Eich gwybodaeth bersonol ar y cofrestr Tŷ’r Cwmnïau
Mae’r canllaw hwn yn esbonio beth yw’r cofnod cyhoeddus, pa fanylion mae angen ichi eu rhoi inni a sut mae’r cyhoedd yn cael gafael ar y wybodaeth hon.
Beth sy’n digwydd i’m manylion?
Gallwch wylio ein fideo am y gofrestr gyhoeddus gyda chapsiynau ar YouTube (1m 50e).
Beth yw’r gofrestr cyhoeddus
Tŷ’r Cwmnïau yw’r gofrestrfa ar gyfer holl gwmnïau cyfyngedig y Deyrnas Unedig.
Yn gyfnewid am fuddion atebolrwydd cyfyngedig, rhaid i’ch cwmni fod yn agored ac yn dryloyw. Pan gaiff cwmni ei sefydlu, neu ei ‘gorffori’, rydym yn adolygu ac yn cofrestru gwybodaeth benodol am eich cwmni ac yn sicrhau ei bod ar gael i’r cyhoedd.
Rhaid i’ch cwmni anfon atom wybodaeth am ei weithgareddau, ei gyfrifon blynyddol a phwy sy’n ei reoli. Rhaid ichi hefyd roi manylion y cyfarwyddwyr, sy’n gyfrifol am redeg y cwmni. Yn ystod ei oes, disgwylir i’ch cwmni sicrhau bod y manylion hyn yn gyfredol.
Yr enw cyffredin ar y casgliad hwn o wybodaeth gyhoeddus yw cofrestr Tŷ’r Cwmnïau neu’r ‘gofrestr gyhoeddus’. Mae cofrestr Tŷ’r Cwmnïau (Saesneg yn unig) ar gael ar draws y byd i’r cyhoedd chwilio drwyddi ar lein am ddim.
Rhaid ichi sicrhau bod y wybodaeth ar y cofnod cyhoeddus yn gyfredol, fel ei bod yn ddefnyddiol i unrhyw un sy’n edrych ar gofnodion eich cwmni, gan gynnwys pobl sydd eisiau cynnal busnes gyda’ch cwmni.
Rhaid i unrhyw un sy’n dod yn gyfarwyddwr neu’n swyddog cwmni fod yn fodlon i rai manylion penodol gael eu gosod ar y cofnod cyhoeddus. Mae’n bwysig deall pa wybodaeth mae arnom ddyletswydd i drefnu ei bod ar gael i’r cyhoedd. Rhaid ichi ystyried yn ofalus unrhyw wybodaeth bersonol neu sensitif yr ydych yn penderfynu ei chofrestru.
Pa wybodaeth rydym yn ei chyhoeddi
Cyfeiriad swyddfa gofrestredig a lleoliad archwilio amgen unigol (SAIL) eich cwmni
Cyfeiriad eich swyddfa gofrestredig yw cyfeiriad swyddogol y cwmni. Rhaid iddo fod yn lleoliad ffisegol lle gellir anfon hysbysiadau, llythyrau a nodiadau atgoffa i’r cwmni.
Gall eich cwmni hefyd ddewis defnyddio cyfeiriad SAIL i gadw rhai o’i gofnodion i gael eu harchwilio mewn lleoliad gwahanol.
Os ydych chi’n defnyddio cyfeiriad sensitif megis eich cyfeiriad cartref fel swyddfa gofrestredig neu SAIL eich cwmni, bydd ar gael i’r cyhoedd. Ni allwch ddileu cyfeiriad swyddfa gofrestredig neu SAIL o’r gofrestr gyhoeddus, hyd yn oed os mai’ch cyfeiriad cartref ydyw.
