Hysbysiad Preifatrwydd – Ymgeisio am swydd a data sgrinio cyn cyflogi
Cyhoeddwyd 25 Mehefin 2026
© Hawlfraint y Goron 2026
Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3 neu ysgrifennwch at y Tîm Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: psi@nationalarchives.gov.uk.
Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniatâd gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.
Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/privacy-notice-job-application-and-pre-employment-screening-data/hysbysiad-preifatrwydd-ymgeisio-am-swydd-a-data-sgrinio-cyn-cyflogi
Yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) fydd ‘Rheolydd’ y data personol a ddarperir i ni.
Pwrpas a sail gyfreithiol dros brosesu
Mae angen i ni gasglu’r wybodaeth hon at ddiben recriwtio unigolion i’r ASB, ar gontractau parhaol neu dros dro.
Rydym ni’n gwneud hyn er mwyn cynnal y tasgau rhagarweiniol angenrheidiol ar gyfer contract cyflogaeth posibl. Rhaid i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaeth gyfreithiol o dan Reolau Cenedligrwydd y Gwasanaeth Sifil, gofynion sgrinio cyn cyflogi (yn arbennig o ran lefel y rôl) a gwiriadau twyll.
Pan fyddwn ni’n prosesu eich data categori arbennig fel data sy’n ymwneud â’ch data iechyd a data a gesglir at ddibenion cyfle cyfartal, rydym ni’n gwneud hynny i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac i’ch galluogi i arfer eich hawliau mewn perthynas â chyfraith cyflogaeth, i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac am resymau o fudd sylweddol i’r cyhoedd ac yn unol â’n Polisïau Diogelu Data ac Adnoddau Dynol.
Beth sydd ei angen arnom ni a sut rydym ni’n ei ddefnyddio
Rydym yn casglu’r wybodaeth hon yn uniongyrchol gennych fel rhan o’ch cais. Ni fyddwn yn casglu unrhyw ddata personol gennych nad oes ei angen arnom.
Mae data personol yn ddienw yn ein camau diffodd, felly nid yw’r panel aseswyr recriwtio yn gweld unrhyw wybodaeth bersonol ar hyn o bryd.
Mae rhoi’r wybodaeth hon i ni yn fesur rhagarweiniol angenrheidiol cyn ffurfio cytundeb â’r ASB. Gallai methu â darparu’r wybodaeth olygu na fyddwch chi’n cael eich ystyried i’ch cyflogi gan yr ASB.
Rhoddir adborth i ymgeiswyr sy’n cyrraedd cam olaf ein proses ddethol, sydd fel arfer yn gyfweliad. Caiff yr adborth ei gofnodi’n uniongyrchol ar ein System Olrhain Ymgeiswyr.
Ar gyfer ymgeiswyr sy’n derbyn cynnig o gyflogaeth, rydym ni’n ceisio data personol pellach er mwyn gallu sgrinio cyn cyflogi. Mae hyn yn cynnwys datganiad iechyd, datganiad cofnod troseddol, holiadur pensiwn a gwybodaeth cyfle cyfartal.
Rydym ni hefyd yn monitro demograffeg ac yn adrodd am ddata amrywiaeth a chynhwysiant ein hymgeiswyr, a hynny ym mhob cam o’n proses ddethol. Rydym ni’n mynd ati i fonitro ac adrodd ar yr wybodaeth hon yn ddienw.
Sut a ble rydym yn storio eich data, a chyda phwy y gallwn ei rannu
Os bydd ymgeisydd yn llwyddo i basio sifft cychwynnol, byddant yn cael gwahoddiad wedi hynny i gymryd rhan mewn asesiad pellach/cyfweliad. Yna bydd y manylion llawn a gofnodir ar y cam ymgeisio ar gael i’r panel recriwtio a Thîm Recriwtio ein Hadnoddau Dynol.
Yn unol â’r ASB yn gwneud cynnig o gyflogaeth a sgrinio cyn cyflogi, bydd gwybodaeth ymgeiswyr sy’n derbyn cynnig yn cael ei phasio i Gyllid a Thollau EM (HMRC) (ar gyfer Yswiriant Gwladol a gwiriad cyfeirio), Disclosure Scotland neu Wasanaeth Datgelu a Gwahardd (ar gyfer gwiriad datgelu), Swyddfa’r Cabinet (sgrinio twyll) ac o bosibl, ein darparwr Iechyd Galwedigaethol (ar gyfer sgrinio iechyd cyn cyflogi).
Dim ond cyhyd ag y bo’n angenrheidiol i gyflawni’r swyddogaethau hyn y byddwn ni’n cadw gwybodaeth bersonol, a hynny’n unol â’n polisi cadw. Mae hyn yn golygu y cedwir yr wybodaeth hon mewn perthynas ag ymgyrchoedd recriwtio fel a ganlyn:
- byddwn ni’n cadw manylion ffurflenni cais ymgeiswyr aflwyddiannus am 2 flynedd ar ôl i’r ymgyrch ddod i ben ac ar ôl ei harchifo
- byddwn ni’n cadw manylion ffurflenni cais ymgeiswyr sy’n cael eu rhoi ar restr wrth gefn am hyd at 12 mis mewn statws wrth gefn, ac yna am flwyddyn ychwanegol (fel ymgeiswyr aflwyddiannus) ar ôl i’r ymgyrch ddod i ben ac ar ôl ei harchifo
- bydd manylion ffurflenni cais a data sgrinio cyn cyflogi ymgeiswyr llwyddiannus, sydd yna’n cychwyn ar eu cyflogaeth â’r ASB, yn cael ei throsglwyddo i’n system ffeiliau personol a’i chadw am 6 mlynedd ar ôl i’r cyfnod cyflogi ddod i ben
I gael gwybodaeth fwy cyffredinol, ewch i’r adran Sut a ble rydym ni’n storio’ch data a gyda phwy y gallwn ei rannu yn ein Siarter Gwybodaeth Bersonol.
Trosglwyddiadau Rhyngwladol
I gael rhagor o wybodaeth am drosglwyddiadau rhyngwladol, ewch i’r adran Trosglwyddiadau Rhyngwladol yn ein Siarter Gwybodaeth Bersonol.
Dinasyddion yr UE
I gael rhagor o wybodaeth am Hysbysiad Preifatrwydd Dinasyddion yr UE, ewch i adran dinasyddion yr UE ein Siarter Gwybodaeth Bersonol.
Eich hawliau
I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, ewch i adran Eich hawliau ein Siarter Gwybodaeth Bersonol.
Cysylltu â ni
Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, eich gwybodaeth bersonol neu unrhyw gwestiynau am ein defnydd o’r wybodaeth, anfonwch e-bost at ein Swyddog Diogelu Data yn yr ASB, sef Arweinydd y Tîm Rheoli Gwybodaeth a Diogelwch gan ddefnyddio’r cyfeiriad isod.