Canllawiau

Ein harfer ar lofnodion electronig a oedd yn gyfredol rhwng 1 Tachwedd 2021 a 27 Mawrth 2022

Diweddarwyd 15 April 2024

Applies to England and Wales

13. Llofnodion electronig

13.1 Cefndir

Yn Law Com Rhif 386, y cyfeiriwyd ato yn yr adran flaenorol (gweler Llofnodion Mercury), daeth Comisiwn y Gyfraith i’r casgliad bod modd defnyddio llofnod electronig yn y gyfraith i gyflawni dogfen, gan gynnwys gweithred. Daeth Comisiwn y Gyfraith i’r casgliad hefyd y gellid tystio llofnod electronig yn yr un modd yn y bôn â llofnod inc gwlyb, heblaw y byddai’r tyst yn gweld y llofnodwr yn ychwanegu ei lofnod at ddogfen ar sgrin.

Ar yr un pryd, roedd Comisiwn y Gyfraith yn cydnabod pe bai cofrestrfa gyhoeddus yn derbyn llofnodion inc gwlyb yn unig, ni fyddai’r partïon yn gallu cyflawni dogfennau yn electronig, waeth beth oedd y sefyllfa gyfreithiol. Nid oedd yn anghytuno â safbwynt Cofrestrfa Tir EF yn ei ymateb i bapur ymgynghori cynharach Comisiwn y Gyfraith fod “angen i awdurdod cofrestru gael rheolaeth dros y dull cyflawni a ddefnyddir ar gyfer dogfennau y mae’n rhaid eu cofrestru, yn enwedig lle cynigir gwarant teitl”.

13.2 Ein harfer

Byddwn yn derbyn trosglwyddiadau a rhai gweithredoedd eraill (gweler Gweithredoedd y gellir eu llofnodi’n electronig) ar gyfer cofrestru sydd wedi eu llofnodi’n electronig ar yr amod bod y gofynion (gan gynnwys tystysgrif y trawsgludwr) a nodir yn Ein gofynion yn cael eu bodloni.

Bydd y llofnodi yn gofyn am ddefnyddio system weithredu neu blatfform sy’n rheoli’r broses lofnodi electronig, gan gynnwys creu’r llofnod electronig. Ceir sawl darparwr platfformau o’r fath sy’n caniatáu i Ein gofynion gael eu diwallu. Nid ydym yn rhagnodi y dylid defnyddio darparwyr penodol, ac nid oes gennym restr gymeradwy o ddarparwyr ychwaith.

Gall y weithred gael ei llofnodi gan unigolyn neu unigolion ar eu rhan eu hunain neu ar ran person arall, gan gynnwys cwmni. Lle bo’r weithred yn cael ei llofnodi ar ran cwmni gan ddau “lofnodwr awdurdodedig” o dan adran 44(2)(a) o Ddeddf Cwmnïau 2006, ni fydd unrhyw dyst yn gysylltiedig, ac mae’r gofynion i’w darllen yn unol â hynny.

Er mwyn ei gwneud yn glir i dyst yr hyn a ddisgwylir ganddo, efallai y bydd trawsgludwyr sy’n drafftio gweithred a allai gael ei llofnodi’n electronig am ychwanegu datganiad tebyg i’r canlynol wrth ymyl neu islaw lle mae’r tyst i lofnodi: “Rwy’n cadarnhau fy mod yn bresennol yn gorfforol pan lofnododd [enw’r llofnodwr] y weithred hon.”

Gall y weithred gael ei llofnodi gan unigolyn neu unigolion ar eu rhan eu hunain neu ar ran person arall, gan gynnwys cwmni. Lle bo’r weithred yn cael ei llofnodi ar ran cwmni gan ddau “lofnodwr awdurdodedig” o dan adran 44(2)(a) o Ddeddf Cwmnïau 2006, ni fydd unrhyw dyst yn gysylltiedig, ac mae’r gofynion i’w darllen yn unol â hynny. Mewn amgylchiadau eraill lle gellir cyflawni gweithred heb yr angen am unrhyw dystion, yn yr un modd, mae’r gofynion i’w darllen yn unol â hynny.

