Візова програма спонсорства «Житло для України»: повідомлення про конфіденційність
Візова спонсорська схема «Дім для українців»: як ми використовуємо персональні дані.
Міністерство з питань житлового господарства, громад і місцевого самоврядування (МЖГГМС) та Міністерство внутрішніх справ Великої Британії є контролерами даних у рамках спонсорської візової схеми «Дім для українців».
Метою цього повідомлення про конфіденційність є надання інформації про те, як МЖГГМС та Міністерство внутрішніх справ оброблятимуть ваші персональні дані з метою реалізації спонсорської схеми і досягнення спільної цілі — надання житла тим, хто шукає притулку від війни в Україні. Ви маєте права щодо збору та використання ваших даних у цих цілях. Тут ви знайдете інформацію про ці права та про те, як ними скористатися.
МЖГГМС та Міністерство внутрішніх справ зобов’язуються захищати конфіденційність і безпеку ваших персональних даних. Оскільки обсяги даних і цілі їхньої обробки у цих двох відомствах відрізняються, можуть бути опубліковані окремі повідомлення про конфіденційність із поясненням того, як саме кожне з них використовує персональні дані для своїх цілей.
Ознайомитись із детальною інформацією про використання ваших персональних даних Міністерством внутрішніх справ, зокрема вашими правами на захист даних, можна за посиланням: Кордони, імміграція та громадянство: повідомлення про конфіденційність - GOV.UK
МЖГГМС керується загальною Хартією забезпечення конфіденційності інформації, доступною за посиланням: https://www.gov.uk/government/organisations/ministry-of-housing-communities-local-government/about/personal-information-charter
Ми маємо право використовувати, збирати та передавати персональну інформацію лише за наявності відповідних правових підстав. Ми збираємо та обробляємо персональну інформацію виключно з метою виконання наших законних та офіційних функцій. Ми використовуватимемо персональні дані лише у випадках, передбачених законом, і лише коли це необхідно та пропорційно поставленим цілям.
1. Особа та контактні дані уповноважених із захисту даних у Міністерстві з питань житлового господарства, громад та місцевого самоврядування (МЖГГМС) та Міністерстві внутрішніх справ
В обох міністерствах призначено уповноважених осіб із захисту даних (DPO), які забезпечують дотримання міністерствами своїх юридичних зобов’язань під час обробки персональних даних. Ви можете звернутися до будь-кого з них або до обох:
МЖГГМС: за адресою електронної пошти DPO@communities.gov.uk або за поштовою адресою:
Data Protection Officer
Ministry of Housing, Communities and Local Government
2 Marsham Street
London
SW1P 4DF
2. Які персональні дані ми збираємо і чому
Для індивідуальних спонсорів
Ми збираємо такі дані, як ім’я, адреса, контактні дані (включаючи адресу електронної пошти) та інформацію про нерухомість. Ми також можемо збирати і використовувати персональні дані інших осіб, зокрема членів вашої родини або інших осіб, які проживають у вашій нерухомості.
Якщо буде ухвалено рішення про проведення дослідження з метою розробки політики щодо схеми «Дім для українців», це може включати обробку персональної інформації, яку надали ваші гості.
Особи, що мають дозволи за програмою «Дім для українців»У
випадках, пов’язаних із повторним підбором спонсорів для заявників, ми зберігатимемо ваше ім’я, адресу та контактні дані. Ми використовуватимемо цю інформацію, щоб повідомити вас про доступні варіанти.
Неповнолітні без супроводу дорослих
Якщо йдеться про дитину, яка приїжджає до Великої Британії:
- без супроводу батьків або законних опікунів або
- для возз’єднання з батьками чи законними опікунами
ми збираємо таку інформацію, як ім’я, дата народження, номер паспорта або ідентифікаційного документа, а також номер візової заяви. Ми використовуємо ці дані, щоб допомогти місцевим органам влади виконувати їхні зобов’язання щодо безпеки неповнолітніх, які прибувають без батьків чи законних опікунів. Це включає ідентифікацію дітей, які перебувають під опікою органів місцевої влади, з метою забезпечення контролю якості заяв на відшкодування витрат на їх утримання та заяв на фінансування від органів місцевої влади щодо неповнолітніх, які згодом потрапляють під опіку місцевих органів.
