Siarter gwybodaeth bersonol

Y data sydd gennym amdanoch chi, eich hawliau a sut i gysylltu â ni yn ei gylch.

Mae’r Weinyddiaeth Gyfiawnder wedi ymrwymo i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. 

Mae’n bwysig eich bod yn darllen yr hysbysiad hwn er mwyn i chi wybod sut a pham rydym yn defnyddio gwybodaeth o’r fath. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn disgrifio sut rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn ystod ac ar ôl eich perthynas waith â ni, yn unol â’r gyfraith diogelu data. Mae’r hysbysiad preifatrwydd yn cael ei diweddaru’n rheolaidd. 

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn un o Asiantaethau Gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Y Weinyddiaeth Gyfiawnder yw rheolydd data’r data personol a ddefnyddir at y dibenion canlynol: 

  • cofrestru atwrneiaeth arhosol 

  • goruchwylio dirprwyon a gwarcheidwaid  

  • ymchwilio i bryderon ynghylch sut mae atwrnai, dirprwy neu warcheidwad yn gweithredu ar ran rhoddwr, cleient neu unigolyn coll 

Gallwch ddod o hyd i fanylion llawn eu rhwymedigaethau o dan ddeddfau diogelu data yn siarter gwybodaeth bersonol y Weinyddiaeth Gyfiawnder.

Y math o ddata personol rydym yn ei brosesu 

Ar hyn o bryd, rydym yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth ganlynol: 

  • enw 

  • dyddiad geni 

  • cyfeiriad 

  • manylion cyswllt 

  • gwybodaeth ariannol 

  • penderfyniadau a wnaed ar ran y rhoddwr, y cleient neu’r unigolyn coll 

  • cofnodion sain o alwadau ffôn i’n canolfan gyswllt 

  • cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP) eich cyfrifiadur wrth ddefnyddio ein gwasanaethau ar-lein 

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn casglu neu’n cael categorïau arbennig o wybodaeth, fel: 

  • hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol neu athronyddol, er enghraifft er mwyn asesu a yw atwrnai neu ddirprwy yn gweithredu er lles gorau’r cleient 

  • iechyd, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, er enghraifft, cofnodion iechyd gan gynnwys derbyniadau i’r ysbyty, meddyginiaethau, asesiadau galluedd meddyliol 

  • euogfarnau troseddol, er enghraifft, euogfarnau sydd heb eu disbyddu a ddatganwyd gan ddirprwy arfaethedig, neu a ddarparwyd gan gorff cyhoeddus arall, fel awdurdod lleol neu heddlu 

Sut rydym yn cael eich data personol a pham fod gennym ni’r data 

Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu’n uniongyrchol i ni gennych chi am un o’r rhesymau canlynol: 

  • pan fyddwch yn gwneud cais i gofrestru atwrneiaeth arhosol, er mwyn i ni allu ei chofrestru 

  • pan fyddwch yn llenwi ffurflen gais am atwrneiaeth arhosol gan ddefnyddio’r gwasanaeth ar-lein, er mwyn i ni allu cofrestru eich atwrneiaeth arhosol 

  • eich bod wedi’ch penodi’n ddirprwy o dan Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005  

  • eich bod wedi’ch penodi’n warcheidwad o dan Ddeddf Gwarcheidiaeth (Unigolion Coll) 2017  

  • eich bod wedi cael aelod o’r Llys Gwarchod yn ymweld â chi i adolygu P (unigolyn gwarchodedig) neu roddwr rydych chi’n gyfrifol amdano, er mwyn i ni allu eich cefnogi chi yn eich rôl a goruchwylio dirprwyon a benodir gan y llys  

  • eich bod yn talu ffi gan ddefnyddio cerdyn credyd, cerdyn debyd neu ddebyd uniongyrchol, er mwyn i ni allu prosesu eich taliad  

  • eich bod yn gwneud cais am ostyngiad neu esemptiad rhag talu ffioedd, er mwyn i ni allu sicrhau y codir y ffi gywir arnoch chi  

  • eich bod yn gwneud cais am ad-daliad dan y cynllun ad-dalu atwrneiaethau neu’r cynllun ad-dalu ffioedd dirprwyaeth  

