Canllawiau

Costau sefydlog a thaliadau i ddirprwyon proffesiynol a dirprwyon awdurdodau cyhoeddus a benodir gan y llys

Cyhoeddwyd 18 Mehefin 2025

Yn berthnasol i Loegr a Chymru

Crynodeb

Mae’r canllawiau hyn yn nodi safbwynt y Gwarcheidwad Cyhoeddus ar nifer o faterion sy’n ymwneud â chostau sefydlog y gall dirprwyon proffesiynol a dirprwyon awdurdodau cyhoeddus eu codi yn unol â Chyfarwyddyd Ymarfer 19B.

Pwrpas a chwmpas

Mae’r canllawiau hyn yn nodi rhai egwyddorion cyffredinol ynghylch costau sefydlog a thaliadau, gan fod y rhain yn cael eu diffinio yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 19B (PD19B), sef safbwynt y Gwarcheidwad Cyhoeddus ar sut y dylai dirprwyon proffesiynol a dirprwyon awdurdodau cyhoeddus ddefnyddio’r rhestr o gostau sefydlog a thaliadau a nodir yn PD19B. Mae hefyd yn darparu arweiniad ar nifer o faterion sy’n ymwneud â dehongli categorïau penodol o gostau sefydlog. Ni fwriedir iddo fod yn ganllaw cynhwysfawr i bob agwedd ar gostau sefydlog, ond bydd yn ffocysu ar y meysydd hynny lle mae pryderon neu gwestiynau wedi cael eu codi gan ddirprwyon proffesiynol a dirprwyon awdurdodau cyhoeddus.

Egwyddorion Cyffredinol

Bydd yr adran hon yn egluro egwyddorion sylfaenol sut y gall dirprwyon proffesiynol a dirprwyon awdurdodau cyhoeddus godi costau sefydlog, gan gynnwys yr awdurdod i godi costau sefydlog neu i gael costau wedi’u hasesu, diffiniad o asedau net, ac egwyddorion bilio, gan gynnwys amcangyfrif o gostau.

Costau sefydlog a Chyfarwyddyd Ymarfer 19B

Mae Rheol 19.13 o Reolau’r Llys Gwarchod 2017 yn caniatáu i ddirprwyon gael eu talu o ystâd P am y costau a ysgwyddir wrth gyflawni eu dyletswyddau. Gall y llys orchymyn bod y dirprwy’n cael cymryd costau sefydlog a’i fod yn cael ei dalu’n unol â’r rhestr ffioedd a nodir yn PD19B. Cyhoeddwyd y fersiwn gyfredol o PD19B ar 1 Ebrill 2024: Cyfarwyddyd Ymarfer 19B. Mae paragraff 4 o fersiwn 2024 o PD19B yn caniatáu i’r categorïau costau sefydlog a thaliadau i ddirprwyon a nodir yn y Cyfarwyddyd Ymarfer gael eu cymhwyso i unrhyw achos lle mae’r cyfnod a gwmpesir gan y costau sefydlog yn dod i ben ar 1 Ebrill 2024, neu ar ôl hynny. Dylai dirprwyon sy’n cael codi costau sefydlog barhau i hawlio costau ar y cyfraddau a nodir yn y fersiwn flaenorol o PD19B, lle daeth y cyfnod a gwmpaswyd gan unrhyw gategori penodol o gostau neu daliadau i ben cyn 1 Ebrill 2024.

Ble mae’r cyfnod y mae ffi reoli flynyddol yn cael ei hawlio ar ei gyfer yn llai na blwyddyn, er enghraifft, os yw’r ddirprwyaeth yn dod i ben ar ôl marwolaeth P neu ar ôl i’r gorchymyn dirprwyaeth gael ei derfynu, rhaid i’r swm sy’n cael ei hawlio fod yr un gyfran o’r ffi berthnasol ag y mae’r cyfnod yn ei ddwyn i flwyddyn.

Wrth godi costau sefydlog am waith sydd wedi ei wneud ar ran P, rhaid i ddirprwyon ystyried a yw’r costau’n rhesymol ac yn gymesur â chyfanswm maint ystad P. Rhaid i ddirprwyon bob amser ystyried lles pennaf P ac a yw asedau P yn cael eu teneuo’n sylweddol neu’n gyflym. Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) yn disgwyl i ddirprwyon allu egluro pam y codwyd unrhyw ffi benodol, os gofynnir iddynt wneud hynny, a gallu dangos bod gwaith priodol sy’n gysylltiedig â’r categori ffioedd dan sylw wedi’i gwblhau. Efallai y bydd yn rhaid i ddirprwyon ad-dalu ffioedd os nad yw’r gwaith priodol wedi’i gwblhau.

