Canllawiau

Gwybodaeth beichiau newydd

Diweddarwyd 19 April 2024

Applies to England and Wales

1. Trosolwg

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu safle Cofrestrfa Tir EM o ran ariannu awdurdodau lleol o dan yr athrawiaeth beichiau newydd ar gyfer ymgymryd â gweithgareddau penodol sy’n gysylltiedig â’i Rhaglen Pridiannau Tir Lleol.

2. Cyflwyniad

Mae Cofrestrfa Tir EM yn creu Cofrestr Pridiannau Tir Lleol genedlaethol a fydd yn cymryd lle’r cofrestri a gedwir ar wahân ar hyn o bryd gan 331 o awdurdodau lleol ar draws Cymru a Lloegr. Aeth y gwasanaeth yn fyw yng Ngorffennaf 2018, gan ganiatáu i ardaloedd awdurdodau lleol drosglwyddo i’r gofrestr newydd mewn modd graddol.

Galluogwyd y newid hwn gan Ddeddf Seilwaith 2015 a ddiwygiodd Ddeddf Pridiannau Tir Lleol 1975, i alluogi Cofrestrfa Tir EM i ddarparu’r gwasanaeth statudol. Daeth yr is-ddeddfwriaeth ofynnol, Rheolau Pridiannau Tir Lleol 2018 a Rheolau Ffïoedd Pridiannau Tir Lleol (Lloegr) 2018, i rym yn 2018.

Er bod y ddeddfwriaeth mewn grym, daw’n weithredol ar gyfer ardal awdurdod lleol penodol dim ond pan fydd yr awdurdod lleol yn trosglwyddo ei wasanaeth pridiannau tir lleol i Gofrestrfa Tir EM.

Mae’r cyfarwyddyd hwn yn gymwys i’r holl awdurdodau lleol yng Nghymru a Lloegr sydd â chyfrifoldeb statudol am y gwasanaeth pridiannau tir lleol cyn i Ddeddf Seilwaith 2015 ddod i rym yn eu hardal.

3. Ymgysylltu â budd-ddeiliaid

Sefydlodd Cofrestrfa Tir EM weithgor beichiau newydd yn 2016 yn cynnwys:

• Cofrestrfa Tir EM
• y Gymdeithas Llywodraeth Leol
• y Sefydliad Pridiannau Tir Lleol
• yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau
• cynrychiolwyr o amrywiaeth o awdurdodau lleol

Adolygodd y grŵp hwn natur y gwaith y mae’n ofynnol i’w wneud a chytunodd ar fatrics o weithgareddau a mesurau y caiff taliadau beichiau newydd eu hystyried ar eu cyfer.

Mae Cofrestrfa Tir EM wedi ymgysylltu gydag awdurdodau lleol fel rhan o’r gwaith paratoi ar gyfer y rhaglen Pridiannau Tir Lleol. Y bwriad oedd cael dealltwriaeth gychwynnol o barodrwydd a gallu pob sefydliad i fodloni gofynion mudo a chefnogi’r gwasanaeth cofrestr yn y dyfodol. Mae’r wybodaeth a’r adborth gan y gweithgor wedi llywio’r asesiad beichiau newydd.

4. Beichiau newydd

Wrth ystyried ble y gall beichiau fod yn gymwys, mae Cofrestrfa Tir EM wedi cymhwyso’r egwyddorion yn athrawiaeth beichiau newydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau a gyhoeddwyd yn 2011. Mae’r athrawiaeth yn datgan:

yn fras, diffinnir baich newydd fel unrhyw bolisi neu fenter sy’n cynyddu’r gost o ddarparu gwasanaethau awdurdod lleol

ac

mae’n gymwys dim ond pan fydd llywodraeth ganolog yn ei gwneud yn ofynnol neu’n cymell awdurdodau lleol i wneud rhywbeth newydd neu ychwanegol.

5. Rhannu’r asesiad beichiau newydd yn ddwy ran

Rhennir yr asesiad yn ddwy ran:

• beichiau mudo (neu cyn mynd yn fyw)
• beichiau gwasanaeth byw

Rhannwyd yr asesiad beichiau newydd oherwydd:

• natur arwyddocaol yr asesiad beichiau newydd
• roedd angen gwybodaeth gan awdurdodau lleol
• roedd y gofrestr yng ngham cychwynnol ei datblygiad ar ddechrau’r trafodaethau beichiau.

6. Asesiad beichiau newydd ar gyfer y cam mudo (cyn mynd yn fyw)

Mae’r asesiad ar gyfer y cam hwn yn rhoi cyfrif am y gwaith a wneir hyd at y pwynt pan gaiff y gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol ei drosglwyddo i Gofrestrfa Tir EM.

