Siarter gwybodaeth bersonol
Ein siarter gwybodaeth bersonol a sut i ofyn am gopi o'ch data personol.
Y data sydd gennym ni amdanoch chi, eich hawliau, a sut i gysylltu â ni ynghylch y data.
O dan Reoliad Cyffredinol y Deyrnas Unedig ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych chi hawl i ofyn am gopïau o’ch data personol chi, neu ddata personol rhywun arall gyda’u cydsyniad ysgrifenedig penodol, gan sefydliadau – gan gynnwys adrannau’r llywodraeth. Mae cyfreithiau diogelu data yn rhoi hawliau i chi dros y data hwnnw, gan gynnwys gwneud yn siŵr ei fod yn gywir, sut dylai gael ei drin, a phryd dylai gael ei ddileu.
Mae holl fanylion ein rhwymedigaethau o dan y deddfau diogelu data i’w gweld yn ein siarter wybodaeth.
Ministry of Justice information charter (PDF, 210 KB, 6 tudalen)
Y Siarter Gwybodaeth (PDF, 182 KB, 5 tudalen)
Rydym hefyd yn gweithio ar ffyrdd o wella’r broses ar gyfer unrhyw un sydd eisiau cysylltu â’r Weinyddiaeth Gyfiawnder ynghylch data personol.
Eich hawliau a sut i’w defnyddio
Ar gyfer eich data personol, mae gennych chi hawl:
- i ofyn am gopïau o’r wybodaeth bersonol sydd gennym ni amdanoch chi
- i gael gwybod beth rydym ni’n ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol
- i ofyn am gael unioni (cywiro gwallau)
- i wneud cais am ddileu (dan rai amgylchiadau)
- i wneud cais i gyfyngu ar brosesu
- i ofyn am gludadwyedd data (mewn rhai amgylchiadau)
- gwrthwynebu (mewn rhai amgylchiadau)
- i wrthwynebu penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio
Rydym wedi egluro’ch hawliau isod, a sut i gysylltu â’r Weinyddiaeth Gyfiawnder ynglŷn â phob un o’r hawliau hyn.
Mae’r broses o gysylltu â ni ynghylch yr hawl gyntaf yn y rhestr, yr hawl i ofyn am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol, yn wahanol i’r broses o gysylltu â ni ynglŷn â’r holl hawliau eraill.
Hawl i ofyn am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol
Mae hyn yn cael ei alw’n ‘hawl y testun i gael mynediad at ddata’, ac mae cais am gopi o’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei alw’n ‘gais am fynediad at ddata gan y testun’. Dim ond gwybodaeth bersonol amdanoch chi y byddwn ni’n ei datgelu, nid am unrhyw un arall.
Os oes gennym ni wybodaeth amdanoch chi, byddwn yn:
- rhoi disgrifiad o’r wybodaeth i chi
- dweud wrthych pam mae gennym yr wybodaeth
- darparu’r wybodaeth mewn fformat darllenadwy, yn amodol ar unrhyw eithriad a gynhwysir yn y ddeddfwriaeth
Dylai unrhyw gais am fynediad at ddata gan y testun gynnwys 2 beth yn ddelfrydol:
- Disgrifiad o ble mae’ch data personol yn cael ei gadw o bosibl. Dywedwch wrthym ble yn yr adran mae’ch data personol o bosibl yn cael ei gadw. Bydd hyn yn ein helpu ni i ddod o hyd i’ch cofnodion. Er enghraifft, dywedwch wrthym gyda pha ran o’r Weinyddiaeth Gyfiawnder neu garchar rydych chi wedi bod mewn cysylltiad, gan gynnwys cyfeirnodau a dyddiadau perthnasol. Byddwch mor benodol â phosibl.
- Manylion adnabod dilys. Mae mathau derbyniol o ID yn cynnwys: - llungopi o’ch pasbort neu’ch trwydded yrru - bil trydan (copi o’r bil gwreiddiol) - bil nwy (copi o’r bil gwreiddiol) - bil y dreth gyngor (copi o’r bil gwreiddiol) - unrhyw fil arall sydd yn eich enw llawn (copi o’r bil gwreiddiol)
Os ydych chi (neu’r person rydych yn gofyn am wybodaeth amdano) ar gyfnod prawf ac nad oes gennych chi unrhyw un o’r mathau o ID sydd wedi’u rhestru, gallwn dderbyn llun neu sgan o lythyr sydd wedi cael ei lofnodi gan swyddog prawf ar bapur pennawd y Gwasanaeth Prawf.
Rhaid i unrhyw fil rydych chi’n ei anfon fod yn fil o’r chwe mis diwethaf.
Mae gwneud Gofyniad Gweithgaredd Penodedig yn rhad ac am ddim yn y rhan fwyaf o amgylchiadau.
Sut i ofyn am wybodaeth bersonol
Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth ar eich cyfer eich hun, neu ar ran rhywun arall, ar-lein.
Defnyddiwch y gwasanaeth Cais am Wybodaeth Bersonol.
Peidiwch â defnyddio’r gwasanaeth hwn i ofyn am wybodaeth neu ddogfennau gan y Llysoedd neu’r Tribiwnlysoedd (GLlTEM)
I ofyn am wybodaeth bersonol a allai fod wedi ei chofnodi mewn achos llys neu dribiwnlys, rhaid i chi gysylltu â’r llys neu’r tribiwnlys perthnasol. Byddant yn gallu helpu i esbonio beth sydd angen i chi ei wneud. Os byddwch yn gwneud cais am yr wybodaeth hon gan ddefnyddio’r gwasanaeth Cais am Wybodaeth Bersonol, mae’n debygol y bydd yn cael ei wrthod.
