Consultation outcome

Consultation document (Welsh, accessible)

Updated 15 April 2024

Applies to England and Wales

Ynglŷn â’r ymgynghoriad hwn

I:

Sefydliadau plismona, erlynwyr y CPS, cynrychiolwyr cyfiawnder troseddol gan gynnwys barnwyr a chyfreithwyr amddiffyn, sefydliadau cymdeithas sifil sy’n cynrychioli dioddefwyr trais ac ymosodiadau rhywiol, dioddefwyr troseddau y gofynnwyd am ddeunydd trydydd parti amdanynt, sefydliadau trydydd parti y gellir gofyn iddynt gyflenwi deunydd am ddioddefwyr megis awdurdodau lleol, sefydliadau addysg ac iechyd, Cynghorwyr Trais Rhywiol Annibynnol (ISVAs) a Chynghorwyr Trais Domestig Annibynnol (IDVAs).

Rhanbarthau daearyddol:

Cymru a Lloegr

Hyd:

Yn cychwyn ar 16 Mehefin 2022 am 8 wythnos, yn cau ar 11 Awst 2022.

Ymholiadau (gan gynnwys ceisiadau am y papur mewn fformat amgen) i:

Ceisiadau'r heddlu am ymgynghoriad Deunydd Trydydd Parti
Y Gyfarwyddiaeth Data a Hunaniaeth
2 Marsham Street
Llundain
SW1P 4DF

Email: tpmconsultation@homeoffice.gov.uk

Sut i ymateb:Gellir

cyflwyno’r ymatebion ar-lein

Neu drwy’r post i’r cyfeiriad a restrir uchod

Papur ymateb:

Mae ymateb i’r ymarfer ymgynghori hwn i gael ei gyhoeddi erbyn yn: https://www.gov.uk/government/consultations/police-requests-for-third-party-material

Rhagair Gweinidogol

Mae’r Llywodraeth wedi ymrwymo i sicrhau bod dioddefwyr troseddau’n cael eu trin yn deg ac yn barchus, a bod ymchwiliadau’n cael eu datblygu’n gyflym i sicrhau bod troseddwyr yn cael eu dwyn o flaen eu gwell.

Mae ceisiadau’r heddlu am ddeunydd trydydd parti, a all gynnwys cofnodion addysg, meddygol neu awdurdod lleol weithiau’n angenrheidiol i gynnal ymchwiliad, ond nid ydynt bob amser yn cael eu trin yn briodol. Weithiau gwneir ceisiadau am ormod o wybodaeth neu wybodaeth ddiangen, a gall hyn wneud i’r dioddefwr deimlo mai ef/hi yw’r un sy’n destun ymchwiliad.Gall hyn fod yn arbennig o heriol i ddioddefwyr trais rhywiol ac ymosodiad rhywiol lle mae’r deunydd y gofynnir amdano yn aml yn sensitif iawn. Gall hyd ymchwiliadau hefyd fod yn drawmatig i ddioddefwyr, a gall ceisiadau am ddeunydd trydydd parti gyfrannu at eu harafu.

Pan yw rhywun yn riportio trosedd, dylent deimlo’n hyderus y gallant wneud hynny gan wybod na fydd eu preifatrwydd yn cael ei darfu arno’n ddiangen, ac na fydd ei achos yn wynebu oedi hir o ganlyniad i geisiadau o’r fath.

Trwy’r ymgynghoriad hwn rydym am gasglu mwy o fewnwelediad, tystiolaeth a data i gael dealltwriaeth drylwyr o’r materion dan sylw.Rydym hefyd yn defnyddio’r ymgynghoriad i werthuso dyletswyddau newydd posibl ar blismona, a fyddai’n cael eu cynllunio i sicrhau bod ceisiadau’r heddlu am ddeunydd trydydd parti yn cael eu gwneud yn briodol.

Rwyf yn croesawu barn ar y materion hyn ac yn edrych ymlaen at drafodaeth bellach gyda rhanddeiliaid.