Mae’r gweithgor wedi ystyried pa waith, gweithgareddau a chostau eraill sydd wedi eu cynnwys o fewn y diffiniad o faich newydd, a hefyd beth fyddai’r dulliau priodol i asesu graddfa’r costau hyn.

Mae’r grŵp wedi cytuno ar y canlynol yn y camau mudo (cyn mynd yn fyw):

• tasgau gweinyddu prosiect penodol
• echdynnu data o systemau digidol cyfredol, os oes gan yr awdurdod lleol y rhain
• paratoi data ar gyfer mudo (yn ychwanegol at gyfrifoldebau statudol cyfredol)
• darparu gwybodaeth er mwyn caniatáu i Gofrestrfa Tir EM greu stentiau gofodol lle nad yw unrhyw rai yn bodoli ar hyn o bryd
• darparu diweddariadau i’r gofrestr yn ystod mudo ac yn ystod y cyfnod rhybudd cyn y daw’r gofrestr a fudwyd yn fyw
• datrys ymholiadau sy’n codi yn ystod y broses fudo

Yn ychwanegol, gall fod costau gan rai awdurdodau lleol sy’n gysylltiedig â gwariant cyfalaf heb ei ariannu, y bwriedir iddo gael ei ad-dalu gan yr incwm ffïoedd chwilio neu gostau ychwanegol sy’n codi o drefniadau cytundebol ar gyfer gwasanaethau a drefnwyd trwy gontract allanol. Caiff y rhain eu hystyried yn ôl yr achos.

Mae Adran 7 yn amlinellu’r gweithgareddau y disgwylir iddynt roi baich newydd ar awdurdodau lleol, yn seiliedig ar drafodaethau a chytundeb y gweithgor. Bydd Cofrestrfa Tir EM yn gwneud cyllid ar gael i dalu costau rhesymol y gweithgareddau hyn yn unol â’r athrawiaeth beichiau newydd.

Cafodd unrhyw weithgareddau sydd heb eu rhestru eu hasesu fel rhai nad ydynt yn creu baich ychwanegol.

Penderfynwyd nad yw gwaith y mae’n ofynnol i awdurdodau lleol ei wneud er mwyn i ddata gydymffurfio â chyfrifoldebau statudol sy’n bodoli yn faich newydd. Enghraifft o hyn yw sicrhau bod y gofrestr yn gyflawn ac yn gywir yn unol â deddfwriaeth sy’n bodoli cyn i’r mudo ddigwydd. Mae hwn yn gyfrifoldeb cyfredol, nid yn faich newydd.

7. Gweithgareddau y gall beichiau fod yn daladwy ar eu cyfer

Dyma’r gweithgareddau cysylltiedig â Phridiannau Tir Lleol arfaethedig y gall cyllid gael ei ddarparu ar eu cyfer i’r awdurdodau lleol.

7.1 Gweinyddu prosiect

Tasgau gweinyddu prosiect penodol y mae’n ofynnol i awdurdodau lleol eu cyflawni er mwyn cwblhau’r gwaith o drosglwyddo’r gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol i Gofrestrfa Tir EM.

Gall hyn gynnwys nifer o gyfarfodydd sefydlog ac achlysurol cytunedig gyda gwaith gweinyddu a pharatoi cysylltiedig.

7.2 Echdynnu data

Caiff echdynnu data o systemau awdurdod lleol ei gwblhau trwy ddefnyddio cymysgedd o adnoddau Cofrestrfa Tir EM, cyflenwyr ac awdurdod lleol.

Bydd faint o adnoddau awdurdod lleol a fydd yn ofynnol yn dibynnu ai’r awdurdod lleol sy’n cwblhau’r gwaith echdynnu data ei hun, neu ai’r cyflenwr a benodwyd sy’n gwneud hyn.

Bydd beichiau yn gymwys i waith yr awdurdod lleol ar baratoi ac echdynnu data i fudo i Gofrestrfa Tir EM. Rhagwelir y bydd hyn ar gyfer uchafswm o ddwy set ddata. Gallai fod yn gymwys i’r canlynol:

• set ddata destunol
• set ddata ofodol
• y ddwy set ddata hyn
• dim un o’r setiau data hyn, os yw cyflenwr yn gwneud hyn

7.3 Paratoi data

Mae paratoi data yn cynnwys tasgau penodol y mae angen eu cwblhau er mwyn sicrhau y gall ein cyflenwyr gymryd data oddi wrth awdurdodau lleol.

