Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 80: coronafeirws (COVID-19): gwybodaeth ddefnyddiol i drawsgludwyr

Diweddarwyd 16 January 2023

This canllawiau was withdrawn on 16 January 2023

Information within this practice guide has now been consolidated into Execution of deeds (PG8) and Electronic signatures accepted by HM Land Registry (PG82).

Applies to England and Wales

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Llofnodi gweithredoedd a dogfennau

1.1 Awdurdodau lleol yn cyflawni gweithredoedd

Ar hyn o bryd, ni all llawer o awdurdodau lleol wneud trefniadau ar gyfer cyflawni gweithredoedd yn unol â’u trefniadau arbennig sefydledig â Chofrestrfa Tir EF. Mae nifer ohonynt yn newid eu cyfansoddiad i awdurdodi dulliau eraill o gyflawni. Hyd nes clywir yn wahanol, byddwn yn derbyn cyflawni lle mae awdurdod lleol hefyd yn ardystio y gall, o dan ei gyfansoddiad, gyflawni gweithred yn ddilys heblaw yn unol â’i drefniadau arbennig.

Rhaid i’r dystysgrif ganlynol gael ei chyflwyno gyda’r cais wedi ei lofnodi gan drawsgludwr unigol a gyflogir gan yr awdurdod lleol perthnasol gan ddatgan bod y weithred wedi cael ei chyflawni’n gywir ac yn briodol yn unol â chyfansoddiad y Cyngor.

“Yr wyf i [enw’r trawsgludwr sy’n ardystio] trawsgludwr a gyflogir gan [enw’r awdurdod] yn ardystio bod y trosglwyddiad [neu weithred arall a gyflwynir i’w chofrestru] sy’n ddyddiedig [dyddiad y weithred] yn cael ei wneud trwy awdurdod y Cyngor ac wedi cael ei gyflawni’n gywir ac yn briodol yn unol â chyfansoddiad y Cyngor.”

1.2 Datganiadau statudol

Rhaid i’r dogfennu hyn gael eu llofnodi mewn inc gwlyb.

2. Gwneud ceisiadau i Gofrestrfa Tir EF

2.1 Dulliau o gyflwyno ceisiadau

Gall cwsmeriaid busnes gyflwyno ceisiadau ar-lein ar gyfer prosesu cyflymach, costau is a llwybr archwilio. Cofrestru ar gyfer E-wasanaethau busnes.

Fel arall, gellir cyflwyno ceisiadau trwy’r post gan ddefnyddio ein cyfeiriadau safonol, oni bai ein bod wedi dweud wrthych i anfon eich ceisiadau neu ohebiaeth i gyfeiriad arall neu am fod eich cais ar gyfer:

• Pridiannau Tir neu chwiliad o’r mynegai enwau perchnogion ar ffurflen PN1

• methdaliad

• Credydau Amaethyddol

• y Tîm Caffael a Masnachol

• Pridiannau Tir Lleol

• E-wasanaethau busnes

• cyflwyno achosion cyfreithiol i’r Prif Gofrestrydd Tir

Rydym yn caniatáu i’r rhan fwyaf o geisiadau Pridiannau Tir gael eu gwneud trwy ebost, trwy atodi copïau PDF o ffurflenni cais ac unrhyw dystiolaeth gefnogol. Rhaid ichi gael cyfrif Debyd Uniongyrchol newidiol er mwyn gallu gwneud hyn. Ychwanegwyd adran 6.1.3 newydd at practice guide 63: land charges: registration, official search, office copy and cancellation. Nid yw’r newid hwn i’n hymarfer yn cynnwys y ceisiadau hynny y gellir eu gwneud eisoes trwy’r porthol neu Business Gateway.

Ac eithrio’r rhan fwyaf o geisiadau Pridiannau Tir (gweler adran 6.1.3 o practice guide 63: land charges: registration, official search, office copy and cancellation), nid oes modd anfon ceisiadau i Gofrestrfa Tir EF trwy ebost.

2.2 Cyflwyno cais ar ran cwmni arall trwy ddefnyddio’r porthol

Gellir cyflwyno ceisiadau trwy’r porthol ar ran cwmni arall. Fodd bynnag, rhaid i banel 7 ffurflen AP1 (‘Anfonir y cais hwn i’r Gofrestrfa Tir gan’), neu banel cyfatebol y brif ffurflen gais lle na ddefnyddir ffurflen AP1, nodi manylion y cwmni sy’n cyflwyno’r cais oherwydd dim ond y cwmni sy’n cyflwyno sydd wedi cytuno i gael ei rwymo gan Amodau Defnydd y porthol.

