Publication

Canllaw drafft: defnydd elusennau o'r cyfryngau cymdeithasol - canlyniad yr ymgynghoriad

Published 17 January 2023

Cyflwyniad

Mae’r Comisiwn Elusennau’n cofrestru ac yn rheoleiddio elusennau yn Lloegr a Chymru, i sicrhau bod y cyhoedd yn gallu cefnogi elusennau’n hyderus a bod elusen yn gallu ffynnu ac ysbrydoli ymddiriedaeth.

Darparwn arweiniad i gefnogi ein swyddogaeth statudol o annog a hwyluso gweinyddiaeth well o elusennau, a’n hamcan strategol i roi’r ddealltwriaeth a’r offer sydd eu hangen ar elusennau i lwyddo.

Yn gynharach eleni fe wnaethom gynnal ymgynghoriad cyhoeddus 8 wythnos ar ganllawiau drafft ar ddefnydd elusennau o gyfryngau cymdeithasol. Diben y canllaw yw helpu ymddiriedolwyr i ddeall sut mae eu dyletswyddau presennol yn berthnasol i ddefnydd eu helusen o gyfryngau cymdeithasol ac annog elusennau sy’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol i fabwysiadu polisi ar sut y maent yn ei ddefnyddio. Cyhoeddwyd y canllaw drafft ar gyfer ymgynghori gennym er mwyn helpu i sicrhau bod y canllawiau mor eglur a defnyddiol â phosibl i ymddiriedolwyr.

Cawsom lefel uchel o ymgysylltu gan y sector wrth ymateb i’r ymgynghoriad, fel y manylir isod. Mae hyn yn rhoi set eang a manwl o adborth i ni ac rydym wedi’i ddefnyddio i wneud y canllawiau’n eglurach. Rydym yn ddiolchgar i bawb a ymatebodd.

Cynigion ymgynghori

Ceisiodd ein hymgynghoriad adborth gan elusennau, eu hymddiriedolwyr a’u gweithwyr, cyrff cynrychioliadol y sector a’r cyhoedd ar y canllaw drafft.

Gwahoddwyd sylwadau gennym yn arbennig ar:

• yr hyn y mae’r canllaw yn ei ddweud am lefel yr oruchwyliaeth y mae angen i ymddiriedolwyr ei chael ynghylch defnydd eu helusen o gyfryngau cymdeithasol a’r disgwyliadau a nodir yn y canllaw o ran lefel goruchwyliaeth ymddiriedolwyr

• os yw’r canllaw yn ymdrin â’r holl faterion perthnasol y mae angen i elusennau feddwl amdanynt i’w helpu i ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol yn briodol

• os yw’r hyn y mae’r canllawiau yn ei ddweud am ddefnydd personol unigolyn o gyfryngau cymdeithasol – boed yn ymddiriedolwr, yn gyflogai neu’n wirfoddolwr – yn ddefnyddiol

• o ganlyniad i ddarllen y canllawiau pa mor hyderus fyddai darllenwyr eu bod yn gwybod beth i’w gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol

Ymatebion i’r ymgynghoriad

Cawsom gyfanswm o 396 o ymatebion, 383 drwy’r offeryn ar-lein a 13 drwy e-bost.

Darparodd 41% (158) o ymatebwyr adborth ar ran elusen 26% (100) ychwanegol wedi’i dderbyn gan ymddiriedolwyr yn rhannu eu barn bersonol. Roedd y dadansoddiad o ymatebwyr a ddefnyddiodd yr offeryn ar-lein fel a ganlyn:

Rôl	Cyfran
Gweithiwr elusen yn ymateb ar ran fy elusen/cyflogwr	36%
Ymddiriedolwr elusen yn ymateb drosof fy hun yn unig (barn personol)	26%
Aelod o’r cyhoedd	17%
Person arall sy’n ymwneud â’r sector elusennol nad yw’n perthyn i’r categorïau uchod (er enghraifft, cynghorydd proffesiynol, cyfreithiwr neu gyfrifydd)	11%
Ymddiriedolwr elusen yn ymateb ar ran elusen (golwg ar y cyd o’r holl ymddiriedolwyr)	5%
Ymateb ar ran sefydliad cynrychioliadol y sector elusennol neu gorff ambarél	5%
Adran/rheoleiddiwr y llywodraeth	0%

