Guidance

Gweithio Ar y Cyd i Gefnogi Ein Cwsmeriaid a Rennir

Mae’r hon yn nodi sut y gallwn weithio ar y cyd i ddarparu gwasanaeth effeithiol, effeithlon a chyson.

Applies to Northern Ireland, Scotland and Wales

Documents

Local Authorities and The Valuation Office Agency - Working together to support our shared customers - Welsh

Request an accessible format.
If you use assistive technology (such as a screen reader) and need a version of this document in a more accessible format, please email different.format@hmrc.gov.uk. Please tell us what format you need. It will help us if you say what assistive technology you use.

Details

Mae Awdurdodau Lleol ac Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA) ar y cyd yn chwarae rhan hanfodol wrth weinyddu Trethi Busnes, Treth Gyngor a Budd-daliadau Tai. Mae’r ddogfen hon yn nodi sut y gallwn weithio ar y cyd i ddarparu gwasanaeth effeithiol, effeithlon a chyson.

Gweithio ar y cyd

Byddwn yn gweithio ar y cyd i wneud y defnydd gorau o’n hadnoddau, gan ymgynghori gyda’n gilydd i sicrhau bod gennym ddealltwriaeth glir o’n priod rolau.

Byddwn yn rhannu diweddariadau gyda’n gilydd yn rheolaidd am unrhyw newidiadau i’n prosesau lle mae’n effeithio ar y llall neu ein cwsmeriaid a rennir.

Nodir ein priod gyfrifoldebau dros ddarparu gwasanaethau a swyddogaethau ar ddiwedd y ddogfen hon.

Cwsmeriaid yn gyntaf

Byddwn yn gweithio ar y cyd i ddarparu’r gwasanaeth gorau posibl i’n cwsmeriaid a rennir. Byddwn yn chwilio am gyfleoedd i wella profiad cwsmeriaid wrth sicrhau ein bod yn darparu gwerth am arian i’r trethdalwr, drwy ddarparu gwasanaeth effeithlon a chynaliadwy o safon.

Ymatebolrwydd

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn darparu un llwybr cyswllt ar gyfer ymholiadau Awdurdodau Bilio (BA) cyffredinol, yn ogystal â llwybrau amgen ar gyfer ymholiadau mwy penodol, megis cyflwyniadau Porth yr Awdurdodau Lleol a BAR, lle bo hynny’n berthnasol. Rydym yn ymdrechu i ddelio â’r rhain yn unol â’n targedau prydlondeb y cytunwyd arnynt.

Cael pethau’n iawn

Byddwn yn sicrhau bod yr wybodaeth a rannwn gyda’n gilydd yn gywir ac yn gyflawn, a byddwn yn egluro ein penderfyniadau a’n gweithredoedd yn glir. Os bydd camgymeriadau’n codi, byddwn yn eu cywiro cyn gynted â phosibl.

Data a diogelwch

Byddwn yn gweithio ar y cyd i wella ystod ac ansawdd y data y gallwn ei ddarparu a’r ffordd yr ydym yn ei rannu. Byddwn yn rhannu data’n ddiogel yn unol â’r gyfraith, gan ddiogelu ein cwsmeriaid a rennir.

Atebolrwydd

Byddwn yn chwilio am feysydd i’w gwella, yn enwedig y rhai a fydd o fudd i’n cwsmeriaid a rennir.

Byddwn hefyd yn chwilio am welliannau i’r ffyrdd rydym yn gweithio ar y cyd, gan wneud y gorau o gyfleoedd megis ein fforymau rhanddeiliaid neu weithgorau. Os hoffech wybod mwy am y rhain, neu os hoffech gael rhagor o wybodaeth am sut i gymryd rhan, anfonwch e-bost at stakeholderengagement@voa.gov.uk

Byddwn yn nodi ac yn codi unrhyw broblemau cyn gynted â phosibl, a byddwn yn ceisio eu datrys mor deg a chyflym ag y gallwn. Ni ellir ystyried unrhyw iawndal rhwng cyrff cyhoeddus.