Cynghorir trawsgludwyr y partïon i gadw copi o’u tystysgrif gwblhau neu adroddiad archwilio a gynhyrchwyd gan y platfform gyda’u ffeil drawsgludo ar ddiwedd y broses lofnodi. Dylai tystysgrif neu adroddiad o’r fath roi trywydd archwilio’r llofnodi, gan gynnwys amser a dyddiad y llofnodion, cyfeiriadau ebost yr anfonwyd y ddogfen atynt, y dull cyfrinair un tro a ddefnyddiwyd, y meysydd a gwblhawyd a chyfeiriadau Protocol Rhyngrwyd y dyfeisiau a ddefnyddiwyd.

Dim ond i’r graddau y mae’r weithred yn cael ei chyflwyno at ddibenion cwblhau trwy gofrestru gwarediad cofrestredig neu at ddibenion cofrestriad teitl cyntaf mae angen bodloni’r gofynion a nodir yn Ein gofynion. Er enghraifft, gellir cofnodi rhybudd unochrog neu rybudd a gytunwyd mewn perthynas â chytundeb rhagbrynu mewn gweithred o hyd, a gellir gwneud cofnod mewn perthynas â gweithred amrywio mewn perthynas â chyfamod cyfyngu o hyd, lle llofnodir y weithred yn electronig ond nid yn unol â’r hyn a nodir yn Ein gofynion.

13.3 Ein gofynion

1.Mae’r holl bartïon yn cytuno i ddefnyddio llofnodion electronig a llwyfan mewn perthynas â’r weithred.

2.Mae gan yr holl bartïon drawsgludwyr yn gweithredu ar eu rhan, heblaw mai dim ond ar gyfer rhoddwr benthyg yn achos rhyddhau neu ollwng, y cynrychiolwyr personol yn achos cydsyniad a’r rhoddwr yn achos atwrneiaeth y mae’n ofynnol i gael trawsgludwyr yn gweithredu ar eu rhan. Os oes unrhyw barti heb gynrychiolaeth (ac eithrio yn y sefyllfaoedd sydd newydd eu hamlinellu), gan gynnwys parti nad yw’n llofnodi ei hunan, ni all unrhyw un o’r partïon o dan sylw ddefnyddio llofnodion electronig.

Pan fydd gweithred i gael ei llofnodi’n electronig gan atwrnai plaid, a bod y weithred yn un heblaw’r atwrneiaeth ei hun, rhaid i drawsgludwr fod yn gweithredu mewn perthynas â’r cyflawni, ond nid oes gwahaniaeth at ddibenion y gofynion hyn p’un ai gan y parti neu gan yr atwrnai y cyfarwyddwyd y trawsgludwr.

3.Mae trawsgludwr yn gyfrifol am sefydlu a rheoli’r broses lofnodi trwy’r platfform.

4.Mae’r broses lofnodi a dyddio fel a ganlyn.

CAM 1 – Mae’r trawsgludwr sy’n rheoli’r broses lofnodi:

• yn lanlwytho’r copi terfynol y cytunwyd arno (gan gynnwys unrhyw gynlluniau) i’r platfform

• yn llenwi’r platfform gydag enw, cyfeiriad ebost a rhif ffôn symudol y llofnodwyr a’r tystion. Pan fydd y platfform yn caniatáu hynny, gellir llenwi’r manylion ar gyfer tyst yn ddiweddarach, naill ai trwy’r llofnodwr yn nodi’r manylion ar gyfer ei dyst neu’r trawsgludwr yn gwneud hynny, ar yr amod bod hyn yn cael ei wneud cyn CAM 5

• yn tynnu sylw at y meysydd y mae angen eu cwblhau o fewn y weithred ac yn nodi gan bwy y maent i’w cwblhau, gan nodi’r drefn (felly mae’r tyst ar ôl y llofnodwr y mae ei lofnod yn cael ei dystio).