Для батьків або законних опікунів дітей/неповнолітніх осіб
Ми збираємо дані для підтвердження батьківської згоди на спонсорські домовленості щодо неповнолітніх, які подорожують без супроводу батьків або законних опікунів або не приєднуються до них у Великій Британії, а також щоб мати можливість зв’язатися з вами у разі зміни обставин, що потребуватиме надання нових документів для підтвердження батьківської згоди. Якщо ваша дитина їде до Великої Британії для возз’єднання з вами або законним опікуном, ми збираємо такі дані, як ваше ім’я, адреса та контактні дані (включаючи адресу електронної пошти). Ми також збираємо такі самі дані про найближчих родичів вашої дитини.
Організації та неурядові організації (НУО)
Ми збираємо такі надані вами дані, як ім’я, робоча електронна адреса, інші контактні дані (включаючи поштову адресу), а також інформацію про запропоновані варіанти розміщення. Якщо від вас вимагається надання додаткових персональних даних, пов’язаних із вашим запитом, вони також підлягають обробці.
Майбутні дослідження
Якщо згодом буде ухвалено рішення про проведення дослідження з метою розробки політики щодо схеми «Дім для українців», це може вимагати обробки вашої персональної інформації. Наприклад:
- Для заявників — інформація про вас може бути надана нам вашим спонсором
- Для спонсорів — інформація про вас може бути надана нам вашими гостями
Якщо нам випадково буде надано будь-які персональні дані спеціальної категорії під час майбутнього дослідження, ми видалимо або знеособимо їх якомога швидше.
Щодо осіб, які надають нам дані, ми також можемо збирати певні технічні дані, як-от IP-адреса, щоб забезпечити функціонування нашого порталу подачі заяв від спонсорів.
Як персональні дані використовуються для забезпечення роботи схеми
МЖГГМС
МЖГГМС збирає індивідуальні пропозиції спонсорів і організацій щодо розміщення, які подаються у межах цієї схеми через наш портал на урядовому сайті Великої Британії GOV.UK. Ми несемо загальну відповідальність за створення, підтримання та адміністрування центрального сховища даних про пропозиції щодо розміщення, спонсорів і гостей з України.
Міністерство внутрішніх справ Великої Британії
Отримати інформацію про те, як Міністерство внутрішніх справ може використовувати ваші персональні дані, та про ваші права, можна на сторінці: Кордони, імміграція та громадянство: повідомлення про конфіденційність інформації.
Місцеві органи влади
Дані місцевих органів влади передаються до Міністерства внутрішніх справ для виявлення потенційних загроз безпеці гостей через платформу підбору приймаючих осіб для українців, які мають британські візи (Share). Місцеві органи влади також використовують платформу під назвою Jira для відстеження результатів перевірок на безпеку, включаючи перевірку спонсорів, умов розміщення, а також відмови спонсорів чи гостей від домовленостей.
Заявники на візу
Після видачі візи ваші персональні дані можуть також використовуватися місцевими органами влади для складання звітів для міністерства MHCLG щодо моніторингу реалізації схеми на місцях. Такі звіти містять лише знеособлені дані та не включають жодної персональної інформації, яка дозволяє встановити вашу особу.
Батьки або законні опікуни неповнолітніх заявників, що прибувають без супроводу
Якщо ви є батьком або законним опікуном неповнолітнього заявника на візу без супроводу (тобто дитина прибуває без вас або не з метою возз’єднання з вами), МЖГГМС використовуватиме ваші персональні дані, надані для підтвердження згоди батьків на домовленість про спонсорство. Місцеві органи влади також використовуватиме цю інформацію для зв’язку з вами у разі зміни обставин спонсорської домовленості. Якщо з вами неможливо буде зв’язатися, ми використаємо дані особи, яку ви вказали як найближчого родича вашої дитини.
