Polisi dogfennau hygyrch

Dogfennau hygyrch yng Nghyllid a Thollau EF (CThEF).

Mae’r polisi hwn yn egluro pa mor hygyrch yw’r dogfennau y mae Cyllid a Thollau EF (CThEF) yn eu cyhoeddi ar GOV.UK.

Mae’n cynnwys ffeiliau PDF, taenlenni, cyflwyniadau a mathau eraill o ddogfennau. Nid yw’n ymdrin â chynnwys a gyhoeddir ar GOV.UK fel HTML: mae prif ddatganiad hygyrchedd GOV.UK yn ymdrin â hynny.

Defnyddio ein dogfennau

Mae CThEF yn cyhoeddi dogfennau mewn ystod o fformatau, gan gynnwys:

  • PDF
  • Microsoft Word
  • taenlenni Microsoft Excel
  • CSV (Gwerthoedd wedi’u gwahanu gan goma)
  • ODT (Open Document Text)

Rydym am i gymaint o bobl â phosibl allu defnyddio’r dogfennau hyn. Er enghraifft, pan fyddwn yn cynhyrchu dogfen rydym yn sicrhau ein bod yn:

  • darparu opsiwn HTML lle bo hynny’n bosibl
  • tagio penawdau a rhannau eraill o’r ddogfen yn iawn, fel y gall darllenwyr sgrin ddeall strwythur y dudalen
  • gwneud yn siŵr ein bod yn cynnwys testun amgen ochr yn ochr â delweddau nad ydynt yn addurniadol, fel bod pobl na allant eu gweld yn deall pam eu bod yno
  • osgoi defnyddio tablau, ac eithrio wrth gyflwyno data
  • ysgrifennu mewn Saesneg clir

Pa mor hygyrch yw ein dogfennau

Dylai dogfennau newydd rydym yn eu cyhoeddi a dogfennau y mae angen i chi eu lawrlwytho neu eu llenwi i gael mynediad at un o’r gwasanaethau rydym yn eu darparu fod yn gwbl hygyrch.

Fodd bynnag, rydym yn gwybod nad yw rhai o’n dogfennau hŷn (a gyhoeddwyd cyn 23 Medi 2018) yn hygyrch. Er enghraifft, mae rhai ohonynt:

  • heb eu marcio mewn ffordd sy’n caniatáu i ddefnyddwyr darllenwyr sgrin eu deall
  • heb eu tagio’n iawn - er enghraifft, nid ydynt yn cynnwys penawdau cywir
  • heb eu hysgrifennu mewn Saesneg clir
  • yn cynnwys delweddau heb ddisgrifiad testunol
  • yn cynnwys tablau cymhleth

Mae hyn yn berthnasol yn bennaf i:

  • ein hadroddiadau corfforaethol
  • ein hadroddiadau ymchwil a dadansoddi
  • ein hystadegau

Mae’r math yma o ddogfennau wedi’u heithrio o’r rheoliadau, felly nid oes cynlluniau gennym i’w troi’n hygyrch ar hyn o bryd.

Ond os oes angen i chi gael mynediad at wybodaeth yn un o’r mathau hyn o ddogfennau, gallwch gysylltu â ni a gofyn am fformat amgen.

Beth i’w wneud os na allwch ddefnyddio un o’n dogfennau

Os oes angen i chi gael mynediad at wybodaeth yn un o’r mathau hyn o ddogfennau, gallwch gysylltu â ni a gofyn am fformat arall. Bydd o gymorth i ni os nodwch pa dechnoleg gynorthwyol yr ydych yn ei defnyddio.

Rhoi gwybod am broblemau hygyrchedd gydag un o’n dogfennau

Rydym bob amser yn ceisio gwella hygyrchedd ein dogfennau. Os dewch o hyd i unrhyw broblemau nad ydynt wedi’u rhestru ar y dudalen hon neu os ydych yn meddwl nad ydym yn bodloni gofynion hygyrchedd, cysylltwch â’n tîm cyhoeddi digidol.

