Safonau i asiantiaid Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA)
Lansio safonau newydd ar gyfer asiantiaid gan Asiantaeth y Swyddfa Brisio
Mae gennym safonau i asiantiaid sy’n nodi:
- disgwyliadau’r VOA o gynrychiolwyr proffesiynol (asiantiaid) sy’n rhyngweithio â’r VOA a’i gwasanaethau
- trosolwg o sut y bydd y VOA yn delio â’r lleiafrif o asiantiaid nad ydynt yn bodloni’r safonau
Ar gyfer pwy mae’r safonau
Mae’r term ‘asiant’ yn berthnasol i’r rheini sy’n cynrychioli, yn broffesiynol, dalwyr ardrethi neu drethdalwyr wrth ryngweithio â’r VOA. Mae hyn yn cynnwys ardrethi busnes (ardrethi annomestig) a Threth Gyngor.
Gall asiantiaid fod yn unigolion, yn bartneriaethau, yn gwmnïau corfforedig neu unrhyw fath o endid cyfreithiol sy’n darparu cyngor neu wasanaethau ynghylch ardrethi neu dreth.
Nid yw’r VOA yn defnyddio’r safonau hyn gyda chynorthwywyr dibynadwy.
Defnyddio asiant
Dylai cwsmeriaid bob amser wirio cefndir a statws proffesiynol cwmni neu unigolyn cyn llofnodi contract.
Mae’r VOA yn rhoi arweiniad ar benodi asiant ar gyfer ardrethi busnes.
Y safonau
Dylai pob asiant gynnal safonau uchel sy’n hyrwyddo cydymffurfiad.
Mae’r safonau isod yn nodi disgwyliadau clir ar gyfer asiantiaid o ran:
- eu hymddygiad
- eu harfer proffesiynol
- y gwasanaeth y maent yn ei ddarparu i’w cwsmeriaid.
1. Ymddygiad
Mae’n rhaid i’r asiantiaid fodloni’r safonau ymddygiad canlynol.
Hygrededd a gonestrwydd
Bod yn onest ac yn ddidwyll.
Bod yn agored
Bod yn agored ac yn gydweithredol wrth rannu gwybodaeth neu mewn trafodaethau, gan gadw mewn cof budd y cyhoedd.
-Parch
Trin eraill gyda chwrteisi ac urddas.
Cynrychiolaeth
Sicrhau nad yw’r holl ddeunyddiau a chyfathrebiadau yn camgyfleu’r berthynas ag Asiantaeth y Swyddfa Brisio.
2. Arfer proffesiynol
Mae’n rhaid i’r asiantiaid fodloni’r safonau arfer proffesiynol canlynol:
Dibynadwyedd
Sicrhau bod ymrwymiadau a chyfrifoldebau yn cael eu cyflawni’n gyson.
Cywirdeb
Cymryd pob cam rhesymol i sicrhau bod gwybodaeth yn gywir a, lle bo angen, wedi’i hategu gan dystiolaeth sy’n ffeithiol, yn gyflawn ac yn wrthrychol.
Cymhwysedd a’r gofal priodol
Cymryd pob cam rhesymol i atal gwallau ac anghywirdebau – eu cywiro cyn gynted ag yr amlygwyd.
Gwybodaeth
Cynnal gwybodaeth gywir a chyfredol o’r meysydd ymarfer ardrethu a phrisio y maent yn ymdrin â hwy.
Cydymffurfio
Cydymffurfio’n llawn â’r holl ddeddfwriaethau a rheoliadau perthnasol sy’n ymwneud â gweithgaredd proffesiynol.
3. Gwasanaeth
Dylai asiantiaid fodloni’r safonau gwasanaeth canlynol.
Cyfathrebu
Darparu cyfathrebiadau clir.
Amseroldeb
Ymateb i gyswllt o fewn amser rhesymol.
Agosatrwydd
Bod ar gael ac mewn modd agos-atoch.
Cynghori
Defnyddio arbenigedd a phrofiad i roi cyngor priodol a chywir.