CAM 2 – Mae’r platfform yn anfon ebost at y llofnodwyr i roi gwybod iddynt fod y weithred yn barod i’w llofnodi.

CAM 3 – Er mwyn cyrchu’r weithred ar y platfform trwy’r ebost a dderbyniwyd ganddynt, mae’n ofynnol i’r llofnodwyr fewnbynnu cyfrinair un tro a anfonwyd atynt trwy neges destun gan y platfform. Rhaid i’r cyfrinair un tro gynnwys lleiafswm o chwe rhif.

CAM 4 – Mae’r llofnodwyr yn nodi’r cyfrinair un tro ac yn llofnodi’r weithred ym mhresenoldeb corfforol y tyst, gyda’r dyddiad a’r amser yn cael eu cofnodi’n awtomatig o fewn trywydd archwilio’r platfform.

CAM 5 – Ar ôl i’r llofnodwr lofnodi’r weithred, bydd y tyst yn cael ebost gan y platfform yn ei wahodd i lofnodi ac ychwanegu ei fanylion yn y gofod a ddarperir yn y cymal ardystio. Mae’r tyst yn mewnbynnu cyfrinair un tro a anfonir atynt trwy neges destun gan y platfform, yn llofnodi ac yn ychwanegu ei gyfeiriad yn y gofod a ddarperir, gyda’r dyddiad a’r amser yn cael eu cofnodi’n awtomatig eto.

CAM 6 – Ar ôl i’r broses lofnodi ddod i ben, mae’r trawsgludwr sy’n rheoli’r broses lofnodi neu drawsgludwr arall sy’n gweithredu ar ran un o’r partïon, yn dyddio’r weithred o fewn y platfform gyda’r dyddiad y daeth i rym. (Bydd bwlch rhwng y cam hwn a’r un blaenorol os yw’r weithred, fel sy’n digwydd yn aml, wedi ei llofnodi gan yr holl lofnodwyr a thystion beth amser cyn ei chwblhau.)

5.Mae’r trawsgludwr sy’n cyflwyno’r cais yn gwneud hynny trwy ddulliau electronig ac yn cynnwys gyda’r cais PDF o’r weithred wedi ei chwblhau. Fodd bynnag, pan fo’r cais am gofrestriad cyntaf, gellir cyflwyno argraffiad o’r PDF, wedi ei ardystio i fod yn gopi cywir o’r weithred wreiddiol.

6.Mae’r trawsgludwr sy’n cyflwyno’r cais (gan gynnwys cais am gofrestriad cyntaf) yn cynnwys tystysgrif (nid o angenrheidrwydd wedi ei llofnodi ganddo: gweler isod) ar y ffurf ganlynol: “Rwy’n tystio, hyd eithaf fy ngwybodaeth a’m cred, bod y gofynion a nodir yng nghyfarwyddyd ymarfer 8 ar gyfer cyflawni gweithredoedd gan ddefnyddio llofnodion electronig, wedi eu bodloni.” Rhaid i drawsgludwr unigol ddyddio a llofnodi’r dystysgrif, rhaid ychwanegu ei enw llawn a’i gwmni a rhaid nodi’r weithred neu’r gweithredoedd y rhoddir y dystysgrif ar eu cyfer. Mae Atodiad 3 yn cynnwys enghraifft o dystysgrif dderbyniol.

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn ystyried y dystysgrif hon fel un sy’n cyfeirio at y gofynion fel yr oeddent ar adeg y dyddiad perthnasol. Mae hyn yn golygu, er enghraifft, os bydd y gofynion mewn perthynas â’r broses lofnodi yn newid ond bod y broses lofnodi wedi ei chwblhau cyn y dyddiad y newidiodd y gofynion, ystyrir bod y dystysgrif yn cyfeirio at y gofynion penodol hynny fel yr oeddent cyn y newid.

