ar y pwerau yn adran 332(1) Deddf 2011. Mae hyn yn caniatáu i hysbysiad unrhyw gyfarfod gael ei bostio (neu ei ddosbarthu â llaw) i’r cyfeiriad a roddwyd i’r elusen gan yr ymddiriedolwyr elusen neu’r aelodau. Ystyrir bod hysbysiadau sy’n cael eu hanfon trwy’r post wedi cael eu dosbarthu pan fyddai’r llythyr sy’n eu cynnwys wedi cael eu dosbarthu yn ôl amseriad arferol y post. Gall hysbysiadau etc gael eu ffacsio neu eu hanfon drwy’r e-bost hefyd os yw ymddiriedolwr neu aelod wedi rhoi rhif ffacs neu gyfeiriad e-bost, ar yr amod bod y sawl a fydd yn eu derbyn wedi nodi ei fod yn barod i dderbyn hysbysiadau trwy un neu ragor o’r dulliau hyn. Y diwrnod y derbynnir neu y disgwylir derbyn yr hysbysiad (er enghraifft, yn ôl amseriad arferol y post) fydd y dyddiad gwasanaeth.

Mae Adran 332(4) Deddf Elusennau 2011 yn dileu’r angen i anfon hysbysiad cyfarfod i ymddiriedolwyr elusen neu aelodau etc sydd â chyfeiriad y tu allan i’r DU. Er hynny, argymhellwn fod yr hysbysiad yn cael ei anfon at bob aelod.

Mae’n bwysig nodi os yw cyfnod hysbysiad yn cyfeirio at ddiwrnodau clir, nid yw hyn yn cynnwys y diwrnod postio a diwrnod y cyfarfod ei hun. Mae angen cyfrifo’r cyfnod rhwng anfon yr hysbysiad a’r diwrnod gwasanaeth yn unol â’r arweiniad ym mharagraff 27 uchod. Gall y dull cyfrifo ymddangos yn gymhleth, felly argymhellwn fod yr ymddiriedolwyr yn datgan yn glir beth yw eu harfer. Gall fod yn ddefnyddiol hefyd i gynnwys y wybodaeth hon yn yr hysbysiad ei hun.

9.6 Paratoi’r lleoliad ar gyfer y cyfarfod

Wrth gynllunio’r cyfarfod bydd angen i’r Ysgrifennydd ystyried sut i osod yr ystafell a pha offer sydd eu hangen ar gyfer y cyfarfod. Er enghraifft, yng nghyfarfod ymddiriedolwyr bydd angen lle ar bawb ar fwrdd ar gyfer papurau a gall fod yn ddefnyddiol i gofnodi penderfyniadau ar siart troi. Mewn CCB efallai y bydd angen cael bwrdd ar gyfer rhoi papurau, cyfrifon a chyhoeddiadau i’r aelodau. Os bydd rhywun am ddangos sleidiau neu roi anerchiad efallai bydd angen offer penodol arall fel uwchdaflunydd.

9.7 Ar ddiwrnod y cyfarfod

Bydd angen i’r Ysgrifennydd sicrhau bod:

• copïau dros ben o’r holl ddogfennau sydd eu hangen ar gyfer y cyfarfod;
• trefniadau ar gyfer unrhyw bleidlais neu gyfrif pleidleisiau a all fod ei angen wedi cael eu gwneud;
• y cyfarfod yn cael ei gynnull mewn modd priodol;
• cworwm (ac os oes angen, bod cworwm yn bresennol trwy gydol y cyfarfod);
• ymddiheuriadau ar gyfer absenoldeb yn cael eu nodi;
• pob penderfyniad sy’n cael ei wneud yn y cyfarfod yn cael ei gofnodi (os nad yw canlyniad trafodaeth yn glir, ceisio cadarnhad y Cadeirydd ynglyˆn â phenderfyniadau yn ystod y cyfarfod er mwyn sicrhau bod y cofnodion yn gywir)

Os yw’n ymddangos bod mater wedi cael ei hepgor, dylai’r Ysgrifennydd dynnu sylw’r Cadeirydd at hyn.

Dylid cofio bod penderfyniadau sy’n cael eu gwneud yng nghyfarfod ymddiriedolwyr neu aelodau yn benderfyniadau ar y cyd ac mae’r penderfyniad yn rwymol ar bob ymddiriedolwr elusen ac aelod. Dyma’r rheswm dros annog pob ymddiriedolwr/aelod yr elusen i gymryd rhan ym mhob dadl. Rhoddir cyngor ar gofnodion cyfarfodydd ym mharagraffau 57-69.

10. Rôl y Cadeirydd

Fel arfer bydd y Cadeirydd yn sicrhau bod yr Ysgrifennydd wedi anfon yr hysbysiad, agenda a phapurau atodol mewn da bryd ac yn unol ag unrhyw amserlen gytunedig.

10.1 Yn ystod y cyfarfod

Mae angen i’r Cadeirydd sicrhau bod yr eitemau ar yr agenda yn cael eu trafod o fewn yr amserlen a osodwyd ar gyfer y cyfarfod. Cofnodion y cyfarfod blaenorol yw’r eitem gyntaf ar yr agenda fel arfer. Mae’r Cadeirydd yn arwyddo’r cofnodion ar ôl gwirio gyda’r rheiny sy’n bresennol bod y cofnodion yn gofnod gwir a chywir. Dylai’r Cadeirydd gynnig cyfle cyfartal i’r rheiny sy’n bresennol ac yn pleidleisio yn y cyfarfod siarad ar bob eitem a’u hannog i gymryd rhan lawn yn y cyfarfod. Yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr yn arbennig, mae angen i bob ymddiriedolwr elusen fod yn weithgar yn y cyfarfod a chymryd rhan lawn yn y broses gwneud penderfyniadau.

