Canllawiau

[WEDI CAU] Cam Un Cynllun Gwarant Swyddi: Canllaw i Bartneriaid Cyflenwi

Diweddarwyd 16 Medi 2026

Yn berthnasol i Loegr, yr Alban a Chymru

Mae’r wybodaeth ar y dudalen hon yn benodol i Gam Un.

1. Cyflwyniad

Mae Cam Un y cynllun Gwarant Swyddi yn cynnig swydd â thâl gyda chymhorthdal llawn i bobl ifanc 18–21 oed cymwys sydd wedi bod ar Gredyd Cynhwysol ac yn chwilio am waith am 18 mis. Drwy’r Cynllun, bydd yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) yn ariannu 100% o’r costau cyflogaeth cymwys am 25 awr yr wythnos ar y isafswm cyflog perthnasol, am uchafswm o 6 mis, ochr yn ochr â chymorth i helpu Cyfranogwyr i lwyddo ar y Cynllun a symud ymlaen i gyflogaeth gynaliadwy.

Bydd Gwarant Swyddi yn dechrau mewn 6 ardal Cam Un o fis Ebrill 2026, gan gynnig swyddi a chymorth i dros 1,000 o bobl ifanc ar draws Birmingham a Solihull, Dwyrain Canolbarth Lloegr, Manceinion Fwyaf, Swydd Hertford ac Essex, Canolbarth a Dwyrain yr Alban, De-orllewin a De-ddwyrain Cymru.

Mae’r canllawiau hyn wedi’u bwriadu ar gyfer Partneriaid Cyflenwi Cam Un sy’n cyflenwi yn un o’r 6 ardal. Bydd Partneriaid Cyflenwi yn gyfrifol am ddarparu cymorth i gyfranogwyr a atgyfeiriwyd gan DWP, gweithio gyda chyflogwyr i ddod o hyd i Gyflogaeth a Ariennir, paru pobl ifanc â Chyflogaeth a Ariennir a gweinyddu’r Cynllun.

Mae’r canllawiau hyn yn nodi manylion ar sut y bydd y Cynllun yn cael ei gyflawni, sut y bydd DWP yn gweithio gyda Phartneriaid Cyflenwi a disgwyliadau Partneriaid Cyflenwi. Mae’r manylion a ddarperir yn y canllawiau hyn yn ymwneud â Cham Un y Gwarant Swyddi yn unig. Mae’r canllawiau yn cwmpasu:

1. Cyflenwi’r Cynllun. Mae’r adran hon yn ymdrin â thaith y Cyfranogwr ar y Cynllun, gofynion cysylltiedig y Partneriaid Cyflenwi, y darpariaethau cymorth, y gofynion sy’n gysylltiedig â’r gyflogaeth a ariennir, ac achosion ac ystyriaethau arbennig.

2. Cyllid grant. Mae’r adran hon yn rhoi manylion am wariant cymwys a’r broses ar gyfer hawlio a dangos tystiolaeth o gostau cymwys, gan gynnwys gweithdrefnau dilysu a dangos tystiolaeth.

3. Rheoli grantiau. Mae’r adran hon yn darparu manylion am sut y bydd perfformiad y grant yn cael ei reoli, gan gynnwys manylion am y dychweliadau misol a’r adolygiadau chwarterol.

Dylid darllen y canllaw hwn ochr yn ochr â’r Grant Funding Agreement (GFA) ac unrhyw ddogfennau neu ddeunyddiau eraill a ddarperir gan DWP i gefnogi partneriaid cyflenwi. Nid oes dim yn y ddogfen hon yn cael blaenoriaeth dros yr hyn sydd wedi’i gynnwys yn y GFAs a lofnodwyd gan DWP a’r Partneriaid Cyflenwi.

2. Gwybodaeth Gyswllt

Bydd yr union gyfeiriad e-bost y dylech ei ddefnyddio yn cael ei rannu gyda’ch GFA. Bydd gan bob Partner Cyflenwi fynediad at y manylion cyswllt canlynol:

Mewnflwch	Disgrifiad
Mewnflwch a Rennir y Cydlynydd Ardal	Bydd y cyfeiriad e-bost hwn yn cael ei ddefnyddio i gysylltu â’ch Cydlynydd Ardal y Ganolfan Byd Gwaith.
Mewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau	Bydd y cyfeiriad e-bost hwn yn cael ei ddefnyddio i gysylltu â’r tîm taliadau, i ddarparu tystiolaeth o wariant a hwyluso’r broses o dalu cyflogau a chostau ymsefydlu’r cyflogwr.
Mewnflwch a Rennir y Rheolwr Partneriaeth	Bydd y mewnflwch hwn yn cael ei ddefnyddio i gysylltu â’ch Rheolwr Partneriaeth, a fydd eich prif bwynt cyswllt yn DWP.
Mewnflwch a Rennir Gwarant Swyddi DWP	Gellir ei ddefnyddio lle mae dulliau eraill o gyfathrebu wedi methu.

3. Tabl Termau

Term	Diffiniad
Costau Gweinyddol	Y gost a wynebir gan y Partner Cyflenwi i weinyddu’r Cynllun.
Partner Cyflenwi	Y sefydliad arweiniol sy’n derbyn y grant o dan y cynllun. Cyfeirir ato fel y Derbynnydd Grant yn y GFA.
Cynllun Cyflenwi	Y ddogfen a gynhyrchwyd gan y Partner Cyflenwi fel rhan o’u cais, fel y’i hatodir yn Atodlen 2 rhan A o’r GFA.
Cronfa Gymorth Hyblyg DWP (FSF)	Mae dyfarniadau FSF yn daliadau yn ôl disgresiwn, a wneir gan DWP, gyda’r nod o wella rhagolygon swyddi hawlydd ac maent yn amodol ar gymhwysedd.
Anogwr Gwaith DWP	Staff DWP sydd wedi’u lleoli mewn Canolfan Byd Gwaith sy’n darparu cymorth cyflogaeth i hawlwyr budd-daliadau DWP.
Costau Ymuno Cyflogwyr	Costau ar gyfer costau cyflogwyr sy’n gysylltiedig â chyflogi’r person ifanc, er enghraifft Cyfarpar Diogelu Personol (PPE) neu wisg gwaith.
Costau Cyflog Cyflogwr	A yw’r costau’n cael eu cymorthdalu gan y DWP i dalu cyflogau Cyfranogwyr, a chyfraniadau Yswiriant Gwladol y cyflogwr cysylltiedig a’r isafswm Cyfraniadau Pensiwn, hyd at 25 awr yr wythnos ar yr isafswm cyflog perthnasol.
Gweithiwr a Ariennir	Person ifanc cymwys sydd mewn swydd o dan y Cynllun.
Cyflogaeth a Ariennir	Swydd sy’n bodloni’r gofynion yn y GFA ac sy’n cael ei hariannu gan y Cynllun.
Cytundeb Cyllid Grant (GFA)	Y cytundeb cyfreithiol rhwng DWP a’r Partner Cyflenwi.
Cyfarfod Cyntaf	Y cyfarfod cyntaf rhwng Cyfranogwr a’r Partner Cyflenwi.
Cyfundrefn Chwilio Dwys am Waith (IWSR)	Y rhai sy’n hawlio Credyd Cynhwysol ac y mae DWP yn ei gwneud yn ofynnol iddynt gymryd camau sylweddol i ddod o hyd i waith neu gynyddu oriau gwaith. Yn berthnasol i’r rhai sy’n ddi-waith neu’n gweithio islaw’r Trothwy Enillion Gweinyddol (fel y’i diffinnir yn y GFA), yn cynnwys rhai sydd â gofynion cyfyngedig
Cydlynydd Ardal y Ganolfan Byd Gwaith	Y pwynt cyswllt sengl ar gyfer pob Partner Cyflenwi ar gyfer eu Hardal Canolfan Byd Gwaith.
Cadw Rhyngweithiadau Cwsmeriaid yn Ddiogel (KCIS)	Y Gwasanaeth Digidol a ddefnyddir gan DWP i roi gwybod am bob rhyngweithiad anniogel sy’n ymwneud â chwsmeriaid.
Gwaith Ystyrlon	Er mwyn i waith fod yn ystyrlon, rhaid i’r swydd fod yn cyfateb i swydd nad yw’n cael ei hariannu gan y Gwarant Swyddi ac ni ddylai gynnwys hyfforddiant sylweddol yn yr ystafell ddosbarth neu ar-lein (heb fod yn fwy na’r hyn sy’n cyfateb i 20% o’r oriau a gontractiwyd) y tu hwnt i’r hyn a ddarperir i weithwyr rheolaidd.
Trefniadau Amlasiantaethol ar gyfer Amddiffyn y Cyhoedd (MAPPA)	Fframwaith statudol yn y DU a ddefnyddir gan wasanaethau’r heddlu, prawf a charchardai i asesu a rheoli’r risgiau sy’n gysylltiedig â throseddwyr treisgar a rhywiol.
Cyfranogwr	Person ifanc sy’n cymryd rhan yn y Cynllun yn dilyn atgyfeiriad.
ID Cyfranogwr	Y rhif cyfeirnod unigryw a ddarperir ar gyfer pob Cyfranogwr, gan DWP. Dylid defnyddio’r rhif hwn ym mhob cyfathrebiad am y cwsmer.
Rheolwr Partneriaeth	Eich prif gyswllt yn DWP.
Tîm Taliadau	Y tîm yn DWP a fydd yn rheoli’r holl daliadau sy’n gysylltiedig â’r Gwarant Swyddi.
Cyfranogwr Posibl	Person ifanc sy’n cael ei ystyried ar gyfer y Cynllun neu sydd wedi’i atgyfeirio ond nad yw wedi mynychu eu cyfarfod cyntaf eto.
Job Start Payment Llywodraeth yr Alban	Taliad a ddarperir yn yr Alban i helpu pobl ifanc gyda’r costau sy’n gysylltiedig â’r trawsnewidiad i gyflogaeth, ar ôl cyfnod allan o waith â thâl.
Y Cynllun Ailddechrau	Hyd at 12 mis o gymorth dwys i helpu unigolion sy’n hawlio Credyd Cynhwysol i mewn i waith parhaus.
Y Gwarant Ieuenctid	Mae Llywodraethau’r DU yn cynnig cefnogaeth i bobl ifanc rhwng 16 a 24 oed i ennill cyflog neu ddysgu.
Y Cynllun	Cam un o’r Gwarant Swyddi.
Atgyfeiriad	Trosglwyddo person ifanc cymwys i Bartner Cyflenwi o dan y cynllun.
Costau Cymorth	Costau sy’n gysylltiedig â darparu cymorth i Gyfranogwyr.

4. Cyflenwi’r Cynllun

4.1. Atgyfeiriad

Mae’r bennod hon yn esbonio’r broses ar gyfer atgyfeirio pobl ifanc o’r DWP i’r Partner Cyflenwi o dan y Cynllun Gwarant Swyddi. Camau allweddol y broses yw:

• adnabod pobl ifanc gymwys ac addas gan Anogwr Gwaith y DWP
• trefnu cyfarfod cyntaf rhwng y person ifanc a’r Partner Cyflenwi
• presenoldeb yn y cyfarfod cyntaf gan y Cyfranogwr
• hysbysiad o bresenoldeb gan y Partner Cyflenwi
• y broses ar gyfer aildrefnu’r cyfarfod cyntaf neu os yw’r person ifanc yn methu â mynychu

Cymhwysedd

Er mwyn bod yn gymwys i gael ei atgyfeirio at Gwarant Swyddi, bydd yr Anogwr Gwaith DWP yn penderfynu bod yr hawlydd ar adeg yr atgyfeiriad:

• wedi bod yn yr IWSR ar Gredyd Cynhwysol am 18 mis yn ddi-dor
• rhwng 18 a 21 oed (asesir oedran ar adeg yr atgyfeiriad a gall Cyfranogwyr troi’n 22 oed tra ar y Cynllun)
• wedi cael llai na’r hyn sy’n cyfateb i 50 awr o enillion dros y 18 mis diwethaf, ac nid yw’n cael ei gyflogi ar hyn o bryd
• heb fod yn hunangyflogedig â thâl
• yn byw yn un o’r ardaloedd Cam Un
• â’r hawl i weithio yn y DU. Nid yw hyn yn negyddu’r gofyniad i gyflogwyr gwblhau pob gwiriad hawl i weithio arferol wrth gyflogi person ifanc o dan y Cynllun

Cyn i’r Anogwr Gwaith DWP gyfeirio’r person ifanc at y Partner Cyflenwi, byddant yn cadarnhau eu bod yn gymwys.

Efallai y bydd achosion lle mae unigolion rhwng 22 a 24 oed yn cael eu cyfeirio o dan y Cynllun lle mae capasiti sbâr. Yn yr achosion hyn, bydd disgwyl i’r unigolion hyn fodloni’r holl feini prawf cymhwysedd arall.

Er y bydd DWP yn gwirio a yw Cyfranogwr Posibl mewn gwaith neu ar fin dechrau gweithio fel rhan o’r gwiriad cymhwysedd, efallai y bydd rhai Cyfranogwyr Posibl yn symud i gyflogaeth neu hunangyflogaeth, neu’n derbyn cynnig swydd rhwng yr atgyfeiriad a dechrau’r Cynllun Gwarant Swyddi. Os ydych chi’n credu bod y Cyfranogwr Posibl mewn unrhyw fath o gyflogaeth, neu os oes ganddo gynnig swydd ffurfiol, rhaid i chi gwblhau’r ‘Ffurflen COC’s/Methu â chymryd rhan – Cynllun Gwarant Swyddi’ ac anfonwch hwn i’ch Mewnflwch a Rennir Cydlynydd Ardal gyda’r pwnc Cymhwysedd yr atgyfeiriad – ID Unigryw’r Cyfranogwr’. Ni ddylid ystyried cyfweliad swydd neu gais am swydd a gyflwynwyd fel cynnig swydd ffurfiol.

Addasrwydd

Unwaith y bydd Anogwr Gwaith DWP wedi cadarnhau bod y person ifanc yn gymwys, bydd addasrwydd ar gyfer y Cynllun yn cael ei asesu.

Os nad yw person ifanc yn cael ei ystyried yn addas, ni chaiff ei gyfeirio at y Cynllun ar hyn o bryd. Yn y rhan fwyaf o achosion, pan ystyrir nad yw’r person ifanc yn addas i’w atgyfeirio i’r Cynllun, byddent yn cael eu hystyried am atgyfeiriad eto yn ddiweddarach unwaith nad yw’r rheswm na chawsant eu cyfeirio bellach yn berthnasol. Mae rhesymau pam na allai person ifanc gael ei ystyried yn addas ar gyfer y Cynllun yn cynnwys:

• maent wedi derbyn cynnig cyflogaeth ac maent i fod i ddechrau swydd cyn bo hir
• mae ganddyn nhw hawddfraint dros dro ar waith gyda’r DWP, sy’n golygu nad oes disgwyl iddyn nhw ymgymryd â gweithgareddau chwilio am waith ar hyn o bryd, er enghraifft yn syth ar ôl marwolaeth anwylyd
• maent yn aros am ganlyniad Asesiad Hunangyflogaeth â Thâl
• maen nhw’n aros am Asesiad Gallu i Weithio neu ganlyniadau yn dilyn un
• maent ar raglen cymorth cyflogaeth arall ar hyn o bryd, er enghraifft Ailddechrau

Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr.

