Caffael yn DWP
Sut rydym yn defnyddio cyflenwyr allanol ar gyfer nwyddau a gwasanaethau.
Beth rydym yn ei brynu
Mae’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) yn gyfrifol am bolisi lles, pensiynau a chynhaliaeth plant. Fel adran gwasanaeth cyhoeddus fwyaf y DU mae’n gweinyddu Pensiwn y Wladwriaeth ac ystod o fudd-daliadau oedran gwaith, anabledd a salwch i tua 20 miliwn o hawlwyr a chwsmeriaid.
O ganlyniad, rydym yn caffael ystod amrywiol o nwyddau a gwasanaethau gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, Ddarpariaeth o Les i Waith ac Iechyd, nwyddau a gwasanaethau digidol, adnoddau, ystadau a rheoli cyfleusterau, gwasanaethau canolfannau cyswllt a hyfforddiant.
Ein strategaeth caffael
Yn gyffredin ag adrannau eraill y llywodraeth, cynhelir caffaeliadau DWP yn unol â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus y DU, Y Datganiad Polisi Caffael Cenedlaethol a Chanllawiau a Chodau Ymarfer Swyddfa’r Cabinet y DU, gan gynnwys y rhai sy’n ymwneud â thryloywder, cystadleuaeth agored, cyfle cyfartal a sicrhau gwerth am arian.
Cyfeiriwch at y canllawiau gwerthu nwyddau neu wasanaethau i’r sector cyhoeddus am wybodaeth gyffredinol am dendro ar gyfer contractau’r sector cyhoeddus.
Mae’r Strategaeth Gomisiynu DWP yn nodi themâu allweddol y Ddarpariaeth Gyflogaeth a fydd yn diffinio ein perthynas â darparwyr a’n dull cyffredinol ar draws y farchnad – o’r rhaglenni mwyaf i gontractau lleiaf.
Cod ymarfer
Mae’r DWP yn dilyn dull moesegol o brynu’r ystod o nwyddau a gwasanaethau sydd eu hangen i ateb gofynion ein cwsmeriaid.
Rydym wedi ymrwymo i arferion gorau’r sector cyhoeddus. Ym mhob gweithgaredd masnachol mae DWP yn dilyn y safonau uchaf o broffesiynoldeb, ymddygiad moesegol a didueddrwydd. Mae prosesau cystadleuol yn cael eu rheoli gan ddeddfwriaeth y DU ac yn cael eu cynnal yn unol â’r Polisi Caffael Cyhoeddus.
Cod Ymddygiad Cyflenwyr
Mae’r Cod Ymddygiad Cyflenwyr yn ailadrodd dull y llywodraeth o weithredu ynghyd â chyflenwyr dibynadwy i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus gwell.
Mae’r cod yn bodoli i helpu cyflenwyr i ddeall y safonau a’r ymddygiadau sy’n ddisgwyliedig ohonynt wrth weithio gyda’r llywodraeth, a sut y gallant helpu’r llywodraeth i roi gwerth am arian i drethdalwyr.
Cyfleoedd contract
Gellir dod o hyd i gyfleoedd contract DWP, gan gynnwys amserlenni tendro a dogfennau tendro ar y Gwasanaeth Find a Tender. Mae angen i bob sefydliad sy’n dymuno cymryd rhan mewn cyfleoedd caffael gofrestru eu manylion ar y gwasanaeth Find a Tender.
Mae’r gwasanaeth Find a Tender yn cynnal holl weithgareddau caffael y llywodraeth.
Gellir dod o hyd i ganllawiau ar sut i gael mynediad a chofrestru ar y gwasanaeth Find a Tender sy’n cael ei gynnal ar y Central Digital Platform (CDP) yma ar Daflen Wybodaeth wedi’i chyhoeddi.
Bydd y DWP yn cyhoeddi ‘UK1 Pipeline Notice’ am gyfleoedd i gefnogi 18 mis o edrych ymlaen ar weithgarwch cyrchu’r DWP.
Gellir gweld yr hysbysiadau hyn ar y gwasanaeth Find a Tender.