Cyfarwyddwyr cwmnïau
Os ydych chi’n gyfarwyddwr i gwmni cofrestredig, bydd rhai o’ch manylion ar gael i’r cyhoedd. Mae hyn yn cynnwys:
- eich enw
- eich cenedligrwydd
- eich galwedigaeth
- mis a blwyddyn eich dyddiad geni
Rhaid i gyfarwyddwr roi 2 gyfeiriad:
- cyfeiriad gohebiaeth ar gyfer y gofrestr gyhoeddus – a elwir ‘cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau’
- eu cyfeiriad cartref – a elwir ‘cyfeiriad preswyl arferol’
Cyfeiriad gohebiaeth yw un y gallwch ei ddefnyddio i gael gohebiaeth am y cwmni. Gall fod yr un peth â chyfeiriad swyddfa gofrestredig y cwmni, neu’n rhywle arall.
Cyfeiriad preswyl yw cyfeiriad cartref arferol cyfarwyddwr. Rhaid ichi ddweud wrthym ni beth yw’ch cyfeiriad cartref, ond ni fydd ar gael ar y cofnod cyhoeddus i bawb ei weld. Caiff ei gadw ar gofrestr breifat.
Dim ond i asiantaethau hanes credyd ac awdurdodau cyhoeddus penodol, megis yr heddlu, y byddwn yn rhoi gwybodaeth am gyfeiriad cartref. Mewn rhai amgylchiadau, mae’n bosibl y byddwch yn gallu cyfyngu ar ddatgelu’ch cyfeiriad cartref i asiantaethau hanes credyd.
Os ydych chi’n defnyddio cyfeiriad sensitif megis eich cyfeiriad cartref fel eich cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau neu swyddfa gofrestredig y cwmni, bydd ar gael i’r cyhoedd. Ni allwch ddileu cyfeiriad swyddfa gofrestredig o’r gofrestr gyhoeddus.
Dyddiad geni
Rhaid i gyfarwyddwr newydd roi ei ddyddiad geni llawn wrth gael ei benodi, ond caiff hwnnw ei gadw ar gofrestr breifat. I gyfarwyddwyr a benodir ar ôl 10 Hydref 2015, dim ond y mis a’r flwyddyn o’r dyddiad geni fydd ar gael i’r cyhoedd.
Dim ond os yw’n ofynnol gan y gyfraith, - er enghraifft i asiantaethau hanes credyd neu i’r heddlu,- yr ydym yn datgelu’r dyddiad geni llawn. Os yw’r cwmni’n dewis cadw ei gofrestr cyfarwyddwyr yn Nhŷ’r Cwmnïau, bydd y dyddiad geni llawn ar gael i’r cyhoedd.
Ysgrifenyddion cwmnïau
Nid oes yn rhaid i ysgrifennydd roi ei g/chyfeiriad cartref na’i ddyddiad geni inni. Dim ond cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau ar gyfer y cofnod cyhoeddus, i’w ddefnyddio ar gyfer gohebiaeth, y mae’n rhaid i ysgrifennydd ei ffeilio. Fel yn achos cyfarwyddwyr, gall hwn fod yr un peth â chyfeiriad swyddfa gofrestredig y cwmni, neu’n rhywle arall.
Os rhowch eich cyfeiriad cartref fel cyfeiriad gohebiaeth, bydd hwn ar gael ar y cofnod cyhoeddus.
Pobl â rheolaeth arwyddocaol (PRhA)
Rhaid i PRhA roi’r un wybodaeth bersonol â chyfarwyddwyr ar gyfer y cofnod cyhoeddus, a hefyd manylion sut y maent yn rheoli’r cwmni. Mae’r holl wybodaeth am PRhA ar gael i’r cyhoedd, ac eithrio eu cyfeiriad cartref a dyddiad geni llawn.
Os yw PRhA yn dewis defnyddio cyfeiriad sensitif megis. ei g/chyfeiriad cartref fel cyfeiriad gohebiaeth, bydd ar gael i’r cyhoedd.
Gallwch gael mwy o wybodaeth am PRhA yn ein canllawiau (Saesneg yn unig).