10.2 Problemau posib

Cynghorir y Cadeirydd yn gryf i beidio â chaniatáu i unrhyw un ddylanwadu’n ormodol ar y cyfarfod. Gall fod yn fwy anodd i rwystro grwˆp dylanwadol o bobl rhag rheoli busnes y sefydliad. Mae atebion posib yn cynnwys:

• sicrhau bod pob ymddiriedolwr elusen yn cymryd rhan (neu gyfran ehangach o’r aelodau);
• gorfodi unrhyw reolau gweithredol;
• sicrhau bod ymddiriedolwyr elusen yn cydnabod rôl y Cadeirydd o ran rheoli’r cyfarfod;
• cynyddu cworwm y cyfarfod gan ddefnyddio’r gweithdrefnau yn y ddogfen lywodraethol er mwyn sicrhau bod angen i grwˆp ehangach o ymddiriedolwyr elusen neu aelodau fod yn bresennol mewn cyfarfodydd er mwyn i’r busnes a drafodir fod yn ddilys

Os oes angen i’r cyfarfod ddod i benderfyniad, dylai’r Cadeirydd sicrhau bod pob ymddiriedolwr elusen (ac aelodau mewn cyfarfod cyffredinol) yn deall beth mae’r penderfyniad yn ei olygu i’r elusen e.e. cytuno i roi arian neu sefydlu polisi buddsoddi. Os nad yw’r ddogfen lywodraethol yn rhoi manylion am nifer y pleidleisiau sydd eu hangen i basio cynigion yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr, y safle cyfreithiol yw bod penderfyniadau’n cael eu gwneud gan fwyafrif syml yr ymddiriedolwyr elusen neu’r aelodau sy’n pleidleisio, ar yr amod bod cworwm yn bresennol.

Mewn cyfarfod cyffredinol dylai’r Cadeirydd esbonio i’r aelodau pa benderfyniadau (os oes) y mae’r aelodau yn pleidleisio arnynt sy’n rhwymol ar ymddiriedolwyr elusen. Efallai fod y pleidleisio yn argymhelliad yn unig i’r ymddiriedolwyr elusen.

10.3 Gohirio’r cyfarfod

Gall hyn ddigwydd pan fydd y cyfarfod ei hun neu ran o fusnes y cyfarfod hwnnw yn cael ei ohirio tan ryw amser arall neu gyfnod amhenodol. Efallai fod cyfnod a hysbysiad gohirio’r cyfarfod a’i ailgynnull wedi cael ei gynnwys yn y ddogfen lywodraethol.

Mewn unrhyw rai o’r amgylchiadau canlynol gall y Cadeirydd (gyda chaniatâd y rheiny sy’n bresennol fel arfer) ohirio’r cyfarfod.

Os oes angen cworwm trwy gydol y cyfarfod ac mae’n troi’n gyfarfod heb gworwm

Gall hyn ddigwydd os yw’r cyfarfod yn para am fwy o amser ac mae nifer o aelodau yn gadael oherwydd trefniadau teithio, neu yn fwy dadleuol, gall nifer o aelodau dynnu’n ôl o’r cyfarfod er mwyn annilysu’r trafodaethau. Mae’r penderfyniadau sy’n cael eu gwneud pan fydd cworwm yn ddilys o hyd.

Digwyddiad sydd y tu hwnt i reolaeth y sefydliad

Er enghraifft, gall y larwm tân ganu sy’n golygu bod angen gadael yr adeilad neu’r ardal lle mae’r cyfarfod yn cael ei gynnal.

• mae’r cyfarfod yn troi’n afreolus ac mae’r sefyllfa’n beryglus i’r rheiny sy’n bresennol neu byddai parhau â busnes y cyfarfod yn amhosib

• os yw’r cyfarfod yn penderfynu gohirio trafodaethau

Fel arfer bydd hwn yn digwydd os nad oes digon o wybodaeth i wneud penderfyniad.

Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, a darpariaethau’r ddogfen lywodraethol, gellir gohirio’r cyfarfod:

• tan amser diweddarach ar yr un diwrnod;

• am gyfnod amhenodol;

• tan ddyddiad diweddarach a’r un lleoliad; neu

• tan ddyddiad diweddarach a lleoliad arall

Mae gohirio’r cyfarfod yn barhad yn unig o’r cyfarfod ac mae’r hysbysiad a roddwyd ar gyfer y cyfarfod cyntaf yn parhau ar ei gyfer (oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn darparu fel arall). Er hynny, argymhellwn, lle bynnag y bo’n bosib, fod hysbysiad newydd yn cael ei anfon i’r rheiny sydd â hawl i fynychu cyfarfod a ohiriwyd, yn enwedig os yw’r cyfarfod yn cael ei ohirio heb bennu dyddiad, amser a lleoliad newydd ar gyfer y cyfarfod cyn iddo gael ei ohirio.

Argymhellwn na ddylai unrhyw fusnes newydd gael ei gyflwyno yng nghyfarfod a ohiriwyd oni bai bod hysbysiad o fusnes newydd o’r fath yn cael ei roi mewn modd priodol.

Argymhellwn fod y Cadeirydd yn ailadrodd cofnodion y cyfarfod cynharach ar ddechrau unrhyw gyfarfod a ailgynullwyd er mwyn osgoi unrhyw ddryswch neu ddyblygu dadleuon.

11. Gwrthdaro buddiannau

Mae’n arfer dda ar ddechrau cyfarfod i bob ymddiriedolwr elusen ddatgan unrhyw fudd preifat sydd ganddo/ganddi mewn eitem sydd i’w thrafod, ac yn bendant cyn dechrau cynnal trafodaeth ar yr eitem ei hun. Er enghraifft, efallai fod un o’r ymddiriedolwyr:

• yn berchen ar gwmni adeiladu ac efallai fod yr elusen yn ystyried ymgymryd â gwaith adeiladu; neu
• efallai ei fod yn ymddiriedolwr elusen arall y cynigiwyd rhoi grant iddi

Mae gan gyfarwyddwr cwmnïau elusennol, dan y Ddeddf Cwmnïau, ddyletswyddau arbennig i ddatgelu i’w cyd-gyfarwyddwyr wrthdrawiadau rhwng eu buddiannau preifat a’u dyletswyddau fel cyfarwyddwyr.