Os ydych yn anfodlon ar ein hymateb

Mae’r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol (EHRC) yn gyfrifol am orfodi Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff Sector Cyhoeddus (Gwefannau a Chymwysiadau Symudol) (Rhif 2) 2018 (y ‘rheoliadau hygyrchedd’). Os nad ydych yn hapus â sut rydym yn ateb eich cwyn, cysylltwch â’r Gwasanaeth Cynghori a Chefnogi Cydraddoldeb (EASS), neu’r Equality Commission for Northern Ireland (ECNI) os ydych yn byw yng Ngogledd Iwerddon.

Gwybodaeth dechnegol am hygyrchedd ein dogfennau

Mae CThEF wedi ymrwymo i wneud ein dogfennau yn hygyrch, yn unol â Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff Sector Cyhoeddus (Gwefannau a Chymwysiadau Symudol) (Rhif 2) 2018.

Mae’r dogfennau mae CThEF yn eu cyhoeddi’n cydymffurfio’n rhannol â safon ‘AA’ Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1, oherwydd y diffyg cydymffurfio a restrir isod.

Cynnwys nad yw’n hygyrch

Nid yw’r cynnwys a restrir isod yn hygyrch oherwydd y rhesymau canlynol.

Diffyg cydymffurfio â’r rheoliadau hygyrchedd

Efallai na fydd gan rai diagramau yn ein dogfennau ddewis amgen o destun, felly nid yw’r wybodaeth sydd ynddynt ar gael i bobl sy’n defnyddio darllenydd sgrin. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.1.1 (non-text content) Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1 .

Rydym yn bwriadu ychwanegu dewisiadau amgen o destun ar gyfer pob diagram erbyn 23 Mehefin 2021.

Efallai na fydd penawdau, rhestrau na thablau data wedi’u nodi’n gywir yn rhai o’n dogfennau. Mae hyn yn golygu efallai na fydd defnyddwyr sy’n defnyddio darllenwyr sgrin yn gallu dilyn strwythur dogfen, a all yn ei dro effeithio ar eu gallu i fynd at a deall yr wybodaeth. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.3.1 (Info and Relationships) Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.

Erbyn 23 Mehefin 2021, rydym yn bwriadu sicrhau bod gan ein holl ddogfennau strwythur cywir, fel eu bod yn hygyrch i ddefnyddwyr sy’n defnyddio technolegau cynorthwyol.

Mae rhai o’n dogfennau’n defnyddio nodweddion synhwyraidd, fel lliw, siâp, neu faint, i gyfleu gwybodaeth. Mae hyn yn golygu efallai na fydd defnyddwyr ag anghenion mynediad gweledol yn gallu deall yr wybodaeth. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.3.3 (Sensory Characteristics) Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.

Erbyn 23 Mehefin 2021, rydym yn bwriadu sicrhau na fydd ein dogfennau’n dibynnu’n llwyr ar nodweddion synhwyraidd i gyfleu gwybodaeth.

Gall dogfennau a thudalennau gynnwys delweddau o destun i gyfleu gwybodaeth, yn hytrach na thestun plaen. Mae hyn yn golygu efallai na fydd defnyddwyr sydd naill ai’n defnyddio porwr testun yn unig neu’n defnyddio technoleg gynorthwyol yn gallu deall delwedd testun. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.4.5 (Images of Text) Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.

Erbyn 23 Mehefin 2021, rydym yn bwriadu sicrhau nad oes unrhyw un o’n dogfennau a’n tudalennau’n defnyddio delweddau o destun i gyfleu gwybodaeth yn unig.

Efallai na fydd cysylltiadau mewn rhai dogfennau yn cynnwys cyd-destun yn nhestun y cysylltiad. Mae hyn yn ei gwneud yn anodd i ddefnyddwyr sy’n defnyddio technoleg gynorthwyol ddeall beth yw pwrpas y cysylltiad, ac i ble y byddent yn cael eu cyfeirio pe byddent yn clicio arno. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 2.4.4 (Link Purpose (In Context)) Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.