Cyfnodau adrodd

Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd yr OPG yn gofyn i ddirprwyon adrodd yn flynyddol. Fel arfer, bydd y cyfnod adrodd yn 12 mis o ddyddiad gwneud y gorchymyn llys. Er enghraifft, os mai’r dyddiad ar eich gorchymyn llys yw 10 Mehefin, yna mae’r cyfnod adrodd rhwng 10 Mehefin a 9 Mehefin y flwyddyn ganlynol. Wrth lenwi adroddiad y dirprwy, dylid cofnodi asedau net P fel y maent ar ddiwrnod olaf y cyfnod adrodd. Yr awdurdod i godi costau sefydlog neu i gael costau wedi’u hasesu

Mae paragraff 10 y Cyfarwyddyd Ymarfer diwygiedig yn nodi cyfraddau tâl sefydlog ble mae’r llys wedi penodi “cyfreithiwr, corfforaeth ymddiriedolaeth a reoleiddir gan yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr, gweithrediaeth gyfreithiol siartredig a dirprwyon eraill sydd ag awdurdod penodol drwy orchymyn llys i gymryd cyfraddau cyfreithwyr er mwyn gweithredu fel dirprwy”. Efallai y caniateir i ddirprwyon nad ydynt yn gyfreithwyr godi cyfraddau cyfreithwyr os awdurdodir hynny gan y Llys Gwarchod. Fel arall, pan fydd gorchymyn dirprwyaeth ar gyfer dirprwy proffesiynol nad yw’n gyfreithiwr yn caniatáu i’r dirprwy godi costau sefydlog, bydd cyfradd yr awdurdod cyhoeddus yn berthnasol. Fel y nodir ym mharagraff 12 PD19B, ni fydd gan ddirprwyon proffesiynol a benodir mewn achosion eiddo a materion ariannol yr hawl i gael asesiad costau lle mae asedau net P yn llai na £20,300, oni bai fod y llys wedi gwneud gorchymyn penodol ar gyfer asesiad manwl.

Oni nodir yn wahanol, bydd unrhyw gyfeiriadau at awdurdodau cyhoeddus yn y canllawiau canlynol hefyd yn berthnasol i ddirprwyon proffesiynol nad ydynt yn gyfreithwyr ac sydd wedi’u cyfyngu gan delerau eu gorchymyn dirprwyaeth i gymryd costau sefydlog.

Yn unol â’r safbwynt a nodwyd gan yr Uwch Farnwr Hilder yn achos The London Borough of Enfield v Matrix Deputies Ltd & Anor [2018] EWCOP22 (Dyfarniad Matrix), ble nad yw’r gorchymyn llys yn caniatáu i’r dirprwy gael asesiad o gostau ond bod bil costau wedi’i gyflwyno i Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd serch hynny, ni fydd gan y dirprwy hawl i gymryd costau ar gyfradd uwch, hyd yn oed os oes tystysgrif costau wedi’i darparu. Mewn achosion lle mae costau dirprwy’n cael eu hasesu pan nad yw hyn yn cael ei awdurdodi gan y gorchymyn, mae’r OPG yn disgwyl i’r dirprwy wneud cais i’r Llys Gwarchod am awdurdodiad ôl-weithredol i gymryd costau ar y gyfradd uwch, a rhyddhad atebolrwydd sy’n gysylltiedig â chymryd ffi heb ei hawdurdodi. Dylai’r dirprwy ystyried y ffactorau canlynol wrth wneud y cais:

• amgylchiadau’r apwyntiad dirprwyaeth gwreiddiol;
• esboniad o’r camau yr oedd y dirprwy wedi’u cymryd wrth gyflawni ei swyddogaethau yn ystod y cyfnod perthnasol, a pham nad yw costau sefydlog yn cael eu hystyried yn briodol;
• esboniad pam y gofynnwyd am asesiad heb awdurdod;
• maint ystad P;
• swm y costau a aseswyd.

Os na fydd y dirprwy’n gwneud y cais, bydd y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ystyried gwneud ei chais ei hun i ryddhau’r dirprwy.

Ffioedd ôl-weithredol

Ar gyfer unrhyw gategori o gostau sefydlog y gellir eu codi ar gylchwyl y gorchymyn llys, ond nad yw ffioedd wedi cael eu codi ar P am fwy na blwyddyn, byddai’r OPG yn ei gwneud yn ofynnol i’r dirprwy wneud cais i’r llys am awdurdodiad i godi ffioedd yn ôl-weithredol.

