Canllawiau

Cynllun Ariannu Diogelwch Amddiffynnol i Fannau Addoli a Chynllun Diogelwch Amddiffynnol i Fosgiau: Hysbysiad Gwybodaeth Preifatrwydd (PIN)

Diweddarwyd 20 July 2023

Cyflwyniad

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu sut a pham rydyn ni’n defnyddio’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu yn eich cais i’r Cynllun Diogelwch Amddiffynnol i Fannau Addoli neu’r Cynllun Diogelwch Amddiffynnol i Fosgiau a sut bydd yn cael ei gwarchod.

Bydd eich gwybodaeth bersonol, a ddarperir at ddibenion y cais hwn, yn cael ei chadw a’i phrosesu gan y Swyddfa Gartref, 2 Marsham Street, Llundain, SW1P 4DF. Y Swyddfa Gartref fydd rheolydd y wybodaeth hon.

Mae manylion Swyddog Diogelu Data’r Adran ar gael yn siarter gwybodaeth bersonol, y Swyddfa Gartref, ac ar waelod yr hysbysiad gwybodaeth preifatrwydd hwn.

Sut a pham y mae’r Adran yn defnyddio eich gwybodaeth

Mae’r Swyddfa Gartref yn casglu, yn prosesu ac yn rhannu gwybodaeth bersonol i’w galluogi i gyflawni ei swyddogaethau statudol a swyddogaethau eraill.

Dim ond os oes sail gyfreithlon dros wneud hynny y caiff y Swyddfa Gartref brosesu eich data. Mae angen prosesu’r wybodaeth hon er mwyn i’r Swyddfa Gartref ymgymryd â thasg gyhoeddus fel y’i diffinnir o dan Erthygl 6(1)(e) y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) h.y. mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn i’r Swyddfa Gartref gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ei swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail glir mewn cyfraith. Yma, mae data ymgeiswyr yn cael ei brosesu er mwyn cyflawni’r dasg gyhoeddus o ddiogelu’r cyhoedd drwy’r gweithgareddau a gynhelir fel rhan o’r Cynllun Diogelwch Amddiffynnol i Fannau Addoli a’r Cynllun Diogelwch Amddiffynnol i Fosgiau.

Nodau’r casgliad data hwn yw:

• Casglu data personol sy’n ymwneud â’r sawl sy’n gwneud y cais, at ddibenion cysylltu â nhw mewn perthynas â chanlyniad y cais;
• Casglu gwybodaeth am y man addoli neu’r ganolfan gymuned ffydd gysylltiedig at ddibenion ystyried eu cais am gyllid;
• Casglu data defnyddiol ar faint a chymhlethdod diogelu mannau addoli, yn ogystal â throseddau casineb sy’n seiliedig ar ffydd yn fwy cyffredinol.

Mae’r Swyddfa Gartref wedi penodi Esotec Limited fel y contractwr a ddewiswyd ar gyfer gosod mesurau diogelwch amddiffynnol ffisegol mewn mannau addoli a chanolfannau cymunedau ffydd cysylltiedig.

Bydd data eich ffurflen gais yn cael ei rannu rhwng y Swyddfa Gartref ac Esotec Limited drwy system trosglwyddo ffeiliau ddiogel. Mae angen prosesu’r wybodaeth hon er mwyn i’r Swyddfa Gartref

gyflawni’r dasg gyhoeddus o ddiogelu’r cyhoedd drwy’r gweithgareddau a gynhelir fel rhan o’r Cynllun Ariannu Diogelwch Amddiffynnol i Fannau Addoli a’r Cynllun Diogelwch Amddiffynnol i Fosgiau.

Ni fydd y Swyddfa Gartref ac Esotec Limited yn rhannu nac yn storio data y tu allan i’r DU. Bydd yr holl waith prosesu data drwy Gynllun Ariannu Diogelwch Amddiffynnol i Fannau Addoli yn digwydd yn y DU.