Crynodeb o’r adborth a dderbyniwyd a themâu sy’n codi dro ar ôl tro

Roedd yr ymatebion yn gyffredinol yn cefnogi’r cynnig i ddarparu arweiniad ar y pwnc hwn a chydnabu llawer o ymatebwyr fod canllawiau i’w croesawu ac yn amserol ar yr hyn sy’n faes anodd sy’n newid yn gyflym.

Cawsom swm sylweddol o adborth gwerthfawr a oedd yn amlygu tair thema allweddol. Gweler yr adrannau isod am ragor o fanylion am y themâu hyn:

• beth mae’r canllaw yn ei ddweud am gynnwys a bostiwyd gan ymddiriedolwyr elusen, gweithwyr neu wirfoddolwyr sydd wedi tynnu sylw negyddol at yr elusen ac sy’n peryglu niwed i enw da’r elusen. Roedd rhai ymatebwyr o’r farn bod perygl i’r canllawiau gyfyngu ar ryddid mynegiant a hawliau preifatrwydd

• mae rhai yn dadlau bod lefel yr oruchwyliaeth sydd gan y canllaw a argymhellir gan ymddiriedolwyr dros gyfryngau cymdeithasol elusen yn anymarferol ar gyfer elusennau mawr a bach, a bod angen amlinelliad eglurach o ba fonitro o ddydd i ddydd sydd ei angen a beth sydd gan ymddiriedolwyr ar gyfer eu goruchwyliaeth

• bylchau canfyddedig a diffyg eglurder yn y canllawiau drafft

Rydym wedi darllen ac ystyried yr holl ymatebion ac mae adborth yr ymgynghoriad wedi helpu i lywio fersiwn terfynol y canllawiau.

Themâu sy’n dod i’r amlwg o’r ymgynghoriad

Lefel o oruchwyliaeth y mae angen i ymddiriedolwyr ei chael ynghylch defnydd eu helusen o gyfryngau cymdeithasol

Gofynnodd cwestiwn 6 yn yr ymgynghoriad, ar ôl darllen y canllaw, pa mor glir oedd yr ymatebwyr ynghylch lefel yr oruchwyliaeth y mae angen i ymddiriedolwyr ei chael am gyfryngau cymdeithasol eu helusen. Dywedodd 61% o’r ymatebwyr i’r cwestiwn hwn eu bod naill ai’n eglur neu’n eglur iawn, gyda 19% yn dweud eu bod yn aneglur neu’n aneglur iawn a 20% yn dweud nad oeddent yn eglur nac yn aneglur.

Ar ôl darllen y canllaw, pa mor eglur ydych chi ynglŷn â lefel yr oruchwyliaeth y mae angen i ymddiriedolwyr gael ynghylch defnydd eu helusen o gyfryngau cymdeithasol?

Ymateb	Cyfran
Yn eglur iawn	21%
Eglur	40%
Ddim yn eglur nac yn aneglur	20%
Aneglur	15%
Aneglur iawn	4%

Roedd cwestiwn 7 yn yr ymgynghoriad yn gofyn a yw’r disgwyliadau a nodwyd yn y canllaw o ran lefel yr oruchwyliaeth y dylai ymddiriedolwyr ei chael o ddefnydd yr elusen o gyfryngau cymdeithasol yn rhesymol. Mae 44% o’r ymatebwyr i’r cwestiwn hwn yn credu bod y disgwyliadau’n rhesymol tra bod 46% yn credu nad ydynt, a 10% yn ansicr a ydynt yn rhesymol ai peidio.

