Canllawiau

Sut i wneud cwyn i'r Archwilydd Achosion Annibynnol

Diweddarwyd 4 Chwefror 2026

Darganfyddwch sut i ofyn i ICE am help os ydych chi’n cael anawsterau delio â ni oherwydd anabledd neu gyflwr iechyd.

Mae Swyddfa’r Archwilydd Achos Annibynnol (ICE) yn darparu gwasanaeth datrys ac ymchwilio cwynion i bobl sy’n anhapus â’r ffordd y mae eu cwyn wedi’i drin.

Pryd i gysylltu â ni

Peidiwch â chysylltu â ni nes i chi gael ymateb terfynol gan y busnes rydych chi wedi cwyno iddo sy’n dweud y gallwch ddod â’ch cwyn atom.

Os byddwch yn cysylltu â ni cyn cael ymateb terfynol gan y busnes rydych wedi cwyno iddo, ni fyddwn yn ymchwilio i’ch cwyn.

Rhaid i chi gysylltu â ni o fewn 6 mis i dderbyn yr ymateb terfynol.

Cwynion y gallwn ddelio â nhw

Gallwn adolygu cwynion a wneir gan gwsmeriaid o:

• yr Adran Gwaith a Phensiynau, sy’n cynnwys:

• yr Asiantaeth Cynhaliaeth Plant

• y Gwasanaeth Cynhaliaeth Plant

• Canolfan Byd Gwaith

• y Gwasanaeth Pensiwn

• y Gwasanaeth Anabledd a Gofalwyr

• Rheoli Dyled

• Adran Cymunedau Gogledd Iwerddon - budd-daliadau, pensiynau a chynhaliaeth plant yn unig

• gwasanaethau DWP dan gontract (er enghraifft, y rhai sy’n darparu rhaglenni gwaith neu asesiadau iechyd)

• Pension Wise

• Y Gronfa Diogelu Pensiwn

Gallwn ddelio â chwynion am gamweinyddu neu fethiannau gwasanaeth, sy’n cynnwys:

• methiant i ddilyn gweithdrefnau priodol

• oedi gormodol

• gwasanaeth cwsmeriaid gwael

Ni allwn ddelio â chwynion:

• am faterion y gyfraith, er enghraifft penderfyniadau hawl budd-daliadau

• sydd, neu sydd wedi bod, yn destun achos cyfreithiol

• am sut mae unrhyw un o’r busnesau yn cyflawni eu cyfrifoldebau fel cyflogwr

• sy’n cynnwys yr Ombwdsmon Seneddol a Gwasanaethau Iechyd neu Ombwdsmon Gogledd Iwerddon

Sut i gysylltu â ni

Pan fyddwch chi’n cysylltu â ni, rhaid i chi gynnwys y wybodaeth ganlynol. Bydd hyn yn ein helpu i ddechrau edrych ar eich cwyn cyn gynted â phosibl.

Rhaid i chi roi’r gwybodaeth canlynol i ni :

• eich enw a’ch cyfeiriad

• eich rhif Yswiriant Gwladol

• eich rhif ffôn

• ffeithiau eich cwyn - ceisiwch ei esbonio’n syml ac yn glir

• sut rydych chi am i ni gysylltu â chi

• os oes angen unrhyw addasiadau arnoch i ddefnyddio ein gwasanaeth, er enghraifft os oes angen gwybodaeth mewn print bras arnoch

Rhaid i chi hefyd anfon copi atom o’r ymateb terfynol i’ch cwyn gan y busnes.

Os oedd yr ymateb terfynol dros y ffôn, rhaid i chi ddweud wrthym:

• dyddiad yr alwad ffôn

• enw’r asiantaeth neu’r busnes

• enw’r person a siaradodd â chi

• crynodeb o’r hyn a ddywedasant

Os byddwch yn newid eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn tra byddwn yn delio â’ch cwyn, rhowch wybod i ni.