Prosesu eich cais unigol

Bydd y Swyddfa Gartref yn defnyddio’r data personol a ddarperir ar y ffurflen gais i gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy. Bydd y Swyddfa Gartref yn rhannu data personol â’r partneriaid canlynol:

• Swyddogion Dylunio i Atal Troseddu (DOCO)
• Cydlynwyr Cymunedol y Comisiwn Elusennau
• Llywodraeth Cymru
• Esotec

Bydd eich data’n cael ei rannu â’r partneriaid uchod er mwyn galluogi’r Swyddfa Gartref i gyflawni’r dasg gyhoeddus o ddiogelu’r cyhoedd drwy’r gweithgareddau a gynhelir fel rhan o’r cynlluniau. Mae’r tabl canlynol yn tynnu sylw at yr holl drefniadau rhannu data o dan y cynlluniau hyn.

Prosesydd/Rheolwr	Pwrpas	Cynnwys wedi’i Rannu
Swyddogion Dylunio i Atal Troseddu (DOCO) (Prosesydd)	Helpu’r DOCO i ddeall yn well y troseddau neu’r digwyddiadau casineb sydd wedi cael eu profi ond nad ydynt wedi cael eu hadrodd i’r heddlu. Bydd y wybodaeth ychwanegol hon yn helpu’r DOCOs i benderfynu pa fesurau diogelwch amddiffynnol ddylid eu gosod.	Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir ar y ffurflen gais, ac eithrio unrhyw wybodaeth bersonol adnabyddadwy (e.e. cyswllt a enwir), yn cael ei dileu.
Llywodraeth Cymru (Rheolwr)	Ar gyfer ymgeiswyr sydd wedi bod yn aflwyddiannus yn y Cynlluniau, bydd y Swyddfa Gartref yn rhannu eich gwybodaeth â Llywodraeth Cymru i’w galluogi i weld a oes cyfleoedd ariannu eraill cysylltiedig â ffydd ar gael.	Mae gwybodaeth sy’n cael ei rhannu â Llywodraeth Cymru wedi’i chyfyngu i’ch manylion cyswllt. Ni fydd y wybodaeth hon yn cael ei throsglwyddo iddynt nes y byddwch wedi cael gwybod am ganlyniad eich cais
Y Comisiwn Elusennau (Prosesydd)	Bydd y Comisiwn Elusennau yn derbyn gwybodaeth, gan gynnwys enw a chyfeiriad y safle, a bydd yn cynnal archwiliadau diwydrwydd dyladwy.	Bydd y Swyddfa Gartref yn rhannu enw, rhif elusen a chyfeiriad eich Man Addoli.

Bydd y PIN hwn yn cael ei ddiweddaru unwaith y bydd cyflenwr ar gyfer gwasanaethau gwarchod wedi’i nodi ar gyfer y Cynllun Diogelwch Amddiffynnol i Fosgiau

Os bydd y Swyddfa Gartref yn amau bod unigolyn neu sefydliad yn defnyddio cyllid yn amhriodol, mae’n bosibl y bydd eich data personol yn cael ei rannu â’r Comisiwn Elusennau a sefydliadau gorfodi’r gyfraith. Bydd y data personol hwn yn cael ei gyfyngu i fanylion cyswllt yr ymgeisydd, enw a chyfeiriad y man addoli neu’r ganolfan gymuned ffydd gysylltiedig, a’r rhesymau pam yr amheuir bod arian yn cael ei ddefnyddio’n amhriodol.

Bydd y Swyddfa Gartref hefyd yn defnyddio’r data personol a ddarperir i anfon gohebiaeth atoch sy’n ymwneud yn benodol â’ch cais ac (yn achos ymgeiswyr llwyddiannus) y trefniadau ar gyfer cyflwyno mesurau diogelwch y cytunwyd arnynt.

Gall y Swyddfa Gartref rannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill wrth gyflawni ein swyddogaethau, neu i alluogi eraill i gyflawni eu swyddogaethau hwy. Ni fydd eich data personol yn cael ei brosesu gan ddefnyddio technoleg gwneud penderfyniadau awtomataidd nac at ddibenion proffilio. Nid oes rhwymedigaeth statudol na chytundebol arnoch i ddarparu eich data i’r Swyddfa Gartref. Fodd bynnag, os nad ydych yn rhannu’r wybodaeth hon, ni allwn brosesu eich cais ymhellach.