Er hynny, dylid nodi, oni bai bod dogfen lywodraethol elusen yn darparu i’r gwrthwyneb (gweler y paragraff nesaf), ni fydd y ffaith bod ymddiriedolwr elusen yn datgelu budd preifat i’w gyd- ymddiriedolwyr mewn mater sydd i’w drafod ynddo’i hun yn dileu’r posibilrwydd o ddatgan bod y penderfyniad yn annilys, oherwydd gwrthdaro buddiannau. Os yw’r ymddiriedolwyr elusen yn poeni am y risg o wneud penderfyniadau mewn amgylchiadau lle mae gan un neu fwy ohonynt wrthdrawiad rhwng budd a dyletswydd, dylent gysylltu â’r Comisiwn am gyngor pellach.

Mae dogfennau llywodraethol rhai elusennau yn dilysu trafodion lle mae gan un neu ragor o’r ymddiriedolwyr elusen wrthdaro rhwng budd a dyletswydd, yn amodol yn aml ar amodau ynglyˆn â datgan y budd preifat, peidio â chymryd rhan yn y drafodaeth, neu bleidleisio ar y mater dan sylw ac ati. Ond mae rhai darpariaethau yn y gyfraith cwmnïau sydd, waeth beth fo telerau erthyglau cymdeithasu’r cwmni, yn cael yr effaith o fynnu cael penderfyniad yr aelodau, a chaniatâd y Comisiwn, i ddilysu trafodion cwmni elusennol y mae gan y cyfarwyddwyr fuddiannau preifat ynddo.

12. Cofnodion

Gall cymryd a chadw cofnodion rhai mathau o gyfarfod fod yn ofynnol naill ai dan y gyfraith cwmnïau neu ddogfen lywodraethol yr elusen. Mae’n bwysig sicrhau a yw unrhyw ofynion ynglyˆn â chymryd cofnodion yn berthnasol i’ch elusen chi. Beth bynnag fo’r gofynion cyfreithiol, argymhellwn fod cofnodion manwl gywir o bob cyfarfod yn cael eu cadw. Nid oes rhaid i’r cofnodion fod yn gofnod air am air, ond mae angen cofnodi gwybodaeth sy’n bwysig i’r elusen. Argymhellwn fod pob set o gofnodion yn nodi:

• enw’r elusen;
• y math o gyfarfod;
• dyddiad ac amser y cynhaliwyd y cyfarfod;
• ymddiheuriadau dros absenoldeb; ac
• enwau’r rheiny sy’n bresennol, gan gynnwys:
• ym mha rinwedd y maent yn mynychu e.e. ymddiriedolwr, cynghorwr etc; ac
• ar gyfer pa eitemau ar yr agenda

Yn ddelfrydol, dylai cofnodion unrhyw gyfarfod gael eu cymryd gan rywun nad yw’n ymwneud yn uniongyrchol â’r cyfarfod, er enghraifft yr ysgrifennydd i’r ymddiriedolwyr yn hytrach nag un o’r ymddiriedolwyr eu hunain. Mae hyn oherwydd ei bod hi’n anodd, fel arfer, i gymryd nodiadau digonol a chymryd rhan weithgar ar yr un pryd. Fodd bynnag, weithiau ni fydd yr ysgrifennydd yn gallu cymryd y cofnodion, oherwydd absenoldeb neu ryw reswm arall. Yn yr un modd, nid oes gan nifer o elusennau bach y staff neu wirfoddolwyr parod i ymgymryd â’r dasg. Os yw un o’r ymddiriedolwyr yn mynd i gymryd y cofnodion, dylai’r unigolyn hwnnw gael ei enwebu’n glir cyn i’r cyfarfod gychwyn (mewn rhai achosion bydd un o’r ymddiriedolwyr yn ymgymryd â’r rôl ysgrifennydd mygedol, ac mewn achos o’r fath dylid rhoi’r dasg iddo/iddi). Os yw ymddiriedolwr yn cymryd y cofnodion dylai’r unigolyn hwnnw sicrhau ei fod yn gallu cyfrannu’n weithgar i unrhyw drafodaeth hefyd.

Dylid nodi bod y cofnodion ffurfiol, ar ôl iddynt gael eu cymeradwyo a’u harwyddo fel cofnod cywir gan y cadeirydd, yn ffurfio’r unig gofnod cyfreithiol o fusnes y cyfarfod. Mae’n amlwg y gall ymddiriedolwyr gymryd cofnodion at eu diben eu hunain; fodd bynnag, ni ddylai’r rhaid gael eu defnyddio fel ôl-ystyriaeth i’r cofnodion swyddogol. Mae’n bwysig os nad yw ymddiriedolwr yn gallu cytuno bod y cofnodion drafft yn gofnod cywir o’r cyfarfod, dylai ef neu hi dynnu’r mater at sylw’r cadeirydd cyn iddynt gael eu cymeradwyo a’u harwyddo. Dyma’r rheswm pam y dylai copïau o’r cofnodion drafft gael eu hanfon at bob ymddiriedolwr a fynychodd y cyfarfod er mwyn sicrhau bod cyfle ganddynt i gynnig sylwadau. Os yw’r ymddiriedolwr yn methu cytuno ar ôl trafodaeth yna dylai ei anghytundeb gael ei nodi’n ffurfiol a’i gofnodi fel ôl-nodyn i’r cofnodion cyn iddynt gael eu harwyddo.

Mae’n arfer gyffredin i gofnodi enw’r Cadeirydd.

Mae’n rhaid cofnodi nod cofnodion y cyfarfod blaenorol wedi cael eu cymeradwyo ac unrhyw newidiadau iddynt, ynghyd â materion sy’n codi o’r cofnodion blaenorol nad ydynt yn cael eu trafod fel eitem o fusnes ar wahân.

Fel arfer bydd y cofnodion yn nodi:

• union eiriad unrhyw gynnig ynghyd ag enw’r cynigydd ac (yn ddewisol) eilydd y cynnig;
• crynodeb o’r drafodaeth ar bob eitem o fusnes;
• y wybodaeth y seilir y penderfyniad arni;
• manylion am y penderfyniad, h.y. pwy bleidleisiodd a sut ac, yn achos pleidleisiau cyfartal, os yw’r Cadeirydd yn defnyddio pleidlais fwrw;
• y camau y mae angen eu cymryd;
• enwau’r bobl sy’n gyfrifol am weithredu’r penderfyniad; a
• dyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod nesaf

Mae’n arferol i enwau pobl sy’n mynychu cyfarfod cyffredinol gael eu cofnodi trwy eu cael i arwyddo cofrestr wrth y drws sy’n cael ei rhoi gyda’r cofnodion fel cofnod o’r rhai sy’n bresennol.

