Siarter gwybodaeth bersonol

Ein hymrwymiad i'ch hawliau preifatrwydd, sut mae'r gyfraith yn eich gwarchod, a sut rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn gyfrinachol ac yn ddiogel.

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol trwy ein gwasanaethau statudol yw cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o ran cofrestru tir ac eiddo.

Ein rhwymedigaethau diogelu data

O 25 Mai 2018 bydd Deddf Diogelu Data 2018 yn darparu’r fframwaith cyfreithiol ar gyfer prosesu a gwarchod eich gwybodaeth bersonol. O dan y fframwaith hwn, Cofrestrfa Tir EM fydd rheolydd eich data a bydd yn gyfrifol am eich gwybodaeth bersonol oni bai y dywedir wrthych fod gan drydydd parti fynediad i’ch gwybodaeth neu ei fod wedi darparu eich gwybodaeth.

Fel Awdurdod Cymwys o dan y Ddeddf Diogelu Data, gallwn rannu gwybodaeth ag adrannau eraill y llywodraeth a chyrff gorfodi’r gyfraith a rheoleiddio, gan gynnwys sefydliadau gwrth-dwyll penodedig a nodir o dan adran 68 o Ddeddf Troseddau Difrifol 2007. Mae rhannu gwybodaeth fel hyn yn helpu i atal a chanfod trosedd, er enghraifft twyll eiddo. Mae hefyd yn helpu wrth ymchwilio i gynllunio bancio tir.

Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 hefyd yn effeithio ar y wybodaeth y gallwn ei rhyddhau.

Ein Swyddog Diogelu Data

Mae ein Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am ddelio â’ch cwestiynau am y siarter hon a gall roi cymorth ac arweiniad ichi ar y canlynol:

  • sut i gael gwybod pa wybodaeth sydd gennym amdanoch
  • cywiro unrhyw gamgymeriadau
  • cyfarwyddiadau i staff ar gyfer casglu, defnyddio a dileu eich gwybodaeth bersonol
  • sut i gwyno
  • sut rydym yn rhannu gwybodaeth a gyda phwy rydym yn ei rhannu

Diogelu data

Ebost dataprotection@landregistry.gov.uk

Data sy’n cael ei gasglu amdanoch

Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth am unigolyn sy’n dangos pwy yw’r unigolyn hwnnw. Nid yw’n cynnwys data lle mae hunaniaeth yr unigolyn wedi cael ei dynnu ymaith (data dienw).

Gallwn gasglu, defnyddio, storio, rhannu a throsglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch. Bydd eich data personol naill ai wedi cael ei ddarparu gennych inni yn uniongyrchol neu bydd yn ddata a ddarperir inni gan drydydd parti sydd wedi ei awdurdodi i weithredu ar eich rhan, er enghraifft, cyfreithiwr, trawsgludwr, morgeisiai neu asiant.

Mae’r rhestr ganlynol yn disgrifio’r mathau o ddata personol y gallwn ei gasglu. Mae’n dangos a yw trydydd parti yn gallu cael mynediad i’r data a sut y caiff ei ddefnyddio gennym i berfformio ein gwasanaethau statudol a darparu gwasanaethau anstatudol.

Defnyddir y data hwn ar gyfer gwasanaethau statudol, ar gyfer gwasanaeth anstatudol a chan ddarparwyr trydydd parti:

  • mae’n cynnwys yr holl ddata a ddarperir wrth wneud cais i gofrestru, gan gynnwys data ar y ffurflenni cais a ragnodwyd gan ddeddfwriaeth gofrestru
  • mae’n cynnwys enw cyntaf, enw cyn priodi, enw olaf, enw defnyddiwr neu ddynodwr tebyg, statws priodasol, teitl, dyddiad genni a rhyw
  • data cysylltu: (heblaw gan ddarparwyr trydydd parti)
  • mae’n cynnwys cyfeiriad bilio, cyfeiriad dosbarthu, cyfeiriad ebost, a rhifau ffôn
  • mae’n cynnwys manylion cyfrif banc a cherdyn talu (mae’r rhain yn eitemau a ymdrinnir gan ddarparwyr trydydd parti)
  • mae’n cynnwys manylion am y math o geisiadau a wnaethoch, taliadau i a gennych chi a manylion eraill am y cynhyrchion a’r gwasanaethau a brynoch gennym (ar gyfer gwasanaethau digidol â chymorth gall trydydd parti ddarparu rhai o’r gwasanaethau)
  • mae’n cynnwys cyfeiriad protocol y rhyngrwyd (IP), eich data mewngofnodi, math a fersiwn y porwr, gosodiad a lleoliad parth amser, mathau a fersiynau ategyn y porwr, system a llwyfan gweithredu a thechnoleg arall ar y dyfeisiau a ddefnyddiwch i gael mynediad i’n gwasanaethau electronig
  • mae’n cynnwys eich enw defnyddiwr a chyfrinair, eitemau a brynwyd neu archebion a wnaethoch, eich dewisiadau, adborth ac ymatebion arolwg wedi eu coladu gan gwcis dadansoddiadol
  • data defnydd: mae’n cynnwys gwybodaeth am sut rydych yn defnyddio ein cynhyrchion a’n gwasanaethau ar y wefan
  • data marchnata a chyfathrebu:
    mae’n cynnwys eich dewisiadau ar gyfer derbyn deunyddiau marchnata gennym a’ch dewisiadau cyfathrebu
  • data agregedig:
    rydym yn casglu, defnyddio ac yn rhannu data agregedig hefyd megis data ystadegol neu ddemograffig ar gyfer unrhyw ddiben. Gall data agregedig ddeillio o’ch data personol ond ni ystyrir ei fod yn ddata personol o dan y gyfraith oherwydd nid yw’r data hwn yn dangos pwy ydych chi yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol. Os ydym yn cyfuno neu’n cysylltu data agregedig â’ch data personol er mwyn iddo allu dangos pwy ydych chi, byddwn yn trin y data cyfunedig fel data personol a gaiff ei ddefnyddio yn unol â’r siarter hon
  • data cyfrif e-wasanaethau busnes

Cywirdeb data

Mae’n bwysig bod y data personol a gadwn amdanoch yn gywir ac yn gyfredol. Rhowch wybod inni os yw’ch data personol yn newid trwy gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data.

Nid ydym yn casglu unrhyw gategorïau arbennig o ddata personol amdanoch (mae hyn yn cynnwys manylion am eich hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol neu athronyddol, bywyd rhywiol, cyfeiriadedd rhywiol, safbwyntiau gwleidyddol, aelodaeth o undebau llafur, gwybodaeth am iechyd, data genetig a biometrig).

Rydym yn casglu gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau mewn perthynas ag ymchwiliadau twyll yn unig, er enghraifft twyll cofrestru neu ymchwiliadau i gamymddygiad staff.

Methu â darparu data personol

Os oes angen inni gasglu data personol o dan y gyfraith, neu ateb unrhyw ymholiad a wnewch, neu o dan delerau contract sydd gennym gyda chi, ac rydych yn methu â darparu’r data hwnnw pan ofynnir amdano, efallai na fyddwn yn gallu delio â’ch cais, eich ymholiad, llofnodi contract (er enghraifft, i ddarparu nwyddau a gwasanaethau) neu greu cyfrif ichi. Os nad ydych yn darparu’r data angenrheidiol, efallai y bydd yn rhaid inni ganslo unrhyw gais a wnaethoch, ac ni fyddwn yn gallu ateb unrhyw ymholiadau. Byddwn yn rhoi gwybod ichi os mai dyma yw’r achos y pryd hynny.

Sut rydym yn casglu data personol

Rydym yn casglu data gennych ac amdanoch ar gyfer ein gwasanaethau statudol ac anstatudol yn y ffyrdd canlynol.

Yn uniongyrchol gennych

Gallwch roi eich data cais, hunaniaeth, cysylltu, ariannol, trafodiad a thechnegol inni trwy lenwi ffurflenni neu trwy gysylltu â ni trwy’r post, ffôn, ebost neu fel arall. Mae hyn yn cynnwys y data personol a roddir pan fyddwch yn:

  • anfon ceisiadau neu’n gwneud cais am ein gwasanaethau eich hun neu trwy ein trawsgludwr, cyfreithiwr neu unrhyw asiant arall sy’n gweithredu ar eich rhan
  • creu cyfrif ar ein gwefan i gael mynediad i’n gwasanaethau electronig.
  • cael mynediad i’n data rhad ac am ddim
  • gwneud ymholiadau am ein gwasanaethau masnachol
  • cydsynio i farchnata
  • cydsynio i ymchwil defnyddwyr
  • rhoi adborth
  • gwneud ymholiadau trwy ein Canolfan Cymorth Cwsmeriaid neu Swyddog Diogelu Data
  • gwneud cwyn

Technolegau neu ryngweithiadau awtomatig

Wrth ichi ryngweithio â’n gwefan, gallwn gasglu yn awtomatig ddata trafodiad a data technegol am eich offer, gweithredoedd a phatrymau pori. Rydym yn casglu’r data personol hwn trwy ddefnyddio cwcis a thechnolegau tebyg eraill. Gweler y wybodaeth am ein cwcis.

Ffynonellau trydydd parti neu sydd ar gael yn gyhoeddus

Gallwn dderbyn data personol amdanoch gan drydydd partïon amrywiol gan gynnwys:

  • unigolion neu fusnesau sy’n eich cynrychioli
  • Tŷ’r Cwmnïau
  • Cofrestr Etholwyr
  • cyrff proffesiynol a rheoleiddio
  • Gwasanaeth Ansolfedd
  • darparwyr gwiriadau credyd
  • banciau a chyrff ariannol
  • adrannau eraill y llywodraeth

Tystiolaeth hunaniaeth

Os ydych yn cyflwyno cais personol inni, neu nid yw rhywun sy’n eich cynrychioli yn gallu cadarnhau eich hunaniaeth, er mwyn inni fodloni ein hunain ein bod yn delio â’r unigolyn sydd wedi ei awdurdodi i gyflwyno cais inni, gofynnir ichi lenwi ffurflen Tystysgrif Hunaniaeth (ID1) a darparu tystiolaeth hunaniaeth.