Sut y gall y cyhoedd gael gafael ar wybodaeth
Mae nifer o ffyrdd i ddod o hyd i wybodaeth am gwmnïau ar y cofnod cyhoeddus. Dyma’r gwasanaethau a gynigiwn:
- Companies House Service (CHS)
- WebCHeck
- canolfan gysylltu
- canolfannau gwybodaeth
- cynhyrchion DVD
- cynhyrchion data
- API
Gellir dod o hyd i fwy o wybodaeth yn Saesneg am ein gwasanaethau ar bob dolen.
Mae Companies House Service (CHS - gwasanaeth Saesneg ar hyn o bryd) yn sicrhau bod ein holl ddata cyhoeddus am gwmnïau ar gael am ddim. Gellir hefyd dod o hyd i wybodaeth am gwmnïau a swyddogion oddi wrth CHS trwy beiriannau chwilio megis Google.
Gan fod y gofrestr gyhoeddus yn agored ac ar gael i unrhyw un, ni allwn atal trydydd partïon rhag dod o hyd i’r wybodaeth hon a’i defnyddio. Nid ydym yn mynd ati i ‘fynegeio’ gwybodaeth o’n gwasanaethau chwilio, ac nid oes gennym unrhyw nodweddion sy’n ei gwneud yn haws i beiriannau chwilio gasglu’r wybodaeth hon.
Sut y gall sefydliadau eraill gael gafael ar wybodaeth
Gan ei bod yn ofynnol gan y gyfraith inni sicrhau bod gwybodaeth ar gael i’r cyhoedd, rydym wedi ein heithrio rhag rhai gofynion diogelu data.
Mae gan sefydliadau eraill yr hawl i wneud copïau o unrhyw wybodaeth sydd ar gael ar y cofnod cyhoeddus. Unwaith y mae’ch gwybodaeth ganddynt, y trydydd partïon sy’n gyfrifol am sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r gyfraith diogelu data. Nid oes gennym unrhyw reolaeth dros y wybodaeth sydd ym meddiant trydydd partïon.
Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch data’ch cwmni ar gynhyrchion a gwefannau trydydd partïon, dylech gysylltu â’r sefydliad yn uniongyrchol.
Gall rhai sefydliadau rhagbenodedig, fel asiantaethau hanes credyd, ac awdurdodau cyhoeddus penodedig, megis yr heddlu, ofyn am gael gweld gwybodaeth breifat. Mae hyn yn cynnwys cyfeiriadau cartref a dyddiadau geni llawn unigolion megis cyfarwyddwyr a PRhA.
Dim ond o dan amgylchiadau caeth, ac os yw’n ofynnol gan y gyfraith, yr ydym yn datgelu’r wybodaeth hon.
Pa mor hir mae’r wybodaeth ar gael
Mae gwybodaeth am swyddogion cwmni’n aros ar y cofnod cyhoeddus gydol oes y cwmni. Cyhyd ag y bo’r cwmni’n weithredol, bydd y wybodaeth hon ar gael i’r cyhoedd. Mae hyn yn cynnwys manylion yr holl swyddogion sydd wedi ymddiswyddo ac mae hefyd yn berthnasol i gwmnïau segur.
Ar ôl i gwmni gael ei ddiddymu, mae’r wybodaeth hon yn aros ar y cofnod cyhoeddus am 20 mlynedd. Ar ôl 20 mlynedd, mae gennym gytundeb i drosglwyddo detholiad o gofnodion cwmnïau wedi’u diddymu i’r Archifau Cenedlaethol.
Bydd yr Archifau Cenedlaethol yn ein cyfarwyddo i ddinistrio unrhyw gofnodion nas trosglwyddir. Gall y cyhoedd ofyn am unrhyw gofnodion a drosglwyddir i’r Archifau Cenedlaethol.