Gwasanaeth Cymraeg

Mae gan Asiantaeth y Swyddfa Brisio ddyletswydd o dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 a Mesur y Gymraeg 2011 i ddarparu pob gwasanaeth i gwsmeriaid yn Gymraeg, ac i drin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal. Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio wedi ymrwymo i drin Awdurdodau Lleol yn yr un modd ag y mae’n trin unigolion, ac felly byddwn yn gweithio gydag Awdurdodau Lleol yng Nghymru yn Gymraeg, yn Saesneg neu’n ddwyieithog lle y bo hynny’n briodol. Ceir rhagor o fanylion am ein hymrwymiad i ddarparu yn Gymraeg yng Nghynllun Iaith Gymraeg Asiantaeth y Swyddfa Brisio.

Cysylltiadau a Gwybodaeth Asiantaeth y Swyddfa Brisio

Ymholiadau cyffredinol:

Dylai Awdurdodau Lleol anfon pob ymholiad cyffredinol at: baenquiries@voa.gov.uk

Tîm Ymgysylltu ag Awdurdodau Lleol

Tîm Ymgysylltu ag Awdurdodau Lleol Asiantaeth y Swyddfa Brisio yw’r pwynt cyswllt corfforaethol a strategol allweddol ar gyfer Awdurdodau Lleol, a bydd yn parhau i ganolbwyntio ar ffyrdd y gallwn ddatblygu a gwella ein cysylltiadau strategol a gweithredol. Gall Rheolwyr Cysylltiadau ag Awdurdodau Lleol ddarparu cymorth a chyngor ar faterion Treth Gyngor a Threthi Busnes. Gellir cysylltu â nhw drwy LAengagement@voa.gov.uk.

Porth Gwybodaeth Awdurdodau Lleol

Darperir Porth Gwybodaeth Awdurdodau Lleol o dan Ddeddf Menter 2016 i ganiatáu i Asiantaeth y Swyddfa Brisio rannu gwybodaeth Ardrethi Annomestig gydag Awdurdodau Bilio sydd wedi ymrwymo i’n Cytundebau Rhannu Gwybodaeth. Mae hyn yn cynnwys cynlluniau adeiladu, manylion meddianwyr, a lleoliadau eiddo. Bydd ceisiadau eraill hefyd yn cael eu hystyried, lle maent yn cyd-fynd â diben cymwys. Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar GOV.UK, neu gan y Tîm Ymgysylltu ag Awdurdodau Lleol.

Gwasanaeth Cymraeg

Mae gennym wasanaeth y gall Awdurdodau Lleol neu unigolion gysylltu ag ef os oes angen gwasanaethau arnynt yn Gymraeg neu gyfieithiadau o ddogfennau sydd ar gael yn Saesneg yn unig ar hyn o bryd. Gellir dod i hyn yn welsh_languageiaithgymraeg@voa.gov.uk.

Swyddogaethau Swyddogion Rhenti

Ar gyfer pob ymholiad ynghylch Swyddogaethau Swyddogion Rhenti, gan gynnwys Rhenti Teg a Lwfans Tai, gellir cysylltu â thîm y Swyddogaethau Swyddogion Rhenti drwy helpdesk@voa.gov.uk.

Cysylltiadau pellach

Mae safonau cyflwyno Awdurdod Bilio Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn rhoi rhagor o fanylion am gyflwyno adroddiadau a chysylltiadau cyflwyno. Ceir rhagor o wybodaeth ar gyfer awdurdodau lleol ar ffurf arweiniad ar GOV.UK. Mae safonau gwasanaeth gweithredol Asiantaeth y Swyddfa Brisio i’w gweld yn ei Chynllun Busnes Blynyddol cyhoeddedig.