Rachel Maclean AS

Is-ysgrifennydd Gwladol Seneddol (Gweinidog dros Ddiogelu)

Rhagymadrodd

Diben yr ymgynghoriad hwn yw casglu gwybodaeth am geisiadau gorfodi’r gyfraith am ddeunydd trydydd parti sy’n ymwneud â dioddefwyr troseddau, a phrofi opsiynau posibl ar gyfer gwella’r broses hon. Deunydd trydydd parti yw deunydd sy’n cael ei gadw gan berson, sefydliad, neu adran o’r llywodraeth heblaw’r ymchwilydd a’r erlynydd, naill ai yn y DU neu’r tu allan i’r DU. Nid yw trydydd partïon yn ymwneud yn uniongyrchol â’r achos dan sylw, ond gallent gadw gwybodaeth sy’n berthnasol iddo^{[footnote 1]}.Gallai hyn gynnwys cofnodion meddygol, addysgol neu wasanaethau cymdeithasol ond gall gwmpasu ystod eang o ddeunydd megis cofnodion cyflogaeth neu nodiadau o sesiynau cwnsela.

Weithiau mae angen i’r heddlu ofyn am ddeunydd gan drydydd parti am ddioddefwr lle bo hynny’n berthnasol i drywydd ymholi rhesymol. Lle mae’r heddlu’n gwneud cais o’r fath, rhaid iddynt gael sail gyfreithlon i wneud hynny a sicrhau cydymffurfiaeth â’r rhwymedigaethau deddfwriaethol ehangach (megis Deddf Hawliau Dynol 1998, Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU).Er bod y materion sy’n cael eu harchwilio yn yr ymgynghoriad hwn yn arbennig o berthnasol i ymchwiliadau i drais rhywiol a throseddau rhywiol (RASO), gall deunydd trydydd parti fod yn berthnasol mewn amrywiaeth o fathau o droseddau, felly gallai’r ymatebion i’r ymgynghoriad a chanlyniad yr ymgynghoriad gael effaith eang.

Fe wnaeth [Adolygiad o Dreisio o’r Dechrau i’r Diwedd y Llywodraeth amlygu nifer o faterion yn ymwneud â deunydd trydydd parti, y mae ein cynigion polisi yn ceisio mynd i’r afael â hwy. Un mater sylfaenol yw angenrheidrwydd a chymesuredd ceisiadau, sy’n golygu bod yr heddlu weithiau’n gofyn am ormod o wybodaeth am ddioddefwr neu y gallent ofyn am wybodaeth nad yw’n berthnasol. Gallai ceisiadau ddod yn uniongyrchol gan yr heddlu neu gallent ddod o Wasanaeth Erlyn y Goron (CPS). Fe wnaeth cyfranogwyr mewn ymchwil a gynhaliwyd fel rhan o’r Adolygiad o Dreisio adrodd am gynnydd mewn ceisiadau am ddeunydd trydydd parti yn y blynyddoedd diwethaf, gan wneud i broses sydd eisoes yn peri gofid deimlo hyd yn oed yn fwy ymwthiol.

Mae pryder y gallai gwybodaeth y gofynnwyd amdani am ddioddefwyr mewn achosion RASO gael ei defnyddio i geisio profi neu wrthbrofi hygrededd y dioddefwr gan ddefnyddio gwybodaeth nad yw’n berthnasol i’r ymchwiliad.Er enghraifft, cofnodion addysgol hanesyddol cyn yr amser pan ddigwyddodd y drosedd honedig. Gall hyn gael effaith negyddol ddifrifol ar y dioddefwr. Gallai ymmagwedd o’r fath amharu’n ddiangen ar eu preifatrwydd, gwneud iddynt deimlo mai nhw yw’r rhai sy’n destun ymchwiliad a gallai fod yn ffactor arwyddocaol sy’n achosi iddynt dynnu’n ôl o’r broses cyfiawnder troseddol.