Bydd ffurflenni hunaniaeth ac unrhyw dystiolaeth hunaniaeth a ddarperir gennych yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol gennym fel tystiolaeth o wiriadau hunaniaeth wrth ddelio â’ch cais i gofrestru. Nid yw tystiolaeth hunaniaeth ar gael yn gyhoeddus o dan ddeddfwriaeth gofrestru, ond gall y wybodaeth hon gael ei rhannu ag asiantaethau gorfodi’r gyfraith a gellir ei defnyddio i wirio’ch hunaniaeth gyda thrydydd parti.

Ffurflenni cysylltu

Os ydych yn defnyddio ein ffurflenni cysylltu ar-lein i ofyn am wybodaeth, i gael cynhyrchion a gwasanaethau neu i roi adborth, caiff eich data hunaniaeth, data cysylltu a data technegol ei ddefnyddio i gysylltu â chi neu ymateb i’ch ceisiadau. Gall unrhyw ddata ariannol a roddir gennych gael ei ddefnyddio i godi tâl am y gwasanaethau a ddarperir.

Dylech fod yn ymwybodol nad yw gwybodaeth bersonol a geir o ffurflenni ar-lein wedi ei hamgryptio felly efallai na fydd yn hollol ddiogel.

Data ariannol

Pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau ar-lein, er enghraifft Find a Property a Find Property Information, bydd yn rhaid ichi wneud taliadau gyda chardiau credyd/debyd trwy ein darparwyr trydydd parti er enghraifft, Worldpay. Rydym yn cydymffurfio â Safonau Diogelwch Data y Diwydiant Cerdyn Talu ac nid ydym yn cadw unrhyw wybodaeth am ddeiliaid cerdyn. I gael gwybodaeth am sut mae darparwyr trydydd parti yn defnyddio eich data personol, dylech ddarllen y polisïau preifatrwydd ar eu gwefannau.

Os ydych yn gwneud taliad am wasanaethau a ddarperir dros y ffôn caiff hyn ei drin gan ein darparwr trydydd parti Enghouse. Mae’n delio â dilysu eich cerdyn debyd/credyd ac yn trosglwyddo eich manylion ar gyfer casglu taliad i’n darparwyr gwasanaethau talu Worldpay, GOV.UK Pay neu unrhyw ddarparwr arall a ddefnyddir gennym.

Nid ydym yn cael unrhyw wybodaeth bersonol pan gaiff eich taliad ei gofnodi.

Cyfrifon debyd uniongyrchol newidiol

Os oes cyfrif Debyd Uniongyrchol Newidiol gennych gyda ni, caiff data hunaniaeth, data cysylltu a data ariannol ei storio yn ein systemau rheolaeth ariannol diogel a ddefnyddir gennym i redeg ein holl swyddogaethau busnes craidd. Caiff copïau wedi eu sganio o’ch Mandad Debyd Uniongyrchol Newidiol a Ffurflen Gais eu storio yn ein system gyllid ddiogel a’u diweddaru a’u newid pan gaiff newidiadau eu gwneud, neu pan gaiff cyfrif ei gau.

Cadw data: caiff y wybodaeth hon ei storio tra bo’r cyfrif yn fyw. Pan gaiff cyfrif ei gau, neu pan gaiff Mandad Debyd Uniongyrchol Newidiol ei ddirymu, caiff y data ei gadw am gyfnod o 6 mlynedd.

Data ymholiadau cwsmeriaid

Pan fyddwch yn cysylltu â’n canolfan cymorth cwsmeriaid naill ai trwy ebost, trwy ysgrifennu atom neu dros y ffôn, rydym yn casglu data cysylltu gennych. Os ydych yn gwneud ymholiad dros y ffôn, bydd yn rhaid ichi ddarparu data hunaniaeth a data cysylltu ynghyd â digon o wybodaeth am eich ymholiad, er enghraifft, rhif teitl cofrestru tir, er mwyn i staff yn ein canolfan cymorth cwsmeriaid allu delio â’ch ymholiadau.

Pan gaiff ymholiadau eu gwneud byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddir inni yn unig i ddelio â’r ymholiad ac unrhyw faterion dilynol.

Cadw data: caiff ceisiadau ac ymholiadau cwsmeriaid eu cofnodi a’u cadw am 3 mlynedd cyn cael eu harchifo.

Caiff rhai galwadau ffôn eu cofnodi at ddiben sicrhau ansawdd ac fe’u cedwir am 60 diwrnod calendr.

Rydym yn casglu ystadegau am ymholiadau er mwyn dadansoddi ein lefelau gwasanaeth. Bydd y rhain mewn ffurf sy’n gwneud unrhyw wybodaeth bersonol yn ddienw.

Cyfrifon e-wasanaethau busnes

Pan fyddwch yn gwneud cais am gyfrif busnes i ddefnyddio Business Gateway , Porthol neu Lender Services, caiff yr holl ddata personol a sefydliadol a ddarperir gennych ar ffurflenni cais am wasanaethau ei gofnodi ar ein system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid. Mae’r system hon hefyd yn cofnodi unrhyw ymholiadau a wnewch am eich cyfrif. Rhaid i gyfrifon e-wasanaethau busnes gael eu hategu gan gyfrif debyd uniongyrchol newidiol gyda’ch banc enwebedig. Fel rhan o’n proses creu cyfrif gallwn ofyn am eich cydsyniad i wneud gwiriad credyd personol. Byddwn yn defnyddio darparwr trydydd parti at y diben hwn.

Mae Amodau Defnydd ar gyfer y Porthol a Business Gateway, ein Llawlyfr Technegol a’r Cytundeb Mynediad i’r Rhwydwaith yn dweud wrthych am y gwasanaethau a sut y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a gesglir amdanoch chi, eich busnes a’ch staff. Rydych chi’n gyfrifol am sicrhau bod gwybodaeth am y cyfrif yn cael ei diweddaru gan roi manylion am staff allweddol pan fydd newidiadau sefydliadol yn digwydd.

Rheolir data cais a data hunaniaeth amdanoch chi neu’r ymgeiswyr rydych yn eu cynrychioli, ynghyd ag unrhyw ohebiaeth, galwadau ffôn, ymholiadau a wnaed neu a ddarparwyd gennych chi mewn perthynas â cheisiadau cofrestru gan ddeddfwriaeth gofrestru. Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu unrhyw wybodaeth bersonol a ddarperir ar gyfer ein gwasanaethau statudol gan ddefnyddio ei wasanaethau e-fusnes fydd ein galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o ran cofrestru tir ac eiddo.

Caiff cyfrifon e-wasnaethau busnes eu cadw yn unol â’r Amodau Defnydd a’r Cytundeb Mynediad i’r Rhwydwaith. Os caiff cyfrif ei derfynu caiff ei ddadactifadu o’n system. Er hynny, caiff data cyfrifon ei gadw am gyfnod amhenodol er mwyn bodloni ein rhwymedigaethau statudol gan gynnwys er mwyn atal trosedd a thwyll.

Caiff ymholiadau am gyfrifon e-wasnaethau busnes nad ydynt yn mynd ymlaen i greu cyfrif eu dileu o’n system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid.

Ymchwil defnyddwyr

Fel cwsmer sy’n defnyddio ein gwasanaethau, rydym yn croesawu eich mewnbwn i’n hymchwil defnyddwyr am ein cynhyrchion, ein gwasanaethau a’n systemau. Mae cymryd rhan yn wirfoddol. Os ydych yn barod i helpu gydag ymchwil defnyddwyr er mwyn ein helpu i wella neu ddatblygu gwasanaethau neu gynhyrchion newydd, gofynnwn ichi lenwi ffurflen cydsyniad ymchwil defnyddwyr cyn cymryd rhan.

Yn ystod gwaith ymchwil gall data gael ei gofnodi trwy ddefnyddio meddalwedd recordio sgrin neu dechnoleg tracio llygaid ar gyfer prosiectau penodol. Mae’r data hwn yn ein helpu i ddatblygu ein cynhyrchion a’n gwasanaethau a chaiff ei gadw tan yr adeg pan nad oes gwerth defnyddiol ganddo mwyach ar gyfer y prosiect.

I gael rhagor o wybodaeth am ein hymchwil defnyddwyr, anfonwch ebost at ein Tîm Mewnwelediad Cwsmeriaid.

Cwynion

Os ydych yn gwneud cwyn, caiff cofnod cwynion ei greu. Bydd yn cynnwys eich data hunaniaeth a data cysylltu fel yr achwynydd. Os yw’ch cwyn yn ymwneud ag unigolyn, y wybodaeth bersonol arall ofynnol fydd data hunaniaeth a data cysylltu yr unigolyn hwnnw.

Caiff gwybodaeth bersonol a ddarperir fel rhan o gŵyn ei defnyddio i brosesu’r gŵyn yn unig ond gellir ei rhannu â Chofrestrfa Tir EM neu adrannau eraill y llywodraeth (er enghraifft, Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu’r Adolygydd Cwynion Annibynnol) yn ystod ymchwiliadau neu i gydymffurfio â rhwymedigaethau statudol eraill, er enghraifft, y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Os yw’ch cwyn yn ymwneud ag unigolyn arall, byddwn yn datgelu eich hunaniaeth fel yr achwynydd i’r unigolyn hwnnw. Mae hyn yn anochel pan fydd, er enghraifft, anghydfod ynghylch cywirdeb teitl. Ni allwn ddelio â chwyn ar sail ddienw.