Wrth adolygu sylwadau gan y rhai nad oeddent yn gweld y disgwyliadau’n rhesymol, fe wnaethom sefydlu mai’r rheswm am hyn oedd bod y canllaw wedi’i ddehongli fel llywio ymddiriedolwyr tuag at wneud y gwaith ymarferol o oruchwylio defnydd elusen o gyfryngau cymdeithasol o ddydd i ddydd. Nid dyma oedd ein bwriad, a chredwn ei fod yn ymwneud â gosod yr adran ar lefelau goruchwyliaeth gan ymddiriedolwyr elusennau o gyfryngau cymdeithasol yn gynnar yn y canllaw. Er mwyn helpu i wneud gwahaniaeth eglurach rhwng yr hyn sy’n llywodraethu a’r hyn sy’n oruchwyliaeth weithredol, rydym wedi symud y rhan fwyaf o’r cynnwys ynghylch mabwysiadu polisi cyfryngau cymdeithasol i restr wirio ymarferol mewn Atodiad i’r canllawiau. Gallai’r rhestr wirio gael ei ddefnyddio gan ymddiriedolwyr neu weithwyr unigol sy’n mabwysiadu polisi newydd neu’n gwirio polisi sy’n bodoli eisoes.

Rydym hefyd wedi gwneud yn eglurach y dylai lefel goruchwyliaeth ymddiriedolwyr fod yn gymesur ag anghenion yr elusen a bydd yn dibynnu ar y gweithgareddau y mae elusen yn eu cyflawni a sut mae’r elusen yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol.

Pryder yr ymatebydd

Ein hymateb

Mae’n anymarferol i ymddiriedolwyr gael y lefel o oruchwyliaeth a nodir yn y canllaw (ar gyfer elusennau llai a rhai mwy). Mae’n bwysig cydnabod nad yw un maint yn addas i bawb. Dylai’r canllawiau fod yn eglurach ynghylch rôl oruchwylio ymddiriedolwyr a’r hyn sy’n weithredol/rheolaeth o ddydd i ddydd ac sydd ar gyfer cyflogeion/gwirfoddolwyr.

Rydym wedi gwahaniaethu’n eglurach yn y canllawiau rhwng yr hyn sy’n arolygiaeth ymddiriedolwyr a’r hyn sy’n rheoli polisi cyfryngau cymdeithasol o ddydd i ddydd, a fyddai’n cael ei wneud gan weithwyr neu wirfoddolwyr lle maent yn gyfrifol am reoli ei gyfryngau cymdeithasol. Rydym wedi darparu rhestr wirio ochr yn ochr â’r canllaw sy’n amlygu meysydd y gallai ymddiriedolwyr fod eisiau eu cynnwys mewn polisi yn dibynnu ar sut mae eu helusen yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol. Rydym wedi gwneud yn eglur y bydd pa mor fanwl y mae angen i bolisi fod yn dibynnu ar yr hyn y mae elusen yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol ar ei gyfer, y gwahanol lwyfannau cyfryngau cymdeithasol y mae elusen yn eu defnyddio a’r cymesuredd hwnnw a ddisgwylir.

Bylchau canfyddedig a diffyg eglurder yn y canllawiau drafft

Roedd cwestiwn 8 yn yr ymgynghoriad yn gwahodd safbwyntiau ynghylch a yw’r canllaw yn ymdrin â’r holl faterion perthnasol y mae angen i elusennau feddwl amdanynt i’w helpu i ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol.

Mae 51% o’r ymatebwyr yn credu eu bod yn gwneud hynny tra bod 49% yn credu nad ydynt. Rhoddodd llawer o ymatebwyr a oedd yn credu nad yw’n ymdrin â’r holl faterion perthnasol adborth defnyddiol i ni ar feysydd ychwanegol i’w cynnwys yn y canllawiau.

Rydym wedi gwneud rhai newidiadau drwy gydol y canllaw i wneud y disgwyliadau rheoleiddio hyd yn oed yn eglurach a hefyd i gryfhau’r negeseuon ar fanteision cadarnhaol elusennau sy’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol, sy’n cynnwys cyrraedd cynulleidfa ehangach na thrwy ddulliau cyfathrebu traddodiadol.