Mae DWP hefyd yn defnyddio’r system Cabinet Office Low Value Purchasing. Mae cofrestru am ddim ac nid oes terfyn ar nifer y cyflenwyr sy’n gallu ymuno â’r DPS Marketplace hwn.
Mae manylion am sut i gofrestru eich diddordeb ar gael ar y Low Value Purchase System - CCS.
Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2
Mae’r Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2 (FSF DPS 2) a elwir hefyd yn y Flexible Support Fund (FSF) DPS yn cefnogi gweithgareddau sy’n canolbwyntio ar waith i gwsmeriaid o fewn JCP. Bydd y DPS hwn yn dod i ben yn 2028; bydd mwy o wybodaeth am beth sy’n dod yn ei le yn cael ei rhannu yn nes at yr amser.
I gael eich achredu i ddarparu gwasanaethau o dan FSF DPS 2 cyfeiriwch at hysbysiadau cyfle y Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2 (DPS)
O’r 1 Ionawr 2021, y ddaearyddiaeth ranbarthol sy’n debyg yn rhyngwladol ar gyfer y DU yw’r Ddaearyddiaeth Lefelau Tiriogaethol Rhyngwladol (ITLs).
Mae hyn wedi disodli’r ddaearyddiaeth ‘Nomenclature of territorial units for statistics’ (NUTS) ar gyfer y DU a oedd yn weithredol pan oedd y DU yn aelod o’r Undeb Ewropeaidd. Cyfeiriwch at y Swyddfa Ystadegau Gwladol i weld sut mae’r Cod NUTS yn cyfateb i’r Codau ITL ar Lefel 1, Lefel 2, a Lefel 3.
Darganfyddwch fwy o wybodaeth am sut i gofrestru a gwneud cais i’r FSF DPS ar y dudalen DWP Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2.
Welfare to Work Test and Learn Dynamic Purchasing System
Mae’r ‘Welfare to Work Test and Learn Dynamic Purchasing System’ yn cyflwyno cyfleoedd i gyflenwyr wneud cais am gyfleoedd tendro, gan ganolbwyntio ar arloesi a chymorth arbenigol lleol O Les i Waith, ac i gefnogi a phrofi datblygiad dulliau newydd ar gyfer cymorth cyflogaeth.
Darganfyddwch sut i gofrestru a gwneud cais am gyfleoedd tendro drwy’r Test and Learn Dynamic Purchasing System.
Cyfleoedd Darpariaeth Gwerth Isel
Mae Darpariaeth Gwerth Isel (LVP) yn darparu cyfleoedd ar gyfer hyfforddiant perthnasol a fydd yn helpu hawlwyr i mewn i waith, lle nad oes unrhyw hyfforddiant DWP addas arall wedi’i gontractio neu hyfforddiant heb gontract ar gael.
I wneud cais am gyfleoedd LVP a’u cyflenwi mae angen i chi gwblhau ffurflen gais ar-lein.
Y Porth eSourcing DWP
Mae’r DWP yn defnyddio’r Porth eSourcing i ddelio yn electronig â’i gaffaeliadau a rheoli contractau o’r dechrau i’r diwedd, y ceir mynediad iddo trwy’r Rhyngrwyd.
Mae’n darparu modd effeithlon, syml, diogel wedi’i achredu a’i gydymffurfio ar gyfer rheoli gweithgareddau tendro, gan leihau’r amser a’r ymdrech sydd ei angen ar gyfer prynwyr a chyflenwyr.
Mae’r porth eSourcing yn galluogi defnyddwyr i:
-
gofrestru a mynegi diddordeb mewn cyfle caffael
-
cymryd rhan mewn gweithgareddau tendro, lawrlwytho, cwblhau a chyflwyno cynigion
-
cynnal gweithgareddau rheoli bywyd yn ystod cyfnod y contract
Mae DWP yn ddefnyddio porth eSourcing a ddarperir gan Atamis
Rhaid i chi gofrestru ar yr Atamis eSourcing Portal i gymryd rhan mewn cyfleoedd a hysbysebir drwy’r Gwasanaeth Find a Tender.