Costau sefydlog ac asedau P

Diffiniad o asedau net

Lle mae PD19B yn cyfeirio at ‘asedau net’, diffinnir y rhain yn unol â’r safbwynt a bennwyd gan yr Uwch Farnwr Hilder yn achos Penntrust Ltd v West Berkshire District Council & Anor [2023} EWCOP 48 (Dyfarniad Penntrust):

“Dylid deall bod gan “asedau net”, at ddibenion PD19b fel sy’n berthnasol i gostau dirprwyon proffesiynol…ystyr cyffredin, sef “cyfanswm asedau minws cyfanswm rhwymedigaethau”. Nid yw’r ffaith bod P yn meddiannu eiddo yn ei eithrio rhag meintioli asedau at ddibenion y Cyfarwyddyd Ymarfer”.

Felly, dylai asedau net gynnwys eiddo P, ni waeth a yw P yn preswylio yn yr eiddo ai peidio. Mae asedau net hefyd yn cynnwys unrhyw gyfalaf y mae gan unigolyn hawl iddo ond nad yw’n meddu arno eto, megis dyled, etifeddiaeth yn dilyn marwolaeth neu ddyfarniad iawndal lle cytunwyd ar atebolrwydd.

Costau y gellir eu codi pan fo asedau net P yn is na £20,300

Mae paragraff 10 o PD19B yn datgan y caiff dirprwy proffesiynol a benodir mewn achos eiddo a materion ariannol gymryd ffi reoli flynyddol nad yw’n fwy na 4.5% o asedau P ar gylchwyl y gorchymyn llys, lle mae asedau P yn llai nag £20,300. Mae paragraff 18 yn datgan y caiff dirprwyon awdurdodau cyhoeddus gymryd ffi flynyddol gyfatebol ar gylchwyl y gorchymyn llys, heb fod yn fwy na 3.5% o ystad P, lle mae asedau P yn llai nag £20,300.

Pan fydd y llys yn penodi dirprwy proffesiynol neu ddirprwy awdurdod cyhoeddus mewn achos iechyd a lles, caiff y dirprwy gymryd ffi reoli flynyddol heb fod yn fwy na 2.5% o ystad P, hyd at uchafswm o £703.

Mewn achosion lle mae awdurdod proffesiynol neu gyhoeddus yn cymryd costau sefydlog a fydd yn lleihau asedau P o dan y trothwy o £20,300, byddai’r OPG yn disgwyl i’r dirprwy allu datgan pam mae’r costau’n rhesymol, yn gymesur ac yn unol â maint ystad P.

Mewn achosion lle’r oedd asedau net P yn uwch na’r trothwy blaenorol o £16,000, ond yn is na £20,300 cyn 1 Ebrill 2024, a bod taliadau interim wedi’u cymryd, ni fyddai’r OPG yn disgwyl i’r rhain gael eu had-dalu i P.

Os oes setliad yn yr arfaeth nad yw wedi’i gwblhau eto, ond sy’n debygol o fynd ag asedau P yn y dyfodol gryn dipyn yn uwch na’r trothwy o £20,300, dylai’r dirprwy sicrhau bod ganddo awdurdod gan y Llys Gwarchod i ohirio cymryd costau nes bydd y setliad wedi’i osod, ac wedyn bod y costau’n cael eu hasesu.

Taliadau cyn asesu

Mae paragraff 6 PD19B yn nodi y gall dirprwyon proffesiynol adfer biliau interim ar yr amod nad yw’r cyfanswm cronnus yn fwy na 75% o’r gwaith sy’n mynd rhagddo, na 75% o’r amcangyfrif o’r costau a gyflwynwyd i’r OPG, pa un bynnag yw’r isaf. Nid oes cyfyngiad ar amlder adfer costau interim ar yr amod y glynir wrth y terfyn uchaf o 75%.

Bilio blynyddol

Os oes gan ddirprwyon proffesiynol yr awdurdod i gael costau wedi’u hasesu, mae’r OPG yn disgwyl i filiau gael eu hanfon i Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd yn flynyddol, yn unol â pharagraff 6 PD19B. Mae paragraff 16 yn nodi’r gofyniad i ddirprwyon proffesiynol ad-dalu P os nad yw’r bil costau llawn yn cael ei gymeradwyo gan Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd o fewn 28 diwrnod i dderbyn y dystysgrif costau derfynol.

Mae’r OPG o’r farn nad yw’n dderbyniol gohirio bilio y tu hwnt i ddyddiad cylchwyl y gorchymyn dirprwyaeth, gan ddisgwyl y bydd asedau net P yn cynyddu uwchlaw’r trothwy o £20,300.

Amcangyfrif o’r costau

Mae paragraff 7 o PD19B yn nodi gofyniad i ddirprwyon proffesiynol ddarparu amcangyfrif o gostau’r gwaith maent yn rhagweld y bydd ei angen yn ystod y cyfnod nesaf. Os yw’r costau gwirioneddol yn debygol o fod yn fwy nag 20% yn uwch na’r amcangyfrif a nodir ar ffurflen 105 yr OPG, rhaid darparu amcangyfrif diwygiedig i’r OPG.