Os ydych eisiau i ni ddychwelyd unrhyw ddogfennau rydych chi’n eu hanfon atom, dywedwch wrthym pan fyddwch chi’n eu hanfon os gwelwch yn dda. Bydd yn rhaid anfon unrhyw ddogfennau y mae angen i ni eu hanfon atoch sy’n cynnwys gwybodaeth sensitif, fel manylion banc neu rif Yswiriant Gwladol, drwy’r post. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i chi roi cyfeiriad post i ni.

Y ffordd gyflymaf a hawsaf o gysylltu â ni yw drwy e-bost, er y gallwch gysylltu â ni drwy lythyr.

Ebost: contact@ice.gov.uk

The Independent Case Examiner

PO Box 209

Bootle

L20 7WA

Dewis cynrychiolydd

Gallwch ddewis cynrychiolydd i weithredu ar eich rhan, os ydych chi eisiau. Gall hyn fod yn unrhyw un, er enghraifft aelod o’r teulu, eiriolwr neu gyfreithiwr.

Rhaid i chi roi caniatâd ysgrifenedig i ni drafod materion gyda’ch cynrychiolydd dewisol.

Beth sy’n digwydd nesaf

1. Byddwn yn rhoi gwybod i chi os gallwn dderbyn eich cwyn

Byddwn yn cysylltu â chi o fewn 2 wythnos ar ôl derbyn eich cwyn i roi gwybod i chi a allwn ei dderbyn. Os na allwn ei dderbyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi beth i’w wneud nesaf. Os ydym yn derbyn eich cwyn, byddwn yn dweud wrthych pa faterion y gallwn edrych arnynt.

2. Fe geisiwn ddod i gytundeb rhyngoch chi a’r busnes

Ar ôl i ni dderbyn eich cwyn, byddwn yn ceisio cytuno ar gamau rhyngoch chi a’r busnes i ddatrys eich cwyn.

Os yw eich cwyn yn cael ei datrys

Byddwn yn ysgrifennu atoch i gadarnhau pa gamau y mae’r busnes wedi cytuno i’w cymryd i ddatrys eich cwyn. Ein nod yw gwneud hyn o fewn 8 wythnos i dderbyn eich cwyn. Byddwn yn monitro eich achos nes bod y weithred wedi’i gwblhau.

Os na allwn ddatrys eich cwyn ar hyn o bryd

Os na allwn ddatrys y gŵyn gyda’ch cytundeb, ac ar ôl archwiliad rydym o’r farn bod y Busnes wedi cymryd camau priodol, byddwn yn anfon llythyr atoch sy’n esbonio ein penderfyniad.

Os penderfynwn fod angen ymchwiliad i’r gŵyn, byddwn yn gofyn i’r busnes am eich papurau achos. Yna bydd eich cwyn yn cael ei ddyrannu i Ymchwilydd.

3. Mae’r gwyn yn cael ei ddyrannu i Ymchwilydd

Rôl yr Ymchwilydd yw archwilio ffeithiau eich achos. Efallai y byddant yn cysylltu â chi i ofyn am wybodaeth.

Ar ôl adolygu’r dystiolaeth, efallai y byddant yn gallu cytuno ar gamau rhyngoch chi a’r busnes sy’n eich bodloni bod eich cwyn wedi’i setlo.

Os yw’r Ymchwilydd yn setlo’ch cwyn

Bydd yr Ymchwilydd yn cadarnhau’r camau y cytunwyd arnynt yn ysgrifenedig ac yn gwirio bod y busnes yn gwneud yr hyn y maent wedi cytuno i’w wneud. Ein nod yw gwneud hyn o fewn 15 wythnos i’r achos gael ei ddyrannu i Ymchwilydd. Dim ond gyda’ch cytundeb llawn y byddwn yn setlo cwyn.

Os na allai’r Ymchwilydd setlo eich cwyn

Os nad yw’r Ymchwilydd yn gallu setlo eich cwyn, byddant yn adrodd manylion eu hymchwiliad i’r Archwilydd Achos Annibynnol.