Unwaith y bydd Anogwr Gwaith DWP wedi cadarnhau bod y person ifanc yn gymwys ac yn addas ar gyfer y Cynllun Gwarant Swyddi, gallant symud ymlaen i atgyfeirio’r person ifanc at y Partner Cyflenwi ar gyfer eu hardal.

Bydd disgwyl i Bartneriaid Cyflenwi dderbyn pob atgyfeiriad gan DWP ac ni allant ychwanegu eu meini prawf cymhwysedd eu hunain. Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch addasrwydd Cyfranogwr Posibl, rhaid i chi lenwi’r ‘Ffurflen COC’s/ Methu â chymryd rhan ‘ – Gwarant Swyddi a’i hanfon at eich mewnflwch a rennir cyswllt sengl eich ardal i godi’r mater. Dylai pwnc yr e-bost fod yn ‘Addasrwydd atgyfeirio – ID Cyfranogwr’.

Trefnu’r Cyfarfod Cyntaf

Ar ôl i’r Anogwr Gwaith asesu bod y person ifanc yn gymwys ac yn addas ar gyfer y Cynllun, bydd Anogwr Gwaith DWP yn cytuno y bydd y person ifanc yn cael ei gyfeirio at y Cynllun a threfnu’r cyfarfod cyntaf rhwng y Partner Cyflenwi a’r Cyfranogwr Posibl.

Bydd Anogwr Gwaith DWP yn ffonio’ch pwynt atgyfeirio y cytunwyd arno i drefnu’r cyfarfod cyntaf. Rhaid i Bartneriaid Cyflenwi fod â phrosesau ar waith i gefnogi’r trefniadau hyn a bod ar gael rhwng 9am a 5pm o ddydd Llun i ddydd Gwener i dderbyn y galwadau hyn. Gellir trafod trefniadau amgen i hwyluso’r broses hon gyda’ch Rheolwr Partneriaeth.

Yn yr alwad:

• bydd Anogwr Gwaith y DWP yn rhoi gwybod i chi eu bod yn ffonio i drefnu’r Cyfarfod Cyntaf gyda chi, ar ran y Cyfranogwr a darparu eu henw
• bydd Anogwr Gwaith y DWP yn eich hysbysu am unrhyw ofynion hygyrchedd ar gyfer
  Apwyntiad cyntaf y Cyfranogwr Posibl gyda chi
• rhaid cytuno ar ddyddiad, amser, dull a lleoliad (lle bo’n briodol) ar gyfer y Cyfarfod Cychwynnol rhwng chi a’r Cyfranogwr Posibl. Yna bydd Anogwr Gwaith DWP yn cofnodi’r wybodaeth hon ar system DWP berthnasol ac yn darparu cadarnhad i’r person ifanc
• byddwch yn darparu gwybodaeth ymarferol, megis a fydd y cyfarfod yn wyneb yn wyneb, manylion lleoliad y cyfarfod neu’r cyfleuster ar-lein, ac unrhyw ddogfennau y dylai’r Cyfranogwr Posibl ddod â nhw i’r cyfarfod cyntaf.
• ni ddarperir unrhyw wybodaeth arall. Darperir rhagor o fanylion am y Cyfranogwr Posibl ar y ffurflen atgyfeirio

Y Ffurflen Atgyfeirio

Unwaith y bydd atgyfeiriad ffôn cyntaf wedi’i wneud i gytuno ar y cyfarfod cyntaf, bydd Anogwr Gwaith DWP yn anfon Ffurflen Atgyfeirio Cynllun Gwarant Swyddi atoch drwy’ch mewnflwch y cytunwyd arno. Bydd y ffurflen atgyfeirio yn cynnwys rhagor o fanylion am y cyfranogwr, gan gynnwys:

• dyddiad geni
• ID Hawliwr Credyd Cynhwysol (UC) (i’w ddefnyddio fel rhif cyfeirnod i gysylltu â’r DWP)
• manylion cyswllt (cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost)
• manylion gofynion chwilio am waith UC (os yw’n llai na 25 awr yr wythnos)
• manylion gofynion teithio chwilio am waith UC (os yw’n llai na 90 munud)
• unrhyw hawddfraint y cytunwyd arno ar batrymau gweithio
• gofynion hygyrchedd ar gyfer eich cyfarfod cyntaf gyda’r cyfranogwr

Os yw’r cyfranogwr wedi darparu ei gytundeb i Anogwr Gwaith DWP, bydd y ffurflen hefyd yn cynnwys:

• hanes gwaith
• cymwysterau
• rhwystrau i weithio (ac eithrio cyfyngiadau MAPPA)
• sgiliau
• sectorau cyflogaeth o ddiddordeb
• CV wedi’i atodi, os oes gan Anogwr Gwaith DWP gopi

Ar ôl derbyn y Ffurflen Atgyfeirio, eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod addasiadau rhesymol ar waith i ganiatáu i Gyfranogwyr ag anghenion cymhleth fynychu eu cyfarfod cyntaf (er enghraifft cyfieithwyr), fel bod gan bob person ifanc a atgyfeiriwyd fynediad llawn i’r Cynllun Gwarant Swyddi.

Unwaith y bydd y Partner Cyflenwi wedi derbyn y Ffurflen Atgyfeirio, rhaid anfon ymateb drwy e-bost i gadarnhau bod y ffurflen wedi’i derbyn i fewnflwch a rennir eich Cydlynydd Ardal, gyda’r llinell bwnc ‘Ffurflen Atgyfeirio wedi’i dderbyn – [ID Cyfranogwr]’.

Y Cyfarfod Cyntaf

Y Cyfarfod Cyntaf yw’r cyfarfod rhwng chi a’r Cyfranogwr Posibl. Dylai gael ei gynnal ar yr amser, y dyddiad a’r lleoliad (lle bo’n berthnasol) y cytunwyd arnynt yn ystod yr alwad ffôn atgyfeirio gyntaf gyda’r Anogwr Gwaith. Lle bo’n bosibl, dylid cynnal Cyfarfodydd Cyntaf wyneb yn wyneb; lle nad yw hynny’n bosibl neu’n briodol, gellir eu cynnal ar-lein neu dros y ffôn.

Bydd y Cyfarfod Cyntaf yn cyfrif fel diwrnod cyntaf y Cyfranogwr ar y Cynllun. Unwaith y bydd y Cyfranogwr wedi mynychu’r Cyfarfod Cyntaf ar yr amser cywir, dylid cyfathrebu cadarnhad o hyn drwy fewnflwch a rennir eich Cydlynydd Ardal, gan ddefnyddio’r broses a nodir o dan ‘Cadarnhau Atgyfeiriad’.

Gofynion

Ar ddechrau’r Cyfarfod Cychwynnol, rhaid i chi wirio hunaniaeth eich Cyfranogwr Posibl i sicrhau eich bod yn fodlon mai’r person rydych chi’n ymgysylltu ag ef yw’r person cywir. I wneud hyn, efallai y byddwch chi’n penderfynu gofyn iddyn nhw ddatgan, neu ddarparu’n gorfforol, gyfuniad o’u gwybodaeth bersonol, yr ydych chi’n teimlo sy’n darparu sicrwydd diogelwch priodol i gadarnhau hunaniaeth, megis:

• enw llawn
• cyfeiriad
• dyddiad geni
• gwybodaeth arall, megis manylion a ddarparwyd yn yr atgyfeiriad gwreiddiol gan DWP
• manylion rydych chi’n eu cadw yn eich cofnodion
• gellir darparu mathau eraill o dystiolaeth hunaniaeth, megis pasbort, trwydded yrru neu fil cyfleustodau

Dylech hefyd gadarnhau nad oes unrhyw newid wedi bod yn yr amgylchiadau sy’n effeithio ar addasrwydd a chymhwysedd y Cyfranogwr ar gyfer y Cynllun Gwarant Swyddi. Megis newid mewn statws cyflogaeth neu hunangyflogaeth. Os oes gennych bryderon ynghylch addasrwydd neu gymhwysedd cyfranogwr ar gyfer y cynllun, dylech gyfeirio at y prosesau uchod.

Yn y cyfarfod cychwynnol dylech gyfathrebu, yn ysgrifenedig, y canlynol i’r cyfranogwyr:

• cyfarwyddiadau iechyd a diogelwch perthnasol
• eich gweithdrefn gwyno
• eich cyfrifoldebau o dan y Ddeddf Diogelu Data (DPA) a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR)
• eich manylion cyswllt
• unrhyw wybodaeth arall sy’n berthnasol i’r Cyfranogwr er enghraifft safonau ymddygiad disgwyliedig y Cyfranogwr

Dylid defnyddio’r Cyfarfod Cychwynnol i ddeall anghenion cymorth y Cyfranogwr, gan gynnwys pa elfennau o’ch cynnig cymorth y bydd eu hangen arnynt i fynd i mewn i gyflogaeth ar y Cynllun a chynnal hynny. Dylech hefyd geisio deall buddiannau cyflogaeth y Cyfranogwr a defnyddio’r wybodaeth hon i lywio’r broses paru swyddi. Cyn gorffen y cyfarfod, bydd angen i chi drafod y camau nesaf gyda’r Cyfranogwr, gan gynnwys manylion cyfarfodydd yn y dyfodol.

Cadarnhau Atgyfeiriad

Mynychodd y Cyfranogwr

Ar ôl cwblhau’r Cyfarfod Cyntaf, rhaid i chi gofnodi dyddiad y cyfarfod ar eich systemau mewnol eich hun. Dylid cadw tystiolaeth bod y Cyfranogwr wedi mynychu’r cyfarfod, gallai tystiolaeth dderbyniol gynnwys Cofrestr Presenoldeb Safle, neu waith papur sefydlu wedi’i lofnodi (naill ai’n gorfforol neu’n ddigidol).

Unwaith y bydd y Cyfarfod Cyntaf wedi’i gynnal, rhaid i chi gadarnhau hyn ar unwaith i DWP drwy anfon e-bost i fewnflwch a rennir eich Cydlynydd Ardal. Rhaid i’r e-bost gynnwys y llinell bwnc ‘Ymgysylltiad wedi’i Gadarnhau – [ID Cyfranogwr]’, a rhaid i gorff yr e-bost gadarnhau bod y Cyfranogwr wedi ymgysylltu’n swyddogol â’r Cynllun.

Ar ôl gwneud hyn, mae’r person ifanc ar y cynllun yn swyddogol.

Ni fynychodd y cyfranogwr

Os na fydd eich Cyfranogwr Posibl yn mynychu’r Cyfarfod Cyntaf, rhaid i chi gysylltu â DWP ar unwaith drwy anfon e-bost i fewnflwch a rennir eich Cydlynydd Ardal. Rhaid i’r e-bost gynnwys y llinell bwnc ‘Methu mynychu apwyntiad cyntaf – [ID Cyfranogwr]’, ynghyd â Ffurflen COC’s/Methu â chymryd rhan – Cynllun Gwarant Swyddi wedi’i chwblhau.

Bydd Anogwr Gwaith y DWP yn cysylltu â’r Cyfranogwr i ddeall eu rhesymau dros beidio â mynychu a phan fo’n briodol ailgyfeirio’r Cyfranogwr at y Cynllun Gwarant Swyddi cyn gynted â phosibl yn dilyn y broses a nodir uchod. Os nad oes rheswm da dros beidio â mynychu a/neu os yw’r cyfranogwr yn methu ag ail-ymgysylltu, bydd unrhyw gamau sancsiynol posibl yn cael eu penderfynu a’u cymryd gan DWP.

4.2. Cefnogi Cyfranogwyr ar y Cynllun

Dylai’r cymorth rydych chi’n ei ddarparu i Gyfranogwyr gyd-fynd â’r cynnig cymorth a amlinellir ac y cytunwyd arno yn eich Cynllun Cyflenwi a’i deilwra i anghenion y Cyfranogwr. Gall Cyfranogwyr ar y Cynllun wynebu nifer o rwystrau ac anghenion cymhleth a allai fod wedi’u hatal rhag sicrhau cyflogaeth yn y gorffennol. Rhaid i’ch cynnig cymorth gefnogi Cyfranogwyr i leihau eu rhwystrau i gyflogaeth, gwella eu sgiliau, ymgymryd â Chyflogaeth wedi’i Hariannu a sicrhau cyflogaeth ar ôl i’r Cynllun ddod i ben.

Er y bydd y cymorth priodol yn amrywio rhwng Cyfranogwyr, dylid cynnig y canlynol i bob Cyfranogwr:

• cymorth paratoi cyn dechrau’r swydd
• cefnogaeth a hyfforddiant tra yn y swydd
• cymorth gyda chwilio am waith a phontio

Gall rhai Cyfranogwyr wynebu rhwystrau sylweddol i gyflogaeth, ac felly dylai Partneriaid Cyflenwi ddarparu cymorth ychwanegol y tu hwnt i’r uchod, gan gynnwys:

• mynediad i’r gweithle a chefnogaeth i gadw pobl yn y gweithle
• cymorth arall wedi’i deilwra

Dylai tystiolaeth o’r gefnogaeth a gynigir i’r Cyfranogwr a’u hymgysylltiad ag ef gael ei chadw gan Bartneriaid Cyflenwi a’i chynnwys mewn adroddiadau misol.

Cymorth paratoi cyn dechrau’r swydd

Disgwylir i Bartneriaid Cyflenwi ddarparu cymorth cyn cyflogaeth i helpu’r Cyfranogwr i ymgymryd â rôl o dan y Cynllun, ochr yn ochr â’r gwaith i’w paru â swydd. Fel arfer, ni fyddai disgwyl i gymorth cyn cyflogi strwythuredig cyn i Gyfranogwr ddechrau swydd ar y Cynllun fod am fwy na 2 wythnos fel arfer. Gellir darparu’r cymorth hwn ar ffurf hyfforddiant cyn cyflogi, mentora i feithrin sgiliau meddal neu sesiynau ar yr hyn i’w ddisgwyl mewn cyflogaeth.