Mae gwaith cwmpasu cychwynnol gyda heddluoedd, grwpiau dioddefwyr a thrydydd partïon wedi nodi ymagwedd anghyson o ran beth, a sut, y caiff dioddefwyr eu hysbysu amdano mewn perthynas â cheisiadau trydydd parti am ddeunydd. Mae’r sail gyfreithiol y dibynnir arni, yr union wybodaeth sydd ei hangen a sut y bydd y deunydd yn cael ei ddefnyddio yn feysydd pryder penodol.

Er bod y fframwaith cyfreithiol presennol yn ei gwneud yn ofynnol i’r heddlu weithredu mewn ffordd sy’n parchu preifatrwydd unigolion yn briodol, rydym o’r farn ei bod yn werth ystyried a allai mesurau deddfwriaethol ac anneddfwriaethol ychwanegol helpu i fynd i’r afael â’r ymagweddau anghyson sy’n cael eu mabwysiadu. Rydym yn ystyried nifer o gynigion i fynd i’r afael â’r materion hyn.Mae’r dyletswyddau yr ydym yn ceisio mewnbwn arnynt fel sy’n dilyn:

• Dyletswydd statudol ar blismona i geisio deunydd trydydd parti dim ond pan yw’n angenrheidiol ac yn gymesur.

• Dyletswydd statudol ar blismona i ddarparu gwybodaeth lawn a chlir i’r person y gofynnir am ddeunydd trydydd parti amdano a’r trydydd parti y gofynnir iddo ddarparu’r wybodaeth.

• Cod ymarfer i gyd-fynd â’r dyletswyddau hyn ac egluro’r defnydd ohonynt yn ymarferol.

Mater arall yw faint o amser y mae’n ei gymryd i drydydd parti ddychwelyd ceisiadau am ddeunydd, a’r effaith y gall hyn ei chael ar arafu achos. Fel rhan o’r ymgynghoriad hwn, mae gennym ddiddordeb mewn dysgu rhagor ynghylch a yw hyn yn ffactor arwyddocaol o ran ymestyn amserlenni ymchwilio, pam y gallai trydydd partïon ei chael yn anodd dychwelyd deunydd yn gyflym, a ph’un ai drwy sicrhau bod ceisiadau’n cael eu gwneud dim ond lle mae’n angenrheidiol a chymesur y bydd hyn yn cael effaith gadarnhaol ar amseroldeb. Mae ymchwiliadau hir yn drawmatig i ddioddefwyr, yn arbennig mewn perthynas â RASO. Os yw ceisiadau am ddeunydd trydydd parti’n achosi oedi sylweddol, mae hyn hefyd yn rhywbeth yr ydym am roi sylw iddo.

Rydym yn gwahodd ymatebion i’r ymgynghoriad hwn gan bawb sy’n ymwneud ag ymchwiliadau’r heddlu sy’n cynnwys ceisiadau am ddeunydd trydydd parti, yn arbennig mewn achosion RASO gan fod hwn wedi’i nodi fel mater penodol yn yr Adolygiad o Dreisio. Mae hyn yn cynnwys sefydliadau plismona, erlynwyr y CPS, cynrychiolwyr cyfiawnder troseddol gan gynnwys barnwyr a chyfreithwyr amddiffyn, sefydliadau cymdeithas sifil sy’n cynrychioli dioddefwyr trais ac ymosodiadau rhywiol, dioddefwyr troseddau y gofynnwyd am ddeunydd trydydd parti amdanynt, sefydliadau trydydd parti y gellir gofyn iddynt gyflenwi deunydd am ddioddefwyr megis awdurdodau lleol, sefydliadau addysg ac iechyd, Cynghorwyr Trais Rhywiol Annibynnol (ISVAs) a Chynghorwyr Trais Domestig Annibynnol (IDVAs).