Cynghorwn fod cofnodion yn cael eu drafftio cyn gynted â phosib ar ôl y cyfarfod a’u bod yn cael eu cylchredu’n brydlon. Mae hyn yn arbennig o bwysig i gofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr er mwyn osgoi oedi wrth weithredu penderfyniadau.

Gan mai’r cofnodion yw cofnod yr elusen o benderfyniadau, mae’n bwysig eu bod yn fanwl gywir ac yn cael eu storio’n briodol. Efallai y bydd angen iddynt gael eu defnyddio i gefnogi penderfyniadau a gymeradwywyd mewn cyfarfodydd ac i ddangos bod y cyfrifon wedi cael eu cymeradwyo a’u mabwysiadu. Mae angen cadw cofnodion pob cyfarfod, yn enwedig cyfarfodydd ymddiriedolwyr, yn ystod bodolaeth yr elusen.

Bydd cadw dogfennau ar ôl diddymu elusen yn dibynnu ar amgylchiadau gwahanol. Nid oes corff canolog sy’n cadw cofnodion elusennau a ddiddymwyd. Efallai y bydd llyfrgell leol neu Swyddfa Gofnodion sirol neu leol yn barod i’w storio. Gall Ysgrifennydd diwethaf yr ymddiriedolwyr elusen eu cadw. Efallai y bydd cyfreithiwr neu gyfrifydd yr elusen yn cadw’r cofnodion ar ôl ei diddymu, neu gall elusen arall sy’n gweithio mewn maes tebyg gytuno i gadw’r dogfennau sy’n weddill yn ddiogel. Rhaid cadw cofnodion cyfrifon yr elusen am o leiaf chwe blynedd oni bai ein bod yn caniatáu iddynt gael eu gwaredu (adran 131 Deddf 2011); argymhellwn fod cofnodion pwysig eraill yr elusen yn cael eu cadw am gyfnod tebyg. Bydd rhaid i gwmnïau elusennol gydymffurfio â gofynion perthnasol y Ddeddf Cwmnïau hefyd.

Mae angen defnyddio llyfr cofnodion i gadw copi o’r holl gofnodion gwreiddiol fel yr arwyddwyd gan Gadeirydd y cyfarfod. Fel arfer mae llyfrau cofnodion wedi’u rhwymo, neu’n dudalennau rhydd, fel y sefydlwyd gan draddodiad yr elusen. Dylai’r cofnodion ac unrhyw ddogfennaeth atodol gael eu rhifo er mwyn sicrhau bod unrhyw dudalennau sydd ar goll yn gallu cael eu hadnabod. Cynghorir yr Ysgrifennydd neu’r sawl sy’n gyfrifol am gymryd cofnodion i gadw’r llyfr cofnodion mewn lle diogel. Os yw ffurf tudalennau rhydd yn cael ei defnyddio, argymhellwn fod y tudalennau’n cael eu rhifo a’u harwyddo’n unigol gan y Cadeirydd i gynorthwyo wrth adnabod tudalennau sydd ar goll. Copi terfynol y cofnodion yw’r set o gofnodion a arwyddwyd ac a ddelir yn llyfr cofnodion yr elusen.

Caniateir i gwmni elusennol gadw ei lyfrau statudol ar gyfrifiadur. Gall copïau o gofnodion gael eu storio ar gyfrifiadur.

Mae’n rhaid i gofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr fod ar gael i bob ymddiriedolwr elusen a lle y bo angen, i gynghorwyr proffesiynol priodol (e.e. archwilwyr). Nid yw cofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr yn ddogfennau agored ac nid oes rhaid iddynt fod ar gael i’r cyhoedd eu gweld, oni bai bod hyn yn ofynnol yn ôl dogfen lywodraethol yr elusen. Fel arfer mae cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i aelodau (yn achos cwmni elusennol mae’n rhaid iddynt fod ar gael) ond nid oes rhaid iddynt fod ar gael i’r cyhoedd eu gweld oni bai bod hyn yn ofynnol yn ôl dogfen lywodraethol yr elusen.

13. Pleidleisio mewn cyfarfodydd

Yn anaml iawn y bydd dogfennau llywodraethol yn cynnwys manylion am drefniadau pleidleisio. Fel arfer bydd yr ymddiriedolwyr elusen wedi llunio rheolau a rheoliadau atodol i nodi’r mathau o benderfyniadau y mae angen eu penderfynu trwy bleidlais.

Yn aml iawn bydd pleidleisio trwy gyfrwng codi llaw yn gyntaf, ond, yn enwedig mewn cyfarfod mawr, efallai na fydd yn glir beth yw’r canlyniad. Hefyd nid yw’r dull hwn yn cydnabod hawliau pleidleisio lluosog (a all gael eu caniatáu dan y ddogfen lywodraethol e.e. efallai fod 5 pleidlais gan aelodau corfforedig; 1 pleidlais gan aelodau unigol). Mae hawl cyfraith gyffredin gan unrhyw un sydd â hawl i bleidleisio i fynnu cyfrif pleidleisiau, a gellir disgwyl y bydd rhywun yn ymarfer yr hawl hwn os gall canlyniad pleidleisio trwy godi llaw fod yn anghynrychioliadol. Mae cyfrif pleidleisiau yn golygu cyfrif yn ffurfiol pleidleisiau ar gynnig, a byddai’n cydnabod hawliau pleidleisio lluosog os ydynt ar gael. Fel rheol gall yr hawl i fynnu cyfrif pleidleisiau gael ei gyfyngu neu ei wahardd trwy ddarpariaethau yn nogfen lywodraethol yr elusen, ond nid bob amser yn achos cwmni elusennol.

Dylid gofalu bod dulliau pleidleisio yn briodol i’r cyfarfod. Bydd y ddogfen lywodraethol yn aml yn nodi a oes gan y Cadeirydd ail bleidlais neu bleidlais fwrw. Yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr elusen dim ond ymddiriedolwyr elusen a benodwyd mewn modd dilys sy’n cael pleidlais.

