Polisi dogfennau hygyrch

Dogfennau hygyrch yn yr Asiantaeth Iechyd Anifeiliaid a Phlanhigion.

Mae’r polisi hwn yn egluro pa mor hygyrch yw’r dogfennau a gyhoeddir gan APHA ar GOV.UK. Mae’n trafod dogfennau PDF, taenlenni, cyflwyniadau a mathau eraill o ddogfennau. Nid yw’n berthnasol i gynnwys a gyhoeddir ar GOV.UK ar ffurf HTML: bydd prif ddatganiad hygyrchedd GOV.UK yn trafod hynny.

Defnyddio ein dogfennau

Mae APHA yn cyhoeddi dogfennau mewn sawl gwahanol fformat gan gynnwys:

  • PDF
  • Ffurflenni PDF
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Word
  • ODT (Testun OpenDocument)
  • CSV (Gwerthoedd wedi’u Gwahanu ag Atalnod)

Rydym am sicrhau bod cynifer o bobl â phosibl yn gallu defnyddio’r dogfennau hynny. Er enghraifft, wrth lunio dogfen, rydym yn gwneud yn siŵr ein bod yn:

  • darparu opsiwn HTML lle y bo’n bosibl
  • tagio penawdau a rhannau eraill o’r ddogfen yn gywir, fel y bydd modd i raglen darllen sgrin ddeall strwythur y tudalennau
  • cynnwys dewis amgen ar ffurf testun ochr yn ochr â delweddau nad ydynt yn addurnol, fel y bydd modd i bobl na allant eu gweld ddeall eu diben
  • osgoi defnyddio tablau, ac eithrio pan fyddwn yn cyflwyno data
  • ysgrifennu mewn iaith glir – er bod rhywfaint o’r cynnwys yn defnyddio iaith gyfreithiol neu dechnegol

Pa mor hygyrch yw ein dogfennau

Dylai dogfennau newydd a gyhoeddir gennym a dogfennau y bydd angen i chi eu lawrlwytho neu eu llenwi er mwyn defnyddio un o’n gwasanaethau fod yn gwbl hygyrch.

Fodd bynnag, gwyddom nad yw rhai o’n dogfennau hŷn (a gyhoeddwyd cyn 23 Medi 2018) yn hygyrch. Er enghraifft, yn achos rhai ohonynt:

  • nid ydynt wedi’u tagio’n iawn – er enghraifft, nid ydynt yn cynnwys penawdau priodol
  • nid ydynt wedi’u hysgrifennu mewn iaith glir
  • ffurflenni ar-lein ydyn nhw, sy’n anodd eu defnyddio â bysellfwrdd yn unig
  • maent yn cynnwys delweddau heb ddisgrifiad testun
  • maent yn cynnwys tablau cymhleth
  • ffurflenni ydyn nhw, gyda chanllawiau ar sut i’w cwblhau mewn dogfen PDF ar wahân

Yn bennaf, mae hyn yn berthnasol i’r canlynol a gyhoeddir gennym:

  • adroddiadau corfforaethol
  • ymgynghoriadau a’u dogfennau ategol
  • adroddiadau ar waith ymchwil a dadansoddi
  • canllawiau statudol
  • ffurflenni
  • ystadegau

Mae’r mathau hyn o ddogfennau wedi’u heithrio rhag y rheoliadau, felly nid oes unrhyw gynlluniau gennym ar hyn o bryd i’w gwneud yn hygyrch.

Ond os bydd angen i chi gael gafael ar wybodaeth yn un o’r mathau hyn o ddogfennau, gallwch gysylltu â ni i ofyn am fformat amgen.

Beth i’w wneud os na allwch ddefnyddio un o’n dogfennau

Oes bydd angen i chi gael dogfen a gyhoeddwyd gennym mewn fformat gwahanol:

  • e-bostiwch contentteam@defra.gov.uk
  • ffoniwch 03459 33 55 77 (o ddydd Llun i ddydd Gwener rhwng 8:30am a 5pm – mae costau galwadau i’w gweld yn www.gov.uk/call-charges
  • • ysgrifennwch at Defra Helpline, Seacole Building, 2 Marsham Street, London. SW1P 4DF United Kingdom

Byddwn yn ystyried y cais ac yn ymateb i chi o fewn 10 diwrnod gwaith.