Mae rhagor o wybodaeth am y ffyrdd y gall y Swyddfa Gartref ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys y dibenion rydym yn ei defnyddio, y sail gyfreithiol, a gyda phwy y gellir rhannu eich gwybodaeth, ar gael yn siarter gwybodaeth bersonol y Swyddfa Gartref.

Hysbysiad Datgelu

Yn ystod y cynlluniau hyn lle darperir gwybodaeth sy’n ymwneud â gweithgarwch y tu allan i ddefnydd amhriodol o gyllid, fel gweithredoedd troseddol, mae’n annhebygol y byddai gwybodaeth adnabyddadwy yn cael ei defnyddio i weithredu unrhyw ddatgeliad o fygythiad, trosedd neu niwed. Os bydd y Swyddfa Gartref neu Esotec Limited yn amau bod unigolyn neu sefydliad yn defnyddio’r cynlluniau i rybuddio am fygythiad i fywyd, byddwn yn rhannu’r wybodaeth hon â’r heddlu lleol. Os bydd unigolyn neu sefydliad yn defnyddio’r cynlluniau i roi gwybod am drosedd yn y gorffennol, ni fydd hyn yn cael ei drosglwyddo i’r heddlu.

Ni fydd ymatebion a dderbynnir i’r blwch derbyn e-bost yn cael eu monitro’n rheolaidd, ac ni fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu mewn amser real. Dylid rhoi gwybod i 999 am argyfyngau neu fygythiadau i fywyd. Dylid riportio pob gweithgaredd troseddol i’r heddlu lleol neu ddeialu 999 mewn argyfwng. Os bydd cyfranogwyr yn cysylltu â’r Swyddfa Gartref yn uniongyrchol gyda datgeliad, dilynir ein prosesau datgelu arferol.

Storio eich gwybodaeth

Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw am saith mlynedd gan y Swyddfa Gartref at y diben y mae’n cael ei phrosesu ac yn unol â pholisi cadw’r adran. Mae rhagor o fanylion am y polisi hwn ar gael yma.

Gofyn am gael gweld eich data personol

Mae gennych hawl i ofyn am gael gweld y wybodaeth bersonol sydd gan y Swyddfa Gartref amdanoch. Mae manylion ynghylch sut i wneud y cais ar gael yn siarter gwybodaeth bersonol y Swyddfa Gartref.

I gael mynediad at eich data personol, anfonwch e-bost atom yn info.access@homeoffice.gov.uk.

Neu ysgrifennwch i:

Information Rights Team
Home Office
Lower Ground Floor, Seacole Building
2 Marsham Street
London

Hawliau eraill

In certain circumstances you have the right to object to and restrict the use of your personal information, or to ask to have your data deleted, or corrected.

Rhyddid Gwybodaeth

Bydd gan wrthrychau data (ymgeiswyr neu’r rhai a enwir fel arall mewn ceisiadau) yr hawl i gael mynediad at eu data personol o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data.

Ni fydd eich gwybodaeth bersonol a ddarperir yn y cais, gan gynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â’r person cyswllt a enwir, ac â’r man addoli neu’r ganolfan gymuned ffydd gysylltiedig, yn cael ei chyhoeddi na’i datgelu yn unol â’r cyfundrefnau mynediad at wybodaeth (sef, yn bennaf, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (FOIA) a’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 (EIR).

Cwestiynau neu bryderon am ddata personol

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, pryder neu gŵyn am gasglu, defnyddio neu ddatgelu eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’r Swyddfa Gartref drwy ddefnyddio’r manylion cyswllt a nodir isod.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi cael ei greu i fod yn ddealladwy ac yn gryno. Os hoffech gael rhagor o wybodaeth, mae gan y Swyddfa Gartref swyddog diogelu data y gellir cysylltu â hwy drwy:

E-bost: dpo@homeoffice.gov.uk

Ffôn: 020 7035 6999

Neu ysgrifennwch i:

Office of the DPO
Y Swyddfa Gartref
Peel Building
2 Marsham Street
Llundain
SW1P 4DF

Mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am y ffordd y mae’r Swyddfa Gartref yn trin eich gwybodaeth bersonol.

Ffôn: 08456 30 60 60 neu 01625 54 57 45.

Ffacs: 01625 524510

Neu ysgrifennwch i:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Gallwch hefyd fynd i wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.