Bydd y canlynol yn wir am y cwmni sy’n cyflwyno:

• bydd y taliad am ein ffi yn cael ei gymryd o’i gyfrif

• bydd yn cael unrhyw geisiadau am wybodaeth (ymholiadau) sy’n codi

• bydd yn gorfod rhoi unrhyw dystysgrifau sy’n ofynnol

2.3 Cyfnodau blaenoriaeth

Os cewch oedi wrth gyflwyno cais i newid cofrestr a bod perygl i hyn barhau y tu hwnt i’r cyfnod blaenoriaeth a roddir gan chwiliad sy’n gwarchod, fe’ch cynghorir i gyflwyno chwiliad newydd i gael cyfnod blaenoriaeth newydd. Fodd bynnag, dylid nodi na fydd chwiliad o’r fath yn estyn y cyfnod blaenoriaeth gwreiddiol. Gweler adran 4.3 o gyfarwyddyd ymarfer 12: chwiliadau swyddogol am ragor o wybodaeth. Fe’ch cynghorir i beidio â chyflwyno ceisiadau i newid cofrestr anghyflawn er mwyn cadw blaenoriaeth oherwydd nid oes unrhyw gynlluniau ar hyn o bryd i lacio ein polisi gwrthod na’n gofynion cofrestru.

2.4 ‘Diwrnodau gwaith yr amharwyd arnynt’

Mae pŵer gan y Prif Gofrestrydd Tir i ardystio diwrnodau gwaith fel ‘diwrnodau gwaith yr amharwyd arnynt’ os yw’n fodlon bod digwyddiad neu amgylchiadau ar y diwrnodau hynny yn debygol o achosi amhariad sylweddol yn ein gweithrediadau arferol. Mae diwrnodau gwaith yr amharwyd arnynt yn cael eu trin fel rhai nad ydynt yn ddiwrnodau gwaith at ddiben cyfrifo cyfnodau blaenoriaeth a chyfnodau rhybudd. Byddai’r Prif Gofrestrydd Tir yn cymryd y cam hwn mewn amgylchiadau eithriadol yn unig a chyda’r cyhoeddusrwydd priodol.

2.5 Gwarchod budd trwy gyfrwng rhybudd

Os na allwch gyflwyno cais i gwblhau gwarediad cofrestradwy trwy gofrestru ond mae gan eich cleient fudd a all gael ei warchod trwy gyfrwng rhybudd, gall cais gael ei wneud i warchod blaenoriaeth y budd hwnnw, er enghraifft trwy gyfrwng rhybudd unochrog. Cyfeiriwch at gyfarwyddyd ymarfer 19: rhybuddion, cyfyngiadau a gwarchod buddion trydydd parti am ragor o wybodaeth.

2.6 Ceisiadau anghyflawn

Os ydych wedi cyflwyno cais anghyflawn ac nid yw wedi cael ei wrthod, rhaid ichi anfon y ddogfen neu’r wybodaeth sy’n eisiau atom cyn gynted ag y bo ar gael. Nid oes yn rhaid ichi aros inni anfon cais am wybodaeth (ymholiad) atoch. Os ydych yn gwsmer e-wasanaethau busnes, gallwch ddefnyddio’r gwasanaeth ‘Reply to requisition’ yn y porthol i anfon gwybodaeth ychwanegol atom a gellir defnyddio’r gwasanaeth hwn unrhyw bryd ym mywyd y cais, gan gynnwys cyn inni anfon cais am wybodaeth (ymholiad) atoch.

2.7 Atwrneiaethau wedi eu hardystio gan swyddogion gweithredol cyfreithiol

Byddwn yn derbyn copïau o atwrneiaethau wedi eu hardystio gan weithredwyr cyfreithiol hyd nes clywir yn wahanol.

3. Ar ôl i gais gael ei gyflwyno

3.1 Polisi dileu

Ailddechreuodd y drefn o ddileu ceisiadau sydd â cheisiadau am wybodaeth (ymholiadau) heb eu trin ar 16 Tachwedd 2020 a byddwn yn anfon rhybuddion am ddileu, gan roi 4 wythnos ichi ymateb i’n hymholiadau, ar bob cais lle anfonwn ymholiad cyn 1 Chwefror 2021. Bydd y rhybudd am ddileu yn rhoi gwybodaeth ynghylch sut i wneud cais am estyniad pellach o amser, os na allwch ymateb o hyd. Hyd nes y cewch y rhybudd am ddileu, nid oes yn rhaid ichi gysylltu â ni i wneud cais ar gyfer unrhyw estyniad amser. Mae adran 3 o gyfarwyddyd ymarfer 50: gweithdrefnau ar gyfer ymholi a dileu yyn cynnwys rhagor o fanylion am wneud cais ar gyfer estyniad amser.