3. Правова підстава для обробки даних
Під час обробки персональних даних ми керуємося такими правовими підставами, передбаченими UK GDPR:
- Стаття 6(1)(e) UK GDPR — обробка необхідна у межах здійснення завдання в суспільних інтересах або офіційних повноважень;
Якщо виникне потреба в обробці спеціальних категорій персональних даних (наприклад, про релігійні переконання, політичні погляди, здоров’я, сексуальну орієнтацію, або біометричні дані), правовою підставою буде:
- Стаття 9(2)(g) UK GDPR — обробка необхідна з причин, що становлять значний суспільний інтерес;
- Розділ 8(d), Глава 2, Частина 2, DPA 2018 — обробка необхідна для виконання функцій держави, міністра або урядового департаменту.
4. Кому ми передаватимемо дані
Для реалізації цієї схеми МЖГГМС і Міністерство внутрішніх справ можуть передавати ваші персональні дані сторонам, які займаються підбором потенційних спонсорів для заявників. Серед них:
- Місцеві органи влади — у випадках розміщення дітей, якщо був підібраний відповідний варіант;
- Автономні адміністрації Сполученого Королівства ( Шотландія, Уельс та Північна Ірландія) — для забезпечення обробки даних у межах виконання своїх зобов’язань за схемою «Дім для українців», надання заявникам, які отримали візу, відповідних пропозицій від спонсорів і проведення перевірок придатності;
Коли персональні дані передаються цим сторонам, вони стають відповідальними за обробку ваших даних. Рекомендуємо вам ознайомитися з їхніми політиками конфіденційності, щоб дізнатися, як вони використовують ці дані.
Список волонтерських і громадських організацій, які здійснюють програми з пошуку спонсорів для українців у Великої Британії або допомагають британцям стати спонсорами за схемою «Дім для українців», можна знайти на сайті: Пошук спонсорів за допомогою визнаних провайдерів: «Дім для українців» – GOV.UK.
Обробники даних
МЖГГМС призначає організації для обробки персональних даних від їхнього імені, які вважаються «обробниками даних». Ці організації діють за дорученням МЖГГМС та Міністерства внутрішніх справ, допомагаючи аналізувати заяви та відповіді на них для цілей підбору потенційних спонсорів для заявників або оформлення віз. У таких випадках МЖГГМС та Міністерство внутрішніх справ забезпечують, щоб обробка ваших персональних даних здійснювалась у строгій відповідності до вимог законодавства Великої Британії про захист даних. У разі необхідності ми оновимо це повідомлення про конфіденційність, щоб відобразити ці домовленості.
-
Послуга «Програма «Дім для українців»: зареєструвати інтерес» на сайті GOV.UK — міністерство MHCLG розробило цю форму, доступну на сайті GOV.UK, для електронного збору заяв від індивідуальних спонсорів та організацій. MHCLG призначило стороннього постачальника Made Tech для надання технічної підтримки. Ця форма розміщена на хмарній інфраструктурі, розташованій в Дубліні, Ірландія.
-
‘Share’: Made Tech також допомагає MHCLG обслуговувати його захищену аналітичну платформу, здійснюючи очищення та аналіз персональних даних. Ця платформа розміщена на хмарній інфраструктурі, розташованій в Дубліні, Ірландія.
-
Jira: МЖГГМС і місцеві органи влади також обмінюються даними через цю платформу, на яку надходять запити, здебільшого пов’язані з операційною діяльністю, але іноді також із питаннями убезпечення гостей. Ці запити проходять первинну обробку підрядником XBP, який надає первинну відповідь, якщо це можливо, або надсилає повідомлення відповідному фахівцю МЖГГМС, якщо необхідна більш детальна відповідь. Уся інформація, що дозволяє встановити особу, видаляється з Jira компанією XBP перед переданням в групу оперативного управління МЖГГМС. Хоча існують винятки, наприклад, коли місцевим органам влади не вдається знайти гостя в системі Share.