Gall nifer y pleidleisiau sydd ei angen ar gyfer mathau gwahanol o benderfyniadau amrywio ond fel arfer mae’n fwyafrif syml. Gall y ddogfen lywodraethol neu ddeddfwriaeth ddarparu trefniadau eraill: er enghraifft, mae’n rhaid i benderfyniad sy’n cael ei wneud dan ddarpariaethau adran 268 neu 281 Deddf 1993 gael ei basio gan “fwyafrif o ddim llai na dwy ran o dair o ymddiriedolwyr elusen sy’n pleidleisio ar y cynnig” (adran 268(2) ac adran 281(3)).

Rhan II: Mathau o gyfarfodydd

Fel arfer bydd gan elusennau nifer o fathau gwahanol o gyfarfodydd: cyfarfodydd ymddiriedolwyr, Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol, Cyfarfodydd Cyffredinol Eithriadol / Cyfarfodydd Cyffredinol Arbennig. Trafodir pob un o’r rhain yn eu tro. Mae’r ffactorau cyffredin sy’n ymwneud ag unrhyw fath o gyfarfod a gynhelir gan elusen wedi’u hamlinellu yn Rhan I ‘Cyfarfodydd yn gyffredinol’.

14. Cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Mae prif benderfyniadau strategol elusennau yn cael eu gwneud mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr llawn.

Gall dogfen lywodraethol yr elusen nodi amlder y cyfarfodydd a bydd fel arfer yn rhoi manylion am y weithdrefn ar gyfer galw a gweithredu cyfarfodydd ymddiriedolwyr. Dylai amlder cyfarfodydd ymddiriedolwyr adlewyrchu anghenion y sefydliad unigol. Er enghraifft, efallai na fydd gan ymddiriedolaeth fach rhoi grantiau system weinyddol gymhleth ac efallai y bydd angen i’r ymddiriedolwyr elusen gwrdd yn llai rheolaidd nag elusen sy’n darparu gwasanaeth, fel cylch chwarae, lle bydd materion i’w trafod yn codi yn rheolaidd ac weithiau’n annisgwyl.

Er mwyn cael rheolaeth effeithiol, argymhellwn fod

• lleiafswm o 2 gyfarfod ymddiriedolwyr llawn yn cael eu cynnal mewn unrhyw gyfnod o 12 mis, lle mae’n rhaid i fusnes yr elusen gael ei drafod mewn cyfarfodydd
• copi o’r ddogfen lywodraethol ar gael ym mhob cyfarfod er mwyn cyfeirio ati

14.1 Gwahodd y rheiny nad ydynt yn ymddiriedolwyr i gyfarfodydd ymddiriedolwyr

Efallai y bydd ymddiriedolwyr elusen (trwy benderfynu fel grwˆp) am wahodd y rheiny nad ydynt yn ymddiriedolwyr i rai o’u cyfarfodydd. Ni all unrhyw un, ar wahân i’r ymddiriedolwyr elusen, bleidleisio yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr. Ni all ymddiriedolwyr elusen ddirprwyo eu cyfrifoldebau yn y maes hwn ac ni allant ofyn i rywun arall bleidleisio ar eu rhan. Mae enghreifftiau pan gellir gwahodd rhywun nad yw’n ymddiriedolwr i gyfarfod ymddiriedolwyr yn cynnwys:

• efallai y bydd angen i ofalwr fod yn bresennol gydag ymddiriedolwr sydd ag anabledd;
• gall cynghorwyr proffesiynol gael eu gwahodd i helpu deall materion technegol fel:
  • cyfrifon;
  • arolygon neu brisiadau eiddo; neu
  • bolisi buddsoddi;
• cynrychiolwyr corff cyllido neu asiantaeth bartneriaeth sydd am fod yn bresennol; neu
• aelodau staff y mae’n ofynnol iddynt adrodd ar weithgareddau i’r ymddiriedolwyr elusen.

Byddem yn disgwyl i’r rheiny nad ydynt yn ymddiriedolwyr fod yn bresennol ar gyfer eitemau perthnasol ar yr agenda yn unig.

15. Cyfarfodydd Cyffredinol Blynyddol (CCB)

15.1 Oes angen i bob elusen gael CCB?

Nac oes, nid oes aelodau gan bob elusen, ac nid oes angen iddynt gynnal CCB. Dylid edrych ar y ddogfen lywodraethol i weld a oes angen cynnal CCB. Mae’n rhaid i gwmni elusennol gynnal CCB dim ond os yw ei erthyglau cymdeithasu yn mynnu ei fod yn gwneud hynny. Os nad yw CCB yn ofynnol yn ôl y ddogfen lywodraethol, efallai y bydd yr ymddiriedolwyr elusen am alw un (efallai’n ei alw’n gyfarfod defnyddwyr i osgoi unrhyw ddryswch gyda CCB ffurfiol).

Os yw’n ofynnol i elusen gynnal CCB neu os yw’n trefnu cyfarfod defnyddwyr, mae’r ymddiriedolwyr elusen wedi’u rhwymo i weithredu ar benderfyniadau a wnaed gan yr aelodau dim ond lle mae’r ddogfen lywodraethol yn nodi bod rhaid i’r materion hynny gael eu penderfynu mewn cyfarfod o’r fath. Mae’n bwysig bod ymddiriedolwyr elusen yn glir ynglyˆn â statws a phwrpas CCB a bod hyn yn cael ei gyfathrebu’n glir i’r rheiny sy’n bresennol.

15.2 Beth yw diben CCB?

Nod CCB yw cynnig cyfle i’r ymddiriedolwyr elusen a/neu swyddogion esbonio’r ffordd y maent yn rheoli’r elusen i’w haelodau. Mae hefyd yn rhoi cyfle i aelodau’r elusen ofyn cwestiynau cyn pleidleisio ar eitemau busnes ar yr agenda. Mae agenda enghreifftiol i’w gweld fel rhan o’r hysbysiad o CCB yn atodiad 2.

Cynhelir CCB elusen unwaith y flwyddyn a gall aelodau’r elusen fynychu a phleidleisio. Bydd y ddogfen lywodraethol yn nodi pryd y mae’n rhaid ei gynnal. Gall hyn fod mewn mis arbennig neu o fewn cyfnod penodol ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol.