Cedwir cofnodion cwynion am 7 mlynedd. Fel arfer ni chyhoeddir hunaniaeth unrhyw achwynwyr oni bai bod y manylion wedi cael eu cyhoeddi eisoes. Nid yw gwybodaeth o gofnodion cwynion ar gael yn gyhoeddus o dan ein proses statudol ar gyfer cael mynediad i wybodaeth.

Rydym yn casglu ystadegau am gwynion i ddadansoddi ein lefelau gwasanaeth. Mae’r rhain mewn ffurf sy’n gwneud unrhyw wybodaeth bersonol yn ddienw.

Rydym yn ceisio cyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol a chymerwn unrhyw gwynion a gawn o ddifrif. Os ydych yn credu bod y ffordd yr ydym yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth yn anghywir, yn annheg neu’n gamarweiniol, byddwn yn eich annog i dynnu ein sylw at hyn. Rydym yn croesawu awgrymiadau hefyd ar sut i wella ein gweithdrefnau os ydych yn anhapus â’r ffordd rydym wedi delio â chi, rydym am ichi roi gwybod inni er mwyn inni allu unioni’r mater os gallwn. Os ydym wedi cael rhywbeth o’i le, bydd eich cwyn hefyd yn rhoi cyfle inni geisio gwella ein gwasanaeth i bob un o’n cwsmeriaid.

Sut i gwyno

Cysylltwch â’r tîm y buoch yn delio â nhw, neu defnyddiwch ein ffurflen adborth ar-lein. Darllenwch ein trefn gwyno.

Rhagor o wybodaeth

Cewch ragor o fanylion ynghylch:

  • y wybodaeth a gadwn amdanoch
  • sut i gywiro unrhyw gamgymeriadau
  • ym mha amgylchiadau y gallwn drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol heb ddweud wrthych, er enghraifft, er mwyn atal a chanfod trosedd neu gynhyrchu ystadegau dienw
  • cyfarwyddiadau i staff am sut i gasglu, defnyddio a dileu eich gwybodaeth bersonol
  • gwneud cwyn
  • gwybodaeth mewn ffurfiau eraill, er enghraifft, XML

I gael rhagor o wybodaeth cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data.

I gael cyfarwyddyd ychwanegol am faterion diogelu data, preifatrwydd, a materion rhannu data, cysylltwch â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cyfathrebu trwy ebost (grwpiau mawr)

Weithiau byddwn yn anfon rhybuddion ebost at grwpiau mawr o’n cwsmeriaid ac aelodau’r cyhoedd sydd wedi tanysgrifio ar gyfer y gwasanaeth hwn, er enghraifft, dosbarthu’r cylchlythyr Landnet a negeseuon ar ddull llythyr, neu rybuddion seiliedig ar danysgrifiad ar gyfer pwnc penodol, er enghraifft, newyddion neu ddata, a anfonir yn awtomatig pan gaiff darn newydd o gynnwys ei gyhoeddi. Gall unrhyw un sydd â diddordeb yn ein gwaith danysgrifio i dderbyn y rhybuddion hyn. Rydym yn cyfeirio at gyfathrebu trwy ebost fel hyn yn ‘negeseuon ebost torfol’. Rydym yn defnyddio trydydd parti i anfon negeseuon ebost torfol. Caiff negeseuon ebost eu hanfon trwy HMLandRegistry@email.landregistry.gov.uk, gan ddefnyddio’r gwasanaeth GovDelivery a Granicus. Gall defnyddwyr danysgrifio, rheoli eu dewisiadau, neu ddatdanysgrifio unrhyw bryd.

Caiff data ei gadw ar weinyddwyr GovDelivery a Granicus cyhyd ag y bo’r pwnc yn actif, felly mae hyn yn parhau ar gyfer sawl pwnc, oni bai bod y defnyddiwr yn datdanysgrifio neu’n gofyn inni ei ddileu. Caiff hen bynciau (er enghraifft, ymgyrchoedd marchnata) eu dileu a chaiff tanysgrifwyr eu tynnu ymaith.

Rydym yn defnyddio technolegau o safon ddiwydiannol i gasglu data am gyflymdra agor negeseuon ebost a chliciau. Mae hyn yn ein helpu i fonitro a gwella ein cyfathrebiadau. Am ragor o wybodaeth, darllenwch bolisi preifatrwydd Granicus.

Ymatebion ebost i unigolion

Byddwn yn defnyddio’r cyfeiriad ebost data cysylltu a roddir gennych i gysylltu â chi trwy ebost.

Cwcis

Mae Cofrestrfa Tir EM yn rhoi ffeiliau bach (a elwir yn ‘gwcis’) ar eich cyfrifiadur i gasglu gwybodaeth am y ffordd sut rydych yn pori’r safle.

Defnyddir cwcis i:

  • gadw gwybodaeth berthnasol gyfyngedig dros dro er mwyn i’n gwasanaethau weithredu’n gywir
  • mesur sut rydych yn defnyddio’r wefan er mwyn iddi gael ei diweddaru a’i gwella yn ôl eich anghenion
  • cofio’r hysbysiadau a welsoch er mwyn inni beidio â’u dangos ichi eto

Nid ydym yn defnyddio cwcis i:

  • gasglu neu storio unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i adnabod y defnyddiwr
  • gwneud unrhyw ymdrech i ganfod hunaniaeth y defnyddiwr
  • cysylltu unrhyw ddata a gesglir ag unrhyw wybodaeth sy’n dangos hunaniaeth bersonol o unrhyw ffynhonnell arall

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am sut i reoli cwcis yma. Os ydych yn analluogi neu’n gwrthod cwcis rhaid ichi fod yn ymwybodol na fyddwch efallai’n gallu cael mynediad i rai gwasanaethau neu rannau o’n gwefan.

Mae’r cwcis a ddefnyddiwn yn wahanol ar gyfer pob gwasanaeth. Cewch fanylion am bob cwci, gan gynnwys ar gyfer beth y caiff ei ddefnyddio a pha mor hir y bydd yn aros ar eich cyfrifiadur, ar y tudalen cwcis ar gyfer pob gwasanaeth.

Gallwch optio allan o gwcis Google Analytics.

Mesur y defnydd o’r wefan (Piwik)

Rydym yn defnyddio meddalwedd Piwik i gasglu gwybodaeth am sut rydych yn defnyddio MapSearch. Rydym yn gwneud hyn i helpu i sicrhau bod y safle yn bodloni anghenion ei ddefnyddwyr ac i’n helpu i wneud gwelliannau.

Mae Piwik yn storio gwybodaeth am y canlynol:

  • y tudalennau rydych yn ymweld â nhw
  • yr amser rydych yn ei dreulio ar bob tudalen
  • sut rydych wedi cyrraedd y gwasanaeth
  • beth rydych yn ei glicio pan fyddwch yn ymweld â’r gwasanaeth

Nid ydym yn casglu neu’n storio eich gwybodaeth bersonol (er enghraifft eich enw neu gyfeiriad) felly ni ellir defnyddio’r wybodaeth hon i ddangos pwy ydych chi. Nid ydym yn caniatáu i Piwik ddefnyddio neu rannu ein data dadansoddiadol.

Mae Piwik yn gosod y cwcis canlynol:

Enw Pwrpas Dod i ben
_pk_id Mae’n ein helpu i weld sut rydych yn defnyddio’r gwasanaeth er mwyn inni allu gwneud y safle yn well 2 flynedd
_pk_ses Mae hyn yn gweithio gyda _pk_id i gyfrif sawl gwaith rydych yn ymweld â’r wefan 30 munud
_pk_ref Mae hyn yn darparu gwybodaeth am sut rydych wedi cyrraedd y safle 6 mis

Darllenwch am y cwcis a ddefnyddir ar GOV.UK.

Sut rydym yn defnyddio eich data personol

Rydym yn casglu ac yn cadw eich data personol er mwyn inni allu:

  • darparu ein gwasanaethau statudol
  • rhoi gwasanaethau ychwanegol ichi sy’n anstatudol
  • rhoi gwasanaeth cwsmeriaid ichi
  • gwella eich profiad fel cwsmer
  • bodloni ein rhwymedigaethau fel cyflogwr
  • darparu gwasanaethau masnachol
  • cynorthwyo i orfodi’r gyfraith er mwyn atal a chanfod trosedd

Ein gwasanaethau statudol

Ceisiadau cofrestru

Os ydych yn gwneud ceisiadau cofrestru neu’n gohebu â ni mewn perthynas â theitl cofrestredig neu gofrestru tir rydych yn rhoi data personol inni. Mae’r defnydd o’r wybodaeth hon wedi ei rheoli gan ddeddfwriaeth gofrestru. Pan fyddwn yn trin gwybodaeth bersonol a roddir inni fel rhan o’n swyddogaethau cofrestru, mae eich hawliau o dan y fframwaith statudol hwn yn gyfyngedig, er enghraifft, ni allwch ofyn inni dynnu ymaith neu ddileu gwybodaeth o’r gofrestr teitl y mae’n rhaid inni ei chyhoedd o dan y gyfraith. Caniateir inni ddefnyddio gwybodaeth bersonol at y dibenion hyn.