Як довго ми зберігатимемо ваші персональні дані
Ваші персональні дані зберігатимуться лише доти, доки вони необхідні для цих дозволених цілей, до яких входить підбір відповідної приймаючої особи для українського власника візи, проведення перевірок умов проживання та убезпечення гостей, а також дослідження політики.Щодо даних, пов’язаних з початковим вираженням зацікавленості, надісланих потенційними спонсорами українських гостей, то вони зберігатимуться протягом двох років після закриття сайту, якщо тільки МЖГГМС не визначить, що їх подальше зберігання до цього часу не є необхідним.
5. Ваші права на захист даних
Ви маєте право:
- запитувати інформацію про те, які саме ваші персональні дані ми обробляємо, а також доступ до них;
- бути поінформованими про мету та способи використання ваших даних (наприклад, через це повідомлення про конфіденційність);
- на виправлення неточних даних, видалення або обмеження їх обробки (у певних випадках);
- на заперечення проти обробки ваших даних (у певних випадках);
- на переносимість даних (у певних випадках);
- не бути об’єктом рішення, ухваленого виключно автоматизованим способом; і
- подати скаргу до Управляння уповноваженого з питань інформації (ICO), який є регулятором у сфері захисту даних у Великій Британії.
Більше інформації про ваші права доступно за посиланням: Права фізичних осіб.
6. Чи відправляються які-небудь персональні дані за кордон?
Жодні дані не надсилаються за кордон — всі журнали та додатки розгорнуті на Amazon Web Services, а журнали, таблиці тощо розміщені у Великій Британії (Лондон).
МЖГГМС відправляє персональні дані на захищену аналітичну платформу (Share), за допомогою сторонньої компанії MadeTech і розміщену на хмарних серверах, розташованих в Великій Британії (Лондон)
7. Автоматизоване прийняття рішень і профілювання
Жодне рішення щодо фізичних осіб не ухвалюється виключно на основі автоматизованого прийняття рішень (тобто рішення, яке приймається за допомогою електронної системи без участі людини).
МЖГГМС справ можуть використовувати персональну інформацію попередніх заявників на візу для розробки інструментів, які допомагають оцінювати й обробляти заяви у певний спосіб, що забезпечує належний розподіл ресурсів, мінімізацію витрат і захист безпеки громадськості. Проте усі остаточні рішення приймаються людьми, і будь-яка така обробка здійснюється у відповідності з нашими зобов’язаннями за законодавством про рівність.
8. Зберігання, безпека й управління даними
МЖГГМС справ зобов’язані захищати ваші персональні дані та дотримуватися законодавства про захист даних. Ми впровадили надійні системи безпеки й політики, які обмежують доступ до ваших даних і запобігають несанкціонованому доступу, випадковій втраті або несанкціонованій зміні даних. Також у нас є процедури реагування на будь-які підозри щодо порушення безпеки персональних даних. Якщо таке порушення станеться, ми повідомимо вас і відповідний орган нагляду у випадках, коли ми зобов’язані це зробити відповідно до закону.
9. Скарги та додаткова інформація
Якщо вас непокоїть, як МЖГГМС використовує ваші персональні дані, ви можете подати скаргу нам. Якщо ви не задоволені результатом розгляду вашої скарги, вам слід спочатку звернутися до відповідного уповноваженого із захисту даних за вказаними вище адресами.
Якщо ви отримаєте незадовільну відповідь, ви можете подати скаргу до ICO за посиланням: Подати скаргу на неправомірне використання вашої персональної інформації будь-якою організацією або написавши їм за адресою:
The Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Телефон: 0303 123 1113 або 01625 545 745
https://ico.org.uk/
Updates to this page
-
Updated privacy notice.
-
Updated text.
-
Updated sections on 'What personal data we are collecting and why' and 'How we use your personal data'.
-
Added section on conducting user research
-
Added translation
-
The sections “With whom we will be sharing your data?” and “Is any data sent overseas?” have been updated, to reflect DLUHC’s use of its department-run data analytics platform (Dublin-based) and role of Reset UK, a community hub supporting the Homes for Ukraine scheme.
-
First published.