Manylion cyswllt a sut i ymateb

Gellir cyflwyno’r ymatebion ar-lein: https://www.homeofficesurveys.homeoffice.gov.uk/s/UP22YY/

Ymholiadau (gan gynnwys ceisiadau am y papur mewn fformat arall) i:

E-bost:

tpmconsultation@homeoffice.gov.uk

Neu drwy’r post at:

Ceisiadau'r heddlu am Ddeunydd Trydydd Parti
Y Gyfarwyddiaeth Data a Hunaniaeth
2 Marsham Street
Llundain
SW1P 4DF

Cymorth a chefnogaeth

Diben yr ymgynghoriad hwn yw casglu gwybodaeth a thystiolaeth i gefnogi cynigion polisi’r Llywodraeth ynghylch ceisiadau’r heddlu am ddeunydd trydydd parti. Os ydych wedi cael eich effeithio gan unrhyw un o’r materion yn yr ymgynghoriad hwn a bod angen cymorth neu gefnogaeth arnoch, mae gwybodaeth am y gwasanaethau sydd ar gael ar gael yma: Sut i gael cymorth : VAWG (campaign.gov.uk).

Os ydych mewn perygl uniongyrchol neu eisiau riportio trosedd, ffoniwch 999 a gofynnwch am yr heddlu.

Cwynion neu sylwadau

Os oes gennych unrhyw gŵynion neu sylwadau am y broses ymgynghori dylech gysylltu â’r Swyddfa Gartref yn y cyfeiriad uchod.

Copïau ychwanegol

Gellir cael rhagor o gopïau papur o’r ymgynghoriad hwn o’r cyfeiriad uchod ac mae hefyd ar gael ar-lein yn [cyfeiriad gwe]

Gellir gwneud cais am fersiynau o’r cyhoeddiad hwn mewn fformatau amgen gan [e-bost/rhif ffôn yr is-adran noddi polisi].

Bydd crynodeb o’r ymatebion i’r ymgynghoriad hwn a manylion y camau y bydd y Llywodraeth yn eu cymryd, neu y mae wedi’u cymryd, yn cael ei gyhoeddi yn https://www.gov.uk/government/consultations/police-requests-for-third-party-material

Grwpiau cynrychiadol

Gofynnir i grwpiau cynrychioliadol roi crynodeb o’r bobl a’r sefydliadau y maent yn eu cynrychioli pan ydynt yn ymateb.

Cyfrinachedd

Gall gwybodaeth a ddarperir mewn ymateb i’r ymgynghoriad hwn, gan gynnwys gwybodaeth bersonol, gael ei chyhoeddi neu ei datgelu yn unol â’r trefniadau mynediad at wybodaeth (y rhain yn bennaf yw Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (FOIA), Deddf Diogelu Data 2018 (DPA), y Cyffredinol Rheoliad Diogelu Data (GDPR) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004).

Os ydych am i’r wybodaeth a ddarperir gennych gael ei thrin yn gyfrinachol, dylech fod yn ymwybodol, o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, fod Cod Ymarfer statudol y mae’n rhaid i awdurdodau cyhoeddus gydymffurfio ag ef ac sy’n ymdrin, ymhlith pethau eraill, â rhwymedigaethau cyfrinachedd. Oherwydd hyn, byddai’n ddefnyddiol pe gallech esbonio i ni pam yr ydych yn ystyried bod y wybodaeth a ddarparwyd gennych yn gyfrinachol. Os byddwn yn derbyn cais i ddatgelu’r wybodaeth byddwn yn ystyried eich esboniad yn llawn, ond ni allwn roi sicrwydd y gellir cadw cyfrinachedd dan bob amgylchiad. Ni fydd ymwadiad cyfrinachedd awtomatig a gynhyrchir gan eich system TG, ynddo’i hun, yn cael ei ystyried yn rhwymol ar y Swyddfa Gartref.

Bydd y Swyddfa Gartref yn prosesu’ch data personol yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data ac yn y mwyafrif o amgylchiadau, bydd hyn yn golygu na fydd eich data personol yn cael ei ddatgelu i drydydd partïon.