4. Mae’r gwyn yn cael ei throsglwyddo i’r Archwilydd Achos Annibynnol

Bydd yr Archwilydd Achos Annibynnol yn dod i ganfyddiad ac yn ystyried beth, os oes unrhyw argymhellion i’w cyflawni i wneud pethau’n iawn (er enghraifft ymddiheuriad neu gamau cywiro). Byddant yn anfon adroddiad atoch sy’n dweud wrthych y canlyniad, amserlenni ar gyfer unrhyw gamau gweithredu a argymhellir, a beth i’w wneud nesaf.

Ein nod yw cwblhau ein gweithredu mewn achosion sy’n gofyn am adroddiad gan yr Archwilydd Achos Annibynnol o fewn 20 wythnos i’r gŵyn gael ei ddyrannu i Ymchwilydd.

Mae 3 canlyniad posibl o adroddiad yr Archwilydd Achos Annibynnol:

• Cadarnhawyd: Os yw’r Archwilydd Achos Annibynnol yn nodi camweinyddu na chafodd ei nodi neu ei drin cyn i’r gwyn gael ei chyfeirio i swyddfa’r Archwilydd Achos Annibynnol, bydd y gwyn yn cael ei chadarnhau.

• Heb ei gadarnhau: Os nad yw’r Archwilydd Achos Annibynnol yn nodi unrhyw gamweinyddu, ni fydd y gwyn yn cael ei chadarnhau.

• Cyfiawnhaol: Os yw’r Archwilydd Achos Annibynnol yn canfod camweinyddu ond yn fodlon bod y busnes wedi rhoi materion yn iawn cyn i chi ddod â’ch cwyn atom, byddant yn gweld bod y gwyn yn cael ei chyfiawnhau.

Os ydych chi’n anhapus â chanlyniad adroddiad yr Archwilydd Achos Annibynnol

Rhowch wybod i ni o fewn 3 mis os:

• rydych chi’n anhapus â’r canlyniad, a

• mae gennych dystiolaeth newydd yr ydych chi’n meddwl y byddai’n effeithio’n sylweddol ar y canlyniad neu sy’n dangos ei fod yn cynnwys gwall ffeithiol

Byddwn yn ystyried hyn ac yn adolygu ein canfyddiadau os yw’n briodol.

Os ydych chi’n dal yn anhapus â’r canlyniad, neu os nad oes gennych dystiolaeth newydd, gallwch ofyn i’ch Aelod Seneddol gyfeirio’ch cwyn at yr Ombwdsmon Seneddol a’r Gwasanaeth Iechyd.

Tra byddwn yn delio â’ch cwyn

Efallai y byddwn yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth rydych chi’n ei hanfon atom i’r busnes rydych chi wedi cwyno amdano. Os oes angen mwy o wybodaeth arnoch am eich achos, rhaid i chi gysylltu â nhw eich hun.

Mae’n bwysig eich bod yn parhau i ymgysylltu â’r busnes tra byddwn yn delio â’ch cwyn, gan nad ydym yn ymwneud â chynnal eich achos o ddydd i ddydd.

Os yw’r angen am eich cwyn yn cael ei ddileu, er enghraifft os yw’r busnes yn cymryd camau i gywiro pethau, rhowch wybod i ni.

Os penderfynwch gymryd camau cyfreithiol yn erbyn y busnes tra bod eich achos gyda ni, rhowch wybod i ni oherwydd efallai y bydd yn rhaid i ni roi’r gorau i’n gweithredu.

Gwyddom y gall pobl sydd wedi cael trafferth datrys eu cwynion fod yn rhwystredig neu’n bryderus pan fyddant yn cysylltu â ni. Fodd bynnag, gall ymddygiad camdriniol, sarhaus neu fygythiol arwain at newid y ffordd rydym yn cyfathrebu â chi. Mewn achosion eithafol efallai y byddwn yn rhoi gwybod i’r heddlu neu gymryd camau cyfreithiol.

Cwynion am y gwasanaeth a ddarparwn

Ein nod yw darparu’r safonau uchaf o wasanaeth. Fodd bynnag, os bydd pethau’n mynd o’i le, byddwn yn cydnabod ac yn ymddiheuro am ein camgymeriadau. Darllenwch ein gweithdrefn gwyno am ragor o wybodaeth.