Gweithdrefn gwyno
Sut i gwyno os ydych chi'n anhapus â'r gwasanaeth rydych chi wedi'i gael gan y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr.
Cafodd ein Gweithdrefn Gwyno ei diweddaru ar 31 Mawrth 2023. Bydd unrhyw gwynion newydd a dderbynnir o 1 Ebrill 2023 yn dilyn ein proses newydd.
Gwneud cwyn
Yn y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr (SLC) rydym yn ceisio sicrhau ein bod yn llwyddo y tro cyntaf. Ond, gall pethau fynd o chwith weithiau, ac efallai na fyddwch yn fodlon gyda’n gwasanaeth. Os felly, rhowch wybod i ni a byddwn yn gwneud popeth y gallwn ei wneud er mwyn datrys y sefyllfa. Yn aml bydd modd setlo ymholiadau yn gyflym ac yn hawdd trwy’n ffonio a siarad ag un o’n cynghorwyr cwsmeriaid.
Gall SLC dderbyn cwynion gan drydydd partïon os ydych chi wedi rhoi caniatâd iddynt wneud hynny ar eich rhan. Dylai’r trydydd parti fod yn ymwybodol na fyddwn yn rhoi’r wybodaeth sydd gennym amdanoch oni bai ein bod yn gwybod eich bod wedi rhoi eich caniatâd. Gellir gwneud hyn trwy broses caniatâd i rannu SLC. Bydd angen i’r trydydd parti ddarparu’r wybodaeth ddiogelwch a ddefnyddir i sefydlu caniatâd i rannu bob tro y bydd yn cysylltu â ni ar eich rhan.
I gael rhagor o wybodaeth a chymorth gyda’n proses gwyno, gweler ein Taflen Gwynion i gael arweiniad.
Dylid gwneud cwynion i ni cyn gynted â phosibl ar ôl y digwyddiadau y mae’r cwyn yn eu cylch, neu ar ôl i chi ddod yn ymwybodol ohono. Os bydd cwyn yn cael ei gwneud i ni fwy na 12 mis ar ôl digwyddiad, neu pan fyddai’n rhesymol disgwyl i chi wybod amdano, byddwn ni’n ei ystyried dim ond os:
- credwn fod rhesymau da dros beidio â gwneud y cwyn o fewn y 12 mis
- mae’n dal yn bosibl ystyried y cwyn yn iawn
Os na fyddwn yn derbyn eich cwyn, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro pam.
Os ydych yn anhapus gyda phenderfyniad yr ydym wedi’i wneud am y cyllid i fyfyrwyr y mae gennych hawl iddo, dylech wneud apêl yn hytrach na chwyn.
I wneud hyn dylech ddilyn ein proses apelio:
Gwybodaeth y dylech ei chynnwys yn eich cwyn
Er mwyn ein helpu i ddelio â’ch cwyn yn gyflym, rhowch gymaint o wybodaeth â phosibl i ni.
Dylech gynnwys:
- eich Cyfeirnod Cwsmer (CRN)
- eich dyddiad geni
- eich enw llawn a’ch cyfeiriad (dylai hyn gyd-fynd â’r manylion sydd gennym yn ein systemau ar eich cyfer)
- y cyfrinair (os ydych yn drydydd parti gyda chaniatâd i rannu)
- manylion beth ddigwyddodd a phryd – cynhwyswch bopeth rydych chi eisiau i ni ystyried neu ymchwilio
- beth ydych chi’n feddwl ddylem ei wneud i unioni pethau
- eich rhif ffôn, a pha amser o’r dydd sydd orau i gysylltu â chi, os byddai’n well gennych i ni gysylltu â chi fel hyn
Drwy ddarparu’r manylion hyn, byddwn yn gallu delio â’ch cwyn cyn gynted â phosibl.
Sut i wneud cwyn
Gallwch wneud cwyn dros y ffôn, e-bost neu’r post.
Dros y ffôn
Student Finance England
Y Deyrnas Unedig: 0300 100 0601
Dramor: +44 141 243 3660
O ddydd Llun i ddydd Gwener, 8am tan 8pm
Dydd Sadwrn, 9am tan 4pm
Rydym yn croesawu galwadau Relay UK
Cyllid Myfyrwyr Cymru
0300 200 4050
O ddydd Llun i ddydd Gwener, 8am tan 6pm
Rydym yn croesawu galwadau yn y Gymraeg.
Ar gau ar wyliau’r banc.
Ad-daliad
Y Deyrnas Unedig: 0300 100 0601
Dramor: +44 141 243 3660
O ddydd Llun i ddydd Gwener, 8am tan 6pm
Dysgwch am gostau galwadau.
Drwy e-bost
Dylech gynnwys eich CRN ym mhwnc yr e-bost.
- customer_complaints@slc.co.uk
Drwy’r post
Ysgrifennwch atom yn:
Customer Relations
Student Loans Company 10 Clyde Place Glasgow G5 8DF
Beth fydd yn digwydd wedi i chi wneud eich cwyn
Byddwn mewn cysylltiad i gydnabod eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith o’i derbyn. Byddwn yn aseinio’ch cwyn i un o’n Swyddogion Cysylltiadau Cwsmeriaid i ymchwilio iddi.
Gallwch ddisgwyl ymateb manwl o fewn 20 diwrnod gwaith o dderbyn eich cwyn.
Byddwn yn gwneud ein gorau i gwblhau pob cwyn o fewn yr amserlenni hyn. Weithiau gall cwyn fod yn gymhleth iawn, ac efallai y bydd angen i ni ymestyn yr amser y tu hwnt i 20 diwrnod i’n galluogi i ymchwilio’n llawn ac ymateb i’r gŵyn. Os yw hyn yn wir, byddwn yn rhoi gwybod i chi am hynt eich cwyn, yn esbonio’r rhesymau dros yr oedi ac yn dweud wrthych am unrhyw derfynau amser newydd.
Beth i’w wneud os ydych yn dal yn anfodlon
Os nad ydych yn fodlon â’n hymateb i’ch cwyn, gallwch ofyn iddo gael ei adolygu gan Aseswr Annibynnol drwy ateb y Swyddog Cysylltiadau Cwsmeriaid sydd wedi bod yn delio â’ch achos.
Penodir Aseswyr Annibynnol gan Weinidogion ac nid ydynt wedi eu cyflogi gan SLC. Mae’r Aseswyr yn cyflawni adolygiad diduedd o’ch cwyn ond nid oes ganddynt unrhyw rymoedd cyfreithiol i wyrdroi penderfyniadau a wnaed yn gywir. Gallai’r Aseswyr wneud argymhellion y bydd SLC yn eu gweithredu, oni bai bod Gweinidogion yn eu cyfarwyddo i beidio. Mae’r adolygiad annibynnol yn cwblhau’r broses gwynion.
Os ydych yn dal yn anfodlon ar ôl yr adolygiad annibynnol, efallai y byddwch am geisio cyngor cyfreithiol ar ba opsiynau sydd ar gael i chi. Fel arall, efallai yr hoffech gyfeirio eich pryderon at yr Ombwdsmon perthnasol.