Mae’r OPG a Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd wedi cyhoeddi nodyn ymarfer, Costau dirprwyon proffesiynol, sy’n nodi arferion da mewn perthynas â chostau y gellir eu codi gan ddirprwy proffesiynol. Mae hyn yn cynnwys safbwynt ynghylch a yw’r dirprwy o’r farn ei bod er lles pennaf P i’r dirprwy barhau i gael ei benodi os bydd y costau a ysgwyddir yn teneuo ystad P yn sylweddol:

…mae gan y dirprwy gyfrifoldeb i wneud asesiad proffesiynol os yw er lles pennaf P iddo barhau yn ei rôl, gan arwain at ostyngiad yn ystâd P.

Dylai’r dirprwy ystyried a fyddai’n fwy priodol i aelod o’r teulu ymgymryd â’r ddirprwyaeth, gan leihau’r effaith ariannol ar P. Felly, dylai dirprwyon proffesiynol ystyried a yw parhau i gael eu penodi er lles pennaf P os yw’r costau parhaus yn debygol o fod yn anghynaladwy o ystyried maint ystad P. Gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus ddewis gwneud cais i’r Llys Gwarchod os yw’n penderfynu bod amcangyfrif o’r costau’n awgrymu nad yw penodi’r dirprwy’n gynaliadwy o ystyried maint ystad P, ac felly’n groes i les pennaf P.

Categorïau costau sefydlog

Bydd yr adran hon yn nodi safbwynt yr OPG ar y categorïau a’r mathau canlynol o gostau sefydlog:

• ffioedd rheoli blynyddol
• ffioedd rheoli eiddo
• ceisiadau i’r Llys Gwarchod
• ffurflenni treth
• costau trawsgludo
• alldaliadau mewn achos dirprwyaeth awdurdod cyhoeddus
• ffioedd banc mewn achosion dirprwyaeth awdurdod cyhoeddus
• gwaith dirprwyaeth wedi’i allanoli gan awdurdodau cyhoeddus
• TAW a godir gan ddirprwyon nad ydynt yn gyfreithwyr
• costau teithio
• costau yn dilyn marwolaeth P

Ffioedd rheoli blynyddol

Diffinnir ffioedd rheoli blynyddol fel ‘unrhyw fân dreuliau sy’n codi wrth reoli materion P’.

Mae rheolaeth flynyddol yn cynnwys unrhyw gostau a ysgwyddwyd yn y broses o gwblhau gwaith gweinyddol arferol ar ran P. Mae’n cynnwys unrhyw fân dreuliau nad ydynt wedi’u cynnwys yn benodol mewn categorïau eraill a restrir yn y cyfarwyddyd ymarfer. Mae PD19B yn datgan bod ffioedd rheoli blynyddol wedi’u capio (dylid cymryd swm nad yw’n fwy nag X). Pan nad oes llawer o waith wedi cael ei gwblhau ar ran P yn ystod y cyfnod adrodd, gall yr OPG ofyn i’r dirprwy ddarparu esboniad manwl o pam mae ffioedd wedi cael eu cymryd.

1. Dirprwyon proffesiynol

Mae paragraff 10 o fersiwn 2024 o PD19B yn datgan y gall dirprwyon proffesiynol a benodir mewn achosion eiddo a materion ariannol godi swm nad yw’n fwy na £2,116 (+TAW) mewn achosion eiddo a materion ariannol am y flwyddyn gyntaf, ac y gellir codi swm nad yw’n fwy nag £1,672 (+TAW) am yr ail flwyddyn a’r blynyddoedd dilynol. Fodd bynnag, os yw asedau net P yn is nag £20,300, gall y dirprwy gymryd ffi reoli flynyddol heb fod yn fwy na 4.5% o asedau net P ar gylchwyl y gorchymyn llys; bydd hyn yn berthnasol i’r flwyddyn gyntaf a’r blynyddoedd olynol. Nid oes gan ddirprwyon hawl i gymryd y symiau uwch am y flwyddyn gyntaf a’r blynyddoedd dilynol os yw asedau net P yn llai nag £20,300. Mewn achosion iechyd a lles, mae dirprwyon proffesiynol wedi’u cyfyngu i gymryd ffi reoli flynyddol heb fod yn fwy na 2.5% o asedau net P ar gylchwyl y gorchymyn dirprwyaeth, gydag uchafswm ffi o £703.