Mae ein gwasanaethau statudol ar gael i’r cyhoedd. Pan fyddwch yn talu unrhyw ffïoedd sy’n daladwy o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir gallwch wneud cais am:

  • gopïau swyddogol o’r cofrestri teitl a chynlluniau teitl
  • gweld a chael copïau o ddogfennau penodol a gedwir gennym

Oherwydd bod y wybodaeth hon ar gael o dan ddeddfwriaeth gofrestru, nid yw ar gael o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

I gael rhagor o wybodaeth am ein gwasanaethau statudol gweler ein Cyfarwyddiadau Ymarfer. Er bod cofnodion cyhoeddus yn cael eu hanfon at yr Archifau Cenedlaethol fel arfer pan fyddant yn 20 oed, cawsom ganiatâd gan yr Arglwydd Ganghellor mewn Offeryn Cadw ffurfiol i gadw’r cofnodion hynny sy’n ymwneud â’n cofrestri a dogfennau cysylltiedig cyhyd â bod ein deddfwriaeth mewn grym, ac mae’n ofynnol inni gadw’r cofnodion hyn er mwyn bodloni ein rhwymedigaethau statudol. Mae hyn yn cynnwys yr holl wybodaeth a roddir inni er mwyn inni allu cyflawni ein swyddogaethau statudol a’n rhwymedigaethau cyfreithiol o ran cofrestru tir ac eiddo trwy greu a chynnal ein cofrestri.

Pan fyddwn yn trin gwybodaeth bersonol a roddwyd gennych fel rhan o’n swyddogaethau statudol mae eich hawliau o dan y gyfraith Diogelu Data yn gyfyngedig. Mae’r gyfraith Diogelu Data yn caniatáu inni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ein dibenion swyddogol. Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol o dan y gyfraith Diogelu Data yw bod hyn yn angenrheidiol er mwyn inni allu cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o ran cofrestru tir ac eiddo.

Ar yr amod bod y gyfraith yn caniatáu inni wneud hynny, gallwn rannu’r wybodaeth sydd gennym ag eraill er mwyn sicrhau cywirdeb ein cofrestri, er enghraifft, er mwyn atal a chanfod trosedd.

Find a property

Trwy ddarparu disgrifiad eiddo o’r tir neu rif teitl, mae’r gwasanaeth statudol electronig hwn yn eich galluogi i weld a llwytho i lawr gopïau o deitlau a chynlluniau cofrestredig yn ogystal â chofrestri a chynlluniau rhybuddiad unigol a gedwir ar ffurf electronig gennym. I gael mynediad i’r gwasanaeth hwn, rhaid ichi greu cyfrif ar-lein a chytuno ar delerau defnydd. Y mathau o ddata a gasglir ar gyfer y gwasanaeth hwn yw data cysylltu, data hunaniaeth, data ariannol (yr holl daliadau sy’n cael eu trin gan ein darparwr trydydd parti, Worldpay), data trafodiad, data technegol, data proffil, data defnydd a data agregedig.

I gael mynediad i’ch hawliau cyfreithiol pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth hwn darllenwch ein gwybodaeth. Ni allwch arfer eich hawl gyfreithiol i gywiro data personol oherwydd nid yw’r gwasanaeth yn hwyluso newidiadau i ddata cysylltu neu ddata hunaniaeth. Os oes angen ichi wneud newidiadau i’ch cyfrif neu os ydych yn penderfynu defnyddio cyfeiriad ebost gwahanol, bydd yn rhaid ichi greu cyfrif newydd.

Cadw data: bydd yr holl ddata personol a roddir i ddefnyddio’r gwasanaeth hwn yn cael ei gadw am gyfnod o 5 mlynedd.

Pridiannu tir lleol

Mae gwasanaeth Pridiannu Tir Lleol newydd yn cael ei gyflwyno. Trwy ddarparu cod post, cyfeiriad neu gyfeiriad rhannol, neu ddefnyddio’r cyfleuster map ar-lein, byddwch yn gallu defnyddio’r gwasanaeth hwn i chwilio am bridiannau tir lleol (cyfyngiadau cyfreithiol a gwaharddiadau sy’n effeithio ar dir) unwaith y byddwn yn gyfrifol am yr ardal awdurdod lleol rydych am ei chwilio (bydd teclyn ar-lein yn ein gwasanaeth electronig i’ch helpu i wirio). Caiff awdurdodau lleol eu cynnwys yn y gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol newydd yn raddol. Byddwch yn gallu dewis gwneud chwiliad personol rhad ac am ddim neu chwiliad swyddogol y codir tâl amdano. O dan Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 byddwch yn gallu edrych ar y gofrestr a gwneud chwiliad personol yn rhad ac am ddim. Bydd hyn yn rhoi gwybodaeth ichi am y pridiannau tir lleol sy’n effeithio ar yr eiddo a chiliwyd a gyda phwy i gysylltu yn yr awdurdod lleol i gael rhagor o wybodaeth. Yn ogystal â’r holl wybodaeth a ddarperir gan y chwiliad personol bydd y chwiliad swyddogol y codir tâl amdano yn rhoi gwybodaeth ychwanegol ichi. Byddwch yn gallu llwytho i lawr ganlyniad y chwiliad swyddogol fel dogfen ddiogel sydd wedi’i llofnodi’n ddigidol gennym.

Ni fydd angen cyfrif arnoch i wneud chwiliad personol neu swyddogol. Fodd bynnag, os ydych yn dewis creu cyfrif ar gyfer eich chwiliadau swyddogol, byddwn yn rhoi’r cyfleusterau ichi ar gyfer storio ac archifo cwmwl.

Os ydych yn dewis creu cyfrif ar gyfer y gwasanaeth hwn, bydd yn rhaid ichi dderbyn y telerau defnydd.

Y mathau o ddata y byddwn yn ei gasglu ar gyfer y gwasanaeth hwn yw data cysylltu, data hunaniaeth, data ariannol (yr holl daliadau sy’n cael eu trin gan ein darparwr trydydd parti, GOV.UK.Pay, data trafodiad, data technegol, data proffil, data defnydd a data agregedig.

I gael mynediad i’ch hawliau cyfreithiol pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth hwn darllenwch ein gwybodaeth. Ni fyddwch yn gallu arfer eich hawl gyfreithiol i unioni oherwydd nid yw’r gwasanaeth yn hwyluso newidiadau i ddata cysylltu neu ddata hunaniaeth. Os oes angen ichi wneud newidiadau neu os ydych yn penderfynu defnyddio cyfeiriad ebost gwahanol, bydd yn rhaid ichi greu cyfrif newydd.

Cadw data: Os nad ydych yn defnyddio eich cyfrif am 12 mis byddwn yn ei ddileu. Bydd rhaid ichi ailgofrestru er mwyn dechrau defnyddio’r gwasanaeth eto.

Nid ydym yn cadw’ch data gwybodaeth bersonol ar gyfer y gwasanaeth hwn. Pan fydd cyfrif wedi cael ei ddileu caiff ei dynnu ymaith o’n system.

Morgais digidol

Mae’r gwasanaeth hwn yn cynnig modd i roddwyr benthyg morgeisi a ni ddarparu gwasanaeth Llofnodi eich gweithred morgais electronig i gymerwyr benthyg. Mae rhoddwyr benthyg a thrawsgludwyr yn darparu data gwybodaeth bersonol i gymerwyr benthyg i greu gweithred morgais ddigidol. Bydd rhoddwyr benthyg neu drawsgludwyr sy’n gweithredu ar ran cymerwyr benthyg ac sy’n delio â’r gofynion cyfreithiol ar gyfer morgais digidol yn gofyn i gymerwyr benthyg gael mynediad i’r weithred morgais er mwyn ei llofnodi’n electronig.

Cyn y gall cymerwyr benthyg gael mynediad i’r gwasanaeth yn electronig i lofnodi eu gweithred morgais rhaid iddynt gadarnhau pwy ydynt trwy ddefnyddio GOV.UK.Verify. Ar ôl cael dilysiad hunaniaeth llwyddiannus, gall cymerwyr benthyg gael mynediad i’r gwasanaeth ond yn gyntaf mae’n rhaid iddynt dderbyn telerau y Cytundeb Mynediad Rhwydwaith Llofnodion, yna byddant yn gallu dilyn y cyfarwyddiadau a roddir ar y gwasanaeth. Byddwn yn hysbysu rhoddwyr benthyg fel rhan o’r gwasanaeth bod cymerwyr benthyg wedi llofnodi’r weithred morgais. Mae rhoddwyr benthyg yn rheoli pryd y byddant yn ein hysbysu’n electronig bod y weithred morgais a lofnodwyd yn dod i rym. Dyma pryd y bydd dyddiad yn cael ei atodi i’r weithred morgais digidol ac mae’n dod yn gyfreithiol rwymol. Yna gall rhoddwyr benthyg roi cyfarwyddyd electronig inni yn nodi pryd y dylid cofrestru’r weithred morgais a’i rhoi ar y Gofrestr Pridiannau Tir.

Y gwasanaeth a ddefnyddir gan rai rhoddwyr benthyg ar gyfer ailforgeisi. Bydd rhaid ichi wirio gyda’ch rhoddwr benthyg i weld a ydynt wedi cofrestru i ddefnyddio gwasanaeth hwn.

Y mathau o ddata sy’n ofynnol ar gyfer y gwasanaeth hwn yw data cais, data hunaniaeth, data cysylltu, data trafodiad, data technegol, data proffil, data defnydd a data agregedig. Ar gyfer y gwasanaeth hwn, caiff data ei roi naill ai gan yr unigolyn neu gan drydydd person sy’n gweithredu ar ei ran.

Cadw data: caiff data personol a ddarperir mewn perthynas â’r gwasanaeth morgais digidol ei gadw cyhyd â bo’r morgais wedi ei gofrestru ac am gyfnod o 12 mlynedd o leiaf ar ôl i’r morgais gael ei ddileu o’r gofrestr.

Caiff dogfennau morgais eu cadw am gyfnod amhenodol gan eu bod yn wybodaeth a reolir gan ddeddfwriaeth gofrestru.