Paratoi data ar gyfer setiau data digidol

Mae’r gwaith hwn wedi ei gynnwys yng ngweithgaredd 7.2.

Paratoi data ar gyfer setiau data papur, microfiche ac electronig

Bydd beichiau yn gymwys i waith yr awdurdod lleol ar baratoi setiau data nad ydynt yn ddigidol, gan gynnwys (lle y bo angen):

• mân newidiadau i ddogfennau, megis dileu nodiadau neu styffylau
• creu rhestr o gofnodion
• gwirio’r cofnodion a ddychwelir yn erbyn y rhestr
• gweithgareddau ategol eraill sy’n ymwneud â pharatoi data (er enghraifft, trefnu ar gyfer sganio ar y safle)

7.4 Paratoi data heb fod yn ddata gofodol

Os nad oes gan awdurdodau lleol ddata gofodol y gellir ei echdynnu ar hyn o bryd, bydd yn ofynnol iddynt ddarparu digon o wybodaeth er mwyn i gyflenwr allu creu stent gofodol.

Bydd beichiau yn gymwys i un neu ragor o’r canlynol:

• darparu dogfennau er mwyn creu stent gofodol
• creu stent gofodol lle nad yw un yn bodoli
• dilysu stentiau gofodol a grëwyd gan gyflenwr
• cyfuniad o’r uchod

7.5 Diweddariadau i’r gofrestr cyn bod yr ardal awdurdod lleol yn fyw

Rhagwelir y bydd cyfnod o amser pan fydd yn rhaid i awdurdodau lleol ymgymryd â gweithgareddau i gofnodi diweddariadau neu gofrestriadau allweddol deuol. Bydd hyn yn ychwanegol at gynnal eu cofrestr Pridiannau Tir Lleol eu hunain, a fydd yn parhau i fod y gofrestr statudol hyd nes mynd yn fyw ar gyfer eu hardal yng Nghofrestrfa Tir EM.

Bydd beichiau yn gymwys i awdurdodau lleol ar gyfer un o’r canlynol:

• cadw cofnod o’r diweddariadau i’r gofrestr am gyfnod penodol, a gaiff ei diweddaru wedi hynny cyn mynd yn fyw
• diweddaru Cofrestr Pridiannau Tir Lleol Cofrestrfa Tir EM ochr yn ochr â’u cofrestr eu hunain am gyfnod penodol

7.6 Ymholiadau amrywiol

Yn ystod y broses fudo, rhagwelir y bydd amrywiaeth o ymholiadau gan gyflenwyr a/neu Gofrestrfa Tir EM y bydd yn rhaid i’r awdurdodau lleol ddelio â nhw.

Bydd beichiau yn gymwys i awdurdodau lleol sy’n delio ag ymholiadau am ddata yn ystod y broses fudo.

7.7 Costau eraill trwy eithriad

Mae’n bosibl y bydd awdurdodau lleol yn canfod meysydd gwaith ychwanegol y bu’n rhaid iddynt eu cwblhau. Byddwn yn ystyried y rhain trwy eithriad ac yn eu gwerthuso.

Yn ychwanegol, gall fod costau gan rai awdurdodau lleol sy’n gysylltiedig â gwariant cyfalaf heb ei ariannu, y bwriedir iddo gael ei ad-dalu gan yr incwm ffïoedd chwilio neu gostau ychwanegol sy’n codi o drefniadau cytundebol ar gyfer gwasanaethau a drefnwyd trwy gontract allanol. Byddwn yn ystyried costau fesul achos.

8. Adolygiad

Mae egwyddorion yr asesiad beichiau newydd yn berthnasol i bob awdurdod lleol sydd wedi trosglwyddo eu gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol i Gofrestrfa Tir EM.

Yn Hydref 2020, cynhaliodd Cofrestrfa Tir EM adolygiad mewnol o’r model asesu beichiau. Gwnaed hyn oherwydd daeth gwahaniaethau rhwng rhagdybiaethau a’r gwaith gwirioneddol i’r amlwg ar ôl i awdurdodau lleol ddechrau trosglwyddo eu gwasanaethau i’r gofrestr genedlaethol.

Darparodd canlyniad yr adolygiad sail ar gyfer asesiadau mwy realistig. Caiff y man cychwyn ar gyfer cyfrifo beichiau a chyfarfodydd cyfnodol bellach eu safoni yn gynharach yn y broses. Mae cyfrifo beichiau nawr yn dechrau pan fydd y dangosfwrdd dadansoddi data yn cael ei redeg gyntaf.