2. Dirprwyon awdurdodau cyhoeddus

Mae paragraff 18 yn nodi darpariaeth gyfatebol ar gyfer dirprwyon awdurdodau cyhoeddus. Caniateir i ddirprwyon awdurdodau cyhoeddus a benodir mewn achosion eiddo a materion ariannol gymryd swm nad yw’n fwy na £982 yn y flwyddyn gyntaf, a swm nad yw’n fwy nag £824 yn yr ail flwyddyn a’r blynyddoedd dilynol, ar yr amod bod asedau net P dros £20,300. Pan fo asedau net P yn is nag £20,300, gall y dirprwy gymryd swm nad yw’n fwy na 3.5% o asedau net P. Yn unol â’r safbwynt a nodir uchod o ran ffioedd rheoli blynyddol a godir gan ddirprwyon proffesiynol, mae ffioedd rheoli blynyddol yn cynnwys unrhyw fân dreuliau sy’n codi wrth reoli materion P. Fodd bynnag, mae gan awdurdodau cyhoeddus yr hawl o hyd i ddefnyddio arian P i dalu am unrhyw alldaliadau neu wasanaethau arbenigol sy’n ofynnol y byddai disgwyl fel arfer i P dalu amdanynt pe bai gan P alluedd.

Mewn achosion iechyd a lles, mae dirprwyon awdurdodau cyhoeddus wedi’u cyfyngu i gymryd ffi reoli flynyddol heb fod yn fwy na 2.5% o asedau net P ar gylchwyl y gorchymyn dirprwyaeth, gydag uchafswm ffi o £703.

Ffioedd rheoli eiddo a godir gan awdurdodau cyhoeddus

Mae paragraff 18 o PD19B yn cynnwys categori ychwanegol o ffioedd rheoli eiddo blynyddol y gall dirprwyon awdurdodau cyhoeddus eu codi. Mae ffioedd rheoli eiddo yn cynnwys unrhyw waith sy’n ymwneud â pharatoi eiddo P i’w werthu, cyfarwyddo asiantaethau neu drawsgludwyr, a chynnal a chadw eiddo’n barhaus, gan gynnwys rheoli a gosod eiddo ble mae P yn denant. Dyma enghreifftiau o waith y gellir codi ffi ar P o dan ffioedd rheoli eiddo:

• sefydlu a chynnal cytundebau tenantiaeth yn barhaus;
• sicrhau bod yswiriant addas ar waith;
• sicrhau bod landlordiaid yn cyflawni eu rhwymedigaethau o dan gytundebau tenantiaeth;
• gwaith cynnal a chadw parhaus ar yr eiddo, gan gynnwys gwasanaethau glanhau a garddio;
• rheoli contractau ar gyfer glanhawyr, garddwyr ac yn y blaen;
• cysylltu â landlordiaid pan fydd angen atgyweirio’r eiddo.

Dylid cynnwys gwaith sy’n ymwneud â thalu biliau cyfleustodau, ceisiadau am grantiau a budd-daliadau, a thalu rhent yn barhaus o dan ffioedd rheoli blynyddol, yn hytrach na ffioedd rheoli eiddo.

Ni ellir codi ffioedd rheoli eiddo os na chodir ffioedd rheoli eiddo uniongyrchol; er enghraifft, os yw eiddo P yn cael ei reoli gan drydydd parti. Mewn achosion lle mae nifer o bobl warchodedig yn rhannu llety byw â chymorth, dylid dosbarthu ffioedd yn deg. Efallai y bydd yn rhaid i ddirprwyon gyfiawnhau unrhyw ffioedd a gymerir os bydd yr OPG yn gofyn iddynt wneud hynny.

Ceisiadau i’r Llys Gwarchod

Mae paragraffau 8 ac 16 o PD19B yn caniatáu i ddirprwyon proffesiynol a dirprwyon awdurdodau cyhoeddus gymryd costau sefydlog wrth wneud ceisiadau i’r Llys Gwarchod o dan PD9D, ar yr amod bod ceisiadau’n cael eu gwneud ar 1 Ebrill 2024 neu ar ôl hynny. Mae paragraff 4 PD9D yn rhoi enghreifftiau o’r mathau o geisiadau y gellir eu gwneud: Cyfarwyddyd Ymarfer 9D.