Ein gwasanaethau anstatudol

Rydym yn darparu gwasanaethau ychwanegol hefyd ichi a’n cwsmeriaid busnes sydd heb eu rheoli gan ddeddfwriaeth gofrestru. Dyma ein gwasanaethau anstatudol.

Pan fyddwch yn gwneud cais i ddefnyddio unrhyw un o’n gwasanaethau anstatudol rhaid ichi gytuno i gydymffurfio â’n gofynion defnyddwyr. Gall hyn fod trwy:

  • dderbyn telerau defnydd gwasanaeth
  • cytuno ar drwydded
  • llofnodi contract â ni
  • cytuno ar ein gofynion hawlfraint a gofynion hawlfraint unrhyw drydydd partïon a ddangosir ar y gwasanaeth
  • darparu data hunaniaeth, cysylltu, ariannol a thechnegol ac unrhyw ddata arall pan ofynnir amdano
  • gwneud taliad pan godir tâl am wasanaeth

Dyma’r rhestr o’n gwasanaethau anstatudol sydd ar gael i unigolion.

  • Commercial and Corporate Ownership Data
  • Find Property Information
  • Flood Risk Indicator
  • Overseas Companies Ownership Data
  • Property Alert

Gwasanaethau anstatudol i unigolion

Mae’r tabl isod yn dangos y gwasanaethau anstatudol a ddarparwn i unigolion. Rydym yn cadw’r data a gasglwyd am 5 mlynedd.

Pennir y cyfnodau cadw ar gyfer eich data personol trwy ystyried swm, natur a sensitifrwydd data personol, unrhyw risg posibl o niwed o ddefnydd heb ei awdurdodi neu ddatgelu i ba ddiben rydym yn prosesu data personol ac a allwn gyflawni’r dibenion hynny trwy ddulliau eraill. Byddwn yn cadw eich data personol dim ond cyhyd ag y bo angen i gyflawni’r dibenion y cafodd ei gasglu ar eu cyfer, gan gynnwys bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

Byddwn yn defnyddio eich data personol pan fydd y gyfraith yn caniatáu inni wneud hynny yn unig. Yn gyffredinol, nid ydym yn dibynnu ar gydsyniad fel sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol ac eithrio pan fyddwch wedi rhoi eich cydsyniad penodol at ddibenion ymchwil neu farchnata.

Mae prosesu yn angenrheidiol:

  • at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon
  • er mwyn perfformio tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer yr awdurdod swyddogol a freinir yng Nghofrestrfa Tir EM
Enw’r gwasanaeth Categorïau o ddata personol a gesglir
Commercial and Corporate Ownership Data
Ein Commercial and Corporate Ownership Data (CCOD) sy’n cynnwys mwy na 3.3 miliwn o gofnodion teitl o eiddo rhydd-ddaliol a phrydlesol yng Nghymru a Lloegr. Gallwch gael mynediad i’r holl gategorïau perchnogaeth heblaw unigolion preifat, cwmnïau tramor ac elusennau.
Data Cysylltu, Hunaniaeth, Ariannol, Trafodiad, Technegol, Proffil, Defnydd ac Agregedig
Find Property Information Gallwch gael crynodeb teitl sy’n rhoi’r rhif teitl, os yw’n rhydd-ddaliad neu’n les-ddaliad, pwy sy’n berchen ar yr eiddo a’r swm a dalwyd amdano ac enw a chyfeiriad y rhoddwyr benthyg (os oes morgais cofrestredig). Data Cysylltu, Hunaniaeth, Ariannol, Trafodiad, Technegol, Proffil, Defnydd ac Agregedig
Flood Risk Indicator
Mae’r dangosydd perygl o lifogydd yn rhoi gwybodaeth ynghylch pa mor debygol y bydd tir neu eiddo yn dioddef llifogydd. Mae’n cyfuno data o Asiantaeth yr Amgylchedd a Chofrestrfa Tir EM.
Data Cysylltu, Hunaniaeth, Ariannol, Trafodiad, Technegol, Proffil, Defnydd ac Agregedig
Overseas Companies Ownership Data
Mae ein Overseas Companies Ownership Data yn cynnwys oddeutu 100,000 o gofnodion teitl ar gyfer eiddo rhydd-ddaliol a phrydlesol yng Nghymru a Lloegr sydd wedi eu cofrestru gyda chwmnïau corfforedig y tu allan i’r DU. Gallwch gael mynediad i’r holl gategorïau perchnogaeth, heblaw unigolion preifat, cwmnïau’r DU ac elusennau.
Data Cysylltu, Hunaniaeth, Ariannol, Trafodiad, Technegol, Proffil, Defnydd ac Agregedig
Property Alert
Defnyddiwch ein gwasanaeth atal twyll rhad ac am ddim i fonitro hyd at 10 eiddo cofrestredig rydych chi neu rywun arall yn berchen arnynt.
 
Cewch rybuddion ebost pan fydd gweithgaredd arbennig ar yr holl eiddo rydych yn eu monitro. Os yw cais yn cael ei wneud i ganfod pwy sydd â rhybudd eiddo yn erbyn teitl, bydd hawl gan yr ymgeisydd gael enw’r sawl sydd wedi sefydlu’r rhybudd. Data Cysylltu, Hunaniaeth, Trafodiad, Technegol, Proffil, Defnydd ac Agregedig

Gwasanaethau anstatudol ar gyfer defnyddwyr busnes

Mae’r tabl isod yn dangos y gwasanaethau anstatudol sydd ar gael i ddefnyddwyr busnes. Rydym yn cadw’r data a gasglwyd am 6 mlynedd. Gallwn rannu gwybodaeth ag adrannau eraill o’r llywodraeth a chyrff gorfodi’r gyfraith a rheoleiddio, gan gynnwys sefydliadau gwrth-dwyll penodedig o dan adran 68 o Ddeddf Troseddau Difrifol 2007. Mae rhannu gwybodaeth fel hyn yn helpu i atal a chanfod troseddau, er enghraifft twyll eiddo.

Mae’r gwasanaethau anstatudol hyn yn rhoi i ddefnyddwyr busnes y data sydd gennym yn ein cofrestri a’r cyfleoedd i gymharu’r data y maent yn ei roi inni yn erbyn y data a gedwir fel rhan o’n gwasanaethau statudol a reolir gan ddeddfwriaeth gofrestru ac sy’n ffurfio’r cofrestri teitl i dir ac eiddo. Ar gyfer ymholiadau am y gwasanaethau hyn, cysylltwch â ni.

Mae prosesu yn angenrheidiol:

  • at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon
  • er mwyn perfformio tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer yr awdurdod swyddogol a freinir yng Nghofrestrfa Tir EM
Enw’r gwasanaeth Categorïau o ddata personol a dderbynnir gan fusnesau
Gwasanaeth Charge Validation (Lender Service)
Mae rhoddwyr benthyg morgeisi yn defnyddio’r gwasanaeth hwn i wirio a dilysu eu portffolios morgais. Mae data personol a ddarperir gan roddwyr benthyg yn cael ei wirio yn erbyn ein cofrestri.
Data Hunaniaeth, Cysylltu, Ariannol, Trafodiad, Agregedig
Gwasanaeth Data Sync (Lender Service)
Mae rhoddwyr benthyg morgeisi yn defnyddio ein gwasanaeth i gael hysbysiad o gofrestriadau a rhyddhadau morgais.
Data Hunaniaeth, Cysylltu, Ariannol, Trafodiad, Agregedig
Gwasanaeth Polygon Plus
Mae’r gwasanaeth hwn yn galluogi defnyddwyr i weld stent daearyddol teitlau cofrestredig penodol a chael data perchnogaeth ar gyfer pob stent cofrestredig.
Data Hunaniaeth, Cysylltu, Ariannol, Trafodiad, Agregedig
Gwasanaeth Register Extract
Gall defnyddwyr Business Gateway wneud cais i dderbyn data ar ffurf XML o gofnodion cofrestr unigol, gan ddewis pa gofnodion y mae eu hangen arnynt.
Data Hunaniaeth, Cysylltu, Ariannol, Trafodiad, Agregedig
Gwasanaeth Volume Registration
Os oes angen data teitl ar gyfer mwy nag 20 eiddo gellir defnyddio’r gwasanaeth hwn. Ar gyfer pob rhif teitl a roddir, bydd defnyddwyr yn cael gwybodaeth am y cofnod cofrestr fel ffeil PDF neu CSV. Mae data ychwanegol o’r gofrestr ar gael hefyd os gofynnir amdano.
Data Hunaniaeth, Cysylltu, Ariannol, Trafodiad, Agregedig

Mae’r data a ddefnyddir ar gyfer y gwasanaethau hyn wedi cael ei gasglu naill ai’n uniongyrchol gan unigolion neu ei gynrychiolwyr cyfreithiol. Gwneir hyn er mwyn inni allu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol i gynnal y Gofrestr Tir a chofrestri statudol cysylltiedig (cofrestr Pridiannau Tir) a chronfeydd data (enwau Mynegai Perchnogion). Ar gyfer y gwasanaethau hyn gallwn dderbyn data personol gan ein defnyddwyr busnes. Rydym yn gweithredu fel rheolydd ein data statudol at ddibenion darparu gwasanaethau paru data i’n defnyddwyr busnes. Ar ôl dilysu eu data trwy ddefnyddio ein gwasanaethau paru data y defnyddiwr busnes fydd rheolydd y data hwnnw. Mae er budd y cyhoedd inni allu defnyddio ein data i sicrhau cywirdeb ein cofrestri a darparu gwasanaethau i ddefnyddwyr busnes. Mae data ar gyfer y gwasanaethau hyn naill ai’n cael ei ddarparu gan ddefnyddwyr busnes ar ffurf taenlen a lwythir ar ein systemau gan ein staff neu’n uniongyrchol o system ein defnyddwyr busnes i’n system Business Gateway.

