Canllawiau

Sut a phryd i gyflwyno cwyn i'r Archwilydd Achosion Annibynnol

Diweddarwyd 21 Medi 2026

Darganfyddwch sut i ofyn i ICE am help os ydych yn cael anawsterau delio â ni oherwydd anabledd neu gyflwr iechyd.

Cyflwyniad

Mae’r Archwilydd Achosion Annibynnol (ICE) yn darparu gwasanaeth datrys annibynnol ar gyfer cwynion am yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP). Mae’r ddogfen hon yn esbonio rôl a chylch gwaith ICE.

Pwrpas, Cenhadaeth a Gweledigaeth

Dibenion craidd ICE yw:

• gwneud penderfyniadau teg sy’n seiliedig ar dystiolaeth i bobl sy’n cyflwyno eu cwynion i ni

• dylanwadu ar welliannau i wasanaeth DWP drwy ddarparu mewnwelediad gwerthfawr o’r hyn a welwn

Ein cenhadaeth yw ymchwilio i gwynion yn drylwyr gan sicrhau bod rheolau, canllawiau a safonau wedi’u cymhwyso’n gywir ac yn deg, yn seiliedig ar dystiolaeth o’r ddwy ochr. Rydym yn esbonio pethau’n glir, fel bod pobl yn deall ein penderfyniadau.

Ein gweledigaeth yw parhau i ddarparu gwasanaeth ymdrin â chwynion o ansawdd uchel sy’n addasu ac yn gwella, ac sy’n siapio gwelliannau i wasanaeth DWP trwy eu helpu i ddysgu o gwynion.

Ein rôl a chylch gwaith

Mae ICE yn ddyfarnwr annibynnol a diduedd o gwynion am DWP sy’n gweithio i safon o ansawdd yn unol ag Egwyddorion Gweinyddu Da Ombwdsmon y Gwasanaeth Iechyd Seneddol, Egwyddorion Ymdrin â Cwynion, ac Egwyddorion ar gyfer Datrys.

Dim ond cwynion gan gwsmeriaid DWP y gall ICE ystyried, sy’n cynnwys:

• Y Gwasanaeth Cynhaliaeth Plant

• Canolfan Byd Gwaith

• Y Gwasanaeth Pensiwn

• Gwasanaethau Anabledd

• Adran Cymunedau Gogledd Iwerddon – budd-daliadau, pensiynau a chynhaliaeth plant yn unig

• gwasanaethau DWP dan gontract (er enghraifft, y rhai sy’n darparu rhaglenni gwaith neu asesiadau iechyd)

• Cronfa Diogelu Pensiwn

Mae ICE yn delio â chwynion am gamweinyddu neu fethiannau gwasanaeth yn unig, mae hyn yn cynnwys:

• methiant i ddilyn gweithdrefnau priodol

• oedi gormodol

• gwasanaeth cwsmeriaid gwael

Ni all ICE ddelio â chwynion:

• am faterion o’r gyfraith, neu ganlyniadau ohonynt megis penderfyniadau hawl budd-dal DWP, sy’n cario hawliau adolygu neu apel

• am wahaniaethu o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010

• am gwynion sy’n dibynnu ar y Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol

• am bolisi llywodraeth neu adrannol

• am benderfyniadau gweithredol DWP megis lleoliadau’r Ganolfan Byd Gwaith, ymgyrchoedd hysbysebu neu lwybrau hawlwyr

• sy’n, neu sydd wedi bod, yn destun achos cyfreithiol

• am sut mae unrhyw un o’r busnesau yn cyflawni eu rôl fel cyflogwr

• sy’n destun adolygiad neu sydd wedi bod yn destun adolygiad gan Ombwdsmon y Gwasanaeth Seneddol ac Iechyd neu Ombwdsmon Gogledd Iwerddon

• sy’n dod i gylch gwaith Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Mae ICE yn ystyried a yw DWP wedi darparu cymhwysiad teg a chyson o’i safonau, canllawiau a gweithdrefnau cyhoeddedig, gan ystyried tystiolaeth ffeithiol y gŵyn.