Ffurflenni treth

Mae paragraff 10 o PD19B yn caniatáu i ddirprwyon proffesiynol ddefnyddio arian P i dalu am lenwi ffurflen dreth gymhleth fel gwasanaeth arbenigol y byddai disgwyl i P dalu amdano fel arfer, pe bai wedi cynnal ei alluedd. Os yw dirprwy proffesiynol yn dymuno cyfarwyddo ei gwmni ei hun i lenwi ffurflen dreth, rhaid iddo gael tri dyfynbris, yn unol â’r safbwynt a nodir gan y Barnwr Hilder yn nyfarniad achos ACC and Others [2020] EWCOP9 (Re ACC). Os bydd y dirprwy’n penderfynu derbyn dyfynbris ei gwmni ei hun a bod hwn dros £2,000 + TAW, rhaid i’r dirprwy wneud cais am awdurdodiad gan y Llys Gwarchod cyn ymgymryd â’r gwaith. Bydd y sefyllfa hon yn berthnasol os yw’r dirprwy’n dewis costau sefydlog neu i gael costau wedi’u hasesu. Byddai’r OPG yn disgwyl i’r dirprwy ddarparu manylion yn yr adroddiad blynyddol am unrhyw benderfyniadau i gyfarwyddo rhywun yng nghwmni’r dirprwy ei hun i lenwi ffurflen dreth gymhleth.

Mae PD19B yn diffinio ffurflen dreth sylfaenol ar gyfer achosion lle mae incwm P yn deillio’n bennaf o log banc neu CBC a buddion trethadwy, ymddiriedolaeth ddewisol neu incwm ystad. Gellir diffinio ffurflen dreth gymhleth fel un sydd hefyd yn cynnwys incwm o fuddsoddiadau mwy cymhleth, gan gynnwys stociau, cyfranddaliadau a bondiau, eiddo ar rent, incwm busnes ac eiddo tramor. Caiff dirprwyon awdurdodau cyhoeddus godi hyd at £89 am ffurflen dreth sylfaenol, fel y nodir ym mharagraff 18 PD19B, i gynnwys llog banc neu CBC a buddion trethadwy, a chânt godi swm nad yw’n fwy nag £89. Gallant godi ffi ar P am lenwi ffurflenni treth mwy cymhleth gan y byddai disgwyl i P dalu am wasanaeth arbenigol pe bai wedi cynnal ei alluedd.

Costau trawsgludo

Mae paragraff 14 o PD19B yn nodi safbwynt cyfatebol i’r un a nodwyd yn yr adran flaenorol ar ffurflenni treth ar gyfer costau trawsgludo. Os bydd dirprwy proffesiynol yn dewis cyfarwyddo aelod o’i gwmni ei hun i gwblhau gwaith trawsgludo, rhaid iddo ddilyn y weithdrefn a nodir yn y dyfarniad Re ACC and Others a gwneud cais i’r Llys Gwarchod am awdurdodiad os bydd yn penderfynu cyfarwyddo aelod o’i gwmni ei hun i gwblhau’r gwaith, ac mae’r costau a ragwelir dros £2,000 + TAW. Bydd y safbwynt hwn yn berthnasol os yw’r dirprwy’n dewis costau sefydlog neu i gael costau wedi’u hasesu. Byddai’r OPG yn disgwyl i’r dirprwy ddarparu manylion yn yr adroddiad blynyddol am unrhyw benderfyniadau i gyfarwyddo rhywun yng nghwmni’r dirprwy ei hun i wneud gwaith trawsgludo.

Alldaliadau mewn achosion dirprwyaeth awdurdodau cyhoeddus

Mae paragraff 22 o PD19B yn datgan y “caniateir i awdurdodau cyhoeddus ddefnyddio cyllid P ar gyfer gwasanaethau arbenigol y byddai P fel arfer wedi gorfod talu amdanynt pe bai P wedi cynnal ei alluedd, e.e. trawsgludo, ffurflenni treth, cael prisiadau a chyngor buddsoddi arbenigol, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny”. Mae’r ymadrodd “ond heb fod yn gyfyngedig i hynny” yn nodi’n glir nad yw’r rhestr o enghreifftiau’n cael ei hystyried yn gynhwysfawr.

Mae paragraff 23 o PD19B yn caniatáu i ddirprwyon awdurdodau cyhoeddus ddefnyddio arian P i dalu am wasanaethau arbenigol i ganfod manylion asedau a rhwymedigaethau P, e.e. chwiliadau asedau, dyledion ac ewyllysiau, ac i ddiogelu materion P, e.e. y gost o gofrestru gydag asiantaeth archwilio credyd, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny, ar yr amod y gall yr awdurdod cyhoeddus ddangos bod unrhyw wariant er lles pennaf P. Byddai’r OPG yn disgwyl i ddirprwyon awdurdodau cyhoeddus gynnwys manylion unrhyw arian sy’n cael ei wario ar alldaliadau yn yr adroddiad blynyddol.

Dylai dirprwyon bob amser ystyried terfyn eu hawdurdod, fel y nodir yn y gorchymyn dirprwyaeth, cyn cwblhau gwaith ar ran P.