Bydd pob cyfle DWP yn y dyfodol yn destun i amod ar gyhoeddiad ar y Gwasanaeth Find a Tender ond ar gael trwy’r Porth eSourcing newydd.
Gweler wybodaeth ar wahân am gofrestru ar y Central Digital Platform sydd bellach yn ofyniad gorfodol i dendro ar gyfer caffael cyhoeddus.
Tryloywder caffael
Mae tryloywder yn agwedd sylfaenol, eang ar Ddeddf Caffael 2023. Mae’r angen i rannu gwybodaeth, galluogi eraill i ddeall y broses o wneud penderfyniadau, a gweithredu gydag uniondeb i gyd wedi’u nodi yn y Datganiad Polisi Caffael Cenedlaethol (NPPS). Mae tryloywder wedi’i ymgorffori ym mhob rhan o gylch bywyd caffael, o gynllunio i gaffael, rheoli contract a therfynu, trwy rannu gwybodaeth trwy gyhoeddi hysbysiadau.
Dylai cyflenwyr a’r sefydliadau hynny sy’n ceisio cynnig am gontractau’r sector cyhoeddus fod yn ymwybodol y bydd y contract sy’n deillio o hynny rhwng y cyflenwr a’r llywodraeth yn cael ei gyhoeddi os dyfarnir contract llywodraeth newydd. Mewn rhai amgylchiadau, bydd golygiadau cyfyngedig yn cael eu gwneud i rai contractau cyn iddynt gael eu cyhoeddi er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith bresennol ac er mwyn diogelu diogelwch cenedlaethol a phreifatrwydd personol.
Data gwario
Cyhoeddir data misol ar gyfer y DWP ar daliadau o £25,000 ac uwch a wnaed i gyflenwyr, grantîon a derbynwyr eraill.
Gellir golygu trafodion am resymau diogelwch cenedlaethol neu breifatrwydd personol.
Mae’r data ar gael am ddim ar www.data.gov.uk.
Dangosyddion perfformiad allweddol ar gyfer contractau pwysicaf y llywodraeth
Ar gyfer contractau a osodir o dan Ddeddf Caffael 2023, mae’r DWP yn cyhoeddi’r 3 Dangosydd perfformiad allweddol (KPI) sydd fwyaf perthnasol i gyflawni rhwymedigaethau’r contract yn yr hysbysiad manylion contract (UK7), yn ogystal â’r 3 dangosydd mwyaf perthnasol i berfformiad dros oes y contract, lle mae’r rhain yn wahanol. Mae hyn ar gyfer contractau dros £5 miliwn.
Bydd DWP hefyd yn cyhoeddi Hysbysiad perfformiad contract (UK9) yn erbyn y KPI hyn. Bydd yr hysbysiad hwn yn cael ei gyhoeddi o leiaf bob blwyddyn ac o fewn 30 diwrnod o berfformiad gwael y cyflenwr neu dorri contract.
Bydd DWP hefyd yn cyhoeddi Hysbysiad terfynu contract (UK11) a fydd hefyd yn darparu manylion am berfformiad cyflenwyr yn erbyn KPI pan fydd y contract yn cael ei derfynu’n llawn am berfformiad gwael.
Er mwyn sicrhau bod yr holl berfformiad yn cael ei fonitro, bydd DWP yn parhau i gyhoeddi rhestr o’i gontractau pwysicaf, gan ddangos hyd at 4 KPI perthnasol a’r perfformiad yn erbyn y KPIs hynny.
Cyfleoedd i fentrau bach a chanolig
Mae’r llywodraeth yn cydnabod rôl bwysig busnesau, entrepreneuriaid, busnesau newydd, mentrau bach a chanolig (SME), mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol (VCSEs) a chydfuddiannol wrth gyflawni yn erbyn strategaethau cymdeithas ddiwydiannol a sifil y llywodraeth.