Disgwylir i gyfranogwyr symud i Gyflogaeth a Ariennir yn gyflym unwaith y cânt eu hatgyfeirio at y Cynllun. Rydym yn disgwyl i’r mwyafrif o gyfranogwyr symud i Gyflogaeth a Ariennir o fewn 4 i 6 wythnos o’r Cyfarfod Cyntaf. Bydd DWP yn olrhain yr amser y mae’n ei gymryd i baru Cyfranogwyr â Chyflogaeth a Ariennir trwy Wybodaeth Rheoli Misol (MI) ac yn ystyried hyn wrth ymgysylltu â’ch Rheolwr Partneriaeth. Fodd bynnag, efallai y bydd angen cymorth ychwanegol ar rai Cyfranogwyr neu gymryd mwy o amser i baru â swydd addas. Ar ôl 4 wythnos, bydd yr Anogwr Gwaith yn gwirio cynnydd o ran paru swyddi a lle nad yw Cyfranogwr wedi’i baru â swydd o fewn wyth wythnos, bydd eich Cydlynydd Ardal a’ch Rheolwr Partneriaeth yn gofyn am dystiolaeth o’r rhesymau dros yr oedi, y cymorth a dderbyniodd y Cyfranogwr a’i ymgysylltiad â’r cymorth hwnnw.

Cefnogaeth a hyfforddiant wrth fod yn y swydd

Unwaith y bydd Cyfranogwyr wedi dechrau swydd o dan y Cynllun, dylid cynnig cymorth i’w helpu i aros yn y swydd a datblygu eu sgiliau. Gall hyn gynnwys hyfforddiant yn y swydd sy’n gysylltiedig â’r diwydiant neu rôl benodol, neu hyfforddiant i ddatblygu sgiliau meddal, er enghraifft rheoli amser neu hyder i siarad mewn cyfarfodydd. Gall hyn hefyd gynnwys mentora un-i-un, sesiynau grŵp neu fentora cyfoedion i fagu hyder a’u cefnogi i aros yn y rôl. Gall y categori hwn o gymorth hefyd gynnwys gweithio gyda chyflogwyr i ail-ymgysylltu â Chyfranogwyr sydd mewn perygl o adael eu swydd neu archwilio posibiliadau o gyflogaeth barhaus ar ôl diwedd cyflogaeth â chymhorthdal.

Dylai eich cynnig cymorth barhau tra bod y Cyfranogwr mewn Cyflogaeth a Ariennir, a dylech gael cyswllt rheolaidd trwy gydol y 6 mis.

Cymorth chwilio am waith a phontio

Disgwylir i Bartneriaid Cyflenwi ddarparu cefnogaeth i helpu’r person ifanc i sicrhau cyflogaeth barhaus, cyn i’r Cyfranogwr gwblhau’r Cynllun. Gall hyn gynnwys cefnogaeth i ddatblygu eu CV i adlewyrchu eu profiad o’r Cynllun a pharatoi ar gyfer cyfweliadau.

Byddem hefyd yn disgwyl i chi weithio’n agos gyda’r cyflogwr i weld a oes cyfle i’r person ifanc barhau mewn rôl gyda’r cwmni ar ôl cwblhau’r cyfnod cyflogaeth a ariennir.

Cymorth i gael mynediad i’r gweithle ac i aros mewn gwaith

Gall Cyfranogwyr wynebu rhwystrau ymarferol wrth gymryd rhan mewn cyflogaeth o dan y Cynllun. Gellir defnyddio cymorth i gael mynediad i’r gweithle ac i aros mewn gwaith i helpu i leihau’r rhwystrau hyn. Gall hyn gynnwys cymorth gyda theithio, offer neu ddillad. Bydd Cyfranogwyr yn gallu manteisio ar Gronfa Cymorth Hyblyg y DWP, neu’r Job Start Payment yn yr Alban. Mae’r Cynllun hefyd yn darparu Taliad Costau Ymuno i Gyflogwyr, y gellir ei ddefnyddio i ariannu offer sydd ei angen er mwyn cymryd rhan yn y swydd. Ni ddylid defnyddio’r elfen hon o’r Costau Cymorth i ddyblygu’r ffrydiau ariannu hyn.

Cymorth arall wedi’i deilwra

Mae Cyfranogwyr yn y Cynllun yn debygol o wynebu rhwystrau cymhleth i gyflogaeth; gall y rhain gynnwys rhwystrau personol nad ydynt yn gysylltiedig â’u sgiliau. Yn yr achosion hyn, gellir darparu cymorth i fynd i’r afael â rhwystrau personol i gyflogaeth, megis cymorth iechyd meddwl, neu i leddfu rhwystrau personol, er enghraifft cymorth i gael mynediad at ofal plant neu ddarparu cyngor ariannol.

4.3. Cyflogaeth a Ariennir

Mae Partneriaid Cyflenwi yn gyfrifol am ddod o hyd i swyddi, a rhaid iddynt sicrhau bod pob swydd a gyflwynir o dan y Cynllun yn bodloni’r gofynion a nodir yn y GFA ar gyfer Cyflogaeth a Ariennir. Yng Ngham Un y Cynllun, rhaid i bob Cyflogaeth a Ariennir fod wedi dechrau’n ddigon cynnar i Gyfranogwyr allu cwblhau 6 mis erbyn 30 Ebrill 2027 (fel arfer wedi dechrau erbyn 31 Hydref ac eithrio lle mae Cyfranogwr yn cael ei baru ag ail swydd ar ôl i’w Cyflogaeth a Ariennir gyntaf chwalu).

Dod o Hyd i Gyflogaeth a Ariennir

Bydd gofyn i Bartneriaid Cyflenwi weithio gydag amrywiaeth o gyflogwyr i greu neu ddod o hyd i ddigon o swyddi addas o ansawdd digonol ar gyfer Cyfranogwyr ar y Cynllun. Dylai Partneriaid Cyflenwi ymgysylltu ag amrywiaeth o gyflogwyr i sicrhau amrywiaeth ddigonol o rolau i ddiwallu anghenion amrywiol Cyfranogwyr. Dylai sefydliadau cyflenwi hefyd geisio meithrin perthnasoedd â sefydliadau lleol megis Siambrau Masnach ac Awdurdodau Strategol Maer, i gefnogi eu hymgysylltiad â chyflogwyr yn yr ardal gyflenwi. I gefnogi Partneriaid Cyflenwi, gall y DWP ddefnyddio ei gysylltiadau sefydledig â chyflogwyr mawr i’w cynorthwyo i ymgysylltu â’r Partner Cyflenwi perthnasol yn eu hardal.

Dylai Partneriaid Cyflenwi gadw cysylltiad rheolaidd â chyflogwyr yn ystod cyfnodau o gyflogaeth a ariennir i adnabod unrhyw broblemau a’u datrys. Rhaid i Bartneriaid Cyflenwi sicrhau bod cyflogwyr sy’n cymryd rhan yn y Cynllun yn deall yr holl ofynion a amlinellir isod yn ogystal ag anghenion y Cyfranogwyr a natur y Cynllun. Mae Partneriaid Cyflenwi hefyd yn gyfrifol dros sicrhau bod cyflogwyr yn ddibynadwy ac yn addas. Yn ogystal â sicrhau bod cyflogwyr yn cyflawni eu dyletswyddau statudol, dylai Partneriaid Cyflenwi hefyd ystyried maint presennol y cwmni hwnnw, a’u gallu i ddarparu gwaith ystyrlon.

Gofynion ar gyfer Swyddi

Disgwylir i bobl ifanc sy’n ymgymryd â Chyflogaeth a Ariennir o dan y Cynllun gael eu trin yr un peth â gweithwyr eraill y busnes a byddant yn cael eu trin fel gweithwyr y busnes yn gyfreithiol. Mae hyn yn golygu bod ganddynt yr un Hawliau Cyflogaeth Statudol ag unrhyw weithiwr arall.

Wrth ymgymryd â’r Gwarant Swyddi, bydd disgwyl i Gyfranogwyr gymryd rhan mewn Gwaith Ystyrlon sy’n rhoi pwrpas iddynt ac yn caniatáu iddynt wneud cyfraniad ystyrlon. Er mwyn i waith fod yn ystyrlon, rhaid i’r Cyflogaeth a Ariennir fod yn gyfwerth â swydd nad yw’n cael ei ariannu gan y Gwarant Swyddi ac ni ddylai gynnwys hyfforddiant sylweddol yn yr ystafell ddosbarth neu ar-lein y tu hwnt i’r hyn a ddarperir i weithwyr rheolaidd. Dylai’r gwaith hwn roi cyfleoedd i’r Cyfranogwr ddysgu a datblygu, gan feithrin sgiliau a phrofiad newydd a fydd yn eu cefnogi i gael cyflogaeth barhaus.

Disgwylir y bydd swyddi a ariennir o dan y Cynllun yn swyddi sydd o leiaf 25 awr yr wythnos.

Fodd bynnag, bydd achosion lle na fydd DWP yn gofyn i’r Cyfranogwr weithio 25 awr yr wythnos, er enghraifft, lle mae ganddynt gyfrifoldebau gofalu. Bydd y trefniadau hyn yn cael eu cyfathrebu i chi gan DWP. Yn yr achosion hyn, caniateir i’r Cyflogaeth a Ariennir fod am lai na 25 awr, er y gall y Cyfranogwr weithio mwy o oriau os ydynt yn dewis.

Fel y nodir yn y GFA, mae’n ofyniad yn y Cynllun na fydd swyddi a grëwyd neu a ddarganfuwyd arwain at weithiwr neu gontractwr presennol gael eu dadleoli, eu diswyddo, neu wynebu gostyngiad yn eu horiau. Mae Partneriaid Cyflenwi yn gyfrifol dros sicrhau bod yr holl Gyflogaeth a Ariennir yn cydymffurfio â holl ofynion Cyflogaeth Dderbyniol yn y GFA.

Paru Swydd

Dylai cyfranogwyr gael eu paru â swyddi priodol (gan ystyried y farchnad lafur leol ac unrhyw rwystrau y gall y person ifanc eu hwynebu), o ran eu profiad blaenorol a’u diwydiannau neu fath o rôl a ffefrir, lle bo’n bosibl. Disgwylir i Bartneriaid Cyflenwi weithio gyda’r person ifanc i ddeall eu sgiliau a’u diwydiannau a ffefrir, a gweithio gyda nhw i nodi cyfleoedd gwaith addas, realistig a chyraeddadwy.

Dylai swyddi fod o fewn pellter teithio 90 munud o gartref y Cyfranogwr, oni bai bod yr Adran Gwaith a Phensiynau wedi hysbysu’r Partner Cyflenwi y dylai hyn fod yn llai, er y gall Cyfranogwyr gytuno’n wirfoddol i daith hirach. Mewn rhai achosion, gall hyn olygu bod swydd y Cyfranogwr y tu allan i’r Ardal Gyflenwi. Dylid mesur pellter teithio yn ôl y dull teithio mwyaf priodol sydd ar gael i’r person ifanc.

Rhaid i’r swyddi fodloni’r diffiniad o gyflogaeth dderbyniol yn y Cytundeb Cyllid Grant a dylai fod o fewn yr ardal gyflenwi y mae’r Partner Cyflenwi yn gyfrifol amdano lle bo’n bosibl.

Yn y rhan fwyaf o achosion, dylai swyddi fod yn bersonol, fodd bynnag, lle bo’n briodol i’r person ifanc a lle mae’r swydd yn bodloni’r holl ofynion eraill, gall swyddi fod naill ai’n rhithiol neu’n hybrid.

Isafswm Cymorth Ariannol

Darperir cyllid ar gyfer y Cynllun o dan yr eithriad Isafswm Cymorth Ariannol yn Neddf Rheoli Cymorthdaliadau 2022. O ganlyniad, rhaid i gyflogwyr sicrhau, ar yr adeg y maent yn cytuno i gyflogi person ifanc, na fydd unrhyw gyllid disgwyliedig y byddent yn ei dderbyn o dan y Cynllun hwn, ac unrhyw gymorthdaliadau perthnasol eraill o fewn y flwyddyn ariannol hon a’r ddwy flynedd ariannol flaenorol, yn arwain iddynt fynd dros y trothwy o £315,000 ar gyfer yr holl gyllid a dderbynnir o dan yr eithriad hwn.

Rhaid i gyflogwyr gadarnhau’r uchod cyn y gallant gymryd rhan yn y Cynllun. Bydd angen i’r Partner Cyflenwi sicrhau’r cadarnhad hwn gan gyflogwyr a’i ddarparu i’r DWP. Bob tro y bydd Cyfranogwr yn dechrau swydd o dan y Cynllun, bydd gofyn i’r cyflogwr gwblhau’r Datganiad Isafswm Cymorth Ariannol i gadarnhau eu bod yn cydymffurfio â’r eithriad cymhorthdal. Rhaid i Bartneriaid Cyflenwi ddychwelyd y datganiad wedi’i gwblhau gyda’r Ffurflen Gadarnhau Dechrau Swydd Partner Cyflenwi ar y diwrnod y mae’r Cyfranogwr yn dechrau cyflogaeth. Rhaid anfon hyn i fewnflwch a rennir y Tîm Taliadau gyda’r pwnc ‘ Cyfranogwr wedi dechrau swydd – [ID Cyfranogwr].

Bydd DWP wedyn yn anfon hysbysiad o’r bwriad i roi Isafswm Cymorth Ariannol ac yna Llythyr Cadarnhau Isafswm Cymorth Ariannol i gadarnhau swm y cymorth sy’n cael ei ddarparu i’r cyflogwr. Bydd hyn yn cael ei anfon o Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau i fewnflwch a rennir y Partner Cyflenwi y cytunwyd arno, ac yna rhaid i’r Partner Cyflenwi wedyn drosglwyddo hwn i’r cyflogwr.

Rhaid cyflwyno Datganiad Isafswm Cymorth Ariannol newydd ar gyfer pob swydd newydd sy’n dechrau, gan gynnwys pan fo’r cyflogwr wedi cwblhau un o’r blaen.

Mae rhagor o fanylion, gan gynnwys ffurflen datganiad y cyflogwr, wedi’u cynnwys yn y GFA, a Gellir dod o hyd i ganllawiau i gyflogwyr yma.

4.4. Diwedd y Cynllun

Ar ôl cwblhau 6 mis o Gyflogaeth a Ariennir, mae’r person ifanc wedi cwblhau’r Cynllun

Ar ddiwedd y Cynllun, dylai Partneriaid Cyflenwi ymgysylltu â’r person ifanc i drafod yr hyn y maent wedi’i ddysgu wrth fod ar y Cynllun, ac i helpu’r person ifanc i adnabod eu datblygiad yn ystod y Cynllun. Dylai Partneriaid Cyflenwi weithio gyda’r person ifanc i gwblhau crynodeb cwblhau, fel bod gan y person ifanc gofnod o’r hyn y maent wedi’i wneud ar y Cynllun a’u datblygiad. Efallai y bydd Partneriaid Cyflenwi hefyd eisiau ymgysylltu â’r cyflogwr yn y broses hon i gasglu adborth ar ddatblygiad y person ifanc.

Pan fydd y person ifanc yn aros mewn cyflogaeth gyda’r un cyflogwr neu’n symud i gyflogaeth gyda chyflogwr newydd, dylai’r Partner Cyflenwi sicrhau bod y person ifanc wedi’i baratoi ar gyfer y pontio hwn. Pan na fydd y person ifanc yn symud yn syth i gyflogaeth bellach, dylid eu cefnogi wrth ddychwelyd i DWP, lle byddant yn cael eu hail-ymgysylltu â thaith y Gwarant Ieuenctid.