Defnydd o ymwelwyr annibynnol

Yn unol â’r safbwynt a nodwyd gan y Barnwr Hilder yn y Gwarcheidwad Cyhoeddus v Riddle (Rhif 2 dyfarniad Riddle Rhif 2), os yw dirprwy sy’n gweithredu o dan y drefn ffioedd sefydlog yn dymuno hawlio costau ymwelydd annibynnol gan P yn ychwanegol at y ffi reoli flynyddol, mae angen awdurdodiad penodol gan y llys. Nid yw ymwelydd annibynnol yn darparu gwasanaethau arbenigol y byddai disgwyl i P eu talu be baent wedi gallu cadw eu capasiti, ac felly nid yw unrhyw ffioedd a godwyd yn dod o fewn y taliadau a ganiateir o dan baragraff 22 Cyfarwyddyd Ymarfer 19B.

Gall y dirprwy felly naill ai gynnwys y costau sy’n gysylltiedig â’r ymweliad o dan ffioedd rheoli cyffredinol neu wneud cais i’r llys am awdurdodiad i gomisiynu ymwelydd annibynnol. Os byddant yn dewis yr ail opsiwn, bydd angen iddynt esbonio yn y cais llys pam fod y defnydd o ymwelydd annibynnol yn gost-effeithiol, gan nodi’r costau teithio cymharol sy’n gysylltiedig â’r dirprwy neu weithiwr cymdeithasol sy’n cwblhau’r ymweliad os yw’r dirprwy yn awdurdod cyhoeddus

Ffioedd banc mewn achosion dirprwyaeth awdurdodau cyhoeddus

Mae’r OPG o’r farn y byddai’n rhesymol ac yn gymesur i ddirprwyon awdurdodau cyhoeddus drosglwyddo ffioedd banc i P. Dylid ystyried cost-effeithiolrwydd wrth ddewis darparwr gwasanaethau ariannol, er y cydnabyddir efallai na fydd swyddogion awdurdodedig mewn sefyllfa i bennu pa sefydliad ariannol sy’n cael ei ddefnyddio gan eu hawdurdod cyhoeddus perthnasol.

Yn ogystal, dylid caniatáu i ddirprwyon awdurdodau cyhoeddus drosglwyddo unrhyw gostau bancio ychwanegol i P. Gall hyn gynnwys costau ar gyfer cardiau banc rhagdaledig neu ar gyfer darparu cyfriflenni banc pan fydd angen y rhain, e.e. pan fydd yr OPG yn gofyn i ddirprwyon ddarparu tystiolaeth adferol o ganlyniad i faterion a nodwyd yn dilyn adolygu’r adroddiad blynyddol.

Dylai unrhyw ffioedd unffurf a godir gan ddarparwr gwasanaethau ariannol gael eu codi ar bob P yn gyfartal. Dylai unrhyw gostau bancio a ysgwyddir am daliadau cyflymach neu drafodion debyd uniongyrchol gael eu cyfrifo a’u codi ar y P penodol sy’n elwa o’r trafodion hyn. Rhaid rhoi cyfrif am unrhyw gostau bancio sy’n cael eu trosglwyddo i P yn yr adroddiad blynyddol, gan wahaniaethu rhwng y rheini sy’n codi o ffioedd gwasanaeth safonol a chostau taliadau cyflymach neu drafodion debyd uniongyrchol.

Dylai dirprwyon awdurdodau cyhoeddus ystyried ai defnyddio cyfrifon cyfun yw’r ffordd fwyaf cost-effeithiol o weithredu cyfrifon dirprwyaeth, yn hytrach na gweithredu cyfrifon cleientiaid unigol. Rhaid i unrhyw gyfrifon cyfun a ddefnyddir gynnwys swyddogaeth sy’n galluogi’r dirprwy i wahanu ac adrodd ar gronfeydd pob P unigol pan fo angen gwneud hynny.

Dylid trin llog ar wahân i unrhyw gostau bancio a ysgwyddir. Ni ddylid didynnu costau bancio o log cronedig. Dylid dosrannu llog a’i gymhwyso’n unigol i bob P unigol, yn seiliedig ar eu balans. Dylid cyfrif llog yn yr adroddiad blynyddol.

Gwaith dirprwyaeth wedi’i allanoli gan awdurdodau cyhoeddus

Mae paragraff 21 o PD19B yn datgan “pan fydd awdurdodau cyhoeddus yn allanoli gwaith dirprwyaeth, disgwylir na fydd y cyfraddau a godir yn fwy na’r hyn a fyddai wedi cael ei godi ar y cleient pe bai’r awdurdod cyhoeddus wedi cyflawni’r gwaith fel dirprwy ei hun”.

Pan fydd awdurdodau cyhoeddus wedi penderfynu allanoli swyddogaethau dirprwyaeth craidd, e.e. defnyddio darparwyr allanol i ymweld â P, ni chaniateir iddynt drosglwyddo unrhyw gostau ychwanegol i P.