Ar gyfer rhai o’n gwasanaethau masnachol, rydym yn cymharu’r data a ddarperir gan y cwsmer â’r data a gedwir ar ein systemau neu byddwn yn rhoi data i’r cwsmer. Ar y cam pan gaiff data ei wirio yn erbyn y data a gedwir gennym, neu a ddarperir i’r cwsmer, Cofrestrfa Tir EM fydd y prosesydd data. Bydd ein systemau yn gwirio’r data a ddarperir gan ein defnyddwyr busnes yn erbyn y data a gedwir gennym. Byddwn yn hysbysu cwsmeriaid masnachol am gofrestriadau neu ryddhadau morgais sy’n berthnasol i’w sefydliad er mwyn iddynt allu gwirio’r data hwn yn erbyn y cofnodion y maent yn rheolydd data ar eu cyfer.

Eich dewisiadau

Ein nod yw sicrhau bod eich gwybodaeth a’ch dewisiadau yn gywir ac yn gyflawn. Os ydych am weld, newid eich gwybodaeth bersonol neu optio allan o dderbyn gwybodaeth gennym, rhowch wybod inni trwy anfon eich enw, cyfeiriad llawn, cyfeiriad ebost ac enw’r cwmni (os yw’n gymwys) i:

Ebost: dataprotection@landregistry.gov.uk

FREEPOST RSZE - TEZA - JCTH
HM Land Registry
CRM Team
HM Land Registry Croydon Office
Trafalgar House
1 Bedford Park
Croydon
CR0 2AQ

Mae’n bwysig deall na allwch ofyn inni wneud newidiadau i’r cofrestri teitl, er enghraifft, dileu gwybodaeth pris a dalwyd yn y gofrestr.

Marchnata

Byddwn yn cael eich cydsyniad optio i mewn penodol ar gyfer anfon cyfathrebiadau marchnata uniongyrchol trydydd parti atoch. Gallwch ofyn inni neu drydydd partïon roi’r gorau i anfon negeseuon marchnata atoch unrhyw bryd. Mae gennych chi’r hawl i dynnu eich cydsyniad yn ôl unrhyw bryd. I addasu eich dewisiadau marchnata:

  • mewngofnodwch i’r wefan briodol a thiciwch, neu ddad-diciwch y blychau perthnasol
  • dilynwch y cysylltau optio allan ar unrhyw neges farchnata a anfonir atoch
  • neu cysylltwch â ni

Efallai y byddwch yn derbyn cyfathrebiadau marchnata gennym os ydych wedi gofyn inni am wybodaeth neu wedi prynu nwyddau neu wasanaethau gennym ac mae’r wybodaeth a ddarparwyd yn ymwneud â gwelliannau i’r cynhyrchion a brynwyd gennych neu gynhyrchion tebyg a allai fod o ddiddordeb ichi.

Datgelu data personol

Mewn sawl achos ni fyddwn yn datgelu neu’n defnyddio data personol heb gydsyniad. Fodd bynnag, bydd adegau pan fydd rhaid inni ddatgelu neu rannu neu ddefnyddio fel arall wybodaeth bersonol o fewn ein hadrannau mewnol a/neu gydag adrannau ac asiantaethau eraill y llywodraeth, asiantaethau gorfodi’r gyfraith a rheoleiddio a chyrff perthnasol eraill. Mae enghreifftiau o adegau o’r fath yn cynnwys pan fyddwn yn ymchwilio i fater neu gŵyn ynghylch cofrestru tir neu i atal a chanfod trosedd.

Gallwn ddatgelu manylion am unrhyw un sy’n defnyddio ein gwasanaeth Property Alert) os yw cais yn cael ei wneud i adnabod yr unigolion sy’n chwilio rhifau arbennig.

Rhyddid gwybodaeth

Gallwn ddatgelu gwybodaeth pan fyddwn o dan ddyletswydd i gydymffurfio â deddfwriaeth neu awdurdod statudol, er enghraifft, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 neu orchymyn llys heb gael eich cydsyniad er mwyn inni allu cydymffurfio ag unrhyw ofynion datgelu.

Mae ceisiadau rhyddid gwybodaeth yn cael eu rhoi ar ein cofnod ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Caiff unrhyw ddata personol a ddarperir, er enghraifft data cysylltu a hunaniaeth, ei ddefnyddio i ddelio â’r cais a wnaed gennych.

Cadw data: byddwn yn cadw cofnodion ffeil achos am 3 blynedd. Cedwir dogfennau heb eu golygu, penderfyniadau esemptiad rhyddid gwybodaeth a data ystadegol am gyfnod o ddeng mlynedd.

Rhannu gwybodaeth

Lle bo’n briodol, gallwn rannu unrhyw wybodaeth a gadwn â thrydydd partïon megis adrannau eraill y llywodraeth, asiantaethau gorfodi’r gyfraith a rheoleiddio a chyrff perthnasol eraill (gan gynnwys sefydliadau gwrth-dwyll penodol o dan adran 68 o Ddeddf Troseddau Difrifol 2007, yr adran gwrth-dwyll, a sefydliadau gwrth-dwyll) os darperir gwybodaeth ffug neu anghywir a/neu os ystyrir bod rhannu gwybodaeth:

  • er budd y cyhoedd, er enghraifft, archwilio cynlluniau bancio tir a/neu
  • er mwyn atal a chanfod trosedd, gan gynnwys atal, canfod ac archwilio twyll cofrestru

Gallwn ni a sefydliadau eraill gael mynediad i wybodaeth a ddatgelir i sefydliadau gwrth-dwyll a’i defnyddio er mwyn atal twyll a gwyngalchu arian.

Caiff gwybodaeth sy’n ymwneud â thwyll a gadarnhawyd ei rhannu â’r heddlu ar gyfer un neu ragor o’r dibenion plismona canlynol:

  • diogelu bywyd ac eiddo
  • cadw trefn
  • atal cyflawni troseddau
  • dod â throseddwyr i gyfiawnder
  • unrhyw ddyletswydd neu gyfrifoldeb yr heddlu sy’n deillio o gyfraith gyffredin neu gyfraith statud

Rydym yn dilyn Cod Ymarfer Rhannu Data y Comisiynydd Gwybodaeth) cyn belled ag y bo’n ymarferol.

Gwarchod eich gwybodaeth

Rydym yn cydnabod eich ymddiriedaeth ac rydym wedi ymrwymo i warchod y wybodaeth a roddir inni. Er mwyn atal mynediad heb ei awdurdodi, cynnal cywirdeb a sicrhau’r defnydd priodol o wybodaeth, mae prosesau sefydliadol a thechnegol gennym i warchod a diogelu’r wybodaeth a gasglwn.

Trosglwyddiadau data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd

Byddwn yn trosglwyddo eich data personol dim ond i wledydd y mae’r Comisiwn Ewropeaidd wedi barnu bod ganddynt lefel ddigonol o ddiogelwch ar gyfer data personol.

Ni fyddwn yn cydsynio i drydydd partïon drosglwyddo data personol y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd oni bai y gallant ddarparu’r mesurau diogelu priodol fel y pennir gennym yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Mesurau diogelwch

Mae mesurau diogelwch gennym i atal eich data personol rhag cael ei golli’n ddamweiniol, ei ddefnyddio neu ei gyrchu mewn unrhyw ffordd heb ei awdurdodi, ei newid neu ei ddatgelu. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu mynediad i’ch data personol i’r gweithwyr, asiantau, contractwyr a thrydydd partïon eraill hynny sydd ag angen busnes i wybod. Byddant yn prosesu eich data personol yn unol â’n cyfarwyddiadau, ac mae dyletswydd cyfrinachedd ganddynt.

Mae gweithdrefnau yn eu lle gennym hefyd i ddelio ag unrhyw achos honedig o dramgwydd data personol a byddwn yn eich hysbysu ac unrhyw reolydd cymwys am dramgwydd os yw’n ofynnol inni wneud hynny yn gyfreithiol.

Pa mor hir rydym yn cadw data personol

Ar gyfer pob un o’n gwasanaethau uchod rydym wedi nodi pa mor hir y byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol. Mewn rhai achosion gallwch ofyn inni ddileu eich data (gweler yr hawl i ddileu am ragor o wybodaeth).

Gallwn wneud eich data personol yn ddienw er mwyn sicrhau na all gael ei gysylltu â chi mwyach at ddibenion ymchwil neu ystadegol ac mewn achos o’r fath gallwn ddefnyddio’r wybodaeth hon am gyfnod amhenodol heb roi rhybudd pellach ichi.

Ymgeiswyr swyddi

Pan fydd unigolion yn gwneud cais i weithio yng Nghofrestrfa Tir EM byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddir inni fel y nodir yn adran gwybodaeth bersonol yr ymgeisydd swyddi yn unig.

Eich hawliau cyfreithiol

Mae’r gyfraith diogelu data yn datgan os yw data personol sy’n ymwneud â chi yn cael ei gasglu gennych, rhaid inni fel rheolydd y data personol hwnnw eich hysbysu am y canlynol:

  • ein manylion cysylltu fel y rheolydd
  • manylion cysylltu ar gyfer ein Swyddog Diogelu Data
  • manylion am unrhyw gynrychiolydd y rheolydd
  • esbonio diben y prosesu ichi a’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gan gynnwys a yw’n ofyniad statudol neu gytundebol
  • os yw’r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon ni neu drydydd parti, natur y buddiannau cyfreithlon hynny
  • y categorïau o ddata personol rydym yn eu prosesu
  • os yw’n gymwys, derbynwyr neu’r categorïau o dderbynwyr eich gwybodaeth bersonol
  • ein polisi ar drosglwyddo data personol i drydedd wlad neu sefydliad rhyngwladol
  • eich hawl i gyflwyno cwyn i’r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth a sut i arfer yr hawl honno
  • pa mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth
  • a oes rhaid ichi ddarparu’r wybodaeth bersonol a chanlyniadau posibl peidio â’i darparu
  • hawliau ychwanegol yn ymwneud â’ch gwybodaeth bersonol fel y cyfeirir ato isod
  • bodolaeth unrhyw broses gwneud penderfyniad awtomatig

Fe welwch y wybodaeth hon trwy’r Siarter Gwybodaeth Bersonol, fodd bynnag, os oes angen unrhyw eglurhad arnoch cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan nodi’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch.