Gall trawsgludwr unrhyw barti sydd wedi bodloni ei hunan bod y weithred wedi ei chyflawni’n briodol roi’r dystysgrif. Yn y rhan fwyaf o achosion yn ymwneud â throsglwyddiadau, trawsgludwr y gwerthwr fydd yn rheoli’r broses lofnodi a thrawsgludwr y prynwr fydd yn cyflwyno’r cais. Gall y dystysgrif gael ei llofnodi gan drawsgludwr y gwerthwr a’i throsglwyddo i drawsgludwr y prynwr; fel arall, gall trawsgludwr y prynwr, ar ôl cael ei fodloni ar ôl ei gwblhau bod y weithred wedi ei chyflawni’n briodol, lofnodi’r dystysgrif, gan gofio ei thelerau cymwys.

Ni chaiff trawsgludwr ei atal rhag rhoi’r dystysgrif oherwydd ei fod wedi llofnodi’r weithred ei hunan ar ran parti, gan weithredu o dan atwrneiaeth.

Bydd y cofrestrydd yn dibynnu ar dystysgrif y trawsgludwr a gyflwynwyd gyda’r cais. Rhaid peidio â chyflwyno unrhyw adroddiad archwilio neu dystysgrif gwblhau a gyhoeddwyd gan y platfform gyda’r cais ond dylid ei gadw. Gall gynnwys data personol, a byddai’n agored i’r cyhoedd ei archwilio.

13.4 Gweithredoedd y gellir eu llofnodi’n electronig

Bydd Cofrestrfa Tir EF, am y tro, yn derbyn at ddibenion cofrestru’r gweithredoedd canlynol sydd wedi eu llofnodi’n electronig yn unol â’r gofynion a nodir yn Ein gofynion.

• Gweithred sy’n peri un o’r gwarediadau y cyfeirir atynt yn adran 27(2) a (3) o Ddeddf Cofrestru Tir 2002.
• Rhyddhau neu ollwng ar ffurflen DS1 neu ffurflen DS3.
• Gweithredoedd cyfwerth mewn perthynas â thir digofrestredig.
• Cydsyniad o dir cofrestredig neu ddigofrestredig.
• Atwrneiaeth heblaw atwrneiaeth arhosol (gweler Atwrneiaethau arhosol).
• Byddwn hefyd yn derbyn gweithred arwystl amnewidiol mewn perthynas â thir cofrestredig, gan ymgorffori rhyddhau neu ollwng a rhoi arwystl newydd, a lofnodwyd yn y modd hwn, er na fydd y rhyddhau neu ollwng ar ffurf DS1 na ffurf DS3, ar yr amod nad oes unrhyw beth i atal y weithred rhag cael ei hystyried yn brawf digonol o foddhad yr arwystl (rheol 214(4) o Reolau Cofrestru Tir 2003).

13.5 “Llofnodi cymysg”

Os yw’n angenrheidiol i un parti i weithred lofnodi inc gwlyb (naill ai yn y ffordd gonfensiynol neu fel rhan o’r broses lofnodi Mercury) ac un arall i lofnodi gyda llofnod electronig, gellir gwneud hyn trwy weithredoedd gwrthrannol (gweler Gwrthrannau. Yn yr un modd, mae’n agored i bartïon lofnodi gweithredoedd gwrthrannol, gyda phob un yn defnyddio platfform llofnod electronig gwahanol ar yr amod bod y gofynion a nodir yn Ein gofynion yn cael eu dilyn ym mhob achos.

13.6 Newidiadau i weithredoedd gwaredol wedi eu llofnodi â llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr

Yn anaml dylai fod angen diwygio gweithred ar ôl iddi gael ei chyflawni. Mae’r canlynol yn gyfarwyddyd dros dro ar sut y gellid gwneud hyn lle mae’r weithred wedi ei llofnodi â llofnodion electronig; mae’n aros am ganlyniad adolygiad mwy trylwyr gan Gofrestrfa Tir EF.