Sut i ddiogelu’ch cyfeiriad cartref
Nid oes angen ichi ddefnyddio cyfeiriad sensitif (megis eich cyfeiriad cartref) fel:
- eich cyfeiriad gohebiaeth
- eich cyfeiriad swyddfa gofrestredig y cwmni
- eich cyfeiriad SAIL
Mae arnom ddyletswydd statudol i drefnu bod y wybodaeth hon ar gael i’r cyhoedd, felly ni allwn ddiogelu’ch cyfeiriad hyd yn oed os yw’n sensitif.
Os ydych chi’n rhedeg eich cwmni o’ch cartref ac nad ydych eisiau i’ch cyfeiriad cartref fod yn gyhoeddus, dylech ystyried defnyddio cyfeiriad gwahanol ar gyfer pob un o’r rhain. Os mai cyfeiriad sensitif yn unig sydd gennych i’w gynnig, mae yna darparwyr gwasanaethau ac asiantau a all ddarparu gwasanaethau swyddfa gofrestredig. Bydd chwiliad cyflym ar lein yn dangos darparwyr eraill sy’n cynnig gwasanaethau tebyg. Bydd pob darparwr gwasanaethau swyddfa gofrestredig yn codi ffi am ei wasanaethau.
Os ydych chi’n penderfynu defnyddio gwasanaeth swyddfa gofrestredig, mae’n bwysig trefnu hyn cyn ichi gorffori’ch cwmni.
Ni allwch ddileu cyfeiriad swyddfa gofrestredig na chyfeiriad SAIL o gofnod cwmni ar ôl ei gorffori.
Rhaid bod gennych ganiatâd i ddefnyddio’r cyfeiriad, a rhaid bod modd cysylltu â’r cwmni yn y cyfeiriad a roddir. Unrhyw drydydd partïon y mae’ch gwybodaeth yn eu meddiant sy’n gyfrifol am sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r gyfraith diogelu data. Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch data’ch cwmni ar gynhyrchion a gwefannau trydydd partïon, dylech gysylltu â’r sefydliad yn uniongyrchol.
Gofyn i ddileu’ch cyfeiriad cartref
Mae yna gyfreithiau newydd i’ch helpu i ddiogelu’ch cyfeiriad cartref ar y cofnod cyhoeddus, neu ei ddileu o ddogfennau sydd ar gael i’r cyhoedd.
Os ydych wedi defnyddio’ch cyfeiriad cartref fel cyfeiriad gohebiaeth ar ddogfennau cyhoeddus megis ffurflen penodiad, gallwch ofyn inni ei ddileu. Bydd angen ichi wybod pa ddogfennau sy’n cynnwys eich cyfeiriad cartref. Gwiriwch hyn trwy chwilio am eich cwmni ar gofrestr Tŷ’r Cwmnïau.
Lawrlwythwch ffurflen gais (Saesneg yn unig) i ddileu eich cyfeiriad cartref o’r gofrestr cyhoeddus. Mae’n costio £30 am bob dogfen yr ydych eisiau ei newid.
Mae’r cyfeiriad dychwelyd a’r manylion talu ar y ffurflen.
Ni allwch ofyn am gael dileu cyfeiriad swyddfa gofrestredig eich cwmni, hyd yn oed os mai’ch cyfeiriad sensitive megis cyfeiriad eich cartref ydyw.
Cyfeiriadau na allwn eu dileu
Nid oes gennym bŵer cyfreithiol i ddileu cyfeiriad sensitif neu gartref sydd wedi’i ddefnyddio fel:
- swyddfa gofrestredig cwmni
- SAIL cwmni
- lle busnes
Gallwch newid eich cyfeiriad, ond bydd unrhyw gyfeiriadau blaenorol yr ydych wedi’u defnyddio yn aros ar y gofrestr gyhoeddus am:
- oes y cwmni
- 20 blynedd ar ôl i’r cwmni gael ei ddiddymu
Pam na allwn ddileu’ch data o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (UK GDPR)
Nid oes rhaid i Dŷ’r Cwmnïau gydymffurfio â cheisiadau o dan y UK GDPR i arfer yr hawl i ddileu neu gywiro. Mae hyn oherwydd bod y UK GDPR yn caniatáu esemptiad o dan Atodlen 2, Rhan 1 (5) i Ddeddf Diogelu Data 2018.