9. Beichiau gwasanaeth byw

Ystyriodd y gweithgor beichiau newydd unrhyw feichiau a allai fod yn daladwy pan fydd ardal awdurdod lleol yn fyw ar y Gofrestr Pridiannau Tir Lleol a gedwir gan Gofrestrfa Tir EM hefyd. Cytunodd y grŵp hwn fod angen tystiolaeth bellach er mwyn deall yr effaith lawn ar awdurdodau lleol pan fudodd eu cofrestr i’r gofrestr genedlaethol. Cytunwyd y dylid cynnal adolygiad i asesu’r effaith dair blynedd ar ôl lansio’r Gofrestr Pridiannau Tir Lleol.

Yn dilyn ymgynghoriad gydag awdurdodau lleol a budd-ddeiliaid, adolygodd Cofrestrfa Tir EM y taliadau beichiau newydd yn Nhachwedd 2021. Ystyriodd yr asesiad effaith y beichiau. Ni nododd yr adolygiad hwn faich net i awdurdodau lleol ar ôl y drydedd flwyddyn. O ganlyniad, ni fu unrhyw newid i’r trefniadau beichiau.

Mae awdurdodau lleol yn parhau i gael taliad am dair blynedd gyntaf trosglwyddiad eu gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol i Gofrestrfa Tir EM i ymdrin â:

• gweithgareddau ychwanegol a wnaed yn y cyfnod yn union ar ôl i awdurdod lleol fynd yn fyw
• gwaith o ran gwneud cais i ychwanegu, amrywio a dileu pridiannau sy’n ychwanegol at yr hyn sy’n ofynnol o dan y broses flaenorol

Mae Cofrestrfa Tir EM yn gweithio gyda chyflenwyr i integreiddio’r rhyngwyneb rhaglennu cymwysiadau (API) a ddatblygwyd gyda systemau awdurdod lleol. Mae integreiddio hwn ar gael i bob awdurdod lleol sydd am awtomeiddio’r broses o ychwanegu, amrywio neu ddileu pridiannau yn y gwasanaeth byw. Os yw’r awdurdod lleol yn ymgymryd â gwaith i ddatblygu ei integreiddio API ei hun yn lle defnyddio un a ddarperir gan gyflenwr, byddai’r gwaith hwn yn cael ei gynnwys yn y taliad beichiau.

Mae cynghorau sir wedi cael eu hystyried hefyd fel rhan o’r asesiad oherwydd bydd yn rhaid iddynt newid eu harferion pan fydd y gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol yn cael ei weithredu am y tro cyntaf mewn ardal awdurdod lleol sy’n effeithio arnynt. Bydd cynghorau sir yn gymwys i gael taliadau am yr un gweithgareddau a restrir uchod. Byddant hefyd yn cael taliadau ar gyfer yr amser y byddant yn ei dreulio yn paratoi i ddefnyddio’r gwasanaeth Pridiannau Tir Lleol newydd, sydd wedi ei gynnwys ar gyfer awdurdodau lleol yn rhan fudo (cyn mynd yn fyw) yr asesiad.

Bydd Yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau neu Gofrestrfa Tir EM yn gwneud taliadau beichiau ochr yn ochr â’r taliadau ar gyfer mudo beichiau (cyn mynd yn fyw).

10. Cyllid awdurdod lleol

Bydd penderfyniadau ynghylch lefel y cyllid y bydd pob awdurdod lleol yn ei gael, a manylion terfynol y cytundeb, yn dilyn trafodaethau gydag awdurdodau lleol unigol.

Ar gyfer pob awdurdod lleol, gwneir asesiad o’r swm sydd i’w dalu ar gyfer mudo cyn mynd yn fyw yn dilyn ymgysylltiad ffurfiol rhwng yr awdurdod a Chofrestrfa Tir EM at ddiben mudo’r gofrestr. Ar y pwynt hwn, bydd asesiad realistig yn bosibl oherwydd y canlynol:

• gwybod faint o bridiannau sydd wedi cael eu mudo
• cytuno ar hyd y broses fudo

Mae’r ddau ddarn yma o wybodaeth yn ofynnol er mwyn cyfrifo’r swm i’w dalu.

Ar gyfer beichiau gwasanaeth byw, caiff taliad ar gyfer gweithgareddau un-tro a’r tair blynedd gyntaf o waith ychwanegol i ychwanegu, amrywio a dileu pridiannau ei wneud yr un pryd â’r taliad (mudo) cyn mynd yn fyw.

Bydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau neu Gofrestrfa Tir EM yn gwneud y taliadau i awdurdodau lleol.