Erbyn 23 Mehefin 2021, rydym yn bwriadu rhoi cyd-destun i’n holl gysylltiadau fel y gellir pennu eu pwrpas o destun y cysylltiad.

Nid yw rhai o’n dogfennau wedi’u strwythuro’n iawn. Mae hyn yn golygu efallai na fyddant yn hygyrch i ddefnyddwyr sy’n defnyddio darllenwyr sgrin neu dechnoleg gynorthwyol arall. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 4.1.2 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.

Erbyn 23 Mehefin 2021, rydym yn bwriadu rhoi strwythur cywir i’n dogfennau fel y gall defnyddwyr sy’n defnyddio darllenwyr sgrin neu dechnoleg gynorthwyol arall gael mynediad atynt.

Dogfennau a gynhyrchir gan drydydd partïon

Mae rhai dogfennau a gyhoeddir gennym yn cael eu cynhyrchu gan drydydd partïon, er enghraifft rhai adroddiadau ymchwil. Nid ydym bob amser yn gallu sicrhau bod y rhain yn cydymffurfio’n llawn, er enghraifft ychwanegu testun amgen at ddelweddau neu ddiagramau. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.1.1 (non-text content) Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.

Rydym yn rhoi gwybod i gyflenwyr trydydd parti am ein gofynion hygyrchedd, ond weithiau mae’n rhaid i ni gyhoeddi dogfennau ar fyr rybudd nad ydynt yn hygyrch. Lle bo modd, byddwn yn trwsio’r rhain cyn gynted ag y gallwn.

Cynnwys nad yw o fewn cwmpas y rheoliadau hygyrchedd

Nid yw rhai o’n dogfennau hŷn yn bodloni safonau hygyrchedd. Er enghraifft:

  • nid ydynt yn cynnwys testun amgen ar gyfer diagramau a/neu ddelweddau - nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.1.1 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.
  • maen nhw’n defnyddio delweddau o destun, yn hytrach na thestun plaen - nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.4.5 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.
  • nid ydynt wedi’u strwythuro’n iawn - nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 4.1.2 Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1.

Nid yw’r rheoliadau hygyrchedd yn ei gwneud yn ofynnol i ni drwsio PDFs neu ddogfennau eraill a gyhoeddwyd cyn 23 Medi 2018 os nad ydynt yn hanfodol i ddarparu ein gwasanaethau. Er enghraifft, nid ydym yn bwriadu trwsio ein hadroddiadau a chyfrifon blynyddol.

Bydd unrhyw PDFs neu ddogfennau Word newydd a gyhoeddwn yn bodloni safonau hygyrchedd.

Sut y gwnaethom brofi ein dogfennau

Gwnaethom brofi sampl o’n dogfennau ym mis Awst a mis Medi 2019. Cynhaliwyd y prawf gan dîm cynnwys digidol CThEF.

Gwnaethom brofi:

  • dogfennau PDF
  • dogfennau Microsoft Excel

Gwnaethom benderfynu profi’r mathau hyn o ddogfennau gan mai nhw yw’r prif fformatau heblaw HTML a gyhoeddir gan CThEF.

Yr hyn rydym yn ei wneud i wella hygyrchedd

Mae CThEF yn:

  • diweddaru templedi Word a PDF corfforaethol i fod yn hygyrch
  • cyhoeddi adroddiadau yn HTML yn ddiofyn lle bo hynny’n bosibl, yn hytrach na PDF
  • darparu ffeiliau CSV yn lle taenlenni Excel, a gwella’r ffordd yr ydym yn strwythuro’r mathau hyn o ffeiliau
  • codi ymwybyddiaeth a gwella sgiliau hygyrchedd ar draws yr adran
  • profi cyhoeddiadau gyda defnyddwyr meddalwedd technoleg gynorthwyol

Byddwn yn parhau i adolygu a diweddaru’r polisi hwn wrth i’n gwaith fynd yn ei flaen.

Paratowyd y dudalen hon ar 20 Medi 2019. Cafodd ei diweddaru ddiwethaf ar 23 Medi 2020.

Cynnwys