4.5. Ystyriaethau Arbennig

Cyfranogwyr sydd wedi Datgysylltu

Mae’n ofynnol i Bartneriaid Cyflenwi roi gwybod i’r DWP os nad yw Cyfranogwyr yn ymgysylltu â nhw neu’r cynnig cymorth, yn derbyn cynigion rhesymol o gyflogaeth, neu’n gadael gwaith yn wirfoddol.

Os nad yw’r Cyfranogwr yn mynychu’r cyfarfod cychwynnol pan gaiff ei drefnu, rhaid i chi hysbysu DWP am hyn fel y gellir ail-drefnu’r cyfarfod gydag Anogwr Gwaith DWP y Cyfranogwr (gweler ragor o wybodaeth yn yr adran ar gadarnhau atgyfeiriad uchod). Os yw’r Cyfranogwr wedi mynychu’r apwyntiad cyntaf fel sy’n ofynnol ond wedyn yn datgysylltu, rhaid i chi hysbysu DWP pan fo’r Cyfranogwr wedi methu ymgysylltu am gyfnod o 2 wythnos. Gallai hyn gynnwys y Cyfranogwr yn methu apwyntiadau a pheidio ag ymateb i negeseuon e-bost, negeseuon testun, galwadau, neu apwyntiadau a drefnwyd o’r newydd am gyfnod o 2 wythnos. Dylai Partneriaid Cyflenwi weithio gyda’r Cyfranogwr yn ystod y cyfnod hwn i geisio eu hail-ymgysylltu â’r Cynllun.

Rhaid i chi anfon e-bost at Fewnflwch a Rennir eich Cydlynydd Ardal gyda’r ffurflen ‘Gwarant Swyddi – COC/Methu â chymryd rhan’ wedi’i chwblhau, gyda’r pennawd pwnc ‘Methu â chymryd rhan – [ID Cyfranogwr]’. Bydd Cydlynydd yr Ardal yn trosglwyddo’r wybodaeth hon at Anogwr Gwaith DWP, a fydd yn ymgysylltu â’r Cyfranogwr er mwyn deall y rhesymau dros y datgysylltiad a’r camau y maent wedi’u cymryd yn ystod y cyfnod hwnnw, cyn ystyried unrhyw gamau pellach.

Os yw’r Cyfranogwr yn ail-ymgysylltu â’r Ganolfan Gwaith, bydd Anogwr Gwaith DWP yn ceisio ailgyfeirio’r Cyfranogwr, fel y bo’n briodol, yn dilyn y broses atgyfeirio uchod.

Os nad yw’r Cyfranogwr yn manteisio ar gynigion cyflogaeth addas a ganfyddir gennych chi, neu os ydynt yn gadael y swydd o’u dewis eu hunain neu oherwydd camymddwyn, rhaid anfon e-bost at Fewnflwch a Rennir eich Cydlynydd Ardal gyda’r ffurflen ‘Gwarant Swyddi – COC/Methu â chymryd rhan’ wedi’i chwblhau, gan ddefnyddio’r pennawd pwnc ‘Methu â chymryd rhan – [ID Cyfranogwr]’. Bydd Cydlynydd Gwarant Swyddi’r Ardal yn trosglwyddo’r wybodaeth hon at Anogwr Gwaith DWP, a fydd yn ymgysylltu â’r Cyfranogwr er mwyn deall y rhesymau dros y datgysylltiad a’r camau y maent wedi’u cymryd yn ystod y cyfnod hwnnw, cyn ystyried unrhyw gamau pellach.

Os bydd person ifanc yn datgysylltu o’i gyflogwr, disgwylir i’r Partner Cyflenwi weithio gyda nhw i’w hail-gysylltu â’r cyflogwr lle bo hyn yn bosibl. Lle na ellir eu hail-gysylltu â’r cyflogwr gwreiddiol, a’u bod wedi cwblhau llai na phedwar mis o Gyflogaeth a Ariennir, rydym yn disgwyl i Bartneriaid Cyflenwi geisio paru’r Cyfranogwr â chyflogwr newydd i gwblhau gweddill y cyfnod 6 mis. Lle na ellir ail-gysylltu na pharu’r Cyfranogwr â swydd newydd, yna rhaid i’r Partner Cyflenwi hysbysu’r DWP yn unol â’r drefn a nodir uchod.

Newid mewn Amgylchiadau

Rhaid i chi sicrhau eich bod yn cadw gwybodaeth ddiweddaraf eich Cyfranogwr. Mae eich Cyfranogwr yn parhau i fod yn gyfrifol dros hysbysu DWP, trwy ei gyfrif UC neu drwy gysylltu â UC dros y ffôn, am unrhyw newidiadau yn eu hamgylchiadau sy’n digwydd tra eu bod ar y Cynllun Gwarant Swyddi. Os byddwch yn ymwybodol o unrhyw newid mewn amgylchiadau a fyddai’n effeithio ar unrhyw fudd-daliadau y gallai eich Cyfranogwr fod yn eu derbyn, rhaid i chi eu hatgoffa o’u rhwymedigaeth i hysbysu DWP.

Os daw Anogwr Gwaith DWP yn ymwybodol o newid mewn amgylchiadau’r Cyfranogwr, byddwch yn derbyn Ffurflen Newid Manylion Cyfranogwr a anfonir o Fewnflwch a Rennir eich Cydlynydd Ardal i’ch mewnflwch y cytunwyd arno. Bydd hyn yn cynnwys manylion am unrhyw newidiadau perthnasol i amgylchiadau eich Cyfranogwr gyda’r pennawd pwnc ‘Hysbysiad am Newid Manylion Cyfranogwr - [ID Cyfranogwr]’.
Bydd Anogwr Gwaith y Ganolfan Byd Gwaith yn eich hysbysu am y newidiadau mewn amgylchiadau canlynol gan ddefnyddio’r Ffurflen Newid mewn Amgylchiadau. Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr:

• wedi dechrau gweithio (nid trwy Warant Swyddi)
• newid i oriau/patrwm gweithio neu deithio ar gyfer gofyniad swydd
• mae’r cais UC wedi dod i ben
• cyfeiriad
• Rhif ffôn
• cyfeiriad e-bost

Ar ôl derbyn y ffurflen, rhaid i chi ddiweddaru eich cofnodion ar unwaith gydag unrhyw newidiadau i wybodaeth bersonol eich Cyfranogwr.

Pan fydd cais Credyd Cynhwysol y Cyfranogwr yn dod i ben, neu pan fyddant yn cau eu cais tra byddant ar y Cynllun, nid yw hyn yn eu hatal rhag parhau ar y Cynllun. Bydd DWP yn parhau i ariannu eu cyfranogiad fel arfer, a disgwylir i chi barhau i’w cefnogi. Fodd bynnag, bydd eu cyfranogiad yn y Cynllun yn dod yn wirfoddol.

Os bydd Cyfranogwr yn newid cyfeiriad yn ystod eu cyfnod ar y Cynllun, a’u bod yn parhau i fod:

• o fewn yr ardal gyflenwi

• y tu allan i’r ardal gyflenwi ond o fewn pellter teithio rhesymol i’r gwaith (90 munud)

Dylent barhau i gael eu cefnogi gan y Darparwr Cyflenwi. Bydd angen ystyried a allant barhau gyda’r cyflogwr (yn amodol ar bellter teithio). Gellir eu paru eto â swydd newydd os oes angen, yn unol â’r canllawiau uchod ar Gyfranogwyr sy’n datgysylltu â chyflogaeth.

Os bydd y Cyfranogwr yn symud y tu allan i’r ardal gyflenwi ac nad ydynt bellach o fewn pellter teithio rhesymol, byddant yn gadael y Cynllun. Rhaid i chi anfon e-bost at Fewnflwch a Rennir eich Cydlynydd Ardal gyda’r ffurflen ‘Gwarant Swyddi – COC/Methu â chymryd rhan’ wedi’i chwblhau, gan ddefnyddio’r pennawd pwnc ‘Newid mewn Amgylchiadau – [ID Cyfranogwr]’.

Os bydd y Cyfranogwr yn datgysylltu o gyflogaeth ac yn cael ei baru â chyflogwr newydd, rhaid i’r Partner Cyflenwi anfon e-bost at Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau gyda’r Ffurflen Newid Swydd wedi’i chwblhau, gyda’r pennawd pwnc ‘Newid mewn Cyflogaeth – [ID Cyfranogwr]’. Rhaid i chi hefyd anfon e-bost at Fewnflwch a Rennir eich Cydlynydd Ardal gyda’r ffurflen ‘Gwarant Swyddi – COC/Methu â chymryd rhan’ wedi’i chwblhau, gan ddefnyddio’r pennawd pwnc ‘Newid mewn Amgylchiadau – [ID Cyfranogwr]’.

Hawddfreintiau

Bydd gan rai Cyfranogwyr sy’n cael eu hatgyfeirio at y cynllun Gwarant Swyddi hawddfraint sy’n gysylltiedig â’u gofynion chwilio am waith. Mae hyn yn golygu bod y gofynion isaf ar gyfer eu cyfranogiad yn y cynllun Gwarant Swyddi yn cael eu lleihau, fel y nodir yn yr adran ‘Gofynion ar gyfer Swyddi’ uchod. Caiff hawddfreintiau eu cyfleu i chi yn y Llythyr Atgyfeirio, a all ddatgan:

• mae’n ofynnol i Gyfranogwr weithio llai o oriau
• mae gan Gyfranogwr bellter teithio i’r gwaith llai

Mae hawddfreintiau yn gosod y gofyniad lleiaf ar gyfer cymryd rhan yn y Warant Swyddi. Gall cyfranogwyr ddewis cymryd rhan mewn mwy o oriau neu deithio ymhellach i’r gwaith.

Cyflyrau Iechyd

Nid yw cyflwr iechyd ar ei ben ei hun yn golygu na all person ifanc gymryd rhan yn y cynllun Gwarant Swyddi, ac ni ddylid ei ddefnyddio fel rheswm dros wrthod atgyfeiriad. Bydd rhai Cyfranogwyr sydd â chyflwr iechyd neu anabledd parhaus yn cael eu hatgyfeirio at y Cynllun.

I fod yn gymwys ar gyfer y cynllun Gwarant Swyddi, rhaid i Gyfranogwyr fod yn yr IWSR o Gredyd Cynhwysol. Mae hyn yn golygu, er y gall fod gan Gyfranogwr gyflwr iechyd neu anabledd, nad ydynt wedi’u hasesu fel rhai sydd â gallu cyfyngedig i weithio. Ni fydd unigolion sydd wedi’u hasesu fel rhai sydd â gallu cyfyngedig i weithio o ganlyniad i gyflwr iechyd neu anabledd, neu sy’n aros am ganlyniad asesiad o’r fath, yn cael eu hatgyfeirio at y cynllun.

Disgwylir i chi dderbyn atgyfeiriadau pan fo gan berson ifanc gyflwr iechyd neu anabledd, a rhaid i chi wneud addasiadau rhesymol er mwyn galluogi Cyfranogwyr i ymgysylltu’n llawn â’r cynllun Gwarant Swyddi. Gallwch ystyried yr addasiadau canlynol er mwyn gwneud eich cymorth yn hygyrch:

• defnyddio dulliau amgen yn lle ymyriadau wyneb yn wyneb
• defnyddio dulliau cyfathrebu amgen, megis braille
• sicrhau bod apwyntiadau’n cael eu cynnal mewn lleoliad hygyrch, neu
• drefnu rhyngweithiadau o amgylch apwyntiadau meddygol

Nid yw hon yn rhestr gynhwysfawr.

Gallwch hefyd ddefnyddio elfennau o’r Cyllid Cymorth i gefnogi Cyfranogwyr â chyflyrau iechyd a/neu anableddau.

Llety Dros Dro a Thai â Chymorth

Bydd rhai Cyfranogwyr sy’n cael eu hatgyfeirio at y cynllun Gwarant Swyddi yn byw mewn Tai â Chymorth neu Llety Dros Dro. Mae hyn yn golygu eu bod yn derbyn Budd-dal Tai ochr yn ochr â Chredyd Cynhwysol. Fel arfer, caiff Budd-dal Tai ei dalu’n uniongyrchol i’w darparwr tai gan yr awdurdod lleol.

Mae’r rhyngweithio rhwng y ddau fudd-dal hyn yn golygu y gall gweithio oriau ychwanegol arwain at anawsterau ariannol i Gyfranogwyr sy’n derbyn Budd-dal Tai. Mae’r Llywodraeth yn cyflwyno diystyriadau incwm a enillir newydd o fewn Budd-dal Tai ar gyfer hawlwyr mewn Tai â Chymorth a Llety Dros Dro. Bydd hyn yn helpu i leihau’r risg o anawsterau ariannol wrth symud i mewn i waith, neu wrth symud ymlaen yn y gwaith, gan sicrhau bod gwaith yn talu. Bydd y newidiadau hyn yn dod i rym o Hydref 2026.

Yng Ngham Un cyflwyno’r Gwarant Swyddi, bydd yn ofynnol i Bartneriaid Cyflenwi fod yn ymwybodol o’r materion sy’n wynebu Cyfranogwyr mewn Tai â Chymorth neu Lety Dros Dro.

Dylid cefnogi cyfranogwyr i:

• ddeall effaith cyflogaeth ar eu Budd-dal Tai
• siarad â’u darparwr tai a/neu Awdurdod Lleol am y Gwarant Swyddi
• datblygu sgiliau rheolaeth ariannol i reoli incwm ychwanegol a thalu unrhyw rent

Pan fo’n briodol i’r Cyfranogwyr hyn, gellir cynnal sgyrsiau gyda’ch Rheolwr Partneriaeth a/neu Gydlynydd Ardal i drafod y lefel briodol o waith ar gyfer y Cyfranogwyr hyn fesul achos.

Anghenion Cyfathrebu

Mae gan DWP a Phartneriaid Cyflenwi ddyletswydd statudol i alluogi cyfathrebu â Chyfranogwyr nad ydynt yn siarad Saesneg fel iaith gyntaf a/neu sydd angen dulliau cyfathrebu gwahanol oherwydd cyflwr iechyd neu anabledd. Er enghraifft, Cyfranogwyr sy’n fyddar ac a allai fod angen cyfieithydd. Rhaid i Bartneriaid Cyflenwi sicrhau bod ganddynt brosesau ar waith i gefnogi unigolion i ymgysylltu â’r Cynllun, gan gynnwys cefnogi cyfarfodydd rhwng y Cyfranogwr a’r Partner Cyflenwi, ymgysylltu â chymorth, a darparu unrhyw ddeunyddiau mewn fformatau amgen.

