Siarter gwybodaeth bersonol
Y safonau y gallwch eu disgwyl gan Asiantaeth y Swyddfa Brisio pan fyddwn yn trin ac yn cadw gwybodaeth bersonol.
Eich preifatrwydd
Gwybodaeth bersonol a ddarperir gennych fel rhan o’n swyddogaethau statudol
Mae cadw’r wybodaeth hon yn ein galluogi i gyflawni ein dyletswyddau statudol, gwasanaethu cwsmeriaid a bodloni ein rhwymedigaethau fel cyflogwr.
Mae Deddf Diogelu Data 2018 (DPA) yn darparu’r fframwaith statudol mewn perthynas â gwybodaeth bersonol.
Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 yn llywodraethu pa wybodaeth arall y gallwn ei rhoi mewn ymateb i gais am wybodaeth.
Pan fyddwn yn trin gwybodaeth bersonol a ddarperir gennych fel rhan o’n swyddogaethau statudol, mae’ch hawliau o dan y Ddeddf Diogelu Data yn gyfyngedig. Mae’r DPA yn caniatáu i ni ddefnyddio gwybodaeth bersonol at y dibenion hyn.
Gwybodaeth bersonol a gedwir y tu allan i’n dibenion statudol
Pan fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol at ddibenion y tu allan i’n rhwymedigaethau a’n dyletswyddau statudol, byddwn yn gwneud y canlynol:
- gwneud yn siŵr eich bod yn gwybod pam mae ei angen arnom
- gofyn am yr hyn sydd ei angen arnom yn unig
- ei ddiogelu a sicrhau bod mynediad iddo wedi’i gyfyngu
- rhoi gwybod i chi os ydym yn ei rannu â sefydliadau eraill (oni bai ei fod yn cael ei rannu at ddibenion gorfodi’r gyfraith)
- sicrhau nad ydym yn ei gadw’n hirach nag sydd ei angen
Yn gyfnewid am hyn, gofynnwn i chi wneud y canlynol:
- rhoi gwybodaeth gywir i ni
- rhoi gwybod i ni cyn gynted â phosibl os bydd unrhyw newidiadau
Gwybodaeth yr ydym yn ei chasglu
Gwasanaethau gwe
Pan fydd rhywun yn defnyddio ein gwasanaethau gwe, rydym yn casglu gwybodaeth log safonol ar y rhyngrwyd a manylion patrymau ymddygiad ymwelwyr. Rydym yn casglu’r wybodaeth hon mewn ffordd nad yw’n adnabod unrhyw un. Nid ydym yn gwneud unrhyw ymdrech i ddarganfod pwy yw’r rhai sy’n ymweld â’n gwasanaethau gwe.
Rydym yn cyhoeddi ein gwybodaeth a’n arweiniad corfforaethol ar GOV.UK.
Ni fyddwn yn cysylltu unrhyw ddata a gasglwyd o’r wefan gydag unrhyw wybodaeth bersonol adnabyddadwy o unrhyw ffynhonnell arall. Os ydym am gasglu gwybodaeth bersonol sy’n adnabod trwy ein gwasanaethau gwe, byddwn yn gwneud hyn yn glir.
Gellir defnyddio’r wybodaeth gyswllt sydd gennym i gysylltu â chwsmeriaid pan fo’n briodol. Gall defnyddwyr ddewis peidio â chyfathrebu pellach os ydynt yn dewis.
Mae ein gwefan yn defnyddio ffurflenni i gwsmeriaid gyflwyno gwybodaeth. Mae’n bosibl y byddwn yn casglu gwybodaeth gyswllt megis cyfeiriadau e-bost a gwybodaeth ariannol mewn perthynas â gosod ardrethi busnes.
Canolfan gyswllt i gwsmeriaid
Pan fyddwch yn ffonio ein canolfan gyswllt i gwsmeriaid, rydym yn casglu gwybodaeth, fel enwau a manylion cyswllt. Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i helpu i wella ein heffeithlonrwydd a’n heffeithioldeb. Mae’r wybodaeth yn cael ei chofnodi yn ein systemau cyswllt i gwsmeriaid. Mae galwadau ffôn yn cael eu recordio at ddibenion sicrhau ansawdd.
Cwynion
Pan fyddwn yn cael cwyn gan berson rydym yn ffurfio ffeil sy’n cynnwys manylion y gŵyn. Mae hyn fel arfer yn cynnwys pwy yw’r cwynwr ac unrhyw unigolion eraill sy’n ymwneud â’r gŵyn.
Byddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a gasglwn i brosesu’r gŵyn ac i wirio lefel y gwasanaeth a ddarparwn. Rydym yn llunio ac yn cyhoeddi ystadegau ond nid ar ffurf sy’n adnabod unrhyw un.
Fel arfer, mae’n rhaid i ni ddatgelu pwy yw’r cwynwr i bwy bynnag y mae’r gŵyn yn ymwneud â hi. Mae hyn yn anochel lle mae anghydfod, er enghraifft, cywirdeb prisiad. Os nad yw cwynwr eisiau i wybodaeth sy’n ei adnabod gael ei datgelu, byddwn mewn amgylchiadau eithriadol yn ceisio parchu hynny, ond ni fydd fel arfer yn bosibl ymdrin â chwyn yn ddienw.
Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol a gynhwysir mewn ffeiliau cwyn yn unol â’n polisi cadw am gyfnod o 6 blynedd. Mae ein polisi a’n rhestr gwaredu dogfennau ar gael ar gais. Bydd yn cael ei gadw mewn amgylchedd diogel a chyfyngir mynediad ato yn unol â’r egwyddor ‘angen gwybod’.