Rydym wedi cynnwys dolenni i dempled o bolisi cyfryngau cymdeithasol a ddatblygwyd ar gyfer elusennau ac wedi’i gyfeirio at sefydliadau ac adnoddau i helpu i wella sgiliau cyfryngau cymdeithasol.

Pryder yr ymatebydd	Ein hymateb
Byddai’n fuddiol cynnwys rhai enghreifftiau ymarferol neu astudiaethau achos yn y canllawiau.	Nid ydym wedi cynnwys astudiaethau achos yn y canllaw hwn oherwydd ein bod yn meddwl eu bod yn debygol o fod yn ddi-fudd yn gyflym oherwydd natur newidiol y dechnoleg.
Byddai’n fuddiol darparu templed polisi i ymddiriedolwyr i’w ddefnyddio.	Rydym wedi amlygu bod polisïau templed ar gael ac wedi cynnwys dolen i un enghraifft o dempled sydd wedi’i ddatblygu yn seiliedig ar nifer o bolisïau cyfryngau cymdeithasol elusennau sy’n bodoli eisoes.
Mae naws gyffredinol y canllaw yn rhy negyddol ac mae angen iddo fod yn fwy cytbwys i amlygu agweddau cadarnhaol cyfryngau cymdeithasol a’r manteision i elusennau o’i ddefnyddio.	Rydym wedi gwneud diwygiadau priodol gan gynnwys ychwanegu rhywfaint o destun i dynnu sylw at y gwahanol ffyrdd y gall ac y mae elusennau yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol a manteision cadarnhaol cyfryngau cymdeithasol, er enghraifft cyrraedd cynulleidfa lawer ehangach na thrwy ddulliau cyfathrebu traddodiadol.
Mae cyfeirio at gynnwys cyfryngau cymdeithasol ‘problemus’ a ‘dadleuol’ yn rhy annelwig ac yn agored i ddehongliadau gwahanol.	Rydym wedi defnyddio iaith eglurach. Er enghraifft, rydym wedi dileu’r gair ‘problemus’ ac wedi darparu enghreifftiau o weithdrefnau y gall ymddiriedolwyr fod eisiau eu rhoi ar waith i ddelio â’r hyn sy’n digwydd os yw polisi cyfryngau cymdeithasol yr elusen yn cael ei dorri neu os yw’r cynnwys y mae’r elusen yn ei bostio neu’n ei rannu yn peri risg sy’n niweidio enw da’r elusen yn sylweddol. Rydym wedi disodli ‘cynnwys dadleuol’ â ‘chynnwys emosiynol’ i fod yn eglurach y gall elusennau fod yn rhan o siarad am faterion sy’n ysgogi emosiynau cryf. Dyma’r un gair a ddefnyddiwn yn ein canllaw ar weithgarwch gwleidyddol ac ymgyrchu gan elusennau (CC9).
Mae’r canllaw drafft yn dweud y gall elusennau ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol ‘yn unig’ i hyrwyddo dibenion yr elusen. Mae angen i ganllawiau wneud yn eglurach y gall ac y mae elusennau yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn nifer o wahanol ffyrdd, gan gynnwys ymgysylltu â chefnogwyr ar faterion ehangach.	Rydym wedi cynnwys geiriad eglurach yn y canllaw ar y ffyrdd y gallai defnydd elusen o gyfryngau cymdeithasol hybu ei dibenion, megis codi arian ac ymgysylltu ar faterion amserol ehangach â buddiolwyr os yw buddion gwneud hynny yn drech nag unrhyw risgiau.
Rhagor o ganllawiau ar gynllunio ar gyfer/beth i’w wneud mewn argyfwng cyfryngau cymdeithasol.	Rydym wedi cryfhau’r negeseuon ar hyn mewn rhannau perthnasol o’r canllaw ac wedi cynnwys cyfeiriad ato yn y rhestr wirio o’r hyn y gallai ymddiriedolwyr ei gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol.