Mae’r esemptiad hwn yn gymwys i Dŷ’r Cwmnïau oherwydd bod yn rhaid inni drefnu bod gwybodaeth am gwmnïau cofrestredig ar gael i’r cyhoedd o dan Ddeddf Cwmnïau 2006.
Darllenwch ein hysbysiad preifatrwydd i gael mwy o wybodaeth ynghylch sut yr ydym yn trin eich data personol.
Celu’ch cyfeiriad oddi wrth asiantaethau hanes credyd
Mewn rhai amgylchiadau, mae’n bosibl y byddwch yn gallu cyfyngu ar ddatgelu’ch cyfeiriad cartref i asiantaethau hanes credyd. Dim ond os ydych mewn perygl o drais neu fygythiadau oherwydd gwaith eich cwmni y gallwch wneud hyn. Rhaid ichi allu darparu prawf a allai gynnwys:
- rhif digwyddiad heddlu os oes rhywun wedi ymosod arnoch
- tystiolaeth ddogfennol o fygythiad neu ymosodiad, megis ffotograffau neu recordiadau
- tystiolaeth o darfu neu dargedu posibl, megis gan actifyddion hawliau anifeiliaid neu actifyddion eraill
- prawf yn dangos eich bod yn gweithio i sefydliad y mae ei weithgareddau yn eich rhoi mewn perygl, megis y Gwasanaeth Cudd-wybodaeth
I gael mwy o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau a chysylltwch â’n tîm diogel i drafod eich amgylchiadau.
Diogelu PRhA
Bydd gan rai cwmnïau PRhA y mae eu gwybodaeth yn cael ei diogelu. Fel yn achos cyfarwyddwyr, gallai hyn olygu nad yw eu cyfeiriadau preswyl yn cael eu datgelu i asiantaethau hanes credyd. Gallai hefyd olygu na fydd dim o’u gwybodaeth PRhA yn ymddangos ar y cofnod cyhoeddus.
Gellir gweld mwy o wybodaeth am ddiogelu PRhA yn ein canllawiau.
Ffyrdd eraill i ddiogelu’ch gwybodaeth bersonol
Cadw’ch cod dilysu’n ddiogel.
Mae’r cod dilysu’n god alffaniwmerig 6 digid a roddwn i bob cwmni. Defnyddir y cod i awdurdodi gwybodaeth sy’n cael ei ffeilio ar lein ac mae’n cyfateb i lofnod un o swyddogion y cwmni.
Dylech drin cod dilysu’ch cwmni yr un mor ofalus ag y byddech yn trin rhif PIN eich cerdyn banc. Gall unrhyw un sy’n gwybod beth yw’ch cod newid manylion eich cwmni ar lein.
Cofrestru ar gyfer ein cynllun PROOF.
Mae’r gwasanaeth di-dâl hwn yn gadael ichi ddiogelu’ch cwmni rhag newidiadau anawdurdodedig i’ch cofnodion, trwy atal ffeilio rhai ffurflenni papur penodol.
Rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau ar unwaith am dwyll.
Anfonwch unrhyw negeseuon e-bost amheus ymlaen at phishing@companieshouse.gov.uk a pheidiwch ag agor unrhyw atodiadau na datgelu gwybodaeth bersonol. Ni fyddwn byth yn gofyn am eich cod dilysu.
Diweddarwyd ddiwethaf ar 1 May 2024 + show all updates
-
Fees updated.
-
Companies House WebCheck service is no longer available.
-
Welsh translation updated.
-
Added more guidance about how to protect your address.
-
Video added: what happens to your details.
-
Welsh version added
-
First published.