Bydd y busnes y mae’n rhaid ei ystyried gan y CCB wedi’i bennu fel arfer yn y ddogfen lywodraethol neu gan ddeddfwriaeth sylfaenol. Er hynny, gall yr ymddiriedolwyr elusen gynnwys unrhyw eitemau ychwanegol eraill o fusnes y teimlant sy’n briodol.

15.3 Problemau posib

Er bod y rhan fwyaf o CCB yn mynd rhagddynt yn ddidrafferth, argymhellwn fod ymddiriedolwyr elusen yn ystyried, cyn y CCB, a oes angen iddynt sefydlu gweithdrefnau ar gyfer delio ag anghydfodau yn y cyfarfod. Gallai hyn gynnwys:

• manylion ynglyˆn â phryd y dylid gohirio’r cyfarfod;
• arweiniad i aelodau ar yr ymddygiad sydd ei angen mewn perthynas â materion dadleuol; a
• sut i lenwi swyddi gwag (er enghraifft, yr amgylchiadau lle y bydd yn briodol i dderbyn enwebiadau ar gyfer swyddogion neu aelodau pwyllgor eraill o’r llawr naill ai yn ogystal â, neu yn lle, enwebiadau sy’n cael eu gwneud cyn y cyfarfod)

15.4 Galw cyfarfod cyffredinol blynyddol

Oni bai bod y ddogfen lywodraethol yn nodi fel arall, bydd angen anfon yr hysbysiad o’r CCB at bob aelod o’r elusen ac unrhyw bobl eraill sydd â’r hawl i’w dderbyn. Gall fod yn ofynnol i rai elusennau gael CCB neu gyfarfod defnyddwyr ond nid i gael aelodaeth (er enghraifft, elusen neuadd bentref). Yn yr achosion hyn, mae’n rhaid dilyn y cyfarwyddiadau yn y ddogfen lywodraethol ynglyˆn â hysbysebu’r cyfarfod. Gall y ddogfen lywodraethol bennu nifer y diwrnodau o rybudd y mae’n rhaid ei roi ar gyfer galw CCB. Os nad yw’n nodi hyn, dylid rhoi rhybudd rhesymol (gweler paragraff 93 isod).

Argymhellwn fod copïau o Adroddiad Blynyddol a chyfrifon yr elusen yn cael eu hanfon at bob aelod, neu eu bod ar gael yn y lleoliad cyn dechrau’r cyfarfod (mae’n rhaid i gwmni anfon copïau at bob aelod). Mae’n gyfreithiol i unrhyw un wneud cais am gopi o’r cyfrifon ar unrhyw adeg. Mae hawl gan yr elusen godi tâl rhesymol am hyn.

Gall y ddogfen lywodraethol nodi’r wybodaeth sydd i’w chynnwys yn yr hysbysiad yn galw CCB ac mae’r gyfraith cwmnïau yn gosod rhai gofynion yn y cyswllt hwn. Ym mhob achos argymhellwn fod yr hysbysiad sy’n galw’r CCB yn nodi’r canlynol o leiaf:

• dyddiad ac amser y cyfarfod:
• y lleoliad:
• manylion y busnes sydd i’w ystyried (eitemau mandadol mae’n debyg ar yr adeg yma oherwydd efallai na fydd cynigion aelodau wedi cael eu derbyn);
• gwahoddiad ar gyfer cynigion i’w penderfynu; ac
• os yw’n briodol, ceisiadau ar gyfer enwebiadau (neu enwau enwebedigion arfaethedig) ar gyfer swyddogion sydd i’w hethol

Mae enghraifft o’r hysbysiad ar gyfer CCB i gymdeithas anghorfforedig wedi’i nodi yn Atodiad 2.

Efallai y bydd ymddiriedolwyr elusen am gynnwys gwybodaeth ychwanegol ynglyˆn â sut i bleidleisio, sut i gyrraedd y lleoliad, sut i wneud cynigion a phryd y dylai’r rhain gael eu hanfon i’r elusen. Mae’n bwysig bod yr elusen yn egluro i aelodau sut i gael eitem ar agenda ar gyfer cyfarfod cyffredinol.

Er mwyn sicrhau bod pob aelod yn derbyn gwybodaeth, cynghorwn elusennau i gynnal rhestr aelodau sy’n fanwl gywir ac yn gyfoes.

Gall elusennau sydd â gwefan roi copi o’r hysbysiad ar eu safle hefyd.

Wrth drefnu CCB argymhellwn fod ymddiriedolwyr elusen yn gwneud y canlynol:

• Anfon yr hysbysiad o’r CCB ynghyd â’r dogfennau perthnasol o leiaf 21 diwrnod clir cyn y cyfarfod. Er mwyn cyflawni hyn dylid anfon yr hysbysiad o leiaf 20 diwrnod gwaith ymlaen llaw.
• Bodloni eu hunain ei fod yn hawdd i bob aelod gyrraedd lleoliad y CCB.
• Sefydlu pa gyfleusterau y dylid eu darparu er mwyn caniatáu i bawb sy’n bresennol gymryd rhan lawn (e.e. meithrinfa neu gyfleusterau arbennig i bobl ag anableddau).
• Sicrhau bod yr hysbysiad ac unrhyw gynigion yn cael eu drafftio mewn iaith syml. Bydd hyn yn sicrhau nad oes unrhyw gamddealltwriaeth ynglyˆn ag unrhyw faterion sy’n cael eu cynnig. Os oes aelodaeth aml-ieithyddol gennych, efallai y bydd angen i chi ddrafftio’r hysbysiadau a’r cynigion yn yr iaith(ieithoedd) priodol.
• Rhoi enwau llawn (lle bynnag y bo’n bosib) y swyddogion neu’r ymddiriedolwyr elusen sy’n sefyll ar gyfer eu hethol (neu eu hail-ethol) yn hysbysiad y CCB. Dylai disgrifiad byr o’r sawl sy’n ceisio cael ei ethol hefyd gael ei amgáu. Gall hyn gynnwys ei arbenigedd perthnasol, y dyddiadau y cafodd ei benodi yn gyntaf i’r corff ymddiriedolwyr ac ati. Argymhellwn, er mwyn creu cofnod cliriach a hybu annibyniaeth pob ymddiriedolwr, fod ethol/ail-ethol pob ymddiriedolwr yn bwnc ar gyfer cynnig ar wahân.