Lle bo’n ymarferol, mae DWP hefyd eisiau masnachu gyda busnesau bach a chanolig i gefnogi twf economaidd a chynaliadwyedd o fewn y sector busnes pwysig hwn.
Yn y DWP, rydym yn cefnogi ac yn annog ystod cyflenwyr amrywiol i wneud cais am gontractau adrannol ac rydym yn monitro’r lefel o fusnes mae busnesau bach a chanolig yn ei gael gennym yn uniongyrchol (drwy ennill contractau) neu’n anuniongyrchol (drwy ennill contractau gyda phrif gontractwyr neu gadwyni cyflenwi pellach).
Mae’r Small Business Hub yn darparu cefnogaeth i fusnesau bach a chanolig ar gynnig am gontractau’r llywodraeth.
Darganfyddwch fwy am gynnig ar gyfer contractau’r llywodraeth.
Cynrychiolydd y Goron ar gyfer SME a VCSE
Yn ogystal â’r Cynrychiolwyr y Goron ar gyfer cyflenwyr strategol y llywodraeth, mae Cynrychiolydd y Goron sydd a’i ffocws ar gael gwared ar rwystrau i fusnesau bach a chanolig ar draws y llywodraeth.
Mae yna hefyd Gynrychiolydd y Goron sy’n hyrwyddo’r rôl y gall Mentrau Gwirfoddol, Cymuned, a Chymdeithasol (VCSEs) ei chwarae wrth ddarparu gwasanaethau cyhoeddus. Mae VCSEs: A guide to working with government yn darparu cefnogaeth i VCSEs ar gynnig ar gyfer contractau’r llywodraeth.
Bydd y DWP yn cymryd pob cam y gall i groesawu a hwyluso ceisiadau o’r sectorau hyn naill ai’n uniongyrchol neu fel rhan o grwp.
Rhif DUNS
Mae DUNS yn ffordd a gydnabyddir yn fyd-eang o adnabod cyflenwyr. Mae angen rhif DUNS unigryw gan bob adran o’r llywodraeth.
Er mwyn gwella’r profiad o ddelio â DWP ac i gefnogi cyflenwyr newydd i gynefino, mae DWP yn ei gwneud yn ofynnol i bob cyflenwr ddarparu eu rhif DUNS.
Os nad oes gennych rif DUNS gallwch ddefnyddio’r ffurflen hon i gael eich rhif Dun & Bradstreet (D-U-N-S). Mae hon yn broses rhad ac am ddim ac ni ddylai gymryd mwy na 5-10 munud.
Mae rhif DUNS yn sicrhau bod DWP yn cynnal cronfa ddata gyson a safonol o gyflenwyr sy’n cael trafodiadau â nhw. Mae’r gofyniad hwn hefyd yn cefnogi ymrwymiad DWP i agenda ddigidol y llywodraeth.
Telerau ac amodau
Mae DWP yn defnyddio set enghreifftiol o gontractau Swyddfa’r Cabinet yn ôl cymhlethdod a gwerth, i sicrhau cymesuredd a chael gwared ar rwystrau i fusnesau bach a chanolig neu VCSEs wrth gynnig am gontractau.
Government Standard Contracts for Procurement - GOV.UK
Dylai cyflenwyr bob amser gyfeirio at y telerau ac amodau penodol a gyhoeddwyd fel rhan o ymarfer tendro caffael.
Mae’r DWP telerau ac amodau cyffredinol (PS1 a PS2) yn cael eu cymhwyso i ofynion gwerth isel a risg isel o dan £10,000.
Defnyddir [Telerau ac amodau craidd Contract y Sector Cyhoeddus (PSC)] (https://www.gov.uk/government/publications/the-public-sector-contract-core-terms) ar gyfer contractau sy’n cael eu cymryd oddi ar gytundebau Fframwaith Gwasanaeth Masnachol y Goron (CSS). Y termau craidd yw telerau masnachol safonol CCS. Maent yn rheoli perthynas y cyflenwr â CCS a phob prynwr sydd â chontract tynnu i ffwrdd. Mae’r cyfleoedd hyn yn cael eu hysbysebu trwy gytundebau fframwaith CCS presennol. Byddai angen i chi gael eich derbyn i’r fframwaith i glywed amdanynt. I gael mynediad at y cytundebau hyn, mae angen i chi gofrestru ar y teclyn eSourcing CCS.