Gallwch hefyd wneud cais drwy e-bost neu drwy’r post.
E-bost: data.access@justice.gov.uk
Drwy’r Post:
Tîm Datgelu
Post point 10.25
102 Petty France
London
SW1H 9AJ
Sut i ofyn am wybodaeth bersonol gan Wasanaeth Carchardai a Phrawf EM
Os ydych chi eisiau gwneud cais gwrthrych am wybodaeth (neu os ydych chi’n cynrychioli troseddwr, carcharor neu gyn garcharor ac eisiau gwneud cais gwrthrych am wybodaeth ar eu rhan gyda’u caniatâd ysgrifenedig penodol) am gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gan Wasanaeth Carchardai a Phrawf EM, gallwch wneud cais ar-lein.
Defnyddiwch y gwasanaeth Cais am Wybodaeth Bersonol
Gallwch hefyd wneud cais drwy e-bost neu drwy’r post.
E-bost: data.access1@justice.gov.uk
Drwy’r Post:
Branston Registry
Building 16, S & T Store
Burton Road
Branston
Burton-on-Trent
Staffordshire
DE14 3EG
Gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys y dull adnabod sydd ei angen arnom ac yn darparu digon o fanylion i’n helpu i olrhain y cofnodion. Dylai hyn gynnwys enw llawn, dyddiad geni, rhif carchar ac enw’r carchar mae’r carcharor yn byw ynddo ar hyn o bryd. Os ydych chi’n cynrychioli cyn garcharor, rhowch enw’r carchar diwethaf y cafodd ei ddal ynddo, ynghyd â’r dyddiadau perthnasol.
Ceisiadau staff y Weinyddiaeth Cyfiawnder am wybodaeth bersonol
Rhaid i staff y Weinyddiaeth Gyfiawnder gyfeirio at y fewnrwyd i gael manylion ynghylch sut i wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.
Hysbysiad preifatrwydd i gyflogeion, gweithwyr a chontractwyr(PDF, 185 KB, 11 tudalen)
Diffiniadau o’ch hawliau eraill
Yr hawl i gywiro
Os yw rhywfaint o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir neu wedi newid, mae gennych chi hawl i’r wybodaeth gael ei chywiro neu ei diweddaru.
Yr hawl i ddileu
Mewn rhai amgylchiadau, os nad oes angen y data personol sydd gennym amdanoch chi erbyn hyn, mae gennych chi hawl i’r wybodaeth gael ei dileu. Mae hyn hefyd yn cael ei alw’n ‘hawl i gael eich anghofio’.
Yr hawl i gyfyngu ar brosesu
Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych chi hawl i gyfyngu ar sut mae’ch data personol yn cael ei ddefnyddio. Gall hyn fod oherwydd cywirdeb y data, neu os yw’r data wedi cael ei brosesu’n anghyfreithlon, neu os nad oes ei angen ar y Weinyddiaeth Gyfiawnder mwyach ond yr hoffech i ni ei gadw.
Yr hawl i gludadwyedd data
Rhaid i ni anfon eich data personol mewn fformat strwythuredig, cyffredin y gellir ei ddarllen â pheiriant. Dim ond pan fyddwch chi wedi rhoi caniatâd i’r data gael ei brosesu y bydd yr hawl hon yn berthnasol.
Yr hawl i wrthwynebu
Mae gennych chi hawl i wrthwynebu i’ch data personol gael ei brosesu, yn benodol os yw’r data:
- yn cael ei ddefnyddio at ddibenion marchnata uniongyrchol
- yn dasg sy’n cael ei chyflawni er budd y cyhoedd
- yn cael ei ddefnyddio gan awdurdod swyddogol neu’n fuddiant dilys
Hawliau ynglŷn â phenderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio
Mae penderfyniad awtomataidd yn benderfyniad sy’n cael ei wneud amdanoch chi gan beiriant, heb i bobl fod yn rhan o’r broses. Mae proffilio yn golygu defnyddio data personol i grwpio nodweddion er mwyn ceisio rhagweld ymddygiad yn y dyfodol.
Er mwyn i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder wneud penderfyniad cwbl awtomataidd, rhaid i’r penderfyniad fod:
- yn angenrheidiol er mwyn ymrwymo i gontract rhyngoch chi a’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, neu gyflawni contract o’r fath
- wedi ei awdurdodi yn ôl y gyfraith
- wedi ei seilio ar eich caniatâd penodol chi
Sut i ddefnyddio eich hawliau eraill
I ddefnyddio unrhyw un o’ch hawliau mynediad at wybodaeth, heblaw am ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder, anfonwch eich cais:
E-bost: DataProtection@justice.gov.uk
Drwy’r Post:
Tîm Preifatrwydd Data
Y Weinyddiaeth Gyfiawnder
5th Floor, Post Point 5.18
102 Petty France
London
SW1H 9AJ
Cwestiynau neu gwynion
Cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder:
- os oes gennych chi gwestiynau am unrhyw beth yn ein siarter wybodaeth
- os ydych chi’n meddwl bod eich data personol wedi cael ei drin neu ei ddefnyddio’n amhriodol
E-bost: DataProtection@justice.gov.uk
Drwy’r Post:
Tîm Preifatrwydd Data
Y Weinyddiaeth Gyfiawnder
5th Floor, Post Point 5.18
102 Petty France
London
SW1H 9AJ