Defnydd personol o gyfryngau cymdeithasol gan ymddiriedolwyr, gweithwyr neu wirfoddolwyr

Gofynnodd Cwestiwn 9 o’r ymgynghoriad a oedd yr hyn y mae’r canllawiau yn ei ddweud am ddefnydd personol unigolyn o gyfryngau cymdeithasol – boed yn ymddiriedolwr, yn weithiwr neu’n wirfoddolwr – yn fuddiol. Mae 45% o’r ymatebwyr i’r cwestiwn yn credu bod y canllawiau naill ai’n fuddiol neu’n fuddiol iawn, mae 38% yn credu ei fod yn ddi-fudd neu’n ddi-fudd iawn ac mae 17% yn credu nad yw’n fuddiol nac yn ddi-fudd.

Ydy’r hyn y mae’r canllaw yn ei ddweud am ddefnydd personol unigolyn o gyfryngau cymdeithasol – boed yn ymddiriedolwr, yn weithiwr neu’n wirfoddolwr – o gymorth?

Ymateb	Cyfran
Buddiol iawn	11%
Buddiol	34%
Ddim yn fuddiol nac yn ddi-fudd	17%
Di-fudd	15%
Di-fudd iawn	23%

Gwnaethom gynnwys yr adran hon yn y canllaw gan fod hwn yn fater y mae’r Comisiwn yn ei weld mewn gwaith achos a chwynion am elusennau sy’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol, gan gynnwys cwynion uniongyrchol gan aelodau’r cyhoedd.

Mae’r canllaw yn ei wneud yn eglur bod gan ymddiriedolwyr, gweithwyr elusen ac unigolion eraill yr hawl i arfer eu rhyddid mynegiant o fewn y gyfraith yn eu cyfathrebiadau. Rydym o’r farn ei fod yn bwysig tynnu sylw at faterion sy’n ymwneud â defnydd unigol o gyfryngau cymdeithasol y dylai ymddiriedolwyr eu hystyried o ystyried y posibilrwydd o risg i enw da’r elusen mewn rhai amgylchiadau, a’r risg o ganlyniad i ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau yn gyffredinol.

Ar ôl adolygu’r canllaw, rydym yn dal i fod o’r farn ei bod yn bwysig sicrhau bod ymddiriedolwyr yn ymwybodol o’r risgiau posibl fel y gallant wneud penderfyniadau gwybodus a phriodol ar gyfer eu helusen ac i dynnu sylw at y canlynol:

• bydd manteision gwirioneddol i elusennau sydd wedi pennu polisi clir cyn unrhyw fater sy’n codi

• mae’n arfer cyffredin i sefydliadau gwmpasu hyn yn eu canllawiau AD neu gyfryngau cymdeithasol ar gyfer eu staff

Nid yw’r canllaw yn dweud wrth ymddiriedolwyr beth ddylai eu polisi gynnwys, gan y bydd hyn yn wahanol i bob elusen yn dibynnu ar ei hamgylchiadau, ond mae’n bwysig i ymddiriedolwyr fod wedi rhoi ystyriaeth briodol i’r polisi a gwneud penderfyniad cywir.

Gwerthfawrogwn fod y maes hwn o’r canllawiau wedi codi pryderon neu gwestiynau i rai ymatebwyr ac wedi gwneud nifer o ddiwygiadau, y manylir arnynt isod, i wneud y pwyntiau hyn yn eglurach.