Gall ICE ond edrych ar gwynion sydd wedi cwblhau proses gwyno fewnol DWP ei hun yn gyntaf.

Mae ICE yn aelod o Gymdeithas yr Ombwdsmon.

Pryd i gysylltu â ni

Ni allwn dderbyn cwyn ar gyfer ymchwiliad sydd heb fod drwy broses gwyno DWP yn gyntaf.

Peidiwch â chysylltu â ni nes eich bod wedi derbyn ymateb terfynol gan DWP sy’n eich cyfeirio at ICE ac yn cadarnhau eich bod wedi mynd trwy ei broses gwyno. Ni allwn dderbyn cwynion i’w hymchwilio heb ymateb terfynol yn cadarnhau hyn.

Fel arfer, dim ond os ydynt yn cael eu cyflwyno atom o fewn 6 mis i ymateb cwyn terfynol DWP y gall cwynion gael eu hystyried.

Sut i gysylltu â ni

Bydd eich ymateb terfynol gan DWP yn eich cyfeirio at ICE. Pan fyddwch yn cysylltu â ni i ddwysáu eich cwyn, rhaid i chi gynnwys copi o’ch ymateb terfynol gan DWP. Llythyr gan DWP fydd hwn fel arfer, ond weithiau darperir ymatebion terfynol dros y ffôn.

Os yw hyn yn wir, byddwn angen gwybod:

• dyddiad yr alwad ffôn

• enw’r asiantaeth neu’r busnes

• enw’r person a siaradodd â chi

• crynodeb o’r hyn a ddywedasant

Byddwn hefyd yn gofyn am rai manylion personol gennych i gofrestru cwyn:

• enw a chyfeiriad

• Rhif Yswiriant Gwladol

• rhif ffôn

• cyfeiriad e-bost

• manylion y gŵyn – ceisiwch ei egluro’n syml ac yn glir

• dull cyswllt a ffefrir

• a oes angen unrhyw addasiadau i’ch helpu i ddefnyddio’r gwasanaeth ICE, er enghraifft, gwybodaeth mewn print bras

Y ffordd gyflymaf a hawsaf o gysylltu ag ICE yw trwy e-bost contact@ice.gov.uk er y gallwch hefyd ysgrifennu atom yn y cyfeiriad canlynol:

The Independent Case Examiner
PO Box 209
Bootle
L20 7WA

Dewis cynrychiolydd

Gallwch ddewis cynrychiolydd i weithredu ar eich rhan, os ydych eisiau. Gall hyn fod yn unrhyw un, er enghraifft aelod o’r teulu, eiriolwr neu gyfreithiwr.

Rhaid i chi roi caniatâd ysgrifenedig i ni drafod materion gyda’ch cynrychiolydd dewisol.

Os oes gennych Benodai sydd wedi’i gytuno â DWP, byddwn yn siarad â nhw yn y lle cyntaf am eich cwyn.

Beth sy’n digwydd nesaf

Byddwn yn rhoi gwybod i chi a allwn dderbyn eich cwyn

Byddwn yn cysylltu â chi o fewn 2 wythnos ar ôl derbyn eich cwyn i roi gwybod i chi a allwn ei dderbyn a beth sy’n digwydd nesaf. Os na allwn, byddwn yn egluro pam ac yn rhoi gwybod i chi beth i’w wneud nesaf.

Byddwn yn brysbennu eich cwyn

Ar ôl eu derbyn am ymchwiliad, mae cwynion yn cael eu brysbennu gan ymchwilwyr ICE.

Gellir ymdrin â rhai cwynion a dderbyniwn yn gyflym oherwydd eu natur a/neu lefel y wybodaeth sydd ar gael i ni. Yn gyffredinol, mae angen ychydig iawn o dystiolaeth ychwanegol ar achosion o’r fath i sefydlu ffeithiau’r gŵyn, sy’n golygu ei bod yn bosibl dechrau ymchwiliad ar unwaith.

Mae rhai cwynion angen mwy o dystiolaeth nag sydd ar gael ar y pwynt brysbennu er mwyn sicrhau archwiliad trylwyr o’r gŵyn, felly rydym yn cymryd camau i sicrhau bod yr holl wybodaeth a thystiolaeth sydd eu hangen yn cael ei gasglu cyn dechrau ymchwiliad.