Yn yr un modd, pan fydd ymholiadau’n cael eu cyflwyno i ni, byddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth a roddwyd i ni i ddelio â’r ymholiad ac unrhyw faterion dilynol ac i wirio lefel y gwasanaeth a ddarparwn.
Fel arfer, nid ydym yn adnabod unrhyw gwynwyr oni bai bod y manylion eisoes wedi’u cyhoeddi.
Ein gwasanaethau
Er mwyn darparu ein gwasanaethau mae’n rhaid i ni gadw manylion defnyddwyr ac efallai y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon at ddibenion cysylltiedig eraill, e.e. i gynnal arolwg.
Ar gyfer rhai o’n gwasanaethau, mae’r telerau ac amodau yn nodi’r hyn y gallwn ei wneud gyda’ch gwybodaeth.
Cysylltu â chwsmeriaid fel rhan o waith cynnal a chadw rhestr ardrethi
Fel rhan o’n dyletswydd statudol i gynnal y rhestr ardrethi, efallai y bydd angen i ni gysylltu â chwsmeriaid i gael ffeithiau coll am eiddo annomestig. Os nad oes gennym gyfeiriad e-bost neu rif ffôn ac na allwn gael yr wybodaeth hon trwy ffynonellau eraill, efallai y bydd angen i ni ddefnyddio chwiliad rhyngrwyd neu gyfryngau cymdeithasol i ddod o hyd i fanylion busnes sydd ar gael i’r cyhoedd, y gallwn wedyn eu defnyddio i gysylltu â’r cwsmer. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio at y diben hwn yn unig.
Ymgeiswyr swydd a chyflogeion
Os byddwch yn gwneud cais i weithio i ni, byddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth i brosesu eich cais ac i fonitro ein hystadegau recriwtio.
Pan fydd angen i ni ddatgelu gwybodaeth i drydydd parti, er enghraifft pan fyddwn am dderbyn cyfeirnod, byddwn yn rhoi gwybod i chi ymlaen llaw, oni bai bod y datgeliad yn ofynnol yn ôl y gyfraith.
Unwaith y bydd person wedi dechrau gweithio gydag Asiantaeth y Swyddfa Brisio, byddwn yn llunio ffeil sy’n ymwneud â’u cyflogaeth.
Cwynion neu ymholiadau
Rydym yn ceisio cyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol ac rydym yn cymryd unrhyw gwynion sy’n dod i law am hyn o ddifrif.
Gallwch wneud cwyn os ydych yn credu bod ein casgliad neu ddefnydd o wybodaeth yn anghywir, yn annheg neu’n gamarweiniol.
Rydym hefyd yn croesawu unrhyw awgrymiadau ar gyfer gwella ein gweithdrefnau.
Mynediad at wybodaeth bersonol
Gallwch wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’ o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 i weld a ydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol.
Os byddwn yn cadw gwybodaeth amdanoch, byddwn yn gwneud y canlynol:
- rhoi disgrifiad i chi ohono
- rhoi gwybod pam ein bod yn ei gadw
- rhoi gwybod i bwy y gellid ei datgelu
- gadael i chi gael copi o’r wybodaeth ar ffurf ddealladwy
Mae eithriadau o dan y DPA ac, os yw’r rhain yn berthnasol, efallai na fyddwn o reidrwydd yn darparu gwybodaeth y gofynnir amdani.
Sut yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth
Ni fyddwn yn datgelu, rhannu na defnyddio data personol heb ganiatâd oni bai ei fod yn ein hadrannau mewnol ein hunain neu gyda’r canlynol:
- adrannau ac asiantaethau eraill y llywodraeth
- asiantaethau gorfodi’r gyfraith a rheoleiddio
- cyrff perthnasol eraill
Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth â thrydydd partïon
- os darperir gwybodaeth ffug neu anghywir
- os yw er budd y cyhoedd
- ar gyfer atal a chanfod ac ymchwilio i droseddau, gan gynnwys twyll cofrestru
Mae gwybodaeth sy’n ymwneud â thwyll yn cael ei rhannu gyda’r heddlu ar gyfer:
- amddiffyn bywyd ac eiddo
- cadw trefn
- atal troseddau rhag cael eu cyflawni
- dod â throseddwyr i’r llys
- unrhyw ddyletswydd neu gyfrifoldeb yr heddlu sy’n deillio o gyfraith gyffredin neu statudol
Rydym yn dilyn Cod Ymarfer Rhannu Data’ y Comisiynydd Gwybodaeth’ lle bo hynny’n bosibl.
Rydym yn cael at ac yn defnyddio gwybodaeth a ddatgelir i wrthweithio sefydliadau twyll i atal twyll a gwyngalchu arian.
Rhyddid Gwybodaeth
Mae’n bosibl y byddwn yn datgelu gwybodaeth heb gael eich caniatâd i gydymffurfio â deddfwriaeth, gan gynnwys Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004, neu orchymyn llys.
Diogelu’ch gwybodaeth
Rydym yn cydnabod bod eich ymddiriedolaeth a’ch preifatrwydd yn bwysig. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu i ni. Er mwyn atal mynediad heb awdurdod, cynnal cywirdeb a sicrhau defnydd priodol o wybodaeth, mae gennym brosesau ffisegol, electronig a rheolaethol i ddiogelu a sicrhau’r wybodaeth a gasglwn.
Cysylltu â ni
I wneud Cais Mynediad Pwnc am wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch, gallwch anfon e-bost atom yn subjectaccessrequests@voa.gov.uk.
Os ydych yn cael trafferth cysylltu â ni drwy e-bost, gallwch ffonio’r ar VOA 03000 505505 (Cymru) neu 03000 501501 (Lloegr).
I gael cyngor annibynnol am ddiogelu data, preifatrwydd a materion rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.