  • eich bod yn cael unrhyw ad-daliadau gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o dan y cynllun ad-dalu ffioedd atwrneiaeth neu’r cynllun ad-dalu ffioedd dirprwyaeth  

  • eich bod yn cysylltu â ni gyda chwestiwn drwy e-bost, er mwyn i ni allu eich helpu gyda’ch ymholiad  

  • eich bod yn ffonio ein canolfan gyswllt, er mwyn i ni allu eich helpu i gyflawni eich rôl neu i wneud cais am atwrneiaeth  

  • eich bod yn gwneud cwyn, er mwyn i ni allu deall ac ymchwilio i’ch cwyn  

  • eich bod yn gwirfoddoli i gymryd rhan yn ein hymchwil cwsmeriaid, er mwyn i ni allu gwella ein gwasanaethau  

  • os bydd ymchwiliad yn cael ei sbarduno yn eich achos chi, er mwyn i ni allu penderfynu a ddylem weithredu   

  • mae rhywun yn mynegi pryder ynghylch ymddygiad atwrnai neu ddirprwy, er mwyn i ni allu diogelu buddiannau pobl  

  • rydym yn cael copi o ddatganiad tyst, fel y gallwn gydymffurfio â chyfarwyddiadau a gyhoeddir gan y Llys Gwarchod yn ystod achos cyfreithiol  

  • rydym yn helpu i hwyluso bond gwarant, er mwyn i ni allu sicrhau y cydymffurfir â’r gorchymyn llys, gan gynnwys helpu darparwyr bondiau i sicrhau bod premiymau’n cael eu talu. 

  • rydym yn adolygu eich adroddiad dirprwy, er mwyn i ni allu cefnogi a goruchwylio dirprwyon a benodir gan y llys 

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol. Er enghraifft, gan: 

  • y Llys Gwarchod, er mwyn i ni allu cefnogi a goruchwylio dirprwyon a benodir gan y llys 

  • awdurdodau lleol a gwasanaethau cymdeithasol, er mwyn sicrhau bod pobl agored i niwed yn cael eu diogelu, ac er mwyn cael cofnodion gwaith cymdeithasol a gofal i helpu pan fyddwn yn ymchwilio i bryderon 

  • heddluoedd, er mwyn helpu gyda gweithgarwch gorfodi’r gyfraith 

  • yr Adran Gwaith a Phensiynau, er mwyn gwirio gwybodaeth gyswllt a manylion y budd-daliadau sy’n cael eu talu 

  • Social Security Scotland, er mwyn gwirio gwybodaeth gyswllt a manylion y budd-daliadau sy’n cael eu talu 

  • asiantaethau ac adrannau eraill o fewn y llywodraeth, fel sy’n briodol 

  • y GIG, er mwyn cael cofnodion meddygol pobl agored i niwed pan fyddwn yn ymchwilio i bryderon 

  • ymwelwyr y Llys Gwarchod, pan gomisiynir ymwelydd i lunio adroddiad ar gyfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus neu’r Llys Gwarchod 

  • yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr, er mwyn eu helpu i ymchwilio i gyfreithwyr a benodir yn atwrnai neu’n ddirprwy 

  • trydydd partïon sy’n mynegi pryderon o ran diogelwch 

  • trydydd partïon sy’n gwrthwynebu cofrestru atwrneiaeth arhosol 

Rydym yn defnyddio’r data personol a dderbyniwn i wneud y canlynol:  

  • cefnogi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i amddiffyn buddiannau pobl sydd â diffyg galluedd o bosibl 

  • cadw cofrestr o atwrneiaethau parhaus, atwrneiaethau arhosol, gwarcheidwaid a benodir gan y llys a dirprwyon a benodir gan y llys 

  • goruchwylio dirprwyon a benodir gan y llys 

  • goruchwylio gwarcheidwaid a benodir gan y llys 

  • cymryd camau cyfreithiol i ddiogelu buddiannau pobl agored i niwed 

  • hyrwyddo gwasanaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus 

  • cynnal ymchwil ymhlith cwsmeriaid 

  • cynnal cyfrifon ac adroddiadau blynyddol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus 