Os ydym wedi anfon ymholiad ar eich cais ar neu ar ôl 1 Chwefror 2021, dim ond o dan yr amgylchiadau a ddisgrifir adran 2 o gyfarwyddyd ymarfer 50: trefnau ar gyfer ymholiadau a dileu y byddwn yn eich rhybuddio am ddileu.

3.2 Sut i gyflymu cais

Gall trawsgludwyr ofyn i gais gael ei gyflymu trwy ddefnyddio Application Enquiry ym mhorthol Cofrestrfa Tir EF. Rhaid ichi atodi tystiolaeth i ddangos fod y cais yn un brys. Byddwn yn prosesu’r cais yn gynt os ydym yn cymeradwyo’r cais. Defnyddiwch ein ffurflen gysylltu i anfon neges atom os nad oes mynediad gennych i’r porthol.

Peidiwch â defnyddio ‘Reply to requisition’ i anfon cais i gyflymu.

Os ydych wedi defnyddio ‘Reply to requisition’ ar gyfer anfon cais i gyflymu er 23 Mawrth 2020, rhaid ichi ailgyflwyno eich cais trwy ‘Application Enquiry’.

Gallwch barhau i ddefnyddio ‘Reply to requisition’ i roi unrhyw wybodaeth arall inni neu i atodi dogfennau sy’n eisiau ac sy’n gysylltiedig â chais.

Os yw’n ofynnol i’ch cais a gafodd ei gyflymu gael arolwg gan yr Arolwg Ordnans, caiff ei oedi am y rhesymau a nodir isod.

3.3 Ceisiadau y mae’n ofynnol iddynt gael arolwg

Caiff ein harolygon eu prosesu gan yr Arolwg Ordnans, sydd wedi gohirio gwasanaethau arolygu dros dro yn dilyn canllawiau’r llywodraeth ar gyfer y coronafeirws (COVID-19). Ei flaenoriaeth yw sicrhau iechyd a diogelwch staff a chwsmeriaid. Mae’r Arolwg Ordnans wedi ailgychwyn gwaith arolygu maes yng Nghymru a Lloegr os yw iechyd a diogelwch yn caniatáu hynny. Bydd arolygwyr Arolwg Ordnans yn cysylltu â chwsmeriaid yn uniongyrchol trwy ddefnyddio’r manylion cysylltu a ddarperir i wneud apwyntiadau cyn cynnal arolwg.

3.4 Estyniadau ar gyfer rhybuddion

Yn gyffredinol, byddwn yn cytuno i estyn cyfnod rhybudd, neu’n caniatáu cyfnod pellach ar gyfer cyflwyno gwrthwynebiad, am unrhyw reswm sy’n gysylltiedig â’r coronafeirws (COVID-19). Ceir rhai amgylchiadau pan na fyddwn yn gallu gwneud hynny, gan gynnwys:

• lle mae’r rheol berthnasol o dan Reolau Cofrestru Tir 2003 yn pennu cyfnod neu gyfnod mwyaf. Er na all y cyfnod mwyaf ei hun gael ei estyn, efallai y byddwn yn gallu terfynu’r cais o dan sylw er mwyn caniatáu ar gyfer ymatebion hwyr. Enghraifft o ble y gallem wneud hynny fyddai caniatáu ar gyfer gwrthwynebiad hwyr yn erbyn cais i gofnodi cyfyngiad

• lle mae’r cofrestrydd yn cyflwyno rhybudd am gais i ddileu rhybuddiad yn erbyn cofrestriad cyntaf neu ddileu rhybudd unochrog. Ar ddiwedd y cyfnod penodedig, na ellir ei estyn y tu hwnt i’r nifer mwyaf o ddiwrnodau, mae rhwymedigaeth ar y cofrestrydd i ddileu’r rhybuddiad neu’r rhybudd unochrog yn absenoldeb gwrthwynebiad

• lle mae’r cyfnod ar gyfer cyflwyno gwrthrybudd ar gyfer cais i gofrestru fel perchennog gan sgwatiwr o dan Atodlen 6 i Ddeddf Cofrestrfa Tir 2002. Mae gwrthrybudd yn aneffeithiol pan fydd y cyfnod rhybudd wedi dod i ben.