Swyddogaethau Asiantaeth y Swyddfa Brisio ac Awdurdodau Lleol

Ardrethu Annomestig a Threth Gyngor

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn llunio ac yn cynnal rhestri statudol o’r gwerthoedd trethiannol ar gyfer eiddo annomestig a rhestri statudol o fandiau Treth Gyngor ar gyfer eiddo domestig.

Mae Awdurdodau Bilio yn gyfrifol am bilio a chasglu, yn ogystal â hysbysu Asiantaeth y Swyddfa Brisio am newidiadau i’r rhestri. Mae hyn yn cynnwys cyflwyno Adroddiadau Awdurdod Bilio (BARs) a Rhestrau Meddianwyr.

Camau i’w cymryd

Maes Busnes

Bydd Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn:

Bydd Awdurdodau Lleol yn:

Adroddiad Awdurdod Bilio (BAR)

Cyflwyniad

Adroddiadau Ardrethi Annomestig a Threth Gyngor

  • Hysbysu Awdurdodau Lleol pan na fyddwn yn gweithredu Adroddiad Awdurdod Bilio (drwy Lwybrau Archwilio Ymddygiad), neu’n ei wrthod, gan roi cod rheswm i esbonio pam.
  • Ceisiwch gyrraedd y targedau prydlondeb a nodir yn ein cynllun busnes presennol a geir yma.
  • Darparu cyflwyniadau rheolaidd o adroddiadau sy’n bodloni Safonau Cyflwyno Adroddiadau Awdurdodau Bilio (BAR).
  • Darparu cyfeirnodau’r Awdurdod Bilio pan gyflwynir ceisiadau neu o fewn tri diwrnod gwaith i gais.
  • Cyflwyno Adroddiadau Awdurdod Bilio gan ddefnyddio’r system Adroddiadau Awdurdod Bilio ar-lein.

Newidiadau i’r rhestri

Adroddiadau Ardrethi Annomestig a Threth Gyngor

  • Diweddaru rhestr brisio Ardrethu Annomestig neu Dreth Gyngor o fewn pythefnos, ar gytundeb neu benderfyniad.
  • Hysbysu Awdurdodau Lleol drwy Lwybrau Archwilio Ymddygiad am unrhyw adroddiadau sydd wedi arwain at newid i’r rhestr.
  • Cyhoeddi’r dyddiadau ar gyfer diweddaru amserlenni drwy Lwybrau Archwilio Ymddygiad yn rheolaidd.
  • Defnyddio’r gwasanaethau a’r canllawiau ar-lein.

Rhestri Meddianwyr

Adroddiadau Ardrethi Annomestig

  • Hysbysu’r Awdurdodau Lleol am unrhyw newid i amlder cyflwyno rhestri meddianwyr.
  • Darparu rhestri meddianwyr yn rheolaidd (Cymru). Erbyn hyn, mae angen rhestri meddianwyr bob chwarter, ar neu cyn Ionawr 15fed, Ebrill 15fed, Gorffennaf 15fed a Hydref 15fed (Lloegr). Mae’r cyfeiriad e-bost ar gyfer pob cyswllt ynglŷn â’r rhain, gan gynnwys occupierlists@voa.gov.uk 

Tystysgrifau

Adroddiadau Ardrethi Annomestig

  • Cyhoeddi Tystysgrifau Trosiannol (Lloegr yn unig) lle bo hynny’n briodol.
  • Anelu i ddarparu tystysgrifau ynni adnewyddadwy cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol i wneud hynny ar ôl i’ch cais ddod i law. Os na allwn ddarparu tystysgrif, byddwn yn rhoi gwybod i chi pam.
  • Anelu i gyhoeddi tystysgrifau Adran 44a cyn pen 28 diwrnod o’ch cais yn dod i law.
  • Gwnewch bob cais am dystysgrif i’r mewnflwch Ymholiadau Awdurdod Lleol canolog, neu cyflwynwch eich cais fel Adroddiad Awdurdod Bilio.