Byddwn yn ymchwilio i’ch cwyn

Waeth beth fo’r pwynt y mae ymchwiliad yn dechrau, mae ymchwilwyr yn archwilio ffeithiau’r gŵyn ac yn sefydlu a yw’r DWP wedi cymhwyso ei safonau neu’r gweithdrefnau cyhoeddedig yn deg ac yn gyson. Rydym yn ystyried yr holl wybodaeth berthnasol sy’n angenrheidiol i ddod i gasgliad.

Rydym yn dogfennu ein hymchwiliad mewn llythyr penderfyniad unwaith y bydd ein gwaith wedi’i gwblhau. Mae llythyrau penderfyniadau wedi’u drafftio’n glir, yn gryno ac yn hawdd i’w darllen. Maent yn cynnwys crynodeb o’r hyn sydd wedi digwydd o’r dystiolaeth a welsom, ein canfyddiadau ac unrhyw argymhellion i wneud pethau’n iawn.

Pan fyddwn yn canfod bod gan gŵyn deilyngdod, rydym yn ystyried ei bod yn cael ei chadarnhau, ac efallai y byddwn yn argymell ymddiheuriad, camau cywiro neu daliad cysur i wneud pethau’n iawn. Mae argymhellion ar gyfer gwneud iawn yn cael eu hystyried yn ofalus fesul achos.

Lle gwelwn fod DWP wedi ymdrin â materion fel y dylent fod wedi gwneud, byddwn yn dod i ganfyddiad nad yw’n cael ei gadarnhau, gan esbonio ein rhesymeg yn glir.

Os gwelwn fod camweinyddu wedi digwydd ond yn fodlon bod pethau wedi’u cywiro cyn i gŵyn gael ei chyflwyno i ICE, byddwn yn gweld bod y gŵyn yn cael ei chyfiawnhau.

Beth bynnag yw canlyniad ein hymchwiliad, rydym yn sicrhau bod cwsmeriaid yn deall sut i ddwysáu eu cwyn ymhellach os ydynt yn parhau i fod yn anfodlon unwaith y bydd ein gwaith wedi’i wneud.

Tra rydym yn delio â’ch cwyn

Efallai y bydd angen i ni drosglwyddo’r wybodaeth rydych yn ei hanfon atom i’r busnes rydych chi wedi cwyno amdano.

Os ydych yn dal i ddelio â’r busnes rydych yn cwyno amdano (er enghraifft, Credyd Cynhwysol, Gwasanaeth Cynhaliaeth Plant), parhewch i ymgysylltu â nhw tra byddwn yn ymchwilio i’ch cwyn. Nid yw ICE yn ymwneud ag ymdrin â’ch cais neu achos o ddydd i ddydd.

Os penderfynwch nad ydych yn dymuno parhau gyda’ch cwyn gyda ni mwyach, (er enghraifft, mae pethau bellach wedi’u cywiro), rhowch wybod i ni fel y gallwn dynnu’ch cwyn yn ôl.

Ni allwn ymchwilio i’ch cwyn os ydych yn cymryd camau cyfreithiol yn erbyn y busnes rydych yn cwyno amdano. Os byddwch yn dewis cymryd camau cyfreithiol tra bod eich achos gydag ICE, rhowch wybod i ni fel y gallwn atal ein hymchwiliad.

Mae gan ICE ymagwedd dim goddefgarwch at fwlio, aflonyddu a gwahaniaethu. Rydym wedi ymrwymo i’ch trin mewn ffordd deg a chwrtais ac yn gyfnewid rydym yn disgwyl i chi ein trin yn yr un modd.

Cwynion am y gwasanaeth a ddarparwn

Ein nod yw darparu’r safonau uchaf o wasanaeth. Fodd bynnag, os bydd pethau’n mynd o’i le, byddwn yn cydnabod ac yn ymddiheuro am ein camgymeriadau. Darllenwch ein gweithdrefn gwyno am ragor o wybodaeth.