Amrywiaeth a chydraddoldeb
Rhaid i bob contractwr ac isgontractwr fod yn ymwybodol o ymrwymiad DWP i Gydraddoldeb ac Amrywiaeth gan gynnwys y Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus (PSED)
Mae Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus yn berthnasol ledled Prydain Fawr i gyrff cyhoeddus a restrir yn Atodlen 19 i Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ac i sefydliadau eraill pan fyddant yn cyflawni swyddogaethau cyhoeddus. Bydd hyn yn golygu i DWP fod yn ofynnol i’r sefydliadau hynny sy’n cyflawni ac yn darparu gwasanaethau ar ein rhan i gydymffurfio â’r ddeddfwriaeth.
Darganfyddwch fwy am ymrwymiad DWP i ddarparu gwasanaethau sy’n cofleidio amrywiaeth ac sy’n hyrwyddo cyfle cyfartal.
Polisi treuliau contractwyr
Bydd DWP yn ad-dalu costau teithio a llety busnes angenrheidiol a rhesymol a ysgwyddir wrth ymgymryd â dyletswyddau ar ran DWP a darparu gofynion i’r DWP, lle y cytunir ar hyn fel rhan o’r telerau cytundebol.
Darganfyddwch am Bolisi’r DWP ar dreuliau ar gyfer teithio a llety busnes ar gyfer Contractwyr, Rheolwyr Dros Dro ac Ymgynghorwyr.
O Les i Waith - canllawiau darparwr Categori Cyflogaeth DWP
Mae canllawiau darparwr Categori Cyflogaeth y DWP yn rhoi gwybodaeth am rôl sefydliadau sydd wedi’u contractio i ddarparu darpariaeth O Les i Waith ar gyfer DWP.
Mae’r Provider Referrals and Payments system (PRaP) yn galluogi cyfnewidiadau diogel, awtomataidd o wybodaeth am gwsmeriaid y cyfeirir at ddarparwyr, a thaliadau gan DWP i Brif Ddarparwyr. Cefnogir yr holl ddarpariaeth O Les i Waith dan gontract gan PRaP.
Taliad prydlon i gyflenwyr
Mae’r DWP yn cydnabod bod llif arian rheolaidd yn bwysig i gyflenwyr ddarparu telerau eu contractau yn effeithiol ac maent yn gwbl gefnogol o ofyniad y llywodraeth ganolog i adrannau dalu 90% o anfonebau diamheuol o fewn 5 diwrnod. Mae angen i gyflenwyr fod yn ymwybodol o’r gweithdrefnau cywir sydd ynghlwm â chyflawni hyn.
Mae’r DWP yn gweithredu polisi ‘Dim Archeb Brynu, Dim Tâl’, sy’n berthnasol i gyflenwyr a chontractwyr sy’n darparu nwyddau, gwasanaethau ac sy’n gweithio i’r adran.
Mae hyn yn egluro:
-
pam bod DWP wedi cyflwyno’r polisi hwn
-
pwy mae’r polisi’n ei gwmpasu
-
sut y bydd y DWP yn darparu archebion prynu
-
beth i’w gynnwys mewn anfoneb
-
pryd fyddwch yn cael eich talu
Ni fydd anfonebau heb archebion prynu yn cael eu talu.
Mae manylion ac arweiniad llawn i’w gweld ar dudalen polisi caffael DWP: Dim archeb brynu, dim tâl.
Taliad prydlon i is-gontractwyr
Pan mae’r cyflenwr yn caniatau is-gontract mewn cysylltiad â chontract DWP, rhaid iddynt gynnwys telerau talu prydlon tebyg i’r uchod mewn perthynas â thaliadau i’r is-gontractwr. Bellach mae’n ofynnol i gyflenwyr dalu’r anfonebau is-gontractwr o fewn 45 diwrnod.