Rhoi gwybod am broblemau yn ymwneud â hygyrchedd un o’n dogfennau

Rydym bob amser yn awyddus i wneud ein dogfennau yn fwy hygyrch. Os dewch o hyd i unrhyw broblemau nad ydynt wedi’u rhestru ar y dudalen hon, neu os byddwch o’r farn nad ydym yn bodloni gofynion o ran hygyrchedd, cysylltwch â’n tîm cynnwys: contentteam@defra.gov.uk.

Gweithdrefn orfodi

Y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol (EHRC) sy’n gyfrifol am orfodi Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff y Sector Cyhoeddus (Gwefannau ac Apiau Symudol) (Rhif 2) 2018 (y ‘rheoliadau hygyrchedd’). Os na fyddwch yn fodlon ar ein hymateb i’ch cwyn, cysylltwch â’r Gwasanaeth Cynghori a Chymorth Cydraddoldeb (EASS).

Gwybodaeth dechnegol am hygyrchedd ein dogfennau

Mae APHA yn ymrwymedig i sicrhau bod ein dogfennau’n hygyrch, yn unol â Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff y Sector Cyhoeddus (Gwefannau ac Apiau Symudol) (Rhif 2) 2018.

Mae’r dogfennau a gyhoeddir gan APHA yn cydymffurfio’n rhannol â safon AA Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We fersiwn 2.1, o ganlyniad i’r achosion o ddiffyg cydymffurfio a restrir isod.

Cynnwys nad yw’n hygyrch

Nid yw’r cynnwys a restrir isod yn hygyrch am y rhesymau canlynol.

Nid yw’n cydymffurfio â’r rheoliadau hygyrchedd

Mae rhai o’n dogfennau’n cynnwys diagramau heb ddewis amgen ar ffurf testun. Nid yw’r wybodaeth ynddynt ar gael i bobl sy’n defnyddio rhaglen darllen sgrin. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.1.1 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We 2.1 (cynnwys nad yw ar ffurf testun). Byddwn yn ychwanegu dewisiadau amgen ar ffurf testun ar gyfer pob diagram.

Mae rhai o’n dogfennau’n cynnwys diagramau nad ydynt yn bodloni’r gymhareb cyferbynnedd lliwiau o 3:1 o leiaf. Gall y diagramau hyn fod yn anodd eu gweld, neu gallant gael eu colli’n llwyr, gan bobl â nam ar eu golwg. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.4.11 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We 2.1 (cyferbynnedd lliwiau deunydd nad yw ar ffurf testun). Byddwn yn sicrhau bod ein diagramau yn bodloni’r gofynion o ran cyferbynnedd lliwiau.

Mae nifer bach o’n dogfennau yn cynnwys diagramau sy’n defnyddio lliwiau fel yr unig ffordd o gyfleu gwybodaeth. Mae’n bosibl na fydd pobl â nam ar eu gallu i weld lliwiau yn gallu deall y wybodaeth yn y diagramau hyn. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.4.1 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We 2.1 (y defnydd o liwiau). Byddwn yn sicrhau na chaiff gwybodaeth ei chyfleu gan ddefnyddio lliwiau yn unig.

Nid oes modd defnyddio rhai o’n ffurflenni’n iawn â bysellfwrdd. Nid yw’r cynnwys hwn yn gweithio’n iawn gan ddefnyddio bysellfwrdd neu ryngwyneb bysellfwrdd. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 2.1.1 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We 2.1 (bysellfwrdd). Byddwn yn sicrhau bod ffurflenni’n bodloni’r gofynion o ran bysellfyrddau.

Mae rhai o’n dogfennau wedi’u cyhoeddi ar ffurf PDF distrwythur. Mae’n bosibl na fydd rhaglen darllen sgrin yn adnabod penawdau, eitemau mewn rhestrau na pharagraffau mewn dogfennau o’r fath. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.3.1 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We 2.1 (gwybodaeth a chydberthnasau). Byddwn yn sicrhau y caiff dogfennau eu cyhoeddi â’r strwythur priodol.

Mae’n bosibl nad yw rhai o’n taenlenni wedi’u strwythuro’n glir, gan gynnwys tablau a phenawdau wedi’u labelu. Efallai fod penawdau rhai colofnau yn wag. Mae’n bosibl nad oes teitl clir i’r tabiau mewn gweithlyfrau. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.3.1 (gwybodaeth a chydberthnasau). Byddwn yn sicrhau bod iddynt strwythur priodol.

Mae rhai o’n dogfennau wedi’u cyhoeddi gan ddefnyddio tablau er mwyn gosod testun mewn colofnau ar y dudalen. Bydd hyn yn aml yn cuddio cynnwys o’r ddewislen lywio neu’r tabl cynnwys. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 2.4.6 (penawdau a labeli) na maen prawf llwyddiant 1.3.1 (gwybodaeth a chydberthnasau). Byddwn yn sicrhau na ddefnyddir tablau i osod testun.