15.5 Pwy all fynychu cyfarfod cyffredinol blynyddol?

Fel arfer bydd y ddogfen lywodraethol yn nodi pwy all fynychu a phleidleisio mewn CCB. I elusen ag aelodaeth efallai y bydd hawliau pleidleisio gwahanol ar gyfer mathau gwahanol o aelodau. Cynghorwn elusennau i gynnal rhestr aelodau fanwl gywir a chyfoes. Os nad yw unrhyw aelodau cyfredol yn cael eu gwahodd i’r CCB oherwydd diffyg medr wrth gadw cofnodion, gall hyn arwain at feirniadaeth gan yr aelodaeth neu herio penderfyniadau a wnaethpwyd. Gall hyd yn oed arwain at orfodi’r sefydliad i alw Cyfarfod Cyffredinol Eithriadol neu Arbennig (gweler paragraff 99) i unioni’r sefyllfa.

Hyd yn oed os yw’r elusen wedi cysylltu ag aelodau yn unigol, argymhellwn y dylai’r ymddiriedolwyr elusen ystyried a yw cyhoeddusrwydd ehangach yn briodol. Er enghraifft, rhoi hysbyseb mewn papur newydd lleol neu genedlaethol, neu arddangos copi o’r hysbysiad ar hysbysfwrdd lleol neu yn y llyfrgell leol neu siop. Mae cyhoeddusrwydd ychwanegol yn helpu sicrhau bod aelodau yn ymwybodol o’r cyfarfod, a hefyd gall annog diddordeb o du’r cyhoedd neu gyfranogwyr posib. Os nad oes unrhyw aelodaeth ffurfiol, mae cyhoeddusrwydd cyffredinol yn bwysig iawn os yw’r elusen yn dymuno cael y presenoldeb fwyaf yn y cyfarfod.

Efallai y bydd yr ymddiriedolwyr elusen am wahodd cynghorwyr proffesiynol fel cyfrifwyr neu gyfreithwyr y cwmni i’r CCB. Oni bai eu bod yn aelodau hefyd, ni fyddant yn gallu pleidleisio mewn cyfarfodydd. Efallai y bydd gofalwyr gan rai aelodau sy’n rhaid mynychu’r cyfarfod gyda nhw: unwaith eto, os nad yw’r gofalwr yn aelod, ni all bleidleisio.

15.6 Yn ystod y CCB

Er mwyn cynorthwyo cynnal CCB yn ddidrafferth argymhellwn fod yr ymddiriedolwyr elusen yn mabwysiadu’r pwyntiau arfer dda canlynol:

• mae pob ymddiriedolwr elusen ac aelodau sy’n uwch reolwyr yn mynychu’r CCB;
• mae ymddiriedolwyr elusen yn eistedd yn wynebu’r aelodau;
• nid yw’r Cadeirydd yn cynnig ethol neu ailethol ei hun;
• nid yw ymddiriedolwyr elusennau yn cynnig, yn eilio neu’n dadlau dros benderfyniad y mae ganddo neu ganddi fudd ynddo;
• mae’r Cadeirydd yn caniatáu digon o amser ar gyfer cwestiynau aelodau yn ystod y cyfarfod;
• mae’r Cadeirydd yn esbonio effaith a diben pob cynnig cyn ei roi i bleidlais ac a yw penderfyniad y CCB yn rhwymol ar yr ymddiriedolwyr elusen;
• mae hawl gan aelodau sydd wedi cyflwyno cynnig ddrafftio a chylchredeg gyda’r hysbysiad o’r cyfarfod esboniad o’u penderfyniad (ar yr amod ei fod o hyd rhesymol) ac unrhyw ddogfennau atodol eraill;
• mae’r Cadeirydd yn rhoi cyfle i gynigydd unrhyw gynnig annerch y cyfarfod.

15.7 Cofnodion

Argymhellwn fod elusennau yn sicrhau bod cofnodion y CCB ar gael i’r cyhoedd ar gais: gallant godi tâl rhesymol i dalu am gost hyn.

16. Cyfarfodydd Cyffredinol Eithriadol ac Arbennig (CCE a CCA)

Mae’r cyfarfodydd hyn yn cael eu cynnal ar gyfer ystyried busnes na fydd yn codi eto sydd angen cymeradwyaeth yr aelodau rhwng cyfarfodydd cyffredinol blynyddol. Tra bydd y rhain yn cael eu galw yn aml gan ymddiriedolwyr elusen i drafod busnes fel newidiadau i’r ddogfen lywodraethol, gall aelodau hefyd ofyn amdanynt. Mae CCA yn derm cyfatebol a ddefnyddir weithiau gan gymdeithasau anghorfforedig.

Gall aelodau ofyn i’r ymddiriedolwyr elusen alw CCE os teimlant nad yw’r ymddiriedolwyr elusen yn cyflawni nodau ac amcanion yr elusen, neu os teimlant nad yw’r elusen yn cael ei gweinyddu’n effeithiol. Gall yr aelodau ddefnyddio un o’r cyfarfodydd hyn i geisio esboniadau gan ymddiriedolwyr elusen am y camau a gymerwyd, neu annog trafodaeth lawnach ar bwnc. Fel arfer bydd y ddogfen lywodraethol yn nodi nifer yr aelodau llawn sydd eu hangen i wneud cais am CCE a sut y dylid gwneud hyn. Os yw’r cais yn cael ei wneud yn briodol, ni all yr ymddiriedolwyr elusen wrthod (os ydynt, gall yr aelodau alw’r cyfarfod eu hunain fel arfer).

Ar gyfer cwmni elusennol, mae’r gyfraith cwmnïau yn darparu y gellir gwneud cais am gyfarfod cyffredinol gan 5% o’r rheiny sydd â hawl i bleidleisio mewn cyfarfod o’r fath. Os yw’r cyfarwyddwyr yn methu â galw cyfarfod y cafwyd cais priodol i’w gynnal, mae gan yr aelod hawl statudol i alw’r cyfarfod ei hun.