Os nad yw’r data personol yn cael ei gasglu gennych ond gan barti arall, bydd y wybodaeth a nodir yn y rhestr pwyntiau bwled uchod yn berthnasol i’r trydydd parti hwnnw a bydd yn cynnwys ffynhonnell y data personol, ond nid oes rhaid inni roi’r wybodaeth hon ichi:

  • os yw’r wybodaeth gennych eisoes, neu
  • os yw’r wybodaeth yn cael ei derbyn mewn perthynas â phrosesu sydd wedi ei awdurdodi gan ein deddfwriaeth statudol, neu
  • pe byddai rhoi’r wybodaeth ichi yn amhosib neu’n golygu gwneud ymdrech anghymesur

Yn ogystal â’r uchod o dan y gyfraith Diogelu Data mae’r hawliau canlynol gennych mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol:

Eich hawl mynediad

Mae hawl genych gael copi o’ch gwybodaeth bersonol a gedwir gennym. Mae hawl gennych gael cadarnhad hefyd bod eich data personol yn cael ei brosesu a chael gwybodaeth am y rheswm cyfreithiol dros brosesu. Rydym yn ceisio bod mor agored â phosibl o ran rhoi mynediad i bobl i’w gwybodaeth bersonol.

Enghreifftiau o gymhwysedd: gallwch ofyn i weld pa wybodaeth a gedwir amdanoch, er enghraifft, yn ein cofnod cwynion sy’n cofnodi manylion am faterion cwsmeriaid y mae gohebiaeth wedi cael ei chwblhau arnynt.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: ni all unigolion wneud cais am wybodaeth am unigolyn arall oherwydd yn gyffredinol ni cheir hawl i ddata personol rhywun arall. Mae gwybodaeth sydd wedi ei chynnwys yn y gofrestr teitl ar gael o dan ddeddfwriaeth gofrestru.

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais. Ni chodir ffi, oni bai bod eich cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol neu’n ailadroddus. Os mai dyma yw’r achos, byddwn yn rhoi gwybod ichi gan nodi’r gost a fydd yn seiliedig ar ddarparu’r wybodaeth. Dylid gwneud cais am wybodaeth sydd ar gael o dan ddeddfwriaeth gofrestru trwy ddefnyddio ein gweithdrefnau statudol ac nid trwy’r Swyddog Diogelu Data.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd maint neu gymhlethdod y cais. Os mai dyma yw’r achos, caiff y wybodaeth ei darparu o fewn 2 fis ychwanegol. Yn dibynnu ar natur y cais, efallai y bydd angen rhagor o fanylion arnom ynghylch pa wybodaeth rydych yn gofyn amdani. Os ydym yn cadw gwybodaeth amdanoch, byddwn yn:

  • rhoi disgrifiad o’r wybodaeth ichi
  • dweud wrthych pam ein bod yn ei chadw
  • dweud wrthych i bwy y gellid ei datgelu, a pham
  • dweud wrthych am eich hawliau a
  • gadael ichi gael copi o’r wybodaeth mewn ffurf ddealladwy

Os nad ydych yn cytuno

Rydym yn cymryd cwynion am gasglu, cadw a defnyddio data personol o ddifrif. Os ydych yn anfodlon â’r wybodaeth a ddarparwyd, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’r cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn parhau yn anfodlon â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Eich hawl i gywiro

Mae hawl gennych wneud cais i gamgymeriadau yn eich data personol gael eu cywiro, neu ychwanegu datganiad atodol i’ch gwybodaeth bersonol os yw data yn anghywir neu’n anghyflawn.

Enghreifftiau o gymhwysedd: pan fydd data anghywir yn cael ei gadw ar ein cronfa ddata gwasanaeth cwsmeriaid, gallwch ofyn i gamgymeriadau gael eu cywiro.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: ni allwch ddefnyddio hwn i ofyn inni wneud newidiadau i’r gofrestr teitl, er enghraifft dileu’r wybodaeth am y pris a dalwyd ar gyfer eiddo o’r gofrestr.

Mae ceisiadau yn ymwneud â chamgymeriadau yn y gofrestr teitl yn cael eu hystyried o dan ein gweithdrefnau statudol sydd wedi eu cynnwys yn ein deddfwriaeth gofrestru. Ar gyfer y rhain, dylech wneud cais yn amlinellu manylion y camgymeriad. Cewch wybod yma ble i wneud cais (https://www.gov.uk/guidance/hm-land-registry-address-for-applications.cy).

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais. Ni chodir ffi.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd cymhlethdod y cais. Yn dibynnu ar natur eich cais, efallai y bydd angen rhagor o fanylion arnom ynghylch pa wybodaeth rydych yn teimlo y mae angen ei chywiro. Os nad ydym yn cytuno â’ch cais i gywiro, byddwn yn rhoi gwybod ichi am hyn gan nodi’r rhesymau, ynghyd â’r camau nesaf y gallwch eu cymryd.

Os nad ydych yn cytuno

Os ydych yn anfodlon â’n hymateb, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’r cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn parhau’n anfodlon â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Eich hawl i ddileu

Gallwch ofyn i’ch data personol gael ei dynnu ymaith neu ei ddileu. Weithiau gelwir hyn yr ‘hawl i gael eich anghofio’.

Enghreifftiau o gymhwysedd: gall yr hawl i ddileu fod yn gymwys os nad oes unrhyw angen inni gadw’r data neu os yw’r data mwyach yn cael ei brosesu gyda’ch cydsyniad ac rydych wedi tynnu eich cydsyniad yn ôl Er enghraifft, pan fyddwch wedi ymateb i arolwg Cofrestrfa Tir EM ac nid ydych am inni gysylltu â chi mwyach at ddibenion o’r fath, neu rydych wedi cymryd rhan mewn ymchwil defnyddwyr am ein cynhyrchion, gwasanaethau a systemau.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: ni fyddwn yn dileu data o’r gofrestr teitl oherwydd mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i’w gadw a sicrhau bod y data ar gael i’r cyhoedd. Mae hyn yn cynnwys manylion cofrestr hanesyddol a dogfennau mewn perthynas â cheisiadau cofrestru a wnaed. Mae hyn yn cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol sydd wedi eu cynnwys mewn deddfwriaeth gofrestru. Ni fyddwn yn dileu data personol ychwaith os oes ei angen er mwyn sefydlu, amddiffyn neu arfer ceisiadau cyfreithiol, er enghraifft mewn perthynas ag eiddo neu dwyll cofrestru.

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais. Ni chodir ffi.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd cymhlethdod y cais. Yn dibynnu ar natur y cais, efallai y bydd angen rhagor o fanylion arnom ynghylch pa wybodaeth rydych yn teimlo y mae angen ei ddileu. Os ydym yn cytuno i ddileu’r data, byddwn yn eich hysbysu a byddwn hefyd yn gwneud ymdrechion rhesymol i roi gwybod i unrhyw un rydym wedi rhannu’r data â nhw. Os nad ydym yn cytuno â’ch cais i ddileu, byddwn yn rhoi gwybod ichi am hyn gan nodi’r rhesymau, ynghyd â’r camau nesaf y gallwch eu cymryd.

Os nad ydych yn cytuno

Os ydych yn anfodlon â’r ymateb a ddarparwyd, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’r cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn parhau’n anfodlon â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Eich hawliau i gyfyngu prosesu

Gallwch ofyn inni roi’r gorau i brosesu neu ddefnyddio eich data personol. Nid yw hyn yn ein hatal rhag cadw’r data ond mae’n effeithio ar yr hyn y gellir defnyddio’r data hwnnw ar ei gyfer.

Enghreifftiau o gymhwysedd: os ydych yn anghytuno â chywirdeb y data personol a gadwn, gallwch ofyn inni roi’r gorau i ddefnyddio’r data hwnnw tra bo’r cywirdeb yn cael ei gadarnhau, neu tra bo camgymeriadau yn cael eu cywiro.Os ydych wedi gwrthwynebu inni ddefnyddio’r data ac rydym o’r farn bod rhaid inni ei brosesu fel rhan o’n tasg gyhoeddus, gallwch ofyn inni roi’r gorau i ddefnyddio’r data tra ein bod yn asesu a yw ein gofyniad i brosesu’r data yn drech na’ch hawl i roi’r gorau i’r prosesu. Os nad oes angen y data arnom mwyach, ond nid ydych am iddo gael ei ddileu oherwydd bod angen y data, er enghraifft, ar gyfer achos cyfreithiol, gallech ofyn inni gadw’r data a chyfyngu prosesu ymhellach.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: pan fydd y data wedi ei gynnwys yn y gofrestr gyhoeddus oherwydd mae’n ofynnol inni ei gynnal yn ôl y gyfraith a sicrhau ei fod ar gael i’r cyhoedd o dan ddeddfwriaeth gofrestru.