Pryder yr ymatebydd	Ein hymateb
Mae’r hyn y mae’r canllawiau’n ei ddweud ar y mater hwn yn amharu ar breifatrwydd pobl a gellid ei ystyried yn cyfyngu ar ryddid unigolyn i lefaru. Gallai atal pobl rhag aros neu ddod yn ymddiriedolwyr.	Rydym wedi cadw’r geiriad sy’n datgan bod gan ymddiriedolwyr, gweithwyr elusen ac unrhyw unigolion eraill yr hawl i arfer eu rhyddid mynegiant o fewn y gyfraith yn eu cyfathrebiadau, yn eu gallu personol ac wrth gyfathrebu ar ran yr elusen. Rydym wedi gwneud yn eglur yn y canllaw y dylai ymddiriedolwyr ddeall y gallai cynnwys sy’n cael ei bostio ar gyfryngau cymdeithasol personol gael effaith negyddol ar yr elusen mewn rhai amgylchiadau. Am y rheswm hwn argymhellwn fod ymddiriedolwyr yn rhannu canllawiau (yn aml mewn polisi cyfryngau cymdeithasol) ag ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr er mwyn deall y risgiau posibl. Rydym wedi rhoi enghreifftiau o’r hyn y gellid ei gynnwys mewn canllawiau, i helpu i leihau’r risgiau a’r effaith i’r elusen.
Mae’n anymarferol i ymddiriedolwyr fonitro cyfrifon personol cyflogeion neu wirfoddolwyr.	Rydym wedi diweddaru’r canllaw i egluro nad ydym yn disgwyl i ymddiriedolwyr fonitro cyfrifon cyfryngau cymdeithasol personol.
Byddai’n ddefnyddiol darparu enghreifftiau o bryd y gallai problemau godi.	Rydym wedi defnyddio enghraifft i helpu i ddangos pryd y gallai defnydd personol o gyfryngau cymdeithasol fod yn risg i’r elusen, gan wahaniaethu rhwng Prif Swyddog Gweithredol a gwirfoddolwr o ran lefel y risg y bydd cymdeithas yn effeithio ar yr elusen.

Gwybod beth i’w gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol

Gofynnodd cwestiwn 10 yn yr ymgynghoriad, ar ôl darllen y canllawiau, pa mor hyderus fyddai darllenwyr eu bod yn gwybod beth i’w gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol. Dywedodd 54% o’r ymatebwyr y byddent yn hyderus neu’n hyderus iawn, dywedodd 22% y byddent yn ddihyder neu’n ddihyder iawn a dywedodd 24% na fyddent yn hyderus nac yn ddihyder.

O ganlyniad i ddarllen y canllawiau, pa mor hyderus fyddech chi eich bod yn gwybod beth i’w gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol?

Ymateb	Cyfran
Hyderus iawn	15%
Hyderus	39%
Ddim yn hyderus nac yn ddihyder	24%
Dihyder	13%
Dihyder iawn	9%

Pryder yr ymatebydd	Ein hymateb
Byddai’n ddefnyddiol cael rhestr wirio o’r hyn i’w gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol.	Rydym wedi addasu’r adran o’r canllaw ar yr hyn i’w gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol ac wedi symud hwn i restr wirio i ymddiriedolwyr neu weithwyr ei ddefnyddio pan fyddant yn datblygu neu’n adolygu eu polisi cyfryngau cymdeithasol.

Sylwadau eraill ar y canllawiau drafft

Roedd cwestiwn 11 yn gofyn i ymatebwyr am unrhyw sylwadau eraill oedd ganddynt ar y canllawiau drafft. Roedd llawer o’r sylwadau’n ymwneud â’r themâu allweddol a nodwyd eisoes mewn ymatebion i gwestiynau blaenorol.

Pryder yr ymatebydd	Ein hymateb
Mae angen cymorth/hyfforddiant ar gyfer ymddiriedolwyr nad ydynt wedi arfer defnyddio cyfryngau cymdeithasol.	Rydym wedi amlygu yn y canllaw bod hyfforddiant ac adnoddau ar gael i helpu ymddiriedolwyr i ddod yn gyfarwydd â chyfryngau cymdeithasol a’u defnyddio. Rydym wedi cyfeirio yn y canllawiau at rai o’r adnoddau hyn.
Nid oes digon o wybodaeth am bwysigrwydd darparu cymorth i staff/gwirfoddolwyr sy’n rheoli cyfryngau cymdeithasol elusen ac sy’n gorfod delio â cham-drin ar-lein.	Rydym wedi cryfhau’r negeseuon yn y canllawiau ar gynorthwyo staff sy’n rheoli cyfryngau cymdeithasol elusen ac, yn ystod y rôl honno, wedi profi cam-drin ar-lein. Nid ydym wedi darparu paragraff nac adran newydd am hyn, ond rydym wedi cynnwys mewn mannau perthnasol bwysigrwydd ystyried anghenion staff.