Trefniadau Amlasiantaethol ar gyfer Amddiffyn y Cyhoedd (MAPPA)

Os yw’r Cyfranogwr o dan MAPPA, cyn gynted â phosibl ar ôl yr alwad ffôn atgyfeirio gychwynnol, ond cyn y Cyfarfod Cyntaf, bydd Anogwr Gwaith DWP yn anfon y ffurflen atgyfeirio safonol atoch gyda marciwr ychwanegol yn nodi ‘Bydd DWP yn cysylltu â chi dros y ffôn ynglŷn â’r atgyfeiriad hwn’. Bydd pwynt cyswllt sengl MAPPA y Ganolfan Byd Gwaith wedyn yn cysylltu â chi i drafod unrhyw gyfyngiadau perthnasol sydd eu hangen i gefnogi paru swyddi yn y dyfodol neu gyfranogiad yn y cynllun. Byddant hefyd yn rhoi rhif cyswllt ar gyfer cyfathrebu pellach.

Os bydd unrhyw gyfyngiadau yn effeithio ar briodoldeb y Cyfarfod Cyntaf, rhaid i chi roi gwybod i bwynt cyswllt sengl MAPPA am hyn ar yr alwad ffôn. Os yw hyn yn wir, bydd Anogwr Gwaith DWP yn cysylltu â’r Cyfranogwr i aildrefnu’r Cyfarfod Cyntaf.

Ar gyfer pob Cyfranogwr o dan gyfyngiadau MAPPA, rhaid i chi sicrhau bod unrhyw weithgareddau y disgwylir iddynt ymgymryd â nhw fel rhan o’r Cynllun yn cydymffurfio’n llawn â’r cyfyngiadau hyn. Dylech asesu holl weithgareddau Gwarant Swyddi y Cyfranogwyr yn barhaus yn erbyn cyfyngiadau MAPPA drwy gydol eu hamser ar y Cynllun Gwarant Swyddi a chadw mewn cysylltiad â’r pwynt cyswllt sengl MAPPA lle bo hynny’n briodol. Os oes angen i chi siarad â phwynt cyswllt sengl MAPPA, dylech godi hyn gyda’r Cydlynydd Ardal yn y lle cyntaf.

Cadw Rhyngweithiadau Cwsmeriaid yn Ddiogel (KCIS)

Efallai y bydd gan rai Cyfranogwyr sy’n cael eu cyfeirio at y cynllun farc diogelwch ar eu hachos, o ganlyniad i ryngweithio anniogel blaenorol â staff DWP.

Bydd Anogwr Gwaith DWP, ar adeg trefnu’r apwyntiad cyntaf, yn cynghori’r Sefydliad Cyflenwi dros y ffôn o wybodaeth berthnasol sy’n ymwneud â’u marciwr diogelwch. Ni fydd hyn yn cael ei ddatgelu yn y ffurflen atgyfeirio ddilynol.

Rhaid i chi gysylltu â’ch Cydlynydd Ganolfan Byd Gwaith drwy’r Fewnflwch a Rennir Cydlynydd Ardal a ddarperir i chi os oes gennych unrhyw bryderon yr hoffech eu trafod.

5. Cyllid Grant

5.1. Cyflwyniad

O ddechrau’r grant, bydd tîm taliadau grant yn trefnu sesiynau gyda’r partïon perthnasol o fewn y Partner Cyflenwi er mwyn rhoi cyfle i drafod unrhyw gwestiynau ynghylch y broses dalu. Bydd Tîm Taliadau Grant DWP hefyd ar gael i ddarparu cymorth parhaus.

Mae manylion llawn y broses dalu a’r gwariant cymwys ac anghymwys wedi’u cynnwys yn y GFA. Nid oes unrhyw beth yn yr adran hon yn disodli’r hyn sydd wedi’i gynnwys yn y GFA.

Mathau o daliad

Mae’r canllawiau hyn yn nodi cyfrifoldebau’r Partneriaid Cyflenwi a manylion gwybodaeth orfodol sy’n ofynnol gan DWP fel rhan o’r cytundeb grant i alluogi taliadau grant.

Yn unol â’r GFA bydd 3 thaliad ar wahân. Bydd y rhain yn:

• gostau cyflog y cyflogwr
• costau ymuno y cyflogwr
• Costau Partner Cyflenwi – gan gynnwys Costau Cymorth a Chostau Gweinyddol

Ar gyfer pob taliad, bydd y canllawiau hyn yn amlinellu’r adrannau canlynol:

• amserlen talu
• cynhyrchion y bydd yn ofynnol i’r Partner Cyflenwi eu cwblhau i alluogi taliadau, gan gynnwys canllawiau ar y defnydd o’r cynhyrchion hyn a’u pwrpas
• digwyddiadau dilysu a phroses y bydd yn ofynnol i’r Partner Cyflenwi eu dilyn

Bydd pob dogfen a nodir yn y canllawiau hyn yn cael ei darparu i Bartneriaid Cyflenwi cyn dechrau’r cyflenwi. Gall DWP ddiweddaru dogfennau o bryd i’w gilydd; lle bo hynny’n digwydd, bydd fersiynau newydd yn cael eu darparu i’r Partner Cyflenwi cyn gynted ag y byddant ar gael, gyda rhybudd ymlaen llaw.

5.2. Costau cyflog

O dan y Cynllun, bydd DWP yn ad-dalu cyflogwyr am gostau cyflog Cyfranogwyr y Cynllun yn unol â’r telerau a nodir isod. Bydd DWP yn gwneud y taliadau i’r Partner Cyflenwi, a bydd yn ofynnol i’r Partner Cyflenwi wedyn drosglwyddo’r cyllid i’r cyflogwr perthnasol.

Gwariant Cymwys

Bydd DWP yn ad-dalu’r cyflogwr, trwy’r Partner Cyflenwi, am y costau cyflog ar gyfer

Cyfranogwyr hyd at 25 awr yr wythnos ar yr isafswm cyflog sy’n berthnasol i’r oedran a Chyfraniadau Yswiriant Gwladol y cyflogwr ac isafswm cyfraniadau pensiwn y cyflogwr cysylltiedig lle bo’n berthnasol, am uchafswm o 6 mis. Mae’r gost hon hefyd yn cynnwys cyflogau neu dâl salwch yn ystod unrhyw gyfnodau o absenoldeb salwch.

Pan fydd y cyflogwr yn penderfynu cyflogi’r person ifanc am fwy o oriau, neu am gyflog fesul awr uwch, bydd angen i’r cyflogwr ariannu’r gwahaniaeth yn hyn, a Chyfraniadau Yswiriant Gwladol y cyflogwr a Chyfraniadau Pensiwn y cyflogwr cysylltiedig, eu hunain.

Amserlen talu

Bydd Taliadau Cyflog y Cyflogwr yn cael eu talu mewn ôl-ddyledion ar ôl i’r Cyfranogwr gael ei dalu. Bydd y taliad cyflog cyntaf yn cael ei brosesu o fewn 6 wythnos ar ôl Dyddiad Dechrau’r Swydd; Bydd taliadau cyflog dilynol yn cael eu prosesu bob 4 wythnos.

Ar ôl i DWP wirio a chadarnhau taliadau’r cyflog, bydd y taliad yn cael ei wneud i’r Partner Cyflenwi, ynghyd â manylion y taliad gan DWP. Mewn rhai achosion, gall Tîm Taliadau DWP gyfuno cyflogau sawl Cyfranogwr mewn un taliad; pan fydd hyn yn digwydd, bydd manylion y taliad yn nodi ID y Cyfranogwyr dan sylw. Ar ôl i’r taliad gael ei brosesu, bydd DWP fel arfer yn gwneud y taliad i’r Partner Cyflenwi o fewn 11 diwrnod gwaith.

Bydd yn ofynnol i Bartneriaid Cyflenwi drosglwyddo’r arian i’r cyflogwr perthnasol o fewn 5 diwrnod gwaith ar ôl ei dderbyn.

Cynhyrchion

Er mwyn galluogi rhyddhau taliadau cyflog y cyflogwr mewn modd amserol, rhaid i Bartneriaid Cyflenwi gwblhau Ffurflen Cadarnhau Dechrau Swydd Partner Cyflenwi ar y diwrnod y mae’r Cyfranogwr yn dechrau cyflogaeth. Rhaid anfon hon, ynghyd â’r Datganiad Isafswm Cymorth Ariannol wedi’i gwblhau, at Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau, gyda’r pennawd pwnc ‘Dechrau Swydd Cyfranogwr – [ID Cyfranogwr]’.

Os oes newid yng nghyflogaeth y Cyfranogwr, o fewn y rhestr isod, rhaid i Bartneriaid Cyflenwi lenwi’r Ffurflen Newid Swydd Partner Cyflenwi cyn gynted â phosibl i atal taliadau anghywir. Ar ôl ei chwblhau, rhaid anfon y ffurflen hon at Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau, gyda’r pwnc ‘Newid mewn Cyflogaeth - [ID Cyfranogwr]’.

Rhaid anfon Ffurflen Newid Swydd Partner Cyflenwi os bydd unrhyw un o’r newidiadau canlynol yn digwydd:

• mae’r Cyfranogwr yn gadael y swydd am unrhyw reswm
• mae newid yn yr oriau wythnosol
• mae newid yn y tâl fesul awr
• mae newid yng nghyfraniadau pensiwn y cyflogwr
• mae newid yn y cyflogwr

Pan fo’r Cyfranogwr yn newid cyflogwr, dylai’r Ffurflen Newid Swydd gael ei chyflwyno ynghyd â Ffurflen Cadarnhau Dechrau Swydd Partner Cyflenwi a’r Datganiad Isafswm Cymorth Ariannol newydd.

Mae’n bwysig bod y ddau dempled uchod yn cael eu hanfon at DWP cyn gynted â phosibl i alluogi cofnodi ar gyfer talu ac i liniaru unrhyw oedi. Dylid hysbysu trwy Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau gyda’r pennawd pwnc perthnasol.

Bydd oedi wrth gyflwyno’r wybodaeth uchod yn arwain at oedi wrth dalu, ac mewn rhai achosion gallai taliadau gael eu methu’n llwyr oherwydd diffyg gwybodaeth.

Dilysu

Bydd DWP yn gwirio gwybodaeth amser real am gyflogau a dalwyd yn erbyn data amser real gan CThEF. Bydd DWP yn dilysu cyflogau Cyfranogwyr yn seiliedig ar incwm disgwyliedig o’r manylion a ddarperir yn y Cadarnhad Dechrau Swydd.

Os nad yw data CThEF yn cyfateb i’r manylion yn unol â’r Ffurflen Cadarnhau Dechrau Swydd, neu os nad oes cyflogau yn cael eu dangos ar gyfer y person ifanc o gwbl, bydd DWP yn y lle cyntaf yn cysylltu â’r Partner Cyflenwi i egluro manylion a nodi unrhyw anghysondebau. Lle bo angen, bydd DWP yn gofyn am slipiau cyflog gan y Partner Cyflenwi i gynorthwyo’r broses ddilysu. Ni fydd taliad am unrhyw ymholiadau heb eu datrys yn cael ei ryddhau nes bod cyflogau wedi’u dilysu i foddhad DWP.

Rhaid i Bartneriaid Cyflenwi gadw tystiolaeth a chofnodion o’r Cyflogaeth a Ariennir y mae’r Cyfranogwyr y maent yn eu cefnogi wedi’i gwneud.

5.3. Costau ymuno

Bydd y DWP yn ariannu hyd at £250 fesul Cyfranogwr, fesul swydd, i dalu costau ymuno gwirioneddol y cyflogwr sy’n gysylltiedig â chyflogi’r unigolyn. Bydd DWP yn gwneud y taliadau i’r Partner Cyflenwi a fydd wedyn yn ofynnol iddo drosglwyddo’r cyllid i’r cyflogwr perthnasol.

Gwariant Cymwys

Gall cyflogwyr wneud cais am hyd at £250 fesul Cyfranogwr, fesul dechrau swydd, i dalu costau sy’n gysylltiedig â’r person ifanc yn dechrau yn y swydd. Dim ond pan fo’r costau’n ymwneud â Chyfranogwr Cynllun Gwarant Swyddi y gellir gwneud cais amdanynt, a rhaid iddynt fod yn gostau rhesymol sy’n gysylltiedig â’r person ifanc yn dechrau yn y rôl. Dim ond pan fydd Cyfranogwr yn dechrau swydd y gellir gwneud cais am gostau.

Gall hyn gynnwys:

• eitemau penodol i’r rôl: gwisg gwaith, PPE (er enghraifft esgidiau gyda blaen dur, offer sylfaenol)
• costau sefydlu ar gyfer offer TG a thrwyddedau meddalwedd
• addasiadau yn y gweithle sy’n ofynnol yn uniongyrchol ar gyfer y Gweithiwr a Ariennir nad ydynt wedi’u cwmpasu o dan dyletswyddau statudol y cyflogwr nac o dan gyllid cyhoeddus arall (gan gynnwys Mynediad at Waith)

Ni all cyflogwyr wneud cais am gostau ymuno sy’n cynnwys:

• prynu offer nad yw ar gyfer defnydd y Gweithiwr a Ariennir yn unig
• gwariant gan y cyflogwr nad yw’n ymwneud â’r Gweithiwr a Ariennir
• darparu hyfforddiant i’r Gweithiwr a Ariennir a fyddai’n cael ei gwmpasu gan Gostau Cymorth y Partner Cyflenwi
• prynu offer neu feddalwedd ar gyfer y Gweithiwr a Ariennir sydd wedi’i gwmpasu, neu a ddylai’n rhesymol gael ei gwmpasu, gan ffrydiau cyllido eraill

Cynhyrchion ac Amserlen Talu

Bydd y cyflogwr yn derbyn taliadau misol mewn ôl-ddyledion ar gyfer costau ymuno.

Dylai Partneriaid Cyflenwi ddarparu Costau Ymuno’r Cyflogwr – Ffurflen Hawlio’r Cyflogwr i gyflogwyr pan fydd person ifanc yn dechrau mewn swydd. Yna, bydd angen i gyflogwyr lenwi’r ffurflen a’i dychwelyd at y Partner Cyflenwi, ynghyd â thystiolaeth ategol (er enghraifft, derbynebau). Dylai’r Partner Cyflenwi wedyn wirio bod y ffurflen wedi’i llenwi’n gywir, llenwi’r rhif cyfeirnod unigryw ar gyfer y Cyfranogwr, a gwirio bod y dystiolaeth wedi’i hatodi i gadarnhau’r costau ymuno a delir gan y cyflogwr ar gyfer y Cyfranogwr. Os nad oes tystiolaeth ar gyfer unrhyw un o’r costau, cânt eu gwrthod ac ni wneir unrhyw daliad am yr eitem honno.

Rhaid i Bartneriaid Cyflenwi wedyn gyflwyno pob Cost Ymuno’r Cyflogwr – Ffurflenni Hawlio’r Cyflogwr newydd, ynghyd â’r dystiolaeth ategol a Ffurflen Gofnodi Costau Ymuno wedi’i gwblhau, i DWP erbyn y 15fed o bob mis. Rhaid anfon hyn i Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau, gyda’r pwnc ‘Costau Ymuno’.