Hysbysiad Preifatrwydd

Mae’r Swyddfa Gartref yn ymgynghori â’r cyhoedd fel rhan o’i phroses llunio polisi agored. Rydym yn cyhoeddi ein hymgynghoriadau ar GOV.UK. Gallwch ymateb:

• ar-lein

• trwy e-bost

• trwy’r post

Mae’r ffordd yr ymdrinnir â’ch data yn amrywio yn dibynnu ar sut yr ydych yn cyflwyno eich ymateb, ond bydd yr holl wybodaeth a gyflwynir i ni yn cael ei thrin yn unol ag egwyddorion diogelu data.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi:

• sut rydym yn prosesu’ch data personol pan ydych yn ymateb i’n hymgynghoriadau

• yr hawliau sydd gennych o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (UKGDPR)

Ar gyfer gwybodaeth rydych yn ei chyflwyno ar-lein:

• y Swyddfa Gartref yw’r rheolydd data

• Smart Survey yw’r prosesydd data

Mae Smart Survey yn darparu ac yn gweithredu’r platfform ar gyfer ymatebion ar-lein, ac mae eu polisi preifatrwydd yn esbonio sut maent yn casglu, diogelu a phrosesu’ch data ar ran y Swyddfa Gartref.

Ar gyfer gwybodaeth a gyflwynwch trwy e-bost neu bost:

• y Swyddfa Gartref yw’r rheolydd data

• Smart Survey yw’r prosesydd data

Eich data

Pwrpas

Rydym yn casglu’ch data personol fel rhan o’r broses ymgynghori:

• ar gyfer data ystadegol, er enghraifft y mathau o unigolion a grwpiau sy’n cymryd rhan

• er mwyn gwybod eich bod yn berson go iawn

• am waith dilynol ynghylch eich ymateb i’r ymgynghoriad os oes angen

Y data rydym yn eu casglu

Rydym yn gofyn am y data personol dilynol fel rhan o’r ymgynghoriad hwn:

• eich enw

• teitl eich swydd

• y cwmni/sefydliad rydych yn gweithio iddo

• eich cyfeiriad post a’ch cod post

• unrhyw ddata personol rydych yn ei wirfoddoli fel tystiolaeth neu enghraifft yn eich ymateb i’r ymgynghoriad

Os ydych yn ymateb ar-lein byddwn hefyd yn casglu:

• eich cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP), a manylion pa fersiwn o’r porwr gwe a ddefnyddiwyd gennych

• gwybodaeth am sut y gwnaethoch ddefnyddio’r wefan, a ddarperir gan gwcis a thechnegau tagio tudalennau

Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’ch data personol yw cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd, sef ymgynghori â’r cyhoedd.

Pam mae ei angen arnom

Rydym yn casglu’ch manylion fel ein bod yn:

• gwybod eich bod yn berson go iawn

Rydym hefyd yn casglu data er mwyn:

• casglu gwybodaeth am y mathau o unigolion a grwpiau sy’n cymryd rhan

Os ydych yn ymateb ar-lein rydym yn defnyddio meddalwedd Google Analytics i gasglu gwybodaeth am sut rydych yn defnyddio’r wefan. Rydym yn gwneud hyn i helpu i sicrhau bod y wefan yn diwallu anghenion ei defnyddwyr ac i’n helpu i wneud gwelliannau.

Mae Google Analytics yn storio gwybodaeth am:

• y tudalennau rydych yn ymweld â nhw

• faint o amser rydych yn ei dreulio ar bob tudalen

• sut wnaethoch gyrraedd y safle

• beth rydych yn clicio arno tra’ch bod yn ymweld â’r wefan

Nid yw Google Analytics yn casglu nac yn storio’ch gwybodaeth bersonol (er enghraifft eich enw neu gyfeiriad) felly ni ellir defnyddio’r wybodaeth hon i nodi pwy ydych chi. Gweler polisi cwcis Gov.uk.

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch data

Ni fyddwn yn:

• rhannu’ch data personol gyda sefydliadau eraill

• gwerthu neu rentu’ch data i drydydd parti

• rhannu’ch data gyda thrydydd parti at ddibenion marchnata

Byddwn yn rhannu’ch data os bydd yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith, er enghraifft trwy orchymyn llys, neu i atal twyll neu drosedd arall.