Baich anghymesur

Rydym wedi:

  • adolygu’r dogfennau a gyhoeddwyd gennym ar GOV.UK ers 23 Medi 2018
  • penderfynu y byddai sicrhau bod pob dogfen yn cydymffurfio’n llwyr yn arwain at faich anghymesur
  • diwygio’r dogfennau a gaiff eu defnyddio amlaf a’r rhai sy’n hanfodol i’r gwaith o ddarparu ein prif wasanaethau

Mae hyn yn golygu nad yw rhai o’r mathau canlynol o gynnwys yn cydymffurfio’n llwyr:

  • papurau technegol hir sydd wedi’u bwriadu ar gyfer cynulleidfa fach
  • taenlenni sy’n cynnwys macros ac na ellir eu darparu mewn fformat gwahanol
  • rhai ffurflenni (yn enwedig os ydynt yn rhai cymhleth)

Os bydd angen i chi gael y dogfennau hyn mewn fformat amgen, cysylltwch â ni yn y cyfeiriad e-bost canlynol: contentteam@defra.gov.uk.

Cynnwys nad yw o fewn cwmpas y rheoliadau hygyrchedd

Nid yw llawer o’n dogfennau PDF a Word hŷn yn cyrraedd y safonau hygyrchedd – er enghraifft, mae’n bosibl nad ydynt wedi’u strwythuro i gael eu defnyddio â rhaglen darllen sgrin. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 4.1.2 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We 2.1 (enw, rôl, gwerth).

Mae rhai o’n dogfennau’n cynnwys mapiau. Nid yw hyn yn bodloni nifer o feini prawf llwyddiant Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We 2.1, gan gynnwys meini prawf 1.3, 1.4, 2.4, 2.5, 3.1 a 3.2. Mae’r mathau hyn o ddogfennau wedi’u heithrio rhag y rheoliadau, felly nid oes unrhyw gynlluniau gennym ar hyn o bryd i’w gwneud yn hygyrch. Byddwn yn ystyried y defnydd o fapiau yn ein dogfennau ac yn darparu dewis amgen ar ffurf testun os bydd hynny’n briodol.

Nid yw’r rheoliadau hygyrchedd yn ei gwneud yn ofynnol i ni ddiwygio dogfennau PDF na dogfennau eraill a gyhoeddwyd cyn 23 Medi 2018 os nad ydynt yn hanfodol i’r gwaith o ddarparu ein gwasanaethau. Er enghraifft, nid ydym yn bwriadu diwygio adroddiad blynyddol a chyfrifion APHA (2017 i 2018).

Bydd unrhyw ddogfennau PDF a Word newydd a gyhoeddir gennym yn cyrraedd y safonau hygyrchedd.

Sut y gwnaethom brofi ein dogfennau

Ym mis Ionawr 2020, gwnaethom gynnal archwiliad o’r holl ddogfennau a gyhoeddwyd gennym ers 23 Medi 2018. Cynhaliwyd yr archwiliad gan dîm cynnwys Defra. Fel rhan o’r archwiliad, gwnaethom brofi’r dogfennau hyn er mwyn dod o hyd i broblemau o ran hygyrchedd. Gwnaethom brofi:

  • dogfennau PDF
  • dogfennau Microsoft Excel

Gwnaethom benderfynu profi’r mathau hyn o ddogfennau am mai’r rhain yw’r fformatau a ddefnyddir amlaf o blith y dogfennau a gyhoeddir ar-lein gan APHA, ac eithrio HTML.

Yr hyn rydym yn ei wneud i wella hygyrchedd

Mae’r Asiantaeth Iechyd Anifeiliaid a Phlanhigion yn:

  • diweddaru templedi Word a PDF corfforaethol gan eu newid i fformat hygyrch
  • llunio adroddiadau ar ffurf HTML yn hytrach na PDF lle bo modd
  • codi ymwybyddiaeth ym mhob rhan o’r sefydliad ac annog y defnydd o iaith glir mewn adroddiadau
  • rhoi hyfforddiant i’r staff ar sut i gyrraedd y safonau hygyrchedd
  • cynnal profion gyda rhwydweithiau anabledd a meddalwedd technoleg gynorthwyol

Cafodd y dudalen hon ei llunio ar 18 Medi 2019. Cafodd ei diweddaru ddiwethaf ar 22 Medi 2021.

Cynnwys