  • dadansoddi data Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gan ddefnyddio Llwyfan Dadansoddi’r Weinyddiaeth Gyfiawnder 

  • hyfforddi staff ar brosesau a systemau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus 

  • ymgynghori â sefydliadau trydydd parti cymeradwy i ddatblygu a gwella ein prosesau mewnol 

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu’r wybodaeth hon â’r canlynol:  

  • y Llys Gwarchod 

  • partïon mewn achosion pan fyddwn yn cymryd camau cyfreithiol yn y Llys Gwarchod (fel sy’n ofynnol gan orchymyn llys neu reolau gweithdrefn y llys) 

  • ymwelwyr y Llys Gwarchod 

  • siambrau bargyfreithwyr (er mwyn cynrychioli Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn achosion cyfreithiol ac i ddarparu cyngor cyfreithiol) 

  • Adran Gyfreithiol y Llywodraeth (er mwyn cynrychioli Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn achosion cyfreithiol ac i ddarparu cyngor cyfreithiol) 

  • yr heddlu 

  • awdurdodau lleol a gwasanaethau cymdeithasol 

  • Yr Adran Gwaith a Phensiynau 

  • Social Security Scotland 

  • asiantaethau ac adrannau eraill o fewn y llywodraeth 

  • y GIG 

  • darparwyr bondiau (sy’n darparu yswiriant i ddirprwyon) 

  • Shared Services Connected Limited (sy’n prosesu trafodion ariannol sy’n ymwneud â chwsmeriaid ar ran y Weinyddiaeth Gyfiawnder, fel prosesu sieciau, ad-daliadau a thaliadau debyd uniongyrchol) 

  • Amazon Web Services (sy’n cynnal ein prif system rheoli achosion) 

  • Atos (sy’n cynnal seilwaith ein rhwydwaith corfforaethol) 

  • Vodafone a BT (sy’n darparu gwasanaethau ffôn i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, gan gynnwys ein canolfan gyswllt) 

  • Notify (er mwyn anfon diweddariadau at gwsmeriaid drwy neges destun, e-bost neu lythyrau) 

  • Gwasanaeth Post Xerox Hybrid (er mwyn anfon llythyrau at gwsmeriaid) 

  • Access UK (sy’n cynnal ein system rheoli achosion cyfreithiol) 

  • Microsoft er mwyn cefnogi’r gwaith o ddatblygu adnoddau deallusrwydd artiffisial (AI) 

  • unigolion sy’n gofyn am gael chwilio drwy ein cofrestrau cyhoeddus 

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am ddatgelu gwybodaeth drwy’r cofrestrau.  

Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr a bydd unrhyw benderfyniad i rannu gwybodaeth yn cael ei wneud fesul achos yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA 2018). 

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), gallwn brosesu eich gwybodaeth oherwydd bod ei hangen arnom i gyflawni tasg gyhoeddus. 

Y rheswm cyfreithiol pam y gall y Weinyddiaeth Gyfiawnder brosesu categorïau arbennig o wybodaeth yw oherwydd y budd sylweddol i’r cyhoedd pe bai’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cydymffurfio’r â’n rhwymedigaethau cyfreithiol (dibenion statudol a llywodraethol). 

Dyma’r rhesymau cyfreithiol pam y gall Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus brosesu data personol wrth gyflawni ei thasg gyhoeddus i gefnogi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus: 

Defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI) 

Deallusrwydd artiffisial yw’r theori a’r broses o ddatblygu technoleg ddigidol er mwyn gallu cyflawni tasgau sydd fel arfer yn gofyn am ddeallusrwydd dynol. Mae hyn yn cynnwys creu neu ddefnyddio dulliau dysgu peirianyddol a modelau iaith mawr. 