Gellir hysbysu pryderon gan gyflenwyr ynglŷn â thalu anfonebau dilys a diamheuol yn hwyr i Reolwr Contract DWP neu’r Public Procurement Review Service.
Darllenwch y data talu prydlon ar gyfer DWP.
Diogelu data a diogelwch gwybodaeth
Mae’r DWP yn ystyried diogelwch diogelu data a diogelwch gwybodaeth o ddifrif ac mae’n ofynnol iddo roi sicrwydd bod data personol yn cael ei ddiogelu’n briodol trwy gydol ei gadwyn gyflenwi.
Darllenwch am ddiogelu data a diogelwch gwybodaeth ar gyfer cyflenwyr a chontractwyr DWP.
Caffael cynaliadwy
Mae caffael cynaliadwy yn broses lle mae sefydliadau’n diwallu eu hanghenion ar gyfer nwyddau, gwasanaethau, gwaith a chyfleustodau mewn ffordd sy’n sicrhau gwerth am arian ac yn cynhyrchu manteision nid yn unig i’r DWP, ond hefyd i gymdeithas a’r economi, tra’n lleihau niwed i’r amgylchedd.
Mae’r DWP wedi ymrwymo i gefnogi caffael cynaliadwy.
Bellach mae’n rhaid i gynigwyr am ein contractau mawr (trothwy presennol £5miliwn) ddangos bod ganddynt Gynlluniau Lleihau Carbon ar waith i gyrraedd targed y llywodraeth o gyrraedd Sero Net erbyn 2050.
Gall contractau hefyd gynnwys y gofyniad i’n cyflenwyr ddatblygu Cynllun Datblygu Cynaliadwy i ddangos ymrwymiad i ofynion cynaliadwy cyffredinol yn ystod oes y contract.
Er mwyn cefnogi ei nodau mae’r adran yn ceisio lleihau ei heffaith amgylcheddol ei hun ac yn adrodd ei chynnydd yn erbyn targedau ar dudalen Greening Government Commitments (GGC).
Safonau Prynu’r Llywodraeth
Mae DWP yn cadw at y National Procurement Policy Statement - GOV.UK a bydd yr holl bolisïau’n cael eu diweddaru yn unol â’r polisïau cyfredol.
Mae Safonau Prynu Llywodraeth (GBS) yn set o fanylebau cynaliadwy ar gyfer ystod o gynhyrchion a brynir yn gyffredin. Darllenwch y wybodaeth ddiweddaraf am sut mae DWP a’i gyflenwyr yn ymateb i’r GBS.
Proses cwynion masnachol
Os ydych yn gwneud cwyn am ein prosesau cystadleuol, rhowch gymaint o fanylion ag y gallwch.
Rydym wedi ymrwymo’n llwyr i gynnal cyfrinachedd a byddwn yn cymryd mesurau priodol i’w sicrhau. Os ydych yn ymwneud â thendro ar hyn o bryd am waith gyda DWP gallwch fod yn sicr na fydd eich sylwadau yn cael eu defnyddio i ragfarnu triniaeth deg eich tendr.
Sut i gwyno
Gwnewch eich cwyn yn ysgrifenedig i’r rheolwr caffael a ddangosir yn y dogfennau tendro.
Beth sy’n digwydd pan fyddaf yn gwneud cwyn?
Byddwn yn cymryd unrhyw gwyn o ddifrif ac yn cynnal ymchwiliadau priodol. Lle gwnaed camgymeriadau, byddwn yn cymryd camau cywiro addas ac yn rhoi unrhyw fesurau adfer angenrheidiol ar waith i atal unrhyw achosion yn y dyfodol.
Gwasanaeth Adolygu Caffael Cyhoeddus
Gellir hefyd hysbysu pryderon gan gyflenwyr (a darpar gyflenwyr) am arferion caffael cyhoeddus a thalu anfonebau dilys a diamheuol yn hwyr i’r Uned Adolygu Caffael (PRU) a fydd yn gyfrifol am oruchwylio Deddf Caffael newydd 2023.