Yn dilyn dilysu’r costau, bydd DWP yn prosesu taliad ar gyfer cyfanswm gwerth yr holl hawliadau a dderbyniwyd, ac yn anelu at wneud taliad i’r Partner Cyflenwi o fewn 11 diwrnod gwaith. Bydd DWP yn anfon nodyn talu at y Partner Cyflenwi, ynghyd â chopi o’r Ffurflen Gofnodi Costau Ymuno sy’n nodi pa gostau ymuno unigol sydd wedi’u cynnwys a pha rai, os oes cost o gwbl, sydd wedi’u gwrthod. Gall Partneriaid Cyflenwi, lle bo’n berthnasol, gynnwys unrhyw gostau sydd wedi’u gwrthod mewn hawliad yn y dyfodol os cyflwynir tystiolaeth ychwanegol foddhaol. Bydd yn ofynnol i Bartneriaid Cyflenwi drosglwyddo’r arian i’r cyflogwr perthnasol o fewn 5 diwrnod gwaith o’i dderbyn

Dilysu

Bydd DWP yn adolygu’r holl hawliadau i gadarnhau bod hawliadau ar gyfer gwariant cymwys, nad oes dyblygu hawliad, a bod digon o dystiolaeth wedi’i darparu. Pan fydd problemau’n digwydd, bydd DWP yn cysylltu â’r Partner Cyflenwi i ymgysylltu â’r cyflogwr i ddatrys y rhain lle bo’n bosibl. Ni fydd unrhyw gostau yn cael eu talu nes bod gwiriadau dilysu wedi’u cwblhau.

5.4. Costau Cymorth a Chostau Gweinyddol

Bydd Partneriaid Cyflenwi yn derbyn cyllid grant i dalu’r costau sy’n gysylltiedig â chyflenwi’r Cynllun, hyd at y lefel cyllid uchaf y cytunwyd arni. Bydd hyn yn cynnwys cyllid ar gyfer Costau Cymorth a chyllid ar gyfer gweinyddiaeth y Cynllun. Gwneir taliadau yn unol â modelau ariannol y Partner Cyflenwi, fel y’u cynhwysir yn y GFA, yn amodol ar gyflenwi’r Cynllun yn unol â’r cerrig milltir a’r allbynnau y cytunwyd arnynt.

Gwariant Cymwys

Costau a delir i ddarparu cymorth i Gyfranogwr yn ystod eu cyfnod ar y Cynllun, cyn iddynt ddechrau mewn swydd (cymorth cyn-gyflogaeth), ac yn ystod Cyflogaeth a Ariennir. Dylai’r costau alluogi’r Cyfranogwr i dderbyn y Gyflogaeth a Ariennir, ymgysylltu â’r Cyflogaeth a Ariennir, a pharhau yn y Gyflogaeth a Ariennir am 6 mis, gan gynnwys cymorth i ail-ymgysylltu lle bo angen, cymorth i bontio i gyflogaeth gynaliadwy ar ôl diwedd y Gyflogaeth a Ariennir, a chymorth i fynd i’r afael â rhwystrau personol i waith. Gall hyn gynnwys:

• costau staff sy’n derbyn y grant sy’n gysylltiedig â dylunio a chyflwyno’r cynnig hyfforddiant a chymorth. Mae hyn yn cynnwys dylunio cynnig cyffredinol cyn yr atgyfeiriad cyntaf a gweithio gyda phob Cyfranogwr a Gweithiwr a Ariennir i deilwra’r cynllun i’w hanghenion neu rwystrau penodol
• darparu cymorth a hyfforddiant cyn-gyflogaeth i gefnogi’r Cyfranogwr i ymgymryd â Chyflogaeth a Ariennir
• darpariaeth o gyrsiau hyfforddiant allanol, gan gynnwys y rhai a geir gan y cyflogwr, i gefnogi’r Gweithiwr a Ariennir
• darparu cymorth i wella cyfle’r person ifanc o sicrhau cyflogaeth ar ôl diwedd y gyflogaeth a ariennir
• lle bo’n berthnasol, darparu cymorth penodol i fynd i’r afael â rhwystrau personol y Cyfranogwr neu’r Gweithiwr a Ariennir i gyflogaeth, er enghraifft, cymorth iechyd meddwl

Costau Gweinyddu: costau a delir gan y Partner Cyflenwi wrth reoli’r grant a chyflawni’r rhwymedigaethau a nodir yn y GFA. Bydd hyn yn cynnwys:

• dod o hyd i gyfleoedd cyflogaeth a ariennir derbyniol
• rheoli taliadau, gan gynnwys trosglwyddo taliadau i gyflogwyr
• cydymffurfio â’r holl ofynion monitro ac adrodd

Gellir dod o hyd i fanylion llawn y gwariant cymwys ar gyfer y ddwy elfen yn y GFA.

Amserlen Talu

Telir Costau Cymorth a Chostau Gweinyddu yn chwarterol ymlaen llaw. Gwneir pedwar taliad chwarterol fel y cytunwyd yn y Model Cyllido, yn amodol ar Bartneriaid Cyflenwi yn cyflawni yn unol â’r model cyflenwi y cytunwyd arno.

Bydd y taliad chwarterol cyntaf (gan gynnwys unrhyw daliad ymlaen llaw a hawliwyd) yn cael ei dalu yn dilyn llofnodi’r GFA a’r Partner Cyflenwi yn cyflwyno cais i DWP am y taliad. Telir y tri thaliad dilynol yn chwarterol, yn amodol ar ddarparu datganiadau gwariant misol. Bydd angen i’r Partner Cyflenwi gyflwyno cais ar ddechrau pob chwarter er mwyn rhyddhau pob taliad, a bydd angen cyflwyno hyn i DWP erbyn cyfarfod yr Adolygiad Chwarterol i gytuno ar ryddhau’r taliad. Gall DWP benderfynu amrywio’r taliadau chwarterol dilynol i addasu ar gyfer unrhyw danwariant gan Bartneriaid Cyflenwi neu mewn ymateb i gerrig milltir neu allbynnau yn cael eu cyflawni. Trafodir hyn gyda Phartneriaid Cyflenwi yn ystod yr adolygiad chwarterol.

Ar ddiwedd y cyfnod cyllid grant, cynhelir ymarfer cysoni. Bydd DWP yn adennill unrhyw arian heb ei wario, neu arian nad yw wedi’i wario ar wariant cymwys, yn unol â’r GFA. Bydd hefyd yn ofynnol i’r Partner Cyflenwi ddilyn gweithdrefnau safonol diwedd y flwyddyn ariannol fel y gall DWP sicrhau bod yr holl wariant yn cael ei gyfrif yn y flwyddyn y cafodd ei ddefnyddio. Bydd mwy o fanylion am hyn yn cael eu darparu yn nes at yr amser.

Cynhyrchion

Bydd yn ofynnol i Bartneriaid Cyflenwi lenwi Ffurflen Gofnodi Costau Cymorth a Chostau Gweinyddu er mwyn darparu tystiolaeth bod cyllid grant yn cael ei ddefnyddio’n briodol ac yn unol â’r Model Ariannol y cytunwyd arno. Rhaid cwblhau’r Ffurflen Gofnodi a’i gymeradwyo gan swyddog dynodedig neu statudol addas, i’w ddychwelyd i DWP heb fod yn hwyrach na’r 15fed o bob mis, gan fanylu ar holl gostau’r Partner Cyflenwi o’r mis blaenorol. Os nad oes llofnod derbyniol ar unrhyw un o’r ffurflenni hyn, cânt eu gwrthod a bydd yn rhaid eu hail-anfon gyda’r cymeradwyaethau cywir. Rhaid anfon y ffurflenni i Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau, gyda’r pwnc ‘Ffurflen Gofnodi Costau Cymorth a Chostau Gweinyddu.

Gan fod y grant ar gyfer y cymorth a chostau gweinyddu yn cael eu talu ymlaen llaw, mae’n hanfodol bod yr amserlenni a ddisgrifir uchod yn cael eu bodloni i roi’r hyder a’r sicrwydd angenrheidiol i’r DWP cyn cytuno ar werthoedd taliadau yn y dyfodol. Gall unrhyw oedi arwain at oedi mewn taliadau ar gyfer yr elfennau craidd hyn neu ostyngiad yng ngwerth y taliad a gynlluniwyd oherwydd diffyg tystiolaeth ategol

Canllawiau ar sut i’w defnyddio

Mae Ffurflen Gofnodi Costau Cymorth a Gweinyddu yn daenlen Excel sy’n cynnwys saith tab. Ceir manylion manwl ynghylch sut i gwblhau’r ffurflen gofnodi yn y daenlen ei hun, a bydd DWP yn darparu cymorth uniongyrchol un-i-un i sicrhau bod y Partner Cyflenwi yn gallu ei chwblhau’n gywir.

Bydd DWP yn gweithio gyda Phartneriaid Cyflenwi i fapio eu systemau cyfriflyfr cyffredinol i’r ffurflen gofnodi, a fydd yn lleihau’r gwaith llaw sydd ei angen i gyflwyno cais. Gall DWP ddiweddaru’r Ffurflen Gofnodi Costau Cymorth a Gweinyddu o bryd i’w gilydd, a bydd yn hysbysu’r Partner Cyflenwi os bydd hyn yn digwydd.

Unwaith y bydd y ffurflen gofnodi wedi’i sefydlu’n llawn, bydd angen i’r Partner Cyflenwi fewnbynnu copi cyflawn o’u cyfriflyfr cyffredinol sy’n ymwneud â Chynllun Gwarant Swyddi ar gyfer y mis perthnasol yn uniongyrchol iddo. Bydd hyn wedyn yn cael ei drosi i fformat safonol y gall DWP ei ddefnyddio i ddadansoddi a dechrau dilysu’r gwariant.

Bydd y trafodion gwirioneddol yn cael eu rhannu’n awtomatig i’r gwahanol gategorïau taliadau, sef Gweinyddu, Cymorth, Ymuno a Chyflogau. Mae nodweddion wedi’u hymgorffori yn y ffurflen gofnodi i negyddu unrhyw gofnodion llinell yn y cyfriflyfr (bydd DWP yn dangos yn fanwl sut i ddefnyddio hyn), fel y gellir gosod eitemau megis incwm gan DWP neu gostau ymuno a chostau cyflog a drosglwyddir i gyflogwyr i sero, heb effeithio ar gywirdeb y wybodaeth.

Dilysu

Mae’r gwiriadau dilysu y bydd DWP yn eu cynnal ar y gwariant grant wedi’u seilio ar yr egwyddorion “3 llinell amddiffyn” y mae’n rhaid eu cynnal fel rhan o’r canllawiau rheoli arian cyhoeddus.

Bydd dilysu yn cael ei gwblhau gan DWP yn fisol ar ôl derbyn y ffurflenni gofynnol, oni nodir fel arall gan DWP. Gan fod y gweithgaredd dilysu hwn yn digwydd ar ôl i daliad gael ei ryddhau, gall arwain at addasiadau angenrheidiol yn cael eu gwneud i daliadau dilynol. Ei nod yw sicrhau bod costau a hawlir gan Dderbynwyr Grant yn:

• gywir: sy’n golygu bod y costau a nodir yn seiliedig ar wariant gwirioneddol
• dilys: sy’n golygu bod y costau a hawliwyd yn Wariant Cymwys a gafwyd i gyflawni’r Gweithgareddau a Ariennir
• rhesymol: sy’n golygu bod y costau a hawliwyd yn gymesur ac yn gyfiawnadwy

Bydd DWP yn defnyddio 2 ddull gwahanol ar gyfer dilysu gwariant grant:

• Dilysu Costau Partneriaid Cyflenwi:
  Bydd dilyswyr DWP yn adolygu’r costau a ysgwyddir yn uniongyrchol ac a hawliwyd gan Bartneriaid Cyflenwi. Bydd y gwiriadau hyn yn adolygu’r trafodion a restrir yn y Ffurflen Gofnodi Costau Cymorth a Gweinyddu
• dilysu gwiriadau Is-gontractwyr (os yw derbynnydd grant yn is-gontractio rhan o’r gwasanaeth yn unig): Lle bo’n berthnasol, bydd dilyswyr DWP yn adolygu’r gwiriadau dilysu costau a gwblhawyd gan Bartneriaid Cyflenwi ar eu his-gontractwyr. Bydd y gwiriadau hyn yn adolygu manylion cryno’r gwiriadau a restrir yn y Ffurflen Hawlio Grant

Pan fo Partneriaid Cyflenwi yn defnyddio isgontractwyr i gyflawni’r cynllun, bydd DWP yn ei gwneud yn ofynnol i’r Partner Cyflenwi gwblhau Cynllun Twyll a Dilysu’r Partner Cyflenwi sy’n nodi sut y byddant yn gwirio unrhyw wariant gan isgontractwyr yn erbyn y mesurau uchod. Bydd Tîm Taliadau DWP yn trafod hyn gyda Phartneriaid Cyflenwi sy’n bwriadu defnyddio is-gontractwyr a byddant yn darparu templed i Bartneriaid Cyflenwi ei gwblhau.

Mae Tabl 3 isod yn nodi’r pedwar cam allweddol y bydd DWP yn eu dilyn wrth wneud a chyfathrebu penderfyniadau dilysu ôl-daliad.