TAW a godir gan ddirprwyon nad ydynt yn gyfreithwyr

Bydd dirprwyon nad ydynt yn gyfreithwyr sydd wedi’u hawdurdodi i godi costau sefydlog yn cael eu hawdurdodi i drosglwyddo costau TAW i P mewn unrhyw achos lle mae’r cyfnod a gwmpesir gan gostau sefydlog yn dod i ben ar 1 Ebrill 2024 neu ar ôl hynny. Gall dirprwyon nad ydynt yn gyfreithwyr ofyn am awdurdodiad ôl-weithredol i drosglwyddo costau TAW i P pan fydd y gorchymyn yn dawel ar y pwynt hwn mewn achosion ble cafodd y gorchymyn ei gyhoeddi ar ôl 4 Medi 2020, yn unol â’r safbwynt a nodwyd gan yr Uwch Farnwr Hilder yn achos y Public Guardian v Riddle (No.1) (Dyfarniad Riddle).

Costau teithio

Mae paragraff 41 o PD19B yn datgan y caniateir i ddirprwyon awdurdodau cyhoeddus a dirprwyon nid-er-elw eraill godi cyfradd sefydlog o £51 yr awr am gostau teithio.

Ni ddylai dirprwyon hawlio costau teithio oni bai eu bod yn ymrwymo i gyflawni eu dyletswyddau. Mae’r OPG yn ystyried bod hawliadau am gostau nad ydynt yn gysylltiedig â’r ddirprwyaeth (e.e. teithiau i gynnal adolygiadau gofal neu unrhyw swyddogaethau statudol eraill) yn afresymol.

Mae’r OPG yn disgwyl i’r rhan fwyaf o hawliadau ymwneud ag ymweliadau â P neu eu heiddo, ond gall dirprwyon hefyd hawlio os oes rhaid iddynt deithio am resymau eraill sy’n ymwneud â’r ddirprwyaeth (e.e. i fynd i gyfarfod neu i fynd gyda’r cleient i apwyntiad gyda banc).

Pan fydd y dirprwy’n hawlio costau teithio am fwy nag un ymweliad â’r cleient mewn blwyddyn, mae angen iddo egluro pam yn ei adroddiad dirprwy.

Ni chaniateir i ddirprwyon hawlio costau teithio y maent yn eu hysgwyddo cyn dyddiad y gorchymyn sy’n eu penodi’n ddirprwy.

Dim ond os yw hyn yn gwbl angenrheidiol y gellir hawlio’r gyfradd deithio fesul awr ar gyfer mwy nag un aelod o staff. Er enghraifft, efallai fod asesiad risg wedi dangos bod angen i staff ‘ddyblu i fyny’ am resymau iechyd a diogelwch.

Mae angen i ddirprwyon gyfiawnhau hawliadau am fwy nag un aelod o staff yn eu hadroddiad dirprwy.

Dylai dirprwyon gyfrifo amser teithio o’u lleoliad gwaith i leoliad y cyfarfod, ac ar gyfer y daith yn ôl. Os yw’r amser teithio’n fyrrach (e.e. oherwydd teithio o gartref) dylent hawlio’r cyfanswm is. Os yw’r amser teithio’n hirach oherwydd teithio o gartref, yna dylai dirprwyon dynnu’r amser teithio arferol o’r cartref i’r swyddfa o’r hawliad.

Er mwyn osgoi hawliadau am unedau bach, mae’r OPG yn awgrymu bod dirprwyon yn talgrynnu amser i fyny neu i lawr i’r 15 munud agosaf a dreuliwyd ganddynt yn teithio.

Pan fydd pob taith ar gyfer yr un P, dylai dirprwyon roi cyfanswm yr holl amser a dreulir yn teithio a chodi tâl ar P ar y gyfradd fesul awr.

Pan fydd dirprwyon yn teithio i’r un lleoliad ar gyfer mwy nag un P (er enghraifft, i ymweld â hwy mewn cartref gofal), dylent rannu’r amser teithio’n gyfartal rhyngddynt.

Costau yn dilyn marwolaeth P

Mewn achosion lle mae’r ddirprwyaeth yn cael ei therfynu oherwydd marwolaeth P, dylai’r dirprwy gytuno ar unrhyw gostau terfynol gyda chynrychiolydd personol P neu gyda gweinyddwr ystad P. Ni chaniateir cymryd y costau terfynol ar ôl marwolaeth P cyn i’r ystad gael ei setlo.

Am ragor o gyngor:

Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus Ffôn 0300 456 0300

Ffonio o tu allan i’r DU: +44 (0)203 518 9639

Relay UK (os na allwch glywed neu siarad dros y ffôn): 18001 0300 123 1300

www.gov.uk/opg