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais. Ni chodir ffi.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd cymhlethdod y cais. Yn dibynnu ar natur y cais, efallai y bydd angen rhagor o fanylion arnom ynghylch pa wybodaeth rydych yn teimlo na ddylid ei phrosesu. Os ydym yn cytuno i gyfyngu prosesu’r data, byddwn yn rhoi gwybod ichi. Lle y bo’n bosibl byddwn hefyd yn dweud wrth unrhyw un rydym wedi rhannu eich data â nhw am gyfyngu prosesu. Os oes newid amgylchiadau, byddwn yn rhoi gwybod ichi os ydym yn penderfynu yn ddiweddarach i dynnu ymaith y cyfyngiad ar brosesu. Os nad ydym yn cytuno â’ch cais i gyfyngu prosesu, byddwn yn rhoi gwybod ichi am hyn gan nodi ein rhesymau, ynghyd â’r camau nesaf y gallwch eu cymryd.

Os nad ydych yn cytuno

Os ydych yn anfodlon â’r ymateb a ddarparwyd, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’r cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn parhau’n anfodlon â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Eich hawl i gludadwyedd data

Gallwch ofyn i’ch data personol gael ei symud i ddarparwr gwasanaeth arall. Mae’r hawl yn gymwys i’r data personol rydych wedi ei ddarparu yn uniongyrchol inni, os yw’r prosesu yn seiliedig ar eich cydsyniad neu fel rhan o gontract sydd gennych gyda ni, ac mae’r prosesu hwnnw yn awtomatig.

Enghreifftiau o gymhwysedd: data personol sy’n perthyn i’n staff a gafodd ei rannu â hyfforddwr campfa ar y safle ac yn ddiweddarach hoffai staff drosglwyddo ei gwybodaeth gamfa bersonol i ddarparwr camfa newydd oddi ar y safle.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: gan fod yr hawl hon yn gymwys dim ond pan fydd prosesu yn digwydd o dan gontract neu gyda chydsyniad unigolyn, nid yw’n gymwys i’r rhan fwyaf o’r wybodaeth a ddarperir gan gwsmeriaid inni fel rhan o’u ceisiadau cofrestru, oherwydd caiff yr wybodaeth hon ei phrosesu fel rhan o’n rhwymedigaeth statudol a thasg gyhoeddus.

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais. Ni chodir ffi.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd cymhlethdod y cais. Yn dibynnu ar natur y cais, efallai y bydd angen rhagor o fanylion arnom ynghylch pa wybodaeth rydych yn teimlo y dylid ei darparu ac unrhyw drefniadau technegol neu ddiogelwch penodol. Os ydym yn cytuno â’ch cais, byddwn yn anfon y data i’r darparwr arall (os yw hyn yn ymarferol yn dechnegol) neu’n rhoi’r data ichi mewn ffurf peiriant-ddarllenadwy. Os nad ydym yn cytuno â’ch cais, byddwn yn rhoi gwybod ichi am hyn gan nodi’r rhesymau, ynghyd â’r camau nesaf y gallwch eu cymryd.

Os nad ydych yn cytuno

Os ydych yn anfodlon â’n hymateb neu’r wybodaeth a ddarparwyd, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’ch cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn parhau’n anfodlon â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch am ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Eich hawl i wrthwynebu

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu’r defnydd o’ch data personol oherwydd eich amgylchiadau unigol. Mae’r hawl hon yn gymwys pan fydd prosesu yn digwydd ar sail budd cyhoeddus neu arfer awdurdod swyddogol (neu fuddiannau cyfreithlon sefydliad) a phrosesu at ddiben ymchwil a dadansoddi ystadegol.

Mae gennych yr hawl i roi’r gorau i ddefnyddio eich data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol hefyd. Mae eich hawliau mewn perthynas â marchnata uniongyrchol o dan y Gyfraith Diogelu Data ar wahân i’ch hawliau o dan Reoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (Cyfarwyddeb y Comisiwn Ewropeaidd) 2003 ac unrhyw ‘wasanaeth mynegi dewis’ rydych efallai wedi cofrestru i’w ddefnyddio sy’n cyfeirio at weithgareddau marchnata uniongyrchol.

Os gellir arfer yr hawliau hyn, mae manylion wedi cael eu cynnwys yn y Siarter Gwybodaeth Bersonol hon, ac mewn unrhyw bolisi penodol sy’n ymwneud â gwasanaeth neu gysylltiad penodol â chi.

Enghreifftiau o gymhwysedd: os ydym yn marchnata yn uniongyrchol er mwyn rhoi gwybod i unigolion am fanylion ein gwasanaethau anstatudol megis y gwasanaeth Property Alert, gallwch ofyn inni roi’r gorau i ddefnyddio eich data personol at y diben hwn.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: os gallwn ddangos bod rhesymau gennym dros brosesu’r data fel rhan o’n tasg gyhoeddus, er enghraifft, cynnal y cofrestri teitl cyhoeddus. Gall hyn ymestyn i brosesu data er mwyn sefydlu, amddiffyn neu arfer hawliadau cyfreithiol megis mewn perthynas â chofrestru twyll.

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais a’r sail ar gyfer eich cais yn seiliedig ar eich amgylchiadau unigol. Ni chodir ffi.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd cymhlethdod y cais. Yn dibynnu ar natur y cais, efallai y bydd angen rhagor o fanylion arnom ynghylch pa wybodaeth rydych yn teimlo na ddylid ei phrosesu. Byddwn yn rhoi gwybod ichi os ydym yn cytuno â’ch cais ac os nad ydym yn cytuno, byddwn yn rhoi gwybod ichi am hyn gan nodi’r rhesymau, ynghyd â’r camau nesaf y gallwch eu cymryd.

Byddwn yn rhoi’r gorau i brosesu data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol os ydych yn gofyn inni wneud hynny.

Os ydych yn anfodlon â’r ymateb a ddarparwyd, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’ch cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn anfodlon o hyd â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Eich hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomatig

Mae proffilio yn benderfyniad awtomatig sy’n ceisio gwerthuso neu ragfynegi agweddau personol penodol megis ymddygiad, iechyd a sefyllfa ariannol. Os yw penderfyniad awtomatig yn seiliedig ar broffilio o’r fath yn cael effaith gyfreithiol arwyddocaol ar unigolyn, mae gan yr unigolyn hwnnw yr hawliau canlynol:

(1) ymyrraeth ddynol yn y penderfyniad hwnnw

(2) yr hawl i fynegi ei farn, a

(3) cael a herio esboniad ar gyfer y penderfyniad hwnnw.

Enghreifftiau o gymhwysedd: rydym yn defnyddio’r wybodaeth a roddwyd fel rhan o gais am swydd i brosesu’r cais hwnnw yn unig a monitro ystadegau recriwtio. Fel rhan o’r broses recriwtio, gallwn ddefnyddio profion ar-lein awtomatig neu ddadansoddiad seicometirg. Gall ceisiadau am swyddi ofyn am ragor o wybodaeth ynghylch natur profion o’r fath er mwyn penderfynu a yw’r hawl uchod yn gymwys.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: os yw’r penderfyniad awtomatig wedi ei ganiatáu yn ôl y gyfraith, er enghraifft ar gyfer atal twyll.

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais. Ni chodir ffi.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd cymhlethdod y cais. Yn dibynnu ar natur y cais, efallai y bydd angen rhagor o fanylion gennych. Byddwn yn dweud wrthych a ydym yn cytuno â’ch cais ac os ydym, yn rhoi gwybodaeth ichi mewn perthynas â’r proffilio/penderfyniad awtomatig. Cewch gyfle i wneud cais i gael ymyrraeth ddynol, felly ni wneir y penderfyniad gan broses awtomatig. Byddwn yn rhoi cyfle ichi wneud sylwadau ar yr esboniad hefyd a herio’r penderfyniad. Os nad ydym yn cytuno â’ch cais byddwn yn rhoi gwybod ichi am hyn gan nodi ein rhesymau, ynghyd â’r camau nesaf y gallwch eu cymryd.

Os nad ydych yn cytuno

Os ydych yn anfodlon â’n hymateb neu’r esboniadau a ddarparwyd, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’ch cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn parhau’n anfodlon â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Os ydym yn dibynnu ar gydsyniad i brosesu eich data personol mae hawl gennych dynnu eich cydsyniad yn ôl unrhyw bryd.

Enghreifftiau o gymhwysedd: os ydych yn cytuno i’n helpu gydag ymchwil defnyddwyr neu dderbyn gwybodaeth farchnata gennym bydd yn rhaid ichi roi eich cydsyniad penodol naill ai trwy lenwi ffurflen gydsynio neu dicio blwch.

Enghreifftiau lle nad yw’n bosibl neu lle ceir cyfyngiadau ar hyn: os ydych yn tynnu eich cydsyniad yn ôl unrhyw bryd ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a wnaed cyn ichi dynnu eich cydsyniad yn ôl. Os ydych yn tynnu eich cydsyniad yn ôl, efallai na fyddwn yn gallu darparu rhai cynhyrchion neu wasanaethau ichi. Byddwn yn rhoi gwybod ichi os mai dyma yw’r achos pan fyddwch yn tynnu eich cydsyniad yn ôl.

Sut i wneud cais

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data gan amlinellu manylion eich cais. Ni chodir ffi.

Beth fyddwn yn ei wneud

Byddwn yn cydnabod eich cais ac yn cadarnhau erbyn pa ddyddiad y disgwylir inni ymateb. Fel arfer bydd hyn o fewn mis oni bai bod angen mwy o amser oherwydd cymhlethdod y cais. Yn dibynnu ar natur y cais, efallai y bydd angen inni gael rhagor o fanylion gennych.

Os nad ydych yn cytuno

Os ydych yn anfodlon â’n hymateb neu’r esboniad a ddarparwyd, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Caiff eich cwyn a’ch cais cychwynnol ei adolygu, a darperir ymateb pellach.

Os ydych yn parhau’n anfodlon â’n hymateb neu os oes angen cyngor annibynnol arnoch ar faterion diogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Mynegai deddfwriaeth