Am faint o amser rydym yn cadw’ch data

Byddwn ond yn cadw’ch data personol cyhyd â:

• mae ei angen at ddibenion yr ymgynghoriad

• mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni ei wneud

Yn gyffredinol, mae hyn yn golygu mai dim ond am 7 mlynedd y byddwn yn cadw’ch data personol.

Diogelu preifatrwydd plant

Nid yw’r ymgynghoriad hwn wedi’i gynllunio ar gyfer, nac wedi’i dargedu at, blant 13 oed neu iau. Nid yw’n bolisi gennym i gasglu na chynnal data’ fwriadol am unrhyw un 13 oed neu iau.

Eich hawliau

Eich data personol chi yw’r data rydym yn eu casglu, ac mae gennych lais sylweddol dros yr hyn sy’n digwydd iddynt. Mae gennych hawl i ofyn am:

• gwybodaeth am sut y caiff eich data personol eu prosesu

• copi o’r data personol a gyflwynwyd gennych mewn fformat hygyrch

• bod unrhyw beth anghywir yn eich data personol yn cael ei gywiro ar unwaith

• bod unrhyw ddata personol anghyflawn yn cael eu cwblhau, gan gynnwys drwy ddatganiad atodol

• bod eich data personol yn cael eu dileu os nad oes cyfiawnhad dros eu prosesu mwyach

• mewn rhai amgylchiadau (er enghraifft, pan yw cywirdeb yn cael ei herio) bod prosesu’ch data personol yn cael ei gyfyngu

Gallwch hefyd:

• gwrthwynebu prosesu’ch data personol lle caiff eu prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol

• cyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth annibynnol (ICO) os credwch nad ydym yn trin eich data yn deg neu’n unol â’r gyfraith

Newidiadau i’r hysbysiad hwn

Gallwn addasu neu ddiwygio’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ôl ein disgresiwn ar unrhyw adeg. Pan ydym yn gwneud newidiadau i’r hysbysiad hwn, bydd y dyddiad addasu olaf ar frig y dudalen hon yn cael ei ddiweddaru. Bydd unrhyw addasiad neu ddiwygiad i’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cael ei gymhwyso i chi a’ch data o’r dyddiad adolygu hwnnw. Os bydd y newidiadau hyn yn effeithio ar y ffordd y caiff eich data personol eu prosesu, bydd y Swyddfa Gartref yn cymryd camau rhesymol i sicrhau eich bod yn gwybod.

Sut i gysylltu â ni

Swyddfa Gartref

Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data (DPO) ag unrhyw bryderon ynghylch sut rydym ni neu ein gwasanaethau’n trin eich gwybodaeth bersonol:

Swyddog Diogelu Data'r Swyddfa Gartref
Swyddfa Gartref
2 Marsham Street
Llundain
SW1P 4DF

E-bost: DPO@homeoffice.gov.uk

Os hoffech wneud cais gwrthrych data, cysylltwch â: tpmconsultation@homeoffice.gov.uk

Cyngor annibynnol ar ddiogelu data a phreifatrwydd

Cysylltwch â’r Comisiynydd Gwybodaeth am gyngor annibynnol ar faterion diogelu data, preifatrwydd a rhannu data:

• ar-lein drwy eu gwefan
• dros y ffôn ar 0303 123 1113
• drwy ffôn testun ar 01625 545860
• drwy e-bost yn casework@ico.org.uk
• drwy’r ffurflen gyswllt hon
• drwy’r post yn:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF

Os byddwch yn gwneud cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth nid yw’n rhagfarnu’ch hawl i geisio iawn drwy’r llysoedd.

Egwyddorion yr ymgynghoriad

Mae’r egwyddorion y dylai adrannau’r llywodraeth a chyrff cyhoeddus eraill eu mabwysiadu ar gyfer ymgysylltu â rhanddeiliaid wrth ddatblygu polisi a deddfwriaeth wedi’u nodi yn egwyddorion yr ymgynghoriad.

https://www.gov.uk/government/publications/consultation-principles-guidance

1. Attorney_General_s_Guidelines_2020_FINAL_Effective_31Dec2020.pdf (publishing.service.gov.uk) ↩