Tabl 3: Proses Dilysu Ôl-daliad

Cam	Disgrifiad
Cam 1: Trefnu galwad rhannu sgrin	Bydd Partneriaid Cyflenwi yn cael eu gwahodd i gymryd rhan mewn galwadau rhannu sgrin gyda dilyswyr DWP drwy Microsoft Teams. Bydd DWP a’r Partner Cyflenwi yn trefnu galwadau am ddyddiad ac amser sy’n addas i’r ddau barti ac yn galluogi prosesu’r gwiriadau yn amserol. Bydd DWP yn rhannu manylion y trafodion sydd i’w dilysu, ac unrhyw is-gontractwr i alluogi’r Partneriaid Cyflenwi i wahodd personél sydd â’r mynediad angenrheidiol at systemau a data. Bydd DWP yn darparu amcangyfrif o hyd yr alwad cyn yr alwad a gall DWP a’r Partner Cyflenwi gytuno i rannu’r galwadau dros sawl sesiwn os oes angen.
Cam 2: Cynnal galwadau rhannu sgrin	Ar gyfer costau Partner Cyflenwi: Ar yr alwad a drefnwyd, bydd dilyswyr DWP yn rhannu manylion y costau i’w gwirio. Bydd personél Partner Cyflenwi yn rhannu eu sgriniau i arddangos tystiolaeth o gywirdeb a dilysrwydd y costau. Efallai y bydd dilyswr y DWP hefyd yn gofyn am weld tystiolaeth o resymoldeb costau. Ar gyfer costau Is-gontractwr: Lle bo’n berthnasol, bydd dilyswyr DWP yn rhannu manylion costau’r is-gontractwr i’w gwirio. Bydd personél Partner Cyflenwi yn rhannu eu sgriniau i arddangos tystiolaeth o’r gwiriadau maen nhw wedi’u cwblhau i sicrhau eu hunain o gywirdeb, dilysrwydd a rhesymoldeb y taliad. Gallai’r dystiolaeth hon fod ar ffurf dystiolaeth sylfaenol a gasglwyd gan y Partner Cyflenwi neu nodiadau tystiolaeth a welir ar alwadau rhannu sgrin.
Cam 3: Mynd i’r afael ag ymholiadau	Lle na ellir cyflwyno tystiolaeth foddhaol yn ystod yr alwad rhannu sgrin, bydd dilyswyr DWP yn gofyn am ddarparu tystiolaeth ychwanegol ar ôl yr alwad. Bydd lefel y manylder sydd ei angen ar gyfer y dystiolaeth ychwanegol yn gymesur â’r gwerthoedd ariannol dan sylw, a bydd amserlen ar gyfer ymateb yn cael ei chytuno yn ystod y cyfarfod. Mewn unrhyw amgylchiadau lle mae ymholiadau am nifer fawr o drafodion neu swm sylweddol o wariant, gall DWP osod amserlenni llymach i ddarparwyr ymateb gyda thystiolaeth ychwanegol, ac yn yr achosion hynny gallai methu â bodloni’r amserlenni hynny effeithio ar ddyddiadau rhyddhau neu werth taliadau yn y dyfodol.
Cam 4: Adrodd ar y canlyniadau	Bydd DWP yn rhannu adroddiad ar y canlyniadau ar ôl cwblhau’r dilysu ôl-daliad ar gostau mewnol a gwiriadau Partner Cyflenwi.

Mae Tabl 4 isod yn rhoi rhagor o enghreifftiau manwl o dystiolaeth y gallai Partneriaid Cyflenwi ei defnyddio i gadarnhau cywirdeb a dilysrwydd y costau mewnol. Ni fydd DWP yn ei gwneud yn ofynnol darparu tystiolaeth talu na thaflenni amser staff. Ni fydd DWP yn derbyn tystiolaeth sydd wedi’i lawrlwytho i fformat (er enghraifft taenlen) y gellir ei thrin.

Tabl 4: Enghreifftiau o dystiolaeth costau mewnol

Categori Cost	Cost	Enghreifftiau o dystiolaeth
Costau Llety: Rhent (Safleoedd cyflenwi Cynllun Gwarant Swyddi)	£2,500	Cyfriflen banc sy’n dangos y dyddiad y gwnaed y taliad i’r landlord, gyda manylion y cyfrif banc y talwyd iddo. Anfoneb rhwng y landlord a Derbynnydd y Grant sy’n cynnwys manylion banc y landlord. Cytundeb rhentu sy’n cadarnhau y bydd Derbynnydd y Grant yn talu £2,500 i’r landlord ar yr un dyddiad bob mis am hyd y cytundeb.
Costau Staff: Treuliau sy’n Gysylltiedig â Staff (Teithio sy’n gysylltiedig â gwaith)	£23.66	Derbynneb ar gyfer prynu petrol gan gynnwys dyddiad teithio. Mae’r system treuliau yn rhestru manylion gan gynnwys pwrpas y daith y hawliwyd y gost, y pellter a deithiwyd, a’r cyfrifiadau wedi’u cwblhau. Cofnod system AD sy’n cadarnhau bod yr unigolyn wedi bod, ac yn dal i fod, yn weithiwr.
Costau Gweithredu: Offer Swyddfa (amlenni rhagdaledig, wedi’u cyfeirio)	£333	Anfoneb rhwng y cyflenwr a Derbynnydd y Grant ar gyfer 300 o amlenni rhagdaledig, sy’n dangos dyddiad archebu a’r cyfeiriad i’w argraffu ar yr amlenni. Mae’r costau ar yr anfoneb yn dangos y swm cyn TAW a chyfanswm y gost a godwyd.

Bydd dilyswyr DWP yn gwneud y penderfyniad a yw pob llinell gost Partner Cyflenwi neu wiriad is-gontractedig yn llwyddiannus neu’n fethiant, gan ddefnyddio’r dystiolaeth a gasglwyd yn ystod y galwad rhannu sgrin ac unrhyw dystiolaeth a ddarperir mewn ymateb i ymholiadau dilynol o fewn yr amserlenni wedi’u diffinio. Cysylltir â Phartneriaid Cyflenwi ar gyfer unrhyw fethiannau yn y broses ddilysu i drafod unrhyw anghysondebau.

Ar gyfer costau Partner Cyflenwi, bydd dilyswyr yn ystyried a yw’r:

• cais am Wariant Cymwys
• anfonebau/derbynebau a welwyd o’r un gwerth â’r gost a hawliwyd
• tystiolaeth a wiriwyd yn ddilys ac yn cefnogi’r hawliad cost a wiriwyd
• dyddiadau/gwybodaeth ar y dystiolaeth yn cyd-fynd â chyfnod yr hawliad cost, a
• bod digon o dystiolaeth briodol wedi’i darparu i gefnogi’r hawliad cost

Ar gyfer Is-gontractwyr, bydd dilyswyr yn ystyried:

• a yw’r broses ddilysu wedi’i chwblhau mewn modd sy’n gyson â Chynllun Twyll a Dilysu’r Partner Cyflenwi
• a oes cofnod o’r gwiriadau a gynhaliwyd a’r dystiolaeth a welwyd i ddilysu cywirdeb, dilysrwydd a rhesymoldeb y gost, a
• oes tystiolaeth o addasiad sydd wedi’i wneud, neu sy’n cael ei wneud, i gais ariannol dilynol yr Is-gontractwr i’r Partner Cyflenwi

Os yw’r dystiolaeth a ddarperir gan y Partner Cyflenwi o fewn yr amserlenni wedi’u diffinio yn annilys neu’n annigonol, bydd llinell gost y Partner Cyflenwi neu’r gwiriad Is-gontractwr yn fethiant yn y broses dilysu ôl-daliad. Bydd Partneriaid Cyflenwi yn cael gwybod am unrhyw hawliadau cost Partner Cyflenwi a gwiriadau Is-gontractwr a fethodd yn yr adroddiadau canlyniadau’r dilysu ôl-daliad. Bydd addasiadau sy’n adlewyrchu cyfanswm yr hawliadau cost a fethwyd yn cael eu cymhwyso i’r taliad grant dilynol.

Os nodir cyfraddau gwall uchel, bydd DWP yn ystyried gofyn am gynllun adfer, cynnal gwiriadau pellach, a/neu newid y cynllun adfer.

Cysoni

Mae DWP yn cadw’r hawl i gysoni ar ddiwedd pob chwarter yn seiliedig ar berfformiad yn erbyn Cynllun Cyflenwi’r Partner Cyflenwi. Bydd DWP yn cwblhau cysoni ar ddiwedd C4 fel rhan o weithdrefnau safonol diwedd y flwyddyn ariannol, a chysoni llawn ar ddiwedd y cyfnod ariannu ar gyfer unrhyw anghysondebau sy’n weddill, ac, lle bo’n berthnasol, nodi unrhyw ordaliadau neu ad-daliadau sy’n ddyledus.

6. Rheoli Grantiau

Mae’r adran hon yn esbonio sut y bydd DWP yn gweithio gyda chi i reoli’r gwaith o ddarparu’r grant, ac yn nodi pwy yw eich prif gysylltiadau, sut y byddwn yn gweithio gyda’n gilydd, yr hyn y gallwch ei ddisgwyl gan DWP, a beth fydd ei angen ar DWP gennych yn ystod y cyfnod grant.

6.1. Sut byddwn yn gweithio gyda chi

Rheolwr Partneriaeth Penodedig

Bydd pob Partner Cyflenwi yn cael Rheolwr Partneriaeth Penodedig (PM). Eich Rheolwr Partneriaeth yw’ch prif bwynt cyswllt ar gyfer unrhyw beth sy’n ymwneud â’r grant neu gyflawni Cynllun Gwarant Swyddi. Gallwch gysylltu â hwy drwy Fewnflwch a Rennir y Tîm Partneriaeth.

Bydd eich Rheolwr Partneriaeth yn:

• eich cefnogi gyda rheoli’ch grant a gweithio gyda chi i helpu i sicrhau cyflawni’r Cynllun Gwarant Swyddi yn llwyddiannus
• gweithredu fel eich pwynt mynediad i dimau arbenigol ar draws DWP (er enghraifft taliadau, gweithrediadau a rhwydweithiau lleol DWP)
• eich helpu i lywio systemau a phrosesau DWP
• cydlynu trafodaethau perfformiad, adolygu cynnydd ac adnabod risgiau’n gynnar
• eich cefnogi i ddatrys problemau a sicrhau bod materion yn cael eu huwchgyfeirio’n brydlon pan fo angen
• meithrin cysylltiadau gwaith cryf gyda chi, eich Cydlynydd Ardal Ganolfan Byd Gwaith, a rhanddeiliaid eraill

Bydd eich Rheolwr Partneriaeth yn cydlynu pob ymgysylltiad â DWP, hyd yn oed pan fo angen cynnwys timau eraill (megis y tîm taliadau a sicrwydd, timau gwerthuso neu gydweithwyr gweithredol), a dylai bob amser fod yn bwynt cyswllt cyntaf i chi, ac eithrio lle mae prosesau penodol yn y canllawiau hyn yn nodi fel arall, megis:

• dychwelyd pob ffurflen, llythyr a thempled a nodir yn y canllawiau hyn
• rhoi gwybod i DWP bod angen i berson ifanc newid amser ei gyfarfod cyntaf gyda chi
• unrhyw drafodaethau sy’n ymwneud â Chyfranogwyr o dan yr adran Ystyriaethau Arbennig yn y canllawiau hyn, er enghraifft y rhai sy’n dod o dan MAPPA

Os na fyddwch yn gallu cysylltu â’ch Rheolwr Partneriaeth ar unrhyw adeg, dylech gysylltu â’r Tîm Rheoli Partneriaeth ehangach drwy Fewnflwch Cynllun Gwarant Swyddi DWP..

Strwythur Ymgysylltu Rheolaidd

Bydd rhaglen strwythuredig o ymgysylltu rhwng DWP a’r Partner Cyflenwi drwy gydol y cyfnod cyflenwi. Mae hyn yn cynnwys:

Sgyrsiau Wythnosol

• bydd eich Rheolwr Partneriaeth DWP ac arweinwyr y rhaglen yn y Partner Cyflenwi yn cymryd rhan
• bydd y sgyrsiau hyn yn canolbwyntio ar feithrin cysylltiadau, diweddariadau cynnydd amser real, datrys problemau a chael golwg gynnar ar unrhyw faterion a risgiau sy’n dod i’r amlwg
• Bydd y rhain yn cynnwys cyfarfodydd safle ac ymweliadau o bryd i’w gilydd

Cyfarfodydd Perfformiad a Chyflawni Misol

Yn cynnwys: arweinwyr y rhaglen yn y Partner Cyflenwi, Rheolwr Partneriaeth DWP, Cydlynydd Rhanbarth Ganolfan Byd Gwaith, tîm taliadau DWP, a rhanddeiliaid eraill DWP, lle bo angen.

Bydd y rhain yn gyfarfodydd ffurfiol a byddant yn canolbwyntio ar:

• fonitro cyfaint atgyfeiriadau a dechreuadau swydd Cyfranogwyr
• monitro perfformiad y Partner Cyflenwi yn erbyn y cynllun cyflenwi
• monitro ansawdd y cymorth
• monitro unrhyw risgiau a materion
• adolygiadau o adrodd ariannol a gwariant
• monitro cydymffurfiaeth a sicrwydd y Partner Cyflenwi

Cyfarfodydd Adolygu Strategol Chwarterol

Yn cynnwys: arweinwyr y rhaglen yn y Partner Cyflenwi, Rheolwr Partneriaeth DWP, tîm taliadau DWP a chydweithwyr sicrwydd DWP.

Bydd y rhain yn adolygiadau ffurfiol a byddant yn canolbwyntio ar:

• reoli gwariant cronfa’r grant
• adolygiadau o’r proffil costau o’i gymharu â’r gwariant gwirioneddol
• adnabod unrhyw danwariant neu orwariant sy’n dod i’r amlwg
• monitro gwerth am arian y rhaglen
• adolygiadau o ansawdd cyflenwi gwasanaethau a phrofiad y Cyfranogwr
• trafod unrhyw newidiadau sydd eu hangen i’r model cyflenwi neu’r proffil cyllid, yn unol â’ch GFA
• cynllunio ar gyfer y dyfodol a dysgu ar y cyd

Mae’r cyfarfodydd hyn yn ganolog i’r broses adolygu grantiau fel y nodir yn eich Atodlen 7 o eich GFA.

Yr hyn rydyn ni’n ei ddisgwyl gennych chi

Drwy gydol cyfnod cyflenwi’r Cynllun, rhaid i Bartneriaid Cyflenwi:

• gydymffurfio â’r holl delerau a nodir yn y GFA
• cyflawni’r gwasanaethau y cytunwyd arnynt ac a ddisgrifir yn eich Cynllun Cyflenwi
• cynnal cofnodion cywir a chadw tystiolaeth am saith mlynedd
• cyflwyno’r holl dempledi hysbysu, perfformiad ac ariannol gofynnol a’r dystiolaeth a ofynnwyd amdani yn llawn ac ar amser
• rhoi gwybod i DWP ar unwaith os bydd unrhyw risgiau’n codi a allai effeithio ar y cyflenwi
• uwchgyfeirio pryderon diogelu neu ddiogelwch yn unol â’r cyfarwyddiadau a ddarperir
• cynnal mewnflwch penodedig ar gyfer cyfathrebiadau DWP
• ymateb yn brydlon i geisiadau am wybodaeth, eglurhad neu dystiolaeth, yn unol ag Atodlen 7 y GFA

6.2. Gwybodaeth Rheoli (MI)

Mae’r adran hon yn esbonio’r data a’r wybodaeth y mae’n rhaid i Bartneriaid Cyflenwi eu darparu, sut y dylid eu cyflwyno, a sut y bydd DWP yn eu defnyddio i reoli perfformiad cyflenwi a chyllid.

Pwrpas casglu gwybodaeth rheoli

Mae’r wybodaeth y byddwch yn ei darparu yn helpu DWP i:

• fonitro’r cyflenwi yn erbyn eich Cynllun Cyflenwi y cytunwyd arno
• deall nifer y Cyfranogwyr a chanlyniadau swyddi
• sicrhau bod taliadau’n adlewyrchu’r cyflenwi gwirioneddol
• sicrhau gwerth am arian a chydymffurfiaeth â’r GFA
• adnabod lle mae angen cymorth, ymyriadau neu addasiadau
• cyfrannu at weithgarwch adrodd a gwerthuso

Eich Cyfrifoldebau MI

Trwy gydol cyflawni’r Cynllun, rhaid i Bartneriaid Cyflenwi ddarparu MI cywir, cyflawn ac amserol.