Os yw’r ddogfen lywodraethol yn caniatáu ar gyfer Cyfarfod Cyffredinol Eithriadol, dylai ddatgan sut y gelir ei alw neu ei geisio. Os nad yw, efallai y bydd yr wybodaeth hon wedi’i chynnwys mewn rheolau sefydlog neu reolau eraill.

16.1 Pwy all fynychu CCE?

Fel arfer mae hawl gan yr un bobl a all fynychu CCB i fynychu CCE. Dylid edrych ar y ddogfen lywodraethol am unrhyw wahaniaethau.

Mae’r gallu i alw Cyfarfodydd Cyffredinol Eithriadol yn tanlinellu pwysigrwydd cadw cofnodion aelodaeth yn gyfoes oherwydd gellir galw cyfarfod unrhyw bryd.

16.2 Yn ystod y CCE

Bydd busnes y cyfarfod yn cael ei amlinellu yn yr hysbysiad. Mae enghreifftiau o’r eitemau sydd i’w trafod mewn CCE yn cynnwys:

• newid y ddogfen lywodraethol;
• dirwyn yr elusen i ben;
• cyfuno’r elusen ag elusen arall neu elusennau eraill; a
• thrafod mater a godwyd gan aelodau.

Yn ystod y cyfarfod, mae materion tebyg o arfer dda yn gymwys yn yr un modd ag i CCB (gweler paragraff 92).

Atodiad 1: Hysbysiad enghreifftiol ar gyfer Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol i gymdeithas anghorfforedig

Sylwer: Os ydych yn defnyddio’r esiampl hon, cofiwch roi manylion am eich elusen a’r cyfarfod yn y cromfachau sgwâr [].

[Enw’r Elusen]

Hysbysiad Cyfarfod

HYSBYSIR DRWY HYN y bydd [15fed] Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol [Enw’r Elusen] yn cael ei gynnal [manylion cyfeiriad llawn] am [amser a dyddiad] i drafod y busnes canlynol.

AGENDA [dileer fel y bo angen]

1. Cofnodion y cyfarfod blaenorol

I’w cytuno a materion yn codi.

1. Adroddiadau a chyfrifon

Derbyn ac ystyried y cyfrifon ar gyfer y flwyddyn a ddiweddodd [dyddiad] ac adroddiadau’r ymddiriedolwyr elusen a’r archwilwyr.

1. Archwilwyr

Penodi Messrs Search and Checkit fel archwilwyr.

1. Tâl yr archwilwyr

Awdurdodi’r ymddiriedolwyr elusen i osod lefel ffioedd yr archwilwyr.

1. Penodi ymddiriedolwyr elusen

Gweler y cyfeiriadau etholiad ynghlwm am wybodaeth bellach ar bob ymgeisydd.

Ailbenodi [nodwch yr enw] am ail gyfnod o [nifer] o flynyddoedd. Ailbenodi [nodwch yr enw] am ail gyfnod o [nifer] o flynyddoedd.

Penodi [nodwch yr enw] yn lle [nodwch yr enw] sy’n ymddeol ar ôl [nifer] o flynyddoedd o wasanaeth.

Cadarnhau penodi [nodwch yr enw] a ymunodd â’r Bwrdd ar [dyddiad] yn lle [nodwch yr enw].

[Mae angen enwebiadau ar gyfer y swyddogion canlynol [rhowch fanylion] ac mae’n rhaid eu derbyn erbyn [dyddiad].]

[Mae’n rhaid derbyn enwebiadau ar gyfer y swydd Ymddiriedolwr erbyn [dyddiad].]

[DS mae manylion ynglyˆn â sut i enwebu ar gael o’r Ysgrifennydd].

1. Newid y Cyfansoddiad

Ystyried a phleidleisio ar y cynnig canlynol.

Bod cymal [manylion] y [manylion am y ddogfen lywodraethol] yn cael ei ddiwygio i ddarllen [testun y cynnig].

1. Cynigion aelodau

Bydd manylion yn cael eu rhoi ar ôl i gynigion gael eu derbyn. Dylai cynigion gael eu hanfon i’r Ysgrifennydd erbyn [hanner dydd] [14 diwrnod cyn dyddiad y cyfarfod]. Bydd agenda ddiwygiedig yn cael ei chyhoeddi erbyn (7 diwrnod cyn y cyfarfod).

1. Unrhyw fusnes arall

I ddelio ag unrhyw faterion sy’n cael eu codi yn y cyfarfod. Trwy orchymyn Bwrdd yr ymddiriedolwyr elusen [enw] Ysgrifennydd [dyddiad yr hysbysiad]

Atodiad 2: Rhestr wirio lleoliadau

1. A yw’r lleoliad arfaethedig yn ddigon mawr ar gyfer nifer y bobl sydd â hawl i fod yn bresennol neu y disgwylir iddynt fod yn bresennol?

2. A ellir cyrraedd y lleoliad ar y ffordd ac ar gludiant cyhoeddus?

3. Oes lle i barcio ceir (am gost resymol)?

4. A yw’r lleoliad yn addas i bobl ag anableddau? Er enghraifft, oes mynediad i gadeiriau olwyn, arwyddion print mawr, dolennau sefydlu etc.

5. A fydd angen cyfleusterau ychwanegol arnoch chi fel meithrinfa, gwasanaethau cyfieithu neu arwyddwr i bobl ag anawsterau clywed? Os felly, a ellir darparu’r rhain yn y lleoliad arfaethedig?

6. Os oes angen cyfleusterau arlwyo, a yw’r rheiny yn y lleoliad yn ddigonol?

7. Oes digon o doiledau?

8. Oes offer cefnogi priodol yn y lleoliad e.e. siart troi a phapur, uwchdaflunydd, taflunwyr sleidiau, microffonau?

9. Oes digon o gadeiriau a byrddau yn y lleoliad?

10. Oes cyfleusterau ar gyfer pleidleisio cudd?

11. Oes rhagor o le ar gael i ddarparu ar gyfer presenoldeb eithriadol (cyfleusterau gorlifo)?