3.5 Cyrchu lawrlwythiadau PDF (amser gweld estynedig)

Rydym wedi estyn yr amser sydd gennych i gyrchu ffeiliau PDF eich sefydliad ar y porthol dros dro. Mae cyfnod casglu lawrlwythiad PDF wedi cael ei estyn o 30 i 90 diwrnod.

3.6 Ceisiadau am wybodaeth (ymholiadau) a anfonir trwy ebost a staff ar ffyrlo

Ein polisi safonol yw:

• lle cafodd cais ei gyflwyno trwy ddefnyddio’r Gwasanaeth Cofrestru Dogfen electronig (e-DRS), anfonir ceisiadau am wybodaeth (ymholiadau) i’r cyfeiriad ebost a ddewisir gennych yn y cyflwyniad e-DRS (gyda’r cyfeiriad ebost hwn yn drech nag unrhyw gyfeiriad ebost arall a ddatgelir yn y ffurflen cais wedi ei sganio neu ddogfennaeth arall)

• lle cafodd y cais ei gyflwyno trwy’r post, anfonir ceisiadau i’r cyfeiriad ebost a nodir ar y ffurflen gais

Dylid sicrhau eich bod yn rhoi cyfeiriad ebost arall yn eich neges allan o’r swyddfa (a bod y neges hon yn parhau i gael ei rhoi mewn ymateb i negeseuon ebost niferus o’r un ffynhonnell); byddwn yn anfon y cais i’r cyfeiriad hwnnw. Fel arall, os ydych yn ymwybodol o geisiadau sy’n aros i’w prosesu lle byddai ceisiadau trwy ebost yn cael eu hanfon at staff ar ffyrlo yn unol â’n polisi safonol, gallwch ofyn i geisiadau am wybodaeth gael eu hanfon i gyfeiriad gwahanol trwy ddefnyddio’r swyddogaeth ‘Reply to requisition’ ar y porthol.

3.7 Cwblhau

Byddwn yn ystyried ac yn cwblhau ceisiadau, yn amodol ar unrhyw bwyntiau ymholi sydd heb eu hateb neu faterion eraill a all godi, cyn gynted ag y gallwn. Ni allwn roi amserlen gwblhau fanwl oherwydd effaith y coronafeirws (COVID-19) ar ein hadnoddau o ran gweithwyr cais. Edrychwch am ddiweddariadau am ein gwasanaethau.

4. Rhai darnau o ddeddfwriaeth gysylltiedig â’r coronafeirws (COVID-19) sy’n berthnasol i drawsgludwyr

Mae nifer o fesurau dros dro wedi cael eu cyflwyno i roi sylw i’r anawsterau sy’n codi o ganlyniad i bandemig y coronafeirws (COVID-19). Mae, neu gall, mesurau o’r fath fod yn destun adolygu a newid o bryd i’w gilydd ac ni fwriedir i’r cyfarwyddyd hwn fod yn gynhwysfawr. Mae rhai mesurau sy’n berthnasol i drawsgludwyr wedi eu nodi isod.

4.1 Estyn y cyfnod ar gyfer cofrestru arwystl cwmni gyda Thŷ’r Cwmnïau

O dan Reoliadau Cwmnïau ac ati (Gofynion Ffeilio) (Addasiadau Dros Dro) 2020, ar gyfer arwystl a grëwyd ar neu ar ôl 6 Mehefin 2020, cynyddodd y cyfnod i roi manylion arwystl i Dŷ’r Cwmnïau yn awtomatig i 31 diwrnod. Dechreuodd y cyfnod hwn o 31 diwrnod ar y diwrnod ar ôl y dyddiad y cafodd yr arwystl ei greu. Mae’r newid hwn yn gymwys i arwystlon a grëwyd cyn 5 Ebrill 2021. O 5 Ebrill 2021, mae’r cyfnod estyn arferol o 21 diwrnod yn gymwys.

Mae hyn yn gymwys i bob cwmni y DU, partneriaethau atebolrwydd cyfyngedig, UK Societas a Grwpiau Budd Economaidd y DU.

Os yw’r llys eisoes wedi estyn y cyfnod i ddarparu’r arwystl, nid yw’r estyniad yn gymwys. Dylai’r unigolyn sy’n cyflwyno’r arwystl gydymffurfio â’r terfyn amser a roddir gan y llys.