Ffurflen Gofnodi Berfformiad MI

Mae’r Ffurflen Gofnodi Berfformiad MI yn daenlen sy’n galluogi Sefydliadau Cyflenwi i adrodd ar eu cyflenwi o’r gweithgareddau a ariennir. Drwy gydol cyflenwi’r Gweithgareddau a Ariennir, bydd yn ofynnol i Sefydliadau Cyflenwi lenwi a chyflwyno taenlen Ffurflen Gofnodi Berfformiad MI erbyn y 15fed o bob mis ar gyfer y mis blaenorol. Rhaid anfon y ffurflen gofnodi wedi’i llenwi i Fewnflwch a Rennir y Tîm Taliadau, gyda’r pennawd pwnc “Ffurflen Gofnodi Berfformiad MI – [enw’r Sefydliad Cyflenwi]”. Mae hyn yn ychwanegol at y ffurflenni a’r templedi y mae’n rhaid eu llenwi yn unol â’r prosesau a nodir yn gynharach yn y canllawiau hyn. Bydd Ffurflen Gofnodi Berfformiad MI yn casglu gwybodaeth sy’n ymwneud â:

• atgyfeiriadau Cyfranogwyr a wnaed gan DWP cyfarfodydd cyntaf a gynhaliwyd / atgyfeiriadau a dderbyniwyd, gyda dyddiadau
• cymorth cyn cyflogaeth a ddarparwyd
• dechreuadau swyddi, gan gynnwys dyddiadau
• cymorth yn y gwaith a ddarparwyd
• canlyniadau swyddi ar ddiwedd y swydd a ariennir am 6 mis

Mae gwybodaeth am sut i lenwi’r Ffurflen Gofnodi Berfformiad MI wedi’i chynnwys yn y daenlen, a bydd eich Rheolwr Partneriaeth yn eich cefnogi os oes gennych unrhyw gwestiynau am sut i’w llenwi.

MI ychwanegol ar gyfer gwerthuso a gwella parhaus

Yn ogystal â llenwi’r Ffurflen Gofnodi MI, gall DWP ofyn i chi:

• ddosbarthu deunyddiau gwerthuso i Gyfranogwyr
• rhoi mynediad i Gyfranogwyr at arolygon, ymchwil neu weithgareddau gwerthuso
• darparu MI ychwanegol sy’n gysylltiedig â grwpiau sampl gwerthuso

Bydd hyn bob amser yn cael ei gyfathrebu’n glir, gyda therfynau amser wedi’u cynnwys.

Bydd DWP yn cyfuno’ch gwybodaeth â data mewnol i adeiladu darlun llawn o berfformiad ac ansawdd.

Sut y bydd MI yn cael ei ddefnyddio

Bydd MI yn cael ei adolygu:

• bob mis mewn cyfarfodydd perfformiad, i gefnogi trafodaethau ar berfformiad yn erbyn eich Cynllun Cyflenwi
• bob chwarter fel rhan o’r broses adolygu grant ffurfiol, i gefnogi trafodaethau ar berfformiad yn erbyn cynlluniau cyflenwi a gwariant yn erbyn cynlluniau ariannol y cytunwyd arnynt

Gellir hefyd defnyddio MI i:

• adnabod risgiau’n gynnar fel y gellir mynd i’r afael â hwy
• addasu proffiliau grant os yw’r cyflenwi y tu ôl i’r disgwyl neu o flaen y disgwyl
• cefnogi adrodd a gwerthuso DWP
• ysgogi gwelliant parhaus ar draws pob Partner Cyflenwi

6.3. Perfformiad

Perfformiad

Mae’r adran hon yn egluro sut y bydd DWP yn monitro cyflenwi’r Cynllun Gwarant Swyddi gan Bartneriaid Cyflenwi, a sut y byddwn yn gweithio gyda Phartneriaid Cyflenwi i adolygu cynnydd, mynd i’r afael â risgiau, a sicrhau bod y grant yn sicrhau gwerth am arian. Mae rheoli perfformiad yn broses gefnogol a ddyluniwyd i helpu Partneriaid Cyflenwi i ddarparu darpariaeth o safon uchel a chyflawni’r canlyniadau a nodir yn y Cynllun Cyflenwi ac yn y GFA.

Yr hyn rydym yn ei fesur

Bydd perfformiad Partneriaid Cyflenwi yn cael ei fonitro yn erbyn y Cynllun Cyflenwi, ar sail cyfuniad o weithgarwch cyflenwi, safonau ansawdd a pherfformiad ariannol. Mae hyn yn cynnwys:

Gweithgarwch Atgyfeirio ac Ymgysylltu

• nifer yr atgyfeiriadau sydd wedi’u gwneud / wedi’u derbyn
• cyfran yr atgyfeiriadau sy’n arwain at gwblhau Cyfarfod Cyntaf
• amseroldeb cydnabod a gweithredu gwybodaeth atgyfeirio
• tystiolaeth o addasiadau rhesymol ar gyfer pobl ifanc ag anghenion ychwanegol

Paru Swyddi a Dechrau Swydd

• cyflymder ac ansawdd paru swyddi
• dechrau swydd o’u cymharu â chynlluniau cyflawni y cytunwyd arnynt
• tystiolaeth o addasrwydd cyflogwr a chydymffurfiaeth â gofynion y Cynllun
• defnyddio templedi Dechrau Swydd a Newid Swydd

Darparu Cymorth i Gyfranogwyr

• oriau o gymorth wedi’i ddarparu
• ansawdd a chysondeb o gymorth wedi’i ddarparu
• tystiolaeth o ymgysylltu yn ystod cymorth cyn cyflogaeth
• cymorth yn y gwaith a chamau a gymerwyd i atal ymddieithrio neu golli swydd

Canlyniadau’r Cyfranogwyr

• cwblhau’r Cyflogaeth a Ariennir yn llwyddiannus
• canlyniadau swyddi parhaus y tu hwnt i’r cyfnod a ariennir (lle bo ar gael)
• perfformiad yn erbyn ymrwymiadau’r Cynllun Cyflawni

Cydymffurfiaeth a Sicrwydd

• cyflwyno ceisiadau ariannol yn amserol
• cywirdeb gwybodaeth Dechrau Swydd/Newid Swydd
• aliniad rhwng MI, hawliadau ariannol a thystiolaeth
• cadw at ofynion gwariant cymwys yn y GFA

Sut y bydd DWP yn adolygu perfformiad cyflenwi

Bydd perfformiad yn cael ei fonitro yn erbyn metrigau y cytunwyd arnynt, fel y nodir yn Atodlen 4, Rhan B o’r GFA. Gwneir hyn drwy’r rhaglen gytunedig o gyfarfodydd rheoli grantiau, gyda chefnogaeth eich Rheolwr Partneriaeth DWP.

Lle bo pryderon perfformiad yn codi, bydd Rheolwr Partneriaeth DWP yn cytuno ar gamau gweithredu gyda chi ac yn dilyn cynnydd yn rheolaidd er mwyn monitro gwelliannau.

Disgwyliadau Perfformiad

Trwy gyflawni’r Cynllun, rhaid i Bartneriaid Cyflawni:

• cyflawni yn erbyn yr ymrwymiadau yn y Cynllun Cyflawni
• bodloni gofynion data a thystiolaeth gofynnol
• cynnal cofnodion cywir er mwyn galluogi darparu ceisiadau MI rheolaidd ac ad-hoc, a galluogi ceisiadau ariannol
• rhoi gwybod i DWP yn brydlon am unrhyw risgiau, heriau neu danberfformio sy’n dod i’r amlwg
• gweithio’n gydweithredol gyda DWP i weithredu camau gwelliant y cytunwyd arnynt, lle bo angen

Ymateb i Danberfformiad

Bydd DWP yn monitro perfformiad Sefydliadau Cyflenwi drwy gydol cyflenwi’r Cynllun. Pan fydd perfformiad Partneriaid Cyflenwi yn disgyn islaw’r disgwyliadau ar unrhyw adeg yn ystod cyflenwi’r Cynllun, bydd DWP yn:

• trafod y mater yn gynnar drwy sgyrsiau wythnosol neu adolygiadau misol
• cytuno ar gynllun gwelliant cymesur, gan gynnwys camau gweithredu ac amserlenni clir
• cynyddu goruchwyliaeth, lle bo hynny’n briodol, nes bod hyder yn cael ei adfer
• addasu taliadau grant neu gyfaint atgyfeirio Cyfranogwyr, lle bo angen
• uwchgyfeirio drwy’r broses Adolygu Grant os bydd y materion yn parhau neu’n gwaethygu

Ein nod bob amser yw cefnogi Partneriaid Cyflenwi i wella perfformiad a chyflawni canlyniadau llwyddiannus i bobl ifanc, tra hefyd yn sicrhau bod arian y trethdalwr yn cael ei ddefnyddio’n gyfrifol ac yn effeithiol.

Gwelliant Parhaus

Bydd DWP yn gweithio gyda Phartneriaid cyflenwi i’w cefnogi i wella’r gwaith o gyflawni’r Cynllun yn barhaus drwy gydol y Cyfnod Ariannu. Er mwyn cefnogi hyn, bydd y DWP yn cynnwys trafodaethau perfformiad yn y cyfarfodydd rheolaidd rhwng y DWP a’r Sefydliad Cyflenwi i:

• adnabod arfer da
• rhannu dysgu ar draws Partneriaid Cyflenwi
• sicrhau bod y cyflawniad yn parhau i fod o ansawdd uchel, yn gyson ac wedi’i ganolbwyntio ar anghenion pobl ifanc

Bydd mewnwelediadau o reoli perfformiad hefyd yn llywio datblygiad polisi a chamau’r Cynllun yn y dyfodol.

7. Gwerthuso

Gall DWP roi gwybodaeth i chi i’w thrafod a’i rhannu â Chyfranogwyr yn y Cyfarfod Cychwynnol, yn ystod y cyfnod cymorth cyn cyflogaeth, ar ddiwedd y ddarpariaeth neu ar unrhyw adeg arall yn y broses Gwarant Swyddi sy’n ymwneud â’n gwella, gwerthuso ac ymchwil parhaus o’r Cynllun Gwarant Swyddi. Bydd y wybodaeth hon yn cefnogi Cyfranogwyr i wneud dewis gwybodus ynglŷn â chymryd rhan mewn gweithgareddau gwerthuso. Gofynnwn i chi gyflwyno hyn i Gyfranogwyr mewn ffordd gytbwys a chefnogol. Mae eich cefnogaeth i adeiladu’r sylfaen dystiolaeth ar gyfer Gwarant Swyddi yn hanfodol i ddeall effaith y Cynllun.

Ymhellach, efallai y bydd DWP yn gofyn i chi roi gwybodaeth i Gyfranogwyr am gael mynediad neu fynychu gweithgareddau (er enghraifft codau QR, dolenni gwe, manylion cyfarfodydd) sy’n ymwneud â’n gwella, gwerthuso, a / neu ymchwil barhaus o’r Cynllun Gwarant Swyddi. Dylid darparu’r rhain yn yr amserlenni penodedig a’u cyflwyno mewn modd cytbwys a chefnogol.

Gall gweithgareddau gwelliant parhaus, gwerthuso ac ymchwil DWP sy’n ymwneud â Chynllun Gwarant Swyddi gael eu cynnal gan gyflenwyr trydydd parti neu gan Bartneriaid academaidd. Byddwch yn cael gwybod gan bwy y byddwch yn derbyn gwybodaeth ynghylch y gweithgareddau hyn. Gall DWP hefyd ofyn am ddetholiadau o wybodaeth rheoli i alluogi gwerthuso ac ymchwil i’r Cynllun Gwarant Swyddi. Dylid darparu’r rhain yn yr amserlenni penodedig ac yn cynnwys yr holl newidynnau y cytunwyd arnynt.

Atodiad A: Rhestr o Ffurflenni

Ffurflen	Disgrifiad
Cynllun Gwarant Swyddi – Ffurflen COCau/Methu â Chymryd Rhan	Anfonir gan y Partner Cyflenwi pan fydd amgylchiadau’r Cyfranogwr yn newid neu pan nad ydynt yn ymgysylltu â’r Cynllun.
Ffurflen Atgyfeirio Cynllun Gwarant Swyddi	Anfonir gan DWP ar ôl i berson ifanc gael ei atgyfeirio at y Cynllun, gan ddarparu rhagor o wybodaeth i’r Partner Cyflenwi.
Datganiad Isafswm Cymorth Ariannol	Datganiad a gwblheir gan gyflogwyr i ardystio eu bod yn bodloni’r gofynion o dan eithriad Isafswm Cymorth Ariannol yn Neddf Rheoli Cymorthdaliadau 2022.
Llythyr Cadarnhau Isafswm Cymorth Ariannol	Cadarnhad a anfonir gan DWP at gyflogwyr i gadarnhau lefel yr ariannu y maent wedi’i dderbyn o dan eithriad Isafswm Cymorth Ariannol yn Neddf Rheoli Cymorthdaliadau 2022.
Ffurflen Cadarnhau Dechrau Swydd Partner Cyflenwi	Ffurflen a lenwir gan y Partner Cyflenwi pan fydd Cyfranogwr yn dechrau swydd o dan y Cynllun.
Ffurflen Newid Manylion Cyfranogwr	Ffurflen a anfonir gan DWP os bydd manylion Cyfranogwr yn newid tra byddant ar y Cynllun.
Ffurflen Newid Swydd	Ffurflen a anfonir gan y Partner Cyflenwi os bydd Cyfranogwr yn newid swydd tra byddant ar y Cynllun.
Costau Ymuno’r Cyflogwr – Ffurflen Hawlio’r Cyflogwr	Ffurflen a gwblheir gan y cyflogwr i hawlio costau ymuno.
Ffurflen Gofnodi Costau Ymuno	Ffurflen gofnodi a gwblheir yn fisol gan y Partner Cyflenwi i amlinellu’r costau ymuno â’r cyflogwr a hawliwyd y mis hwnnw.
Ffurflen Gofnodi Costau Cymorth a Gweinyddu	Ffurflen gofnodi a gwblheir yn fisol gan y Partner Cyflenwi i amlinellu costau Cymorth Gweinyddu ar gyfer y mis.
Cynllun Twyll a Dilysu’r Partner Cyflenwi	Wedi’i gwblhau gan y Partner Cyflenwi yn amlinellu sut y byddant yn gwirio unrhyw wariant gan is-gontractwyr yn erbyn mesurau dilysu.
Ffurflen Gofnodi Berfformiad MI	Ffurflen gofnodi a gwblheir yn fisol gan y Partner Cyflenwi i ddarparu MI cyfredol.