Hefyd, mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn defnyddio deallusrwydd artiffisial a thechnolegau awtomataidd eraill i helpu i wella effeithlonrwydd rhai o’n prosesau. Gellir defnyddio offer deallusrwydd artiffisial i gefnogi gweithgareddau penodol, fel dadansoddi data, sicrhau ansawdd, a chynhyrchu neu ddiweddaru deunyddiau canllaw. Mae unrhyw ddefnydd o ddeallusrwydd artiffisial yn cael ei asesu’n ofalus i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data, yn cyd-fynd â swyddogaethau statudol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ac nad yw’n gwneud penderfyniadau sy’n cael effaith uniongyrchol ar unigolion heb i berson adolygu hynny’n briodol. Mae’r defnydd o ddeallusrwydd artiffisial yn cael ei fonitro a’i lywodraethu’n barhaus yn unol â pholisïau’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, gan sicrhau bod eich data personol yn cael ei ddiogelu a’i ddefnyddio’n deg, yn dryloyw ac yn gyfreithlon. 

Trosglwyddo Data’n Rhyngwladol 

Mae data personol yn cael ei drosglwyddo i Weriniaeth Iwerddon at y diben o gynnal ein prif system rheoli achosion, ac er mwyn cynnal y data sy’n cael ei gadw ar Lwyfan Dadansoddi’r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Mae’r trosglwyddiadau rhyngwladol hyn yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data’r DU. 

Sut byddwn yn storio eich data personol 

Caiff data personol ei storio’n ddiogel ac yn unol â’n hamserlen cadw data. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, caiff eich data ei ddileu.  Mae data sy’n cael ei gadw ar Lwyfan Dadansoddi’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cael ei gadw am 20 mlynedd. 

O ran eich gwybodaeth bersonol, mae gennych hawl i’r canlynol: 

  • mynediad: gallwch ofyn i ni am gopïau o’r data 

  • cywiro: gallwch ofyn i ni gywiro’r data os ydych chi’n credu ei fod yn anghywir a gofyn i ni gwblhau gwybodaeth sy’n anghyflawn yn eich barn chi 

  • dileu: gallwch ofyn i ni ddileu’r data mewn rhai amgylchiadau 

  • cyfyngu ar brosesu: gallwch ofyn i ni gyfyngu ar brosesu’r data mewn rhai amgylchiadau  

  • gwrthwynebu prosesu: gallwch wrthwynebu i’r data gael ei brosesu mewn rhai amgylchiadau 

  • cludadwyedd data: mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni drosglwyddo’r data i sefydliad arall, neu i chi 

Yn dibynnu ar y sail gyfreithiol y mae eich data personol yn cael ei brosesu arni, ni fydd pob hawl yn berthnasol. 

Nid oes rhaid i chi dalu unrhyw dâl am arfer eich hawliau. Os byddwch yn gwneud cais, mae gennym fis i ymateb i chi. Wrth wneud cais, mae’n bosibl y gofynnir i chi ddarparu prawf o bwy ydych chi. Os ydych chi eisiau arfer eich hawliau diogelu data, cysylltwch â: 

Ar gyfer Geisiadau Gwrthrych am Wybodaeth: 

Disclosure Team 
Post point 10.38 
102 Petty France 
London  
SW1H 9AJ 

data.access@justice.gov.uk  

Gallwch hefyd wneud eich Cais Gwrthrych am Wybodaeth drwy ein gwasanaeth ar-lein: 

Gwneud cais am wybodaeth bersonol gan y  Weinyddiaeth Gyfiawnder - GOV.UK 

Gellir gwneud ceisiadau ar lafar hefyd drwy ein ffonio ni. 

Ar gyfer ceisiadau eraill: 

Office of the Public Guardian 
PO Box 16185 
Birmingham 
B2 2WH

opgdatacompliance@publicguardian.gov.uk   

Sut i wneud cwyn 

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch ein defnydd o’ch data personol, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data y Weinyddiaeth Gyfiawnder: 

Data Protection Officer 
Ministry of Justice 
5th Floor, Post Point 5.12 
102 Petty France 
London 
SW1H 9AJ

dpo@justice.gov.uk  

Gallwch hefyd gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi defnyddio eich data. 

Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Swydd Gaer 
SK9 5AF

Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113 

Gwefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth: https://www.ico.org.uk 

Dyddiad yr adolygiad diwethaf: 12 Rhagfyr 2025

Cynnwys