Amcangyfrifon

Adroddiadau Ardrethi Annomestig

  • Cyhoeddi amcangyfrifon o werth ardrethol pan ofynnir amdanynt at ddibenion cadw trethi.
  • Cyflwyno ceisiadau priodol am amcangyfrifon fel Adroddiad Awdurdod Bilio - gan gynnwys digon o wybodaeth i alluogi darparu amcangyfrifon – lle bo hynny’n berthnasol.

Swyddogaethau Swyddogion Rhenti

Gyda’n gilydd rydym yn cefnogi’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) o ran Budd-dal Tai (HB) a Lwfansau Tai Lleol (LHA) ar gyfer Lloegr. Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn cynhyrchu cyfraddau Lwfansau Tai Lleol mewn dros 150 o Ardaloedd Marchnad Rentu Eang (BRMAs).

Bydd Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn:

Bydd Awdurdodau Lleol yn:

  • Anelu i gyrraedd y targedau prydlondeb a nodir yn ein cynllun busnes presennol a geir yma.
  • Pennu achosion Budd-dal Tai (heb arolygiad) o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau.
  • Pennu achosion Budd-dal Tai (sydd angen arolygiad) o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau.
  • Pennu achosion Anabledd Cyfanswm Parhaol (PTD) o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau.
  • Ystyried achosion o ail-bennu o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau.
  • Darparu penderfyniadau amnewid priodol mewn achosion lle nodwyd gwall
  • Monitro uwchlwythiadau Cyfranddaliadau Data Lwfans Tai Lleol a rhoi nodiadau atgoffa lle na ddarperir yr uwchlwythiad, a rhoi adborth lle mae’n ymddangos bod materion technegol wedi codi.
  • Cyfeirio pob achos sydd wedi’i eithrio o’r Lwfans Tai Lleol, gan roi manylion llawn yr hawliad i ganiatáu i’r Swyddog Rhenti wneud y penderfyniadau gofynnol.
  • Atgyfeirio unrhyw achos lle mae’r rhent yn cynnwys symiau ar gyfer bwyd a gwasanaeth fel y gall y swyddog rhenti benderfynu a yw’r symiau hyn yn rhan sylweddol o’r rhent o dan y denantiaeth.
  • Pan ddarperir gofal a chymorth, bydd y rhent a atgyfeirir yn net o unrhyw swm y mae’r awdurdod lleol wedi pennu ei fod i’w briodoli i ofal a chymorth. Bydd yr awdurdod lleol yn nodi’n glir ar yr atgyfeiriad y swm y mae wedi’i ddidynnu am ofal a chymorth pan fo’r amgylchiadau hyn yn berthnasol.
  • Nodwch yn glir ar y ffurflen os oes gofalwr dibreswyl.
  • Anelu i atgyfeirio achosion yn unol â’n Cytundeb Lefel Gwasanaeth.
  • Darparu cyfeirnod unigryw ar gyfer pob atgyfeiriad.
  • Darparu enw, cyfeiriad a manylion cyswllt y landlord ym mhob achos Anabledd Cyfanswm Parhaol (PTD).
  • Darparu’r wybodaeth berthnasol i Asiantaeth y Swyddfa Brisio am “bobl y gallent fod yn dreisgar” (PVPs) y maent yn eu hadnabod ac y mae staff Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn debygol o ddod mewn i gysylltiad â nhw.
  • Uwchlwytho’r ‘LHA Datashare’ drwy LHA direct neu EIS o fewn pum diwrnod gwaith o ddechrau’r mis, i roi manylion yr holl hawliadau Lwfans Tai Lleol a wnaed, heb ystyried p’un a ydynt yn llwyddiannus neu’n aflwyddiannus.

Updates to this page

Published 21 May 2021

Sign up for emails or print this page