4.2 Treth Tir Toll Stamp a Threth Trafodiadau Tir

Ar 8 Gorffennaf 2020, cyhoeddodd Canghellor y Trysorlys gyfraddau gostyngol dros dro ar gyfer Treth Tir Toll Stamp ar gyfer eiddo preswyl. Ar 14 Gorffennaf 2020, cyhoeddodd Llywodraeth Cymru newidiadau i ardrethi preswyl a bandiau Treth Trafodiadau Tir. Sylwer nad yw hyn yn newid y dystiolaeth Treth Tir Toll Stamp/Treth Trafodiadau Tir y mae’n rhaid ei chyflwyno i gefnogi cais i gofrestru. Cyfeiriwch at adran 6.2 o gyfarwyddyd ymarfer 50: gweithdrefnau ymholi a dileu am ragor o wybodaeth.

4.3 Terfynu prydles ar fforffediad

Mae Deddf y Coronafeirws 2020 yn atal dros dro pwerau ailfynediad a fforffediad landlordiaid ar gyfer peidio â thalu rhent. Mae adrannau 81 ac 82 o Ddeddf y Coronafeirws 2020 yn ymwneud â gorchmynion llys ar gyfer meddiannu eiddo preswyl a masnachol oherwydd peidio â thalu rhent. Felly, yn achos ceisiadau lle mae’r dystiolaeth yn dangos bod yr hawl ailfynediad neu fforffediad am beidio â thalu rhent wedi ei gorfodi yn ystod y cyfnod perthnasol, ni chaiff y ceisiadau eu derbyn. Gall y cyfnod perthnasol gael ei estyn gan reoliadau.

Ar gyfer tenantiaethau busnes, mae’r cyfnod perthnasol, fel y’i hestynnir, yn rhedeg ar hyn o bryd o 26 Mawrth 2020 i 25 Mawrth 2022 ar gyfer Cymru a Lloegr.

Cyfeiriwch at gyfarwyddyd ymarfer 26: prydlesi: terfynu am ragor o fanylion.

4.4 Ansolfedd Corfforaethol (Datodiad)

Mae Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 (y daeth y rhan fwyaf ohoni i rym ar 26 Mehefin 2020) wedi rhoi cyfres o fesurau yn eu lle i ddiwygio’r gyfraith ansolfedd a’r gyfraith cwmnïau er mwyn helpu busnesau i ddelio ag effaith economaidd y coronafeirws (COVID-19). Effaith paragraff 7 o Atodlen 10 o’r Ddeddf yw bod y gorchymyn i’w ystyried yn ddi-rym:

• lle mae credydwr wedi cyflwyno deiseb ar gyfer dirwyn cwmni i ben (boed wedi ei gofrestru neu heb ei gofrestru) ar neu ar ôl 27 Ebrill 2020

• lle mae’r llys wedi gwneud gorchymyn dirwyn i ben ar neu ar ôl 27 Ebrill 2020 ond cyn i Atodlen 10 ddod i rym ar 26 Mehefin 2020, a

• lle nad oedd y gorchymyn yn un y byddai’r llys wedi ei wneud pe byddai Atodlen 10 wedi bod mewn grym ar y pryd

O ganlyniad, nid yw’n debygol y caiff unrhyw gais sy’n dibynnu ar orchymyn dirwyn i ben a wnaed rhwng 27 Ebrill 2020 a 25 Mehefin 2020 yn gynwysedig ei dderbyn. Fodd bynnag, bydd yn rhaid ystyried pob cais ar ei deilyngdod ei hun.

Daeth newidiadau pellach i Atodlen 10 i rym ar 29 Medi 2021 fel:

• bod y cyfyngiadau ar ddirwyn i ben ar gyfer ôl-ddyledion rhent masnachol (yn unig) a grëwyd yn ystod y pandemig yn parhau rhwng 1 Hydref 2021 a 31 Mawrth 2022 (i alluogi gweithrediad cynllun cyflafareddu rhent) (ni all credydwr ddeisebu am ddirwyn i ben oni bai y gall brofi nad yw peidio â thalu yn gysylltiedig â’r pandemig)

• daeth y cyfyngiadau ar ddirwyn i ben rhwymedigaethau heblaw rhent masnachol i ben ar 30 Medi 2021, ond wedi hynny tan 31 Mawrth 2022:

  • codir y trothwy dyled ar gyfer deiseb dirwyn i ben i £10,000, a
  • rhaid i gredydwyr roi 21 diwrnod i fusnesau dyled wneud cynigion talu cyn dechrau gweithredu dirwyn i ben

5. Pethau i’w cofio

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.