Un opsiwn yw argraffu’r weithred a gyflawnwyd a gwneud newidiadau i’r allbrint hwn. Dylai’r allbrint gynnwys ardystiad tebyg i’r canlynol ar y dechrau: “Mae’r weithred electronig y mae hwn yn allbrint ohoni wedi ei ddiwygio heddiw [dyddiad] fel a ganlyn.”

Os nad yw parti wedi cydsynio i ddiwygiad a bod y diwygiad yn ‘berthnasol’, mae’n anorfodadwy yn erbyn y parti hwnnw. Felly, gyda diwygiadau perthnasol, rhaid i’r diwygiadau gael eu cydlofnodi gan y partïon. Mae diwygiad yn berthnasol “os oes posibilrwydd iddo fod yn niweidiol i hawliau neu rwymedigaethau cyfreithiol [parti] o dan yr offeryn” (Raiffeisen Zentralbank v Crossseas Shipping [2000] 1 WLR 1135).

Os nad yw diwygiad yn berthnasol, dim ond trawsgludwr unigol sy’n gweithredu ar ran un o’r partïon fydd yn gorfod diwygio’r allbrint ardystiedig, ac ychwanegu ei lofnod ato. Bydd yn rhaid i’r trawsgludwr gadarnhau hefyd fod ganddo awdurdod ei gleient i wneud hyn. Gellir rhoi’r cadarnhad hwn ar yr allbrint ardystiedig, mewn dogfen ar wahân neu trwy ddewis yr opsiwn priodol yn y blwch nodiadau ar y porthol. Nid yw diwygiad yn berthnasol os yw wedi ei “wneud yn ddatganedig, neu ddim wedi cael unrhyw effaith ar, yn yr ystyr o ychwanegu dim at, yr hyn y byddai’r gyfraith fel arall yn ei darparu neu’n ei ymhlygu” neu os yw “dim ond yn cywiro [gwall] yn y disgrifiad yn unol â’r bwriad gwreiddiol” (Raiffeisen Zentralbank, uchod).

Os nad yw’n eglur a yw diwygiad yn berthnasol, y dull synhwyrol fyddai bwrw ymlaen ar y sail ei fod yn berthnasol a chael y diwygiad wedi ei gydlofnodi gan y partïon.

Cyflwynir y weithred electronig a’r allbrint (a chadarnhad gan y trawsgludwr, os yw’n gymwys) wedi hynny gyda’r cais. Yn y porthol, dylai’r trawsgludwr sy’n cyflwyno glicio ar yr ardystiad cyntaf (“Rydw i/Rydym ni yn ardystio bod yr atodiad hwn yn gopi gwir o’r gwreiddiol”) os oes ganddo’r allbrint gwreiddiol wedi ei lofnodi a’i ardystio; dylai glicio ar yr ail (“Rydw i/Rydym ni yn ardystio bod yr atodiad hwn yn gopi gwir o ddogfen wedi ei hardystio gan drawsgludwr i fod yn gopi gwir o’r gwreiddiol”) os oes gan drawsgludwr arall yn y trafodiad yr allbrint gwreiddiol wedi ei lofnodi a’i ardystio a’i fod wedi anfon copi ato wedi ei ardystio ganddo i fod yn gopi gwir.

Dewis arall, p’un ai y mae’r diwygiad yn berthnasol neu’n amherthnasol, yw i’r partïon gyflawni gweithred gywiro neu amrywio.

13.7 Y dyfodol

Rydym yn gweithio ar hyn o bryd ar sut y gallem ganiatáu i drawsgludwyr ddibynnu ar adran 91 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002 wrth gyflawni trosglwyddiadau a gwarediadau eraill, ar wahân i arwystlon penodol yn unig (morgeisi digidol) fel ar hyn o bryd: dylai hyn osgoi’r angen am weithredoedd gwaredol.