Sut mae’r VOA yn monitro’r safonau
Mae’r VOA yn casglu tystiolaeth o ymddygiad ac arferion gwael asiantiaid yn ystod eu gwaith. Mae’r dystiolaeth hon yn ein galluogi i fynd i’r afael yn rhagweithiol â materion neu bryderon.
Mae’r safonau asiant yn nodi’r hyn rydym yn ei ddisgwyl gan asiantiaid. Mae’r safonau’n gosod meincnod lle y bydd y VOA yn ystyried cymryd camau yn erbyn yr asiant oddi tano.
Pan nad yw’r safonau’n cael eu bodloni
Mae’r rhan fwyaf o asiantiaid yn rhyngweithio â’r VOA yn broffesiynol ac yn barchus, ac yn cynnal safonau uchel. I’r lleiafrif nad ydynt yn gwneud hynny, gall y VOA gymryd camau i fynd i’r afael ag ymddygiadau ac arferion .
Ystyrir bod yr asiantiaid hynny, sydd ddim yn dilyn y safonau, yn torri’r safonau.
Yn y rhan fwyaf o achosion o ymddygiad neu arfer gwael asiant, bydd y VOA yn ceisio gweithio gyda’r asiant i ddatrys unrhyw anawsterau neu faterion yn gyntaf.
Os na fydd yr asiant yn ymateb i’r VOA, neu os yw’r mater yn ddifrifol, bydd y VOA yn ceisio cymryd camau cryfach.
Gallai’r opsiynau gynnwys:
- rhwystro mynediad i wasanaethau’r VOA dros dro
- atgyfeiriadau at bartneriaid priodol (er enghraifft, Gwasanaeth Ymchwilio i Dwyll CThEF neu’r Asiantaeth Safonau Hysbysebu)
- gwrthod delio ag asiant o gwbl
Pan fo’n briodol, bydd cyrff proffesiynol perthnasol yn cael eu hysbysu’n uniongyrchol am gamymddwyn gan eu haelodau trwy Ddatgeliad er Lles y Cyhoedd.
Y VOA a safonau cyrff proffesiynol
Mae llawer o asiantiaid yn aelodau o gorff proffesiynol, a all osod y safonau a ddisgwylir gan eu haelodau. Mae’r cyrff proffesiynol hyn yn cynnwys:
- Sefydliad Brenhinol y Syrfewyr Siartredig (RICS)
- Y Sefydliad Ardrethu a Phrisio Refeniw (IRRV)
- Cymdeithas y Syrfewyr Ardrethu (RSA)
Mae RICS, IRRV ac RSA wedi cyhoeddi set o safonau ar y cyd sy’n disgrifio’r hyn y gall eu haelodau ei wneud a’r hyn na allant ei wneud. Mae’n rhaid i aelodau’r sefydliadau uchod ddilyn y safonau hyn.
Nid yw safonau asiant y VOA yn diystyru unrhyw ddyletswyddau neu safonau proffesiynol a osodir gan gorff proffesiynol perthnasol. Disgwylir i aelodau corff proffesiynol ddilyn unrhyw ofynion a osodir gan eu sefydliad.
Disgwyliwn i bob asiant sy’n rhyngweithio â’r VOA gadw at ein safonau, ni waeth beth fo’u haelodaeth o gyrff proffesiynol.
Os yw asiantiaid yn bodloni safonau eu corff proffesiynol, ni ddylai safonau asiantiaid y VOA osod unrhyw ofynion pellach arnynt.
Beth y gall asiantiaid ei ddisgwyl o’r VOA
Os yw cwsmer wedi awdurdodi asiant i ddelio â ni ar ei ran, byddwn yn delio â’r asiant hwnnw yn gwrtais ac yn broffesiynol.
Rydym am ddarparu gwasanaeth i asiantiaid sydd:
- yn deg
- yn gywir
- ar sail ymddiriedaeth a pharch gan y ddwy ochr
Rydym hefyd yn awyddus i’w gwneud hi mor hawdd â phosibl i asiantiaid gael pethau’n iawn.
Mae Siarter y cwsmer yn gosod yr ymddygiad a’r gwerthoedd y gall asiantiaid a chwsmeriaid eu disgwyl wrth ryngweithio a’r VOA.